HUBUNGAN SISTEM INFORMASI DAN ORGANISASI Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Sistem Informasi Publik Disusun Oleh : Oliver J.M Turnip Melinda T Situmorang Ellen Yuni Widyawati Caroline Olivia Meylina Aulia Rosa Setia Kurniati Rizky Rahma Putri ILMU ADMINISTRASI PUBLIK FAKULTAS ILMU ADMINISTRASI UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2015 1
26
Embed
blog.ub.ac.idblog.ub.ac.id/caroline/files/2015/12/MAKALAH-MSIP.docx · Web viewmenghadapi era perdagangan bebas, peranan administrasi pemerintahan dan perijinan perkotaan menjadi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
HUBUNGAN SISTEM INFORMASI DAN ORGANISASI
Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Sistem Informasi Publik
Disusun Oleh :
Oliver J.M Turnip Melinda T Situmorang Ellen Yuni Widyawati
Caroline OliviaMeylina Aulia Rosa
Setia KurniatiRizky Rahma Putri
ILMU ADMINISTRASI PUBLIKFAKULTAS ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS BRAWIJAYAMALANG
2015
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan yang mencolok selama beberapa dasa warsa menjelang dimulainya
abad ke-21 ditandai dengan semakin pentingnya informasi dan pengolahan data di dalam
banyak aspek kehidupan manusia. Seiring dengan lajunya gerak pembangunan,
organisasi-organisasi publik maupun swasta semakin banyak yang mampu
memanfaatkan teknologi informasi baru yang dapat menunjang efektifitas, produktifitas,
dan efisiensi mereka.
Perkembangan teknologi informasi dalam hal ini teknologi komputer dapat
menunjang pengambilan keputusan di dalam organisasi-organisasi modern yang
memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat diselasaikan secara tepat,
akurat, dan efisien. Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan
terjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang
dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun
pimpinan pada semua jenjang.
Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para
manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh
informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses
pengambilan keputusan. Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya
internet, telah membawa setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan
lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet
dan jaringan teknologi informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara
elektronis. Para manajer sekarang ini dituntut kemampuan mereka untuk dapat
memanfaatkan informasi yang membanjiri organisasi dan membuat keputusan secara
tepat berdasarkan informasi tersebut. Termasuk juga dalam organisasi publik,
permasalahan utama dalam organisasi publik adalah masalah pelayanan publik.
Pelayanan publik menurut Thaha (1994:14) merupakan suatu kegiatan yang harus
mendahulukan kepentingan umum, mempermudah urusan publik, mempersingkat waktu
pelayanan, dan memberikan kepuasan kepada publik. Seiring dengan diberlakukannnya
otonomi daerah sejak dikeluarkannya UU No. 22 Tahun 1999 UU No. 32 Tahun 2004
yang memberi 2 hak dan kewenangan pada pemerintah daerah untuk mengukur dan
mengurus sendiri urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakatnya serta dalam
2
menghadapi era perdagangan bebas, peranan administrasi pemerintahan dan perijinan
perkotaan menjadi sangat penting. Keberhasilan pelaksanaan otonomi daerah sangat
ditentukan oleh kinerja administrasi pemerintahan dan perizinan, karena masyarakat
menilai baik buruknya otonomi daerah berdasarkan baik buruknya administrasi dan
perijinan.
Sementara itu era perdagangan bebas dan globalisasi juga menuntut tingkat kinerja
administrasi pemerintahan dan perijinan yang tinggi, karena administrasi pemeritahan
dan perijinan akan sangat mempengaruhi tingkat daya saing daerah dan juga produk-
produk daerah yang pada gilirannya akan sangat menentukan kinerja keuangan daerah
atau Negara (Ratminto, 2003). Beberapa studi menunjukkan bahwa akar permasalahan
administrasi pemerintahan dan perijinan kota adalah prosedur yang berbelit-belit dan
tidak transparan. Sehingga konsep birokrasi lebih dikenal dan diartikan sebagai suatu
yang menyusahkan karena rumit, tidak efisien dan korup.
Oleh karena itu prosedur pemerintahan dan perijinan perkotaan merupakan salah satu
hal yang harus dikelola secara lebih baik demi untuk meningkatkan keberhasilan
pelaksanaan otonomi daerah dan memenangkan persaingan di era globalisasi ini
(Ratminto, 2003). Pemenuhan hak orang lain (masyarakat) yang merupakan tujuan dari
fungsi pelayanan publik harus terus ditingkatkan, baik dari sisi kualitas maupun dari sisi
kuantitas. Sisi kuantitas dapat dilakukan dengan memperbanyak jumlah masyarakat yang
dapat dilayani dan menambah waktu pelayanan, sedangkan sisi kualitas dapat dikurangi
dengan mengurangi kesalahan pelayanan, mempercepat pelayanan, dan kemudahan
pelayanan.
Beberapa studi dilakukan terkait dengan kepuasan pelanggan terhadap kualitas
pelayanan publik. Diantaranya dilakukan oleh Ratminto (2003) dengan melakukan
survey kepuasan pelangan di Unit Pelayanan Terpadu Perijinan Satu Atap (UPTPSAP)
Kecamatan Sleman menyimpulkan bahwa pelayanan perizinan berjalan secara lambat
yang disebabkan karena panjangnya prosedur pelayanan dan berbelit-belit, tidak
transparan ditambah lagi dengan penilaian tentang kemampuan aparat yang masih
rendah, sehingga konsep birokrasi lebih dikenal dan diartikan sebagai seuatu yang
menyusahkan karena berbelit-belit, tidak efisien dan korup.
