Boardnox von Oodrive. Die Lösung für Boardkommunikation

FRANCE – BELGIUM – GERMANY– HONG-KONG - SPAIN– SWITZERLAND-BRAZIL

Sichere Filesharing-Lösung für Geschäftsleitung,Verwaltungs und Aufsichtsrat.

INHALTSVERZEICHNIS

1 MANAGEMENT SUMMARY

2

3

5

OODRIVE GROUP

ÜBERBLICK BOARDNOX LÖSUNG

HOSTING, SECURITY & KUNDEN SUPPORT

4 PROJEKTBESCHREIBUNG

1MANAGEMENT SUMMARYAnforderungen & Voraussetzungen

01 8/24/2016 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings 4

ANFORDERUNGEN AN EINE SICHERE UND MODERNE BOARD-KOMMUNIKATION

Optimale Unterstützung der Board-ProzesseKomfortable Zusammenstellung aller sitzungsrelevanter Unterlagen

Einfache und schnelle Erzeugung einer digitalen Sitzungsmappe

Komfortable Planung der Sitzungen: Tagesordnung, Teilnehmerkreis, Termin

Vertrauliche Kommunikation der Agenda und der Einladung an die Gremienmitglieder

Einfacher und sicherer Versand sensibler Dokumente, ohne die Kontrolle darüber zu verlieren

Nachvollziehbarkeit: revisionssicherer Audittrail

Archivierung aller Boardmeetings

Online-Abstimmungen im Umlaufverfahren & Sichere Chatfunktion

Hohe Usability und einfache Bedienbarkeit:Zugang per board-prozeßoptimierter Web Oberfläche: Komfortables und einfaches Handling

der Sitzungsunterlagen

Mobility: Für Board-Prozeße optimierte Mobile Apps

Hohe Verfügbarkeit der Boardlösung

Ausgefeilte Sicherheitsarchitektur: Applikation, Hosting & Betrieb

Schnelle und einfache Implementierung

Hervorragendes Preis- /Leistungsverhältnis & langfristiger Investitionsschutz

01 24/08/2016BoardNox - Secure Collaboration Solution

5

GLOBALE BOARD KOMMUNIKATION Studie 2014

Reuters 2014

12,358SEITEN

BOARD-KOMMUNIKATION WERDEN IN UNTERNEHMENØ JÄHRLICH PRODUZIERT

56 % DER BOARD MITGLIEDER

60 % DER UNTERNEHMENDRUCKEN IHRE BOARD-KOMMUNIKATION

IMMER NOCH AUF PAPIER AUS

VERSCHLÜSSELN NIEMALS ODER HÖCHSTENS UNREGELMÄßIG IHRE BOARD-KOMMUNIKATION

BRAUCHEN MEHR ALS 3 TAGEUM EIN BOARD-BUCH ZU ERSTELLEN

67 % DER UNTERNEHMENSIND BEIM THEMA CYBER CRIMINALITÄT

BESORGT ODER « SEHR BESORGT »

1 von 10

51 % DER UNTERNEHMEN

154 SEITEN LANGDAS DURCHSCHNITTLICHE BOARD-BUCH IST

BENÜTZEN KEINE SICHEREN DATEN ÜBERTRAGUNGSWEGEFÜR DIE BOARD-KOMMUNIKATION

WURDE SCHON MAL EIN HANDY, TABLET ODER LAPTOP GESTOHLEN, AUF WELCHEM BOARD-KOMMUNIKATION GESPEICHERT WAR

63 % DER UNTERNEHMEN

UNTERNEHMEN


FUNKTIONALE ANFORDERUNGEN AN EINE BOARDLÖSUNG

VORBEREITEN …

PLANEN…

KOMMUNIKATION……Meeting Agenda, Teilnehmerkreis, Meeetingort, etc.

TEILEN……vertraulicher Dokumente und Gewährleistung von Vertraulichkeit& Sicherheit

…und überprüfen der sitzungsrelevanten Boardunterlagen

…der einzelnen Sitzungen und Einladen der Teilnehmer zu den Board-, Aufsichtsratsitzungen, etc.

