Biesemans, Jamie - Snelgids Office Voor Mac 2011

Office voor Mac 2011SnelgidsJamie Biesemans1EASYCOMPUTING

Snelgids Office voor Mac 2011Jamie Biesemans

1

Copyright Uitgever

2011 Easy Computing 1ste druk 2011 Easy Computing B.V. Postbus 674 2100 AR Heemstede [email protected] www.easycomputing.com Laika Books www.laikabooks.com Jamie Biesemans Ottenhof taal & media, Almere Ottenhof taal & media, Almere Erik Verhaar 978-90-808-3235-0 991

E-mail Web Book Packager Auteur Eindredactie Vormgeving Cover ISBN NUR

Alle rechten voorbehouden. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Easy Computing mag niets van deze uitgave worden verveelvoudigd, bewerkt en/ of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, magnetische media of op welke andere wijze ook.

Belangrijke opmerking Wanneer in dit boek methodes en programmas worden vermeld, gebeurt dit zonder inachtneming van patenten, aangezien ze voor amateur- en studiedoeleinden dienen. Alle informatie in dit boek werd door de auteur met de grootste zorgvuldigheid verzameld respectievelijk samengesteld. Toch zijn fouten niet helemaal uit te sluiten. Easy Computing neemt daarom noch garantie, noch juridische verantwoordelijkheid of enige andere vorm van aansprakelijkheid op zich voor de gevolgen van onjuiste of onvolledige informatie. Wanneer u eventuele fouten tegenkomt, zijn de auteur en de uitgever dankbaar wanneer u deze aan hen doorgeeft. Wij wijzen er verder op dat de in het boek genoemde soft- en hardwarebenamingen en merknamen van de desbetreffende firmas over het algemeen door fabrieksmerken, handelsmerken of patentrecht beschermd zijn.

2

InhoudHoofdstuk 1 Nieuw in Office 2011Veel nieuwigheden Outlook Time Machine Spotlight Exchange PST Het Lint Nieuwe look Visual Basic Samenwerken Sjablonen Schermvullende weergave Krachtige beeldbewerking Schikken in 3D Voorwaardelijke opmaak Compatibel

78 8 9 9 10 10 10 11 11 11 12 12 12 13 13 14

Het zoekvenster Het Lint Navigatiedeelvenster Het hoofdscherm Het toepassingsmenu Een mailaccount instellen Aan de slag Oude mailberichten importeren Overzicht E-Mail Lezen Een bericht opstellen Werken met regels Handtekeningen Agenda Weergave Een afspraak maken Een vergadering opzetten Contactpersonen Contacten importeren Synchronisatieservices Contacten toevoegen Contactgroepen Enkele handigheden Taken Notities

20 22 23 24 24 25 25 27 31 31 33 34 35 37 38 38 39 41 42 42 43 44 44 45 46 48

Hoofdstuk 2 OutlookVooruitgang Even kennis maken Knoppenbalk

1516 17 19

Hoofdstuk 3 WordWegwijs in de interface Van start

4950 52

3

Wat zijn indelingen? Zonder afleidingen Lettertypes Stijlen gebruiken Stijlen Snelle stijlen Een stijl maken Een stijl overnemen Sjablonen De juiste paginainstelling Een pagina opmaken Marges Kolommen Paginanummering Kop en voetnoten Een tabel maken Tabellen Tabellen aanpassen Bruggetje naar Excel Beelden, grafieken en tekstvakken invoegen Grafieken Een foto in een document voegen Tekstvak Grafieken Tekenen in een document SmartArt Samen aan teksten werken Fraaiere documenten creren

52 54 56 57 57 58 59 61 62 63 63 64 64 65 65 67 67 68 69 70 70 70 72 73 73 74 75 77

Hoofdstuk 4 PowerPointDe basis Themas en sjablonen Werken met de nieuwe interface Een presentatie bouwen Thema kiezen Dias creren Een dia vullen SmartArt Overgangen Animaties Enkele opmaaktips Samen een presentatie maken Presenteren Oefenen Presentatie afspelen Handige toetsen Uw presentatie opnemen Een presentatie delen

8182 83 85 86 86 88 89 100 101 101 102 103 104 104 105 105 106 107

Hoofdstuk 5 ExcelEen nieuw uiterlijk Sjablonen De fundamenten Data invoeren Filters

109110 111 113 113 114

4

Rekenen met formules Zorgen voor duidelijkheid Opmaak Voorwaardelijke opmaak Grafieken Grafieken maken Grafieksjablonen SmartArt Samenwerken aan rekenbladen Controleren Delen

115 119 119 121 124 124 127 128 130 130 132

Hoofdstuk 6 SamenwerkenDrie keer collaboratie Microsoft Document Connection SkyDrive SharePoint Messenger Opstarten Chatten Contacten toevoegen Communicator

133134 135 136 137 138 138 139 141 142

Index

143

5

Hoofdstuk

01 10

Nieuw in Office 2011

Als u overstapt van een Windows-pc naar een Mac is de grote vraag altijd: zullen mijn bestanden en documenten nog werken? Het goede nieuws is dat Microsoft met Office voor Mac 2011 een volwaardig n compatibel alternatief voor Microsoft Office 2010 voor Windows in huis heeft. In dit boek bekijken we Office 2011 en helpen we u op weg met tips, trucs en uitleg.

Veel nieuwighedenOffice 2011 bevat heel wat verbeteringen en compleet nieuwe zaken. Daarnaast zijn er zaken aangepakt die de oorzaak waren van de slechte prestaties van de vorige edities van Office voor Mac.

Outlook

Wakkere geesten die ervaring hebben met Office 2008 voor Mac hebben vast de aanwezigheid van Outlook opgemerkt in Office voor Mac 2011. Dat is iets nieuws, want vroeger was het mailprogramma van Microsoft op de Mac Entourage. Het gaat hier om meer dan een naamsverandering. Outlook 2011 is een nieuw programma die een eind maakt aan heel wat gebreken van Entourage 2008, wat wellicht het meest bekritiseerde onderdeel van Office 2008 voor Mac was. Toch is het geen kopie van Outlook voor Windows. Qua uiterlijk is het eerder een mengsel tussen Entourage van vroeger en Outlook 2010. De Mac-versie heeft ook niet alle snufjes van zijn Windows-evenknie.

8

SNELGIDS Office voor Mac 2011

Time MachineEen groot probleem bij Entourage was dat het programma alle mail, contacten, kalenderinformatie en andere zaken in een gigantische database stopte. Na een paar maanden werken werd dit bestand al gauw enkele gigabytes groot, wat het opstarten van Entourage niet bepaald versnelde. Erger was dat het grote databasebestand van Entourage die de Time Machine-functie van Mac OS X dol deed draaien. Telkens als er een mailtje binnenrolde, werd het bestand aangepast. Voor Time Machine was dat een signaal om er opnieuw een back-up van te maken. Wat natuurlijk een probleem is bij een bestand van pakweg drie gigabytes groot. In Outlook 2011 is de grote database vervangen door veel kleine bestanden. Ontvangt u een mail, dan komt er een bestandje bij. Alleen dit bestand wordt dan door Time Machine overgenomen.

SpotlightHet verlaten van de grote database betekent eveneens dat Spotlight nu beter in staat is om mailberichten uit Outlook te indexeren. De zoekfunctie wordt dus heel wat nuttiger om informatie uit oude e-mails te vinden.

9

Office voor Mac 2011 Nieuw in Office 2011

ExchangeSpijtig genoeg werkt Outlook 2011 niet samen met oudere versies van de Microsoft Exchange-serversoftware. Ondersteuning is er alleen voor Exchange 2007 met Service Pack 1 RU4 en latere uitvoeringen van Exchange. Als u voor een grote organisatie werkt, kunt u het beste even checken bij de IT-verantwoordelijke welke Exchange-versies uw bedrijf gebruikt.

PSTVoor het eerst is het mogelijk om op een Apple-computer een PSTbestand geproduceerd door Outlook onder Windows te openen. Handig voor wie de overstap maakt van Windows naar Mac OS X, en zich afvroeg hoe je contacten en oude mailberichten meeneemt.

Het LintOffice 2007 voor Windows was de eerste die de vertrouwde Officemenus dumpte ten voordele van een nieuwe interface. Centraal daarin is het Lint, een balk boven aan het scherm met daarin de functies die u op dat moment nodig hebt.

Het Lint komt nu ook naar de Mac. Het staat heel centraal in Office 2011, al is het wel iets minder extreem dan bij de Windows-versie van Office. Voor mensen die al jaren met Office 2004 of Office 2008 op hun Mac werken, zal het even aanpassen zijn. Het Lint is toch een andere aanpak, maar eentje die betrekkelijk goed werkt. U hoeft nu heel wat minder in de toepassingsmenus boven aan het scherm te zoeken naar een bepaalde functie. Het overgrote merendeel van de functies ziet u namelijk op het Lint.

10


Nieuwe lookEen aantal zaken uit Office 2008 zijn geschrapt, wellicht omdat het Lint ze overbodig maakte. De Elements Gallery is bijvoorbeeld verdwenen. Globaal genomen is de interface van Office voor Mac 2011 heel wat cleaner en intutiever dan zijn voorganger. Het pas ook beter bij de Macdesignfilosofie.

Visual BasicHeel wat mensen waren ongelukkig toen bleek dat Office 2008 voor Mac geen ondersteuning voor Visual Basic had. Office voor Mac 2011 reageert hierop door die ondersteuning terug te brengen. Dat is vooral goed nieuws voor wie Excel-werkbladen met macros nodig heeft.

Samenwerken

SharePoint-integratie is alleen beschikbaar bij servers die Microsoft Office SharePoint Server 2007 of een latere versie draaien.

11


SjablonenBij het openen van een van de hoofdprogrammas uit Office 2011 krijgt u een Galerie opgediend met heel wat sjablonen die u kunt gebruiken om sneller mooiere documenten te maken. Deze Galerie biedt ook toegang tot een online verzameling sjablonen en geeft een overzicht van de documenten waar u mee bezig bent.

Schermvullende weergaveWord krijgt een nieuwe modus om teksten schermvullend te tonen, dus zonder de afleiding van de Word-interface, pictogrammen op de Dock en vensters van andere programmas.

Krachtige beeldbewerkingWord en PowerPoint kregen krachtige functies om beelden en video te bewerken binnen een document. Zo kunt u nu gemakkelijk een foto retoucheren, lichter of donkerder maken en zelfs een achtergrond wegknippen.

12


Schikken in 3DIn de Weergave Publicatie-indeling van Word en in PowerPoint is er nu een krachtige 3D-presentatie van een document of dia. Klik op Schikken in het Lint om de verschillende lagen van een document of dia te zien en ze met de cursor te verslepen.

Voorwaardelijke opmaakExcel voor de Mac krijgt eindelijk voorwaardelijke opmaak. Dankzij deze functie ziet u in een oogopslag welke waarden in een tabel te hoog of te laag zijn, waar zich uitschieters bevinden en meer.

13


CompatibelOffice op de Mac is volledig compatibel met zijn Windows-evenknie. Dat betekent dat u alle documenten die onder Windows gemaakt zijn met Office 2010, 2007 en ouder gewoon kunt openen en bewerken op een Apple-computer.

