Bilik Registri

BILIK REGISTRIBILIK REGISTRI

&& PROSEDUR KAWALAN PROSEDUR KAWALAN

PERGERAKAN DAN PERGERAKAN DAN PENYIMPANAN FAIL PENYIMPANAN FAIL

DEFINISIDEFINISI

BILIK REGISTRI BILIK FAIL BILIK PENDAFTARAN FAIL BILIK REKOD PUSAT REKOD ARKIB

REGISTRIREGISTRI

SATU UNIT DI DALAM JABATAN/ AGENSI KERAJAAN YANG BERTANGGUNGJAWAB MENGENDALIKAN REKOD-REKODNYA

BILIK REGISTRIBILIK REGISTRI

TEMPAT DI MANA PENGENDALIAN SURAT-MENYURAT DAN FAIL-MEMAIL DILAKSANAKAN SERTA TEMPAT PENYIMPANAN REKOD-REKOD AKTIF

MATLAMAT REGISTRIMATLAMAT REGISTRI

SEMUA MAKLUMAT JABATAN DIKENDALIKAN DAN DIURUSKAN DENGAN BAIK

MEMBERIKAN PERKHIDMATAN YANG BAIK KEPADA PELANGGAN

- PELANGGAN DALAMAN

- PELANGGAN LUARAN MEMBEKALKAN

MAKLUMAT (REKOD) YANG BETUL PADA MASA YANG DITETAPKAN

JENIS-JENIS REGISTRIJENIS-JENIS REGISTRI

TERDAPAT TIGA JENIS REGISTRI IAITU:

SISTEM REGISTRI BERPUSAT

(CENTRALISED REGISTRY SYSTEM)

SISTEM REGISTRI TIDAK BERPUSAT

(DECENTRALISED REGISTRY SYSTEM)

KOMBINASI DI ANTARA KEDUA-DUA DI ATAS

SISTEM SISTEM REGISTRI BERPUSATREGISTRI BERPUSAT

SEMUA REKOD DISIMPAN DAN DIKENDALIKAN DI SUATU TEMPAT YANG TERTENTU DAN BERPUSAT

KELEBIHANKELEBIHAN

SERAGAM

- ARAHAN

- KELASIFIKASI

- AMALAN

- DISKRIPSI

- OPERASI FAIL KURANG PERTINDIHAN KAKITANGAN

MAHIR/SEPENUH MASA EKONOMIK

- PERALATAN

- RUANG KESELAMATAN TERJAMIN SEMUA CERITA BERPUSAT

KELEMAHANKELEMAHAN

PENGGUNA JAUH/LEWAT

TERLALU RAMAI PELANGGAN

SISTEM REGISTRI SISTEM REGISTRI TIDAK BERPUSATTIDAK BERPUSAT

UNIT-UNIT, BAHAGIAN-BAHAGIAN SESUATU JABATAN/AGENSI KERAJAAN MEMPUNYAI REGISTRI MASING-MASING

KELEBIHANKELEBIHAN

KESELAMATAN

- KEBOCORAN MAKLUMAT:

SEBAHAGIAN SAHAJA

- BENCANA :

SEBAHAGIAN SAHAJA

ROSAK

TIDAK PERLU RAMAI KAKITANGAN

CEPAT DAN DEKAT DENGAN PENGGUNA

KELEMAHANKELEMAHAN

PERTINDIHAN

KAKITANGAN TIDAK MAHIR

CERITA TIDAK LENGKAP

KAEDAH TIDAK SERAGAM

TIDAK EKONOMIK - RUANG & ALAT

FUNGSI REGISTRIFUNGSI REGISTRI

1. PENERIMAAN DAN

PENDAFTARAN SURAT-SURAT

– BUKA SURAT,COPKAN TARIKH TERIMA & TANDATANGAN RINGKAS

– BUKU DAFTAR PENERIMAAN SURAT

– SURAT TERPERINGKAT– SURAT TERPERINGKAT : u.p.– SURAT BIASA/UMUM

JABATAN KETUA JABATAN UNTUK PERHATIAN NAMA PEGAWAI

2. PENGHANTARAN SURAT2. PENGHANTARAN SURAT

SURAT TERPERINGKAT - 2 salinan

SURAT TERBUKA - 3 salinan

i. - dihantar

ii. - di failkan

iii. - fail timbul (float file)

SAMPUL, POS, PENGHANTAR CEPAT

3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

AKTIVITI UTAMA UNIT REGISTRI

SEMAK FAIL SUDAH/BELUM DIBUKA– Rujukan Tuan– Buku daftar fail– Indeks– Komputer– Senarai fail

