BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİKOORDİNASYON BİRİMİ Uygulama Esasları Araştırmacı Bilgilendirme Kılavuzu 2019
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ KOORDİNASYON BİRİMİ
Uygulama Esasları Araştırmacı Bilgilendirme Kılavuzu
2019
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
1
İletişim Bilgileri
İletişim Adresi Beytepe
Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon
Birimi Beytepe Kampüsü Rektörlük Binası 5. Kat, Beytepe, Ankara
Telefon (0312) 297 61 33
(0312) 297 61 36
(0312) 297 6540
(0312) 297 6541
(0312) 297 6542
İletişim Adresi Sıhhiye
Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi
Sıhhiye Kampüsü İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı Binası 1. kat, Sıhhiye,
Ankara
Telefon (0312) 305 21 38
Faks (0312) 297 61 36
E- posta [email protected]
Web sitesi http://www.research.hacettepe.edu.tr
http://apsis.hacettepe.edu.tr/Default2.aspx
http://apsis.hacettepe.edu.tr/Login.aspx
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
2
Önsöz
Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinasyon Birimi tarafından desteklenen
projelerin amacı, Üniversitemizde temel bilimler, uygulamalı bilimler ve sanat alanlarında araştırmalar ile bu
alanlarda akademik gelişime yönelik çalışmalara destek olmaktır. BAP Koordinasyon Birimi tarafından
desteklenen projeler, Üniversitenin bilim ve sanat politikaları doğrultusunda öncelikli araştırma alanları ve
konularının belirlenmesinde yol gösterecek nitelikte olmalıdır. BAP Koordinasyon Birimi destekli özgün proje
sonuçlarından elde edilecek yaygın etkiye sahip yayın ve patent gibi çıktıların ülkemizin teknolojik, sosyal,
ekonomik ve kültürel kalkınmasına yarar sağlaması beklenmektedir. BAP Koordinasyon Birimi desteklerinin
kullanılmasındaki temel ilke, Üniversitemizin tüm birimlerinin ve farklı alanlarının desteklenmesine olanak
sağlayacak şekilde dağıtılmasıdır.
Bu uygulama esasları, Hacettepe Üniversitesi akademik personeline, proje destek türleri ve projelerin başvuru,
yürütülme ve sonlandırma ile değerlendirme süreçlerinin işleyişi hakkında bilgi vermek amacıyla hazırlanmıştır.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
3
İçindekiler
Genel İlkeler 4
Proje Başvuru Süreci 9
Proje Süreci 11
TABLOLAR
Tablo 1. Proje türüne göre 2019 yılı başvuru takvimi 13
Tablo 2. Proje türüne göre 2018 yılında desteklenen giderler ve bütçe üst sınırları
Tablo 2. Proje türüne göre 2019 yılında desteklenen giderler ve bütçe üst sınırları 14
Tablo 3. Proje türüne göre sisteme yüklenmesi ve birime teslim edilmesi gereken belgeler 17
EKLER
EKLEREk 4 Etik kurul onayı ile ilgili yardımcı bilgiler
Ek 1. Başvuru belgeleri ile ilgili yardımcı bilgiler 19
Ek 2. Proje süreci ile ilgili yardımcı bilgiler 24
Ek 3. Proje sonuçlandırma ile ilgili yardımcı bilgiler 29
Ek 4. Etik kurul /Komisyon onayı ile ilgili yardımcı bilgiler 30
Ek 5. Seyahat giderlerinin karşılanması ile ilgili yardımcı bilgiler 32
Ek 6. Personel çalıştırma ile ilgili yardımcı bilgiler 35
Ek 7. Bursiyer çalıştırma ile ilgili yardımcı bilgiler 37
Ek 5 Seyahat giderlerinin karşılanması ile ilgili yardımcı bilgiler Ek 6 Atıf sayıları
ile İlgili Yardımcı Bilgiler
Ek 7 Personel Çalıştırma ile İlgili Yardımcı Bilgiler
Ek 8 Akademik Olan ve Olmayan Konferansların Nitelikleri ve Örnekler
Ek 9 Makalenin Yayımlandığı Derginin Q1 veya Q2 Olduğunu Tespit Etmek İçin Bilgiler
Ek 8. Akademik olan ve olmayan konferansların nitelikleri ve örnekler 39
EK 9 . Makalenin yayımlandığı derginin hangi çeyrekte (Q1 veya Q2) yer aldığını
saptamaya yönelik bilgiler 41
EK 10. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından ödemesi yapılacak Bilimsel ve
Sanatsal Etkinliklere Katılım, Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme, Eğitim Programlarının
Akreditasyonu ve Bilimsel Dergi konularındaki destekler ile ilgili bilgiler 43
AB projeleri için faydalı bilgiler
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
4
GENEL İLKELER
Tanım ve Kapsam
Bilimsel Araştırma Projeleri (BAP) Koordinasyon Birimi tarafından sağlanan proje destekleri, bu belgede
belirtilen uygulama esaslarına bağlı kalınarak yürütülür BAP Komisyonu gerekli gördüğü hallerde uygulama
esaslarında değişiklik yapar ve yönergede belirtilmeyen hususlarda karar verir. Proje destek başvurusu
yapacak araştırmacıların BAP Koordinasyon Birimi Uygulama Yönergesini ve ek olarak verilen açıklamaları
dikkatle okumaları beklenmektedir.
Proje Ekibi
Proje yürütücüsü ve projede görev alan araştırmacılardır.
Proje Yürütücüsü
Projeyi teklif eden; hazırlanmasından, yürütülmesinden ve sonlandırılmasından sorumlu olan öğretim üyeleri
ile doktora, tıp ve diş hekimliğinde uzmanlık ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış Üniversitemiz
mensubu akademik personeldir. İdari personel proje yürütücüsü olamaz.
Araştırmacı
Bilimsel araştırma projesinin yürütülebilmesi için proje yürütücüsü tarafından proje ekibinde yer verilen
öğretim elemanları; teknik kadrolarda görevli idari personel, proje konusu ile ilgili yüksek lisans, doktora, tıp
ve diş hekimliğinde uzmanlık, sanatta yeterlik veya diğer lisansüstü öğrenim görmekte olan öğrenciler ile
eğitimlerini tamamlamış ve uzmanlığı nedeniyle projede görev verilen kişilerdir. Araştırmacıların
Üniversitemiz personeli veya öğrencisi olması zorunlu değildir. Ancak Üniversitemiz dışından olan araştırmacı
sayısı toplam araştırmacı sayısının %50’sini geçemez.
Araştırma ve Yayın Etiği
Proje ekibi Hacettepe Üniversitesinin araştırma ve yayın etiği ile ilgili kurallarına
(http://www.etikkurul.hacettepe.edu.tr/yayinetigi/YOKYonerge.pdf) uymakla yükümlüdür. Desteklenen
projelerden üretilen tüm yayınlarda (makale, tez, rapor, bildiri gibi) BAP Koordinasyon Birimi desteği proje
numarası ile açıkça belirtilmek zorundadır. Aksi durumunda proje ekibinde görev alan Üniversite personeli üç
yıl süre ile BAP Koordinasyon Birimi desteklerinden yararlanamaz.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
5
Proje Türleri
1. Kapsamlı Araştırma Projeleri (KAP)
Tamamlandığında ilgili alanda önemli yenilikler çıkarma potansiyeli olan, özgün değeri yüksek,
yaygın etkisi ve katma değeri olan bilimsel ve sanatsal araştırma ve geliştirme projeleridir. Kapsamlı
araştırma projelerinde sarf malzeme, makine-teçhizat, hizmet alımı, personel ve seyahat giderleri
karşılanabilir. Kongre, konferans vb. bilimsel etkinliklere katılım, araştırmaların konularının
geliştirilmesi, araştırmalarda ulusal ve uluslararası ortak sayısının artırılması, araştırmanın
yönteminin geliştirilerek sonuçlarının sunulması gibi gerekçelerle bütçede seyahat kalemine yer
verilebilir. Proje bütçesi üst limiti belirli dönemlerde BAP Komisyonu tarafından belirlenir. Bu
kapsamdaki projeler için belirlenen üst limitler, alınacak demirbaş malzemelerin HÜNİTEK/Merkez
Laboratuvarı bünyesinde kullanılacak olması durumunda BAP Komisyonu tarafından artırılabilir.
Proje kapsamında alınan tüm cihazların kullanımı, ilgili laboratuvardaki çalışmayı aksatmamak ve
gerekli sarf malzemelerin alınması koşuluyla tüm üniversitemiz araştırmacılarının kullanımına
açıktır (Söz konusu beyan formu başvuru sırasında eklenmelidir). Projenin amaç ve içeriğine göre
bütçe kalemlerinin dağılımının dengeli olması gözetilir. Değerlendirme sonucunda araştırmanın
gereği olan tüketim malzemelerinin ihtiyaçtan fazla yazılması ve bütçe üst limitini doldurmak
amacıyla farklı bütçe kalemlerinin eklendiğinin değerlendirme sonucunda belirlenmesi halinde
projenin niteliğine bakılmaksızın destek başvurusu reddedilecektir.
2. Öncelikli Alan Araştırma Projeleri (ÖNAP)
Bilim Kurulu’nun belirlediği öncelikli alanlar da dikkate alınarak BAP Komisyonu tarafından
önerilen ve Rektör tarafından onaylanan öncelikli alanlarda, diğer destek programlarından daha
yüksek bütçe ile desteklenebilen projelerdir. Bu kapsamdaki projelerin çok disiplinli olması tercih
nedenidir. Bu destek programı için başvuru yapacak araştırmacının daha önce en az bir TÜBİTAK
1001, 1003, 1007 veya AB destekli araştırma projesini yürütmüş ve projeyi başarıyla
sonuçlandırmış olması tercih nedenidir.
3. Katılımlı Araştırma Projeleri (KTP)
Yurtiçindeki üniversiteler, kamu kurumları veya özel sektör kuruluşlarının katılımıyla ulusal;
yurtdışından üniversiteler, araştırma enstitüleri, özel sektör ve uluslararası kar amacı gütmeyen
kurum ve kuruluşların katılımıyla uluslararası kapsamda ortak yürütülecek bilimsel ve sanatsal
araştırma ve geliştirmeye yönelik kapsamlı projelerdir. Bu tür projelerde, işbirliği yapılan kuruluşun
bütçeye (personel, ayni ve/veya nakdi vb.) katkıda bulunması beklenir. Katılımlı araştırma
projelerinde sarf malzemesi, makine-teçhizat, hizmet alımı, personel ve seyahat giderleri
karşılanabilir. Projenin amaç ve içeriğine göre bütçe kalemlerinin dağılımının dengeli olması
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
6
gözetilir. Değerlendirme sonucunda araştırmanın gereği olan tüketim malzemelerinin ihtiyaçtan
fazla yazılması ve bütçe üst limitini doldurmak amacıyla farklı bütçe kalemlerinin eklendiğinin
belirlenmesi halinde projenin niteliğine bakılmaksızın destek başvurusu reddedilecektir.
4. Lisansüstü Tez Projeleri (TEZ)
Lisansüstü tezlerini kapsayan ve tez danışmanı olan öğretim üyesinin öğrencileri ile yürüttüğü
araştırma projeleridir. Tez projelerinin yürütücüsü, tez danışmanıdır. Lisansüstü tez
danışmanlarının yürütücülüğünde, Üniversitemizde lisansüstü eğitim alan Araştırma Görevlileri,
Öğretim Görevlileri ve araştırmacıların tez çalışmalarının gerçekleştirilmesi için gereksinim
duyulan makine-teçhizat, sarf malzemesi, hizmet alımı ve seyahat giderlerinin, BAP Koordinasyon
Birimi tarafından belirlenen bütçe limitlerine uygun olarak, talep edebileceği ve tez süresi
içerisinde bir kez kullanılabilecek araştırma projeleridir. Kongre, konferans vb. bilimsel
etkinliklere katılım, araştırmaların konularının geliştirilmesi, araştırmalarda ulusal ve uluslararası
ortak sayısının artırılması, araştırmanın yönteminin geliştirilerek sonuçlarının sunulması gibi
gerekçelerle seyahat kalemine bütçede yer verilebilir. Bu destekten yararlanan lisansüstü
öğrencilerinin tezlerinde ve tezden üretilen yayınlarda BAP Koordinasyon Birimi desteğini açıkça
belirtmesi gerekir. Lisansüstü tez projelerinin sonuçları için yayın koşulu öngörülmeyen enstitü
veya fakültelerde yürütülen tez projelerinin sonuçlarının ulusal veya uluslararası hakemli
dergilerde yayımlanması beklenir. Bu yayınlarda BAP Koordinasyon Birimi desteğinin açıkça
belirtmesi gereklidir.
