Boletín Comunicando ENA 07

Boletín electrónico de la Escuela Nacional de Archiveros

Año 3 Número 7 Lima, Diciembre 2012

Jefe Institucional del AGN: Lic. Pablo Alfonso Maguiña Minaya Director Nacional de la ENA: Ing. Jorge Espino Sánchez Edición, Diseño y Diagramación: Pilar Mayta Arrunátegui

Comunicando/Editorial2

Índice

La Estandarización como estrategia de una gestión archivística de calidad…………..3

ISO 15489: Pasado, Presente y Futuro de la Gestión Documental……………………….8

La Experiencia el Archivo Central de en la Aplicación de la Normal ISO 9001…….....15

Clausura del Curso Básico Especial de Archivos………………………………...………..21

2012: Año de la consolidación del Liderazgo de la ENA………………………………….23

Editorial Terminamos el año 2012 y con él se cierra una etapa más de la ENA cumpliendo con su rol de capacitación y formación de profesionales en archi-vos para que puedan desarrollar eficientemente sus labores en las institucio-nes públicas o privadas en la que se desenvuelven.

En este año, se ha tratado de propulsar a la ENA a través de múltiples eventos académicos, dirigidos fundamentalmente a las grandes mayorías, pa-ra cuyo efecto se instituyó el “Jueves Archivístico”, el mismo que se inició en el mes de Agosto y ha tenido my buena acogida en la comunidad de Archive-ros.

Por otro lado, se vio necesario que la ENA participe activamente en la política de inclusión social, para cuyo efecto, se dictó un Curso Básico Espe-cial de Archivos, correspondiente al Proyecto ADAI, para personas discapaci-tadas (sordomudos), que ha permitido crear nuevas expectativas laborales para estos peruanos que tanto lo necesitan.

Asimismo, dentro de las actividades desarrolladas en este año, se ha atendido a numerosas empresas públicas o privadas en la capacitación de su personal en determinados cursos, seminarios talleres que nos han solicitado dictar en nuestras aulas.

Cerramos pues un ciclo lleno de realizaciones y abriremos otro el mes de enero próximo con el objetivo permanente de que nuestra capacitación lle-gue a todos los peruanos vía educación a distancia.

Finalmente, a través de este Boletín queremos expresar nuestro pleno

reconocimiento y agradecimiento a todo el personal administrativo, de servi-

cios y plana docente de la Escuela Nacional de Archiveros, quienes han per-

mitido que este año 2012 sea un año fructífero.

Pág. Tema:

3 Comunicando/Jueves Archivístico

LA ESTANDARIZACIÓN COMO ESTRATEGIA DE

UNA GESTIÓN ARCHIVISTICA DE CALIDAD Exposición de la conferencia ‘Buenas Prácticas Para la Gestión Archivística’ del 29/11/2012

Abog. Soledad Carol Arteaga Paniagua*

INTRODUCCION

En la actualidad muchas organizaciones cuentan con la Certificación de las Normas

ISO, asegurando a sus clientes que el producto o servicio es de calidad, porque sus proce-

sos que tiene relación directa o indirecta con estos permiten asegurar que se tiene estanda-

rizado los procesos o procedimientos; esto no es ajeno al campo archivístico que para una

adecuada aplicación de procesos y procedimientos, es necesario establecer mecanismos

que nos aseguren que estos serán ejecutados acorde con los objetivos que conlleven al

cumplimiento de funciones a nivel de las unidades que permitirán que la organización cum-

pla con la finalidad por la que fue creada, es decir brindando productos o servicios que satis-

fagan la necesidad de los clientes y usuario.

Por ellos los Profesionales en Archivo en la actualidad para realizar una adminis-

tración y gestión archivística de calidad, debemos asumir la estrategia de estandarizar los

procesos archivísticos, en base a la aplicación de la norma ISO 9001 y la norma 15489, que

serán el marco para análisis y aplicación en los mismos.

ESTANDARIZACION

En principio para poder entender que es la estandarización debemos conocer que

son los estándares, estos nos permiten realizar procesos en forma pautada y controlada, lo

que permitirá que podamos medir los resultado, es así que se podrán desarrollar acciones

para corregir si existiera alguna dificultad o un producto no conforme con los establecido en

el proceso, lo que nos asegura el cumplimiento de los objetivos de cada uno de ellos, los

estándares nos permitirá conocer además el avance de nuestro trabajo diario , establecer y

generar planes de trabajo los cuales lograremos cumplir efectivamente.