In een zekere zin is Office voor Mac 2011 iets compatibeler dan Office 2008 voor Mac. Het nieuwe Office-pakket ondersteunt immers (opnieuw) Visual Basic en macros in Excel, en dat was bij Office 2008 niet het geval. Het gevolg was dat veel Excel-bladen die iets complexer waren, niet te gebruiken waren op een Mac. Dat was vooral lastig voor kleinere organisaties, waar Excel-bladen met macros vaak gebruikt worden. Standaard slaat Office voor Mac 2011 documenten op in een nieuwe variant van de Office-formaten, te herkenen aan een extra x in de extensie, zoals .docx of .xlsx. Dat nieuw formaat wordt niet door oudere Office-programmas herkend. Standaard zit ondersteuning voor die OpenXML-formaat alleen ingebakken in Office 2007, Office 2008 voor Mac, Office 2010 en Office voor Mac 2011. Er zijn plugins beschikbaar om de nieuwe documenten verteerbaar te maken voor Office 2003, maar u kunt er niet op rekenen dat de persoon met wie u een document deelt die genstalleerd heeft. Houd er rekening mee dat de nieuwe Excel-bestanden geen macros kunnen bevatten. Wilt u die behouden, dan slaat u rekenbladen op in het oude XLS-formaat. Het is lastig om keer op keer docx te moeten veranderen naar doc als u een bestand bewaart. U kunt die aanpassing permanent aangeven door in Word via het toepassingsmenu boven aan het scherm:01

tipWerkt u in een omgeving waar nog oudere versies van Office worden gebruikt? Dan moet u even oppassen. In het venster om een bestand op te slaan vinkt u dan de optie Compatibiliteit met Word 982004 behouden aan.

Kies naargelang de Office-toepassing die geopend is Word, Excel of PowerPoint in het toepassingmenu. Klik op Voorkeuren. In het venster dat opent selecteert u Opslaan. Verander de selectie in de lijst bij Word-bestanden opslaan als: naar Word 97-2004 Document.

02 03 04

14


Hoofdstuk

02Outlook

Bij de vorige versies van Office voor de Mac werd een mailprogramma gebundeld dat Entourage heette. Spijtig genoeg stond het nooit op het niveau van Outlook en ontbraken er cruciale functies. In Office 2011 wordt die lacune aangepakt en is Entourage vervangen door een Mac-versie van Outlook.

20

Vooruitgang

Ondanks zn gebreken was het mailprogramma van Office voor de Mac altijd een van de hoofdredenen om het pakket aan te schaffen. Lange tijd was het de enige manier om te verbinden met Exchange, de Microsoft-mailserver die door heel wat bedrijven gebruikt wordt. Dat is niet langer helemaal waar, omdat Apple Mail nu ook (deels) Exchange ondersteunt. Maar ondanks die ondersteuning binnen Apple Mail blijft Outlook (de opvolger van Entourage) de beste manier om op de Mac samen te werken met Exchange. Outlook 2011 introduceert een aantal zaken die zeker in de smaak zullen vallen bij zowel door de wol geverfde Mac-gebruikers als mensen die net overstapten van Windows naar Mac OS X. Misschien wel het belangrijkste is dat Outlook voor de Mac PST-bestanden kan inlezen. PSTbestanden zijn de databestanden van de Windows-versie van Outlook. Hierdoor wordt het heel wat gemakkelijker om een overstap te maken van Windows naar Mac. U kunt gewoon op de Windows-pc in Outlook een PST-bestand opslaan met daarin al uw mailberichten en contacten, daarna kopiren naar de Mac en vervolgens dit PST-bestand importeren in Outlook 2011. Belangrijk voor grotere organisaties is dat Outlook 2011 ook Information Rights Management (IRM) ondersteunt. IRM is vooral relevant voor bedrijven die een sterke controle willen uitoefenen over wat mogelijk is met mailberichten. Via IRM kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat een bepaald mailbericht niet door te sturen is een goede manier om bedrijfsgeheimen binnen de muren van de onderneming te houden.

16


Even kennis maken

Outlook start u door te klikken op het pictogram van een gestileerde O in de Dock of door in Finder in de map Programmas te zoeken naar Microsoft Office 2011. Dubbelklik hierop en kies Microsoft Outlook. Een derde optie is in de bovenste rechterhoek op het vergrootglaspictogram van Spotlight te klikken en dan in het tekstvenster dat verschijnt Outlook te typen. Klik dan op Microsoft Outlook bij Beste resultaat. Veel zult u niet zien als het programma opent, aangezien u nog niets geconfigureerd hebt. Voor er mailaccounts ingesteld worden, is het een goed moment om even kennis te maken met Outlook en het hoofdscherm van het programma.

17

Office voor Mac 2011 Outlook

Het hoofdscherm van Outlook bestaat uit verschillende elementen: De Knoppenbalk (A) Een zoekvenster (B) Het Lint (C) Het Navigatiedeelvenster (D), een balk aan de linkerzijde Het hoofdscherm (E) Het toepassingsmenu (F)

infoHet toepassingsmenu bevindt zich boven aan het scherm. Het heeft daar een vaste positie die niet veranderd ongeacht waar u het venster van Outlook plaatst. Het toepassingsmenu van Outlook is alleen zichtbaar als dit programma actief geselecteerd is. Schakelt u over naar een ander programma, zoals Finder, dan verschijnen hier de menus van het nieuwe programma.

Verderop behandelen we deze zes elementen in de diepte. Maar voor we daaraan beginnen, is het goed om weten dat Outlook vijf grote functies heeft:

18


Mail Agenda Contactpersonen Taken Notities U wisselt tussen deze vijf door te klikken op de relevante knop onder aan het Navigatiedeelvenster. Telkens als u op een bepaalde knop klikt, verandert de inhoud van het venster links van de rechterbalk. Kiest u bijvoorbeeld Agenda, dan komt in het hoofdscherm de agenda tevoorschijn.

KnoppenbalktipDoor het balkje net boven het pictogram van E-Mail naar omlaag te slepen met de cursor, worden de vijf grote pictogrammen stelselmatig in de onderste balk geduwd. Dit levert wat extra ruimte op, wat handig kan zijn als het Navigatiedeelvenster overvol is.

Standaard staan er in de Knoppenbalk zes pictogrammen. Ze blijven altijd zichtbaar, ongeacht wat u in Outlook doet. Van links naar rechts ziet u: Verzenden/Ontvangen: Outlook zal om de zoveel minuten (u kunt zelf bepalen, zie Een mailaccount instellen) automatisch nieuwe mail ophalen en berichten versturen. Door op deze knop te drukken kunt u dit handmatig doen. De oranje en blauwe pijl dienen om zaken ongedaan te maken respectievelijk opnieuw uit te voeren. Afdrukken My Day. My Day is een apart venster waarin de afspraken en taken van vandaag of een andere dag tonen. Help. Druk hierop om de hulpfunctie van Outlook te starten.

19


De Knoppenbalk is aanpasbaar. Klik met de rechtermuisknop op een lege ruimte in de Knoppenbalk zodat er een nieuw venster verschijnt. Hierin staan een aantal opties om de weergave van de Knoppenbalk aan te passen. De eerste drie geven u de keuze tussen het tonen van pictogrammen met onderschriften, alleen symbolen of alleen tekst. De vierde optie Klein formaat verkleint de pictogrammen in de Knoppenbalk, zodat het hoofdvenster iets groter wordt. De volgende keuze spreekt voor zich: kies Verwijder onderdeel om een pictogram uit de toolbar te verwijderen. Maar wat als u pictogrammen wilt toevoegen? Dat kan, door de optie Pas knoppenbalk aan te selecteren.

Er verschijnt een nieuw venster, met daarin pictogrammen en elementen om de toolbar te organiseren (zoals een scheidingsstreep). U sleept gewoon het pictogram dat u nodig hebt naar de toolbar. Spijtig genoeg lijkt het niet mogelijk om hier eender welke functie neer te zetten.

Het zoekvensterZeker als u veel mail ontvangt of veel afspraken hebt, is het handig om een zoekfunctie te gebruiken. Outlook zet het zoeken centraal: om een zoekhandeling te doen, tikt u een zoekopdracht in het invulveld rechtsboven, aangeduid met een vergrootglas. Outlook begint meteen te zoeken als u de eerste letter intikt. De resultaten worden verfijnt naarmate u meer tikt en verschijnen in het hoofdvenster.

20


De zoekfunctie is heel krachtig en kan aangepast worden via het Lint. Zo kunt u zoeken per map, submap, door alle mail of door alle items (mail, contacten, notities, taken en afspraken). infoOutlook zoekt standaard niet door alle items. Wilt u door afspraken zoeken, dan moet de Agenda open staan. Mailberichten doorspeuren vereist dat u het E-Mail-gedeelte van Outlook selecteert.

De zoekopdracht verder verfijnen kan door in het Lint criteria te selecteren. Als u bijvoorbeeld op het pictogram Van klikt, verschijnt er boven de zoekresultaten een nieuwe lijn met een invulveld en twee lijstmenus. De eerste lijstmenu zal Van bevatten (maar u kunt ook een ander veld kiezen, zoals onderwerp, grootte enzovoort), het tweede een logische argument (zoals bevat, begint met, enzovoort). In het invulveld vult u een verdere zoekopdracht in waarmee u de oorspronkelijke wilt verfijnen. Heel handig als u een specifieke mail uit een drukke mailbox wilt plukken en nog min of meer weet wanneer u deze ontving, zijn de pictogrammen Ontvangen en Datum verzonden. Kies bijvoorbeeld Ontvangen en dan in het menu dat dan verschijnt een optie als Deze week of Deze maand. U kunt ook een datum ingeven door Na te kiezen. tipHet is mogelijk om een zoekopdracht te verfijnen met meerdere criteria, zoals onderwerp en afzender. Telkens u een criterium toevoegt, zit u een nieuwe lijn verschijnen. Een criterium verwijderen doet u door op het minteken te klikken.

21


Het Lint

infoBent u geen liefhebber van het Lint? U kunt hem uitzetten, door in het toepassingsmenu (de balk boven aan het scherm) te kiezen voor Weergeven en het vinkje naast Lint uit te zetten. Hetzelfde effect is mogelijk via de toetsencombinatie R. Als verwijderen een stap te ver is, kunt u het Lint behouden en verkleinen door op de pijlpunt rechtsboven te klikken of een tab te dubbelklikken.

Het Lint (in het Engels: Ribbon) is een van de grote vernieuwingen van Office 2011 voor Mac. Zoals al besproken in de inleiding is het idee erachter dat gebruikers op bepaalde momenten alleen toegang willen tot relevante functies. Het is een lange balk met pictogrammen die veranderen naargelang de gekozen inhoud. Het Lint werd voor het eerst gentroduceerd in Office 2007 voor Windows en behouden in Office 2010 voor Windows. In de Windows-versie is het idee van het Lint wel verder uitgewerkt dan hier in Office voor Mac 2011. In Outlook voor Mac zijn er drie tabs in het Lint: Start, Indelen en Hulpmiddelen. Als u zoekt komt er een vierde bij: Zoeken.

U merkt dat er andere pictogrammen verschijnen als u een andere tab kiest. Het Lint verandert ook naargelang u bezig bent met mail, de kalender, contacten, taken of notities. De tabs Start en Indelen blijven constant, maar bieden wel andere mogelijkheden naargelang welke van deze vijf functies u gebruikt. De tab Hulpmiddelen biedt altijd dezelfde opties.

Een taak, mail, contact, afspraak of notitie aanmaken doet u altijd in een apart los venster. Hier is telkens een soort mini-Lint, echter met maar n of twee tabs.

22


NavigatiedeelvensterHet Navigatiedeelvenster is de verticale balk links. Het bestaat uit twee delen: onderaan zijn er knoppen die u naar de vijf functies van Outlook brengen (E-Mail, Agenda, Contactpersonen, Taken en Notities), met daarboven een inhoud die verschilt naargelang de functie die u kiest: infoEen slimme map is een zoekopdracht die u opgeslagen hebt. Als u een slimme map aanklikt, wordt die zoekopdracht opnieuw uitgevoerd en ziet u de meeste actuele resultaten verschijnen. Slimme mappen zijn best handig om bijvoorbeeld mailberichten met een hoge prioriteit te bundelen.