SEKIRANYA TIADA/BELUM - BUKA FAIL BARU

SEMASA MEMBUKA FAIL SEMASA MEMBUKA FAIL BARU PASTIKANBARU PASTIKAN

KELASIFIKASI

– Kulit fail

– Nombor fail

TAJUK FAIL

KERTAS MINIT

4. PROSEDUR KAWALAN 4. PROSEDUR KAWALAN PERGERAKAN FAIL___PERGERAKAN FAIL___

SATU TUGAS UTAMA MEREKODKAN SEGALA PERGERAKAN FAIL

MASALAH FAIL HILANG FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN FAIL TERSALAH LETAK FAIL TERSALAH HANTAR FAIL DIAMBIL SENDIRI OLEH

PEGAWAI FAIL DIEDARKAN OLEH

KAKITANGAN BUKAN DARI UNIT REGISTRI DSBNYA.

5. PROSEDUR PENUTUPAN FAIL5. PROSEDUR PENUTUPAN FAIL

FAIL AKTIF

– 100 Lampiran

– 1 inci tebal

(yang mana terdahulu)

FAIL TIDAK AKTIF

– 5 tahun tidak digunakan/rujuk

PENGGUNAAN SAMPUL KECIL

BORANG-BORANG BORANG-BORANG REGISTRIREGISTRI

KAWALAN PERGERAKAN

BORANG R.1.

- KELUAR MASUK FAIL BORANG R.2.

- PERMINTAAN FAIL BORANG R.3.

- NOTA PERGERAKAN FAIL BORANG R.4.

- LANJUTAN PENGGUNAAN FAIL BORANG R.5.

- KEMBALIKAN FAIL BORANG R.6.

- SLIP PINDAAN LAMPIRAN

PROSEDUR REGISTRI: KAWALAN PERGERAKAN DAN PENYIMPANAN FAIL SLIP Am 89 BAGI DOKET YANG DISUSUN MENGIKUT NOMBOR SETURUT.

Nombor2 Fail yang berkaitan

No Fail:

(Am 89) (Pindaan 11/66)

Fahrasat di-bawah

Perkara

(Bahagian hadapan)

Tarikh

Kepada

Tarikh

Kepada

Tarikh

Kepada

(Bahagian belakang)

Registri 1 : KAD KELUAR FAIL No. Fail : Indeks Perkara : Tajuk Fail : Dihantar Dihantar Kepada Tarikh Oleh Kepada Tarikh Oleh

Hendaklah dikandungkan dalam fail sebelum fail disimpan

Registri 2 : BORANG PERMINTAAN FAIL

Kepada Kerani Registri,Sila majukan fail berikut:

No. dan Tajuk Fail :1. ____________________________________________________2. ____________________________________________________3. ____________________________________________________4. ____________________________________________________

Tandatangan : _____________________________Nama Penuh : _____________________________Caw/Bahagian : _____________________________ Tarikh : ______________

Registri 3 : NOTA PERGERAKAN FAIL

Kepada Kerani Registri,

Fail No. : ________________________________________telah saya

serahkan kepada : ____________________________________ pada hari ini. (Nama Pegawai)

Tandatangan : _____________________________Nama Penuh : _____________________________Caw/Bahagian : _____________________________ Tarikh : _________

4 : BORANG LANJUTAN PENGGUNAAN FAIL

Kerani Registri,

Tajuk Fail :

1. ____________________________________________________2. ____________________________________________________3. ____________________________________________________

4. ____________________________________________________

kenaan di atas perlu digunakan sehingga :__________________________________

angan : _____________________________Penuh : _____________________________ahagian : _____________________________ Tarikh : ______________

Registri 5 : BORANG KEMBALIKAN FAIL

Kepada : _________________________________

Caw/Bahagian : _________________________________

No. Fail :1. ____________________________________________________2. ____________________________________________________3. ____________________________________________________

4. ____________________________________________________

Sila kembalikan fail berkenaan di atas yang dirujuk pada :____________________________untuk simpanan di Registri.

Tandatangan : _____________________________Nama Penuh : _____________________________(Kerani Registri) Tarikh : _________________

Registri 6 : SLIP PINDAAN

Surat bilangan : ______________________________________ bertarikh :______________

perkara :____________________________________________________________________

Dipindahkan:Ke dalam Fail No. : ___________________________________ pada : ________________

Tandatangan : _____________________________Nama Penuh : _____________________________Caw/Bahagian : _____________________________ Tarikh : _______________

Registri 7 SLIP TINDAKAN

Bil. Lampiran Untuk Tindakan T.T. Ringkas &

Tarikh Selesai/Belum

1.

2.

3.

4.

5.