Présenté par : Dirigé par : Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion Avril 2005 ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS: CAS DE ROADLEER SARL Calixte N’Gnoan MIEZAN Abdourahmane DIOP Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque et de Finance (ISCBF) Maîtrise Professionnelle de Techniques Comptables et Financières (MPTCF) Mémoire de fin d’étude THEME Promotion 3 (2003-2005) CESAG - BIBLIOTHEQUE
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Elaboration d’un manuel de procédures de gestion des stocks : Cas de ROADLEER SARL
MIEZAN Calixte – MPTCF – CESAG – 3ème promotion 1
Présenté par : Dirigé par :
2005
Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion
Avril 2005
ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION
DES STOCKS: CAS DE ROADLEER SARL
Calixte N’Gnoan MIEZAN Abdourahmane DIOP
Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque et de Finance
(ISCBF)
Maîtrise Professionnelle de Techniques Comptables et Financières
(MPTCF)
Mémoire de fin d’étude THEME
Promotion 3 (2003-2005) CESAG - BIBLIOTHEQUE
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DEDICACES
A L’Eternel Dieu Tout Puissant, par qui toute chose a été possible ;
A mon père, par qui cette vie a été donnée ;
A ma très chère maman, pour avoir payé le plus grand tribut ;
A tous mes frères et sœurs, par lesquels ses études ont pu se réaliser ;
A tous mes frères et sœurs de la communauté catholique des enfants de Padré Pio,
pour leur aide dans la conquête de la vie ;
A mon cher père spirituel, Abbé Lucien Atta, pour le soutien spirituel et moral ;
A tous mes amis de la promotion, par qui et avec qui cette vie au CESAG et en
particulier à Dakar a été possible ;
A tous ceux qui de près ou de loin ont pris part à la réalisation de ce projet.
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REMERCIEMENTS
Mes sincères remerciements s’adressent à :
Monsieur Moustapha M’Backé DIOP, Secrétaire Permanent du DECOFI ;
Monsieur Moussa YAZI, Directeur de l’Institut Supérieur de Comptabilité, de Banque
et de Finance (ISCBF) et Directeur de ce mémoire, pour sa disponibilité, ses conseils,
son encadrement et à l’ensemble du corps professoral du CESAG;
Monsieur Diarra Mamadou, Gérant de la Société ROADLEER SARL et tout son
personnel ;
tous les stagiaires de la 3ème promotion MPTCF ;
enfin, à tous ceux qui de près ou de loin ont contribué moralement ou matériellement à
l'aboutissement de ce travail.
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LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS BC : Bon de commande
BCEAO : Banque Centrale des Etats de l’Afrique de l’Ouest
BE : Bon d’entrée
BL : Bon de livraison
BR : Bon de réception
BRe : Bon de réintégration
BS : Bon de sortie
CESAG : Centre Africain d’Etudes Supérieures en Gestion
COSO : Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission
CMC : Certificat de mise en circulation
CT : Chargé de transit
DG : Directeur Général
FOB : Free on board
MPTCF : Maîtrise Professionnelle des Techniques Comptables et Financières
OHADA : Organisation pour l’harmonisation du droit des affaires
OT : Ordre de transit
PCA : Président du Conseil d’Administration
QCI : Questionnaire de contrôle interne
RAF : Responsable Administratif et Financier
SYSCOHADA : Système Comptable de l’Organisation pour l’Harmonisation en
Afrique du Droit des Affaires
TRA : Tableau récapitulatif des arrivages
UEMOA : Union Economique et Monétaire Ouest Africaine
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LISTE DES FIGURES ET TABLEAUX
FIGURES
Figure n°1 : Roue de Deming..............................................................................................….27
Figure n°4 : Organigramme de la société…………………………..……………….………...58
TABLEA UX
Tableau n° 1 : Objectifs du contrôle interne des stocks …………………….……………..…11
Tableau n°2 : Synthèse selon les auteurs …………………………………..……...…………22
Tableau n° 3 : Etapes du processus d’élaboration du manuel de procédures ……..…………28
Tableau n° 4 : Test de conformité des commandes ..........................................................…...67
Tableau n° 5 : Test de valorisation des stocks de véhicules 2 roues…………….…………....69
Tableau n° 6 : Comptabilisation des stocks……………………………………...…………...70
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TABLE DES MATIERES
DEDICACES ........................................................................................................................................... I
REMERCIEMENTS ............................................................................................................................. II
LISTE DES SIGLES ET ABBREVIATIONS ................................................................................... III
LISTE DES FIGURES ET TABLEAUX ........................................................................................... IV
TABLE DES MATIERES ..................................................................................................................... V
INTRODUCTION GENERALE ........................................................................................................... 1
PREMIERE PARTIE : ......................................................................................................................... 6
CADRE THEORIQUE DE L’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES DE
GESTION DES STOCKS ...................................................................................................................... 6
2.3.3.2 Le détail de la procédure ............................................................................................................... 32
2.3.3.2.1 Forme textuelle .................................................................................................................................. 32
2.3.3.2.2 Forme graphique ............................................................................................................................... 33
2.3.3.2.2.1 Les logigrammes ........................................................................................................................... 33
4.1.6.1.2 Durée de la Garantie ...................................................................................................................... 49
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4.1.6.1.3 Conditions de la garantie ............................................................................................................... 49
4.1.6.1.6 Mise en œuvre de la garantie ......................................................................................................... 54
4.1.6.1.7 Dispositions diverses ..................................................................................................................... 54
4.1.6.2 Présentation des produits ............................................................................................................... 55
4.1.6.3 Prix ................................................................................................................................................ 55
4.1.6.4 Mode de paiement ......................................................................................................................... 56
4.1.7.1 Le gérant........................................................................................................................................ 58
4.2 Missions de ROADLEER SARL ................................................................................................ 59
CHAPITRE 5 : PRESENTATION ET ANALYSE DU SYSTEME DE CONTROLE EXISTANT DE ROADLEER SARL ........................................................................................................................................ 61
5.1 La Description des procédures de gestion des stocks .................................................................. 61
5.1.1 Déclenchement et passation des commandes de réapprovisionnement .................................. 61
5.1.2 Traitement des entrées et des sorties de stocks ......................................................................... 63
5.1.3 Protection des stocks ................................................................................................................... 65
5.1.4 Inventaire des stocks ................................................................................................................... 65
5.1.5 Valorisation et dépréciation des stocks ...................................................................................... 65
5.1.6 Comptabilisation des stocks ....................................................................................................... 65
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x
5.1.6.1 Extourne de l’écriture mensuelle ................................................................................................... 66
5.1.6.2 Constatation du stock théorique en fin de mois ............................................................................. 66
5.2 Le test de conformité ................................................................................................................... 67
5.2.1 Déclenchement et passation des commandes de réapprovisionnement (tableau n°4) ........... 67
5.2.2 Traitement des entrées et des sorties de stocks ......................................................................... 68
5.2.3 Protection des stocks ................................................................................................................... 68
5.2.4 Inventaire des stocks ................................................................................................................... 68
5.2.5 Valorisation et dépréciation des stocks ...................................................................................... 68
5.2.6 Comptabilisation des stocks (tableau n°6) ................................................................................. 70
5.3.1 Les forces...................................................................................................................................... 71
5.3.2 Les faiblesses ................................................................................................................................ 71
5.5.1 Insuffisances de séparations des fonctions (voir aussi grille de séparation des tâches) ......... 72
5.5.2 Absence d'un manuel de procédures formalisées (ce qui est entrain d'être réalisé) .............. 72
5.5.3 Absence de saisie des mouvements de stocks sur des fiches de stocks .................................... 72
5.5.4 Les coûts d’acquisition utilisés sont déterminés sur des documents non vérifiables ............. 73
5.5.5 Les stocks ne sont pas comptés physiquement au moins une fois par an ............................... 73
5.5.6 Non matérialisation de l’inventaire ........................................................................................... 73
5.5.7 Absence De procédures d’inventaire ......................................................................................... 73
5.5.8 Absence de contrôle de cohérence sur la marge brute par catégorie de scooter (en fonction de la puissance : C125CC, C150CC, C250) .................................................................................................. 74
5.5.9 Des contrôles de cohérence ne sont pas effectués sur la valeur relative des différentes composantes du coût d’acquisition ............................................................................................................... 74
5.6 Rédaction de nouvelles procédures ............................................................................................ 74
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6.1.1 La structure du manuel de procédures ..................................................................................... 77
6.1.2 L’objectif de la procédure .......................................................................................................... 77
6.1.3 Les principes expliquant les grands traits de la procédure : niveau de responsabilité et les règles à observer ............................................................................................................................................. 78
6.1.4 Les opérations et tâches .............................................................................................................. 78
6.1.4.1 Déclenchement et passation des commandes de réapprovisionnement ......................................... 79
6.1.4.2 Traitement des entrées et des sorties de stocks.............................................................................. 80
6.1.4.3 Protection des stocks ..................................................................................................................... 83
6.1.4.4 Inventaire des stocks ..................................................................................................................... 85
6.1.4.5 Valorisation et dépréciation des stocks ......................................................................................... 89
6.1.4.6 Comptabilisation des stocks .......................................................................................................... 91
6.2 La validation du manuel de gestion des stocks ...................................................................................... 94
6.3 La diffusion ............................................................................................................................................... 94
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INTRODUCTION GENERALE
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L’heure de la mondialisation ayant sonnée, l’entreprise est de plus en plus confrontée à de
multiples mutations de l’environnement. Face à cette situation non maîtrisable et se voulant
compétitive, elle doit s’assurer que son système d’information lui permet d’y faire face, elle
doit revoir ses procédures en interne. En d’autres termes, elle doit être attentive à la qualité de
son organisation. Il s’agira donc de connaître exactement les différentes positions
hiérarchiques au travers du questionnement suivant : Qui fait quoi ? Comment ? Où ? Quand ?
Pour quelles fins ? Une réponse claire et précise à ces questions est l’un des meilleurs moyens
pour l’entreprise d’atteindre ses objectifs.
L’atteinte des objectifs par l’entreprise suppose une maîtrise considérable de son contrôle
interne. Cependant, nous avons constaté que les plus grands risques de l’entreprise sont dus
aux faiblesses du dispositif de contrôle interne existant. De ce fait, toute entreprise, publique
ou privée, de services ou industrielle, peut assurer sa pérennité, en s’appuyant sur un système
de gestion de la qualité. Qui dit qualité, dit existence de procédures. Il devient donc impératif
de mettre en place un manuel de procédures.