Bij E-Mail staan hier vaste mailmappen zoals Inbox, Concepten, Verzonden items en Verwijderde Items. Als u zelf nog mailmappen aanmaakt (bijvoorbeeld een map met alle berichten van vrienden), verschijnen die hier ook. Wat lager komen de slimme mappen. Standaard zijn er drie voorzien, maar u kunt er zelf aanmaken. Het cijfertje naast een map geeft het aantal ongelezen berichten aan.

Kies Agenda en in het Navigatiedeelvenster verschijnt een kleine maandkalender. Door de balk met het stipje naar beneden te verslepen, komen bijkomende maanden te voorschijn. Onder de maandkalender verschijnen de categorien waaraan een afspraak kan toegewezen worden. Door ze aan en uit te vinken kunt u afspraken uit een bepaalde categorie (bijvoorbeeld Werk) tonen of onzichtbaar maken. Bij Contactpersonen, Taken en Notities wordt in het Navigatiedeelvenster altijd hetzelfde getoond: een lijst van categorien en slimme mappen. Het zijn wel altijd andere slimme mappen: bij Taken is er bijvoorbeeld een slimme map voor taken die over tijd zijn, bij Contactpersonen voor contacten die recent gepdatet werden.

23


Het hoofdschermUiteraard verandert het hoofdscherm sterk naargelang u met mail, agendas, notities, taken of contacten bezig bent. Over het hoofdscherm wordt verderop meer gezegd, als de verschillende functies besproken worden.

Het toepassingsmenuAlle Mac-programmas hebben een aantal zaken gemeen. Het toepassingsmenu de bovenste balk op het scherm - is daar een van. Naast het Apple-logootje dat altijd zichtbaar is, ziet u naargelang het actieve programma een aantal menukeuzes. Vaak draagt de eerste keuze de naam van het desbetreffende programma in dit geval Outlook. Het is ook een traditie dat het laatste item Help is. Het toepassingsmenu is vooral belangrijk als u instellingen wilt wijzigen of minder populaire functies zoekt. In de praktijk hebt u het nauwelijks nodig, omdat de meeste functies via het Lint te vinden zijn.

24


Aan de slagNu zijn we klaar om met Outlook te gaan werken. Zoals u wellicht al opmerkte is Outlook veel meer dan een gewoon mailprogramma. U beheert er contacten mee, houdt een overzicht op afspraken en schrijft taken en notities. U hoeft natuurlijk niet met alle functies aan de slag. Het kan dat u Outlook alleen voor e-mail gebruikt en pakweg iCal en Adresboek van Apple als kalender en voor contacten.

Een mailaccount instellenDe kans is groot dat u minstens n mailaccount zult configureren. Om een account te configureren, kiest u in het toepassingsmenu (niet in het Lint!) Hulpmiddelen en dan de optie Accounts.

De eerste keer dat u een account toevoegt, ziet het Accounts-venster er iets anders uit. Er zijn twee grote pictogrammen: eentje om een Exchange-account toe te voegen en eentje voor alle andere mailaccounts. Welke u ook kiest, Outlook zal eerst proberen de account automatisch te configureren. Voor veel diensten hoeft u zelfs geen serverinformatie in te voeren een login en wachtwoord volstaat. Voor een Exchange-account neemt u de volgende stappen:01 02

Klik op het pictogram van Exchange Account. In het volgende venster vult u een mailadres, een gebruikersnaam en een wachtwoord in. De methode is Gebruikersnaam en wachtwoord, tenzij een netwerkbeheerder bepaalt dat het Kerberos moet zijn.

tipDe gebruikersnaam zal doorgaans de vorm aannemen van domein\gebruikersnaam. Domein is vaak de naam van het netwerk het is alleszins informatie die de netwerkbeheerder zal verschaffen. Als u verbinding maakt op het bedrijfsnetwerk of via VPN volstaat meestal een gebruikersnaam zonder domein. Vindt u het \ teken niet op het toetsenbord? Druk de toetsen (of toetsen) in voor / met daarbij ALT.

25


Voor een ander soort mailaccount:01 02

Kies E-mail Account. Vul uw mailadres en wachtwoord in. Voor diensten als Gmail, MobileMe en Windows Live Hotmail zal deze informatie volstaan om uw account te configureren. Accounts bij internetproviders moet u volledig invullen met de gegevens die u van de ISP ontving.

Outlook geeft meteen aan als het uw account automatisch kan toevoegen. Als dat niet kan, verschijnt meteen na het invoeren van uw mailadres extra invulvelden. De Gebruikersnaam is bij sommige mailaanbieders gewoon het mailadres, bij ISPs vaak een nietszeggende combinatie van letters en cijfers. De Server voor inkomende e-mail is meestal een serveradres dat begint met mail, pop of imap. De Server voor uitgaande e-mail heeft bijna altijd een adres dat begint met smtp. Doorgaans hoeft u de poortnummers van de twee servers niet aan te passen, tenzij u specifieke instructies kreeg van de mailprovider. tipAls het kan, kies bij Type voor IMAP en niet POP. Bij IMAP blijven de mailberichten op de server, wat handig is als u e-mail op meerdere machines leest. Veranderingen zoals het verwijderen of lezen van een mail worden ook doorgegeven.

Wilt u meerdere accounts toevoegen? Geen probleem, Outlook 2011 kan verschillende accounts aan, inclusief een mengeling van Exchangeen IMAP-accounts. De werkwijze om een tweede en meer accounts toe te voegen is identiek aan wat eerder werd gezegd. Alleen zult u bij het Accounts-venster geen grote pictogrammen meer zien om een Exchange of andere mailaccount toe te voegen.

26


In de plaats daarvan moet u op de neerwaartse pijl bij het plusteken linksonder klikken. Er verschijnt een klein menuutje met de keuzes Exchange, E-mail en Directory Service Dit laatste is niet om een mailaccount toe te voegen, maar een gedeeld adresboek. Directory Services worden doorgaans alleen door grotere ondernemingen gebruikt. Klopt er iets niet met uw mailinstellingen, dan zal Outlook u daarover inlichten via een klein berichtenvenster onder aan het scherm. In het Accounts-scherm verschijnt er naast elke account een verkeerslicht dat aangeeft of er een probleem is. Groen wil zeggen dat de account perfect werkt, oranje of rood signaleren problemen.

Oude mailberichten importerenEen van de troeven van Outlook 2011 is dat het compatibel is met heel wat andere mailprogrammas. Het is helemaal niet moeilijk om een ouder mailarchief te openen en de berichten te kopiren. U kunt mailberichten en andere gegevens importeren uit: Entourage 2004 of 2008 tipIn veel gevallen kunt u ook mailberichten en contacten uit programmas die niet in bovenstaande lijst staan importeren. Lees het gedeelte Gegevens importeren uit een andere toepassing verderop om daar meer over te weten.

Een archief van Outlook 2011 Een PST-bestand van een Windows-uitvoering van Outlook of een OLM-bestand van een andere Outlook 2011 voor Mac Apple Mail Qualcomm Eudora (versie 5.0 en hoger) Wat u importeert hangt af van de oude toepassing. Uit Apple Mail zult u bijvoorbeeld alleen oude e-mail overnemen, omdat dit programma geen contacten of kalenderafspraken bijhoudt (dat doen respectievelijk het Adresboek en iCal). Via een PST-bestand kunt u wel zaken als contactpersonen en kalenders importeren.

27


Om een oud mailarchief in te voeren, moet u naar het hoofdscherm van Outlook gaan.01 02

Kies in het Lint de tab Hulpmiddelen. Selecteer in het Lint Importeren.

03 03

Er verschijnt een nieuw venster, Importeren getiteld, met verschillende opties.

Outlook-gegevensbestand Kies dit als u een mailarchief afkomstig van Outlook wilt importeren. In de volgende stap geeft u aan of het gaat om een archief afkomstig van de Windows-uitvoering (een PST-bestand) of de Mac-editie (een OLMbestand). Nadat u hier een keuze maakt, moet u het bestand aanwijzen om te importeren. Entourage-gegevens uit een archief of een eerdere versie Selecteer dit als u gegevens uit Entourage, het mailprogramma van de vorige generaties Office voor Mac, wilt importeren. In de volgende stap is er een keuze tussen een Entourage-archief, Entourage 2008 en Entourage 2004. In het volgende scherm geeft u aan welke gegevens u juist wilt importeren. U kunt de volgende zaken aanvinken: Berichten Contactpersonen Accounts Regels Handtekeningen

28


Voorkeuren Agenda-items Taken Notities Aangepaste weergaven Knipsels uit de knipselmap Als u gegevens wilt importeren van een Entourage-versie die op de huidige machine genstalleerd is, zal Outlook zelf de Entourage-gegevens opsporen. Zijn er meerdere Entourage-identiteiten aanwezig bijvoorbeeld omdat u back-ups hebt gemaakt dan kunt u kiezen. De tijdsvermelding bij elke Entourage-identiteit kan helpen om de juiste te kiezen. Om een Entourage-databestand te selecteren die u bijvoorbeeld op een USB-stick hebt staan, klikt u op de knop Bladeren en wijst u zelf het bestand aan.

29


tipZe worden niet expliciet vermeld, maar gebruikers van Mozilla Thunderbird en SeaMonkey kunnen perfect hun mailberichten meenemen naar Outlook 2011. Die programmas slaan mailberichten op in het MBOX-formaat, dat u via Mijn toepassing wordt hier niet vermeld kunt importeren. Via deze weg kunt u ook contacten die werden opgeslagen in een CSV-formaat binnenhalen in Outlook 2011. CSV is een universeel formaat dat de meeste contacttoepassingen en adresboeken ondersteunen.

Gegevens importeren uit een andere toepassing Om berichten van Apple Mail, Eudora of een ander mailprogramma te importen, kiest u Gegevens importeren uit een andere toepassing. Daarna kiest u voor Apple Mail, Qualcomm Eudora (5.0 of later) of Mijn toepassing wordt hier niet vermeld. Bij de keuze voor Apple Mail moet u daarna aangeven welke gegevens (Berichten, accounts, regels en handtekeningen) u graag overneemt.

infoOutlook 2011 heeft een leuke optie om nationale feestdagen op de kalender te zetten. Kies Feestdagen en daarna het land waarvan u de feestdagen wenst te weten. Outlook zal daarna de juiste lijst voor het komende jaar downloaden.

Contactpersonen of berichten uit een tekstbestand Deze optie biedt u meer mogelijkheden om contacten en berichten van niet-ondersteunde mailprogrammas te importeren. U moet in uw oude mail- of contacttoepassing gegevens opslaan in een tekstbestand, eventueel geformatteerd met tabs of kommas om verschillende datavelden te scheiden.

30


E-MailWe zeiden het al: e-mail is het kloppende hart van Outlook. Uiteraard kan het programma nog veel, veel meer, maar dit is waarschijnlijk de functie die u het meest zult gebruiken.

Een mailaccount configureren hebben we al uitgelegd. Nu gaan we uit de doeken doen hoe u met e-mail in Outlook werkt. Maar eerst even een woordje over het bekijken van mails. Totaal nieuw in Outlook 2011 is dat u mail van verschillende mailaccounts apart ontvangt, maar ze wel in een overkoepelende inbox kunt bekijken.