Nos preguntamos ¿es útil la estandarización en nuestros archivos?

Si es útil para que la administración y aplicación de los procesos archivísticos con

eficiencia y eficacia, permite una evaluación en contraste con lo planificado, realizado y una

comparación de la ejecución de actividades en el tiempo, lo que permite resaltar la funcio-

nalidad del Sistema de Archivo en la organización.

Es así mismo que nos permitirá establecer programas de mejoramiento y de con-

trol de riesgo en nuestros Sistemas de Archivo, no solo en los Archivos Centrales, sino en

cada nivel de archivo existente en la organización y de cada componente del Sistema de

Archivo de la Organización, sea esta pública o privada.


La gestión moderna nos exige que contemos con sistema de medición y control,

lo que conocemos como indicadores, que permitirá reconocer como se está ejecutando

las labores y si está cumpliendo con los objetivos y con cada procedimiento o acciones

que permite cumplir con el proceso.

CONTROL DEL PROCESO Cuando establecemos mecanismos de control de proceso podremos:

IDENTIFICACION DE PROCESOS Para la identificación de nuestros procesos y como estos se componen, debemos

realizar las siguientes acciones:

IDENTIFICACION DE PROCESOS

Para la identificación de nuestros procesos y como estos se componen, debemos reali-

zar las siguientes acciones:

Describir el proceso,

Identificar los limites,

Identificar y describir los procedimientos,

Establecer los controles,

Revisar los resultados,

Definir los documentos,

Difundirlo.

NORMAS ISO: 9001

La finalidad principal de las normas ISO es orientar, coordinar, simplificar y unifi-

car los procesos para conseguir el mejor uso de los recursos, logrando la efectividad en

las acciones para el logro de un producto o servicio de calidad.


En el cual deben funcionar en conjunto de elementos que la componen para asegurar

la calidad de los productos y servicios. Las normas ISO se basan en ocho principios:

Las normas ISO en su aplicación se basa en una pirámide de documentos que será el

soporte del Sistema de Gestión de la Calidad.

NORMA 15489

La llamada norma de gestión de documentos, y que en nuestro país es establecida

como norma técnica peruana NTP 15489-1 y NTP 15489-2, es la norma que busca una

buen practica en gestión de documentos, la misma que es de aplicación voluntaria y que no

es certificada en la actualidad.

Es un apoyo a la norma del sistema de calidad, la cual se aplica en todos los forma-

tos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada, en la ges-

tión de los documentos, esto quiere decir desde su generación hasta su decisión final.


La aplicación y conocimiento de esta norma, la tuve al participar en el desarrollo de

una aplicación del sistema de gestión de documentos, el cual requería el análisis de los ti-

pos documentales, la conformación del cuadro de clasificación, la valoración de la series

documentales, el análisis de tipos de usuarios y del acceso que estos tendrían dentro del

sistema, fundamental para el soporte de este sistema y de esta manera estas empresas

mostraban una buena práctica en los servicios que ofrecían, son empresas que en el me-

dio tienen como producto la digitalización y los gestores documentales.

Esta norma busca garantizar que una organización crea y gestiona los documentos

que necesita, al realizar el análisis de cómo se produce los documentos se va identificando

la necesidad de generar solo aquello q es indispensable y no generar documentos que no

llevan a una gestión ágil, sino que sea dinámica y no veamos la sobre producción de un

mismo documento a nivel institucional que en algunos casos se logra identificar hasta más

de veinte copias, y que en el análisis de los procesos que la genera no tiene fundamento o

no es necesario tal sobre producción.

Las normas proponen la siguiente metodología para su aplicación:


Es fundamental que la aplicación de esta norma, cumpla con los requisitos que

soportaran el sistema y donde establece que se tiene que contar con un cuadro de clasi-

ficación funcional, tema que en la actualidad es de suma importancia realizar. Vemos en

la actualidad constante cambios en las organizaciones en sus estructura orgánica y sus

denominaciones, pero no se realizan cambios a nivel de funciones por lo que es necesa-

rio el desarrollo funcional de este instrumento, permitiendo a los Profesionales en Archi-

vo desarrollar un trabajo a largo plazo, lo cual no quiere decir que este instrumento se

debe quedar eternamente, sino que se debe establecer criterios de control y de evalua-

ción, para analizar si se ajusta la realidad, tomando en cuenta que este instrumento per-

mitirá realizar la valoración de cada una de las series documentales.

