No. 2 | Octubre 2015 | 15 ° Moot Scout Mundial 2017 EN ESTA EDICIÓN: Cómo formar un contingente Equipo de manejo de Contingente Equipo de Servicio Internacional Organización del Moot Equipo de Planeamiento del Moot Reunión Jefes de Contingente Términos y condiciones Material de promoción Próximos boletines Ven al 15° SCOUT MOOT MUNDIAL - y experimenta un genuino tweet islandés! El frailecillo atlántico “Lundi” es una especie de ave marina que vive en Islandia. En la tierra, tiene la típica postura vertical de un alca. En el mar, nada en la superficie y se alimenta principalmente de pequeños peces que pesca sumergiéndose usando sus alas para propulsarse. Bienvenidos al XV Moot Scout Mundial en Islandia 2017
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Bienvenidos al XV Moot Scout Mundial en Islandia 2017
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No. 2 | Octubre 2015 | 15° Moot Scout Mundial 2017
En Esta Edición:
cómo formar un contingente
Equipo de manejo de contingente
Equipo de servicio internacional
Organización del Moot
Equipo de Planeamiento del Moot
Reunión Jefes de contingente
términos y condiciones
Material de promoción
Próximos boletines
Ven al 15° Scout Moot Mundial - y experimenta un genuino tweet islandés!
El frailecillo atlántico “lundi” es una especie de ave marina que vive en islandia. En la tierra, tiene la típica postura vertical de un alca. En el mar, nada en la superficie y se alimenta principalmente de pequeños peces que pesca sumergiéndose usando sus alas para propulsarse.
Bienvenidos al XV Moot Scout Mundial en Islandia 2017
Qué es este boletín?El objetivo principal de este boletín es
el de proveer información detallada
para los preparativos del 15° World
Scout Moot a las Organizaciones Na-
cionales de Scouts y sus contingentes.
Este boletín será distribuido a todas las
NSO mediante ScoutPak.
También el Moot se mantiene activo
tanto en las redes sociales como en el
sitio web, www.worldscoutmoot.is. 3
Queridos hermanos y hermanas Scouts:
En el antiguo poema vikingo de Hávamál,
la Sabiduría de Odin, que tiene al menos
1000 años de antigüedad, dice:
Si tienes amigo en el cual confías
y deseas su buena voluntad,
ábrete a él, cambiaros regalos,
ve con frecuencia a su busca
En este contexto, los invito al 15° Scout
Moot Mundial 2017 en Islandia, donde
miles de scouts de diferentes puntos del
mundo se encuentran para celebrar su
diversidad, sus sueños para el futuro y sus
únicos valores de vida.
Durante el Scout Moot Mundial tendrás
la oportunidad de descubrir la belleza
particular de Islandia, la hospitalidad
sincera de los islandeses, el sabor único
de su comida y la gran variedad de climas
que caracteriza a Islandia.
También harás nuevas amistades,
obtendrás nuevas ideas, superarás
desafíos y te divertirás como nunca.
Pero lo más importante, tendrás la
oportunidad de trabajar junto a otros
scouts para encontrar soluciones a
desafíos que nos afectan a todos y
explorar cómo puedes contribuir para
superarlos en tu comunidad y en el
mundo, de esta manera ,los scouts,
podemos crear un mundo mejor.
Ven entonces y únete a tus compañeros
scouts de todo el mundo en el Scout
Moot Mundial y conviértete en parte del
cambio, cambio inspirado por Islandia.
BienvenidosAcepta enviar un contingente desde una National Scout Organization (NSO)
La participación en el Scout Moot Mundial va a requerir un compromiso considerable a nivel nacional en áreas como la reclutamiento de participantes, planeamiento logístico y recaudación de fondos. El primer y mas importante paso es decidir si mandar o no un contingente.
El Scout Moot Mundial solo acepta el registro desde una NSO. Los países que tengan más de una Asociación Nacional de Scouts tendrán que coordinar su registro y registrar solo un Contingente y designar un Jefe de Contingente.