OverzichtOutlook 2011 heeft verschillende opties om een overvolle inbox te organiseren. Standaard wordt het hoofdvenster in twee ingedeeld: een lijst met mail en een leesvenster. Deze laatste is een voorvertoning van een geselecteerde mail. Het biedt minder mogelijkheden, maar het is wel heel nuttig om snel een groot aantal ongelezen mailberichten te overlopen. Aanvankelijk is het leesvenster een kolom naast de lijst met mail. Maar u kunt kiezen waar deze gepositioneerd wordt.01 02 03

Ga in het Lint naar Indelen. Klik op Leesvenster. Kies Rechts, Onder of Verborgen. De laatste optie schakelt het leesvenster uit.

31


Een eerste optie om mail te organiseren is klikken op het pictogram van Filters, te vinden onder het tab Start in het Lint. U kunt dan kiezen om alleen bepaalde mail te tonen, bijvoorbeeld diegene die ongelezen zijn of een hoge prioriteit hebben. De mail die u op dat moment niet ziet, zijn niet verloren. Kies bij Filters voor Alle filters wissen om alle mail in uw mailbox te zien. In het Lint bij Indelen vindt u een handige manier om mail te groeperen. Druk op Gesprekken om mailberichten die deel uitmaken van een mailgesprek te groeperen.

Telkens als er een nieuw antwoord komt, zal de hele conversatie boven aan de mailbox worden geplaatst. Dat klinkt erger dan het is: u ziet alleen de laatste mail. Pas als u erop klikt, klapt de conversatie open zodat u alle relevante mailberichten kunt bekijken.

32


Ook de ordening van mailberichten kunt u aanpassen, via het menu dat verschijnt als u op Rangschikken op in het Lint onder Indelen klikt. Ordenen kan op basis van verschillende zaken, zoals afzender, datum verstuurd of ontvangen, de prioriteit, de mailaccount enzovoort. Wie dat niet genoeg vindt, kan ook eigen ordeningsregels opstellen. U doet dat door in het Rangschikken op-menu te kiezen voor Aangepaste indelingen en dan Aangepaste indelingen bewerken. In het venster dat opent, kunt u bepalen op basis van welk criterium berichten gegroepeerd worden en hoe de groepen gesorteerd worden. Deze functie is niet voor iedereen even handig, maar kan voor mensen die bijvoorbeeld met projecten werken en daar veel mail over krijgen best nuttig zijn.

LezenDoor een bericht te selecteren, wordt het leesbaar via het venster met de voorvertoning. Klik tweemaal en het opent in een apart venster. U vindt daar de klassieke mailcommandos zoals Beantwoorden, Allen beantwoorden, Doorsturen en Verwijderen. tipDubbelklik op de naam van de afzender of van personen die in het cc-veld staan om extra mogelijkheden te krijgen. U kunt dan onder andere opbellen, een IM-berichtje sturen of een videogesprek starten via Messenger of Communicator.

33


Daarnaast zijn er een paar geavanceerde mogelijkheden, te vinden via de pictogrammen in het Lint dat verschijnt in een geopende mail. Een vergadering maken op basis van deze e-mail: klik hierop en er wordt een nieuwe meeting aangemaakt, waarbij de afzender uitgenodigd wordt. Dit item als bijlage doorsturen: om zaken overzichtelijk te houden, kunt u een mail als een aparte bijlage doorsturen.

tipWerkt u een hele hoop mail chronologisch af? Dan hoeft u niet altijd in het hoofdvenster te dubbelklikken op een mail. Gebruik de pijlen in de rechterbovenhoek van een geopende e-mail om naar het volgende of vorige bericht te gaan.

Een bericht opstellen

Om een nieuwe e-mail op te stellen, klikt u op de knop E-mail in het Lint. In het venster dat opent ziet u de vertrouwde velden (Van, Aan, CC en Onderwerp) en ruimte voor het bericht. Maar Outlook biedt nog veel meer. Om een bijlage toe te voegen, kunt u op verschillende manieren tewerk gaan: In een open mail die u opstelt, klikt u op het pictogram Bijvoegen in het Lint (onder de tab Bericht). Via de Finder selecteert u de bestanden die u wilt invoegen in het bericht.

34


tipDe mediabrowser is een gemakkelijke manier om fotos uit iPhoto te selecteren. Zeer handig is dat u beelden uit Gebeurtenissen of slimme albums kunt kiezen.

Klik op Afbeelding in het Lint van een mail of op het laatste pictogram in de rij boven aan het venster. Er opent een mediabrowser waarmee u snel fotos, videos en muziek kunt selecteren als bijlage. Vanuit Finder kunt u bestanden slepen naar een open mail.

Werken met regelsEen goede manier om een e-mail te verwerken is regels opstellen om mailberichten automatisch naar mappen te sturen. Stel dat u zowel van collegas en vrienden mail ontvangt, en daarnaast nog andere algemene berichten. Door met mappen te werken, vallen mailberichten van bekenden meteen op omdat ze naar een map worden afgeleid. Regels in Outlook kunnen nog veel meer. Omdat u meerdere voorwaarden kunt ingeven, is het mogelijk complexe regels te bouwen, bijvoorbeeld door mail van bepaalde afzenders en met bepaalde onderwerpen te markeren met een bepaalde kleur. Om een regel op te stellen selecteert u Indelen in het Lint. Kies dan Regels, gevolgd door Regels bewerken. tipIn plaats van regels te bouwen die controleren op namen van afzenders, kunt u efficinter werken door contacten toe te wijzen aan categorien (zie het gedeelte Contacten). U kunt dan een regel aanmaken die kijkt naar de categorie.

35


Het volgende scherm is een beetje verwarrend: links ziet u de namen van mailprotocols Exchange, IMAP, POP en Uitgaand, rechts staan de regels gekoppeld aan elk van die termen. Inderdaad, regels in Outlook gelden alleen voor een specifiek mailprotocol. Dat wil zeggen dat een regel opgesteld voor een Exchange-account niet werkt voor de mail die u binnenhaalt via een tweede IMAP-mailaccount, zoals Gmail. Een regel kan wl gelden voor twee accounts die via hetzelfde protocol werken. Selecteer het mailprotocol waarop u een regel wilt toepassen. Klik dan op het kruisje onderaan om het venster Regel bewerken te openen. Het venster dat nu verschijnt bestaat uit twee delen: Als (de voorwaarden waarop wordt gecontroleerd) en Dan (als die voorwaarden vervult zijn, voert Dan deze actie uit). U kunt zowel bij Als en Dan meerdere regels ingeven. Om een criterium of actie toe te voegen, klikt u op de knop Criterium toevoegen of Actie toevoegen. Er zijn ook bijhorende verwijderen-knoppen om een criterium of actie te schrappen. Naast Uitvoeren is er nog een belangrijk lijstmenu. Met de vier keuzes die hier staan, geeft u aan of de regel wordt uitgevoerd als alle criteria vervuld zijn, minstens n criterium, tenzij er een voorwaarde vervuld is of tenzij alle criteria vervuld zijn. Begin eerst een criterium te definiren. Met het eerste lijstmenu (A) bepaalt u naar welke parameter wordt gekeken. Hier kunt u zaken als onderwerp, afzender, categorie en account kiezen maar er zijn nog veel andere keuzes. Sommige keuzes doen bijkomende invulvelden verschijnen (B). Kiest u bijvoorbeeld het eerst voor onderwerp, dan ziet u een invulveld met allerlei logische operatoren (zoals bevat, bevat niet enzovoort) en een tweede veld waarin u een onderwerp kunt invoeren.

36


tipEen regel kunt u ook aanmaken door in het overzicht van ontvangen mail met de rechtermuisknop te klikken op een bericht en dan Regels gevolgd door Regels bewerken te kiezen. Het voordeel? Als u een criterium zoals onderwerp of afzender kiest, dan wordt deze automatisch ingevuld met de gegevens van de mail waarop u met de rechtermuisknop klikte.

De acties bij Dan bouwt u op dezelfde manier op. Goed om weten is dat Outlook deze acties stap per stap afwerkt, niet simultaan. Als uw eerste actie verwijder is, gevolgd door stuur door naar adres x, dan wordt de mail die aan de voorwaarden voldoet alleen gewist. Is de eerste actie stuur door naar adres x en dan verwijder, dan wordt de e-mail doorgestuurd en dan uit uw mailbox verwijderd.

HandtekeningenHet is mogelijk om automatisch aan elke mail die u verstuurt een gepersonaliseerde handtekening toe te voegen. Dat kunnen uw contactgevens zijn, een spreuk of wat u ook maar wilt. Handtekeningen maken en beheren doet u door in het toepassingsmenu eerst Outlook te kiezen en dan Voorkeuren. In het voorkeurenmenu kiest u Handtekeningen. In het venster dat nu opent maakt u een nieuwe handtekening aan door op het plus-teken linksonder te klikken. U kunt dan rechts de gewenste tekst invullen.

tipAls u uw handtekening wat opmaak wilt geven, kunt u best uw handtekening in Word maken en dan plakken in het handtekeningvenster. Het vakje Willekeurig spreekt voor zich: als u bij meerdere handtekeningen willekeurig selecteert, kiest Outlook er uit deze selectie telkens eentje om onder een mail te plaatsen.

Via de knop Standaardhandtekingen geeft u per mailaccount aan welke handtekening met mailberichten wordt meegestuurd. Het is mogelijk om per account een andere handtekening te hebben.

37


AgendaDe kalender van Outlook 2011 blinkt uit in het aanbieden van de mogelijkheden. Om te beginnen biedt het vele manieren om uw agenda te bekijken, wat enorm kan helpen om een overzicht te krijgen over een drukke agenda.

WeergaveOnder de tab Start van het Lint vindt u zes manieren om een agenda te bekijken: Vandaag: de huidige dag wordt in de kijker gezet, ongeacht of u de kalender in dag-, week- of maandoverzicht bekijkt. Datum weergeven: een snelle manier om te zien welke afspraken u hebt op een bepaalde dag. Dag: het hoofdscherm toont een volledige dag, van 00:00 tot 23:59. Werk: in een keer wordt een overzicht gegeven van een werkweek (maandag tot vrijdag). Week: alle zeven dagen (maandag tot en met zondag) worden getoond. Maand: in tegenstelling tot het dag-, werkweek- en weekoverzicht kunt u bij het maandoverzicht niet per uur zien wat uw afspraken zijn.

tipOnder de tab Indelen is er een manier om te bepalen hoeveel uur u in een oogopslag ziet als u een dag- of weekoverzicht neemt. Kies de gewenste weergave (bijvoorbeeld Week) en plaats de schuifbalk tussen 4 en 24. Op het hoofdscherm ziet u meteen de gevolgen van die keuze.

38


infoHet is trouwens niet nodig om naar de Agenda te gaan om te zien welke afspraken u vandaag hebt. Outlook brengt u automatisch via een opspringend venster op de hoogte van komende afspraken.

Bij Indelen in het Lint kunt u ook de klassieke agendaweergave omruilen voor een lijst van afspraken. Kies daarvoor Lijst. Door Raster te selecteren keert u terug naar de bekende kalender.

Een afspraak makenOutlook 2011 kent twee soorten afspraken, wat op het eerste gezicht misschien merkwaardig overkomt. Het verschil is subtiel: een Afspraak is een moment dat u wilt vastzetten in de agenda, terwijl een Vergadering een bijeenkomst is waarbij u derden wilt betrekken. Het onderscheid is een beetje raar want ook bij afspraken kunt u mensen uitnodigen. Zowel afspraken als meetings creert u op dezelfde wijze: navigeer naar de tab Start in het Lint en klik dan op Afspraak of Vergadering. Een afspraak maken is eenvoudig. Het formulier dat verschijnt als u op het pictogram van Afspraak klikt in het Lint, hoeft u zelfs niet helemaal in te vullen. Een Onderwerp is voldoende. Het startuur zal automatisch het dichtstbijzijnde uur zijn best lastig als u om 21.00 uur s avonds nog snel wat afspraken tijdens kantooruren wilt invoeren. De starten einddatum en tijdsduur past u aan door in de lijstmenus te duiken of handmatig een uur in te voeren.

tipDuurt een afspraak een hele dag of wilt u een dag blokkeren voor een bepaalde activiteit? Vink dan het hokje naast Duurt hele dag aan.