CONCLUSION

Es un reto para nosotros los Profesionales en Archivo aplicar estas normas más

que alcanzar una certificación, sino de garantizar la eficiencia y eficacia de nuestro traba-

jo, y tomando en cuenta que la Norma ISO 9001 puede ser aplicada tanto para procesos

directos con el servicio o producto que genera la organización, como aquellos que permi-

ten el desarrollo de estos de manera indirecta, es decir administrando la información que

se encuentra contenida en los documentos de archivo que son el soporte de la gestión

de la calidad y que contamos con una norma que pauta una buena práctica en la gestión

de documentos como es la NTP 15489.

* La Abogada Soledad Arteaga Paniagua es Profesional en Archivo Titulada en la Escue-la Nacional de Archiveros, con el Premio a la Excelencia Académica del Grupo Esperan-za del Perú. Con experiencia en Asesoría y Consultoría en Proyectos de Gestión, Direc-cionamiento Estratégico Archivístico y documental, Especialista en Aplicación e Imple-mentación de procesos, elaboración de Instrumentos Archivísticos y documental para la administración y gestión archivística; además en la implementación, organización, ejecu-ción y Administración de Sistemas de Archivo, en Empresas Públicas y Privadas. Con conocimiento y experiencia en la implementación y ejecución del Sistema de Ges-tión de la Calidad: Normas ISO, direccionamiento estratégico a nivel de unidades de ges-tión y a nivel organizacional, gestión del contenido y con conocimiento en digitalización de documentos, Abogada con especialización en Derecho Procesal Penal y Técnicas de litigación Oral, Derecho Minero, Medio Ambiental y Responsabilidad Social, con experiencia en elabora-ción de instrumento de direccionamiento como ROF, MOF, Estatutos, Reglamentos. Docente, facilitadora en capacitación y entrenamiento, archivísticos y gestión, en la Uni-versidad Ricardo Palma, IPAE, CECAPP, SAP especialista en gestión, Gestion Group and Legal Advisors entre otras instituciones. En la actualidad cursa la de Maestría en Gestión Pública y Licenciatura en Gestión.


Exposición de la conferencia ‘Buenas Prácticas Para la Gestión Archivística’ del 29/11/2012

Arch. Luis Enrique Cárdenas Almonacid *

Introducción

Desde que empecé mis estudios de Archivística en la Escuela Nacional de Archi-

veros allá por el año 1996, siempre me pregunte si habría alguna metodología sobre

cómo empezar el trabajo en los archivos hasta llegar a implementar un sistema de ges-

tión documental, muy aparte de reconocer la buena Legislación que regula el Sistema

Nacional de Archivos en el Perú, pero me mantenía en la investigación y es así que en el

año 2002, empecé a encontrar, con este maravilloso aporte de las tecnologías que son

los buscadores y donde uno puede encontrar lo inimaginable; los avances de otros paí-

ses y en especial de los anglosajones sobre todo los australianos y tome contacto con

las normas australianas en gestión documental como la AS 3490 y el famoso manual

DIRKS, normas que sirven de base para lo que posteriormente fuera la norma ISO

15489, metodología que explica como diseñar e implementar un Sistema de Gestión Do-

cumental.

SISTEMAS DE GESTIÓN – SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD

Es importante reconocer hoy en día el papel que cumplen los sistemas de gestión

en todos los aspectos de la actividad de los quehaceres del ser humano, ya que con esto

se busca la eficiencia, la productividad y la mejora continua por ende el desarrollo de las

instituciones y de los países en general.

En particular los Sistemas de Gestión de Calidad y el más representativo el ISO

9001, que se basan en dos aspectos en particular para nosotros los profesionales de la

información: el control de documentos y el control de registros; los primeros tratan de es-

tudiar la información que va a ser necesaria para documentar un proceso. Busca la racio-

nalidad, la economía y la idoneidad de esa información para el proceso concreto que

esté desarrollando la organización. Los segundos tratan de crear un sistema que permita

identificar, almacenar, proteger, recuperar, reutilizar y disponer la información útil para

documentar un proceso.

ISO 15489: PASADO, PRESENTE Y FUTURO DE LA

GESTIÓN DOCUMENTAL


De lo anteriormente descrito se observa la necesidad que tiene la ISO 9001 de

soportar su gestión en la información, por ende en una información estructurada, organi-

zada y accesible, es así que se sientan las bases de establecer una metodología están-

dar que me permita asegurar lo anterior.