L’Organisation pour l’Harmonisation du Droit des Affaires (OHADA) en son article 16 des
actes uniformes de l'organisation comptable exige la mise en place du manuel de procédures
pour toutes les entreprises de l'espace.
Les dites procédures permettent une bonne gestion de l’entreprise, de ses ressources. Selon
Giannoli (2012 : 1), quatre (4) ressources sont identifiées dans l’entreprise à savoir « les
ressources humaines, les ressources intangibles ou immatérielles, les ressources financières et
les ressources physiques ». Les stocks, faisant partie de ce dernier type de ressources,
constituent des valeurs d'exploitation à gérer.
De nos jours, la gestion des stocks de la matière première occupe une place de plus en plus
prépondérante dans les activités des entreprises industrielles ou commerciales. Elle a pour
mission d’apporter un appui à tout dirigeant soucieux d’avoir une meilleure connaissance du
futur aussi bien au niveau des ventes, de la production, des investissements, de la trésorerie et
des approvisionnements. Ils se situent en début de la chaîne d’activité, et toute rupture ou
déficit de stocks a un impact considérable sur la rentabilité de l’entreprise. Selon Dhénin & al
(2004 : 144) « une bonne gestion des stocks suppose une parfaite connaissance des clients,
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afin de toujours disposer des produits correspondant à leurs besoins et à leurs attentes ».
ROADLEER SARL, Concessionnaire de véhicule à deux roues, véhicules et assimilés, est une
société à responsabilité limité (SARL) qui met tout en œuvre pour l’atteinte de ses objectifs,
la satisfaction de sa clientèle. Cependant, les stocks qui constituent sa matière première est
l’une des préoccupations majeures du dirigeant. Conscient que la compétitivité de l’entreprise
peut- être particulièrement affectée par sa gestion des stocks, cette dernière ne fait pas l’objet
de formalisation en termes de procédures. Des irrégularités peuvent donc exister dans leur
gestion à différents niveaux. Cette situation a pour conséquences :
- le sur-stockage ;
- la rupture de stock qui entraîne la perte des clients car insatisfaits : le client passe
commande au concurrent dès que l’article n’est pas disponible ;
- la longueur de la procédure de dédouanement et le manque de moyens financiers ;
- le détournement de stocks par des tiers ;
- la détérioration des stocks par les intempéries ;
- la mauvaise évaluation comptable des stocks ;
- etc, …
Autrement dit, la gestion des stocks proprement dit n’est pas prisée par les dirigeants
d’entreprises qui concentrent plutôt leurs énergies sur les ventes. Ils privilégient leurs ventes
aux approvisionnements.
Les causes liées au problème suscité sont dues :
- aux objectifs de contrôle interne des stocks mal définis ;
- à l’absence de procédures formalisées de gestion des stocks ;
- à l’accès libre aux zones de stockage ;
- à l’absence de processus budgétaires relatif au stock.
De ce fait, la conception d'un manuel de procédures de gestion des stocks s’avère nécessaire
pour la maîtrise des activités, l’efficacité de ses opérations et l’utilisation efficiente de ses
ressources ; en somme pour une meilleure performance de ROADLEER SARL. Pour éviter la
perte inexpliquée des stocks, des ruptures de stocks, la perte de clients liés au problème
précédemment cité, les solutions suivantes peuvent être exploitées:
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- le reingineering des procédures de gestion des stocks sur la base de ses faiblesses ;
- la gestion rigoureuse des accès aux aires de stockage par des tiers ;
- la prévision d’une mission de commissariat aux comptes pour s’assurer de
l’exhaustivité, de la réalité, de l’évaluation des stocks ;
- le benchmarking des meilleures pratiques en termes de gestion des stocks ;
- l’élaboration d’un manuel de procédures de gestion des stocks.
Cette dernière solution nous conduit à la question principale suivante: Comment concevoir un
manuel de procédures de gestion des stocks ?
De cette question principale, découlent les questions spécifiques suivantes :
- quelle démarche suivre pour l'élaboration du manuel de procédures de gestion des
stocks?
- quelles sont les nouvelles technologies actuellement disponibles pour le système de
gestion des stocks ?
- quelles sont les forces et faiblesses du contrôle interne des stocks existant par
rapport à l'objectif d’exhaustivité ?
- quelles sont les meilleures procédures de gestion des stocks à mettre en place?
- comment formaliser les procédures de gestion des stocks identifiées?
- comment diffuser le manuel de procédures pour qu'il soit accepté et appliqué au sein
de la société ROADLEER SARL?
D’ou le thème « Elaboration du manuel de procédures de gestion des stocks : Cas de
ROADLEER SARL».
L’objectif principal visé est de concevoir un manuel de procédures de gestion des stocks de
ROADLEER SARL. Il est soutenu par des objectifs spécifiques que sont :
- proposer une démarche d’élaboration du manuel de procédures de gestion des stocks ;
- identifier les nouvelles technologies actuellement disponibles pour le système de
gestion des stocks ;
- identifier les forces et faiblesses du contrôle interne des stocks existant par rapport à
l'objectif d’exhaustivité ;
- recommander de meilleures procédures de gestion des stocks à mettre en place ;
- formaliser les procédures de gestion des stocks identifiées ;
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- proposer une méthode de diffusion du manuel de procédures pour qu'il soit accepté et
appliqué au sein de la société ROADLEER SARL.
Ce mémoire s’articule autour de deux (2) parties à savoir :
- la première partie traitera du cadre théorique de l’élaboration d’un manuel de
procédures de gestion des stocks ;
- la seconde partie quant à elle portera principalement sur l’élaboration d’un manuel de
procédures de gestion des stocks de la société ROADLEER SARL.
L’intérêt de développer ce thème :
Pour la société ROADLEER SARL, cela lui permettra de :
- disposer d’un manuel de procédures qui l’aide à maîtriser efficacement les risques liés
à la gestion de ses stocks ;
- utiliser ses ressources de manière efficiente pour une meilleure productivité ;
- d’avoir des éléments pour la mise en place d’un système de réduction des risques liés à
la rupture de stocks.
Pour le stagiaire, ce sera l’occasion d’exploiter les connaissances théoriques, de les
approfondir et de maîtriser les outils, techniques et démarche d’élaboration d’un manuel de
procédures.
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PREMIERE PARTIE :
CADRE THEORIQUE DE L’ELABORATION D’UN MANUEL DE PROCEDURES DE
GESTION DES STOCKS
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INTRODUCTION
Toute entreprise, indépendamment de son secteur d’activité, de sa forme juridique, cherche
dans son fonctionnement quotidien à être performante. L’atteinte de cette performance passe
inéluctablement par la maîtrise de ses opérations, des divers risques auxquels elle est
confrontée du fait de son activité, en somme par une bonne gestion des ressources.
La mauvaise gestion asphyxie l’évolution normale de l’entreprise et engendre d’énormes
coûts dont la minimisation est l’un des principaux objectifs de celle- ci. Selon Tauzin
(2011 :111), « Une mauvaise gestion ne suffit pas, à elle seule, à caractériser une gestion
anormale ». L’entreprise industrielle dont la mission principale est l’achat des matières
premières pour les transformer en produits et les vendre fait face à des risques significatifs
susceptibles d’affecter ses objectifs, ses opérations ou ses ressources, sa gestion. Autrefois,
soucieuse de sa production, de ses ventes, elle intègre désormais dans sa stratégie la fonction
approvisionnement.
L’objectif de la gestion des stocks est de réduire les coûts de possession (stockage,
gardiennage) et de passation des commandes, tout en conservant le niveau de stock nécessaire
pour éviter toute rupture de stock, pouvant entraîner une perte d’exploitation préjudiciable.
Ainsi, l’élaboration d’un manuel de procédures, guide opératoire qui indique le circuit de
traitement des opérations, s’avère nécessaire pour atteindre cet objectif.
Dans cette première partie, le cadre théorique d’élaboration d’un manuel de procédures de
gestion des stocks sera exposé et structuré en trois (3) chapitres. Le premier chapitre traitera
du contrôle interne des stocks. La compréhension du manuel de procédures et son élaboration
fera l’objet du second chapitre et, enfin, la présentation du modèle d’analyse à appliquer à
ROADLEER SARL sera mise en évidence dans le troisième chapitre.
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CHAPITRE 1 : CONTROLE INTERNE DES STOCKS
« Le programme de production étant déterminé, l’entreprise doit s’atteler à l’acquisition des
matières premières nécessaires à sa réalisation. Ces matières doivent être achetées en
quantités voulues, le moment désiré et au moindre coût » (Faye, 2009 : 154). Cela dénote de
la mise en place d’un plan d’organisation efficace. D’où, le service achat doit prévoir et
respecter les délais d'approvisionnement afin d'éviter les ruptures de stock qui peuvent lui être
préjudiciables. De ce fait, un bon contrôle interne est déterminant pour la réalisation des
objectifs fixés par la Direction.
Dans ce chapitre, il sera présenté le contrôle interne et l’organisation des stocks, les
instruments de gestion des stocks, les moyens du cycle, les risques liés à la gestion du stock et
enfin la méthodologie d'appréciation du contrôle interne des stocks.
1.1. Notion du cycle stock
L’étude de la notion du stock permettra de donner une définition, d’exposer ses objectifs, son
organisation.
1.1.1 Définitions, objectifs du contrôle interne des stocks
Pour une meilleure connaissance des stocks, il importe d’appréhender le contrôle interne lié.
1.1.1.1 Définition de la gestion des stocks
Selon Brunet & al. (2005 :89) « Bien gérer les stocks, c’est atteindre deux objectifs :
minimiser les coûts pour l’organisation et éviter la rupture de stock ». En d’autres termes
« Une saine gestion des stocks doit être profitable à l'entreprise, tout en permettant la
satisfaction maximale de ses clients et de ses fournisseurs » (Mocellin, 2011 : 221). De ce qui
précède, la gestion des stocks consiste à planifier, organiser, diriger et contrôler les activités
relatives à tous les stocks de matières gardés dans l’entreprise. De ce fait, Javel (2004 : 27)
affirme que « s’il n’existe pas, celle-ci peut conduire à des difficultés de production et s’il est
trop important, il entraîne de lourdes contraintes financières ». Une bonne gestion des stocks
est indispensable ; qui dit bonne gestion, dit efficacité du contrôle interne. La gestion des
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stocks se situe en amont et en aval du cycle de production ; ce qui indique la place
prépondérante qu’occupe les stocks dans le processus d’exploitation.