39


Terwijl u een afspraak invoert, zijn er nog een aantal opties die interessant kunnen zijn: Uitnodigen: hiermee stuurt u een uitnodiging naar een mailcontact. Deze kan zijn aanwezigheid bevestigen of aangeven dat hij niet aanwezig kan zijn. Status: u kiest hier uit Bezet, Voorlopig, Niet aanwezig of Vrij. Deze optie is vooral nuttig als u afspraken plaatst op een kalender die u deelt met collegas. Ze zien dadelijk in de agenda of u beschikbaar bent of niet. Herinnering: het is mogelijk om uzelf een herinnering van een afspraak te sturen in de vorm van een opspringend venster op het scherm. Hier bepaalt u hoe lang van tevoren zon herinnering zichtbaar is. Terugkeerpatroon aangeboden (elke dag, week, maand of jaar), maar via Aangepast is een ander herhaalpatroon instelbaar. Tijdzone: wie vaak van de ene kant van de aardbol naar de andere vliegt, kan bij zijn afspraken ook de tijdszone opgeven. Outlook hercalculeert bij mensen die uw kalender in een andere tijdszone bekijken automatisch het uur. Zo vermijdt u dat een collega in Tokio zelf moet uitrekenen wanneer een afspraak om 18:00 uur in San Francisco voor hem plaatsvindt. Categoriseren: misschien wel een van de handigste elementen van Outlook. Hiermee wijst u een afspraak een bepaalde categorie toe, zoals familie of vakantie. U kunt zelf categorien op Categoriseren te klikken en dan Nieuwe toevoegen Omdat elke categorie een eigen kleur krijgt, wordt een agenda heel wat overzichtelijker. U kunt een afspraak meteen aan een categorie toewijzen door eerst in het Navigatiedeelvenster de gewenste categorie te kiezen en dan pas een afspraak op te stellen. Mogen collegas en anderen uw afspraak niet zien op een gedeelde kalender? Selecteer dan Priv.

40


Een vergadering opzettenZoals eerder gezegd is een vergadering creren bijna hetzelfde als het invoeren van een afspraak. Er zijn echter wel wat meer velden. Om te beginnen vertrekt u van een mailaccount en moet u adressen van de personen die deelnemen aan de vergadering invoeren. Ten slotte kunt u onderaan bij de tab Bericht een bericht voor alle deelnemers invoeren. Wanneer u nog naar een tijdstip voor een meeting zoekt, kan de Planningsassistent nuttig zijn. Deze functie werkt wederom alleen bij Exchange-accounts en bij deelnemers die ook een account bij dezelfde server hebben wellicht collegas.

tipAls u werkt met een Exchange-server met een centraal adresboek kunt u via Namen controleren de naam van een deelnemer controleren.

De Planningsassistent vindt u onder aan het venster dat u invult om een meeting te creren. Eerst moet u in Van de namen van de collegas invullen. Selecteer daarna de tab Planningsassistent. Als alles goed gaat, kunt u nu voor alle deelnemers zien wanneer ze beschikbaar en bezet zijn.

41


ContactpersonenEen van de krachtigste aspecten van Outlook is Contactbeheer. Wie veel contacten heeft en vaak mailt, vindt in Outlook 2011 handig gereedschap om het allemaal wat vlotter te laten verlopen.

Contacten importerenWellicht hebt u al een heleboel contacten die u wilt importeren in Office 2011, bijvoorbeeld uit Entourage van Office 2008 of het Adresboek van Apple. Voor het eerste doet u het volgende:01 04 02 03

Kies in het Lint de tab Hulpmiddelen. Klik op Importeren. Er verschijnt een nieuw venster. Hierin kunt u kiezen uit welke bron u contacten wil importeren: een Outlook-gegevensbestand (van de Windows-versie of een andere Outlook 2011), een Entourage-archief, of contacten via een tekstbestand. Maak uw keuze en wijs het bestand aan waaruit u contacten wilt importeren.

infoEigenlijk is dit dezelfde procedure die we eerder beschreven bij Oude mailberichten importeren. Bij het overstappen van Outlook voor Windows of Entourage kunt u nu eenmaal tegelijkertijd mailberichten en contacten importeren.

04

42


SynchronisatieservicesEr zijn heel wat mogelijkheden om contacten te importeren, maar het Apple Adresboek blinkt uit door afwezigheid in de lijst met bronnen. Contacten uit dat programma importeren kan uiteraard wel maar op een andere manier.01

Kies de tab Hulpmiddelen in het Lint. Selecteer Synchronisatieservices. Vink het vakje aan bij Synchronisatieservices voor contactpersonen inschakelen. Kies bij De accounts selecteren die moeten worden gesynchroniseerd met welke account contacten gesynchroniseerd moet worden.

infoSynchroniseren is iets anders dan importen. Het wil zeggen dat een verandering aan de contacten in Outlook meteen gespiegeld wordt in het Adresboek van Mac OS X, en omgekeerd. Het importeren is iets eenmaligs, synchroniseren gebeurt continu.

02 03

04

tipVia Sync services kunt u ook contacten synchroniseren met toestellen, zoals smartphones die niet officieel door Apple ondersteund worden. Nokias bijvoorbeeld. U moet daarvoor een synchronisatierelatie opzetten via iSync in Mac OS X.

Wellicht kiest u bij het te synchroniseren voor On my Computer. Dit is het Adresboek van Mac OS X. Als die op zijn beurt gekoppeld is aan een MobileMe-abonnement, worden aanpassingen binnen Outlook gesynchroniseerd met MobileMe. Dit is handig als u MobileMe gebruikt in combinatie met een iPhone.

43


Contacten toevoegenEr zijn verschillende manieren om contacten toe te voegen aan Outlook. Het gemakkelijkste is Contactpersonen te selecteren onder aan het Navigatiedeelvenster, en dan in het Lint Start. Druk vervolgens op Contactpersoon. tipHet is waarschijnlijk dat u een mail ontvangt van iemand die u daarna aan uw contacten wilt toevoegen. Dat kan heel simpel. In een open mail plaatst u de cursor over de naam van het contact in de kop. In het venstertje dat openspringt, kiest u het laatste pictogram in de onderste rij.

Er opent een nieuw venster met een leeg venster voor een contact. Standaard ziet u de tab Algemeen. Er zijn veel velden die u kunt invullen. Maar als u er toch niet genoeg hebt (bijvoorbeeld voor een contact met veel mailadressen), kunt op het plusteken naast een kopje extra velden creren. Een veld verwijderen doet u door met de cursor over een veld te zweven, zodat er een minteken verschijnt.

ContactgroepenContacten kunt u ook bundelen in een groep. U creert zon groep door in het Lint onder Start op het pictogram van Groep contactpersonen te klikken. Er opent een nieuw venster met ruimte om bestaande contacten toe te voegen. Dat kan door te dubbelklikken en de naam te typen, of door een contact uit het hoofdscherm in het venster te slepen.

44


tipHet grote voordeel aan groepen is dat u communicatie naar een aantal personen gemakkelijker beheert. Als u dezelfde mail naar meerdere mensen stuurt, hoeft u in het Aan-veld van de mail alleen de naam van de groep te tikken en niet die van alle ontvangers. Zeker bij grote groepen spaart dat veel tijd uit.

Een interessante optie voor groepen waarvan de leden elkaar niet mogen kennen (bijvoorbeeld een lijst met klanten), is BCC. Wanneer u deze optie selecteert, zullen mailberichten naar de groepsleden alleen het mailadres van de ontvanger bevatten en niet die van de andere ontvangers.

Enkele handighedenIn het deel Contactpersonen van Outlook 2011 zitten een paar interesWanneer u een contact met een ingevuld adres selecteert, kunt u in het Lint onder Start op Kaart klikken om in een browser het adres op een kaart te zien. Ook bij contacten spelen categorien een belangrijke rol. Door contacten aan categorien toe te wijzen, is het heel gemakkelijk om regels op te stellen om mail van bepaalde personen te filteren. Het toewijzen doet u door het venster van een contact te openen en op Categoriseren te klikken of door een contact naar de juiste categorie in het Navigatiedeelvenster te slepen. U kunt de lijst met contacten op twee manieren bekijken: uitgebreid of in een verkorte lijst. Wissel tussen die twee weergaves door in het Lint onder Start op Details respectievelijk Lijst te klikken. sante functies.

45


TakenIn Outlook kunt u ook een to-do-lijst creren, met taken die u moet afwerken. In deze lijst verschijnen taken die u aanmaakt n mailberichten die u markeerde om op te volgen. Vergeleken met de mailfunctie is Taken zeer eenvoudig.

Een nieuwe taak maakt u aan door in het Lint onder de tab Start te kiezen voor Taak. Er zijn maar weinig velden in te vullen: De tekst Nieuwe taak kunt u overschrijven door zelf iets in te tikken (bijvoorbeeld indienen thesis). Het vakje links ervan vinkt u aan als de taak volbracht is. Hetzelfde effect verkrijgt u door op Markeren als voltooid te klikken. Wie echt aan timemanagement wil doen, kan een deadline opgeven (Vervalt op) en een starttijd (Begint op). Er kan ook per taak een Herinnering worden gestuurd.

46


tipDe Opvolgen-knop is ideaal voor mensen die taken willen uitstellen maar niet uit het oog verliezen. Klik op de knop en kies een datum waarop u zeker aan de taak moet beginnen. Combineer het met een herinnering om op zeker te spelen.

Een goede manier om een overzicht op uw taken te krijgen, is via Filters. Klik op de knop die u in het Lint vindt via de tab Start. U krijgt dan een aantal mogelijkheden om taken te filteren op een bepaald criterium. Het is bijvoorbeeld mogelijk om alleen taken te zien met een deadline die deze week valt of taken die over tijd zijn.

tipNet zoals bij afspraken kunt u via Terugkeerpatroon (in het venster dat u ziet als u een taak aanmaakt) taken met een zekere regelmaat opnieuw laten plaatsvinden.

Een tweede belangrijk hulpmiddel is te vinden onder de tab Indelen in het Lint. Door op Rangschikken op te klikken, kunt u taken op verschillende manieren sorteren. Sorteren op einddatum is een logische keuze, maar u kunt ook taken ordenen op basis van prioriteit.

47


NotitiesNotities zijn eigenlijk weinig meer dan een manier om kattenbelletjes of geheugensteuntjes te schrijven. U maakt er eentje aan door in het Lint onder Start te kiezen voor het pictogram Notitie.

Er verschijnt een geel venster met ruimte voor een onderwerp en tekst. Ook aan een notitie kunt u beelden, geluid en zelfs video toevoegen, net zoals bij een mail. U klikt daarvoor op Afbeelding (ook voor geluid en video) in het Lint, waarna een browser verschijnt waarmee u door fotos uit iPhoto, audio uit de Muziek-map of video uit de Films-map kunt bladeren.

Klik op het kruisje om de notitie te sluiten. Op dit punt krijgt u de mogelijkheid om het bij te houden. Om een notitie aan een bepaalde categorie toe te wijzen moet u het vanuit het hoofdvenster verslepen naar de gewenste categorie in de categorienlijst in het Navigatiedeelvenster links.

48


Hoofdstuk

03 30Word

Op de een of andere manier komt Word op de Mac minder complex over dan zijn Windows-evenknie. Bij versie 2011 is dat zeker het geval, omdat het Lint hier heel goed werkt.