SICHERSTELLEN……der Kontrolle von verteilten und vertraulichen Dokumenten des Unternehmens

EINLADEN……von weiteren Teilnehmern für einzelne oder spezielle Meetingthemen

VERÖFFENTLICHEN…

…der Sitzungsprotokolle und von archivierten Sitzungsunterlagen


ERFOLGSFAKTOREN FÜR DIE ERFOLGREICHE EINFÜHRUNG EINER BOARDLÖSUNG

HOHE USABILITYDie Boardlösung muss einfach und möglichst ohneSchulungsaufwand zu bedienen sein

HOHE SICHERHEITDie Lösung muss sehr sicher sein und die Vertraulichkeit aller freigegebenen Dokumente zu jeder Zeit gewährleisten sein

PREMIUM SUPPORT UND SERVICEProfessionelle Hilfe und fachliche wie auch technische Unterstützung bei der Einführung und im laufenden Betrieb der Boardlösung

HOSTED IN EUROPADamit Ihre Daten durch das europäische Datenschutzrecht geschützt sind

UNABHÄNGIGKEIT VOM INTERNEN UNTERNEHMENSNETZWERKZur Vermeidung von internen Sicherheitslücken: Abschirmung der internen IT Administratoren und damit die Wahrung absoluter Vertraulichkeit


UNTERSTÜTZUNG JEDES PROZESSCHRITTES INNERHALB DER BOARDKOMMUNIKATION

VORBEREITUNG& ÜBERPRÜFUNG

VONDOKUMENTEN

MEETING PLANUNG

BOARDMEMBER

einladen

AGENDA

senden

AUSTAUSCH & TEILEN

vertraulicher Dokumente ANMERKUNGEN/

auf

Dokumenten

ZUGANG ZU DOKUMENTEN und NOTIZEN

ONLINE ABSTIMMUNGEN* VERÖFFENTLICHUNG

Protokoll und

Report

SECURE CHAT*

GÄSTE

einladen

SECURE CHAT*

*wenn dieser gemäß der Satzung des Unternehmens zugelassen ist.

2OODRIVE GROUP: Unternehmensprofil


OODRIVE GROUP: ÜBERBLICK

gegründet in

2000vertreten in 7 Ländern

Frankreich, Belgien, Schweiz, Deutschland, Spanien, Brasilien und Asien

Mehr als 15.000Kunden

(vom Kleinunternehmen bis zum Großkonzern)

Lösungen verfügbar in

14 SprachenNutzung in mehr als

90 Ländern 1.000 000Anwender

310 Mitarbeiter,

40% in R&D

15 JahreErfahrung in secure online

file-based applications


STARKES PARTNERNETZWERK

In mehr als 90 Ländern weltweit vertrauenzahlreiche Partner unsere Lösungen:

Operator Partners

Hosting Partners

IT Consulting Unternehmen(including Intrinsec, Telindus, Econocom)


OODRIVE SOLUTIONS: PORTFOLIO-ÜBERBLICK

Hochsichere File Sharing and Collaboration Lösungen:

Modul für die Medienbranche sowie Marketing- und Kommunikationsabteilungen

Modul für die Bau- und die Immobilienbranche

Hochsichere Unternehmenslösung für die Zusammenarbeit an vertraulichen und umfangreichen Dokumenten

Modul für M & A (Mergers & Acquisitions) Transaktionen

Modul für Board Kommunikation

Lösung für den gesicherten gemeinsamen Zugriff auf umfangreiche Dateien

02 138/24/2016 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings

AUSZUG AUS UNSEREN REFERENZEN WELTWEIT

Mehr als 2.500 Kunden nutzen unsere sicheren File Sharing und Collaboration Lösungen


AUSZUG BOARDNOX REFERENZEN

Ca. 100 Unternehmen nutzen bereits heute unsere sichere

Boardlösung BoardNox

3ÜBERBLICK BOARDNOX LÖSUNG


DIE BOARDNOX LÖSUNG

Der Erfolg von BOARDNOX basiert auf 3 wichtigen Grundsätzen:

1 2 3HOHE USABILITY

Anwendung, die einen sofortigen

Einsatz ohne Schulung

ermöglicht.

PROZESS-UNTERSTÜTZUNG

Eine Vielzahl von Funktionen, welche

die Anforderungen an sichere Board-

kommunikation sicherstellt.

HOHESICHERHEIT

Ein optimales Sicherheitsniveau, das den höchsten Kriterien

der Unternehmen Rechnung trägt.

