Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet økonomistyring

Universitetet i Tromsø

Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet

økonomistyring

Avdeling for økonomi

15. oktober 2009

Universitetet i Tromsø 2

Økonomistyring bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet:

- prosjektnivå- overordnet nivå (UiT, fakultet/enhet

eller institutt)Sammenhengen mellom bidrags- og

oppdragsfinansiert aktivitet og bevilgningsfinansiert aktivitet

Tema

Universitetet i Tromsø 3

Universitetets økonomi

UiTs virksomhet/økonomi består av to integrerte deler:

- bevilgningsfinansiert aktivitet (BFA)

- bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) (tidligere benevnt eksternt finansiert virksomhet eller EFV)

Universitetet i Tromsø 4

Definisjon

BOA omfatter alle deler av virksomheten ved UiT som finansieres helt eller delvis utenom UiTs grunnbevilgning (bevilgning fra KD)

Eksempler finansieringskilder: Forskningsrådet, EU, Kreftforeninga, StatoilHydro, Troms fylkeskommune

Universitetet i Tromsø 5

Om BOA

Universitetsstyret skal holdes orientert om status og utvikling i forbindelse med BOA (Instruks for øk.forvaltningen)

Styret er ansvarlig for at BOA underbygger institusjonens strategiske prioriteringer (F-20-07)

Fakultetet/enheten er ansvarlig for økonomien i det enkelte prosjekt (Instruks for øk.forvaltningen)

Universitetet i Tromsø 6

Betydning og omfang

- integrert del av UiTs virksomhet

- svært viktig virkemiddel for at UiT skal kunne ekspandere som institusjon

- omfang på ca. kr 325 mill i 2007

- utgjør ca. 22 % av UiTs totale inntekter

- ca. 451 årsverk, ca. 90 % er forskningsaktivitet

Universitetet i Tromsø 7

Resultatmål 2009

- kr 300 mill i inntekter BOA

- kr 222 000 i inntekter per undervisnings-, forsknings- og formidlingsstilling

- kr 160 mill i tildeling fra Forskningsrådet

- kr 119 000 i tildeling fra Forskningsrådet per undervisnings-, forsknings- og formidlingsstilling

Universitetet i Tromsø 8

Resultatmål 2009 forts

- kr 16 mill i tildeling fra EU

- kr 11 900 i tildeling fra EU per undervisnings-, forsknings- og formidlingsstilling

- deltakelse i 4 nye EU-prosjekter utlyst i 2009

- kr 0,2 mill i resultat BOA (mål 2008)

Universitetet i Tromsø 9

Budsjettering

Fullbudsjettering: utarbeides et samlet budsjett for hvert enkelt prosjekt som viser alle inntekter og utgifter, både direkte og indirekte utgifter, knyttet til prosjektet.

Som utgangspunkt for indirekte kostnader skal UiTs standardsats benyttes.

Universitetet i Tromsø 10

Budsjettering forts

Oppdragsprosjekter: - oppdragsgiver skal dekke alle direkte og indirekte

kostnader som prosjektet fører med segBidragsprosjekter: - avklare alle direkte og indirekte kostnader som

prosjektet fører med seg. - egenfinansiering betinger faglig interesse- vurderingen skal dokumenteres- egenfinansiering skal stå i et rimelig forhold til det

faglige utbyttet

Universitetet i Tromsø 11

Regnskapsføring

Alle inntekter (eksterne inntekter og UiTs egeninnsats) og utgifter (direkte og indirekte utgifter) skal regnskapsføres på prosjektet

For indirekte kostnader skal gjeldende satser benyttes

Universitetet i Tromsø 12

Budsjettering og regnskapsføring

- bidra til å øke graden av ekstern finansiering av de samlede prosjektkostnadene ved BOA-prosjekter

- viktig for å kunne foreta strategiske beslutninger

- analyseformål: f.eks. utvikling i indikatorer

Universitetet i Tromsø 13

Budsjettering eksempelBeløp

(delbudsjettering)Beløp

(fullbudsjettering)INNTEKTEREksterne inntekter (2/3) 1 200 1 900Egeninnsats (1/3) 600 950SUM INNTEKTER 1 800 2 850Andel ekstern finansiering 42 % 67 %

UTGIFTERInvesteringer 200 200Arbeidskraftkostnader, prosjektansatte 1 200 1200Arbeidskraftkostnader, fast ansatte 300Andre driftskostnader 300 300Reisekostnader 100 100Indirekte kostnader 750SUM UTGIFTER 1 800 2 850