Selain itu menurut Dwiyanto (2001:1) hasil survey menunjukkan bahwa 59%
masyarakat pengguna pelayanan menilai pelayanan publik buruk. Dan masih dijumpai
berbagai bentuk patologi birokrasi seperti kelambatan dan sebagainya. Untuk
mendukung pemenuhan kebutuhan tersebut dan upaya mengantisipasi perubahan dan
3
perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi khususnya pemanfaatan teknologi
informasi instansi pemerintah selaku penyelenggara pelayanan publik menerapkan E-
government (electronic government).
Pengembangan E-government merupakan upaya mengembangkan penyelenggaraan
pemerintahan yang berbasis (menggunakan) elektronik dalam meningkatkan kualitas
layanan publik secara efektif dan efisian (Instruksi Presiden No.3/2003 tentang kebijakan
dan strategi nasional). Perkembangan birokrasi selanjutnya akan mengacu pada
knowledge and skill dengan kebutuhan kerja tim. Oleh karena itu Team dan Information
Technology merupakan 2 hal yang sangat penting dalam pengembangan organisasi (Don
Makin Susan. G, 1998 dalam Kaiman Turnip, 2003). Dengan Global Network, Sistem
Informasi Birokrasi, Sistem Informasi Manajemen, dalam pengambilan keputusan akan
bersifat terbuka dan transparan serta diakses oleh berbagai lapisan sehingga informasi
dapat menyebar merata.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang tersebut, rumusan masalah dari makalah ini yaitu:
1. Apakah perbedaan organisasi publik dan bisnis?
2. Bagaimana sistem informasi mempengaruhi organisasi?
3. Bagaimana kerangka sistem informasi publik?
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Sistem informasi manajemen (SIM), dalam istilah bahasa Inggris sering disebut
management information system (MIS), merupakan penerapan sistem informasi di dalam
organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan
manajemen.
Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan
yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada
semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran
dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat
memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam
proses pengambilan keputusan. Pada era globalisasi pelayan publik dituntut untuk efisien
dan efektif hal ini terjadi karena adanya kebutuhan masyarakat yang meningkat sehingga
dibutuhkan sistem management yang terintegrasi dengan sistem informasi.
Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkan terjadinya perubahan
yang cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh
manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada
semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran
dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat
memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam
proses pengambilan keputusan.
Meningkatnya penggunaan teknologi informasi, khususnya internet, telah membawa
setiap orang dapat melaksanakan berbagai aktivitas dengan lebih akurat, berkualitas, dan
tepat waktu. Setiap organisasi dapat memanfaatkan internet dan jaringan teknologi
informasi untuk menjalankan berbagai aktivitasnya secara elektronis. Para manajer di
berbagai organisasi juga diharapkan dapat dengan lebih mudah untuk menganalisis
kinerjanya secara konstan dan konsisten dengan pemanfaatan teknologi informasi yang
tersedia.
Sistem informasi manajemen (management information system atau sering dikenal
dengan singkatannya MIS) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi
5
untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan
manajemen. SIM (sistem informasi manajemen) dapat didefenisikan sebagai kumpulan
dari interaksi sistem-sistem informasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan
mengolah data untuk menyediakan informasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian.
Secara teori, komputer tidak harus digunakan di dalam SIM, tetapi kenyataannya
dewasa ini tidaklah mungkin SIM yang komplek dapat berfungsi tanpa melibatkan
elemen komputer. Lebih lanjut, bahwa SIM selalu berhubungan dengan pengolahan
informasi yang didasarkan pada komputer (computer-based information processing).
SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi. SIM tergantung dari besar
kecilnya organisasi dapat terdiri dari sistem-sistem informasi sebagai berikut :
a. Sistem informasi akuntansi (accounting information system),menyediakan
informasi dari transaksi keuangan.
b. Sistem informasi pemasaran (marketing information system), menyediakan
informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran,
kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan
dengan pemasaran.
c. Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information
system).
d. Sistem informasi personalia (personnel information systems)
e. Sistem informasi distribusi (distribution information systems)
f. Sistem informasi pembelian (purchasing information systems)
g. Sistem informasi kekayaan (treasury information systems)
h. Sistem informasi analisis kredit (credit analiysis information systems)
i. Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development
information systems)
j. Sistem informasi teknik (engineering information systems)
Semua sistem-sistem informasi tersebut dimaksudkan untuk memberikan informasi
kepada semua tingkatan manajemen, yaitu manajemen tingkat bawah (lower level
management), managemen tingkat menengah (middle level management) dan
manajemen tingkat atas (top level management). Top level management dengan executive
management dapat terdiri dari direktur utama (president), direktur (vise-president) dan
6
eksekutif lainnya di fungsi-fungsi pemasaran, pembelian, teknik, produksi, keuangan dan
akuntansi. Sedang middle level management dapat terdiri dari manajer-manajer devisi
dan manajer-manajer cabang. Lower level management disebut degan operating
management dapat meliputi mandor dan pengawas. Top level management disebut juga
dengan strategic level, middle level management
Ruang lingkup SIM sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”,
“informasi”, dan “manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling
berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu
tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-
departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi,
promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan
konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.
Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem
tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan
yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang
ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan
kebutuhannya masing-masing.
Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola
perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan),
mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem
informasi manajemen, antara lain :
1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang
efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai
apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa
yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk
laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika.
7
Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka
membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan
tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan
keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan,
operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996)
8
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Perbedaan Organisasi Publik dan Organisasi Swasta