El Scout Moot Mundial esta comenzando a recibir formularios de inscripción previa y formularios de Jefe de Contingente desde las NSO. Si estas considerando enviar un contingente, por favor sigue los pasos
necesarios ( ver punto 2 y 6)
Completa y envía el formulario de inscripción previa
El próximo paso es completar y enviar el formulario de inscripción previa (Apéndice 2 del boletín 1 y también adjunto en este boletín). Este formulario le avisa al Scout Moot Mundial que tu NSO esta planeando participar del Moot y también provee un número estimativo tanto de participantes como del Equipo Internacional de Servicio (IST). Esto nos ayudará a planear el Scout
Moot Mundial.
Crea un Equipo de Manejo de Contingente (CMT)
Organizar y manejar de manera exitosa un contingente para un Moot puede ser complejo. Por este motivo se recomienda reclutar para cada contingente un Equipo de Manejo de Contingente (CMT). EL CMT es un grupo de líderes con conocimiento y experiencia en organización, manejo de dinero, viajes
internacionales, cuidado de jóvenes y scouting internacional. El CMT también proveerá de un ambiente ideal para que la próxima generación de líderes puedan desarrollar sus habilidades.
El CMT tendrá un rol limitado durante el Scout Moot Mundial. Por este motivo se incentiva que la edad del CMT sea la misma que la de los participantes para unirse al programa, sino podrían unirse al IST o asumir la responsabilidad de consejeros de tribu. De esta forma se mantiene el funcionamiento de las patrullas y la organización del Moot.
El número de miembros del CMT es limitado, se basa en la cantidad de personas por contingente. Por favor comprueba con la tabla en página 4 del boletín n°1 para saber con precisión el
número de miembros.
Crea un presupuesto para conocer la tasa que el contingente deberá abonar.
El próximo paso es el de crear un presupuesto estimativo para el contingente. Además de la tarifa del Scout Moot Mundial, se necesitará pagar varios items, como el ticket aéreo, el seguro, las reuniones preparatorias, el equipo para antes y después de las excursiones del Moot. Podrás hacer una decisión sobre la cantidad de participantes, miembros del IST y del CMT una vez que has presupuestado todos los gastos. De esta forma tendrás una tasa para los participantes.
Los contingentes que pertenezcan a países económicamente menos privilegiados podrán obtener soporte financiero mediante 15th World Scout Moot Aurora Solidarity Operation.
Comienza a promocionar el Moot
Comienza a promocionar el Scout Moot Mundial en tu país lo antes posible para generar interés en Rovers, Ventures, Explorers, Scouts y Leaders. En la última
página de este boletín podrás encontrar una lista de material para la promoción disponible para contingentes. Para más información contacta la oficina del Scout
Moot Mundial
Asiste a la Reunión de Jefe de Contingente
En julio de 2016 esta programada una reunión para los jefes de contingente. Más
Cómo formar un contingente... en seis “fáciles” pasos!
Equipo de Manejo de ContingenteComo se dijo anteriormente, cada contingente tendrá un Equipo de Manejo de Contingente (CMT Contingent Management Team).
Cada contingente debe convocar a especialistas en áreas como marketing, finanzas y salud para ayudar en los preparativos para el Scout Moot Mundial. El equipo de Organización del Moot les proveerá del material necesario para ayudar con el trabajo del CMT.
Los detalles de las oficinas para los contingentes estarán disponibles en el boletín 5.
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Equipo internacional de servicioSe estima que 1000 miembros del Service Team members (IST) se necesitarán para llevar a cabo el Moot. El IST esta abierto para scouts activos con 26 años o más.
Miembros del IST deberán hablar inglés y/o francés. Además se necesita que estén disponibles desde el 23 de julio hasta el 4 de agosto de 2017. Algunos miembros se necesitarán antes o después de esta fecha. En los próximos boletines se difundirá el catálogo de trabajos para el IST y no se le cobrará un costo extra por estos roles.
Todos los miembros de IST deben ser registrados como parte del contingente nacional y la comunicación con el equipo de Organización del Moot será via el respectivo contingente nacional.
El proceso para el registro como IST, incluyendo la manera de cómo elegir un trabajo, será explicado en los próximos boletines y en la reunión de Jefe de Contingente
Comité de Organización del MootEl Comité para la Organización del Moot consiste de 7 equipos: Programa On Site, Programa Expedición, Recursos Humanos, Infraestructura y Soporte, Servicio de Alimentos, Marketing y Comunicación y Finanzas.