ISO 15489: GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Se trata de la primera norma internacional en el campo de la gestión de documen-

tos. Fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical Commit-

tee ISO / TC 46, Information and Documentation, Subcommittee SC 11, Archives / Re-

cords Management.

Norma que se da como respuesta a lo anteriormente explicado y como consenso para

normalizar la gestión documental a nivel mundial y que tiene como base las normas aus-

tralianas AS 4390- 1996 y como se observa ya desde los noventa este país había estado

investigando al respecto y normándolo, así mismo como parte del desarrollo metodológi-

co de esta norma también se elaboro el manual DIRKS Design and Implementing Record

Keeping System.

Los objetivos principales de esta norma son:

La adecuada gestión de los documentos de archivo de una organización

Garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar y utilizar los do-

cumentos de archivo que necesita.

Los documentos contienen información que constituyen un recurso valioso y un

activo importante de la organización. La adopción de un criterio sistemático resulta

esencial para las organizaciones y la sociedad, a fin de proteger y conservar los do-

cumentos como evidencias de sus actos. Un sistema de gestión de documentos se

convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización que

puede servir de apoyo a posteriores actividades y tomas de decisiones, al tiempo que

garantiza la rendición de cuentas frente a las partes interesadas presentes y futuras.


Así podemos mencionar explicaciones que hacen dos autores al respecto:

El objetivo principal de la aplicación de la Gestión de Documentos según Morales

(2010), es “garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar, y utilizar los do-

cumentos de archivo que necesita”. Para cumplir con ese objetivo se ha de utilizar la Norma

ISO 15489-2001, la cual surge como resultado de apoyar otros sistemas como el sistema de

gestión de calidad implantado en una organización a través de la aplicación de la norma ISO

9001, o el sistema de gestión ambiental aplicado con la norma ISO 14000.

La norma ISO 15489 se define como una “norma que se aplica a la gestión de docu-

mentos en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización

pública o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de

crear y mantener documentos. Proporciona el marco y método para asignar responsabilida-

des en las organizaciones y su recurso humano con respecto a las políticas, procedimientos,

sistemas y procesos relacionados con los documentos” (Núñez, 2007)

Como comentario final de esta parte cabe mencionar que en el año 2004 el INDECOPI la

convierte en una norma técnica peruana NTP-ISO 15489 GESTIÖN DE REGISTROS.

ISO 15489 – PARTES

La norma ISO 15489-2001 se presenta en dos partes (Moro, 2010):

ESQUEMA METODOLOGICO

NORMA FUNDAMENTACION DESTINATARIOS

ISO 15489-1:2001 Contenido: Fundamentos y termino-logía.

¿Para qué (sirve la norma)? ¿Por qué (es preciso regular la gestión)?

Productores de docu-mentos.

ISO 15489-2: 2001 Contenido: Requisitos, responsabili-dades, Métodos.

¿Quién (asume la gestión de documentos? ¿Qué (debe gestionarse)? ¿Cómo (ha de hacerse)?

Gestores de documen-tos.

Otras normas complementarias sobre metadatos, análisis del traba-jo, etc.

¿Cómo (tratamos el documento electrónico)? ¿Cómo (conocemos las necesidades funcionales en el mar-co del trabajo de la organización)? ¿Con qué (instrumentos asumimos su gestión)?

Gestores de documen-tos en colaboración con productores de docu-mentos.


NSTRUMENTOS

Durante el diseño e implementación de un SGD se irán elaborando una serie de ins-

trumentos, herramientas generadas a partir del establecimiento de los procesos técnicos ar-

chivísticos que apoyarán la realización eficiente, eficaz, y efectiva del plan, podemos mencio-

nar los siguientes:

1. El Cuadro de clasificación, A través de un cuadro de clasificación funcional que sea una

representación de las actividades que se realicen (series documentales) que facilite la or-

ganización, la descripción y el acceso a los documentos.

2. Programa de control de documentos, El SGD debería elaborar Tablas de Retención de

Documentos que expresen los tiempos de retención de los documentos durante su paso

por los diferentes archivos de la organización.