1.1.1.2 Définition du contrôle interne des stocks
Le contrôle interne a été définit par plusieurs auteurs. Cependant, les deux (2) définitions
suivantes ont été retenues : « un processus mis en œuvre par la direction générale, la
hiérarchie, le personnel d'une entreprise, et destiné à fournir une assurance raisonnable quant
à la réalisation d'objectifs entrant dans la catégorie suivante:
- réalisation et optimisation des objectifs;
- fiabilité des informations financières;
- conformité aux lois et règlements » (COSO in Obert & al., 2007 : 481).
Cette définition ne précise pas la définition du contrôle interne par l’entité. De ce fait, l’IFACI
(2007 : 14) stipule que « le contrôle interne est un dispositif de la société, défini et mis en
œuvre sous sa responsabilité, qui vise à assurer :
- la conformité aux lois et règlements ;
- l’application des instructions et des orientations fixées par la Direction Générale ou le
Directoire ;
- le bon fonctionnement des processus internes de la société, notamment ceux
concourant à la sauvegarde de ses actifs ;
- la fiabilité des informations financières ;
et d’une façon générale, contribue à la maîtrise de ses activités, à l’efficacité de ses opérations
et à l’utilisation efficiente de ses ressources ».
De ce qui précède, le contrôle interne joue un rôle clé dans la conduite et le pilotage de ses
différentes activités en général, la gestion des stocks en particulier. Toutefois, il ne peut
garantir que les objectifs de la société seront atteints.
Quels sont les objectifs du contrôle interne ?
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1.1.1.3 Objectifs du contrôle interne des stocks
L’absence d’objectifs d’une entreprise constitue une faiblesse toute entière de cette dernière.
Renard (2010 :170) nous dit aisément en ces termes « c’est dire que la politique, l’objet de la
mission ayant été précisé, le premier devoir du responsable est de définir les cibles à atteindre,
pour remplir la tâche assignée ».
En matière de gestion des stocks, le contrôle interne vise les objectifs suivants (tableau n°1):
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Tableau n° 1 : Objectifs du contrôle interne des stocks
La définition des objectifs du contrôle interne a été obtenue à partir des fonctions du
processus de gestion des stocks.
Fonctions Objectifs du contrôle interne
Identification des besoins
S’assurer de : - la définition précise des besoins ; - la qualité des enregistrements des besoins ; - l’exhaustivité des besoins (correcte estimation des quantités) ; - la correcte identification des composantes du stock.
Passation des commandes et
réapprovisionnement
S’assurer que : - les commandes sont autorisées par les personnes habilités ; - la procédure de passation des commandes et réapprovisionnement vise à la
sélection des fournisseurs au déclenchement des commandes et le suivi ; - les achats sont pertinents (performance) ; - la gestion des stocks est optimisée.
Traitement des entrées et sorties des
stocks
S’assurer de : - respect des différentes étapes de la réception du bien à sa sortie sans omettre les
opérations comptables liées ; - la correcte évaluation des entrées en stock et des quantités sorties.
Protection des stocks
S’assurer de : - la sécurité et de la régularité (absence de détournement du stock dont la réception
a été constatée) ; - respect de la réglementation de stockage.
Prise d’inventaire des stocks
S’assurer de : - la réalité ; - correct suivi des stocks ; - l’exhaustivité des stocks.
Valorisation et dépréciation des
stocks
S’assurer de : - fiabilité comptable - une valorisation des stocks inventoriés, conformément aux méthodes
généralement admises - une appréciation correcte des dépréciations
Source : Etabli à partir de Maders & al (2009), Camara (2009), Barry (2004) ; Schick (2002)
1.1.2 Organisation du cycle des stocks
L’organisation du cycle des stocks s’entend tant sur le plan opérationnel que sur le plan
comptable.
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1.1.2.1 Sur le plan opérationnel
Le plan organisationnel des stocks débute par de l’identification des besoins et se termine par
la dépréciation des stocks en passant par les commandes, le traitement des entrées et des
sorties, la protection des stocks et la prise d’inventaire.
1.1.2.1.1 Identification des besoins
L’identification des besoins est relative d’une part à l’identification par article du stock
minimum de sécurité à détenir et à partir duquel la commande doit être déclenchée et du stock
maximum à atteindre et à ne pas dépasser pour éviter le sur stockage et les stocks dits
dormants et d’autre part, l’estimation des quantités optimum à commander compte tenu des
contraintes de production et des délais de rotation par articles.
1.1.2.1.2 Passation des commandes d’approvisionnement
Elle vise à la sélection des fournisseurs, le déclenchement des commandes et le suivi, les
relances périodiques de ces commandes.
1.1.2.1.3 Traitement des entrées de stocks
Les entrées en stocks sont régulées par les flux de sorties. Elles impliquent les opérations
suivantes :
- réception des articles / catégories commandes par la personne indiquée et visa d’un
bon de livraison. Ce dernier justifie le transfert de propriété et déclenche le paiement
de la facture commerciale sur la base des termes du contrat d'achat passée avec le
fournisseur ;
- contrôle des commandes réceptionnées par le contrôleur et visa du bon de commande
réception ;
- rangement des articles ;
- mise à jour des fiches de stocks après chaque entrée;
- établissement de l'état récapitulatif des entrées en stock ;
- informations des services comptables.
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1.1.2.1.4 Traitement des sorties de stocks
Les sorties en stocks traitent des opérations :
- d’établissement des bons de sorties et visa par le demandeur ou le magasinier ;
- de livraison des articles au service demandeur et aux clients ;
- d’établissement de l'état récapitulatif des valeurs sorties ;
- d’informations des services comptables.
1.1.2.1.5 Protection des stocks
Il s’agit des mesures mises en place par l’entreprise pour sauvegarder les articles ou
catégories en stocks (protection contre les pénuries, les aléas de production ou de transport,
les vols, la détérioration, l’obsolescence, la périssabilité, etc…).
1.1.2.1.6 Prise d’inventaire physique des stocks
L’entreprise procède à la fin de chaque exercice au recensement et à l’évaluation de ses biens,
créances et dettes à leur valeur effective du moment, dite valeur actuelle. L’inventaire
physique des stocks est le décompte périodique des quantités de marchandises stockées et en
leur valorisation. Il existe deux (2) méthodes d’inventaire : « l’inventaire permanent et
Il définit les objectifs, coordonne et supervise toutes les opérations. Il est spécialement chargé
des achats, des opérations d’importation, de la mise en entrepôt après bien sûr le contrôle de
la marchandise. Il s’occupe également de la facturation et est soutenu par une assistante de
direction.
Gérant
Transitaire
Assistante de direction
Techniciens
Source : Nous- mêmes
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59 59
Par ailleurs, il gère également les opérations avec les banques, la trésorerie (versement de
fonds en banque, retrait de fonds de la banque pour alimenter la caisse, établissement des
déclarations sociales et fiscales, le traitement des salaires, le paiement des factures
fournisseurs.
4.1.7.2 L’assistante de direction
Elle est chargée des tâches administratives, du secrétariat, de l’établissement des pièces de
caisse, du recouvrement parfois.
4.1.7.3 Le transitaire
Il est chargé des opérations de transit en coordination avec le gérant.
4.1.7.4 Les techniciens
Les techniciens sont chargés du montage des pièces détachées des véhicules véhicule à deux
roues (scooter), des réparations et de l’entretien de ces véhicules véhicule à deux roues
(scooter).
4.2 Missions de ROADLEER SARL
Le marché de l'automobile est assez concurrentiel au Sénégal avec la présence de plusieurs
représentants de grandes marques.
Toutefois, ROADLEER SARL, première marque sénégalaise de scooters, qui commercialise
de véhicules véhicule à deux roues de type SCOOTER semble épargnée par cette
concurrence.
Après une bonne pénétration du marché local avec les véhicule à deux roues, la croissance de
la demande pour les véhicules, elle entend par ailleurs :
- Commercialiser des voitures ;
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- Pénétrer le marché sous- régional.
Conclusion
Ce chapitre a permis de connaître ROADLEER SARL au travers de son organisation et de sa
mission. Le chapitre 5 qui suit porte sur la présentation et l’analyse du système de contrôle
existant. De ce fait, il permettra de décrire les procédures de gestion des stocks, de ressortir les
forces et faiblesses existantes et de faire des recommandations.
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CHAPITRE 5 : PRESENTATION ET ANALYSE DU SYSTEME DE CONTROLE EXISTANT DE ROADLEER SARL Ce chapitre est destiné d’une part à la présentation du système de contrôle interne relatif à la
gestion des stocks et à la comptabilisation des opérations. D’autre part, il verra son évaluation afin
de ressortir les forces et faiblesses. Enfin, des recommandations seront faites pour une meilleure
maîtrise des risques liés à la gestion des stocks.
5.1 La Description des procédures de gestion des stocks
Les procédures de gestion de stocks comprennent :
- déclenchement et passation des commandes de réapprovisionnement ;
- traitement des entrées et des sorties de stocks ;
- protection des stocks ;
- inventaire des stocks ;
- valorisation et dépréciation des stocks ;
- comptabilisation des stocks.
5.1.1 Déclenchement et passation des commandes de réapprovisionnement
Les décisions d’achats des véhicules véhicule à deux roues reviennent exclusivement au
Gérant et aux actionnaires. En effet, le gérant examine son portefeuille client, récolte les
désirs des clients et vérifie l’état du stock des véhicules véhicule à deux roues. En cas
d’insuffisance ou de future rupture de stocks, il soumet les besoins aux actionnaires qui
autorisent les commandes. La quantité moyenne des commandes annuelles à passer par la
société ROADLEER SARL est de 30 scooters.
Le bon de commande (BC) (voir annexe 2) est établit en deux (2) exemplaires dont l’un
envoyé par mail au fournisseur (constructeur) ZENEN ou BENZHOUR selon le choix par le
Gérant. Bien sûr, il effectue ses commandes sur la base d’un catalogue reçu du client. Les
autorisations de commande sont rythmées par les constructeurs. En fonction des commandes,
le Gérant reçoit les dates de production des constructeurs. Elles sont de 25 jours pour
permettre la fabrication. A la suite de cela, il faut compter quarante (40) jours pour acheminer
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la marchandise vers le port du Sénégal.
Une fois, les véhicule à deux roues produites, les numéros de châssis (voir annexe 3) sont
reçus du fournisseur ZENEN ou BENZHOUR. En fonction des demandes, l’entrée en stock se
fait par le déstockage.