5. Hızlı Destek Projeleri (HZP)
Kapsamlı araştırma projesine dönüşme potansiyeli bulunan, BAP Komisyonu tarafından
belirlenerek BAP Uygulama Esasları ile duyurulan kısa süreli ve düşük bütçeli araştırmaların
desteklenmesi için gereksinim duyulan sarf malzemesi, makine-teçhizat ve hizmet alımı giderlerinin
karşılanmasına yönelik projelerdir. Kongre, konferans vb. bilimsel etkinliklere katılım,
araştırmaların konularının geliştirilmesi, araştırmalarda ulusal ve uluslararası ortak sayısının
artırılması, araştırmanın yönteminin geliştirilerek sonuçlarının sunulması gibi gerekçelerle seyahat
kalemine bütçede yer verilebilir. Değerlendirme sonucunda araştırmanın gereği olan tüketim
malzemelerinin ihtiyaçtan fazla yazılması ve bütçe üst limitini doldurmak amacıyla farklı bütçe
kalemlerinin eklendiğinin belirlenmesi halinde projenin niteliğine bakılmaksızın destek başvurusu
reddedilecektir.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
7
6. Araştırma Altyapısı Projeleri (AYP)
Üniversitenin bilimsel/sanatsal araştırma altyapısının geliştirilmesi ve araştırma potansiyelinin
yükseltilmesi amacıyla bilimsel araştırma kriterlerine uygun olarak hazırlanan projelerdir.
Hacettepe Üniversitesinin araştırma ve eğitim altyapısının geliştirilmesi amacıyla yürütülen bu
projelerde projenin önerildiği birimin sorumlusunun yürütücü ya da araştırmacı olarak proje
ekibinde yer alması gereklidir. Araştırma Altyapısı projelerinde sarf malzemesi, makine-teçhizat,
seyahat ve hizmet alımı giderleri karşılanabilir. Başvurularda proje önerisi formunun bilimsel
araştırma kriterlerine uygun olarak ve önerilen bütçenin araştırma altyapısına nasıl hizmet edeceği
detaylandırılarak doldurulmalıdır. Bütçe kalemlerinin dağılımına ve proje niteliğine katkısına BAP
Komisyonu tarafından karar verilir.
7. Çağrılı Projeler (ÇAP)
Rektörün veya BAP Komisyonu’nun, üniversitemiz ve/veya ülkemiz için önem arz eden konularda
araştırmaların yapılması amacıyla, konu ve koşullarını belirlemek suretiyle Üniversitemiz
kadrosundan konunun uzmanı bilim insanlarına hazırlatacağı özel projelerdir. Proje konuları,
başvuru tarihleri, koşulları, bütçeleri Bilimsel araştırma Projeleri Koordinasyon Birimi tarafından
“Çağrı Kapsamı” na uygun olarak ilan edilir.
8. Kariyer Başlangıç Destek Projeleri (KBP)
Üniversitemizde son iki yıl içerisinde Dr.Öğr.Üyesi olarak atanmış bulunan öğretim üyelerinin
araştırmalarının desteklenmesine yönelik projelerdir. Araştırmacılar Kariyer Başlangıç Destek
Projesi kapsamında kariyeri boyunca yalnızca bir kez destek alabilirler.
9. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri (UİP)
Üniversitemiz BAP Koordinasyon Birimi Uygulama Esaslarında Genel İlkeler altında belirtilen proje
yürütücüsü tanımına uyan araştırmacıların uluslararası düzeyde tanınmış olan dünyanın önde
gelen üniversitelerinde veya araştırma merkezlerinde ilgili kuruluşlardan araştırmacılarla işbirliği
içerisinde yürütecekleri araştırma projeleridir. Bu kapsamda uluslararası yetkinliğe sahip
üniversitelerin araştırmacı öğretim elemanlarının ders verme, araştırma yapma ve geliştirme gibi
bilimsel faaliyetlerde bulunmak üzere Üniversitemizdeki ilgili faaliyetlere katılması desteklenebilir.
Araştırmacılara, konusunda dünyanın önde gelen araştırma kuruluşlarında yürütecekleri inceleme,
araştırma ve geliştirme imkanı vermek için desteklenen bu projelerde destek süresi en fazla 3
aydır. Bu proje türünde, bulunulan yıl veya bir önceki yılda Academic Ranking of World Universities
(ARWU, http://www.shanghairanking.com/) veya Times Higher Education World University
Rankings (THE, https://www.timeshighereducation.com/world-university- rankings) sıralama
sistemlerine göre genel dünya sıralamasında veya araştırma alanlarına göre sıralamada ilk 200’de
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
8
yer alan üniversitelerde yürütülecek araştırma çalışmaları öncelikli olarak desteklenmektedir.
Araştırmacının, işbirliği kapsamında yurtdışında yapacağı çalışmaları, bir araştırma projesi önerisi
olarak düzenlemesi ve yurt dışındaki ilgili birimin yetkilisi tarafından bu araştırma projesinin
kapsamını da içeren kabul mektubunu ve Anabilim Dalı Başkanı’nın onay yazısını sunması şarttır.
Ayrıca gerekli ise yasal izinlerin, etik kurul onaylarının ve destek mektuplarının başvuru sırasında
sunulması gerekmektedir.
Yürütücü bu destekten kariyeri boyunca ilk desteğin sonuçlanmasından en az bir sene sonra olmak
üzere en fazla iki kez yararlanabilir. Destek bütçesi, seyahat kaleminden oluşur. Uluslararası
Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteğinden yararlanan proje yürütücülerinin dönüşlerinden itibaren
en geç 6 ay içerisinde Üniversite/Fakülte/Bölüm/Ana Bilim Dalı düzeyinde yapacakları sunum ile
gerçekleştirdikleri işbirliğinin çıktılarını paylaşmaları ve sunum metnini Birimimize iletmeleri
zorunludur. Çalışma yapılan birimin başkanından Hacettepe Üniversitesi Rektörüne hitaben
yazılan bir değerlendirme yazısı eklenmelidir. Bu şartı yerine getirmeyen proje yürütücüleri bir yıl
boyunca BAP Koordinasyon Birimi desteklerinden yararlanamazlar.
Proje Başvurusu Değerlendirme
BAP Koordinasyon Birimine sunulan projeler, BAP Komisyonu tarafından değerlendirilir. Belgelerinde eksiklik
veya hata bulunan başvurular, BAP Koordinasyon Birimi tarafından eksikliklerin tamamlanması uyarısıyla
yürütücüye iade edilir. Komisyon, proje değerlendirme sürecinde gerekli gördüğü hallerde komisyonlardan
(Fen ve Mühendislik Bilimleri Değerlendirme Komisyonu, Tıp ve Sağlık Bilimleri Değerlendirme Komisyonu,
Sosyal ve Beşeri Bilimler Değerlendirme Komisyonu, Akademik Gelişim Projeleri Değerlendirme Komisyonu)
ön değerlendirme görüşü ve/veya iç/dış hakemlerden uzman görüşü alabilir. Komisyon üyesi ve/veya
değerlendirme komisyonu üyeleri ve/veya hakem görüş ve önerileri alınan projeler, toplantı gündemine
alınır. Komisyon, proje hakkında alınan görüş ve önerileri de dikkate alarak proje başvurusunun olduğu gibi
desteklenmesine veya bütçe ve/veya içerik ve/veya şekil bakımından revize edilmesine ya da reddedilmesine
karar verir.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
9
PROJE BAŞVURU SÜRECİ
Proje başvuruları ilan edilen takvime uygun olarak http://apsis.hacettepe.edu.tr internet adresinde
kullanımda olan Hacettepe Üniversitesi Proje Süreçleri Yönetim Sistemi (APSİS) kullanılarak gerçekleştirilir.
BAP Koordinasyon Birimi tarafından verilen desteklere başvurmak için APSİS “Gerekli Belgeler” sekmesinde
bulunan formata uygun olarak uygun başvuru ve beyan formları çevrimiçi olarak ve belge üzerinde doldurulur.
Başvuru için gerekli diğer belgelerle beraber çevrimiçi olarak yüklenir. Çevrimiçi başvuru süreci ile ilgili işlemler
EK-1’de verilmiştir. Başvurunun değerlendirmeye alınabilmesi için ilgili proje türü için istenilen belgelerin
eksiksiz olarak yüklenmesi gerekir. Başvurusunu çevrimiçi olarak tamamlayan yürütücünün e-posta adresine
değerlendirme sürecinin başladığına dair otomatik bilgilendirme iletisi gönderilir.
Başvuru Tarihleri
Başvuru takvimi her yıl BAP Koordinasyon Birimi internet adresinden araştırmacılara ilan edilir. Her yıla ait
geçerli olacak başvuru takvimi Tablo 1’de güncellenerek sunulur.
Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri için başvuru, işbirliğinin başlaması beklenen tarihten en az 2 ay önce
yapılmalıdır. Seyahat ve konferans vermek, araştırmalara katılmak gibi faaliyetler için yurtdışından gelecek
konuk öğretim elemanları için başvuru, etkinliğin başlaması beklenen tarihten ya da konuk araştırmacının
geleceği tarihten en az 2 ay önce yapılmalıdır. Seyahat bütçe kalemi kullanılmasını gerektiren tüm başvurular,
seyahat tarihinden en az 2 ay önce yapılmalıdır.
Bütçe ve Harcama Kalemleri
BAP Koordinasyon Birimi tarafından desteklenen giderler aşağıdaki şekilde gruplandırılmıştır:
Makine ve teçhizat
Sarf ve tüketim malzemesi
Seyahat
Hizmet
Personel (KAP, ÖNAP, ÇAP ve KTP destek türlerinde personel çalıştırmak mümkündür. Doktora
sonrası sözleşmeli araştırmacı istihdamı proje bütçesi sınırlarının dışında tutulur.)
Bursiyer (KAP, ÖNAP, ÇAP ve KTP destek türlerinde bursiyer çalıştırmak mümkündür.)
Araştırma veya kongre/sempozyum katılımı amacına yönelik seyahat giderlerinin karşılanabilmesi için,
proje başvurusunda ilgili seyahat bütçesinin başvuru sırasında öngörülmüş ve BAP Komisyonu tarafından
onaylanmış olması zorunludur.
Projelerin değerlendirilmesi aşamasında BAP Komisyonu tarafından onaylanan seyahat bütçelerindeki
tutarlar makine-teçhizat, sarf malzemesi vb. diğer harcama kalemlerine aktarılamaz. Benzer şekilde
makine-teçhizat, sarf malzemesi vb. diğer harcama kalemleri için BAP Komisyonu tarafından onaylanan
tutarlar da seyahat bütçesine aktarılamaz.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
10
BAP Komisyonu, bilgisayar, yazıcı, kırtasiye, fotokopi, seyahat, hizmet alımı ve benzeri yaygın olarak
gerçekleştirilen talepler için sınırlama getirebilir.
Proje destek türlerine göre geçerli olan giderler ve destek üst sınırları her yıl belirlenerek BAP Koordinasyon
Birimi internet adresinden araştırmacılara ilan edilir. Her yıla ait geçerli olacak başvuru takvimi Tablo 1’de
güncellenerek sunulur.
Bilimsel başarı ile bütçe artışı:
Son bir takvim yılında SCI, SCI-E, SSCI veya AHCI indeksleri tarafından taranan ve Journal Citation Ranking (JCR)
puanlamasında Q1 veya Q2 dilimlerinde yer alan dergilerde tam metin veya derleme niteliğinde yayın yapan,
ya da Hacettepe Üniversitesi, TÜBİTAK veya TÜBA tarafından bilimsel ve sanatsal başarıları nedeniyle ödüle
layık görülen üniversite akademik personeline, yürütücüsü olduğu KAP Projeleri için bütçe sınırı %10’a
kadar, TEZ ve HZP Projeleri için bütçe sınırı %20’ye kadar artırılabilir. Bu kapsamda, sadece bir yayın ya da
ödül ancak bir proje için kullanılabilir ve bir proje için tek bir yayın ya da ödül kaynaklı bütçe artışı yapılabilir.
Araştırmacı bu bütçe artışından faydalanmak için gerekli dilekçeyi ve ilgili belgeleri (yayın beyan formu)
başvuru sırasında sisteme yüklemelidir.
Yayınların Q1 veya Q2 dilimlerinde yer alan dergilerde yer alıp almadığını gösteren yöntem Ek 8’de
sunulmuştur.
Bu amaçla kullanılacak yayınların Hacettepe Üniversitesi adresli olması ve yayında yazar olarak yer alan
diğer Hacettepe Üniversitesi personelinden izin alınması gerekir. Bu destek kapsamında her bir yayın,
yazarlardan sadece biri için ve bir kez kullanılabilir.
Bu kapsamda yapılan başvuruya ilişkin nihai karar, ilgili değerlendirme komisyonunun önerisi üzerine BAP
Komisyonu tarafından verilir.
Sağlanan bütçe artışı bilimsel veya sanatsal çalışmaların niteliğinin artmasına yönelik olarak bilimsel amaçlı
seyahat veya sarf malzemesi/makine-teçhizat/hizmet alımı kalemlerini tanımlanan araştırmaya yönelik
olması koşuluyla) içeren giderlerin karşılanması amacıyla kullanılabilir. Seyahat giderlerine yönelik harcama
talepleri, yürütücünün uluslararası bir etkinliğe katılması halinde karşılanır. Sarf malzemesi, hizmet alımı
ve makine-teçhizat giderlerine yönelik taleplerde yürütücünün yapacağı bilimsel veya sanatsal çalışma için
ihtiyacı açıklayan gerekçeyi sunması zorunludur.
