1
1
2 2
AUDITORÍA INTEGRAL A LA GESTIÓN DE DOCUMENTAL
AUDITORÍA
INTEGRAL A LA
GESTIÓN DE
DOCUMENTAL
Desde el enfoque sistémico
3 3
AUDITORIA INTEGRAL CON
ENFOQUE SISTÉMICO
4 4
Auditoría integral
Es el examen crítico, sistemático y detallado de los sistemas de información financiero, de gestión y legal de una organización, realizado con independencia y utilizando técnicas específicas, con el propósito de emitir un informe profesional sobre la eficacia eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos y el apego de las operaciones económicas a las normas contables, administrativas y legales que le son aplicables, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la misma.
La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva
de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.
La Auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva
de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.
5 5
Auditoría integral La Auditoria Integral implica la ejecución de un trabajo con un alcance o enfoque , por
analogia, de las auditorías financieras, de cumplimiento , de control interno y de gestión
AUDITORIA
INTEGRAL
AUDITORIA FINANCIERA
AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO DE LEGALIDAD
AUDITORIA DE GESTION
EFICACIA
EFICIENCIA
EFECTIVIDAD
AUDITORIA DE
HERRAMIENTAS DE
GESTION
CONTROL INTERNO
GESTION DECALIDAD,
GESTION AMBIENTAL,
GESTION DE SEGURIDAD INDUSTRIAL Y
SALUD OCUPACIONAL,
GETION DE ACTIVOS DE INFORMACION
GESTION DOCUMENTAL
ENTRE OTROS
SISTEMAS DE
Documentación
Documentación
POLÍTICA
SENSIBILIZACIÓ
N
CAPACITACIÓN
CONTROLES
PROCEDIMIENTOS
TECNOLOGÍA
SERVIDORES PÚBLICOS
INFO
RM
ACIÓ
N PRO
DU
CID
A Y
/O
RECIB
IDA
INSTRUMENTOS
Cuadro de Clasificación
Documental -CCD
Tabla de Retención Documental
TRD
Programa de Gestión Documental
PGD
Plan Institucional de Archivos
PINAR
Inventario Documental
Modelo de requisitos para la
gestión de documentos
electrónicos
Bancos terminológicos de tipos,
series y subseries documentales
Mapa de Procesos
Flujos documentales
Descripción de las funciones de
las unidades administrativas
Tablas de control de acceso
RIESGOS
7 7
Comparación de definiciones
Registro
“Documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas1”.
Registro
“Documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de
actividades ejecutadas1”.
Documento de archivo
“Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones2 ”.
Documento de archivo
“Registro de información producida o
recibida por una entidad pública o privada
en razón de sus actividades o funciones2 ”.
1. COLOMBIA. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA Norma Técnica de Calidad en la Gestión
Pública. Bogotá D.C.: ICONTEC, 2009. p. 14 (NTCGP 1000:2009).
2. COLOMBIA. CONGRESO DE COLOMBIA. Ley 594 del 2000 “por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones”. Artículo 3 definiciones. En: Diario Oficial 44084.
• Registro de información.
• Evidencia de actividades y
transacciones.
• Orígenes funcionales
8 8
Se ha
denominado
“análisis de
información”, “revisión
de información”,
“análisis de estado y
evaluación de
necesidades”, o “estudio
de la información
corporativa”,
Es clave para
identificar y
diagnosticar con
alcance
organizativo, más
allá de las fronteras
tradicionales de las
unidades y centros
de documentación
La auditoría de la información La auditoría de la información
las necesidades en materia de gestión de la información de
las organizaciones, de un departamento, un colectivo de
usuarios, una función, un proceso, etc.
9 9
La auditoría de la información La auditoría de la información
La auditoría de la información proporciona la base teórica y metodológica para planificar los recursos de información, evaluarlos y actuar en cualquier fase de la cadena de valor o del ciclo de vida de la información, de forma estratégica ex ante, durante o post evento a cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector, en el que la información tenga un papel central.
La auditoría de la información proporciona la base teórica y metodológica para planificar los recursos de información, evaluarlos y actuar en cualquier fase de la cadena de valor o del ciclo de vida de la información, de forma estratégica ex ante, durante o post evento a cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector, en el que la información tenga un papel central.