03 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings

FREIGABEWORKFLOW FÜR SITZUNGSRELEVANTE DOKUMENTE

Dokument hinzufügen

Freigabeanfrage erstellen

Enddatum festlegen

Kommentar hinzufügen

Automatische Benachrichtung per E-Mail

Erinnerungsfunktion


FREIGABE VON DOKUMENTEN

Der Empfänger erhält automatisch eine entsprechende Aufgabe für die Dokumentenprüfung

Zugang zu den -entsprechend zu überprüfenden- Dokumenten

Durchführung der Dokumentenprüfung (zustimmen, ablehnen, enthalten)

Kommentierung der Entscheidung online

Möglichkeit der Initiierung einer Diskussion oder Chat zum Thema

Automatische Erinnerung der Entscheider an offene Freigabeaufgaben


OPTIMALER DOKUMENTENSCHUTZ

Dokumentenzugang abhängig von den Nutzerrechten:

View mode only (Lesemodus) Lesen und downloaden

Aktivierung eines dynamischen Wasserzeichens

Aktivierung eines erweiterterten Dokumentenschutzes von heruntergeladenen Dokumenten (DRM)

Über 300 verschiedene Formate werden unterstützt (Word, Excel, PPT, PDF, Plans Autocad, Images, Videos…)


ADMINISTRATION DER LÖSUNG

Boardnox bietet ein mehrstufiges Modell: Delegation der Administration

Supervisor (e.g. IT Admin)legt Sicherheitsniveaus und allgemeine Einstellungen fest, kann die Aktivität kontrollieren, hat aber keinen Zugriff auf die Dateien.

Verwalter (Boardofficer/ - secretary) betreut die Lösung, legt Nutzer an und verwaltet deren Zugriffs- und Bearbeitungsrechte; bereitet Sitzungen vor.

User (Boardmember)greifen auf vertrauliche Dokumente, Sitzungsmappen (Boardbooks) und persönliche Sitzungskalender (per Webbrowser / über sichere Boardnox Mobile Apps) zu.


SETUP DES SITZUNGS-TERMINS

Terminplanung (Datum, Ort, Beschreibung…)

Definition der Agenda

Themenspzifische Zuordnung der Sitzungsdokumente zu den Agendapunkten

Einladung der Teilnehmer

Themenspezifische Einladung von Teilnehmern möglich (nur zu bestimmten Themen)


VERWALTUNG DER BERECHTIGUNGEN

Festlegung der Dateiberechtigung für jeden Teilnehmer:

Leserecht (view only)

Dateien synchronisieren:

Offline Zugriff (Mobile App)Kommentarfunktion (Anmerkung, Notiz)


TABLET NUTZER: VIEW MEETING KALENDER

Übersicht über alle Sitzungen und deren Status

Filterfunktion nutzbar

Einblick in Themenstatus

Zugang zu Sitzungsmappen bzw. zusitzungsrelevanten Dokumenten

Zugang zu Anmerkungen/Notizen

Zugriff auf Benachrichtigungen


DETAILANSICHT SITZUNGSTERMIN

Teilnehmerübersicht

Teilnahmestatus

Meeting Details: Datum Uhrzeit, Ort, etc.

Terminbeschreibung


MEETING AGENDA

Detailansicht der Themen mit Kurzbeschreibung

Name der Referenten

Überblick über relevante Sitzungsdokumente


ZUGANG ZU SITZUNGSDOKUMENTEN: “AKTENKOFFER”

Für jedes im Aktenkoffer abgelegteDokument:

Offline Zugang & Nutzung

Sind Anmerkungen möglich

SECURE MESSAGING - CHAT

278/24/2016 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings

Organisation & Durchführung vertraulicher Diskussionen (Secure Chat)

Freie Wahl der Diskussionspartner(Vertraulichkeit)

Management der Diskussionsforen/ Chats je Meeting


VOTING TOOL: ONLINE ABSTIMMUNGEN

Möglichkeit der Organisation einer Abstimmung je Meeting

Verwaltung von Abstimmungen

Online-Publikation der Abstimmungsergebnisse

4PROJEKTBESCHREIBUNG: Implementierung BoardNox


PROJEKTBESCHREIBUNG

Projektbeschreibung: Implementierung Boardnox:Oodrive unterstützt seine Kunden bei der Einrichtung und Einführung der Boardlösung Boardnox. Das Projekt umfasst die Einführung eines Boardrooms für die Boardkommunikation innerhalb des Unternehmens und die Begleitung des Roll-Out. Nachfolgend werden die einzelnen Projektleistungen beschrieben:

Vorbereitung Board Workshop: Dauer ca. 1 PersonentagVorbereitung aller relevanten Informationen für den Workshop und Erstellung eines entsprechenden Demo-Boardrooms

Durchführung des Board-Workshops: (max. 2 Tage; 6 Stunden vor Ort pro Tag; maximal 5-6 Teilnehmer je Workshop)