- Le déstockage
Le constructeur / fournisseur planifie les arrivages et l’embarquement à partir du port de
Ningbo auprès du transitaire en Chine pour le port de Dakar Sud. Il envoie le déstockage au
transitaire qui remplit le tableau et le lui renvoie. La saisie du stock de même que les arrivages
sont gérés par le transitaire en Chine qui est représenté au Sénégal par la société DELMAS.
- Transit- Importation
Le Gérant prépare le déstockage ou bon de commande qui mentionne le nombre de véhicules
véhicule à deux roues à embarquer. Un dossier d’arrivage ouvert par le chargé du transit
véhicule à deux roues sur lequel il note le nom du navire, la date de départ, la prévision
d’arrivée, le nombre de véhicules véhicule à deux roues, les numéros de châssis ainsi que les
couleurs.
Ensuite sur cette base, ZENEN établie la facture définitive qu’il achemine au chargé du transit
véhicule ; ce dernier rapproche la facture au déstockage pour vérifier la conformité de la
commande. A ce stade, la procédure de suivie est lancée : assurance, DPI, le connaissement et
le BSC (bordereau de suivi de cargaison).
Le chargé du transit véhicule à deux roues (CT) élabore un tableau d’affectation des régimes
des véhicules saisit sur Excel, validé par le Gérant et lui- même après l’approvisionnement
(entrée en stock), et en dernier lieu la comptabilité pour le règlement des factures.
Un ordre de transit renseigné par le (CT), est envoyé à DELMAS avec tous les
renseignements et les documents nécessaires pour le dédouanement des véhicules véhicule à
deux roues à la consommation TTC ou HT ou la mise en entrepôt fictif des véhicules (non
dédouané ou HTD).
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Dans les 48 ou 72 heures, les bons à enlever de la douane qui nous autorise à enlever les
véhicules du port, et les CMC (Certificat de Mise à la Consommation) pour l’immatriculation
des véhicules dédouanés (voir annexe 4), et le CT les transmet au service livraison par un
cahier de transmission. A partir de ce moment, l’on fait l’approvisionnement ou la rentrée en
stock des véhicules véhicule à deux roues en vue de la facturation, et cela sur le tableur Excel.
Une police d’assurance est souscrite pour le transport. Il existe un certificat qu’ils envoient
au gérant pour montrer ce qui est embarqué comme marchandises.
NB : Un reporting mensuel effectué par le Gérant est tenu sur un tableau d’écoulement qui
comprend le budget, un tableau récapitulatif des arrivages (TRA) et un tableau de mouvement
des stocks (voir annexe 5) pour le suivi quotidien des mouvements de stocks. Ce tableau de
mouvement des stocks est envoyé très rarement aux actionnaires.
5.1.2 Traitement des entrées et des sorties de stocks
Le stock correspond aux véhicules véhicule à deux roues de marques ROADLEER. Le Gérant
est lui- même chargé du traitement des stocks de véhicules véhicule à deux roues. L’entrée en
stock reste sous la supervision du transitaire.
Le Gérant est tenu en FOB (free on board). FOB est un incoterm qui signifie Free On Board
(Sans frais à bord). On dit qu'une marchandise est achetée ou vendue FOB quand celle-ci est
achetée sans les frais de transport et autres frais et taxes y afférents et sans les assurances pour
cette marchandise. Par conséquent, quand on achète une marchandise à un prix « FOB », il
faut ensuite qu'on paie son transport et les taxes ainsi que les frais d'assurances pour ce
produit. Le prix « FOB » est ainsi toujours inférieur au prix «CIF » (Cost, Insurance and
Freight).
Donc, le fournisseur achemine la commande au transitaire.
Avant l’acheminement des scooters, 30% de la commande sont réglés au constructeur. A
partir de cet instant, le transitaire fait le booking et informe le Gérant pour l’inclure dans le
navire en provenance du port de Ningbo de la Chine pour le port de Dakar Sud. Dès
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règlement du reliquat de la commande, c’est- à- dire les 70%, une copie du règlement est
acheminé au fournisseur et au transitaire. Notons que ces 2 personnes sont chinoises et
résident en chine. Le transitaire a un correspondant au Sénégal DELMAS.
Le Gérant a 10 jours pour sortir les scooters à partir de l’avis d’arrivée. A défaut une pénalité
de 10 000 F CFA est appliquée par jour.
En fonction des ventes en magasins, le Gérant fait le réapprovisionnement. C'est-à-dire qu’il
sort les scooters de l’entrepôt en remplacement des ventes de magasins. En terme financier, la
sortie n’est pas aisée ; car la sortie de 2 scooters engendre le même montant que la sortie de
10 scooters. Par ailleurs, le séjour en entrepôt est de 75 000 F CFA par mois.
Un dossier Arrivage est toujours constitué par le service transit pour toute commande de
véhicule à deux roues et ce dossier est validé par le gérant. Sur la base du dossier d’arrivage le
Gérant établit un Ordre de Transit (O.T) pour la mise en circulation ou la mise en entrepôt
fictif.
A la réception des déclarations de douane, le service transit constate l’entrée en stock en
émettant le bordereau d’approvisionnement. Le lieu de stockage est l’entrepôt prêt du port de
Dakar.
Le suivi des mouvements des véhicule à deux roues par la direction est facilitée par
l’attribution à chaque engin d’un numéro unique de châssis ; un blocage informatique se
produit lorsqu’un même numéro est saisi plus d’une fois au déstockage comme au stockage.
L’importation de véhicules nécessite toujours l’ouverture d’un dossier appelé dossier
d’arrivage visé par la comptabilité, le gérant. Ce dossier recense l’ensemble des documents
nécessaires à l’importation : bon de commande, connaissement, liste de colisage, facture
fournisseur, au bon à enlever de la douane…. L’entrée en stock est constatée au vu de ce
dernier document ; le bon de livraison n’est pas utilisé pour constater le stockage et son
archivage dans le dossier n’est pas systématique.
Pour matérialiser l’entrée en stock, le gérant contrôle au préalable la conformité des différents
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documents constituant le dossier.
5.1.3 Protection des stocks
Les stocks sont pour la majeure partie en entrepôts fictifs et gardés par des agents de sécurité
(responsable douane et responsable d’entrepôt).
5.1.4 Inventaire des stocks
ROADLEER SARL est en inventaire intermittent. Un inventaire annuel est pratiqué sous la
supervision du Gérant.
La comptabilisation des stocks est mensuelle et s’effectue à partir de l’état d’inventaire
théorique valorisé par le Gérant.
5.1.5 Valorisation et dépréciation des stocks
- Valorisation
Les véhicules sont valorisés à l’unité, à leur coût d’entrée (valeur FOB + frais accessoires
d’achat retenus par le SYSCOA) par le gérant qui reçoit du constructeur l’état du stock
commandé.
- Provision
Des provisions sont constituées annuellement en tenant compte de la durée de stockage
conformément à la règle de provisionnement applicable. Cela n’est pas encore applicable car
nous sommes au 1er exercice.
5.1.6 Comptabilisation des stocks
La comptabilisation est mensuelle et est effectuée par le comptable sur la base d’état mensuel
des stocks théoriques valorisés par le Gérant.
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5.1.6.1 Extourne de l’écriture mensuelle
Débit : 603 Variation de stocks
Crédit : 311 Stock de marchandises
5.1.6.2 Constatation du stock théorique en fin de mois
Débit : 311 Stock de marchandises
Crédit : 603 Variation de stocks
Comptabilisation :
Le comptable reçoit les différents dossiers de véhicule à deux roues de la part du Gérant. Il
vérifie que la quantité entrée en stock sur les dossiers d’arrivage correspond à la quantité
marquée sur la ou les factures avant de procéder à la saisie. Il récupère aussi la structure des
prix, la joint à la facture et procède à l’enregistrement.
Le schéma de comptabilisation de l’entrée en stock des véhicules à deux roues neuves est le
suivant :
Extourne de l’écriture mensuelle
Débit : 603 Variation de stocks
Crédit : 311 Stock de marchandises
5.1.6.3 Constatation du stock théorique en fin de mois
Débit : 311 Stock de marchandises
Crédit : 603 Variation de stocks
A l’arrêté mensuel des comptes, le comptable analyse les comptes fournisseurs en machine.
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5.2 Le test de conformité
Le test de conformité est aussi appelé « test de compréhension » ou « test d’existence». Il
permet de vérifier que l’on a bien compris le système décrit par diagramme, interview ou
contenu dans le manuel de procédures. Il ne sert pas à prouver l’application des procédures
mais d’en contrôler uniquement l’existence.
Le procédé de ce test consiste à choisir au hasard une ou deux opérations « bouclées »
(expression du besoin à la comptabilisation) et vérifier documents à l’appui s’il n’existe pas
de rupture dans le cheminement décrit.
De ce fait, le test a porté sur chacune des étapes d’un dossier d’arrivage à savoir de
l’expression du besoin à la comptabilisation.
5.2.1 Déclenchement et passation des commandes de réapprovisionnement (tableau
n°4)
Tableau n°4 : Test de conformité des commandes
Activités principales
Objectifs de contrôle
Erreurs potentielles
Activités de contrôle
Tests effectués et résultats
Gestion des commandes
Autorisation des commandes par les personnes habilitées
Validité Autorisation des commandes par les actionnaires
Nous avons vérifié l’existence du visa des actionnaires sur la commande obtenue en mai 2012. Aucune anomalie n’a été décelée.
Gestion des commandes
Gestion des risques de transport
Validité, réalité Souscription à la police d’assurance
Nous avons vérifié l’existence d’un moyen de gestion des risques liés au transport. Nous avons obtenu à cet effet la police d’assurance. Aucune anomalie n’a été décelée après vérification des données inscrites.
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5.2.2 Traitement des entrées et des sorties de stocks
Il s’agit de :
- la cohérence de la facture avec le bon de commande;
- rapprochement du BC au bordereau de livraison (BL) ;
- rapprochement la fiche des stocks à l’état initial des entrées en stocks.
5.2.3 Protection des stocks
Nous avons obtenu l’avis de stockage dans l’entrepôt. Cela nous a assuré de l’existence,
l’appartenance du stock à ROADLEER SARL.
5.2.4 Inventaire des stocks
Non applicable car nous sommes dans le premier (1er) exercice.