10 10
Constituye un diagnóstico sobre el uso de la información en un entorno organizativo y sobre su problemática concreta. Constituye un diagnóstico sobre el uso de la información en un entorno organizativo y sobre su problemática concreta.
La auditoría de la información La auditoría de la información
Es la herramienta qué permite identificar la información crítica o vital de una función u organización, para implantar regulaciones en las que tienen un papel relevante tanto la información y la documentación (es el caso de las diferentes leyes de transparencia informativa), como también la digitalización de procesos (por ejemplo en la administración electrónica) y permite también determinar el grado de cumplimiento de una determinada regulación o normativa, interna o externa
Es la herramienta qué permite identificar la información crítica o vital de una función u organización, para implantar regulaciones en las que tienen un papel relevante tanto la información y la documentación (es el caso de las diferentes leyes de transparencia informativa), como también la digitalización de procesos (por ejemplo en la administración electrónica) y permite también determinar el grado de cumplimiento de una determinada regulación o normativa, interna o externa
11 11
Comprende
componentes
de control
interno
De verificación y de identificación de
riesgos
Componentes de conducta informativa, que proporcionan el marco para entender el uso, los flujos y el valor de la información.
Componentes de conducta informativa, que proporcionan el marco para entender el uso, los flujos y el valor de la información.
La auditoría de la información La auditoría de la información
12 12
Uno de los ámbitos en los que la auditoría de información ha tenido un mayor desarrollo en los últimos años ha sido Uno de los ámbitos en los que la auditoría de información ha tenido un mayor desarrollo en los últimos años ha sido
El de la Gestión
Documental.
La auditoría de la información La auditoría de la información
13 13
La auditoría puede aplicarse antes de implantar un sistema de gestión documental (SGD),, La auditoría puede aplicarse antes de implantar un sistema de gestión documental (SGD),,
Puede ser una auditoría de implantación del SGD
Una auditoría de gestión de documentos en un marco de evaluación y mejora continua Una auditoría de gestión de documentos en un marco de evaluación y mejora continua
Una auditoría en relación con las normas ISO 30300. Una auditoría en relación con las normas ISO 30300.
La auditoría de la información La auditoría de la información
14 14
La auditoría de la información La auditoría de la información
Proporciona
Una evaluación objetiva
de las prácticas en
materia de gestión
documental
y de la forma en que
la información es
utilizada en una
organización.
15 15
¿Qué es Seguridad de la Información? ¿Qué es Seguridad de la Información?
La seguridad de la información considera la preservación de las siguientes características: La seguridad de la información considera la preservación de las siguientes características:
16 16
Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión
2.5.6 Gestión Documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta. Esta política es liderada por el Archivo General de la Nación cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000. Incluye el Programa de Gestión Documental, el cual debe estar articulado con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual de acuerdo con los siguientes procesos:
2.5.6 Gestión Documental Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta. Esta política es liderada por el Archivo General de la Nación cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000. Incluye el Programa de Gestión Documental, el cual debe estar articulado con el Plan Estratégico Institucional y en el Plan de Acción Anual de acuerdo con los siguientes procesos:
17 17
PASOS PARA IMPLANTAR UN SGD
18
NUMERAL 10. SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA
Periódicamente se debería realizar un control que garantice que los
procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos de archivo
son conformes con las políticas y requisitos de la organización y que se obtienen
los resultados previstos.
Dichas revisiones deberían tener en cuenta el rendimiento de la organización y la
satisfacción del usuario con el sistema.
El entorno normativo puede requerir que organismos externos lleven a cabo
operaciones de control y auditoría.
Los sistemas de gestión de documentos de archivo y los procesos relacionados
deberían modificarse si se considera que son inapropiados o ineficaces.
Se deberían documentar la conformidad y la supervisión de los sistemas y
conservar los informes resultantes.
15489-
1:2001
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su UTILIZACIÓN y conservación.
Herramientas de Gestión Pública
Articulo 3 Ley 594 de 2000 Numeral 3.29 NTCGP 1000:2004
Ciclo vital del documento: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final.