3. Tabla de acceso, Las organizaciones deberían de disponer de directrices formales que

regulen a quién se le permite el acceso a los documentos y en qué circunstancias. De esta

misma forma se ha de aplicar políticas y niveles de seguridad a los sistemas automatiza-

dos, siendo variables para el caso del soporte papel o electrónico, según lo establecido en

las normas y requisitos en la materia.

El análisis de cada uno de los pasos de la norma a continuación:

PASO A: INVESTIGACION PRELIMINAR

Este paso se podría identificar con nuestro ya conocido Diagnostico Situacional de Ar-

chivos, pero con la diferencia que se ve el tema desde un punto de vista más integral, macro,

visto desde arriba, con el objetivo de conocer cuál es el papel que cumple nuestra institución

y documentarlo. Analizando los siguientes aspectos:

Entorno organización

Cultura organizacional

Stakeholders,

Tecnología

PASO B: ANALISIS DE LA ACTIVIDAD DE LA ORGANIZACIÓN

Principalmente en esta etapa o paso nos interesa saber como hace y lleva a cabo sus

actividades la institución que es sujeta de nuestro análisis.

Por necesidad de realizar este análisis es que la propia norma se ve en la necesidad de im-

plementar una norma que regule dicho análisis es la ISO-TR 26122 ANÁLISIS DE LOS PRO-

CESOS DE TRABAJO PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS.

El análisis de los procesos de trabajo es fundamental como primer paso de la gestión

de documentos, puesto que se lleva a cabo a fin de determinar los requisitos para la crea-

ción, incorporación y control de documentos. Describe y analiza qué ocurre en una función,

en un contexto específico de negocio, por lo que este estudio debe ser detallado y recopilato-

rio en información y de la comprensión fidedigna y exacta del contexto, actividades y misión

de la organización

12 Comunicando/ Jueves Archivistico

PASO C: IDENTIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DE

DOCUMENTOS

En este paso es fundamental reconocer los requisitos o requerimientos que tienen

las organizaciones para garantizar la gestión de documentos, esto es para crear, recibir y

guardar registros/evidencia de sus actividades, y por otro lado para documentar los re-

querimientos que sirva para sostenerlos en el tiempo.

Estos requerimientos se pueden obtener del análisis de los siguiente::

Las propias necesidades de la organización.

Las regulaciones de las entidades cabezas de sistemas (entes reguladoras),

normatividad interna y externa (Internacional).

Las buenas prácticas de la gestión documental.

Lo que espera la comunidad o la sociedad del quehacer de la institución ma-

teria del presente análisis.

PASO D: EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES

El propósito del análisis de esta etapa es reconocer la existencia de los sistemas

de gestión que hayan existido en la institución que soporten la evidencia de sus activida-

des. Con esto se busca realizar una evaluación de estos sistemas con relación a los re-

querimientos analizados en el paso anterior y que sis básicos para establecer un sistema

de gestión en la institución.

PASO E: IDENTIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA SATIFACER LOS REQUERI-

MIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Identificadas las deficiencias encontradas en el paso anterior se busca encontrar

las estrategias, normas, políticas y herramientas que sean necesarias poder satisfacer

estos requerimientos, teniendo en cuenta los aspectos siguientes:

La naturaleza de nuestra organización.

El tipo de actividades que lleva a cabo.

Su soporte tecnológico.

Su cultura corporativa.

Las restricciones externas

PASO F: DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Este paso se basa fundamentalmente en los elementos que necesita este siste-

ma: personal, procesos, herramientas, tecnología, etc).

Y su desarrollo versará sobre en los cambios en los sistemas, procesos y prácticas ac-

tuales, la adaptación o integración a las tecnologías de información existentes, y el bus-

car la mejor estrategia para poder incorporar este nuevo sistema en busca de mejorar

nuestra institución.


PASO G: IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Este paso principalmente implica la responsabilidad de la implementación de este

nuevo sistema y la inversión económica. Los riesgos se evitaran si se ha seguido ade-

cuadamente la metodología de esta norma.

PASO H: REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN

Como todo sistema es conveniente después de un periodo prudente de su imple-

mentación el ir midiendo y controlándolo para identificar posibles deficiencias y tratar de

mejorarlas. Por otro lado para que se vaya adaptando a los nuevos cambios en los que

incurra nuestra organización objeto del presente análisis.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Las procesos o actividades identificadas en la norma se pueden mencionar los

siguientes:

Incorporación

Registro

Clasificación

Asignación de acceso y seguridad

Definición de la disposición

Almacenamiento

Uso y trazabilidad

Disposición

SUPERVISIÓN Y AUDITORIA

Aspectos que garantizan el cumplimiento de los requerimientos que tiene que

cumplir la institución y las mejoras a las que puede ser objeto nuestro sistema de gestión

documental.