Başvuru Belgeleri
Proje türlerine göre sisteme yüklenmesi ve birime teslim edilmesi gereken belgeler Tablo 3’de verilmiştir.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
11
PROJE SÜRECİ
Destek verilmesi kabul edilen projelerin yürütücülerine APSİS yazılımı tarafından otomatik bilgilendirme
iletisi gönderilir. Bu iletide, yürütücünün yapması gereken işlemler ve basılı olarak BAP Koordinasyon
Birimi’ne sunulması gereken belgeler bildirilir. BAP Koordinasyon Birimi tarafından desteklenmesine karar
verilen projelerin işleyiş, raporlama ve harcama süreçleri ayrıntılı olarak EK 2’de sunulmuştur.
Ek Süre ve Bütçe Talebi
Desteklenen projelere ihtiyaç halinde, projenin başarı ile sürdürüldüğünün ara raporlar ile izlenebiliyor
olması koşulu ile ek süre ve bütçe sağlanabilir. Sağlanacak ek süre ve bütçe, yürütücünün gerekçeli
talebinin BAP Komisyonu tarafından uygun görülmesi durumunda %50 ile sınırlıdır. Seyahat kalemi ile ilgili
ek bütçe talep edilemez. Tez projelerinde verilen süreler, yetkili birimler tarafından tezler için verilen ek
süreleri kapsayacak şekilde uzatılabilir. Ek bütçe taleplerinin protokolde belirtilen bitiş tarihinden en geç
45 gün önce gerçekleştirilmesi gerekir.
Proje Ekibinde Değişiklik Talebi
Proje ekibi değişikliği talebinde, değişiklik talebinin gerekçesi açıkça ifade edilmeli ve ekibe dahil edilecek
ve ekipten çıkarılacak araştırmacının beyan dilekçesi taleple birlikte sunulmalıdır. BAP projesi
yürütücülerinin Üniversite Yönetim Kurulu kararı gerektiren uzun süreli görevlendirme ve/veya izin
(askerlik, sağlık problemleriyle ilgili izinler, doğum izni gibi) almaları durumunda ıslak imza gerektiren mali
süreçlerle ilgili işlemlerin aksamaması için, projenin yürütücülüğünün ilgili tarihler arasında proje
ekibindeki tam zamanlı bir öğretim üyesi ya da doktora, tıpta/diş hekimliğinde uzmanlık ve sanatta
yeterlilik derecesi olan Üniversitemiz personeli bir araştırmacıya devredilmesi gerekir. Ayrıca proje
yürütücüsü izinli olduğu süre boyunca projesinin dondurulması için BAP Komisyonu’na talepte bulunabilir.
BAP Komisyonu’ndan onay alınarak devir işleminin yapılmaması veya projenin dondurulmaması halinde,
projeyle ilgili mali süreçler durdurulur.
Proje İptali
Proje iptali talebinde, iptal gerekçesi açıkça belirtilmiş olmalıdır. İptal talebi BAP Komisyon tarafından
kabul edildiği takdirde proje bütçesinden alınan demirbaş varsa BAP Koordinasyon Birimine iade
edilmelidir. Proje yürütücüsünün projeyi devretmeden Üniversiteden ayrılması durumunda proje
komisyon tarafından iptal edilir. Alınan her türlü malzeme için komisyon karar verir.
Ara Rapor
Süresi 6 ayı aşan tüm projeler için 6 aylık dönemler halinde, desteğin türüne göre APSİS “Gerekli Belgeler”
sekmesinde bulunan formata uygun olarak hazırlanmış ara raporun BAP Koordinasyon Birimine çevrimiçi
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
12
sunulmalıdır. Ek süre talebi onaylanan projelerde, proje süresinin 6 ayı geçmesi halinde her 6 aylık dilim
için ara rapor istenir.
Ara raporlarını istenen format ve sürede teslim etmeyen yürütücülerin projeleri durdurulur. Ara raporları
içeriklerinde eksiklik olması durumunda, BAP Koordinasyon Birimi tarafından revizyon istenebilir. İstenen
revizyonları süresi içinde yapmayan ve ara raporunda şekil ve içerik yönünden eksiklikleri gidermeyen
yürütücülerin projeleri durdurulur.
Sonuç Raporu
Proje süresinin bitimini izleyen üç ay içerisinde sağlanan desteğin niteliğine göre APSİS “Gerekli Belgeler”
sekmesinde bulunan formata uygun olarak Sonuç Raporu veya Geri Bildirim Formu doldurularak BAP
Koordinasyon Birimine çevrimiçi sunulmalıdır.
Koordinatör tarafından ilgili Değerlendirme Komisyonuna gönderilerek hakem ve revizyon süreçlerinden
geçen ve olumlu görüş bildirilen sonuç raporları BAP Komisyonu tarafından karara bağlanır. BAP
Koordinasyon Birimi desteği alan tüm yürütücülerin proje çıktılarında ve sonuç raporlarında aldıkları
desteği açıkça proje numarası vererek önsöz, özet ya da teşekkür bölümlerinde belirtmeleri zorunludur.
Proje çalışmalarını süresi içerisinde tamamlamayan, ara ve sonuç raporlarını süresinde vermeyen ya da
harcamalarını onaylanan bütçe kalemlerine uygun olarak kullanmayan yürütücüler, izleyen üç yıl süresince
hiç bir BAP desteğinden yararlanamazlar.
Lisansüstü Tez Desteği için sonuç raporuna ek olarak tezin jüri tarafından onaylanan ‘pdf’ formatındaki
kopyası ve tezin başarılı bulunarak tamamlandığına dair ilgili enstitü veya fakülteden alınmış belge APSİS
aracılığı ile BAP Koordinasyon Birimi’ne sunulur.
Tez projeleri için verilen süreler yetkili birimler tarafından tezler için verilen yasal ek süreleri kapsayacak
şekilde uzatılabilir. Ancak tez projeleri için sağlanacak mali destekler, ilgili Lisansüstü eğitim ve öğretim
mevzuatında belirlenen normal öğrenim süreleri ile sınırlıdır.
Üniversitemiz Lisansüstü Eğitim Öğretim Yönetmeliğine göre, normal tez süresinin iki katı süre geçmesine
rağmen ilgili tez öğrencisinin çalışmalara devam etmemesi veya başarısızlığı nedeniyle proje çalışmasının
tamamlanamaması durumunda, proje yürütücüsünün gerekçeli talebi üzerine bu türdeki projeler BAP
Komisyonu tarafından iptal edilebilir. Bu tür durumlarda proje yürütücülerinin, dilekçelerine ek olarak, tez
çalışmasının yapıldığı ilgili enstitü veya fakülteden alacağı, öğrencinin başarısızlık durumunu belirten yazıyı
da birime sunmaları zorunludur. Projenin iptal edilmesi durumunda, proje kapsamında satın alınmış
makine, teçhizat ve demirbaşlar, BAP Komisyonu kararına bağlı olarak, diğer araştırmalarda kullanılmak
üzere proje yürütücüsüne veya çalışmanın yürütüldüğü bölüm/anabilim dalı başkanlığına teslim edilir.
Ayrıca başarısızlıkları nedeniyle projenin iptal edilmesine neden olan lisansüstü öğrencileri, süresiz olarak
BAP Koordinasyon Birimi desteklerinden faydalandırılmazlar.
13
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Tablo 1. Proje türüne göre 2019 yılı başvuru takvimi
Proje Türü Başvuru Takvimi
1. Kapsamlı Araştırma Projeleri 1. Dönem: 29 Mart 2019
2. Dönem: 28 Haziran 2019
3. Dönem: 27 Eylül 2019
4. Dönem: 30 Aralık 2019
2. Öncelikli Alan Araştırma Projeleri Sürekli Açık
3. Katılımlı Araştırma Projeleri Sürekli Açık
4. Lisansüstü Tez Projeleri Sürekli Açık
5. Hızlı Destek Projeleri Sürekli Açık
6. Araştırma Alt Yapısı Projeleri Sürekli Açık
7. Çağrılı Projeler Sürekli Açık
8. Kariyer Başlangıç Destek Projeleri Sürekli Açık
9. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri Sürekli Açık
14
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Tablo 2. Proje türüne göre 2019 yılında desteklenen giderler ve bütçe üst sınırları
Proje Türü
Desteklenen Giderler Bütçe Üst Sınırları
1. Kapsamlı Araştırma Projeleri Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Hizmet Alımı
Seyahat (en fazla %10)
Personel (en fazla %20)
Bursiyer
* Bütçe dağılımı komisyon
tarafından
değerlendirilecektir.
2 Yıl
200 000 TL (toplam 2 yıl
için)
2. Öncelikli Alan Araştırma Projeleri Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Hizmet Alımı
Seyahat (KAP’lerindeki sınır
dikkate alınarak komisyon
tarafından karar verilir)
Personel (en fazla %20)
Bursiyer
* Bütçe dağılımı komisyon
tarafından
değerlendirilecektir.
2 Yıl
Bütçe üst sınırı yok.
3. Katılımlı Araştırma Projeleri Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Hizmet Alımı
Seyahat (KAP’lerindeki sınır
dikkate alınarak komisyon
tarafından karar verilir)
Personel(en fazla %20)
Bursiyer
* Bütçe dağılımı komisyon
tarafından
değerlendirilecektir.
2 Yıl
Bütçe üst sınırı yok
15
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
4.Lisansüstü Tez Projesi Desteği Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Hizmet Alımı
Seyahat (en fazla 3000 TL)
* Hizmet alımı desteklenen
projenin bütçesinin %50’sini
geçemez.
2 Yıl
30 000 TL
5. Hızlı Destek Projeleri Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Seyahat( en fazla 3000 TL)
Hizmet Alımı
* Hizmet alımı desteklenen
projenin bütçesinin %50’sini
geçemez.
2 yıl
30 000 TL
6. Araştırma Alt Yapısı Projeleri Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Hizmet Alımı
Seyahat
* Hizmet alımı ve seyahat
bütçenin %50’sini geçemez
* Bütçe dağılımı komisyon
tarafından
değerlendirilecektir.
2 Yıl
Bütçe üst sınırı yok
7. Çağrılı Projeler Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Hizmet Alımı
Seyahat (KAP lerindeki sınır
dikkate alınarak komisyon
tarafından karar verilir)
Personel (en fazla
%20)
Bursiyer
2 Yıl
Bütçe üst sınırı yok
16
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
8.Kariyer Başlangıç Destek Projeleri Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Hizmet Alımı
2 yıl
15 000 TL
9. Uluslararası Araştırma İşbirliği
Projeleri
Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Seyahat
3 ay
23 000 TL
En fazla 3 aya kadar
destek verilebilir.
17
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Tablo 3. Proje türüne göre sisteme yüklenmesi ve birime teslim edilmesi gereken belgeler
Proje Türü Sisteme Yüklenmesi Gereken
Belgeler
Birime Teslim Edilmesi Gereken
Belgeler
1. Kapsamlı Araştırma Projeleri Proje Başvuru Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli
ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
Bursiyer SGK Bilgi Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi
(gerekli ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
2. Öncelikli Alan Araştırma Projeleri Proje Başvuru Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli
ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
Bursiyer SGK Bilgi Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi
(gerekli ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
3. Katılımlı Araştırma Projeleri Proje Başvuru Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli
ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
İşbirliği Protokolü
Bursiyer SGK Bilgi Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi
(gerekli ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
İşbirliği Protokolü
4. Lisansüstü Tez Projeleri Proje Başvuru Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli
ise)
Tez Önerisi Onay Belgesi
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi
(gerekli ise)
Tez Önerisi Onay Belgesi
18
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
5. Hızlı Destek Projeleri Proje Başvuru Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli
ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi
(gerekli ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
6. Araştırma Alt Yapısı Projeleri Proje Başvuru Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli
ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi
(gerekli ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
7. Çağrılı Projeler Proje Başvuru Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli
ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
Bursiyer SGK Bilgi Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi
(gerekli ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
8.Kariyer Başlangıç Destek
Projeleri
Proje Başvuru Formu
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli
ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
Bölüm/AD Başkanlığı onay yazısı
Kadro atanma yazısı
Teknik Şartname (gerekli ise)
Proforma fatura (gerekli ise)
Etik Kurul Onay Belgesi
(gerekli ise)
Hak Sahipliği Beyan Formu
Bölüm/AD Başkanlığı onay yazısı
Kadro atanma yazısı
9. Uluslararası Araştırma İşbirliği
Projeleri
Proje Başvuru Formu
Etik Kurul Onay Belgesi (gerekli
ise)
Kabul/Davet Yazısı
İşbirliği Protokolü
Bölüm/AD Başkanlığı onay yazısı
Etik Kurul Onay Belgesi
(gerekli ise)
Kabul/Davet Yazısı
İşbirliği Protokolü
Bölüm/AD Başkanlığı onay yazısı
19
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Ek 1. Başvuru belgeleri ile ilgili yardımcı bilgiler
Çevrimiçi APSİS üzerinden destek başvurusu için aşağıda sıralanan adımlar izlenmelidir:
1. Proje başvurusunu yapacak kişilerin Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Uygulama
Yönergesi ve Uygulama Esaslarında belirtilen ‘yürütücü’ niteliğini taşıması gerekmektedir.
Yürütücüler, doktora, tıpta/diş hekimliğinde uzmanlık ya da sanatta yeterlik eğitimini tamamlamış
Üniversitemiz personelidir.
