Brochure Document Store op SharePoint

Document Store

Document Store

De kenniswerker heeft het druk met zoeken naar informatie of combineren van informatie. Mensen zijn steeds meer gewend om op een ‘Google manier’ te zoeken naar informatie, dit is op internet normaal, in bedrijven helemaal niet. Snelheid van organisaties is cruciaal, bijvoorbeeld bij het intro-duceren van nieuwe producten, het reageren op klantvragen, het verwerken van klantinformatie, het betalen van facturen, het bestellen van producten, etc. Een multichannel benadering wordt steeds belangrijker, klanten bepalen zelf hoe zij communiceren met uw bedrijf. Via telefoon, fax, post, mail, internet, mobiele telefoon, etc. Daarbij kost de zoektocht in de informatiebrij veel tijd en geld.

Er is vreselijk veel informatie beschikbaar in een bedrijf, maar is het ook overzichtelijk, logisch gerangschikt en simpel voor de kenniswerker benaderbaar?Als wereldwijd marktleider op het gebied van IT en Document Solutions brengt Ricoh met een praktische en duurzame oplossing op basis van SharePoint interne en externe partijen, proces-sen en informatiebronnen effi ciënt en effectief bij elkaar. Dat is Slim Samenwerken!

belangrijker, klanten bepalen zelf hoe zij communiceren met uw bedrijf. Via telefoon, fax, post, mail, internet, mobiele telefoon, etc. Daarbij kost de zoektocht in de informatiebrij veel tijd bedrijf. Via telefoon, fax, post, mail, internet, mobiele telefoon, etc. Daarbij kost de zoektocht in de informatiebrij veel tijd

SharePoint is een platform van Microsoft dat dient als een raamwerk voor het opzetten van een website voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie, zoals dat vaak op een intranet gebeurt.Een belangrijk onderdeel hiervan zijn de bibliotheken waar documenten kunnen worden opgeslagen. Aan de opgeslagen documenten kunnen metadata worden toegevoegd.Alle digitale bestanden, dus naast documenten, ook muziek, video en foto’s kunnen opgeslagen worden in een SharePoint bibliotheek.SharePoint kent vele verschillende manieren om infor-matie met elkaar uit te wisselen, onder andere work-fl ows, enquêtes, taken en agenda’s. Doel is hierbij dat informatie op een snelle manier met de juiste persoon gedeeld kan worden.

Document Store is een documentmanagement-applicatie op basis van SharePoint die snel en gemakkelijk te implementeren is. Het is gebaseerd op Windows SharePoint Services en daarom zeer interessant voor klanten die een Windows 2003 (2008) Server beschik-baar hebben of al met SharePoint werken. Document Store brengt nauwelijks extra investeringen in software licenties met zich mee. Ricoh stelt hiermee de klant in staat met AutoStore documenten in te scannen en direct op te slaan in SharePoint.

Document Store voor SharePoint

PlatformServices

Workspaces, be-veiliging, opslag,

topologie, sitemodel, management

Samenwerking

Wat is SharePoint?

Wat is Document Store voor SharePoint?

Portal

Wat kan Document Store voor SharePoint voor uw organisatie betekenen?

Met Document Store voor SharePoint bieden we u een low-end oplossing aan voor uw organisatie, welke te allen tijde uitgebreid kan worden tot een volledige documentmanagement-oplossing.

De voordelen die Document Store voor SharePoint biedt:• Eénomgevingwaarinalledocumenteneninformatievanhetbedrijf

zichtbaar zijn via een bedrijfseigen webportal gekoppeld aan MS Office applicaties, MFP’s en eventueel scanners

• Scannenmetéénvingerbewegingdirectnaarhetwebportal• Scannen,indexeren,valideren,opslaan,delenenvindenvanuwdocu-

menten en informatie• OpslaanvandocumenteninhetPDF-formaat• Veiliguploadenvandocumentenvanuitverschillendebusinessprocessen• MSOfficeintegratievoorhetveiligopslaanvanalle-MSOfficebe-

standen in een overzichtelijke structuur• EenvoudiggebruikersbeheerdoordekoppelingmetActiveDirectory• Demogelijkheidvanincheckenenuitcheckenvandocumentenwaar-

door de integriteit van documenten en records wordt bewaakt en versiebeheer mogelijk is

• Mogelijkhedenvoorworkflowen/ofdigitaledistributie• Snelvindenvandocumenten;opkenmerken,maarookopwoordenin

documenten (full text search)• Toegangviabeveiligdeverbindingoverhetinternetdoorverschillende

personen binnen en buiten de organisatie• Delookenfeeliseenvoudigaantepassenmetstandaardthema’s

(logo’s en kleuren)

www.ricoh-europe.com

ISO9001:2000 gecertificeerdISO14001 gecertificeerd

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de technische specificaties en de uiterlijke vormgeving van deze software. Houdt u rekening met de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken en productnamen worden erkend als geregistreerde handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.

Ricoh Nederland B.V.Postbus 931505203 MB ’s-HertogenboschTel.: +31 (0)73 645 26 00Fax: +31 (0)73 645 18 44

www.ricoh.nl

Waarom Ricoh?

Dat een goed doordachte, geheel op uw organisatie afgestemde oplossing u veel voordelen kan opleveren, zal u waarschijnlijk duidelijk zijn. Ricoh is met Document Store voor SharePoint dé aangewezen partner voor de invulling van uw informatielogis-tiek. Op grond van onze jarenlange ervaring en onze uitgebreide expertise kunnen wij ervoor zorgen dat de juiste informatie voor de juiste personen op tijd op de juiste plek terechtkomt. Zo brengen wij informatielogistiek voor u tot leven en profiteert u volop van de voordelen!

Voorbeelden waarin Document Store voor SharePoint toege-past kan worden:Informatie is in verschillende hoedanigheden op vele plaatsen beschikbaar. Maar vaak te veel, niet overzichtelijk of gecombi-neerd.

• BinnenHRM afdelingen: volledig inzichtelijke HRM dossiers met b.v., stamgegevens uit ERP-systemen, papieren docu-menten of documenten uit een digitaal archief.

• Bijverkoop- of klantgerichte afdelingen: complete en over-zichtelijke klantendossiers. Gegevens op de juiste plaats zor-gen voor efficiëntie en tevreden klanten. Door gegevens vanuit een CRM, ERP en papieren documenten te combineren is er een compleet en overzichtelijk klantbeeld.

• Inprojecten: goed inzicht in de voortgang van een project. Mensen van buitenaf hebben toegang tot alle noodzakelijke documentatie en informatie. Juiste versies van documenten, statussen van bepaalde fases in het project, tussenrapporta-ges en communicatie verlopen via SharePoint. Dit resulteert in een efficiëntere manier van samenwerken tussen projectleden en succesvolle afronding binnen de afgesproken tijd.

• Bijfinanciële afdelingen: via SharePoint is het opstellen en delen van rapportages, verwerken van inkomende facturen, bijhouden van contracten, delen van kennis en samenwer-king in projecten voortaan een fluitje van een cent. Daarnaast speelt compliancy een grote rol. Wie mag informatie wel zien? Voldoen we aan regelgeving? Zijn verantwoordelijkheden en accountability gesplitst? Via SharePoint is dit allemaal gemak-kelijk geregeld.