5.2.5 Valorisation et dépréciation des stocks
- Valorisation des stocks :
La valorisation est effectuée par le Gérant sur la base de FOB et des charges engagées depuis
la passation des commandes jusqu’à l’acheminement au port de Dakar Sud (tableau n°5). En
effet, il s’agit de rapprocher les valeurs en stocks à celles des factures et fiches de structures.
- Déprécation : Non applicable car nous sommes dans le premier (1er) exercice.
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Tableau n°5 : Test de valorisation des stocks de véhicule à deux roues
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5.2.6 Comptabilisation des stocks (tableau n°6) Tableau n°6 : Test de conformité de la comptabilisation des stocks
Activités principales
Objectifs de contrôle
Erreurs potentielles
Activités de contrôle
Tests effectués et résultats
Comptabilisation Correcte enregistrement et dans la bonne période
Comptabilisation, cut- off, Exhaustivité.
Comptabilisation de l’entrée en stock et de la sortie du stock
Nous avons vérifié les schémas comptables utilisés lors de l’entrée en stock et de la sortie du stock. Aucune anomalie n’a été décelée.
Source : Nous- mêmes
Il vérifie que la quantité entrée en stock sur les dossiers d’arrivage correspond à la quantité
marquée sur la ou les factures avant de procéder à la saisie
Nos tests n’ont pas révélé d’anomalie à l’exception de l’existence de dossier d’arrivage dans
la 1ère étape. Par ailleurs, il n’existe pas de tacite rapprochement du BC au bordereau de
livraison (BL)
5.3 L'évaluation préliminaire
Tout d’abord, une grille de séparation des tâches (voir annexe 6) a été élaborée. Elle a permis
de déceler un criard cumul de tâches de la part du Gérant. Ensuite, un questionnaire de
contrôle interne (QCI) (voir annexe 7) a permis de faire ressortir les forces et faiblesses de la
gestion.
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5.3.1 Les forces
Les forces sont : - la bonne définition de l’un des objectifs de contrôle interne relativement au stock. Il s’agit
de : S’assurer que les stocks enregistrés existent et appartiennent à ROADLEER SARL
(réalité) ;
- la saisie des mouvements de stocks sur des documents standards lors de la réception ;
- les conditions de stockages permettent d’éviter l’accès par des personnes non autorisées ;
- les stocks détenus pour le compte des tiers sont isolés ;
- les coûts d’acquisition des stocks incorporent les charges directes et indirectes ;
- la suffisance de la couverture d’assurance des stocks.
5.3.2 Les faiblesses
Les faiblesses observées sont relatives au questionnaire de contrôle interne :
- l’insuffisance de séparation des fonctions (voir aussi grille de séparation des tâches) ;
- l'absence d'un manuel de procédures formalisées (ce qui est entrain d'être réalisé) ;
- l’absence de saisie des mouvements de stocks sur des fiches de stocks ;
- les coûts d’acquisition utilisés sont déterminés sur des documents non vérifiables ;
- les stocks ne sont pas comptés physiquement au moins une fois par an ;
- la non matérialisation de l’inventaire ;
- l’absence de procédures d’inventaire ;
- des contrôles de cohérence non effectués sur la marge brute par catégorie de scooter (en
fonction de la puissance : C125CC, C150CC, C250) ;
- des contrôles de cohérences non effectués sur la valeur relative des différentes
composantes du coût d’acquisition.
5.4 L'évaluation définitive
Les tests précédents observés nous permettent de dire que le contrôle interne relatif à la
gestion des stocks n’est pas satisfaisant, efficace. A cet effet, des recommandations sont à
proposer face à ses faiblesses.
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5.5 Recommandations
Les recommandations à formuler découlent des constats effectués, des causes liées et des
risques susceptibles de se produire ou produits.
5.5.1 Insuffisances de séparations des fonctions (voir aussi grille de séparation des
tâches)
Constats Causes Conséquences Recommandations
La fonction de tenue de l’inventaire permanent et celle du responsable de l’inventaire physique sont du fait du Gérant
Entreprise de petite taille et ressources humaines insuffisantes
Risques de fraudes, résultat erroné
Recrutement de personne pour la gestion physique du stock véhicule à deux roues
5.5.2 Absence d'un manuel de procédures formalisées (ce qui est entrain d'être réalisé)
Constats Causes Conséquences Recommandations
Absence d'un manuel de procédures formalisées
Nouvelle gestion, ressources humaines insuffisantes
Absence de procédures de gestion ; cumul de fonction ; omission de tâches pertinentes.
Rédaction d’un manuel de procédures formalisées
5.5.3 Absence de saisie des mouvements de stocks sur des fiches de stocks
Constats Causes Conséquences Recommandations
Absence de saisie des mouvements de stocks sur des fiches de stocks
Ressources humaines insuffisantes
Suivi difficile du stock des véhicules à deux roues
Recrutement de personne pour l’élaboration et la MAJ des fiches de stocks des véhicules à deux roues
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5.5.4 Les coûts d’acquisition utilisés sont déterminés sur des documents non vérifiables
Constats Causes Conséquences Recommandations
Les coûts d’acquisition utilisés sont déterminés sur des documents non vérifiables
Seul le gérant est habilité à préciser les coûts d’acquisition
Risque d’anomalies dans la détermination des coûts d’acquisition ; Risque de fraude.
Mettre à disposition les documents utilisés pour la détermination des coûts d’acquisition
5.5.5 Les stocks ne sont pas comptés physiquement au moins une fois par an
Constats Causes Conséquences Recommandations Les stocks ne sont pas comptés physiquement au moins une fois par an
Ressources humaines insuffisantes ; comptage effectué avant la mise en entrepôt par le gérant
Absence de contrôle du stock ; Non respect des principes de gestion
Réalisation de l’inventaire
5.5.6 Non matérialisation de l’inventaire
Constats Causes Conséquences Recommandations
Non matérialisation
de l’inventaire
Ressources humaines
insuffisantes
Impossibilité de vérifier
l’état des stocks
Matérialisation de
l’inventaire
5.5.7 Absence de procédures d’inventaire
Constats Causes Conséquences Recommandations
Absence de procédures d’inventaire
Ressources humaines insuffisantes
Erreur de comptage ; Absence de correct inventaire (étiquetage)
Rédaction de procédures d’inventaire
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5.5.8 Absence de contrôle de cohérence sur la marge brute par catégorie de scooter (en
fonction de la puissance : C125CC, C150CC, C250)
Constats Causes Conséquences Recommandations
Des contrôles de cohérences ne sont pas effectués sur la marge brute par catégorie de scooter (en fonction de la puissance : C125CC, C150CC, C250)
Ignorance ; Non maîtrise du calcul.
Suivi difficile des marges brutes par catégorie
Réalisation des contrôles de cohérences ne sont sur la marge brute par catégorie
5.5.9 Des contrôles de cohérence ne sont pas effectués sur la valeur relative des
différentes composantes du coût d’acquisition
Constats Causes Conséquences Recommandations
Des contrôles de cohérence ne sont pas effectués sur la valeur relative des différentes composantes du coût d’acquisition.
Ignorance de l’importance de ces contrôles.
Suivi difficile des marges brutes par catégorie
Réalisation des contrôles de cohérences ne sont sur la marge brute par catégorie
5.6 Rédaction de nouvelles procédures
Les constats faits à la suite de l’évaluation du contrôle interne ont conduit à la rédaction de
procédures relatives à la gestion des stocks. Elles sont formalisées dans un manuel de
procédures dont les objectifs, le contenu et la forme du manuel ont été définies avec le Gérant.
Conclusion
Ce chapitre consacré à la description des procédures de gestion des stocks de ROADLEER
SARL nous a permis de le comprendre, d’apprécier ses forces et faiblesses existantes et de faire
des recommandations. Cependant, la rédaction d’un manuel de procédures de gestion des stocks,
objet du chapitre suivant serait une solution pour la maîtrise des risques observés au travers des
faiblesses.
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CHAPITRE 6 : REDACTION DU MANUEL DE PROCEDURES DE GESTION DES STOCKS Le manuel de procédures est une description des procédures définissant les niveaux de
responsabilités pour la validation des interactions et les traitements des informations dans les
différents services. Il a pour objectif :
- une meilleure information et harmonisation des procédures ;
- l’efficacité et le rendement.
Par ailleurs, l'article 16 du SYSCOA prescrit la formalisation de l'organisation mise en place
(manuel des procédures) afin de maintenir la continuité dans le temps de l'accès à
l'information. De ce fait, le manuel doit être opérationnel et régulièrement mis à jour en
fonction des améliorations qui seront apportées à la gestion de l’entreprise.
6.1 Le manuel de procédures formalisé
La formalisation des procédures de gestion des stocks de ROADLEER SARL se présente
comme suit: (voir page suivante).
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Manuel des procédures de Gestion des Stocks
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INTRODUCTION La rédaction du manuel de procédures de gestion des stocks exposera les rubriques suivantes :
- l structure du manuel de procédures ;
- l’objectif de la procédure ;
- les principes expliquant les grands traits de la procédure : niveau de responsabilité et
les règles à observer ;
- les opérations qui indiquent pour chaque étape de la procédure les tâches à effectuer.
6.1.1 La structure du manuel de procédures
ROADLEER
SARL
MANUEL DE PROCEDURES
ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES
Mise à jour :
PROCEDURE DE GESTION DU STOCK
REFERENCE Titre - TACHE N° EDITION N° PAGE
TACHES ACTEURS DESCRIPTION SUPPORTS UTILISES
Source : Nous- mêmes
6.1.2 L’objectif de la procédure
La procédure permet aux services demandeur de disposer de la marchandise nécessaire,
afin d’exécuter les travaux et au service de gestion des stocks de justifier le stock
disponible. L’objectif visé ici est de s’assurer que :
- seules les marchandises commandées et livrées conformes aux spécifications de la
commande sont réceptionnées et la mise à jour des stocks proprement effectuée ;
- les mouvements de sortie de stock ne sont effectués que sur la base des demandes
exprimées par les responsables habilités ;
- les principes formulés dans la procédure sont bien observés.
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6.1.3 Les principes expliquant les grands traits de la procédure : niveau de
responsabilité et les règles à observer
a) Il existe deux (2) types de magasins :
- magasin central à Dakar – Stade N’Gor ;
- entrepôt.
b) Les bons d’entrée et les bons de sorties doivent être de couleur différente ;
c) Tout retrait de marchandises au niveau de l’entrepôt fait l’objet d’une demande de
marchandises (véhicule véhicule à deux roues = scooter) signée par le Gérant et d’un
bon de sortie signé par les responsables de l’entrepôt ;
d) Les demandes de transfert de scooter doivent être signées par le Gérant ;
e) Le Gérant doit faire enregistrer les bons pour permettre au moins un suivi ;
f) La valorisation du stock doit être effectuée par le système du coût moyen pondéré
(CMP). Les entrées sont valorisées au coût d’achat et après chaque entrée. Les sorties
quand à elles sont valorisées au CMP début de période ;
g) L’inventaire physique en fin d’année fera l’objet d’une procédure distincte.