2. Üniversitemiz mensubu olan proje ekibinin APSİS Özgeçmiş Düzenleme menüsü altındaki bilgilerinin
güncellenmiş olması zorunludur. Projede yer alacak kurum dışı araştırmacıların iletişim bilgilerini ve
‘pdf’ formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyalarının başvuruda sisteme yüklenmesi zorunludur.
3. Proje başvuruları için gerekli belgeler Tablo 3’ te verilmiştir.
4. Başvuru formları ‘Word Document (.docx)’ formatında APSİS’te Gerekli Belgeler menüsünde
sunulmaktadır. Bu formlar yürütücüler tarafından Türkçe olarak dijital ortamda doldurulmalı ve ‘.pdf’
formatında APSİS’e yüklenmelidir. Islak imzalı beyan formunun tarayıcıdan geçirilerek pdf formatına
çevrilmiş hali başvuruda sunulmalıdır. Başvurunun kabul edilmesi durumunda ıslak imzalı halinin BAP
Koordinasyon Birimine teslim edilmesi gerekir.
5. APSİS üzerinde proje başvurusu sırasında bütçe, harcama kalemleri ve gerekçeleri girilmeli ve
çevrimiçi beyan edilmelidir.
6. Seyahat giderleri hariç her bir harcama kalemi için proforma fatura beyan edilmesi zorunludur.
7. Teknik Şartnameler ‘Word Document (.docx)’ formatında olmalıdır. Şartnameler tek bir dosyada
toplanabilir veya birden çok dosya olarak düzenlenebilir.
8. Başvurunun niteliğinin gerektirdiği durumlarda, uygun Etik Kurul/Komisyon’dan alınmış, Etik
Kurul/Komisyon Onay Belgesi sisteme yüklenmelidir. Etik Kurul/ Komisyon Onay Belgesi ile projede
yer alan bilgilerin (içerik ve isimler yönünden) birebir aynı olması gerekir. Etik Kurul/ Komisyon Onay
Belgesi güncel tarihli (onay tarihinden itibaren 1 yıl geçerli) olmalıdır.
9. Projelerin seyahat bütçe kalemine ait başvurularda proje destek türüne göre gerekli olan durumlarda
sözlü sunum ve/veya davetli konuşmacı kabul/davet yazılarının orjinalini ve Türkçe tercümelerini,
bildiri özeti ve Türkçe tercümelerini sisteme yüklemesi zorunludur. Ayrıca etkinliğin internette yer
alan ana sayfasının, düzenleme kurulu ve etkinlik programı sayfalarının görüntülerinin de yüklenmesi
gerekir.
10. Katılımlı Araştırma Projeleri için yapılan başvurularda Hacettepe Üniversitesi ve işbirliği yapılan
kurum/kuruluş yetkilileri arasında imzalanan işbirliği protokolü sisteme yüklenmelidir. İşbirliği
protokolu uluslararası katılımlı projelerde Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanmalıdır.
11. Lisansüstü Tez Projesi Desteği için başvurularda Tez Önerisi Onay Belgesinin sisteme yüklenmesi
zorunludur.
12. Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri için başvurularda karşı kuruluştan alınmış işbirliği davet yazısı
20
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
ve Türkçe tercümesinin sisteme yüklenmesi zorunludur.
Proje Başvurusunu Sorunsuz Yapabilmek İçin Öneriler
1. Üniversitemiz mensubu olan proje ekibinin APSİS “Özgeçmiş Düzenleme” menüsü altında bulunan
bilgileri güncel olmalıdır,
2. Projede yer alacak, yurt içinden veya yurt dışından araştırmacıların iletişim bilgileri belirtilmeli ve pdf
formatında hazırlanmış özgeçmiş dosyaları sunulmalıdır,
3. BAP Koordinasyon Birimi web sayfasından veya APSİS sisteminden temin edilen Proje Başvuru Formu
eksiksiz olarak doldurulmalı ve pdf formatında sunulmalıdır,
4. Proje kapsamında talep edilen makine teçhizat ve tüm malzemelerin teknik özelliklerini içeren Teknik
Şartname Dosyası word formatında hazırlanmalıdır,
Çalışma kapsamında kitap satın alınması talebi var ise, bu kitapların Üniversitemiz
kütüphanesinin envanterinde mevcut olup olmadığına veya ilgili kitapların alımına ihtiyaç
duyulduğuna dair onaylı bir yazı alınmalı ve pdf formatında sunulmalıdır,
5. Talep edilecek proje bütçesine temel teşkil edecek olan proforma faturalar temin edilmeli ve pdf
formatında sunulmalıdır,
6. Proje kapsamında talep edilecek her bir harcama kaleminin KDV hariç birim fiyatı ve KDV oranı
proforma fatura ile uyumlu olmalıdır,
7. Proje konusu gerektiriyor ise Etik Kurul Onay Belgesi temin edilmeli ve pdf formatında verilmelidir,
8. Hayvanlar üzerinde yapılacak deneylerde, araştırmacılardan en az birinin “Laboratuar Hayvanı
Kullanım Sertifikası” na sahip olması zorunludur,
9. Eğer çalışmanın belirli kısımları başka bir merkezde gerçekleştirilecek ise ilgili merkezden kabul yazısı
temin edilmeli ve pdf formatında sunulmalıdır.
Özgeçmiş Bilgilerinin Güncellenmesi
Üniversitemiz mensubu olan araştırmacılar: Proje başvurusu gerçekleştirecek veya herhangi bir projenin
ekibinde yer alacak Üniversitemiz mensubu araştırmacıların, APSİS yazılım otomasyonundaki “Özgeçmiş
Düzenleme” menüsünün altında bulunan alanlardaki bilgilerini güncellemeleri zorunludur. Üniversitemiz
kadrosunda olmayan araştırmacıların özgeçmiş dosyalarının başvuru esnasında sisteme yüklenmesi
gerekmektedir.
Yurt içinden veya yurt dışından araştırmacılar: Üniversitemiz mensubu olmayan diğer araştırmacıların kimlik
ve iletişim bilgilerine ilave olarak, özgeçmiş dosyalarının başvuru esnasında sisteme yüklenmesi
gerekmektedir.
21
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Yaklaşık Maliyet ve Proforma Fatura
Proje başvurusunda bulunan araştırmacıların, talep edecekleri bütçeyi oluştururken, İhtiyaç duyulan her türlü
mal ve hizmetin yaklaşık maliyetinin tespit edilmesi zorunludur. İlgili mevzuat gereği yaklaşık maliyetin
tespitinde ise aşağıdaki fiyatlar esas alınmaktadır:
Kamu idare ve müesseselerince malın özelliğine göre belirlenmiş fiyatlar,
İhaleyi yapan idare veya diğer idareler tarafından gerçekleştirilmiş aynı veya benzer mal alımlarındaki
fiyatlar ve ücretler,
İlgili meslek odaları tarafından belirlenmiş fiyatlar,
Piyasada ihale konusu malı üreten ya da pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden alınan proforma
fatura.
Proforma fatura teklif mahiyetindedir. Firmalar, proforma fatura ile malın miktarını, birim fiyatını ve vergi
oranını tespit etmiş ve araştırmacıya bildirmiş sayılır. Araştırmacıların, proje bütçelerini temin edecekleri
proforma faturaları temel alarak belirlemeleri ve başvuru aşamasında bu belgelerin pdf dosya formatındaki
nüshasını sisteme yüklemiş olmaları gereklidir. Proje başvurusu kabul edilen araştırmacıların proforma
dosyalarının asıllarını BAP Koordinasyon Birimi’ne teslim etmeleri zorunludur.
Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Bazı Hususlar
1. Teknik şartnamede yer alacak hükümler ve talep edilecek her husus; tereddüde, yanlış anlamaya ve
bir isteğin diğeri ile çelişmesine imkan bırakmayacak şekilde, açık ve kesin olmalıdır.
2. Teknik şartnameler en az 3 (üç), mümkünse daha fazla üretici firmanın ürününü kapsayacak ve
böylece rekabet ortamını yaratacak şekilde hazırlanmalıdır. Teknik şartnamelerde; belli bir marka,
model, patent, menşei, kaynak veya ürün tanımlanmamalı ve belirli bir marka veya modele veya belirli
bir firmaya yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilmemelidir. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası
teknik standartların bulunmaması yada teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması veya
birimde var olan bir cihazın parça veya parçalarının istenilmesi hallerinde "veya dengi" ifadesine yer
verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir.
3. Yedek parça alımlarında parçayı tanımlama ve asıl ürüne entegresi konusunda tereddütler
yaşanmaması için, yedek parça alımlarında, ihale konusu işin tanımının yapılabilmesi için, yedek
parçasına ihtiyaç duyulan ana malın marka ve modeli belirtilerek teknik şartname düzenlenebilecektir.
4. Teknik şartname, istenen malzemeyi çok değişik kalite seviyelerinde tanımlayan ve/veya malzeme
kalitesini düşürecek serbestlik verici hükümler taşımamalıdır.
5. Teknik şartnamesi hazırlanacak malzemeden beklenen performans, çalışma şartları, kullanım yeri ve
amacı açıkça belirtilerek fonksiyonel istekler yazılmalı; varsa malzemenin birlikte kullanılacağı diğer
22
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
cihazlar/elemanlar ile uyumlu çalışması isteğine de yer verilmelidir.
6. Teknik şartnamede sayılar ile ifade edilen teknik kriterlere tolerans verilmelidir. Tolerans; “en
az...”,”en çok...””veya” “+/-...” şeklinde, o özelliğin gerektirdiği hassasiyeti sağlayacak miktar tespit
edilerek verilmelidir.
7. Teknik şartnamelerde ölçü birimleri için Uluslararası Ölçü Birimleri Sistemine uygun birimler
kullanılmalıdır.
8. Teknik Şartnamede istenilen özellikler maddeler halinde numaralandırılarak veya tablo halinde
belirtilmelidir.
9. Varsa; temin edilecek araç, malzeme ve teçhizat ile birlikte istenecek yedek parça ve sarf malzemesi,
test ve kalibrasyon cihazı, bakım set ve avadanlığı, doküman (kullanma kılavuzu, yedek parça
kataloğu, bakım talimatı, v.b) ile ilgili hususlar teknik şartnameye dahil edilmeli, bu tür malzeme, cihaz
ve dokümanın miktarı belirtilmelidir.
10. Çevre şartlarından etkilenebilecek malzeme için (kimyasal malzeme, elektronik, optik ve elektro optik
cihazlar, araç, teçhizat, vb.) çevre şartları ile ilgili istekler bunların hangi şartlarda muayene edileceği
hususu ile birlikte teknik şartnamelere yazılmalıdır. Çevre ile ilgili istekler; malzemenin kullanım yerine
göre, sıcaklık, basınç, rutubet, buz, kar, yağmur, rüzgar, su ve tuz serpintisi, şok ve ivme, titreşim
gürültü, toz, kum, mikroorganizma, radyasyon, elektrik, manyetik ve elektromanyetik etkiler, kimyevi
maddeler, vb çevre koşullarından etkilenmeleri gibi isteklerden kullanım yerinde maruz kalabileceği
çevre şartlarını kapsar.
11. Temin edilecek malzeme ve/veya sistemi kullanacak personele verilmesi gerekli olabilecek teknik
içerikli eğitimler ile ilgili hükümler teknik şartnamede belirlendiği şekilde ihale dokümanında
belirtilmelidir.
12. Gerekli ise, kalite güvence sistemi belgesi ve ürün kalite belgesi hususları belirtilmelidir.
13. Cihaz alımlarında en az iki yıl garanti şartı konulmalıdır. İki yıldan fazla garanti istenildiği takdirde
ayrıca bildirilmelidir. Gerekli ise, cihazlarla ilgili kaç yıl süreyle yedek parça garantisi istenildiği
belirtilmelidir.
14. APSİS sistemi yardım menüsü altında yer alan “Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken
Hususlar ve Örnek Şartnameler” dosyasında örnek teknik şartnameler verilmiştir.