20 20
Comparación instrumentos
• Proceso o Función
• Documento asociado al proceso
• Actividad
• Nombre del formato
• Código del formato
• Nombre del registro o documento de archivo
• Definición
• Soporte
• Origen
• Localización original y copias
• Clasificación documental
• Unidad Administrativa Responsable
• Proceso
• Código
• Nombre del registro
• Soporte
• Información registrada en la TRD
• Dependencia
Listado Maestro de Registros -
LMR-
Inventario de los documentos que
proporcionan evidencia del desarrollo
de las actividades y/o funciones propias
de la entidad.
Cuadro de Caracterización Documental
Instrumento que relaciona la totalidad de la
producción documental de una entidad, en el cual
se identifican las relaciones de los documentos de
archivo (registros) con el sistema integrado de
gestión, el contexto de creación y su productor.
Cuadro de Caracterización Documental
Instrumento que relaciona la totalidad de la
producción documental de una entidad, en el cual
se identifican las relaciones de los documentos de
archivo (registros) con el sistema integrado de
gestión, el contexto de creación y su productor.
GESTIÓN DOCUMENTAL
15489-1:2001
ACTIVO DE INFORMACION
NTC-ISO/IEC 27001
NTC-ISO 30301
24 24
Guía de Auditoria para Entidades del Estado
25 25
GESTION DOCUMENTAL
26 26
CATEGORIA NORMA DESCRIPCION
INTERNACIONAL ISO 15489-1 Información and documentación – Records management
ISO 30301 Sistema de Gestión para los documentos
MOREQ modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo
ISO 9001 : 2008
ISO 2700 Sistema de Gestion de Seguridad de la Información
ISO 2005 Riestos de Activos de Información
ISO 14000 Sistema de Gestión Ambiental
ISO 18000 Sistema de Salud y Seguridad de la Informacion
ISO 26000 Responsabilidad Social
ISO 8000 Responsabilidad Social
CATEGORIA NORMA DESCRIPCION NACIONAL Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos
LEY 527 DE 1999
Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 039 de 2002 Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de la TRD
Acuerdo 042 de 2002
“Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000”.
Acuerdo 060 de 2001 Pautas para la administración de comunicaciones oficiales
Decreto 1145 de 2004 Disposiciones para desarrollar el Sistema General de Información Administrativa del Sector Público, SUIP
Decreto 2578 de 2012 Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos y se establece la Red Nacional de Archivos
Decretos 2609 de 2012
Por la cual se reglamenta parcialmente el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los articulos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011
LEY 962 DE 2005
Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.
Ley 1437 de 2011
Por el cual se expide el código contencioso administrativo, introduce el concepto de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica entre otras
Directiva Presidencial No 04 Eficiencia Administrativa y lineamientos de la política cero papel en la Administración Pública
Circular Externa No 002 Marzo 6 de 2012
Adquisicion de herramientas tecnologicas de gestión documental
NTCGP 1000: 2009 Norma Tecnica de Calidad para el estado colombiano
MECI 1000; 2005 Modelo Estandar de Control Inteno
DECRETO 2482 DE 2012 Lineamientos Generales para la Integración de la Planeación y Gestión
27 27
CATEGORIA NORMA DESCRIPCION DISTRITAL Decreto 475 de 2006 Por el cual se crea el Consejo Distrital de Archivos de Bogotá
Decreto 514 de 2006
Por el cual se establece que toda entidad publica del nivel distrital debe tener un Subsistema interno de Gestión Documental y Archivo como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público
Decreto 176 de 2010
Por el cual se definen los lineamientos para la conformación articulada de un Sistema Integrado de Gestión en las entidades el Distrito Capital y se asignan unas Funciones
Circular 002 de 2010
Cumplimiento de la Ley 594 de 2004, organización e implementación de archivos y fondos documentales acumulados
Decreto 652 de 2011
NTD-SIG 001 2011 Norma técnica distrital del sistema Integrado de Gestión
Circular 003 de 2013
Directrices para prevenir conductas irregulares relacionadas con incumplimiento de los manuales de funciones y de procedimiento de la perdida de elementos y documentos ´públicos
ARCHIVO DISTRITAL Guía de Procedimiento para la organización de fondos documentales acumulados
Guía de procedimientos la gestión documental basada en procesos
Gestión Documental enfocada a procesos
PROCEDIMIENTOS SG ENTIDAD Transferencias documentales
Recepción, registro, radicación, digitalización y distribución de comunicaciones oficiales
Atención de consultas, préstamos y devoluciones de documentos al archivo
Organización documental en el archivo de gestión.