Wegwijs in de interfaceVergeleken met Outlook 2011 is de interface van Word 2011 heel wat drukker. Logisch, want de tekstverwerker herbergt veel meer functies dan het mailprogramma. De opbouw van het scherm is gelukkig min of meer hetzelfde. Een groot voordeel van Office 2011 is nu eenmaal dat u snel handig bent met een Office-programma als u al een ander gewend bent. We vinden veel van dezelfde elementen terug, al zijn ze soms uitgebreider of zitten ze wat anders in elkaar. Het toepassingsmenu (A) De standaard werkbalk (B) Een zoekvenster (C) Het Lint (D) tipHet Lint verandert van inhoud als u een andere tab selecteert. Er zijn zes tabs: Start, Indeling, Documentelementen, Tabellen, Grafieken, SmartArt en Controleren. Soms gebeurt er wel iets bijzonders met het Lint: bij bepaalde uitgebreide functies, zoals Tabellen, verschijnt er een nieuwe, paarse tab met nog meer relevante opties bij die functie.

Het document (E) De statusbalk (F)

50


Daarnaast zijn er nog enkele elementen die standaard niet zichtbaar zijn. U moet ze uitdrukkelijk inschakelen of ze verschijnen als u een bepaalde functie gebruikt. Om dit extra venster op te roepen, gaat u in het toepassingsmenu naar Beeld en kiest u het gewenste venster.

De werkset De opmaakwerkbalkDe werkset De Mediakiezer

De zijbalk De Mediakiezer Om het nog complexer te maken kunnen zowel de werkset als de zijbalk verschillende zaken bevatten, naargelang welke functie u wenst te gebruiken. De werkset bijvoorbeeld, kan een overzicht geven van stijlen (zie verder), bronvermeldingen, de knipselmap, verwijzingshulpmiddelen (met de handige synoniemenlijst) en het compatibiliteitsrapport (waarmee u kunt onderzoeken of een document goed wordt weergegeven in oudere Word-versies).

De zijbalk

51

Office voor Mac 2011 Word

Van startBij het starten van Word gaat u niet meteen naar een leeg document. Het venster dat opent heet het Galerie met Word-documenten. Op deze plaats kunt u kiezen tussen de drie mogelijke Word-vormgevingen: Afdrukweergave, Indelingsweergave voor publicatie en Indelingsweergave voor notitieblok. Bij elke indeling worden er verschillende sjablonen aangeboden. Uiteraard kunt u binnen elk van deze drie indelingen gewoon kiezen voor een Leeg document.

Wat zijn indelingen?Afdrukweergave zal het meest vertrouwd overkomen, want dit is gewoon de standaard manier om documenten voor te stellen. Bij de sjablonen die bij deze indeling horen vindt u bijvoorbeeld kalenders en brieven.

52


Indelingsweergave voor publicatie is gericht op het creren van mooi opgemaakte documenten die u gaat afdrukken, zoals gellustreerde brochures. Er zijn heel wat themas meegeleverd met Word 2011 om een mooi resultaat te verkrijgen. Nog sneller is een van de beschikbare sjablonen te gebruiken. Gewoon tekst en eventueel beeld toevoegen en u hebt een mooi eindproduct. Indelingsweergave voor notitieblok is bedoeld voor mensen die eerder notities sprokkelen dan een afgewerkt document willen maken. Een Word-notitieblok ziet er ook uit als een notitieboekje. U kunt geluidsfragmenten opnemen en in het document plakken, wat bijvoorbeeld nuttig is bij interviews. Nog handig is de Krabbel-functie om gewoon een document te schrijven met de cursor of tekenpen. Belangrijk om te weten is dat Notebook Word-documenten wel openen in andere versies van Word, maar dan zonder de notitieboekopmaak.

infoIn alle indelingen zijn de standaard Word-functies beschikbaar. Bij Publisher en Notebook-indeling komen een paar extra functies bij die niet in Afdrukweergave zichtbaar zijn. Over de Publisher-indeling leest u meer op het einde van dit hoofdstuk.

53


De Galerie met Word-documenten bevat ook sjablonen die u eventueel zelf aanmaakt. Ze verschijnen onder Mijn sjablonen in de linkerkolom van het venster. Onder aan de lijst vindt u ook een koppeling naar Online-sjablonen. Klik hierop en Word gaat online bij Microsoft kijken of er nieuwe sjablonen beschikbaar zijn. Het valt bijna niet op, maar linksonder aan de Galerie met Word-documenten is er nog een opsomming van recente documenten. Wat vooral nuttig is, is dat u met een klik op de muis kunt zien welke documenten u vandaag, gisteren, de afgelopen week of in de voorbije maand bewerkte.

Zonder afleidingenWord 2011 introduceert een nieuwe manier om aan een document te werken. Het idee achter Volledige schermweergave is dat alle mogelijke afleidingen worden uitgeschakeld, zodat u zich volledig op een tekst kunt concentreren. Op het scherm ziet u alleen het document en een zwarte achtergrond, en opties worden pas zichtbaar als u met de cursor naar de bovenkant van het scherm beweegt.

tipBent u het beu dat de Galerie met Worddocumenten altijd opent als u Word start? Vink onder aan het venster de optie Niet weergeven als Word wordt geopend aan. Als u later toch de Galerie wilt gebruiken, klikt u op het tweede pictogram van links in de standaard werkbalk.

54


Onder aan de statusbalk kunt u wisselen tussen de verschillende weergaves; Volledige schermweergave is de zesde optie. Druk op de ESCknop om Volledige schermweergave verlaten. infoDe volledige schermweergave kunt u op voor twee zaken gebruiken: lezen en schrijven. U wisselt tussen de twee via het menubalkje dat verschijnt als u de cursor naar de bovenste schermrand brengt. Wat is het verschil? Bij lezen ziet u rechts kleine weergaves van alle paginas verschijnen, bij schrijven is er gereedschap om teksten te bewerken.

tipOp dezelfde plek op de statusbalk waar het pictogram voor Volledige schermweergave staat, vindt u ook pictogrammen om snel te wisselen tussen verschillende weergaves, inclusief Weergave Indeling Notitieblok.

55


LettertypesOnder de tab Start in het Lint zijn de meeste functies geconcentreerd die verband houden met opmaak. Een eerste cluster heeft te maken met lettertypes en hoe letters er uitzien. Wat meteen opvalt zijn de lijsten met lettertypes en lettergroottes. Om een lettertype te selecteren, kiest u er eentje uit de lijst of tikt u de naam van het lettertype in. Aangezien de lijst van lettertypes lang is, is het handig dat de reeds gebruikte types bovenaan staan. Het eerste item op de lijst van lettertypes zijn Lettertypesets. Dit zijn geen andere lettertypes, maar gewoon een bundeling van fonts per type. Vaste breedte bijvoorbeeld, zijn lettertypes waarvan elke letter even veel plaats inneemt. Nuttige collecties zijn Web (lettertypes die standaard door elke browser ondersteund worden), PDF (lettertypes die ingebakken zitten in pdfs. Gebruik deze om een pdf kleiner en compatibel te houden) en Windows Office Compatible. Het is goed om lettertypes uit deze lijst te gebruiken als u documenten met Windowsgebruikers deelt en het belangrijk is dat de opmaak behouden blijft.

infoGrofweg gesteld kunnen lettertypes in twee grote groepen opgedeeld worden: met schreef (serif ) en zonder schreef (sans serif ). Een schreef is een potje op het einde van een uitsteeksel op een letter. Er is heel veel theorievorming hierover, maar het is goed om weten dat schreeflettertypes formeler en ouder overkomen terwijl lettertypes zonder schreef informeler en moderner lijken. Voorbeelden van schreeftypes zijn Times New Roman en Georgia, terwijl Verdana en Arial schreefloos zijn.

tipHet pictogram van een gom met daarnaast Ab wist alle opmaak van een tekst. Praktisch als het wat uit de hand is gelopen met de lettertypes en kleurtjes. Vergeet ook niet dat de Apple-toets samen met Z ingedrukt houden de laatste actie ongedaan maakt. U kunt dit meerdere keren gebruiken om een aantal stappen terug te zetten.

Net onder de fontlijsten bevinden zich knoppen die de letteropmaak veranderen, zoals cursief, vet, superscript en zo verder.

56


StijlenStijlen worden vaak onderschat, maar ze zijn een van de belangrijkste instrumenten in Word.

Er zijn vier redenen om met stijlen te werken, in plaats van telkens handmatig lettertypes en -groottes aan te passen. Het is sneller. Gemakkelijker om consequent dezelfde opmaak te hanteren. Als u de opmaak wilt veranderen, hoeft u alleen de stijl te veranderen. Alle tekst in die stijl verandert automatisch mee. Dankzij stijlen is het simpel om een inhoudsopgave te creren.

tipEen stijl kan bepaalde lettertype en -grootte omvatten, maar ook bijvoorbeeld een letterkleur, een bepaalde insprong en zelfs een taal. Een stijl wordt meestal per alinea toegepast en wordt daarom een paragraafstijl genoemd. U kunt het dus niet gebruiken op een deel van een zin. Het is wel mogelijk om zelf een stijl te definiren die alleen voor stukken tekst, tabellen of een lijst geldt (zie Een stijl maken).

Stijlen gebruikenZoals stijlen in het Lint verschijnen is het niet gemakkelijk werken, zeker niet als u veel verschillende gebruikt. Er is gewoon niet genoeg plaats om alle stijlen te tonen. U kunt iets meer stijlen zien door met de cursor boven de stijlen in het Lint te zweven en op de neerwaartse pijl te klikken die dan verschijnt.

Het is beter om te klikken op het pictogram net rechts van de stijlen. Het werkset-venster opent dan.

57


Onder Toe te passen stijl kiezen ziet u een lijst met stijlen. Welke stijlen hangt af van wat er in Lijst wat lager in het venster geselecteerd is. Stijlen in gebruik of In huidige document zijn de handigste keuzes. Een stijl op tekst toepassen is simpel. Selecteer tekst en klik dan op een stijl in het Lint of in het werkset-venster. U kunt eveneens een stijl selecteren en dan gaan typen.

Snelle stijlenNieuw in Word 2011 zijn Snelle Stijlen. Dit zijn verzamelingen van stijlen die door Microsoft samengesteld zijn en mooi bij elkaar passen. Ze zijn vooral handig als u een document snel een opmaak wilt geven zonder dat u zelf moet nadenken over lettertypes en dergelijke. U ziet de stijlen die deel uitmaken van een Snelle stijl-verzameling bovenaan in het Lint.

tipMet veel stijlen is het praktisch om de lijst met stijlen te vergroten door de balk met de drie bolletjes naar beneden te slepen.

Een Snelle Stijl-verzameling selecteert u door op het pictogram rechts naast de stijlen te klikken. Er verschijnt een lijstje van een tiental Snelle stijlen, maar u kunt ook zelf een Snelle Stijl-verzameling definiren.

58


Een stijl makenZoals gezegd kan een stijl heel veel zaken omvatten: informatie over het lettertype, grootte, kleur, maar ook de positionering op een pagina, welke spellingcontrole er wordt uitgevoerd en welke stijl er op de geselecteerde stijl volgt. Dit laatste is praktisch als u bijvoorbeeld na een titel altijd een inleiding met een bepaalde opmaak wenst. Hoe maakt u zelf een stijl?01

De eenvoudigste manier is wat tekst te typen en dan dit tekstfragment de opmaak te geven die u wenst. Selecteer de tekst. Open de stijlen-werkset door in het Lint onder Start op het pictogram rechts van de getoonde stijlen te klikken.