Universitetet i Tromsø 14

Registrering av budsjett

Registrere årlig budsjett for det enkelte prosjektet i Agresso

Registrere overordnet budsjett for samlet omfang av BOA (måltall) i Agresso

Institusjonsnivå (senere på fakultet/enhetsnivå eller lavere)

Universitetet i Tromsø 15

Registrering av budsjett fortsType Konto Beskrivelse

3412 NFR3401 EU3000 Øvrige inntekter9231 Egeninnsats4000 Investeringer5000 Arbeidskraft6000 Andre driftskostnader6500 Utstyr, inventar og materiell7100 Reiser9200 Interne transaksjoner9241 Dekningsbidrag9261 Intern arbeidskraft

Resultat 8801 Resultat oppdragsprosjekter

Inntekter

Utgifter

Universitetet i Tromsø 16

Økonomistyring/oppfølging BOA

- Rapport 2008/Planer 2009

- Forskningsmeldinga 2007/2008

- Oppfølging til styret/ledelse

- Løpende budsjett- og økonomistyring på veven, se http://adbweb.uit.no/okonomi/agrRegnskapPro.html

Universitetet i Tromsø 17

Regnskaps- og økonomidata på veven

Universitetet i Tromsø 18

Oppfølging prosjektnivå

Universitetet i Tromsø 19

Oppfølging overordnet

Budsjettoppfølging BOA kan legges frem samtidig som budsjettoppfølging BFA

Fokus på:- regnskap og budsjett (måltall): avvik- størrelse på avsetninger- resultat oppdragsprosjekter- utvikling BOA: sammenlikning med

tidligere år

Universitetet i Tromsø 20

Oppfølging overordnet forts

- forholdet mellom BOA og BFA: egeninnsats, indirekte kostnader og refusjon intern arbeidskraft

Universitetet i Tromsø 21

Overordnet – UiT (1000 kr)2007 2008 2009

Avsetninger -169 613

EU-inntekter -9 588 -17 363 -16 347NFR-inntekter -139 791 -153 837 -138 478Øvrige inntekter -251 509 -277 234 -209 192Inntekter -400 888 -448 435 -364 017

Investeringer 9 201 42 774 4 866Arbeidskraftkostnader 192 395 242 136 232 009Andre driftskostnader 148 839 151 423 101 174Utgifter 350 434 436 333 338 050

Resultat oppdragsprosjekter 15 1 365 646

Dekningsbidrag 50 627 64 358 105 027Intern arbeidskraft 6 346 8 968 10 486Egeninnsats -36 099 -40 160 -73 694Sammenheng BOA og BFA 20 874 33 166 41 818

Universitetet i Tromsø 22

Overordnet – fakultet (1000 kr)2007 2008 2009

Avsetninger -25 025

EU-inntekter -333 -3 141 -2 536NFR-inntekter -46 481 -52 627 -50 432Øvrige inntekter -21 501 -27 760 -12 064Inntekter -68 315 -83 528 -65 032

Investeringer 3 062 7 130 2 189Arbeidskraftkostnader 43 242 54 350 48 883Andre driftskostnader 22 179 26 327 13 559Utgifter 68 484 87 807 64 631

Resultat oppdragsprosjekter 0 0 0

Dekningsbidrag 13 388 16 827 27 188Intern arbeidskraft -119 1 241 -34Egeninnsats -15 110 -11 917 -21 101Sammenheng BOA og BFA -1 841 6 150 6 053

Universitetet i Tromsø 23

Utfordringer (fra Forskningsmelding 2007/2008

For at UiT skal kunne utvikle seg som forskningsinstitusjon, må ressursene prioriteres med sikte på at UiT utnytter sitt potensial for faglig og økonomisk uttelling i de ulike konkurransearenaene. UiTs utfordring er å gi forskerne rammebetingelser, virkemidler og incentiver som stimulerer og belønner innsats.

Universitetet i Tromsø 24

Utfordringer forts

Noen av de forhold som må vies spesiell oppmerksomhet er:

- virkemidler for å øke omfang og kvalitet på søknadsinitiativ

- utnytte UiTs infrastruktur som naturlige fortrinn

- utvikle profesjonelle økonomiske og administrative rutiner og tjenester tilpasset den eksternt finansierte virksomheten