Servicio de fotocopiado
Actos Administrativos
Atender solicitud de perdón y reparación simbólica - ley de justicia y paz
Elaboración, aplicación y actualización de tablas de retención documental.
29 29
30 30
31 31
Verificar que la Entidad diseño, elaboró , socializó en implemento los siguientes instrumentos archivísticos
CCD Cuadro de Clasificación Documental -CCD
TRD Tabla de Retención Documental TRD
PGD Programa de Gestión Documental PGD
PINAR Plan Institucional de Archivos PINAR
FUID Inventario Documental
Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos
Banco terminológicos Bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales
Mapa de Procesos Mapa de Procesos
Flujos Documentales Flujos documentales
Funciones dependencicas Descripción de las funciones de las unidades administrativas
Tablas de control de acceso
Mapa de Riesgos
Gestión de documento electrónico
Listado maestro de documentos
Listados maestro de documentos externos
Listados maestros de registros
Matriz Inventario de Activos de informacion
INSTRUMENTOS
CULTURA
RECURSOS
ORGANIZACION PROCESOS
ESTRATEGIA
ACCIONES DE MEJORA
INDICADORES
AUDITORIA
SEGUIMIENTO
ESQUEMA DE GESTIÓN INTEGRAL P P
H H
V V
A A DOCUMENTAR
33 33
Proceso Gestión Documental Actual
Producción Producción Recepción y Radicación Recepción y Radicación Distribución Distribución Trámite Trámite
Organización Organización Consulta Consulta Transferencia Transferencia Conservación y Disposición Final
Conservación y Disposición Final
Arc
hiv
o G
est
ión
Arc
hiv
o C
entr
al
1 2 3 4
5
6 7 8
34
CONTROLES CONTROLES
RECURSOS RECURSOS
REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS
CLIENTE
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS
OBJETIVOS
INSTITUCIONALES
PRODUCTOS Y
SERVICIOS:
satisfacción del
ciudadano y partes
interesadas
ENTRADAS SALIDAS
PROVEEDORES
COMUNICACION COMUNICACION
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
SENSIBILIZACION -
CAPACITACION
SENSIBILIZACION -
CAPACITACION
COMPROMISOS
ETICOS
COMPROMISOS
ETICOS
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS
PLANES PLANES
NORMAS
TECNOLOGIA TECNOLOGIA RIESGOS RIESGOS
POLÍTICA
PROCESOS: Estratégicos Misionales
PROCESOS: Estratégicos Misionales
PROCESOS: Apoyo Control
PROCESOS: Apoyo Control
35
PROCESO MISIONALES
P1 P2 P3 Pn
PROCESOS: Estratégicos
PROCESOS: Estratégicos
P4 P5 P6 Pn
PROCESOS: Apoyo Control
PROCESOS: Apoyo Control
CONTROLES CONTROLES
RECURSOS RECURSOS
DOCUMENTOS DOCUMENTOS
CLIENTE
NECESIDADES Y
EXPECTATIVAS
OBJETIVOS
INSTITUCIONALES
PRODUCTOS Y
SERVICIOS:
satisfacción del
ciudadano y
partes interesadas
ENTRADAS SALIDAS
PROVEEDORES
COMUNICACION COMUNICACION
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
P H VA
RIESGOS RIESGOS
COMPROMISOS
ETICOS
COMPROMISOS
ETICOS
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS
PLANES PLANES
NORMAS
POLÍTICA
36
PRECONTRATUAL CONTRACTUAL POSTCONTRACTUAL
P1 P2 P3 Pn
PROCESOS: Misionales
Estratégicos
PROCESOS: Misionales
Estratégicos
TH PTO FINC ALM
PROCESOS: Apoyo Control
PROCESOS: Apoyo Control
CONTROLES CONTROLES
RECURSOS RECURSOS
DOCUMENTOS DOCUMENTOS
CLIENTE
NECESIDADES DE
CONTRATACION
NECESIDADES DE
CONTRATACION
PLAN DE COMPRAS
Y/O DE
CONTRATACION
PLAN DE COMPRAS
Y/O DE
CONTRATACION
PRODUCTOS Y
SERVICIOS:
Recibido a
satisfacción ENTRADAS
SALIDAS
PROVEEDORES PROVEEDORES
COMUNICACION COMUNICACION
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
- P H VA
- $ - $
COMPROMISOS
ETICOS
COMPROMISOS
ETICOS
AUTOEVALUACION AUTOEVALUACION
QUEJAS Y RECLAMOS QUEJAS Y RECLAMOS
PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTOS
NORMATIVIDAD NORMATIVIDAD
PLANES DE
MEJORAMEINTO
PLANES DE
MEJORAMEINTO
PLANES PLANES
INDICADORES INDICADORES
TIS
37
Los auditores compararán los documentos con la
norma para asegurarse de que se adhieren a ella. Diga lo que hace,
Haga lo que dice,
Los auditores querrán ver si seguimos bien el
Sistema Documentado de Calidad. Querrán vernos
haciendo nuestro trabajo y compararlo con nuestros
procedimientos e instrucciones de trabajo
documentados .