23
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Proje Önerilerinin Ret/İade Edilmesine Neden Olan Bazı Hususlar
1. Başvuru formunun eksik ve/veya özensiz doldurulması,
2. Başvurulan destek türü için gerekli olan belgelerin ve/veya araştırmacının niteliğinin eksik olması,
3. Başvurunun uygun tarihte yapılmamış olması,
4. Başvurulan destek türü için gerekli ise, Etik Kurul/ Komisyon Onay Belgesinin tarihinin 1 yıldan daha
eski olması ve/veya Etik Kurul/ Komisyon Onay Belgesinde yer alan isimlerle projede yer alan
isimlerin uyuşmaması
5. Çalışmanın amaç, kapsam, yöntem ve başarı ölçütlerinin açıkça ortaya konulmamış olması,
6. Çalışmanın literatürdeki öneminin açıkça ortaya konulmamış olması,
7. Literatür özetinin ham liste halinde verilmiş olması,
8. Talep edilen proje bütçe kalemlerinin gerekçesinin yeterince açık ve anlaşılır olmaması,
9. Birimlere araştırma dışında altyapı oluşturmaya yönelik demirbaşların talep edilmiş olması,
10. Araştırmanın yapılacağı birimdeki mevcut altyapının dikkate alınmamış olması,
11. Teknik şartname dosyasının usulüne uygun olarak hazırlanmamış olması,
12. Araştırmacının aynı veya benzer bir projesinin başka bir kurum tarafından destekleniyor olması.
13. Araştırmanın gereği olan tüketim malzemelerinin ihtiyaçtan fazla yazılması ve değerlendirme
sonucunda, bütçe üst limitini doldurmak amacıyla farklı bütçe kalemlerinin eklendiğinin belirlenmesi
24
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Ek 2. Proje süreci ile ilgili yardımcı bilgiler
Proje Başvurusu Kabul Edilen Yürütücü ve Araştırmacıların İzleyeceği Adımlar
Başvurusu kabul edilen proje yürütücüsü aşağıdaki belgeleri BAP Koordinasyon Birimine teslim etmelidir:
a. Protokol Dosyası: Proje yürütücüsü tarafından APSİS üzerinden indirilmeli, ilgili alanları doldurulmalı
ve imzalandıktan sonra Birime teslim edilmelidir. Lisansüstü Tez Projesi Desteği için protokolde yer
alan kısım lisansüstü eğitimin yürütüldüğü ilgili enstitü müdürlüğü veya fakülte dekanlığı tarafından
da onaylanmış olmalıdır. Projenin onaylanmasından sonra üç ay içerisinde protokolü imzalanmayan
projeler iptal edilir.
b. Beyan Formu: Destek türüne uygun beyan formu proje yürütücüsü veya yürütücü niteliği taşımayan
ancak adına başvurulan yardımcı araştırmacı tarafından APSİS üzerinden indirilmeli, ilgili alanları
doldurulmalı ve tüm araştırmacılar tarafından imzalandıktan sonra Birime teslim edilmelidir.
c. Satın Alma Talep Dilekçesi ve Bütçe Tablosu: Proje yürütücüsü tarafından APSİS üzerinden
oluşturulmalı, ıslak imzalı olarak Birime teslim edilmelidir. Tüm bütçe kalemleri için satın alma
işlemlerinin projenin başlangıcında veya aynı dilekçede talep edilmesi zorunlu değildir. Projenin
çalışma takvimine uygun olarak muhtelif zamanlarda satın alma talebinde bulunulması mümkündür.
Desteklenmesine karar verilen projelerle ilgili olarak satın alma işlemleri için proje yürütücülerinin,
Harcama İşlemleri menüsünden satın alma talep dilekçesini hazırlayarak sistem üzerinden iletmeleri
ve ıslak imzalı olarak Birime teslim etmeleri gerekmektedir.
ç. Teknik Şartname Dosyası: BAP Komisyonu tarafından onaylanan teknik şartname dosyasının yazıcı
çıktısı her sayfası proje yürütücüsü tarafından imzalanarak, ve son sayfasında proje yürütücüsünün
unvanı, adı soyadı ve tarih belirtilmek suretiyle Birime teslim edilmelidir. Araştırmacılar gerekli
hallerde sistemde yüklü olan teknik şartnameleri BAP Koordinasyon Biriminin bilgisi dahilinde
güncelleyebilirler. Bu durumda, güncel teknik şartname dosyalarının Satınalma Talebi menüsünden
sisteme yüklenmesi ve yazıcı çıktısının imzalı olarak Birime teslim edilmesi zorunludur. Seyahat
dışındaki, satın alınması talep edilen tüm mal ve hizmetlerle ilgili olarak teknik şartname bulunması
zorunludur. Teknik şartname dosyası EK-4’de belirtilen ilkelere uygun olarak hazırlanmalıdır.
d. Proforma Faturalar ve Teklif Mektupları: Proje başvurusu aşamasında sisteme yüklenen proforma
faturaların asılları BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmelidir.
e. Proje kapsamında yapılacak kongre/sempozyum benzeri bilimsel etkinlik katılımı için bütçe kalemi
kullanımı: Etkinliğin internet sitesi, düzenleme kurulu ve etkinlik programını gösteren sayfaların basılı
halleri; sözlü sunum yapılacak ise bildirinin sözlü sunum olduğunu açıkça belirten Kabul Yazısı ya da
Konuşmacı Davet Mektubu, sergilenecek ya da seslendirilecek eserin kabulunu belirten yazı; Türkçe
tercümeleri; Bildiri veya Konuşma Özeti ve Türkçe Tercümesi; Sergilenecek ya da seslendirilecek
eserin niteliğini ya da kendisini içeren belgeler; etkinlik internet sayfası, düzenleme kurulu sayfası,
etkinlik programı Birime teslim edilmelidir.
25
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
f. Lisansüstü Tez Projesi Desteği için başvurularda Tez Önerisi Onay Belgesi veya Anabilim Dalı Başkanı
tarafından onaylanan belge Birime teslim edilmelidir.
g. Katılımlı Araştırma Projeleri ve Uluslararası Araştırma İşbirliği Projeleri için araştırmacılar ve işbirliği
yapılan kurum yetkilileri arasında imzalanan işbirliği protokolünün aslı imzalanmış olarak Birime
teslim edilmelidir. Proje uluslararası katılımlı ise Türkçe ve İngilizce olarak hazırlanan işbirliği
protokolü imzalanmış olarak Birime teslim edilmelidir. Uluslararası Bilimsel İşbirliği Geliştirme Desteği
için yapılacak olan inceleme, araştırma ve geliştirme etkinliklerinin niteliğini açıkça ortaya koyan
davet/kabul mektubu, Türkçe tercümesi, gerekli etik kurul onay belgesi, destek yazıları ve
Üniversiteden alınacak diğer izin belgeleri, araştırma görevlileri için bağlı oldukları Birimden alacakları
akademik izin ve onaylar imzalanmış olarak Birime teslim edilmelidir.
h. Etik Kurul/Komisyon İzin Belgesi: İzin belgesinin aslı Birime teslim edilmelidir.
Yürütme Süreci: Desteklenmesi uygun görülen başvurular için yürütme süreci aşağıdaki ilkelere uygun
olarak gerçekleştirilir. Mali mevzuat gereğince, aşağıdaki ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmeyen
etkinlik katılımları için herhangi bir ödeme yapılması mümkün değildir.
1. Araştırmacılar, BAP Komisyonu tarafından onaylanan desteği kullanmak üzere, sistem
üzerinden oluşturacakları seyahat harcama talebini elektronik ortamda ve ıslak imzalı olarak
Birime ulaştırmalıdır.
2. Araştırmacılar, ilgili bilimsel etkinliğe katılım amacıyla görevlendirilebilmeleri için görev
yaptıkları Birime dilekçe ile başvurmalıdır. Talep eden araştırmacılar için BAP Koordinasyon
Birimi tarafından sağlanacak desteğe yönelik resmi yazı verilmektedir.
3. İlgili birim yönetim kurulu kararı ve Rektörlük Olurunun etkinlik tarihinden önce alınması
zorunludur.
4. Katılımın ardından, aşağıdaki belgelerin BAP Koordinasyon Birimine teslim edilmesi gerekir:
a. Rektörlük görevlendirme onayı (*)
b. Rektörlük izin oluru
c. Katılım belgesi
d. Katılım ve seyahat ile ilgili harcama belgeleri (e-bilet, taksi, metro, tren, otobüs vb.
harcamalar ile ilgili belgeler)
e. Katılım ücreti ödenmiş ise bunu gösterir belgenin asıl sureti
f. Geri Bildirim Formu
(*) Görevlendirmede ilgili seyahatin amacı, tarih aralığı, gidilecek yer, ilgili proje
kapsamında karşılanacak giderler, ulaşım şekli (otobüs, tren, uçak vb.) vb. gerekli tüm
hususlar açıkça belirtilmelidir.
26
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Harcama İşlemleri İle İlgili Açıklamalar Genel Hususlar
1. Tüm harcama işlemleri BAP Koordinasyon Birimi tarafından yürütülmektedir. Araştırmacıların
kurumlardan veya firmalardan muhtelif ürünleri veya hizmetleri kendilerinin alması ve bu tür
harcamalar için ödeme talep etmeleri mevzuata aykırıdır. Bu tür harcamalardan araştırmacılar sorumlu
olup, Birim tarafından herhangi bir ödeme gerçekleştirilemez.
2. Proje kapsamında satın alma işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için, satın alınması istenen mal ve
hizmetleri belirten “Satın Alma Talep Formu” Proje Süreçleri Yönetim Sistemi üzerinden oluşturulmalı
ve yazıcı çıktısı ıslak imzalı olarak BAP Koordinasyon Birimi Satın Alma Bölümü’ ne teslim edilmelidir.
3. Seyahat harcamalarının ödenmesi ancak Yönerge ve Uygulama Esaslarında belirtilen usuller
çerçevesinde gerçekleştirilebilir. Araştırmacıların gerekli ön işlemleri gerçekleştirmeden yapacakları
seyahatlerin giderleri için ödeme yapılması mümkün değildir.
4. Onaylanan proje planında seyahat harcama kaleminde bulunan bütçe tutarları başka bir mal veya
hizmet alımına aktarılamaz.
5. Sonuç raporu teslim edilen ve BAP Komisyonunca karara bağlanan projeler kapsamında herhangi bir
ödeme gerçekleştirilemez.
6. Onaylanan proje bütçe planında bulunmayan herhangi bir mal veya hizmet için harcama yapılması
mümkün değildir. Zorunlu nedenlerle harcama kalemlerinde değişiklik yapılabilmesi ancak BAP
Komisyonunun onay vermesi durumunda mümkündür.
7. Onaylanan bütçeler yalnızca proje planında belirtilen mal veya hizmetlerin karşılanmasına yönelik
olup, projeler için bütçenin tamamının harcanması zorunluluğu bulunmamaktadır. Dolayısıyla, söz
konusu mal veya hizmetlerin daha düşük bedel ile temin edilmesi durumu proje yürütücülerinin ek
taleplerde bulunması hakkını doğurmamaktadır.
8. Araştırmacılar teslim tutanaklarını veya faturaları ancak söz konusu mal veya hizmetleri eksiksiz
olarak teslim almaları durumunda imzalamalıdırlar. Araştırmacıların tüm ürünleri teslim almadan,
kendi talepleri doğrultusunda veya firmaların taahhütlerine itimat ederek söz konusu form veya
belgeleri imzalamaları kendilerine yasal sorumluluklar doğurmaktadır. Dolayısıyla bu tür durumlarda
ortaya çıkabilecek kamu zararlarından araştırmacılar sorumludur.
9. Araştırmacıların söz konusu alım işlemine konu olan ve resmi evraklarda belirtilen mal veya hizmet
alımlarının yerine başka ürünler veya hizmetler alması mevzuata aykırı olup, bu tür durumlar yasal
sorumluluk doğurmaktadır.
10. Satın alınacak mal veya hizmetler için firmalar tarafından teklif edilen ürünlerin şartnamelere
uygunluğundan araştırmacılar sorumludur.
27
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Satınalma/Harcama Talep Formu
Desteklenmesine karar verilen projelerle ilgili olarak satın alma işlemlerinin başlatılabilmesi için, proje
yürütücülerinin, otomasyon sistemine kullanıcı adı/şifresi ile giriş yaparak ilgili projelerine ulaşıp, Harcama
İşlemleri menüsünden satın alma talep formunu hazırlayarak sistem üzerinden Birime iletmeleri ve yazıcı
çıktısını imzalayarak birime teslim etmeleri gerekmektedir.
Avans (Ön Ödeme) Kullanımlarında Uyulacak Kurallar
1. Avans kullanımı istisnai bir durum olup, sadece acil ve temininde güçlük çekilen ürün ve hizmetler için
kullanılabilir. Zorunlu durumlarda APSİS üzerinden oluşturulacak harcama talebi başvurularında bu
husus belirtilmelidir. Oluşturulan harcama talebi elektronik ortamda ve ıslak imzalı olarak Birime
teslim edilmelidir.
2. Avans talebi Birim tarafından kabul edilerek araştırmacı hesabına yatırılmadan önce herhangi bir
harcama yapılmamalıdır.
3. Avans talep edilirken, avans tutarının hesabına yatırılması istenen proje ekibindeki araştırmacı ve ilgili
araştırmacının banka bilgileri eksiksiz olarak belirtilmelidir.
4. Avansın hesabına yatırılacağı araştırmacı için sistem üzerinden üretilecek Banka Formu Birime teslim
edilmelidir.
5. Avanslar hangi iş için verilmişse sadece o iş için kullanılır.
6. Alınan avans araştırmacının hesabına yatırıldığı tarihten itibaren 30 iş günü içerisinde kapatılmalıdır.
Bu süre arazi çalışmaları için alınan avnaslarda 5 aydır.
7. Avans kapsamında alınacak faturalarda, “Hacettepe Üniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri
Koordinasyon Birimi, Proje Yürütücüsünün adı ve proje no ile Kızılbey vergi dairesi ve vergi numarası
4540016259 belirtilmelidir.
8. Avans kapatılırken, faturaların asıllarının ibraz edilmesi yasal zorunluluktur. Faturaların asıllarının
kaybedilmesi veya asıllarına ulaşılamadığı takdirde, noter onaylı suretleri teslim edilmelidir.
9. Avans dilekçesinde istenilen malzemelere ait miktar ve tutarlar ile alınan faturalardaki miktar ve
tutarlar aynı olmalıdır.
