Time Management for System Administrators by Thomas A. Limoncelli Alba Ferrer
Jun 27, 2015
Time Management for System Administrators
by
Thomas A. Limoncelli
Alba Ferrer
Principis de la gestió de temps
Per què els sistemes de gestió de temps no funcionen del tot
amb els sysadmins?
Interrupcions
Interrupcions
Interrupcions
Interrupcions
There cannot be a crisis next week. My schedule is already full –
Henry Kissinger
Inboxes
Inboxes
Inboxes
Molts projectes a la vegada
● Re-organització de la política de backups
Molts projectes a la vegada
● Re-organització de la política de backups
● Instal·lació del nou servidor de correu
Molts projectes a la vegada
● Re-organització de la política de backups
● Instal·lació del nou servidor de correu
● Virtualització de les màquines físiques
Molts projectes a la vegada
● Re-organització de la política de backups
● Instal·lació del nou servidor de correu
● Instal·lar wiki per a documentació dels usuaris
● Virtualització de les màquines físiques
Management judges an SA by whether projects get done.
Customers judge by whether you are available to them.
These priorities play against each other.
Una base de dades per la gestió de temps
Utilitza un únic organitzador
Conserva memòria RAM
Guarda el brain-power per allò que realment és important
Substitueix càlculs en temps d'execució per decisions pre-computades
Crea hàbits i mantres
Sigues com un semàfor de kernel
Mantén el focus durant el “temps de projectes”
La vida social no és una feature opcional
Organitza la teva vida social amb les mateixes eines que la teva vida laboral
Mutual Interruption Shield
Mutual Interruption Shield
Si ets el shield...● ... telèfon● ... e-mail● ... visites● ... sistema de gestió
de tickets● ... alertes
Mutual Interruption Shield
Si ets el shield...● ... telèfon● ... e-mail● ... visites● ... sistema de gestió
de tickets● ... alertes
Si t'escuden...● ... màxima
concentració en allò que estiguis fent
It's important to have an uncluttered brain, use external storage for anything you don't need to be focused on right
now.
Focus Vs. Interrupcions
Inevitables
Inevitables
Algú altre gestiona el teu temps
Inevitables
Algú altre gestiona el teu temps
Endarrereixen la feina
Mètodes
Mètodes
Mètodes
Mètodes
Delegai oblida
Delegai oblida
Apuntai planifica
Delegai oblida
Apuntai planifica
Fesde vegades és inevitable
Els usuaris...
● ... estaran satisfets si senten que els fas cas● ... han d'estar informats● ... s'emprenyaran si se senten ignorats● ... prefereixen veure acció que rebre acció
Converteix el caos en rutines
... estalvia feina
... estalvia decisions
... permet pensar una vegada però fer moltes vegades
Una bona rutina...
La rutina més important
Portar un organitzador sempre amb tu i apuntar-ho tot
Oportunitats
● Tasques repetitives no programades
Oportunitats
● Tasques repetitives no programades● Tasques de manteniment
Oportunitats
● Tasques repetitives no programades● Tasques de manteniment● Relacions laborals
Oportunitats
● Tasques repetitives no programades● Tasques de manteniment● Relacions laborals● Quan procrastinant es triga més que fent la
tasca
Oportunitats
● Tasques repetitives no programades● Tasques de manteniment● Relacions laborals● Quan procrastinant es triga més que fent la
tasca● Coses que s'obliden sovint
Oportunitats
● Tasques repetitives no programades● Tasques de manteniment● Relacions laborals● Quan procrastinant es triga més que fent la
tasca● Coses que s'obliden sovint● Tasques de baixa prioritat
Oportunitats
● Tasques repetitives no programades● Tasques de manteniment● Relacions laborals● Quan procrastinant es triga més que fent la
tasca● Coses que s'obliden sovint● Tasques de baixa prioritat● Aprendre coses noves i mantenir-se al dia
The Cycle System
Seguiment de les incidències
● Assegurar-se que totes les peticions es gestionen d'una forma o altra
● Un bon seguiment és clau de cara a l'usuari i els caps
● No deixis que les peticions s'oblidin
Què necessitem?
● Calendari
● Llista de projectes a llarg termini
● Todo-list + horari per avui
Com ho fem?
● 1er. Crear l'horari del dia
Com ho fem?
● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia
Com ho fem?
● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia● 3er. Prioritzar i completar l'horari
Com ho fem?
● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia● 3er. Prioritzar i completar l'horari● 4rt. Treballar
Com ho fem?
● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia● 3er. Prioritzar i completar l'horari● 4rt. Treballar● 5è. Al final del dia, moure tasques pendents
Com ho fem?
● 1er. Crear l'horari del dia● 2on. Crear la todo-list del dia● 3er. Prioritzar i completar l'horari● 4rt. Treballar● 5è. Al final del dia, moure tasques pendents● 6è. Al dia següent, repetir
DillunsTasca A fetTasca B fetTasca C fetTasca DTasca E
DimartsTasca DTasca E
DillunsTasca A fetTasca B fetTasca C fetTasca DTasca E
The Cycle System:ToDo Lists and schedules
Hora Cita09:00 Reunió de seguiment
amb el cap15:00 Conferència amb un
client
Tasca Descripció Temps
T1 Canviar password usuari 10 minuts
T2 Crear nou compte d'usuari
20 minuts
T3 Instal·lar servidor 4 hores
T4 Encarregar software nou 1 hora
Hora Tasca8:00 Canviar password
Crear nou compte9:00 Reunió de seguiment amb el cap
10:00
Instal·lar servidor11:0012:0013:0014:00 Dinar15:00 Conferència amb el client16:00 Encarregar software nou17:00 Marxar
Algunes pistes
● Les tasques que no es puguin fer, van a demà● Sempre calcula que trigaràs més del que
creus● Redueix la mida de la tasca● Delega● Demana al cap que prioritzi
Més pistes
● Cada cosa que acabis, marca-la● Cap al final del dia, revisa i mou● Si acabes abans, cuida't● Tasques noves, priorització● Mateix sistema per les tasques personals● És més important tenir un sistema que no pas
tenir aquest sistema
The Cycle System:Calendar management
És important tenir un bon calendari i seguir-lo
One calendar to rule them all
Què apuntar-hi?
● Cites
Què apuntar-hi?
● Cites● Fites
Què apuntar-hi?
● Cites● Fites● Deadlines
Què apuntar-hi?
● Cites● Fites● Deadlines● Aniversaris
Què apuntar-hi?
● Cites● Fites● Deadlines● Aniversaris● Tasques periòdiques
Què apuntar-hi?
● Cites● Fites● Deadlines● Aniversaris● Tasques periòdiques● Els partits de la temporada de bàsquet de la
canalla
A tenir en compte...
● Alarmes● Ritme personal● Ritme de l'empresa
The Cycle System:Life goals
Què vols aconseguir a llarg termini?
Fes-ho
No es pot confiar en la sort
Apunta
Com planificar-ho
● 1er. Prioritza
● 2on. Crea subprojectes o tasques
● 3er. Agafa la primera tasca i planifica-la
● 4rt. Repassa-ho periòdicament
Priorització
Prioritat Quan?
A S'ha de fer avui
BS'ha de fer aviat, però no cal que
sigui avui
C Qualsevol altra cosa
Tasca Descripció Temps
T1 Canviar password usuari 10 minuts
T2 Crear nou compte d'usuari 20 minuts
T3 Instal·lar servidor 4 hores
T4 Configurar CGI al servidor web
30 minuts
T5 Encarregar software nou 1 hora
T6 Corregir petit error al servidor de correu
25 minuts
T7 Assignar IP a usuari 5 minuts
Tasca Descripció Temps
T1 Canviar password usuari 10 minuts
T7 Assignar IP a usuari 5 minuts
T5 Encarregar software nou 1 hora
T4 Configurar CGI al servidor web
30 minuts
T2 Crear nou compte d'usuari 20 minutos
T3 Instal·lar servidor 4 hores
T6 Corregir petit error al servidor de correu
25 minuts
Senzill Difícil
Impacte important i
positiuA B
Impacte superficial C D
Priorització
Prioritzar segons les expectatives dels usuaris
Priorització de projectes segons impacte
Les peticions del cap tenen prioritat especial
Gestionar el cap
Assegura't que coneix els teus objectius laborals
Delega cap amunt només quan requereixi la seva autoritat
Entén els seus objectius (i els de l'empresa) i participa en aconseguir-los
Gestió de l'estrès
Causes i algunes solucions
● L'administració de sistemes és estressant
Causes i algunes solucions
● L'administració de sistemes és estressant● Sobrecàrrega de feina i pressió en moltes
direccions
Causes i algunes solucions
● L'administració de sistemes és estressant● Sobrecàrrega de feina i pressió en moltes
direccions● Prioritats conflictives
Causes i algunes solucions
● L'administració de sistemes és estressant● Sobrecàrrega de feina i pressió en moltes
direccions● Prioritats conflictives● Relaxació
Causes i algunes solucions
● L'administració de sistemes és estressant● Sobrecàrrega de feina i pressió en moltes
direccions● Prioritats conflictives● Relaxació● Vacances
Causes i algunes solucions
● L'administració de sistemes és estressant● Sobrecàrrega de feina i pressió en moltes
direccions● Prioritats conflictives● Relaxació● Vacances● I quan no hi sigui...