Cada equipo está dirigido por dos personas que, junto con la Jefa de Campamento y el director general, conforman el Comité de Organización del Scout Moot Mundial (MOC Moot Organizational Committee), mientras que los otros miembros pertenecen al Equipo de Planificación del Moot (MPT Moot Planning Team).
El MOC es el órgano ejecutivo responsable de gestionar la preparación y ejecutar el moot.
Tu principal contacto será la Oficina del Scout Moot Mundial que atenderá tus necesidades para prepararte para el Moot.
La Organización Scout Moot Mundial trabaja de cerca con la Organización Mundial del Movimiento Scout.
Equipo de Planificación del MootExiste la posibilidad de unirse al Equipo de Planificación del Moot.
Las posiciones estan abiertas para quellos que tengan experiencia en algun cargo directivo durante los eventos mundiales pasados o equivalente, y estén interesados en trabajar en la organización del Moot en su área de especialización durante las fases de planeamiento y ejecución. Aquellos interesados deben completar la aplicación online que se encuentra en el sitio del Moot e incluir una carta de recomendación de su Organización Nacional de Scouts.
Reunión de Jefes de Contingente La Asociación Islandesa de Scouts organizará un Jamboree Nacional del 17 al 24 de julio del 2016 en el Ulfljotsvatn Scout Center. El Jamboree será visto como una oportunidad para poner a prueba aspectos de infraestructura y tecnicos para el 15° Scout Moot Mundial.
Se llevará a cabo una reunión de Jefes de Contingente durante el Jamboree Nacional, la cual será una oportunidad para visitar el campamento principal del Moot.
Fechas: del 22 al 24 de julio 2016Sitio: Ulfljotsvatn Scout Center, IslandiaParticipantes: Jefes de Contingente y/o otro miembro relevante del Equipo de Manejo del Contingente.
Programa• 22 de julio: Llegada
• 23 de julio: Reunión Jefe de Contingente
• 24 de julio: Partida
Opción de paquete armadoEn el boletín n°3 se le ofrecerá detalles de costos, alojamiento y transporte para la reunion de Jefes de Contingente. Todas las opciones incluirá transporte entre Keflavik International Airport y Ulfljotsvatn Scout Center, comidas desde la cena del 22 hasta el desayuno del 24 de julio, tarjeta de identificación de Jamboree Nacional, pañuelo y cualquier documento relevante. El arreglo del pasaje hasta y desde a Islandia estará a cargo del participante de la reunión.
Los participantes que desean extender su estadía después del Jamboree Nacional deberán hacerlo con una previa solicitud. Para más detalles del Jamboree visita el sitio web www.jamboree.is.
Terms and conditions for the 15th World Scout Moot
Age limits1.1. Age limits for participantsYoung people aged between 18 and 25 years at the start of the camp (i.e. those born between the 2nd of August 1991 and the 25th of July 1999) are eligible to take part in the 15th World Scout Moot as participants.
1.2. Age limit for ISTIndividuals aged 26 and above (those born on or before 1st of August 1991) wishing to take part in the World Scout Moot can register to be members of the International Service Team (IST).
Fees2.1. FeesThe categories of fee for the 15th World Scout Moot were approved by the World Scout Committee in March 2015. In order to en-courage Scouts from as many countries as possible to participate in the World Scout Moot, and to demonstrate World Scout-ing solidarity, Moot fees are discounted by category of country. This approach has been used for previous World Scout Moots and is based on the Gross National Income per capita of each country. National Scout Organizations can confirm their category with the World Scout Moot Office.
The fee for participants, IST, and members of Contingent Management Teams are as follows:
Category Fee
Category A 250 USD
Category B 500 USD
Category C 750 USD
Category D 1.000 USD
2.2. Discount Contingents that register and pay their fees by a certain date will be given a
discount. Please see the information about payment schedules in article 4 in the Terms and Conditions.
2.3. Late registration surchargeAny late registrations of additional mem-bers, or changes to important information, such as names, as well as late payments are subject to a 5% surcharge. Please refer to article 4 in the Terms and Conditions.