Erstgespräch mit Projektbeteiligten, Klärung des Projektumfangs und des weiteren Vorgehens im ProjektVorstellung und Analyse des IST-Zustandes der heutigen Boardprozesse und Organisation (gelebte Praxis)Präsentation eines Beispiel-Boardroom und Vorstellung der wesentlichen Funktionalitäten von BoardnoxAuswahl der relevanten Funktionen und Definition der Sicherheitseinstellungen für den BoardroomAnpassen des Boardroom an das Corporate Identity mit CI Standardfarben und Kundenlogo/ Festlegung eigener URLFestlegen der Ordnerstruktur im Boardroom – Upload von BeispieldokumentenTraining des Kernteams des Kunden / Schulung der Boardroom Manager (Berechtigungssystem, Usermanagement)Schulung des Board Office: Sekretariat, Boardofficer, Assistenten (Dokumentenhandling etc.)Bei Bedarf spätere Schulung der Boardmembers (z.B. Boardnox App Bedienung: wesentliche Funktionen wie Annotationen, Secure Chat, Votingfunktion, etcKlärung technischer Fragestellungen: Bei on-premise Installation: Hardware und Software Anforderungen (Beistell-Leistungen Kunde)


Workshop Teilnehmer:Kernteam Kunde: Projektleiter u. Projektbeteiligte, Boardroom-Manager (-officer), IT-Administrator – optional (max. 5-6 Personen)Oodrive Consultant

Workshop Ergebnisse:Kundenspezifisch eingerichteter und konfigurierter Datenraum, der zum definierten Stichtag produktiv genutzt werden kannAnforderungsliste und Zeitplan (Workshop-Protokoll)Kurzanleitung für die Benutzung des Boardroom (wesentliche Funktionen) und Handbücher werden bereitgestelltProjektbericht und Konfigurationsübersicht

VIP Support und Begleitung des Roll-Out in den ersten Monaten der Produktivnutzung: Ca. 2 Personentage

PROJEKTBESCHREIBUNG


BEISPIELABLAUF KUNDENPROJEKT (anonymisiert)

Projektdauer: ca. 4 bis 6 Wochen ab Beauftragung

Going Live

1 2 3 4 5 6

Vorbereitung Board WS

Durchführung Board WS

Training Kernteam

Anpassung Dokumentation

Support & Feedback Phase

Übergabe Boardroom

Begleitung & VIP-Support

in ersten Monaten Produktiv-Nutzung

PROJEKT –> RISIKEN & GEGENMAßNAHMEN:

Wenig Akzeptanz der Lösung durch einzelne Boardmember oder Mitglieder des Kernteams

Beharren an “alten” und papierhaften Prozessen

Gegenmaßnahmen: Interne Kommunikation und Erläuterung der Vorzüge eines elektronischen Verfahrens: höhere

Sicherheit, Zeit- und Kostenersparnis, Management Attention, profesionelle Unterstützung von oodrive: Trainings,

Unterstützung auch in den ersten Monaten der Produktivnutzung

Einzelne wichtige Kernteam-Mitglieder sind stark durch Tagesgeschäft ausgelastet:

Gegenmaßnahmen: Frühzeitige zeitliche Planung & effiziente interne Kommunikation durch die Projektleitung ,

Management Attention, professionelle Unterstützung und enge Projektbegleitung durch Oodrive

5HOSTING, SECURITY & KUNDEN SUPPORT

05 BoardNox - Secure Collaboration Solution dedicated to Corporate Governance Meetings 34

3 UNTERSCHIEDLICHE HOSTING MODELLE

SAAS PRIVATE CLOUD ON-PREMISES

Shared

infrastructure,

hosted by

Oodrive

Datacenters in

EUROPE:

Switzerland,

Germany,

France,

…

Dedicated

infrastructure,

hosted by

Oodrive

Dedicated

infrastructure,

hosted by the

customer or in a

data center

chosen by the

customer


SAAS MODELL

Lokales Hosting: Schweiz, Deutschland, Frankreich, Belgien, Brasilien

Hohe Verfügbarkeit - 99.99% *

Daten- und System Backup in mehreren ISOzertifizierten Rechenzentren

Beschleunigte Datenübertragung: File Transfer mittelsAKAMAI Technologie

* Measurements made by an independent external organization


ON-PREMISES MODELL

Kundenspezifische Implementierung gemäß den Kundenanforderungen:

Redundante Serverinfrastruktur

Flexible Integration:LDAP-Integration (Active Directory, Open LDAP) Individuelle Anbindung an “Drittapplikationen” (durch APIs)

Kompatibel mit dem SAML V2 Protokoll.


STATE OF THE ART ARCHITEKTUR

Business ApplikationenOpen API Services für eine Integration in

bestehende Anwendungen

Single Sign-OnKompatibel mit demSAML V2 Protokoll

Directory ServicesIntegration mit Active Directory,

Open LDAP, etc.