6.1.4 Les opérations et tâches
Libellés INDEX
Déclenchement et passation des commandes de réapprovisionnement
1500- 01
Traitement des entrées et des sorties de stocks 1500- 02 Protection des stocks 1500- 03 Inventaire des stocks 1500- 04 Valorisation et dépréciation des stocks 1500- 05 Comptabilisation des stocks 1500- 06
Source : Nous- mêmes
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Elaboration d’un manuel de procédures de gestion des stocks : Cas de ROADLEER SARL
MIEZAN Calixte – MPTCF – CESAG – 3ème promotion
79 79
6.1.4.1 Déclenchement et passation des commandes de réapprovisionnement
Dans cette étape, nous traiterons de l’objet de la procédure, des règles de gestion et de sa
description proprement dite.
a) Objet de la procédure
Il s’agit pour le gérant d’examiner son portefeuille client, de récolter les désirs des clients et
de vérifier l’état du stock des véhicules à deux roues. Ensuite, il passe et suit les commandes
pour la réception.
b) Règles de gestion
Il s’agit de :
- déterminer les quantités précises à commander par catégorie de véhicules véhicule à
deux roues (scooter C125 CC, C150 CC) et les commandes spécifiques telles que les
tricycles
- identifier le constructeur disponible (ZENNEN ou BENZHOUR) par rapport aux
délais de fabrication et de livraison ;
- identifier le moyen le plus avantageux pour passer la commande (mail, fax, pli par la
poste) ;
- envoyer une copie de la commande au transitaire pour le suivi et les démarches
administratives à entreprendre ;
- et procéder à l’archivage du bon de commande dans un dossier d’arrivage ouvert à
cette occasion.
c) Description de la procédure (cf page suivante)
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ROADLEER
SARL
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES
ET COMPTABLES
Mise à jour :
PROCEDURE DE GESTION DU STOCK
Référence :
GDS
Titre - Déclenchement et passation des commandes de réapprovisionnement
Procédure N° 1500- 01
EDITION N° 1 Du 30/04/2013
PAGE
Tâches Acteurs Description Supports utilisés
Identification des besoins
Gérant
Identifier les besoins de clients en vue de déterminer les quantités précises à commander par catégorie de véhicules 2 roues
Supports utilises
Déclenchement et passation des commandes
Gérant
Etablissement du BC Validation du BC par les
actionnaires Envoi du BC au constructeur
par mail ou fax avec accusé de réception en retour
Supports utilises
Suivi de la commande
Gérant
Contacte deux (2) par semaine le constructeur pour en savoir sur la commande
Supports utilises
Personnel concerné Rédacteur Validé par :
6.1.4.2 Traitement des entrées et des sorties de stocks
Le Traitement des entrées et des sorties de stocks débute par l’objet de la procédure, des
règles de gestion et de sa description proprement dite.
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a) Objet de la procédure
Il s’agit pour le gérant d’assurer que le stockage et l’utilisation des marchandises entrées en
stocks sont correctement traités.
b) Règles de gestion
Il s’agit de :
- rapprocher le BC, le connaissement, la liste de colisage, le bon à enlever de la douane
(BAE), le BR et la facture fournisseur ;
- traiter rapidement les entrées et sorties de stocks ;
- établir le bon d’entrée du stock et les bons de sorties pré numérotés, contenus dans les
carnets ;
- désigner des personnes habilités à autoriser les bons de sortie ;
- enregistrer et analyser périodiquement les retours de marchandises.
c) Description de la procédure
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ROADLEER
SARL
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET
COMPTABLES
Mise à jour :
PROCEDURE DE GESTION DU STOCK
Référence :
GDS
Titre - Traitement des entrées et des sorties de stocks
Procédure N° 1500- 02
EDITION N° 1 Du 30/04/2013
PAGE
Tâches Acteurs Description Supports utilisés
Réception des marchandises
Gérant ou Responsables entrepôt
Prend la livraison des marchandises
après avoir procédé au contrôle de conformité et de qualité par rapprochement des références de celles- ci avec celles figurant sur le bon de commande, le connaissement, la liste de colisage ;
Examine la qualité, la quantité des marchandises figurant sur le BC, le connaissement, la liste de colisage ;
vérifie la conformité des marchandises livrées par rapport aux commandes ;
classement des pièces justificatives ; enregistrement de la facture
fournisseur par la comptabilité.
Supports utilises
Traitement des stocks
Gérant
Dès la réception du stock de l’entrepôt : contrôle de conformité des
marchandises et des commandes.
Supports utilises
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(Suite Tableau)
Sortie de stocks
Gérant
Après l’enregistrement de la commande du client : Etablissement d’une facture et du
bordereau de livraison de la marchandise si paiement au comptant ;
Remise au client du certificat de mise à la consommation (CMC), du certificat de vente, de la déclaration de mise en circulation du véhicule à deux roues ;
Visa du Gérant sur les documents (facture, certificat de vente) avant la remise d’une copie de chaque au client ;
Essayage du véhicule en présence du client avant sa sortie ;
Met à jour les diverses fiches de stocks de matières et fournitures concernées par ce bon d’entrée
Transmission des pièces au comptable.
Une facture, bordereau de
livraison, certificat de
vente, certificat de mise à la consommation.
Personnel concerné Rédacteur Validé par :
6.1.4.3 Protection des stocks
La protection des stocks présente au préalable l’objet de la procédure, les règles de gestion et
sa description proprement dite.
a) Objet de la procédure
Il s’agit de s’assurer de la protection du stock des véhicules véhicule à deux roues (scooter).
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b) Règles de gestion Il s’agit de :
- mettre en place un système de rangement convenable permettant l’identification rapide
de chaque catégorie de stocks : définition d’aires de stockage et regroupement des
stocks de même nature par aire ;
- protection des marchandises exposées à l’entrée du magasin (grille de protection,
enceinte clos) ;
- limitation stricte de l’accès au magasin aux personnes autorisées ;
- responsabilisation du responsable désigné en cas de perte ;
- couverture des risques par une assurance multirisques contre les vols, inondations,
destructions du bâtiment, incendies, etc…
c) Description de la procédure
ROADLEER SARL
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES
Mise à jour :
PROCEDURE DE GESTION DU STOCK
Référence :
GDS
Titre - Protection des
stocks
Procédure N° 1500- 03
EDITION N° 1 Du 30/04/2013
PAGE
Tâches Acteurs Description Supports utilisés
Contrôle des stocks
Responsable entrepôt
Chaque jour s’assurer que: les grilles de protection des
stocks exposés à l’entrée du magasin est bien fermée et que les stocks sont dans un enceinte clos bien protégé ;
le magasin est correctement fermé ;
Gérant
Chaque semaine : le rapprochement physique
et théorique est effectué ; effectue des visites
inopinées de l’entrepôt.
Personnel concerné Rédacteur Validé par :
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6.1.4.4 Inventaire des stocks
Il s’agit de présenter l’objet de la procédure, les règles de gestion et la description proprement
dite de la procédure d’inventaire des stocks.
a) Objet de la procédure
Il s’agit pour le gérant de procéder à / au:
- recensement physique des stocks pour vérifier l’état du stock (en bon état,
endommagé ;
- rapprochement des quantités comptées à la quantité figurant en comptabilité ;
- valorisation des stocks ;
b) Règles de gestion
Il s’agit du déroulement de l’inventaire d’une part et, d’autre part du rapprochement entre les
stocks théoriques et les prises d’inventaire.
b-1) Déroulement de l’inventaire
- les marchandises de la même catégorie (C125 CC, C150 CC ou autres) seront rangés
au même endroit afin de faciliter le déroulement de l’inventaire et éliminer les risques
d’oubli de comptage ou de doublon ;
- des feuilles d’inventaire qui reprennent les libellés des marchandises et leur valeur
unitaire seront préparées par le responsable des inventaires au niveau de chaque
structure ;
- le comptage de chaque série de marchandise se fera en binôme et les résultats seront
confrontés et validés par le superviseur de l’inventaire ;
- tous les participants aux opérations de prises d’inventaire devront décharger sur toutes
les feuilles d’inventaires en mentionnant leur nom et leur fonction ; le responsable de
l’inventaire devra s’en assurer ;
- à la fin de l’inventaire, le responsable de l’inventaire devra s’assurer que le Gérant, le
comptable et les commissaires aux comptes (s’il en existe) disposent chacun d’une
copie de l’inventaire physique ;
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- sur la page 1 des feuilles d’inventaire devra être mentionné le nombre de feuilles
totales de l’inventaire physique ;
- le responsable de l’inventaire devra s’assurer que tous les lieux de stockage sont
accessibles ;
- au niveau des entrepôts, le responsable de l’inventaire devra s’assurer que tous les
transferts de stocks ont été effectués avant les opérations de prise d’inventaire ; ceci
pour éviter les mouvements de stocks pendant les inventaires ;
- pour ne pas fausser l’inventaire du magasin, procéder à la fermeture le temps que
l’inventaire soit effectué ;
- au niveau du magasin, mettre en place un système de suivi rigoureux des ventes
opérées entre la fin des opérations d’inventaire jusqu’au soir du 31 décembre afin de
pouvoir reconstituer le stock au 31 décembre. Cet état de suivi de suivi devra être
ensuite transmis au Gérant, à la comptabilité et aux commissaires aux comptes (s’il en
existe).
Nous vous présentons ci- après le traitement à effectuer pour quelques cas pouvant se
produire durant la prise d’inventaire ou bien dans la période comprise entre la date
d’inventaire jusqu’au soir du 31 décembre :
• Réception de marchandises (véhicule à deux roues) au moment de l’opération de prise
d’inventaire :
Dans la mesure du possible, les réceptions de marchandises (véhicule à deux roues) au
moment des opérations d’inventaire seront à éviter. Si cela se produit, on prendra soin d’isoler
ces stocks et faire leur inventaire après avoir terminer de compter le stock déjà sur place.
