CASE : A breakdown in communications CHAPTER 3 : MANAGING COMMUNICATIONS
Jan 20, 2015
CASE :���A breakdown in communications
CHAPTER 3 : MANAGING COMMUNICATIONS
Kelompok 4 • Rosalina Linda S (041314353009) • Rachma Dessidianti (041314353036) • Henny Prihatiningtyas (041314353055) • Diaz Maranatha (041314353049) • Giovani (041313453020) • Ifriel Rachman (041314353046) • Alif Machyuzar (041314352053)
Linda Barry adalah s i n g l e m o t h e r dengan tiga anak
• Linda diterima sebagai pegawai entry data order untuk perusahaan truck
• Pada 2 minggu pertama,
Linda mendapat shift pada jam 8 pagi – 4 sore untuk mendapatkan training dalam sorting, coding & komputerisasi
• Linda didampingi oleh
instruktur di minggu pertama dia bekerja, & kemudian frekuensinya berkurang sesuai bertambahnya kemampuan Linda
• Linda tidak membaca i n f o r m a s i t e n t a n g jadwal kerjanya
• R e c r u i t e r t i d a k
memberikan informasi bahwa Linda seharusnya bekerja pada pukul 4 pagi sampai siang hari
Permasalahan yang muncul adalah
• Linda mendapat teguran karena tidak datang tepat waktu
• Linda mengungkapkan alasan kepada HRD tidak dapat bekerja pada pagi hari karena harus mempersiapkan anak-anaknya pergi ke sekolah
• Linda ditegaskan untuk mengundurkan diri apabila tidak dapat bekerja sesuai shiftnya
• tetapi di sisi lain supervisor masih membutuhkan Linda untuk melakukan pekerjaannya
Questions 1
Analyze the communication blockages in this case. Discuss Ideas Such as Upward and Do w n w a rd C o m m u n ic at io n, Listening, Realistic Job Preview, Feedback, and Interfence ?
Answer 1
8 Steps : The Communication Process
Develop Idea Encode Transmit Receive Decode Accept Use
SENDER
RECEIVER
BARRIERS
Feedback for two way communication
1 2 3 4 5 6 7
8
Two Way Communication Tidak terdapat Komunikasi Antara HRD, Supervisor, dan Linda : • Perusahaan Kesusahan dalam mencari pegawai • Kurang spesifik dalam interview terkait jam kerja • Gagal melakukan komunikasi dengan baik • Penyampaian Job Description yang kurang jelas
Downward
Supervisor selain mendampingi seharusnya memberikan instruksi secara verbal yang jelas kepada bawahan sesuai dengan apa yang akan dikerjakan selanjutnya serta k o m u n i k a s i m e n g e n a i et i k a perusahaan
Listening
Supervisor selain memberikan instruksi juga seharusnya juga mendengarkan kesul itan yang dialami bawahan atau keluhan atas instruksi yang kurang jelas.
Realistic Job Previews
Tidak menjelaskan job previews terkait jam kerja pegawai yang sedang dibutuhkan perusahaan
Feedback S u p e r v i s o r m e m b e r i k a n f e e d b a c k / p e n i l a i a n at a s pekerjaan yg di lakukan Linda secara reguler sehingga Linda tahu apabila terjadi kesalahan dan akan dipaksa rutin melaporkan hasil kerjanya
Inference Terdapat perbedaa n perseps i antara Linda dan HRD, karena Linda terbiasa dengan jam training ya n g d ia dapat k a n d i aw a l minggunya yaitu jam 08 pagi – 04 Sore sehingga Linda beranggapan bahwa itu adalah jam bekerjanya
Kesimpulan Terdapat batasan personal (personal barriers) antara HRD dan Linda Barry serta Communication Barriers
Primary Impact of Barriers on the Steps in Communication
Question 2
Explain how you would handle the employment situation at the end of the case. What ideas from the chapter could be applied to help resolve the problem. ?
Theory Communication��� • Communication
adalah transfer informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain
• Komunikasi
merupakan hal yang sangat penting, karena di dalam komunikasi terdapat informasi yang bisa disampaikan.
Two way communication
Develop Idea Encode Transmit Receive Decode Accept Use
SENDER
RECEIVER
BARRIERS
Feedback for two way communication
1 2 3 4 5 6 7
8
Komunikasi dua arah harus tetap diperhatikan karena di dalamnya terdapat beberapa masalah yang dpat muncul seperti • Personal Barriers • Physical Barriers • dan Semantic Barriers
Dalam menyelesaikan hal tersebut maka b a t a s a n - b a t a s a n y a n g a d a h a r u s dihapuskan, agar komunikasi dua arah dapat tercapai dengan baik, dan segala i n f o r m a s i y a n g d i p e r l u k a n d a p a t tersampaikan dengan baik.
UPWARD, DOWNWARD, & LISTENING • Dalam mengatasi hal seperti ini perlu
adanya saling mendengarkan perintah dan masukan dari atasan ke bawahan dan dari bawahan ke atasan sebagai salah satu cara dalam penyampaian informasi
• Dengan mendengarkan, akan informasi
yang ingin disampaikan oleh pembicara akan diterima dengan baik.
GuideLINES for effective listening 1. Stop talking 2. Put the talker at ease 3. Show a talker that you want
to listen 4. Remove distraction 5. Empathize with talker 6. Be patient 7. Keep your cool 8. Avoid being confrontational 9. Ask relevant questions 10. Stop Talking
1. Win-Win Solution
Linda tetap bekerja dari jam 8 pagi. Di sisi Linda masih dpt melakukan pekerjaan sebagai ibu rumah tangga terlebih dahulu. Dan di sisi perusahaan tetap mendapatkan pekerja ditengah susahnya mendapat pekerja baru.
3 opsi penyelesa ian setelah terbentuk komukasi yang baik
2. Win-Lose Solution Linda harus mengikuti aturan perusahaan den g a n masu k sesua i jadwa l ya n g ditentukan oleh perusahaan . Di sisi Linda sudah tidak bisa lagi melakukan pekerjaan r u ma h ta n g g a . Na mu n Per us a h aa n mendapatkan pekerja dengan spesifikasi sesuai aturan perusahaan.
3. Lose-Lose Solution Perusahaan memecat Linda sebagai pekerja . Di sisi Linda tidak memiliki pekerjaan sebagai pendapatannya. Dan di sisi perusahaan, mereka harus mencari pekerja baru untuk menggantikan Linda sesuai dengan spesifikasi di tengah sulitnya mencari tenaga kerja.
TERIMA KASIH