2.4. Remittance of feeFees must be remitted to the following bank account:
Please note the following when conduct-ing bank transfers:
• Each transfer must include both the name of your National Scout Organization and a reference to its purpose (for example “deposit for 100 persons”) .
• Please inform the World Scout Moot Office of every transfer you make, includ-ing the date it was sent, the bank from which it was sent, any reference informa-tion included, and the amount you intend the World Scout Moot to receive.
• The amount credited to your National Scout Organization will be the net of any bank charges applied by your bank AND the World Scout Moot bank upon receipt of the transfer.
• When following the payment schedule, please ensure that you allow sufficient time for bank transfers to be credited to the World Scout Moot account according to the dates shown.
• All payments must be made in USD
Deposit3.1. DepositThe official Contingent Pre-Registration Form was distributed to all National Scout Organizat ions in June 2015. In order to confirm the numb ers entered on the Con-tingent Pre-Registrat ion Form, a deposit payment for each person (participants, IST, and members of the Conting ent Manage-ment Team) must be made upon regis-tration according to the amounts in the foll owing table. Please note that numbers indicated on the completed Contingent Pre-Registration Form cannot be con-firmed by the World Scout Moot Organiz-ers until the deposit payment for each person has been received. NSOs should pay their deposit as early as possible to ensure their number of places.
The deposit for each registered person is:
Category Fee
Category A 25 USD
Category B 50 USD
Category C 75 USD
Category D 100 USD
3.2. Coverage of depositA deposit will be applied to the contin-gent concerned, not individuals. You may, therefore, change names or the category of your regi stration, according to the schedule shown in article 4 in the Terms and Conditions (e.g. change names of 3 people, delete 1 IST and add 1 CMT), with no effect on the deposit.
tion, etc.) and each individual is responsible for
any expenses incurred by such treatment and/
or hospitalization. Therefore, everyone attending
the World Scout Moot is required to obtain
insurance to cover such an eventuality, and it is
the responsibility of the Head of Contingent to
ensure such insurance has been obtained.
9.3. Travel insurance
It is recommended that you obtain appropriate
insurance cover, such as a travel insurances for
the period prior to arrival at the start of the
World Scout Moot and until after the finish of
the event, in addition to the medical insurance
described in article 9.2.
9.4. Pre-existing conditions
Those with pre-existing medical conditions
should make special arrangements so as to be
able to pay for any treatment related to such
conditions.
9.5. Repatriation
The World Scout Moot medical arrangements
are based on providing treatment in Iceland and
do not include repatriation, whether for medical
or other reasons. It is recommended you obtain
your own insurance to cover such an eventuality.
Rules10.1. Moot regulations
The World Scout Moot Organization will set
regulations separately for all the people attend-
ing the event in consultation with the World
Scout Committee and World Scout Bureau. These
regulations will be summarized and published as
a Code of Conduct.
10.2. Local laws
The World Scout Moot takes place in Iceland and
local law will apply. By Icelandic law, the legal
age of adulthood is 18, for smoking it is also 18
and for alcohol consumption it is 20.
10.3. Penalties
Anyone in breach of the World Scout Moot regu-
lations described in section 10.1 or of local laws
may be evicted from the World Scout Moot site.
Anyone – including guests and visitors - behav-
ing in a manner considered dangerous, which
causes offence to others, or is otherwise inap-
propriate in the context of a World Scout Moot,
will be evicted from the World Scout Moot site
and will not be eligible to any refund of fees.
10.4. Exclusion
The World Scout Moot Organization reserves
the right to exclude any group or individual
from the World Scout Moot site and, whenever
appropriate, the Head of Contingent will be
involved in such a decision. Any expenses arising
from the exclusion or eviction of such groups
or individuals will be the responsibility of the
individuals involved, and complaints or requests
for compensation will not be considered.
Privacy Policy11.1. Collection and management
of personal information
In order to successfully organize and execute the
15th World Scout Moot, the Moot Organization
must gather and retain certain personal data
relating to attendees.
11.2. Agreement
By registering personal information, such as
name and date of birth, the individual explicitly
consents to the retention of the personal data
for purposes pertaining to the organization and
execution of the World Scout Moot. Registration
also implies explicit agreement with this Privacy
Policy as well as with the Terms and Conditions
of the 15th World Scout Moot.