• Réception de marchandises (véhicule à deux roues) pendant la période comprise entre la
fin des opérations d’inventaire et la fin de l’année :
Dans ce cas, le stock physique sera corrigé de ces entrées et une copie de leur facture et du
bordereau de livraison fournisseurs seront transmis au Gérant, à la comptabilité et aux
commissaires aux comptes (s’il en existe).
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• Sortie de stock pendant la période comprise entre la fin des opérations d’inventaire et
la fin de l’année :
Dans la mesure du possible, éviter de mouvementer le stock pendant cette période. Si le cas se
présente cependant, recenser de manière rigoureuse toutes ces sorties en quantité et les
transmettre au Gérant ainsi aux commissaires aux comptes (s’il en existe), ensuite corriger le
stock physique.
b-2) Rapprochement entre les stocks théoriques et les prises d’inventaire
Après saisie de l’inventaire physique dans le logiciel de gestion des stocks, tirer un état des
écarts à faire valider par la personne habilitée en l’occurrence le Gérant.
Après validation, une copie de l’inventaire valorisé final sera transmise à la comptabilité et
aux commissaires aux comptes (s’il en existe).
c) Description de la procédure
ROADLEER SARL
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET COMPTABLES
Mise à jour :
PROCEDURE DE GESTION DU STOCK
Référence :
GDS
Titre - Inventaire des stocks
Procédure N° 1500- 04
EDITION N° 1 Du 30/04/2013
PAGE
Tâches Acteurs Description Supports utilisés
Préparation de l’inventaire
Equipe d’inventaire Appliquer les instructions d’avant inventaire et connaître les instructions d’inventaire
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(Suite tableau) Recensement physique des stocks
Equipe d’inventaire Tous les six (6) mois : Imprime l’état du stock
théorique ; Imprime les fiches d’inventaire ; Procède au comptage des
marchandises ; En cas d’erreurs, un second
comptage est effectué ; Procède à l’étiquetage ou au
marquage des marchandises après les avoir comptées ;
Remplit les fiches d’inventaire au fur et à mesure et les visent.
Feuille d’inventaire
Identification des écarts
Gérant Après la prise d’inventaire : Rapprochement des données
physiques aux données théoriques ;
En cas d’écart, transmet l’état qui en découle au magasinier pour vérification et explication
Etat des écarts Feuilles d’inventaire
Analyse des écarts
Le magasinier, Les responsables de l’entrepôt
A partir du dernier inventaire validé, il : reconsidère les entrées en stocks ; reconsidère les sorties de stocks ; recompte en binôme le stock
concerné par l’anomalie ; retransmet l’état des écarts
justifiés ou non au Gérant.
Etat des écarts
Régularisation des écarts
Gérant approuve les corrections apportées ;
procède à la saisie dans le logiciel de gestion de stocks ;
vise l’état définitif des stocks et en donne copie au comptable et aux commissaires aux comptes
Etat des écarts Etat d’inventaire
Personnel concerné Rédacteur Validé par :
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6.1.4.5 Valorisation et dépréciation des stocks
Il s’agit de présenter l’objet de la procédure, les règles de gestion et la description proprement
dite de la procédure de valorisation et dépréciation des stocks.
a) Objet de la procédure
Il s’agit de s’assurer de la correcte valorisation des stocks ainsi que de leur dépréciation
b) Règles de gestion
- utiliser la méthode de valorisation recommandée ;
- vérifier la permanence des méthodes ;
- renseigner les prix d’achat de chaque catégorie de marchandise ainsi que les numéros
de châssis dans le logiciel de gestion ;
- faire contrôler les données d’inventaire saisies par une tierce personne ;
- inventorier et valoriser les marchandises détériorées ;
- définir le mode de calcul des provisions.
c) Description de la procédure
ROADLEER
SARL
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET
COMPTABLES
Mise à jour :
PROCEDURE DE GESTION DU STOCK
Référence :
GDS
Titre - Valorisation et dépréciation des stocks
Procédure N° 1500- 05
EDITION N° 1 Du 30/04/2013
PAGE
Tâches Acteurs Description Supports utilisés
Valorisation de l’inventaire
Gérant Comptable
Après la saisie des régularisations : Effectue la valorisation dans le logiciel
de gestion ;
Supports utilises
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(Suite tableau)
Imprime l’état valorisé de l’inventaire et le transmet au comptable. A la réception de l’état valorisé :
Procède à la vérification de la saisie des régularisations et de la méthode de valorisation utilisée ;
Effectue les corrections s’il y a lieu ; Imprime l’état valorisé définitif en 2
exemplaires et le signe ; Remet un exemplaire au Gérant et
conserve l’autre pour la comptabilisation.
Dépréciation (après le 1er exercice)
Gérant Comptable
Après édition de l’état valorisé : Consulte à partir du logiciel de gestion,
les statistiques des marchandises pour déterminer la rotation des stocks par catégorie pour une certaine période ;
Détermine les provisions pour dépréciation en pourcentage ou en valeur selon les bases suivantes :
100% sur les stocks détériorés 10% à 50% sur les stocks anciens à
rotation lente ou nulle Perte de valeur résultant d’une différence
entre la valeur économique te la valeur comptable - Saisie le bon de dépréciation à partir
du logiciel de gestion, l’imprime, le signe en 2 exemplaires ;
- Remet un exemplaire au Gérant et conserve le second pour comptabilisation.
Supports utilises
Personnel concerné Rédacteur Validé par :
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91 91
6.1.4.6 Comptabilisation des stocks
Il s’agit de présenter de comptabilisation des stocks au période concernée.
a) Objet de la procédure
Il s’agit pour le gérant de s’assurer de la correcte comptabilisation des stocks et du respect
du cut- off.
b) Règle de gestion
- bonne connaissance des principes comptables relatifs à la gestion des stocks
- connaissance des écritures comptables relatives au stock en fin d’exercice (N-1) et en
début d’année (N).
c) Description de la procédure
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ROADLEER
SARL
MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES ET
COMPTABLES
Mise à jour :
PROCEDURE DE GESTION DU STOCK
Référence :
GDS
Titre - Comptabilisation des stocks
Procédure N°
1500- 06
EDITION N° 1 Du 30/04/2013
PAGE
Tâches Acteurs Description Supports utilisés
Comptabilisation des stocks
Comptable
Chaque jour : - Enregistre toutes les factures d’achat et de
vente A la fin de l’exercice : - Enregistre la valeur des stocks à la clôture des
comptes sur la base de l’inventaire physique réalisé (permanent ou intermittent);
- Les schémas comptables selon les 2 types d’inventaire (ci- dessous)
Supports utilises
- Inventaire permanent • Achats D : 60 Achats D : 611 Transports sur achats D : 6256 Assurances transports sur achats D : 6323 Rémunérations des transitaires D : 445 Etat, TVA récupérable C : 40 Fournisseurs et comptes rattachés
(Achat à l’importation) • Entrées en stocks D : 31 Marchandises C : 603 Variations des stocks de biens achetés • Sortie de stocks D : 603 Variations des stocks de biens achetés C : 31 Marchandises • Clôture de l’exercice - Régularisation des différences d’inventaire
constatées en plus : D : 31 Marchandises C : 603 Variations des stocks de biens achetés
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93 93
(Suite tableau)
- Régularisation des différences d’inventaire constatées en moins
D : 603 Variations des stocks de biens achetés C : 31 Marchandises
-
- Inventaire intermittent • Achats D : 60 Achats D : 611 Transports sur achats D : 6256 Assurances transports sur achats D : 6323 Rémunérations des transitaires D : 445 Etat, TVA récupérable C : 40 Fournisseurs et comptes rattachés
(Achat à l’importation)
• Constatation du stock final D : 31 Marchandises C : 603 Variations des stocks de biens achetés
• Annulation du stock initial D : 603 Variations des stocks de biens achetés C : 31 Marchandises
Personnel concerné Rédacteur Validé par :
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94 94
6.2 La validation du manuel de gestion des stocks
Le manuel de procédures de gestion des stocks élaboré a été remis au Gérant pour validation.
6.3 La diffusion
Le manuel de procédures de gestion des stocks élaboré et soumis à la validation sera diffusé
après l’approbation du Gérant.
Conclusion
A la suite de l’évaluation des procédures de gestion de stocks existantes, des forces et
faiblesses ont été relevées. Elles ont conduit à la formulation de recommandations. Ce
chapitre- ci a fait l’objet de rédaction d’un manuel de procédures de gestion des stocks du
déclenchement de la commande à la comptabilisation des stocks. Ledit manuel devra faire
l’objet de validation avant sa diffusion auprès des parties prenantes.
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95 95
CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE La seconde partie de notre mémoire a d’abord présenté la société ROADLEER SARL. La
connaissance et l’analyse des procédures de gestion des stocks a fait ressortir les forces et
faiblesses existantes et concouru à formuler des recommandations. Par ailleurs, l’évaluation du
contrôle interne des stocks a conduit à appliquer le modèle d’analyse pour la rédaction d’un
manuel de procédures de gestion des stocks.
Le manuel ainsi rédigé sera validé et ensuite diffusée pour une exécution des tâches, un meilleur
rendement des opérations.
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96 96
CONCLUSION GENERALE
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97 97
Le monde est en perpétuelle mutation ainsi que le monde de la gestion. Pour maîtriser le bon
fonctionnement de nos activités, nous sommes obligés de créer, d’adapter des outils à notre
besoin. C’est ainsi que les normes, les principes et les bonnes pratiques de gestion subissent
au jour le jour des évolutions
La gestion des stocks est devenue une préoccupation importante des gestionnaires avec la
venue de nouveaux processus de production et de gestion tel que le juste- à- temps.
Notre étude a donc consisté en l’élaboration d’un manuel de procédures de gestion des stocks.
Elle s’est faite en deux (2) parties à savoir une première partie théorique et une deuxième partie
pratique.
La première partie renfermant trois (3) chapitres est relative à la revue de littérature qui s’est
soldée par la construction de notre modèle d’analyse. La seconde partie quand à elle a permis la
prise de connaissance de la société ROADLEER SARL. En outre, nous avons évalué les
procédures de gestion des stocks qui ont relevé des forces et faiblesses. Ces dernières ont fait
l’objet de recommandations d’une part, et ont conduit à la rédaction d’un manuel de procédures
de gestion des stocks.
Toutefois, il faut noter que le manuel de procédures n’a de la valeur que lorsqu’il est utilisé par
les tiers et mis à jour au fur et à mesure des changements qui interviennent dans l’entreprise. Il
doit être la préoccupation du dirigeant, mais surtout de ses collaborateurs qui sont amenés à
l’exploiter quotidiennement.