FORMACIÓN

Este aspecto es fundamental para tener un éxito completo en la implementación

de un sistema de gestión documental, a través de la formación y la capacitación se invo-

lucra a todos los colaboradores de la organización para que se sientan no solo especta-

dores sino sobre todo actores de este sistema y para que él funcione adecuadamente.

14 Comunicando / Ponencia

ISO 30300 SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Este es el futuro de la norma ISO-15489 el ser parte de la norma ISO 30300 y convertir-

se en un verdadero sistema de gestión tal como los de calidad, ambiental etc. y pueda

por ende ser certificable y poder por fin establecer un Sistema de Gestión Documental

como tal.

* Luis Cárdenas Almonacid es Bachiller en Ciencias Económicas , egresado de la Carre-ra Archivística de la Escuela Nacional de Archiveros, con experiencia laboral en empre-sas e instituciones tanto públicas como privadas principalmente de servicios en el área de Administración de Documentos, Archivos y Normatividad. Docente de la Escuela Na-cional de Archiveros.

15 Comunicando /Jueves Archivístico

Exposición de la conferencia ‘Buenas Prácticas Para la Gestión Archivística’ del

29/11/2012

Lic. Juan José Príncipe Diestra *

Antecedentes Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y Protección de la Propiedad Inte-lectual – Indecopi.

Fue creado el 24 de noviembre de 1992 por Ley 25868. Entró en funciones el 08 de marzo del 1993. Se formó sobre la base del Ex Itintec. Sus principales funciones:

Velar por la sana y honesta competencia en el mercado y la protección de la propiedad intelectual El Archivo Central

Entró en funciones en el mes de Julio de 1993. Se conocía con el nombre de “Archivo General”. Su primera función fue la depuración del fondo documental del Ex Itintec. Funciones:

Custodiar el fondo documental de la institución y velar por la conservación del patrimonio documental.

Determinar las directivas y reglamentos para la organización del Archivo Central.

Fomentar una cultura organizacional para el cuidado y conservación de los documentos que conforman el fondo documental institucional.

Brindar un adecuado servicio de consulta y préstamo de documentos a los usuarios internos y externos.

La Norma ISO 9001:2008 ISO es la Organización Internacional para la Normalización que fue fundada en 1946 con sede en Ginebra, Suiza La norma ISO 9001 es la única de las normas internacionales sobre Gestión de la Cali-dad en donde se especifica los requisitos de un SGC.

LA EXPERIENCIA DEL ARCHIVO CENTRAL EN LA

APLICACIÓN DE LA NORMA ISO 9001


¿Qué beneficios obtenemos al implementar un SGC?

Fomentar una cultura de Calidad en el personal de la institución, orientada al servicio del cliente.

Involucrar a la organización en un proceso incesante de mejora continua. Mejorar la coordinación interna entre las áreas. Fomentar el trabajo en equipo. Racionalizar, simplificar y normalizar los procedimientos, mejorando la gestión

administrativa. Asegurar la repetibilidad de las tareas, con independencia del tiempo transcurri-

do desde la implantación del procedimiento o del trabajador que las realice. La continua mejora genera una ventaja competitiva frente a otras entidades

públicas. Fijar objetivos en el corto, mediano y largo plazo, y alcanzarlos a través de un

seguimiento periódico, corrigiendo las desviaciones detectadas.

Proceso de Implementación y Certificación de un SGC Inducción a la Alta Dirección.

Información sobre compromisos, beneficios, costos y plazos.

Diagnóstico Inicial. Evaluación de las actividades y documentación de la entidad con respecto a los re-

querimientos de la norma ISO 9001.

Capacitación del personal.

Entrenamientos básicos de calidad e ISO 9000 a todo el personal. Entrenamiento como auditores internos a personal seleccionado.

Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)

17 Comunicando/Ponencia

Elaboración de la Documentación. Manual de Calidad, Procedimientos, Instrucciones, Formatos y Modelos.

Implementación SGC. Poner en prácticas las actividades definidas.

Auditoría Interna / Pre auditoría. Evaluación de primera y tercera parte respecto del cumplimiento de los requisi-

tos de la norma ISO 9001. Auditoría de Certificación.