Causes i algunes solucions
● L'administració de sistemes és estressant● Sobrecàrrega de feina i pressió en moltes
direccions● Prioritats conflictives● Relaxació● Vacances● I quan no hi sigui...● Només són 0s i 1s
Gestió del correu electrònic
La safata d'entrada ha d'estar neta
Què fer amb el correu?
● Filtrar
Què fer amb el correu?
● Filtrar● Esborrar sense llegir
Què fer amb el correu?
● Filtrar● Esborrar sense llegir● Llegir i...
Què fer amb el correu?
● Filtrar● Esborrar sense llegir● Llegir i...
● Esborrar● Arxivar● Contestar i esborrar
Què fer amb el correu?
● Filtrar● Esborrar sense llegir● Llegir i...
● Esborrar● Arxivar● Contestar i esborrar
● Delegar o re-enviar i esborrar
Què fer amb el correu?
● Filtrar● Esborrar sense llegir● Llegir i...
● Esborrar● Arxivar● Contestar i esborrar
● Delegar o re-enviar i esborrar● Fer ara i esborrar
Email is ephemeral. The older a message gets, the less
value it has.
Eliminar pèrdues de temps
Què és una pèrdua de temps?
● Relació benefici <=> temps dedicat● Trucades i visites socials● Processos ineficients● Situacions d'espera● Reunions no valuoses
Alguns exemples
● 50 llistes de correu electrònic i tones de RSS● IRC, Skype, Gtalk,...● Visites “passava per aqui...”● Comercials i recruiters● Processos manuals● Socialització a l'oficina● Reunions no relacionades amb tu● Instal·lació de HW o SW especial
Documentació
Per què no ens agrada documentar?
Per què no ens agrada documentar?
Precursor de l'acomiadament?
Per què no ens agrada documentar?
Precursor de l'acomiadament?ISO fever
Per què no ens agrada documentar?
Precursor de l'acomiadament?ISO fever
Per on comences?!
Per què no ens agrada documentar?
Precursor de l'acomiadament?ISO fever
Per on comences?!Per què començar si no es pot acabar?
Per què no ens agrada documentar?
Precursor de l'acomiadament?ISO fever
Per on comences?!Per què començar si no es pot acabar?
Hi ha altres prioritats
Per què no ens agrada documentar?
Precursor de l'acomiadament?ISO fever
Per on comences?!Per què començar si no es pot acabar?
Hi ha altres prioritatsEco-freaks
Per què mola documentar?
Menys a recordar
Per què mola documentar?
Menys a recordarDelegar
Per què mola documentar?
Menys a recordarDelegar
Facilita procediments
Per què mola documentar?
Menys a recordarDelegar
Facilita procedimentsMenys errors
Per què mola documentar?
Menys a recordarDelegar
Facilita procedimentsMenys errors
Automatització
Per què mola documentar?
Menys a recordarDelegar
Facilita procedimentsMenys errors
AutomatitzacióPerfil de contractació
s/Documentació/repositori
Repositori públic
● Polítiques● FAQ● Procediments
Repositori intern
● Procediments● Descripcions de
sistemes● Informació de
proveïdors
Automatització
Candidats
● Coses complexes que es fan una vegada
● Coses senzilles que es fan moltes vegades
Com?
● 1er. Realitzar les passes manualment● 2on. Documentar cada pas● 3er. Automatitzar cada pas● 4rt. Ajuntar totes les passes
Algunes eines
● Aliases● Make● Sudo● Llenguatges de shell● Llenguatges d'scripting
The ultimate time management technique for a system administrator is a good IT
infrastructure