02 03

04

04 05

Klik op Nieuwe stijl. Er opent een nieuw venster waarin u een stijl volledig kunt instellen. De instellingen die zichtbaar zijn komen overeen met de opmaak van de geselecteerde tekst. Dit Nieuwe stijl-venster bevat heel veel instellingen, al valt dat misschien niet meteen op.

05

59


Via de lijst linksonder wisselt u tussen verschillende instellingsgroepen, waaronder: Als het venster Nieuwe Stijl opent, ziet u standaard de instellingsgroep Opmaak. Naam, Type stijl enzovoort zijn de velden die u dan te zien krijgt. Onder Opmaak stelt u alles in wat met lettertypes, -groottes en -positionering te maken heeft. Ook de interlinie bepaalt u hier. Een kleine voorvertoning toont de gevolgen van uw keuzes, al valt er niet zoveel te zien. Alinea geeft u nog meer controle over hoe de paragraaf op het blad verschijnt. Springt het misschien een centimeter in aan beide kanten of is er wat meer ruimte tussen de regels tekst? Frame. Hier stelt u in hoe een eventueel kader rond de tekst er uitziet. Voor mensen die vaak van stijl veranderen is de optie Sneltoets zeer nuttig. U wijst hier een toetsencombinatie aan de stijl toe, zodat u met een druk op een knop (eigenlijk enkele knoppen tegelijkertijd) de stijl activeert. Dat is sneller dan in een lijst met stijlen te zoeken.06

tipAls er veel stijlen in een document voorkomen, is het soms moeilijk om overzicht te houden. Via Stijlhulpmiddelen, te vinden in het stijlen-werksetvenster onderaan, is dat probleem snel opgelost. Elke stijl krijgt een nummer en kleur; aan het begin van elke regel ziet u de relevante kleuren- en nummercode verschijnen zodat u meteen weet welke stijl gebruikt wordt.

Als u de nieuwe stijl in de toekomst in nieuwe documenten wilt gebruiken, mag u niet vergeten Aan sjabloon toevoegen te selecteren. Anders zal deze nieuwe stijl alleen in het huidige document beschikbaar zijn. Toevoegen aan lijst Snelle stijlen wil zeggen dat u de nieuwe stijl in de Snelle stijl-lijst in het Lint ziet verschijnen. Als u er zo verschillende hebt toegevoegd, kunt u een Snelle Stijl-verzameling aanmaken.

Natuurlijk is het ook mogelijk om een bestaande stijl aan te passen.01

Open de stijlen-werkset.

60


02

Laat de cursor zweven boven de stijl die u wilt aanpassen Er verschijnt een pictogram van een omgekeerde driehoek. Klik hierop. Klik op Opmaakprofiel wijzigen om aan te passen of op Bijwerken om met selectie te laten overeenkomen om de stijl dezelfde opmaak te geven als de tekst die momenteel geselecteerd is.

03

Een stijl overnemenU ontvangt een document dat enkele stijlen bevat die u wilt overnemen.01

Ga naar het toepassingsmenu boven aan het scherm en kies onder Opmaak de optie Opmaakprofiel. Het venster dat nu opent geeft een overzicht van alle stijlen in het open document. Klik op Beheer.

02 02

03

In het venster ziet u twee grote lijsten. Links staan de stijlen in het huidige document, rechts de stijlen in Normaal (algemene sjabloon). Dit is de naam van het sjabloon voor standaard blanco documenten. Door eerst een gewenste stijl te selecteren en dan op de pijltjes in het midden te klikken, zet u een stijl over naar het standaardsjabloon. De knop Naam wijzigen laat toe om een stijl te hernoemen praktisch als het standaardsjabloon reeds over een stijl met dezelfde naam beschikt. Klik op Sluiten om het overzetten af te ronden.

04 01

05

61


SjablonenAls u vaak documenten creert die er min of meer hetzelfde uitzien en standaardinformatie bevatten, is het interessant om een sjabloon te maken. Door bijvoorbeeld informatie als een kop, adresgegevens en aanhef in een sjabloon te stoppen, spaart u veel tijd uit bij het maken van een standaardbrief.

Een sjabloon is zo gemaakt:01 02 03 04

Open een nieuw document. Vul alle vaste informatie in en geef het de gewenste opmaak. Kies in het toepassingsmenu bij Bestand voor Opslaan als Voordat u het sjabloon een naam en een plekje op de harde schijf geeft, selecteert u bij de Opmaak-lijst Word sjabloon (.dotx).

tipSjablonen kunnen een zeer krachtige hulpmiddel zijn in een kantoor. U kunt bijvoorbeeld de vaste tekst beschermen zodat het niet aangepast kan worden en van invulvelden voorzien.

Om een document op basis van een sjabloon te creren, is het wel belangrijk dat u niet zomaar klikt op het nieuwe dotx-bestand. Als u dat wel doet, past u het sjabloon zelf aan.05

U moet het sjabloon openen via de Galerie met Word-documenten en dan bij Mijn sjablonen. Een snelle manier om daar te komen is door in het toepassingsmenu Bestand te kiezen en dan Nieuw van sjabloon U merkt dat dit document gewoon Document1 of iets dergelijks heet en niet de naam van het sjabloon draagt.

62


Een pagina opmakenOpmaak is meer dan bepalen hoe tekst eruitziet. In Word 2011 zijn er ook heel wat instellingen om aan te geven hoe de paragrafen op een pagina verschijnen.

De juiste paginainstellingVoordat u in zaken als marges en kaders duikt, is het belangrijk dat u de juiste documentgrootte instelt. Dit is zeker het geval als het document ooit wordt afgedrukt. Een Word-document dat opgesteld is als een A3 bijvoorbeeld, zal bij het afdrukken op een A4-printer dikwijls voor een foutmelding op de printer zorgen. Kies in het Lint voor de tab Indeling. Onder Pagina-instelling stelt u de paginagrootte in door te klikken op Grootte. Er verschijnt een lijst van mogelijke papiergroottes.

infoA4 is in onze contreien zonder twijfel de norm. US Legal en US Letter zijn de tegenhangers in de VS. Vaak moet u documenten afkomstig uit dit land aanpassen voordat ze afgedrukt kunnen worden.

tipOm een document in een landschapsorintatie (langste zijden zijn horizontaal) te verkrijgen, klikt u op Stand, net naast Grootte, en dan op Liggend.

63


De verschillende mogelijkheden bij het pictogram Eindemarkering zijn vooral interessant voor mensen die de indeling van hun document willen vastzetten zodat het niet verandert. Ook niet als bijvoorbeeld het papierformaat wordt aangepast of het document op elektronische wijze bekeken wordt. Een Paginamarkering toevoegen bijvoorbeeld, zorgt ervoor dat de tekst die er op volgt altijd op een nieuwe pagina staat ook al is de voorgaande niet volgeschreven.

MargesVoor elk papierformaat zijn er standaardmarges. Dit is de witruimte van de rand van het papier tot aan de tekst. Meestal past u die niet aan, maar het kan wel. In Word 2011 kunt u de vier marges apart bepalen, in het Lint onder Indeling en de kop Marges.

tipSommige oudere printers hebben op zn minst kleine marges nodig. Breng de marges dus niet terug naar een nulwaarde.

infoMarges bepalen de totale ruimte voor tekst op een pagina, inclusief kop en voettekst. Werkt u met een grote kop of veel voetnoten, dan is de ruimte voor de eigenlijke tekst nog kleiner.

KolommenTekstkolommen zijn vaak een goede manier om een document een frisse opmaak te geven. Zoals wel vaker is er een snelle en gemakkelijke manier in Word 2011 om ze te maken, en meer geavanceerde instellingen voor wie kolommen naar eigen hand wil zetten.01

Om bijvoorbeeld tekst in te delen in twee kolommen, kiest u in het Lint voor Indeling en klikt u op Kolommen. De keuzes Een, Twee en Drie zijn vanzelfsprekend. Links en Rechts creren allebei twee kolommen, maar met een smallere kolom links respectievelijk rechts.

02

64


03

De optie Kolommen geeft u fijnmazige controle over de hoeveelheid kolommen, hun breedte en de witruimte tussen elke kolom. Om opnieuw over te schakelen naar een indeling zonder kolommen, kiest u in het Lint bij Kolommen voor Een.

04

PaginanummeringElke pagina nummeren is een kwestie van in het Lint te kiezen voor Documentelementen en dan op Pagina # te klikken. In het venster dat opent zijn er enkele basisopties beschikbaar om de positie van het paginanummer vast te leggen. Wilt u paginanummers een bepaald uiterlijk te geven, zoals een andere tekstkleur, dan klikt u op de knop Opmaken. tipBij Opmaken kunt u ook instellen dat de paginanummering bij een bepaald cijfer start. Dat is handig als u elk hoofdstuk van een scriptie of thesis in een apart bestand bewerkt en afdrukt.

Kop en voetnotenPaginanummers verschijnen doorgaans in de kop- of de voettekst, twee ruimtes die los staan van de hoofdtekst van uw artikel. Maar er kan nog meer in: in de kop kunt u bijvoorbeeld de titel van het document stoppen, of de naam van de auteur. Onder aan de pagina is een plek waar (vooral vroeger in wetenschappelijke werken) met voetnoten naar bronnen werd verwezen. Elke pagina een kop geven doet u door in het Lint te klikken op de tab Documentelementen. Klik op het pictogram van Koptekst en er verschijnt een venster met een aantal voorbeeldkoppen. Kies er een en het beeld verschuift naar de kop.

65


infoTijdens het werken aan een kop- of voettekst verschijnt een nieuwe tab in het Lint, Koptekst en voettekst genaamd.

Terwijl u in de kop bezig bent, is de hoofdtekst van uw document lichtgrijs. Op dit moment kunt u deze ook niet aanpassen. Pas als u op Sluiten drukt, kunt u opnieuw aan uw documenttekst werken.

tipEen kop herhaalt zich op elke pagina. U kunt een koptekst invullen voor even en oneven paginas.

Voor voetteksten gaat u op exacte dezelfde manier te werk. U kiest in het Lint dan uiteraard voor Voettekst en niet voor koptekst. Om voet- (bronverwijzingen onder aan de pagina) en eindnoten (verwijzingen achter aan het document) te creren, klikt u op Voetnoot of Eindnoot in het Lint onder de tab Documentelementen. Telkens als u dat doet, komt er een cijfertje naast het woord waar de cursor staat en kunt u de bronverwijzing ingeven.

Om voetnoten een bepaalde opmaak te geven, bewerkt u de stijl Voetnoot in de stijlen-werkset. Om het uiterlijk van een kop aan te passen, moet u de stijl Koptekst hebben.

66


TabellenEen tabel is een goede manier om gegevens of het nu cijfermateriaal is of een lijst woorden mooi voor te stellen. Veel moeite kost dat niet, want in Word 2011 is een tabel maken kinderspel.

Een tabel makenKies in het Lint voor Tabellen en klik op Nieuw.

tipWerkt u liever handmatig? Klik in dit venster op Tabel invoegen en een nieuw venster verschijnt waarin u het aantal rijen en kolommen invoert.

Er verschijnt een venster met heel veel vierkantjes. Door de cursor vanuit de rechterbovenhoek in het venster te bewegen, kunt u een tabel maken met zoveel cellen (vakken) als u wilt. Klik op de muis en de gewenste tabel zal verschijnen op de plaats van de cursor in het document. De tabel die u op deze manier maakt, zult u waarschijnlijk willen aanpassen. Alle cellen zijn bijvoorbeeld even groot. Om een bepaalde rij met cellen groter of kleiner te maken, klikt u even in de tabel zodat deze geselecteerd is. Zweef dan met de cursor over een scheidingslijn, zodat de cursor verandert in twee lijntjes met pijlen die horizontaal of verticaal wijzen.