Evaluación de tercera parte respecto del cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001

Política y Objetivos de la Calidad

Según la Norma ISO 9000:2005 se define como Política de la Calidad y los Objetivos de la Calidad a los puntos de referencia para dirigir la organización. Ambos determinar los resultados deseados y ayudan a la organización aplicar los recur-

sos para alcanzar dichos.

La Documentación en el SGC


Misión y Visión MISIÓN

“Conservar en buen estado la documentación del Instituto manteniéndola organizada de tal forma que sea accesible a todas las áreas funcionales y administrativas”

VISIÓN “Consolidar el funcionamiento del Archivo Central buscando lograr un eficaz y eficiente

servicio de conservación y consulta de los documentos generados por la institución” Objetivos de Calidad para el Archivo Son objetivos de calidad para el Archivo Central:

Satisfacer las necesidades del ciudadano – usuario. Mejorar la eficiencia y eficacia del archivo. Aumentar la confianza de los usuarios frente a la custodia de sus documentos. Mejorar la imagen corporativa de la organización. Mejorar la participación de los empleados. Favorecer las buenas relaciones entre el personal de archivo.

Procedimientos del Archivo Central

Procedimiento para el traslado de documentos SAC-arc-01P. Procedimiento para la Organización Documental SAC-arc-02P. Procedimiento para la Consulta, Préstamo y Desarchivamiento de Expedientes

SAC-arc-03P. Procedimiento para la Transferencia de Documentos SAC-arc-05P. Procedimiento para la Revisión de Expedientes y Solicitud de Copias SAC-arc

07P. Procedimiento para la Gestión de Archivos Periféricos SAC-arc-08 P.

Formatos del Archivo Central

Registro de Entrega de Documentos F-ARC-01/1E. Etiquetas para las Cajas F-ARC-02/1ª. Solicitud de Préstamo de Documentos F-ARC-03/1E. Hoja Guía de Documentos F-ARC-04/1B. Inventario de Transferencia F-ARC-05/1B. Registro de Clientes Externos F-ARC-06/1A. Solicitud de Copias F-ARC-07/3B.

Directivas y Reglamentos

Directiva para la Organización Documental. Reglamento de Sala de Lectura de Expedientes. Manual de Fedatario y Certificación de Copias. Guía de Conservación de Documentos. Guía de Orientación a Usuarios. Clasificación para el Acceso a la Información de los Documentos del Archivo

Central Guía de Archivos Periféricos.

Herramientas Tecnológicas

Sistema de Archivo Central. Sistema de Indicadores de Gestión del Archivo Central. Intranet. Internet. Buscador


Mantenimiento y Mejora.

Auditorías internas. Informes de No Conformidades. Sugerencias/Quejas de los Usuarios. Evaluación continua de los proveedores. Revisión Anual del Sistema:

Acciones correctivas y preventivas. Plan de mejora.

El Licenciado Juan José Principe Diestra es Jefe del Archivo de Indecopi, Titulado en la

Universidad Federico Villarreal. Premio a la Excelencia en el Proceso de Certificación de

calidad ISO 9002. Colaborador en la Organización del Archivo de la Comisión Investiga-

dora de Delitos Financieros y Económicos del Congreso de la República del Peru. Ase-

sor del Proyecto de Organización del Archivo de la Comisión de Promoción del Peru-

PROMPERU, Jefe del Archivo Central del Instituto de Defensa de la Competencia y Pro-

tección de la Propiedad Intelectual (Indecópi).

Docente, Facilitador de la Escuela Nacional de Archiveros del Perú. Con Seminario Inter-

nacional de Normativa Archivística en América Latina y el Caribe.

Con Experiencia en Procesos Técnicos y Procedimientos Archivísticos, organizados Por

la Comisión de Archivos Universitarios en la Universidad del Pacifico.


La noche del viernes 14 último se clausuró con broche de oro el Curso Básico Es-pecial de Archivos para discapacitados en audición (sordos), la misma que contó con la presencia del Lic. Alfonso Maguiña M, Jefe Institucional del Archivo General de la Na-ción; del Sr. Francisco de Asís Barrera, Consejero Cultural de la Embajada de España; del Ing. Jorge Espino S., Director de la Escuela Nacional de Archiveros y; del Lic. Nor-man Berríos Silva, Director Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio del AGN, quienes presidieron la mesa de honor que se instaló para llevar a cabo dicho even-to en el Auditorio de la Escuela Nacional de Archiveros. En primer término hizo uso de la palabra el Ing. Jorge Espino, Director de la ENA, para dar la bienvenida a los invitados de honor así como a la distinguida concurrencia, haciendo un sucinto recuento del curso.