11.3. Presumption of Agreement
If you enter data on behalf of others (proxy),
it is assumed that you will have obtained their
consent for the World Scout Moot to retain their
personal data. The World Scout Moot Organiza-
tion assumes that a proxy will have received
explicit, prior agreement from the individual
concerned. The proxy is responsible for the
agreement of this individual.
11.4. Use of personal information
Any personal information retained will not be
shared with any third parties, except where
necessary for the planning and execution of the
World Scout Moot.
11.5. Talent release
By registering for the World Scout Moot, you
consent to any media footage (e.g. video,
photographs, audio) taken at the World Scout
Moot, and in which you may feature, to be used
by the Icelandic Boy and Girl Scout Association,
World Organization of the Scout Movement, as
well as its licensees or assignees, for all advertis-
ing, publicity, and/or editorial purposes, for
commercial and/or non-commercial purposes, for
worldwide distribution in perpetuity.
By-laws12.1. Updates
From time to time, the Terms and Conditions for
the 15th World Scout Moot may be updated.
The most recent version will always apply. Please
contact the World Scout Moot Office for any
necessary clarification.
12.2. Languages
In the event of a conflict arising out of the
interpretation of these Terms and Conditions, the
English text shall prevail.
12.3. Jurisdiction
In any conflict relating to these Terms and
Conditions, Icelandic law shall apply, and the
Reykjavik District Court shall have exclusive
jurisdiction in any disputes.
Material para la promociónPara ayudar a la promoción de Scout
Moot Mundial en tu país, el Moot
preparó una serie de recursos para que
los Contingentes puedan usarlos para
recluir miembros.
El material puede ser descargado en el
sitio web World Scout Moot:
www.worldscoutmoot.is
Guías de diseño del Moot
Las guías, incluida las instrucciones
de cómo utilizar el logo, también las
encontrarás en el sitio web del Scout
Moot Mundial
Videos de promoción del Moot
En el canal de Youtube se encuentran
algunos videos de promoción del Moot.
Moot Posters
Puedes descargar posters del Moot en
sitio web World Scout Moot
www.worldscoutmoot.is
Moot sitio web
El World Scout Moot sitio web, www.
worldscoutmoot.is, se actualiza
regularmente con nuevo contenido.
El sitio web se encuentra en inglés y
francés. Alguna información también la
encontrarás en español, ruso y árabe.
Social Media
El World Scout Moot es activo tanto en
Facebook como en Twitter. Síguenos
y te mantendremos actualizado con
información al día del Moot y de
Islandia.
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calendario para los Boletines del World Scout MootEl calendario puede estar sujeto a cambios.
Fecha nr. Boletin
Enero 2016 Boletin 3
Abril 2016 Boletin 4
Julio 2016 Boletin 5
Octubre 2016 Boletin 6
Febrero 2017 Boletin 7
Mayo 2017 Boletin 8
Lo que se viene en el próximo Boletín
• Reunión de Jefes de Contingente
• Programa de Moot.
Anexo• Contingent Pre-Registration Form
An expression of intent to participate Intention de participer au Moot
National Scout Organization Organisation scoute nationale Country Pays Does your National Scout Organization intend to send a contingent to the 15th World Scout Moot in Iceland 2017? Est-ce que votre organisation scoute nationale l'intention d'envoyer un contingent au 15e Moot Scout Mondial en Islande 2017?
YESOui
NONo
How many people do you estimate that there will be in your national contingent? Combien de personnes estimez-vous qu'il y aura dans votre contingent national?
Male mâle
Female femelle
Total
Participants Les participants
Contingent Mangement team Équipe de Mangement contingent
International Service Team Equipe Internationale de Service
Total Contingent Size Total contingent Taille
Preferred language Langue préférée
English anglais
French français
Details about the person filling in this form Détails sur la personne remplissant ce formulaire
First name prénom
Family name Nom de famille
EmailPosition in NSO Position dans l'ONS Date (Signature)
This form should be completed by each National Scout Organization (only one per country), and returned to the address above. Ce formulaire doit être rempli par chaque Organisation scoute nationale (un seul par pays), et renvoyé à l'adresse ci-dessus.