SERVER


ZERTIFIKATE

Specifies requirements for establishing, implementing, maintaining and continually

improving an information security management system

within the context of the organization.(may 2015)

Secure Cloud Plus

Provide Cloud users and providers with a transparent framework for the protection

of customer data

Certification forData Protection

(in progress)


SICHERHEITS AUDITS

Interne Audits vor der Inbetriebnahme

Penetration testing based on the PTES standard (Penetration Testing Execution Standard)

Qualys scans

SQL Injection

Externe Prüfungen durchgeführt von einem Auditoren

Kunden Audits (mehrmals unterjährig)


ANWENDUNGSSICHERHEIT

Verschlüsselung mit Auswahl der Signatur (MD5, 160 Bit SHA1…)

Passwortregelung über das Kontroll-Board (Größe, Zeichenart...)

Detektion von Brute-Force-Attacken und E-Mail-Warnung an das Monitoring der Plattform

Starke Authentifizierung per SMS

Zugriffsverwaltung

SSL 256 Bit-Verschlüsselung (Class 3) für alle Dateitransfers

Sicherheit beim Transfer

Gesicherte Speicherung der Dateien durch Dateikomprimierung und Verschlüsselung der Daten, durch vom Kunden gewählte Passphrasen.

Auswahl des Verschlüsselungstyps (Triple DES 192 Bits, AES 256 Bits…)

Verschleierung des Dateibaums und der Dateinamen

Sicherheit der hinterlegten Dateien


ANWENDUNGSSICHERHEIT

Alle Aktionen im BOARDROOM werden protokolliert

Integrierte Nutzungsverfolgung

Umfassende Reporting Funktionalitäten mit Excel Export

Integrierter Audittrail und Nachvollziehbarkeit


HSM (Hardware security module)

Decryption

Encryption

HSM

Key holders

HARDWARE SECURITY MODULE


MOBILE SICHERHEIT

Zusätzliche Sicherheiten können zum Schutz

vertraulicher Daten auf mobilen Geräten verwendet

werden

Verschlüsselung des SSL-Kanals

Verschlüsselung gespeicherter Daten

Einstellung des PIN-Codes

Erzwingen der PIN-Code-Verwendung

Löschen nach X Versuchen

Blockieren der Funktion „Öffnen mit...“

Schreibschutz - keine Zwischenspeicherung

Ferngesteuertes Löschen (Remote Wipe)


SUPERVISION KONSOLE

Das Tool für ein Zentrales Deployment und Verwaltung der Lösung für übergeordnete Security Settings: Die IT hat keine Einsicht in die Inhalte des Boardroom=Admin Shielding!

Anlegen von Benutzerkonten

Passwortverwaltung

Aktivieren von Verschlüsselungsoptionen

Definieren von Nutzungsregeln

Einrichten von Filtern (Dateien und IP)

Einschränken von Zugriffs- und

Bearbeitungsrechten

Defaultmäßiges Erzwingen von Optionen für

das Plug-in des Mailsystems

Aktivieren des automatischen Löschens

Einschränken der Zugriffsrechte für den

Papierkorb

Verwaltung des Virenschutzes


DATENSICHERHEIT

Sichere und redundante Aufbewahrung aller Daten

Regelmäßige System- & Datenbackups

Zwei unabhängige Instanzen mit Disaster Recovery Funktion

Spiegelung aller Daten im Rechenzentrum

Alle Systeme sind redundant ausgelegt

24/7 Monitoring der Systeme

ISO 27001 + ISAE 3402 Type 1 Zertifizierungen


KUNDEN SUPPORT

“Vor-Ort”-Unterstützung bei der Einführung

Individuelle und maßgeschneiderte Trainings – auf Wunsch “Vor-Ort”

Dedizierte Online-Webinare zu verschiedenen Themen

Unterstützung in mehreren Sprachen (auch in D, E, FR, …)

24/7 Support-Option: Telefonisch und online

Sate of the Art Service Management (Ticketingsystem, Monitoringtools)

Premium-Service während der Einführung und des Betriebes der Lösung:

Oodrive - France26, rue du faubourg Poissonnière75010 PARIS

Oodrive - Belgium380 avenue Louise1050 BRUXELLES

Oodrive - Switzerland4-6 avenue Industrielle1227 GENEVE

Oodrive – SpainPríncipe de Vergara, 1328001 MADRID

Oodrive - GermanyRückertstrasse 480336 MÜNCHEN

Oodrive - Hong Kong15/F, 100 QRC Queen’s RoadCentral Hong Kong

Oodrive - BrazilRua Apeninos, 429, 4 andar-Sala 412Bela vista01533 000 SÃO PAULO