10. Harcama toplamı avans tutarından eksikse; Kalan tutar, Vakıfbank Ankara Şubesi TR61 0001 5001
5800 7293 7362 37 numaralı hesaba elden veya EFT/havale yapılarak yatırılmalıdır.
11. Dekontta alıcı adı (Hacettepe Üniversitesi Strateji Daire Başkanlığı), açıklama kısmına “avans iadesi-
proje no…” ayrıntılı olarak belirtilmelidir. Bankadan alınan dekont, faturalar ile birlikte Birime teslim
edilmelidir.
12. Hizmet kalemleri için (taşıt kiralama, baskı ve cilt giderleri, yemek giderleri vs) avans çekildiği takdirde,
fatura ile yada faturalarla birlikte hizmet alımının tam ve istenilen şekilde eksiksiz alındığın belirten bir
raporun proje yürütücüsü veya avans mutemedince yazılarak ıslak imzalı olarak Birime teslim edilmesi
zorunludur.
28
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
13. Hizmet alımlarında, kendisinden hizmet alınan ve vergi mükellefi olmayan şahıslara ödeme yapılması
halinde aşağıdaki hususlara uyulmalıdır;
a. APSİS Gerekli Belgeler menüsünden temin edilecek harcama pusulası hazırlanmalıdır.
b. Harcama belgesi üzerinde gelir vergisi tutarı (%15) kesintisi yapılarak ödendiği gösterilmelidir.
Kesinti yapılan söz konusu vergi, Vakıfbank Merkez Şubesi TR16 0001 5001 5800 7292 1786 45
numaralı hesaba yatırılmalıdır. Dekontta, alıcı adı: H.Ü. Strateji Daire Başkanlığı, açıklama:
harcama pusulası gelir vergisi kesintisi- proje no...) ibareleri belirtilmelidir.
c. Harcama Pusulası ve Bankadan alınan dekont Birime teslim edilmelidir.
14. Avans kullanılmak suretiyle alınan mal veya malzeme; BAP Koordinasyon Birimi görevlilerince taşınır
sistemine kaydedilerek kişiye zimmetlenir.
29
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Ek 3. Proje sonuçlandırma ile ilgili yardımcı bilgiler
Projelerin sonuçlandırılması ve proje raporlarının sunulması aşağıdaki ilkelere göre yürütülür:
a. Proje yürütücüsü, protokolde belirtilen bitiş tarihini izleyen 3 ay içerisinde, araştırma sonuçlarını
içeren ve BAP Komisyonu tarafından belirlenen ve APSİS “Gerekli Belgeler” sekmesinde bulunan
formata uygun olarak hazırlanmış proje sonuç raporunu ya da geri bildirim formunu BAP
Koordinasyon Birimi’ne teslim etmelidir.
b. Desteklenen projelerin raporlarında elde edilen sonuçlara ve bilimsel kazanımlara ayrıntılı olarak yer
verilmeli, sağlanan desteğin nasıl kullanıldığı açıklanmalıdır.
c. Lisansüstü Tez Desteği için, çalışması normal seyrinde giden, tez çalışması dönemleri danışman, tez
izleme komitesi veya ilgili akademik kurullar tarafından başarılı bulunan projeler için ara rapor
istenmez. Ancak herhangi bir nedenle tez çalışmasında başarısızlık olması durumunda, proje
yürütücüsü 1 ay içerisinde ayrıntılı gelişme raporu hazırlayarak birime sunmalıdır.
ç. Proje raporlarının süresi içerisinde sunulmaması durumunda, rapor teslim edilinceye kadar proje
yürütücülerinin yürütmekte olduğu tüm projelere ait işlemler durdurulur. Bu durumdaki proje
yürütücüleri yeni bir projede görev alamazlar. Rapor sunmayan veya raporu yetersiz (başarısız)
bulunan araştırmacılara uygulanacak yaptırımlarla ilgili hususlar Uygulama Yönergesi Hükümlerine
göre BAP Komisyonu tarafından belirlenir.
d. Desteklenen projeler sonunda çıkacak olan yayın, bildiri ve eser sunumlarında BAP Koordinasyon
Birimi desteğinin teşekkür kısmında açıkça belirtilmesi gerekir.
e. Destek kapsamında tamamlanan tezin BAP Koordinasyon Birimi’ne teslim edilmesi ve verilen
desteğin, önsöz ve teşekkür kısmında açıkça belirtilmesi gerekir.
30
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Ek 4. Etik kurul /Komisyon onayı ile ilgili yardımcı bilgiler
Üniversitemizde araştırmalara onay veren Etik Kurul ve Komisyonlar, görev alanları ve ilgili mevzuat
“http://www.etikkurul.hacettepe.edu.tr/index.php “adresinde yer almaktadır. Üniversitemiz BAP
Koordinasyon Birimine başvurusu yapılan projelerde Etik Kurul Onayının gerekli olduğu koşullar için aşağıda
yardımcı bilgiler sunulmaktadır. Araştırmanın kapsam ve niteliğine bağlı olan diğer bilgiler ilgili mevzuatta yer
almaktadır.
Proje başvurularında temin edilmesi gereken Etik Kurul Onay Belgesi (BF-12) insanlar üzerinde yürütülecek
araştırma projelerinde iyi klinik uygulamaları ve ilgili mevzuatta açıklanan kurallar dahilinde veya deney
hayvanlarının araştırmada kullanımları ile ilgili mevzuatta açıklanan koşullarda, başvurunun niteliğine göre
belirlenen yerde, gerçekleştirilebileceğine dair Etik Kurul’un olumlu kararını gösteren yazıdır. Ülkemizde
insanlar üzerinde yapılacak klinik araştırmalarda Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK)’ ndan da
(http://www.titck.gov.tr) izin alınması gereklidir.
“İlaç ve Biyolojik Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik” te yer alan ilaç, tıbbi ve biyolojik ürünler
ile bitkisel ürünler ve Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları Yönetmeliği’nde açıklanan tıbbi cihazlarda
Üniversitemizde yapılacak çalışmalar için Hacettepe Üniversitesi “Klinik Araştırmalar Etik Kurul” onayı ve
TİTCK izni gereklidir.
“İlaç ve Biyolojik Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik” kapsamında bulunan biyoyararlanım ve
biyoeşdeğerlik çalışmalarında “Biyoyararlanım-Biyoeşdeğerlik Çalışmaları Etik Kurul” onayı ve TİTCK’undan
izni alınmalıdır.
“İlaç ve Biyolojik Ürünlerin Klinik Araştırmaları Hakkında Yönetmelik ile Tıbbi Cihaz Klinik Araştırmaları
Yönetmeliği’ne göre yapılacak araştırmanın/çalışmanın yürütülmesi için sorumlu araştırmacının araştırma
konusu ile ilgili dalda uzmanlık veya doktora eğitimini tamamlamış hekim veya diş hekimi olması gerekli
olduğundan, Etik Kurul Onay belgesinde ve başvurusu yapılan projede başlıklar, ayrıca sorumlu araştırmacı
ve proje yürütücüsü aynı olmalıdır.
“Kozmetik Ürün veya Hammaddelerinin Etkinlik ve Güvenlilik Çalışmaları ile Klinik Araştırmaları Hakkında
Yönetmelik” kapsamına göre gönüllüler üzerinde yapılacak akademik çalışmalarda Kozmetik Klinik
Araştırmalar Etik Kurulu’ndan izin alınmasını takiben TİTCK’na başvuru yapılarak, onay alınması gereklidir. Bu
çalışmalarda aynı zamanda proje yürütücüsü olması gereken sorumlu araştırmacı, çalışma veya araştırma
konusu ile ilgili dalda, çalışma veya araştırmanın gerektirdiği seviyede eğitimini tamamlamış, çalışma veya
araştırmayı yürütücek kişi olup, başvurusu yapılan proje ve izin belgesindeki başlığın aynı olması
31
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
istenmektedir.
“Hacettepe Üniversitesi Girişimsel Olmayan Klinik Araştırmalar Etik Kurulu Çalışma Esasları Hakkındaki
Yönerge’nin” kapsamında yer alan insana bir hekimin doğrudan müdahalesini gerektirmeyen araştırmaları,
gözlemsel çalışmaları, anket çalışmalarını, dosya ve görüntü kayıtları gibi retrospektif arşiv taramaları dahil
olmak üzere girişimsel olmayan çalışmaları içeren projelerin başvurusunda ise Girişimsel Olmayan Klinik
Araştırmalar Etik Kurulu’ndan onay alınmalıdır.
“Hacettepe Üniversitesi Senatosu Etik Komisyon Yönergesi’nde” tanımlanan insan beden bütünlüğüne
müdahale içermeyen, biyolojik materyallerin kullanılmadığı, gözlemsel ve betimsel nitelikte (ölçek/skala
çalışmaları, anketler, dosya taramaları, sistem-model geliştirme çalışmaları, veri kaynakları taraması, web
üzerinden yapılan anketler gibi) insanlarla yürütülen araştırma projelerinde Hacettepe Üniversitesi Etik
Komisyonu’ndan onay alınmalıdır.
“Hayvan Deneyleri Etik Kurullarının Çalışma Usul ve Esaslarına Dair Yönetmelik ile “Deneysel ve Diğer Bilimsel
Amaçlar İçin Kullanılan Hayvanların Refah ve Korunmasına Dair Yönetmelik” kapsamında yer alan deney
hayvanı veya canlı hayvan üzerinde uygulanacak prosedürleri içeren projeler için Hacettepe Üniversitesi
Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu’ndan onay belgesinin alınmış olması gereklidir. Üniversitemiz dışında
hayvanlar üzerinde gerçekleştirilecek araştırmalarda Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurul Onay belgesi
deneylerin yapılacağı yerdeki Etik Kurul’dan alınmalıdır. Hayvanlar ile ilgili çalışmalarda proje ekibinde
hayvanları prosedürlerde kullanmaya yetkili ve kullanım sertifikası olan araştırmacı yer almalıdır. Deney
hayvanlarının kullanımını içeren araştırma projesinde Hayvan Deneyleri Yerel Etik Kurulu Onayı alındıktan
sonra projede ve çalışmaya katılacak kişilerdeki değişiklikler ilgili etik kurula yazılı olarak bildirilmeli ve onayı
alınmalıdır.
Etik Kurul onay belgesi, başvuru tarihine göre en fazla bir yıl içinde alınmış olmalıdır. Etik Kurul onayı ve
gerektiğinde TİTCK izni alınmamış projelerin başvuruları işleme konulmaz ve iade edilir. Proje başvurusu kabul
edilirse, Etik Kurul Onayı ve diğer izin belgelerinin aslı BAP Koordinasyon Birimi’ne teslim edilmelidir. Etik
Kurullardan Onay alındıktan sonra proje kapsamında ve çalışmaya katılacak kişilerdeki değişiklikler ilgili etik
kurula yazılı olarak bildirilmeli onay alınmalı ve BAP Koordinasyon Birimine değişiklikler ve belgeler ile birlikte
sunulmalıdır.
32
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Ek 5. Seyahat giderlerinin karşılanması ile ilgili yardımcı bilgiler
Projeler Kapsamında Araştırma Amaçlı Seyahat Giderlerinin Karşılanması
Bu kapsamda aşağıdaki ilkelere uygun olarak destek sağlanabilir;
a. Proje başvurusunda seyahat gerekçesinin, yürütülecek araştırma faaliyetlerinin, ilgili yerde geçirilecek
sürenin ve tahmini gider tutarının detaylı olarak izah edilmesi gerekir. Seyahat tarihinden en az 15 gün
önce, talep dilekçesi, birim Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük izin onayları birime teslim edilmelidir.
Yönetim Kurulu kararında ilgili seyahatin amacı, tarih aralığı, gidilecek yer, ilgili proje kapsamında
karşılanacak giderler, ulaşım şekli (otobüs, tren, uçak vb.) gibi gerekli tüm hususlar açıkça
belirtilmelidir.
b. Geçici görev yolluğu hesaplamalarında 6245 Sayılı Harcırah Kanunu’na göre işlem yapılır. Kanuna göre
hesaplanan tutarların ilgili proje destek limitlerini aşması durumunda, yalnızca destek limitleri
içerisinde kalan tutarlar için ödeme yapılır.
c. Arazi çalışması gerektiren araştırmalar kapsamında araç kiralama için dikkat edilecek hususlar ve
karşılanacak yakıt miktarları EK-5’de belirtilmiştir.
ç. Katılımın ardından en geç 15 gün içerisinde seyahat ile ilgili belgeler, çalışma bir merkezde yürütülmüş
ise ilgili merkezden alınan katılım yazısı ve faaliyet raporu birime teslim edilmelidir.
d. Yurt dışı katılımlarda, katılım belgesinin ve faaliyet yazısının Dekan, Dekan Yardımcısı, Anabilim Dalı
Başkanı, Bölüm Başkanı veya Müdür tarafından onaylanmış tercümesi birime teslim edilmelidir.