Demuéstrelo,
Los auditores estudiarán nuestros registros para
comprobar si indican que hemos cumplido con
todos los requisitos en nuestro Sistema
Documentado de Calidad.
La Auditoría de Registro
38
Los auditores buscarán pruebas que
indiquen que estamos midiendo,
monitorizando y mejorando nuestro
Sistema de Gestión.
Y mejórelo
La Auditoría de Registro
39
• Tener un buen soporte legal para la demostración de las actividades realizadas y el cumplimiento de los requisitos legales;
• Permitir la supervisión del cumplimiento de las directrices de gobierno corporativo y la asunción de responsabilidades;
• Facilitar la gestión de los riesgos, incluyendo la gestión de la seguridad y la
continuidad del negocio en caso de desastre; • Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados,
los clientes y las partes interesadas actuales y futuras; • Optimiza la toma de decisiones y la consistencia operativa, manteniendo
la memoria de la organización son algunos de los beneficios que obtienen las organizaciones que deciden apostar por una buena gestión de sus documentos.
• Tener un buen soporte legal para la demostración de las actividades realizadas y el cumplimiento de los requisitos legales;
• Permitir la supervisión del cumplimiento de las directrices de gobierno corporativo y la asunción de responsabilidades;
• Facilitar la gestión de los riesgos, incluyendo la gestión de la seguridad y la
continuidad del negocio en caso de desastre; • Proteger los intereses de la organización y los derechos de los empleados,
los clientes y las partes interesadas actuales y futuras; • Optimiza la toma de decisiones y la consistencia operativa, manteniendo
la memoria de la organización son algunos de los beneficios que obtienen las organizaciones que deciden apostar por una buena gestión de sus documentos.
Por qué un Sistema de Gestión Documental Por qué un Sistema de Gestión Documental
40 40
• Impacta los procesos internos de la entidad
• Se tiene información disponible permanentemente
• Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades
• Da oportunidad en el servicio al cliente
• Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad
• Propicia un escenario para el ahorro de papel
• Impacta los procesos internos de la entidad
• Se tiene información disponible permanentemente
• Brinda elementos que incrementan la eficiencia en las actividades
• Da oportunidad en el servicio al cliente
• Concentra la información en un solo sitio y facilita su portabilidad
• Propicia un escenario para el ahorro de papel
Por qué un Sistema de Gestión Documental Por qué un Sistema de Gestión Documental
41 41
La gestión de documentos de archivo regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos de archivo en una organización incluye: a) el establecimiento de políticas y normas; b) la asignación de responsabilidades y competencias; c) la fijación y promulgación de procedimientos y directrices; d) la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso; e) el diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados; y f) la integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de negocio de la organización.
La gestión de documentos de archivo regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades. La gestión de documentos de archivo en una organización incluye: a) el establecimiento de políticas y normas; b) la asignación de responsabilidades y competencias; c) la fijación y promulgación de procedimientos y directrices; d) la prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso; e) el diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados; y f) la integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y los procesos de negocio de la organización.
4. Beneficios de la gestión de documentos de archivo 4. Beneficios de la gestión de documentos de archivo ISO 15489 ISO 15489
42 42
MUCHAS GRACIAS Oficina de Control Interno
Secretaría General
Alcaldía Mayor de Bogotá
MUCHAS GRACIAS Oficina de Control Interno
Secretaría General
Alcaldía Mayor de Bogotá
Ricardo Bogotá Camargo Ricardo Bogotá Camargo