67


Een snelle manier om een tabel een mooie opmaak te geven is onder Tabelstijlen (in het Lint en dan Tabellen) een van de meegeleverde stijlen te selecteren. Door op het pijlpuntje rechts te drukken krijgt u telkens vijf meer tabelopmaken te zien. Word 2011 wordt met een honderdtal opmaken voor tabellen geleverd.

Tabellen aanpassentipDe tab Tabelindeling verschijnt alleen als u een tabel in het document geselecteerd hebt. Doe dit door ergens in een tabel te klikken.

Kies in het Lint voor Tabelindeling om een tabel aan te passen, bijvoorbeeld door een kolom toe te voegen. Het toevoegen en verwijderen van rijen en kolommen gebeurt via de vijf pictogrammen onder Rijen en kolommen. De pictogrammen om toe te voegen maken meteen duidelijk waar er een rij of kolom wordt toegevoegd: boven, onder, links of rechts. Om zaken te verwijderen (inclusief de volledige tabel) klikt u op Verwijderen en kiest u de juiste optie uit het menu dat verschijnt.

tipBij het wijzigen van het aantal rijen en kolommen in een tabel is het belangrijk dat de cursor op de plaats in de tabel staat waar iets weg moet of bijkomt. Dit geldt ook als u cellen wilt samenvoegen en splitsen, opties die u net naast de Rijen en kolommen vindt.

68


Bruggetje naar ExcelAls u al gegevens in een Excel-werkblad hebt staan, kunt u die gewoon in Excel selecteren en in Word plakken. Aanvankelijk verschijnt er geen grafische tabel rond de cijfers. Daarvoor moet u klikken op het pictogram Plakopties, dat na elke plakactie in het document verschijnt.

In het menu dat verschijnt, ziet u een aantal interessante mogelijkheden: Stijl van doeltabel overeen laten komen stopt de geplakte cijfers in de huidige tabellenstijl van Word. Als figuur plakken plakt de cijfers als een beeld, waardoor ze achteraf moeilijk aan te passen zijn. Opmaak aanpassen aan doeltabel en koppeling maken naar Excel. De cijfers komen in een tabel in Word-stijl n worden aangepast als de cijfers in het Excel-bronbestand aangepast worden.

69


Beelden, grafieken en tekstvakken invoegenAlleen maar tekst kan saai zijn. Maar er zijn verschillende mogelijkheden om de zaken wat op te frissen met een beetje grafische creativiteit.

GrafiekenGrafieken hebben hun eigen tab in het Lint: Grafieken. Tijdens het werken met een grafiek komen daar twee aanvullende tabs bij: Grafiekindeling en Opmaak. Als u de tab Grafieken selecteert, verschijnen pictogrammen voor zes verschillende grafiektypes, met daarnaast nog een pictogram voor Andere. Als u op deze laatste klikt, ziet u een lijst van minder gebruikte grafieksoorten. Welke u ook kiest, de werkwijze is altijd hetzelfde.

infoAchteraf het broncijfermateriaal aanpassen kan uiteraard. Klik bij de tab Grafieken op Bewerken. Hier kunt u tevens kiezen voor een andere datarange.

01 02

Klik op de gewenste grafiek, bijvoorbeeld Cirkel. Automatisch verschijnt er een werkblad in Excel, met daarin voorbeeldcijfers. Vervang deze voorbeeldcijfers door uw eigen cijfermateriaal. Standaard zijn er vier cijfervelden, maar u kunt eronder gewoon verder data invoeren. Pas ook het etiket dat bij elk getal hoort aan, want dit is de legenda die in Word bij de grafiek verschijnt. Automatisch wordt de grafiek in het Word-document aangepast.

03

04

05

Er zijn heel wat mogelijkheden om de opmaak van uw grafiek naar smaak aan te passen. Snelle indelingen voor grafieken en Grafiekstijlen in het Lint bieden kant-en-klare opmaken, maar onder de tabs Grafiekindelingen en Opmaak vindt u alle instellingen om zelf vanaf het begin de opmaak te bepalen.

Een foto in een document voegenWord 2011 heeft een directe koppeling naar iPhoto, waardoor het heel simpel is om een van uw fotos in een document te voegen. Er kunnen ook beelden uit mappen worden gehaald.

70


De knop om een foto in een document te plaatsen, bevindt zich in het Lint onder de tab Start. Klik hierop en u kunt op diverse manieren een beeld binnenhalen: De Fotokiezer, die toegang geeft tot de fotobibliotheek van iPhone. Afbeelding uit bestand. Een beeld op de harde schijf. De Illustratiekiezer geeft toegang tot de collectie clipart die bij Word geleverd wordt. De Clipgalerie. Dit is nog een andere manier om clipart in te voegen, aan de hand van zoektermen. Het is wel dezelfde clipart als bij de Illustratiekiezer.

U kunt ook gewoon een beeld via de Finder in Voorvertoning openen, de Apple-toets + A indrukken om het hele beeld te selecteren en dan Apple+C om het te kopiren. Plak het beeld dan via Apple+V in het Word-document. Als een foto in het document is gevoegd, kunt u de afbeelding nog van positie veranderen en de afmetingen aanpassen. Klik op het beeld zodat er een blauw kadertje rond de foto verschijnt. Om het te verplaatsen klikt u in het midden van het beeld en houdt u de muisknop ingedrukt. De cursor verandert in vier pijlen die in de vier richtingen wijzen, om aan te geven dat u het beeld kunt verslepen.

71


Een foto vergroten of verkleinen voert u uit via de bolletjes in de hoeken (dan blijft de foto proportioneel) of de vierkantjes in het midden van elke zijde (u verkleint dan maar in n richting, waardoor een foto ingedrukt of uitgerekt kan raken). tipEen groot beeld verslepen lijkt soms stroef te gaan, omdat Word een foto nooit voorbij de paginamarge wil plaatsen. Er moet voldoende ruimte beschikbaar zijn op de pagina, anders gaat het niet.

TekstvakEen tekstvak invoegen doet u door in het Lint onder Start op Tekstvak te klikken. U hebt de keuze tussen een gewoon tekstvak waarin de tekst horizontaal loopt of eentje met verticale tekst. Het gemakkelijkste is eerst wat tekst te typen die in het tekstvak moet komen en dan het tekstvak te maken. Dat maakt het positioneren binnen de hoofdtekst simpeler. Na het creren van een tekstvak vindt u in de tab Opmaak allerlei opties om het te verfraaien. Belangrijk zijn de instellingen onder Schikken: hier bepaalt u de positie van het tekstvak ten opzichte van de hoofdtekst en hoe de hoofdtekst rond het tekstvak vloeit. Voor het overige kunt u de tekst in een tekstvak op dezelfde manier bewerken als de hoofdtekst.

tipEen leuke optie is de Koppeling maken-knop in het Lint onder Opmaak. Selecteer een tekstvak, klik hierop en klik dan op een ander leeg tekstvak om beide te koppelen. Als uw tekst te groot wordt voor n tekstvak, zal het automatisch verder lopen in het tweede.

72


Tekenen in een documentDe grafische mogelijkheden van Word zijn daarmee nog niet uitgeput. Er zijn ook nog Grafieken en SmartArt.

GrafiekenIn het Lint onder Start vinden we de knop Vorm. Door hier op te drukken opent een nieuw en uitgebreid venster met allerlei vormen die u kunt gebruiken om te tekenen in een document. Deze tool is vooral geschikt voor zaken als diagrammen en flowcharts.

Om een vorm in het document te plaatsen, selecteert u er een in het menu onder Vorm. Klik dan in het document en sleep de vorm tot de gewenste grootte. Laat de muisknop dan los. U kunt de vorm nog verplaatsen door er op te klikken en dan te slepen. Vormen zijn bijna een apart tekenprogramma binnen Word. De mogelijkheden zijn heel uitgebreid. Enkele zijn te bereiken via de tab Opmaak in het Lint. U kunt hier een vorm doorschijnend maken of (via Effecten) driedimensioneel. Er zijn heel wat vormstijlen om vormen een mooiere opmaak te geven.

73


SmartArtWerken met Grafieken vraagt wat tijd om een mooi resultaat te krijgen. Onder SmartArt in het Lint zijn er een aantal kant-en-klare diagrammen die u kunt aanpassen, onder andere van organigrammen en processen. In het Lint ziet u zeven soorten SmartArt: Lijst, Proces, Cyclus, Hirarchie, Relatie, Afbeelding en Overige. Als u op een van deze zeven klikt, verschijnt er een nieuw venster met verschillende diagrammen waaruit u kunt kiezen. Selecteer er een en een nieuw venster opent: het Tekstvenster. Hierin past u de verschillende tekstvelden aan die in het diagram verschijnen.

Standaard zijn de SmartArt-diagrammen uitgevoerd in een onaantrekkelijke kleur blauw. Om de boel wat kleurrijker te maken, selecteert u een andere kleurschema via Kleuren in het tab SmartArt en een andere opmaak via de SmartArt-afbeeldingsstijlen er net naast.

74


Samen aan teksten werkenIn de Inleiding werd al gezegd dat Office 2011 functies toevoegt die het gemakkelijker maken om meerdere mensen aan hetzelfde document te laten werken. Het is niet allemaal nieuw: wijzigingen bijhouden zit bijvoorbeeld al heel lang in Word. Wat wel nieuw is, zijn de koppelingen tussen Word en Messenger en Outlook, en de mogelijkheid om een document via SharePoint te delen. Over dat laatste leest u meer achter aan dit boek.

Het gereedschap om redactie te doen op een document bevindt zich onder de tab Controleren in het Lint.

Het eerst wat u moet doen om alle correcties en aanvullingen bij te houden, is de schuifknop bij Wijzigingen bijhouden op Aan zetten. Handig is ook als u het Revisievenster inschakelt, een venster dat een goed overzicht geeft van alle correcties en aanpassingen. Het Revisievenster wordt ingeschakeld door op de gelijknamige knop in het Lint te klikken. Het verschijnt links van uw document.

75


Door Wijzingen bijhouden in te schakelen worden alle aanpassingen links en rechts van het document beschreven, telkens met de naam van de auteur erbij. Als u bijvoorbeeld van een collega uw document terugkrijgt met een aantal correcties, kunt u deze veranderingen altijd nog goed- of afkeuren. Alle correcties nakijken en beoordelen doet u door:01

Met de pijltjespictogrammen onder Wijzigingen in de tab Controleren van de ene verandering naar de volgende te gaan. Te klikken op het pictogram met het groene teken om een correctie goed te keuren en op het pictogram met het rode teken om ze af te keuren.

02

tipBij Controleren vindt u onder Opmerkingen de mogelijkheid om notities bij een document te plaatsen. Dit is nuttig als u een documenttekst niet wilt veranderen, maar wel uw opmerkingen wilt doorspelen aan de auteur.

76


Fraaiere documenten crerenIn het begin van dit artikel spraken we al over de Indelingsweergave voor publicatie. U kunt het een beetje beschouwen als een extraatje dat Microsoft bij Word 2011 levert, ter compensatie voor het ontbreken op de Mac van het aparte Microsoft Publisher-programma. De Indelingsweergave voor publicatie heeft veel mogelijkheden en is geschikt om snel een brochure of poster te creren.

Uiteraard kunt u in Word met een blanco document van start gaan. Maar het is zeker de moeite waard om de meegeleverde publicatiesjablonen te bekijken. De sjablonen bevinden zich in de Galerie met Word-documenten, onder de Indelingsweergave voor publicatie in

Biesemans, Jamie - Snelgids Office Voor Mac 2011

Documents