Projeler Kapsamında Bilimsel Etkinliklere Katılım Amaçlı Seyahat Giderlerinin Karşılanması
Bilimsel etkinliklere katılım desteğinden faydalanabilmek için aşağıdaki hususların yerine getirilmesi
zorunludur:
a. Katılım tarihinden en az 60 gün önce, APSİS üzerinden Bilimsel Etkinliklere Katılım Başvuru Formu
kullanılarak başvuru yapılmalıdır.
b. Destek başvurusunda talep edilen giderler ve gerekçeleri izah edilmelidir.
c. Sözlü sunum yapmak üzere katılımlara yönelik başvurular için bildiri örneği/özeti, araştırmacı beyan
formu, kabul yazısı, etkinlik web sayfası, etkinlik programı (kesin veya taslak) sisteme yüklenmiş
olmalıdır.
ç. Davetli konuşma yapmak üzere katılımlara yönelik başvurular için konuşma metni örneği/özeti ve
davet yazısı sisteme yüklenmiş olmalıdır.
d. Kabul edilen destek talepleri için ilgili birim yönetim kurulu kararı ve Rektörlük oluru etkinlik
tarihinden önce alınmış olmalıdır.
e. Katılımın ardından Üniversite Yönetim Kurulu Kararı ve personel görevlendirme onayı, katılım belgesi,
33
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
seyahat ile ilgili harcama belgeleri, katılım ücreti ödenmiş ise fatura ya da makbuzun asıl sureti, sözlü
sunumla katılanlar için etkinlik sözlü sunum programı birime teslim edilmelidir. Yönetim Kurulu
kararında ilgili seyahatin amacı, tarih aralığı, gidilecek yer, ilgili proje kapsamında karşılanacak
giderler, ulaşım şekli (otobüs, tren, uçak vb.) vb. gerekli tüm hususlar açıkça belirtilmelidir.
Yurtiçi ve Yurtdışı Geçici Görev Yollukları İle İlgili Hususlar
Geçici görev yolluğu hesaplamalarında 6245 Sayılı Harcırah Kanunu’na göre işlem yapılır. Mali mevzuat
gereğince, aşağıdaki ilkelere uygun olarak gerçekleştirilmeyen seyahatler için herhangi bir ödeme yapılması
mümkün değildir.
1. Araştırmacılar, BAP Komisyonu tarafından onaylanan seyahat desteğini kullanmak üzere, APSİS
sistemi üzerinden oluşturacakları harcama talebini elektronik ortamda ve ıslak imzalı olarak Birime
ulaştırmalıdır.
2. Araştırmacılar, ilgili seyahat için izinli ve görevli sayılabilmeleri için görev yaptıkları birime dilekçe ile
başvurmalıdır. Talep eden araştırmacılar için BAP Koordinasyon Birimi tarafından sağlanacak desteğe
yönelik resmi yazı verilmektedir.
3. İlgili birim yönetim kurulu kararı ve Rektörlük Oluru’nunseyahat tarihinden önce alınması zorunludur.
4. Seyahat’in ardından, aşağıdaki belgeler BAP KoordinasyonBirimine teslim edilmelidir:
a. Birim Yönetim Kurulu Kararı (*)
b. Rektörlük İzin Oluru
c. Ulaşım, katılım ücreti vb giderler için yasal olarak geçerli harcama belgeleri
(*) Yönetim Kurulu kararında ilgili seyahatin amacı, tarih aralığı, gidilecek yer, ilgili proje
kapsamında karşılanacak giderler, ulaşım şekli (otobüs, tren, uçak vb.) vb. gerekli tüm hususlar açıkça
belirtilmelidir.
Arazi Çalışmaları Kapsamında Araç Kiralama İşlemleri İle İlgili Hususlar
1. Faturalarda kiralanan aracın cinsi ve türü (binek, arazi veya ticari gibi) belirtilmelidir.
2. Kiralanan aracın teknik muayene onaylarının bulunmasına dikkat edilmelidir.
3. Kiralanan aracın zorunlu trafik sigortası yapılmış olmalıdır.
4. Kiralanan aracın seyahat süresini kapsayacak şekilde tam kaskosu yapılmış olmalıdır.
5. Kiralanacak araç kullanılmadan önce, Araç Kiralama Bildirim Formu web sitesinden temin edilmeli,
gerekli bilgi alanları doldurularak kiralama süreci sonunda imzalı olarak birime teslim edilmelidir.
6. Kiralanan aracın kiralama anındaki kilometresi ve kiralama süresi sonundaki (teslimde) kilometresi
kayıt altına alınmalı, Araç Kiralama Bildirim Formu’na işlenmelidir.
7. Yakıt faturaları ile araç kullanım kilometresi uyumlu olmalıdır.
8. Kiralanacak olan araçların türüne göre destek sağlanacak yakıt tutarları aşağıda verilen tablolara
uygun olarak belirlenecektir.
34
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Binek Araçlar İçin Yakıt Tablosu
Motor Hacmi Yakıt Türü Ortalama Yakıt (lt/100km)
1600cc Benzin 7
1600cc Motorin 6
2000cc Benzin 10
2000cc Motorin 8
Arazi Araçları İçin Yakıt Tablosu
Motor Hacmi Yakıt Türü Ortalama Yakıt (lt/100km)
2000cc(4x2) Benzin 11
2000cc(4x4) Benzin 11
2000cc(4x2) Motorin 9
2000cc(4x4) Motorin 9
2000cc(4x2) Benzin 12
2000cc(4x4) Benzin 12
2000cc(4x2) Motorin 10
2000cc(4x4) Motorin 10
2500cc(4x2) Benzin 13
2500cc(4x4) Benzin 13
2500cc(4x2) Motorin 11
2500cc(4x4) Motorin 11
3000cc(4x2) Benzin 14
3000cc(4x4) Benzin 14
3000cc(4x2) Motorin 12
3000cc(4x4) Motorin 12
35
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Ek 6. Personel Çalıştırma ile İlgili Yardımcı Bilgiler
26.11.2016 tarih ve 29900 sayılı Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik’
ine göre Kapsamlı Araştırma Projeleri, Katılımlı Araştırma Projeleri ve Çağrılı Araştırma Projeleri ve Öncelikli
Alan Araştırma Projeleri kapsamında personel çalıştırılabilecektir. Personel gideri toplam proje bütçesinin
%20 sini geçemez.
Araştırmacıya ödenecek aylık brüt ücret her yıl “Asgari Ücret Tespit Komisyonu” tarafından belirlenen brüt
asgari ücretin altında olamaz. “Araştırmacı Personel Çalıştırma” kapsamında çalışacak personelin aylık brüt
maaşları, her yıl Komisyon tarafından belirlenecektir. Projede çalışacak personelin en az yükseklisans
öğrencisi olması gerekmektedir. Lisans öğrencileri projede çalıştırılamamaktadır. Bir araştırmacı personel,
projeler kapsamında SGK’lı olarak en az 3 ay, en fazla 6 yıl çalıştırılabilecektir.
Çalıştırılacak araştırmacı personelin SGK Mevzuatı gereğince işe giriş ve çıkış işlemlerinin yasal süresinde
yapılabilmesi için en geç 2 ay önce BAP Koordinasyon Birimine proje yürütücüsü tarafından bildirimde
bulunulması gerekmektedir. Aksi takdirde uygulanacak Ceza-i işlemlerden proje yürütücüsü sorumludur.
1. Proje bütçesinin personel kalemine kıdem ve ihbar tazminatları, vergi ve SGK primleri eklenmelidir.
2. Personel çalıştırma ödeneği için ek ödenek/fasıl aktarımı talep edilemez.
3. Proje yürütücüsünün, proje başvurusunda araştırmacı çalıştırmayı öngörmüş olması, personelin
niteliği, adı- soyadı, çalışacağı süre ve projeye brüt maliyetini belirlemiş olması gerekir.
4. Çalıştırılmak istenen araştırmacının projeye sağlayacağı katkı, işinin tanımı, niteliği ve gerekçesi proje
başvurusunda ayrıntılı olarak açıklanmalıdır.
5. Projede çalışacak araştırmacının, projenin başlama tarihinde herhangi bir kurum veya kuruluşta ücret
karşılığı çalışmıyor olması gerekir.
6. Üniversitemiz lisansüstü öğrencileri ve doktora sonrası araştırmacılar projelerde araştırmacı personel
olarak çalıştırılabilir. Lisans öğrencileri araştırmacı personel olarak çalıştırılamaz.
7. Bir proje yılı proje protokolünün imzalanmasını takiben başlar ve 12 (oniki) aydır.
8. Doktora sonrası araştırmacılar ve doktora yapan Üniversitemiz araştırmacıları için gelir vergisi
muafiyeti uygulanır.
9. Yabancı uyruklu araştırmacılar personel çalıştırma kalemi kapsamında çalıştırılamaz.
10. Çalıştırılacak araştırmacı personel Türkiye sınırları içinde ikamet etmelidir.
36
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
5510 Sayılı Kanun gereği sağlık raporu alan SGK’lı personelin istirahat süresinin, işverenlerce elektronik
ortamda “Sosyal Güvenlik Kurumu”na bildirilmesi zorunluluğu getirilmiş ve bildirimin süresinde
gönderilmemesi durumunda idari para cezası uygulanması öngörülmüştür. Üniversitemizin cezai bir durumla
karşı karşıya kalmaması için herhangi bir sağlık kuruluşundan rapor alan proje araştırmacı personelin, sağlık
raporunu aldığı gün mutlaka BAP Koordinasyon Birimi’ne bildirmesi gerekmektedir. Bildirilmemesi halinde
sorumluluk proje yürütücüsüne aittir.
37
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Ek 7. Bursiyer Çalıştırma İle İlgili Yardımcı Bilgiler
Araştırma alt yapısı kurma ve geliştirme projeleri dışındaki projeler kapsamında görevlendirilecek tezli yüksek
lisans ve doktora programlarındaki öğrencilere burs verilebilecektir.
Bursiyerlerde aşağıdaki şartlar aranır:
a) Türkiye’de ikamet etmek.
b) Kırk yaşından gün almamış olmak.
c) Bir kurum veya iş yerinde çalışmıyor olmak.
ç) Aynı dönemde TÜBİTAK yurtiçi lisansüstü burs programı bursiyeri olmamak.
d) Aynı dönemde başka bir projede bursiyer olmamak.
Bursiyer Seçiminde Uyulacak İlkeler
Burs miktarı YÖK Yürütme Kurulu nun belirleyeceği üst sınır dikkate alınarak Komisyon tarafından belirlenir.
Bursiyerlere, belirlenen burs miktarı görev yapılan ayı takip eden ay içerisinde proje bütçesinden ödenir.
Bir projede en fazla iki bursiyer görevlendirilebilir. Ancak projeden ayrılan bursiyer yerine aynı şartlarda
yeni bir bursiyer görevlendirilebilir.
Bir bursiyer aynı anda birden fazla projede görev alamaz ve proje yürürlüğe girdikten sonra görevlendirilen
bursiyer sayısı artırılamaz.
Bursiyer seçiminde uygulanacak destek limitleri ve bursiyer sayıları nihai olarak Komisyon tarafından
belirlenerek ilan edilir.
Bursiyerlerin SGK Kapsamına Alınması İle İlgili Bilgiler
5510 sayılı Kanunun 87 nci maddesinin birinci fıkrası (e) bendine “kamu kurum ve kuruluşları tarafından
desteklenen projelerde görevli bursiyerler için projenin yürütüldüğü kamu kurum ve kuruluşları, özel sektör
kuruluşları ve üniversiteler” ibaresi eklenerek projelerde görevli bursiyerler için ödenecek iş kazası ve meslek
hastalıkları sigortası ile genel sağlık sigortası ödeme yükümlüsü belirlenmiştir.
Bu kapsamda, üniversite ve diğer yürütücü kuruluşlar tarafından gerçekleştirilecek uygulamada; sigorta
başlangıcı yapılmayan bursiyerlere herhangi bir ödeme yapılamayacaktır.
Kamu kurumlarınca desteklenen araştırma projesi yürüten Öğretim Elemanlarımızın Bursiyer SGK Bilgi
Formunu doldurarak ekine bursiyer öğrencinin nüfus cüzdanı fotokopisini ve öğrenci belgesini ekleyerek
bursiyerliğin başlamasından en geç 7 gün önce Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine ulaştırması
38
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
gerekmektedir.
Bursiyer ödemelerinin düzenli olarak yapılabilmesi için Burslu Öğrenci Bilgi Formunun her ayın 5 ine kadar
Bilimsel Araştırma Projeleri Koordinasyon Birimine ulaştırılması gerekmektedir. Sigorta işlemleri nedeniyle her
ayın 5 ine kadar Burslu Öğrenci Bilgi Formu gelmeyen bursiyerlerin ödemeleri yapılamayacağından proje
yürütücüsü olan öğretim elemanlarımızın gerekli hassasiyeti göstermeleri gerekmektedir.
İlgili Kanun hükümlerine göre bundan sonraki süreçlerde takvime uygun olarak bildirim yapılmayan bursiyerler
için herhangi bir ödeme yapılması söz konusu olamayacaktır.