Posteriormente, expuso el Sr. Francisco de Asís Barrera en su calidad de Conse-jero Cultural de España, quien detalló la ayuda internacional que viene brindando el go-bierno español a través de la Cooperación Iberoamericana Programa ADAI que cofinan-ció conjuntamente con el AGN el dictado del Curso Básico Especial de Archivos y, además, destacó la importancia de este curso que beneficia a peruanos que muchas ve-ces no cuentan con el apoyo económico necesario para poder superar y tener la expec-tativa de ser incluido en el mercado laboral.

21 Comunicando/Proyecto Adai

SE CLAUSURÓ CURSO BÁSICO ESPECIAL DE ARCHIVOS PARA DISCAPACITADOS EN AUDICIÓN

Posteriormente, los estudiantes que concluyeron dicho curso asistieron acompa-ñados de sus padres o familiares y mostraron mucha algarabía al recibir los certificados correspondientes que acreditaban la aprobación del curso, de manos de las autoridades que presidian la mesa de honor.

Finalmente, clausuró el curso el Lic. Alfonso Maguiña en su calidad de Jefe Insti-

tucional del AGN, quien manifestó la voluntad que tiene su Despacho de realizar cursos

similares el próximo año a fin de cumplir con la política de inclusión social que nuestro

gobierno viene ejecutando en el país. Asimismo, remarcó la prolija labor que viene reali-

zando la Escuela Nacional de Archiveros en desarrollar cursos de capacitación para to-

da la comunidad de archiveros a través de los cursos programados sino fundamental-

mente a solicitud de las entidades públicas y privadas del país.

22 Comunicando/Proyecto Adai

Este año que termina nos muestra cifras contundentes sobre el rol que viene cumpliendo la ENA al servicio de la comunidad archivística, pues como vemos en las gráficas históricas por eventos y por participantes, en este año se han superado todas las expectativas, tal es así que se han realizado un total de 53 eventos académicos, superando en un 54.3% lo realizado el año pasado. Y si medimos por participantes a los eventos realizados por la ENA, observamos que han asistido 2,608 participantes, lo que representa un 149.0% superior a los participantes del año pasado.

Por otra parte, si analizamos el total de cursos, seminarios y talleres presenciales progra-mados, se han alcanzando la cifra record de 21 eventos y, más aún, en lo que se refiere a cur-sos, seminarios y talleres realizados a solicitud de instituciones públicas y privadas se llegaron a 22 eventos, superando en 83.3% lo realizado el año 2011. Igualmente, se dio los primeros pasos para la educación a distancia en la que se desarro-llaron 3 cursos, dos de ellos cursos básicos de archivos y 1 seminario taller. Asimismo, es ne-cesario destacar la institución de los “Jueves Archivísticos” por la actual gestión, habiéndose desarrollado 5 eventos del mismo con una espectacular acogida, pues al haberse superado la capacidad del auditorio de la Escuela, se vienen realizando los dos últimos en el Auditorio del Ministerio de Cultura.

23 Comunicando/Actualidad

2012 AÑO DE CONSOLIDACION DE LIDERAZGO DE LA ENA

Eventos se multiplicaron y diversificaron este año .

Finalmente, hay que resaltar el dictado del curso básico especial de archivos a personas discapacitadas como parte del Proyecto ADAI, en convenio con el gobierno de España, que ha posibilitado que los participantes puedan acceder a un puesto de trabajo en el mercado laboral.

Estas cifras reflejan plenamente la consolidación de liderazgo de la ENA en capa-citación y formación de archiveros, así como la buena gestión de la Escuela en este año bajo la égida del Lic. Alfonso Maguiña como Jefe Institucional del AGN – Perú y del Ing. Jorge Espino como Director de la ENA, que permiten prever que el próximo año 2013 será para la Escuela el año de la educación virtual para capacitar a toda la comunidad de archiveros en todo el país utilizando las modernas tecnologías de información y co-municación, apoyando de este modo la inclusión social propugnada por nuestro gobier-no.

24 Comunicando/Actualidad

El número de participantes creció notablemente el 2012.

El número de eventos creció durante el 2012.

Boletín Comunicando ENA 07

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