39
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
Ek 8. Akademik Olan ve Olmayan Konferansların Nitelikleri ve Örnekler
Akademik Olmayan (predatory) Konferanslar:
1. Ticari organizasyonlar tarafından bilim insanları için tamamen kar için düzenlenir.
2. Kar etme amacı gizlenmeye çalışılsa da yüksek kayıt ücreti alırlar.
3. Etkili bir hakem değerlendirme süreci işletmezler.
4. Hemen hemen tüm çalışmalar sunum için kabul edilir.
5. Başvuru tarihlerini (deadline) sürekli uzatırlar, mümkün olduğunca esnek tutarlar.
6. Konferans kurullarındaki isimler çoğunlukla aktif değildir. Bazılarının isimleri görüntüyü kurtarmak
için izinsiz listelenir.
7. Uluslararası niteliği olmamasına rağmen değişik amaçlarla “Uluslararası” sözcüğü başlığa eklenir.
8. Farklı konu alanlarına ilişkin çalışmaları aynı konferansta sunmak mümkündür.
9. “International Academic Conference” ya da “International Conference of Arts, Sciences' and
Technology” gibi genel adlarla düzenlenir.
10. Belirgin bir temaya sahip değildir. Amacı ve teması olmadığı için sonuç raporu da yoktur.
11. Aynı konferans yıl içinde farklı mekânlarda tekrarlanır.
12. Akademik niteliğinden öte düzenlendiği turistik şehir ile cazip hale gelmeye çalışırlar.
13. Turistik bir yerdeki otelde, aynı anda birden fazla konferans düzenlenir.
14. Tanınmış davetli konuşmacılarla vitrini güçlü tutarlar.
15. Sahte dergilere (çoğunlukla açık erişim) aracılık ederler.
16. Sahte dergiler tarafından ek gelir kaynağı olarak da düzenlenir.
17. Salon katılımları oldukça düşüktür.
18. Web sayfaları yazım hatalarıyla doludur.
19. Yazın kıyılarda, kışın kayak merkezlerine yakın yerlerde düzenlenir.
Akademik (Scholarly conferences) Konferanslar:
1. Bilim insanları tarafından bilim insanları için düzenlenir.
2. Sınırlı bir alanda faaliyet gösteren, kar amacı olmayan, akademik bir birimin (üniversite, dernek, oda,
sendika…) işlevlerinden biri olarak gerçekleştirilir.
3. SCI, SSCI gibi dizinlerde yer alan akademik dergileri yayımlayan akademik yapılar tarafından
düzenlenir.
4. Çalışmalar sıkı hakem süreçlerinden geçtikten sonra kabul edilir.
5. Yeni ve ilginç araştırma sonuçlarının paylaşılmasına aracılık ederler.
6. Bir alandaki araştırmacıların bir araya gelmesini sağlayarak kendi aralarında bir iletişim ağı
oluşturmalarına aracılık ederler.
40
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
7. Bilim kurulu, konferans sonuç raporunu yayımlar.
8. Saygınlığa sahip oldukları için ulusal düzenlemelerde farklı üniversitelerden, uluslararası
düzenlemelerde çoğunluğu farklı üniversitelerden katılımcılarla gerçekleştirilirler.
9. Hem geçmişte düzenlediklerini hem de gelecekte düzenlenecek olanları sayfalarında paylaşırlar.
İyi Örnekler:
American Urological Association (AUA): www.aua2017.org
The American Educational Research Association (AERA): www.aera.net
Political Science Association : www.ipsa.org
European Society of Biomaterials-ESB: www.esb.org
AIChE-American Society of Chemical Engineere: www.aiche.org
41
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
EK 9. Makalenin yayımlandığı derginin hangi çeyrekte (Q1 veya Q2) yer aldığını saptamaya yönelik
bilgiler
Web of Science taraması yaparak başvuruda kullanacağınız makale bilgilerine erişiniz.
Makale başlığına tıklayarak özün (abstract) bulunduğu sayfaya erişiniz.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
42
Abstract başlığı üstündeki “View Journal Information” bağlantısına tıklayınız.
Açılan sayfa, derginin bulunduğu kategorilerde hangi çeyrekte yer aldığını göstermektedir. Dergi birden
fazla kategoride de yer alabilir. Bu durumda herhangi bir kategoride Q1 ya da Q2’de yer alması başvuru için
yeterlidir. Derginin hangi çeyrekte yer aldığını gösteren ekran görüntüsünün dosya eklentileri arasında
bulunması gerekmektedir.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
43
EK 10. Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından ödemesi yapılacak Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere
Katılım, Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme, Eğitim Programlarının Akreditasyonu ve Bilimsel Dergi
konularındaki destekler ile ilgili bilgiler:
Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım, Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme, Eğitim Programlarının
Akreditasyonu, Bilimsel Dergi Desteği konularındaki destekler aşağıda belirtilen hususlara uygun olarak
başvurulması halinde BAP Komisyonu tarafından değerlendirmeye alınacaktır. Bu destek türlerine başvurular
BAP Koordinasyon Birimine yapılacak olup buna ilişkin giderler Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından
her akademik personel için ve her bir destek çeşidi için yılda bir kez olmak üzere karşılanacaktır. Destek türleri
ile ilgili gerekli evraklar aşağıda belirtilmiştir.
BAP Koordinasyon Birimi Sistemine Girilmesi Gereken Evraklar
1. Etkinlik Katılım İçin
Etkinlik Katılım Formu
Beyan Formu
Sözlü sunum ya da davetli konuşmacı olduğunu belirten davet mektubu
Bildiri özeti
Etkinlik taslak programı ve tanıtıcı belgeler (web sayfası)
2. Etkinlik Düzenleme İçin
Başvuru Formu
Teknik Şartname
Proforma fatura
Etkinlik taslak programı ve tanıtıcı belgeler
3. Eğitim Programlarının Akreditasyonu Desteği İçin
Başvuru Formu
Teknik Şartname
Proforma fatura
4. Bilimsel Dergi Desteği İçin
Başvuru Formu
Teknik Şartname
Proforma fatura
Yayın Komisyonu Onay Belgesi
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
44
Döner Sermaye İşletme Müdürlüğüne Teslim Edilmesi Gereken Evraklar
1. Etkinlik Katılım İçin
• Rektörlük görevlendirme onayı
Yolluk Bildirim Formu
• Katılım belgesi ve onaylanmış türkçe tercümesi
• Katılım ve seyahat ile ilgili harcama belgeleri (e-bilet, taksi, metro, tren, otobüs vb. harcamalar ile ilgili
belgeler)
• Katılım ücreti ödenmiş ise bunu gösterir belgenin aslı
2. Etkinlik Düzenleme İçin
• Harcama Talebi
• Proforma fatura
Teknik şartname
3. Eğitim Programlarının Akreditasyonu Desteği İçin
• Harcama Talebi
• Proforma fatura
Teknik şartname
4. Bilimsel Dergi Desteği İçin
• Harcama Talebi
• Proforma fatura
Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği başvurularında dikkat edilecek hususlar:
Üniversitemiz kadrosundaki öğretim elemanlarının araştırmalarını ulusal ve uluslararası düzeyde tartışmaya
açmaları, deneyimlerini ve ilişkilerini geliştirmeleri, alanlarındaki güncel bilimsel gelişmeleri takip edebilmeleri
amacıyla toplantı, sempozyum, konferans, kongre, çalıştay, sergi ve konserlere katılımlarına yönelik
desteklerdir. Vaka sunumları, kısa sözlü sunumlar ve ulusal/uluslararası saygınlığı/niteliği kanıtlanmamış
bilimsel/sanatsal etkinlikler destek kapsamında değerlendirilmemektedir.
Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği’nden yararlanmak isteyen, ancak yürütücü niteliğine sahip
olmayan araştırma görevlilerinin destek başvurularında tez danışmanını yürütücü (yürütücü kotasından
etkilenmeksizin), kendisini ise araştırmacı olarak belirtmesi gerekmektedir. Destek başvurusu, düzenlenecek
etkinliğin başlangıç tarihinden en az 2 ay önce BAP Koordinasyon Birimine yapılmalıdır.
Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım Desteği, sadece seyahat kaleminde yer alan yolluk, yevmiye ve katılım
ücreti ile sınırlıdır. Bu destek türüne başvurularda, katılmak istenilen etkinliği düzenleyen kurulların ve etkinliğin
ayrıntılı bilimsel programının internet sitesinin içinde yer aldığı şekliyle sunulması şarttır. Desteklenecek olan
etkinliklerin kar amaçlı şirketler tarafından değil; mesleki kuruluşlar, dernekler, üniversiteler, kamu kurumları,
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
45
eğitim kurumları, sivil toplum örgütleri vb. tarafından, tercihen her yıl farklı ülke ve şehirlerde düzenlenmesi
aranan temel özelliktir. Bilimsel/sanatsal etkinliklerin gelenekselleşmiş, saygınlığı uluslararası düzeyde kabul
edilmiş, belirli bir tematik alana odaklanan veya sınırlı sayıda ve birbiriyle ilgili alanları içeren özelliklere sahip
olması gerekmektedir.
Üniversitemiz Öğretim Elemanlarının katılımlarında kendileri, Üniversitemiz ve Ülkemiz adına yarar oluşturma
potansiyeline sahip olan ve olmayan etkinliklerin genel özellikleri ve akademik niteliği yüksek kongreler için
örnekler EK 8 ’de sunulmuştur. Uluslararası etkinliklerin bilimsel ve sanatsal düzeyinin başvuruyu yapan
araştırmacı tarafından başvuru formunda açıkça belirtilmesi gerekmektedir. Sözlü sunum ya da davetli konuşma
metninin Türkçe özetinin başvuru formuna açıkça yazılması gerekir. Sözlü sunulacak çalışma; anket/ölçek
(skala), ölçek geliştirme, tıbbi olmayan gözlem ve dosya ya da veri kaynakları taraması ile sistem-model
geliştirme çalışması türünde bir araştırma ise sunuma temel oluşturan araştırma için Hacettepe Üniversitesi Etik
Komisyonunun onayı başvuru sırasında sunulmalıdır.
Bu türde yapılan başvuruya ilişkin nihai karar, ilgili değerlendirme komisyonunun önerisi üzerine BAP
Komisyonu tarafından verilir.
Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme Desteği başvurularında dikkat edilecek hususlar:
Üniversitemiz yerleşke ve birimlerinde kar amacı gütmeyen bilimsel ve sanatsal etkinliklerin düzenlenmesine
yönelik desteklerdir. Bu kapsamda gereksinimler sarf, seyahat ve hizmet alımı bütçe kalemlerinden sağlanır.
Bu destek için yürütücünün düzenlenecek toplantının bilimsel/sanatsal içeriğini ve Hacettepe Üniversitesi için
yaygın etkisini açıkça ifade etmesi beklenmektedir. Destek başvurusu, düzenlenecek etkinliğin başlangıç
tarihinden en az üç ay önce BAP Koordinasyon Birimine yapılmalıdır.
Hacettepe Üniversitesi, Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme Desteği kapsamında salon, derslik, merkez ve
birimlerinin kullanımından kira talep etmez. Başvuru formunda; katılımcıların niteliği, alınacak katılım ücreti,
diğer kurum, kuruluş, dernek ve merkezlerden alınan maddi veya ayni destek ve talep edilen Bilimsel ve
Sanatsal Etkinlik Düzenleme Desteği bütçesinin harcama kalemleri açıkça belirtilmeli, proforma faturalar ile
bütçe gerekçesi desteklenmelidir. Hizmet alımı proformaları, mümkün olduğu ölçüde Üniversite iktisadi
işletmelerinden temin edilmelidir.
Eğitim Programlarının Akreditasyonu Desteği başvurularında dikkat edilecek hususlar:
Üniversitemizde sürdürülmekte olan lisans ve lisansüstü eğitim programlarının geliştirilmesi amacıyla ulusal ya
da uluslararası kurum ve kuruluşlar tarafından akreditasyonununa veya belgelendirilmesine yönelik
desteklerdir. Bu desteğe başvuru, ilgili birim, bölüm, anabilim dalı ya da enstitünün sorumlusu tarafından
yapılır. Bu destek türü, başvuru için hazırlık, ekibin ziyaret ve değerlendirmeleri ve belge alabilmek için
belirlenen eksiklik ve yoksunlukların giderilmesi süreçlerini kapsar. Bu destek, gerekliliğe göre makine teçhizat,
sarf malzemesi, hizmet alımı ve seyahat kalemlerini içerebilir.
BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ
KOORDİNASYON BİRİMİ
46
Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü tarafından ödemesi yapılacak Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere Katılım,
Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik Düzenleme, Eğitim Programlarının Akreditasyonu ve Bilimsel Dergi konularındaki
destekler ile ilgili bütçe sınırları
Destek türü Desteklenen giderler Destek üst sınırı
Bilimsel ve Sanatsal Etkinliklere
Katılım Desteği
Seyahat Ulusal Toplantılar:
600 TL
Avrupa’daki
uluslararası
toplantılar: 3300 TL
Denizaşırı
Ülkelerdeki
uluslararası
toplantılar: 4500 TL
Bilimsel ve Sanatsal Etkinlik
Düzenleme Desteği
Sarf Malzeme
Hizmet Alımı
Seyahat
15 000 TL
Eğitim Programlarının
Akreditasyonu Desteği
Sarf Malzeme
Makine-Teçhizat
Hizmet Alımı
Seyahat
50 000 TL
Bilimsel Dergi Desteği Sarf Malzeme
Hizmet Alımı
10 000 TL