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LISTE DES ANNEXES
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99 99
Guide d’entretien : Objectifs : Quels sont les objectifs de la gestion de stocks ? Quelles sont les mesures mises en place pour une meilleure gestion des stocks ?
1.1. Qu’est ce qui déclenche la passation d’une commande de véhicules 2 roues ? 1.2. Comment se fait le traitement des entrées en stocks ? 1.3. Quels sont les moyens de protections des stocks ? 1.4. Quelles sont les méthodes de valorisation des stocks ? 1.5. Quelle est le schéma comptable de stocks ? 1.6. Comment se fait le suivi du stock pour éviter les ruptures éventuelles ? 1.7. Quelle est la fréquence de l’inventaire des stocks ? 1.8. Quels sont les problèmes que vous rencontrer dans la gestion du stock des véhicules 2
roues ? 1.9.Quel est votre degré de satisfaction de votre planification d’approvisionnement de
stocks des véhicules 2 roues ?
1 = non satisfaisant 2 = moyen 3 = bien 4 = excellent. 1 2 3 4
1.10. Avez- vous déjà subit
une rupture de stocks ? Si oui, quelles ont été les répercussions ?
1.11. Quel est l’incoterm relatif à votre transfert de marchandises de la Chine vers le Sénégal ?
1.12. Existe-il des fiches de stock pour votre gestion de stock ?
1 = Oui 2 = Non 3 = N/A 1 2 3
1.13. Si oui, sont – elles remplies automatiquement après chaque mouvement ? 1 = Oui 2 = Non 3 = N/A 1 2 3
ANNEXE N°1
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100 100
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101 101
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102 102
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103 103
Tableau de mouvement des stocks de véhicules 2 roues importés puis vendus
Aujourd'hui, nous sommes le jour J :
Type de mouvement Date prévue Stock avant Quantité du mouvement Stock après Expédition J+4 30 -10 20 Expédition J+7 20 -22 -2 Réception J+10 -2 +120 118 Expédition J+12 118 -26 92 Commentaire Dans cet exemple, on peut voir que le stock à J+7 sera de -2 unités, ce qui est bien sûr irréaliste ! Il faut donc comprendre que la commande prévue d'expédier à J+7 ne sera pas honorée. Il faudra attendre la fin de fabrication prévue à J+10.
ANNEXE N° 5
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104 104
Grille de séparation des tâches relative à la gestion du stock ?
Objectif de contrôle : S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes
Cycle Stocks
La fonction de magasinier est-elle distincte des fonctions administratives ?
L'accès au stock est-il suffisamment réglementé ?
Les stocks sont-ils suffisamment assurés ?
Utilise-t-on des bons d'entrée en stock ? Les bons de sortie de stock pré numérotés comportent-ils une signature autorisée ?
Existe-t-il des procédures d'inventaire physique satisfaisantes ?
L'inventaire permanent est il rapproché des résultats de l'inventaire physique ? Les écarts sont ils analysés ?
Le stock fait-il l'objet d'un suivi régulier en quantités et en valeur ?
Existe-t-il une procédure pour déterminer les provisions pour dépréciation des stocks ?
Qui se charge de la tenue des fiches de stocks en quantité et de l’inventaire permanent ?
Qui définit le prix de revient des véhicule 2 roues ?
Compare- t- on le prix de revient au prix de vente ?
Qui effectue le contrôle commande/facture ?
Qui effectue le contrôle bon de réception/facture ?
Qui effectue l’imputation comptable ?
Type d’erreurs relevées :
Conclusion :
oui non Observations
ANNEXE N°6
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105 105
Questionnaire de contrôle interne relatif à la gestion du stock Objectifs de contrôle :
- S’assurer que les séparations de fonction sont suffisantes ; - S’assurer que tous les mouvements de stocks sont saisis et enregistrés (exhaustivité) ; - S’assurer que les stocks enregistrés existent et appartiennent à l’entreprise (réalité) ; - S’assurer que les stocks sont correctement évalués ; - S’assurer que les stocks sont correctement protégés.
APPRECIATION DU CONTROLE
INTERNE ref Oui Non N/A OBSERVATION
GENERALITES Existe-t-il un organigramme de l’entreprise ? Est-il diffusé, appliqué, reconnu ? LES STOCKS A - SEPARATION DE FONCTIONS
Apprécier la séparation de fonctions en ce qui concerne :
- Responsabilité du magasin - Responsabilité des réceptions - Responsabilité des expéditions - Tenue des fiches de stocks en quantité - Tenue d’inventaire permanent - Responsabilité de l'inventaire physique - Rapprochent inventaire physique/fiche de
stocks/inventaire permanent Approbation des ajustements après inventaire :
- Identification des stocks obsolescents, invendables
- Détermination des taux de dépréciation - Autorisation de cession ou de destruction des stocks détériorés ou inutilisés - Autorisation des achats de stocks - Détermination des prix de revient - Détermination des stocks minima et maxima
ANNEXE N°7
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Elaboration d’un manuel de procédures de gestion des stocks : Cas de ROADLEER SARL
MIEZAN Calixte – MPTCF – CESAG – 3ème promotion
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B - SUIVI DES QUANTITES 1° - Enregistrement des mouvements Les mouvements de stocks suivants sont-ils saisis sur des documents standards propres à l'entreprise, au moment où ils ont lieu réception ? transferts vers la production ? transferts inter-ateliers de production ? e transferts de la production vers le magasin de produits finis ? expéditions ? autres mouvements (à préciser> ?
Le système de suivi des stocks permet-il d'identifier les stocks en provenance d'autres sociétés du groupe? S'ils existent, ces documents sont-ils utilisés pour mettre à jour
• les fiches de stocks ? • Selon quelle périodicité ? • l'inventaire permanent ?
Le mode d'enregistrement de ces documents (ordre numérique, par exemple) permet-Il de s'assurer de l'exhaustivité de leur enregistrement sur les fiches de stocks ?
Même question s'il existe un inventaire permanent intégré à la comptabilité?
Les fiches de stocks et l'inventaire permanent sont-ils régulièrement rapprochés ?
Des fiches de production sont-elles utilisées pour permettre de connaître et de contrôler le stade d'avancement des travaux en cours à n'importe quel moment ?
Ces procédures couvrent-elles toutes les catégories de stocks y compris les stocks en consignation ?
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2° - Contrôle physique
Les stocks sont-ils comptés physiquement au moins une fois par an en ce qui concerne
• les matières premières et fournitures ?
• les travaux en cours ? • les produits finis ?
Si ces comptages se font par inventaires tournants
• existe-t-il un programme qui permet de suivre l'avancement des comptages ?
les procédures Utilisées permettent-elles de s'assurer que tous les stocks d'un même produit sont comptés en une seule fois ?
Les mouvements physiques et comptables des produits inventoriés sont-ils arrêtés simultanément pour éviter les écarts d'inventaires dus à des anomalies administratives ?
• les quantités valorisées en fin d'exercice sont-elles intégralement rapprochées avec le fichier de stock, À cette date ?
Si l'inventaire est exécuté en une seule fois des instructions écrites sont-
elles prévues et transmises au responsable de
l'établissement des comptes ?
au personnel participant À l'inventaire ?
aux commissaires aux comptes ?
• une réunion du personnel participant À l'inventaire est-elle prévue avant le démarrage des comptages pour répondre aux questions concernant les instructions?
Ces instructions couvrent-elles tous les lieux de stockage ?
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Ces instructions prévoient-elles • un découpage adéquat des zones de
stockage permettant une répartition équilibrée entre les équipes ?
• une identification claire des stocks (étiquettes. . .) ?
• un double comptage ? • une procédure à suivre en cas d'écart
entre les deux comptages ? • I' identification des stocks détériorés ou
à déprécier ? • les techniques de mesure pour chaque
type d'articles pesage, comptage . . . ? • la présence d'un responsable,
indépendant de la garde des stocks, chargé de superviser l'inventaire et, en particulier, de s'assurer que tous les stocks sont comptés et ne le sont qu'une fois ?
Les feuilles de comptage sont-elles : • pré-numérotés ? • remplies À l'encre? • signées par les équipes?
- La séquence numérique des feuilles de comptage est-elle vérifiée ?
- Les feuilles de comptage annulées ou non utilisées sont-elles conservées ?
- Lors des comptages, le contenu des cartons, sacs ou autres… la composition des palettes sont-ils vérifiés ?
- L'entreprise prélève-t-elle des échantillons pour vérifier la qualité des produits ?
- Les mouvements de stock sont-ils arrêtés pendant la durée de l'inventaire ?
- Les quantités relevées lors de l'inventaire sont elles rapprochées
des fiches de stocks ? de l'inventaire permanent ?
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Les écarts sont-ils analysés et autorisés par une personne habilitée avant d'être comptabilisés ? Ces écarts sont-ils enregistrés, dans la
bonne période e sur des fiches de stock ? dans l'inventaire permanent ?
Les stocks détenus par des tiers font ils l'objet de confirmation écrite régulière ? de contrôles physiques effectués par
l'entreprise ?
Les stocks détenus pour le compte de tiers sont-ils physiquement isolés et régulière ment contrôlés ?
C - VALORISATION
Les prix de revient imputés aux stocks comprennent-ils
les charges directes ? les charges indirectes ?
Les charges imputées sont-elles rapprochées de la comptabilité générale ?
1° - Couts Standards
Les coûts standards sont-ils revus annuellement ?
- Les coûts standards sont-ils correctement établis :
• Tous les éléments constitutifs du prix de revient ?
• les bonnes quantités ? • les valeurs ?
- Les écarts entre coûts standards et coûts réels sont-ils analysés :
• au niveau global ? • par produit ?
- Les variations de taux d'imputation de la main-d'œuvre et des frais généraux sont-elles
- régulièrement analysées ? - Ces taux d'imputation sont ils revus
annuellement, en ignorant les changements dus a
des variations temporaires d'activité ?
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2° - Autres Méthodes de valorisation - Les documents servant à valoriser les
stocks à leur coût réel sont-ils conservés pour
tous les achats ? toutes les productions ?
- Existe t il des procédures permettant de s'assurer que tous les mouvements (voir suivi des quantités) sont valorisés ?
- Les prix de revient obtenus sont-ils contrôlés par rapport à des prix normaux ? Les écarts sont ils analysés ?
D - STOCKS A DEPRECIER
Le système de tenue des fiches de stocks permet-il d'identifier les stocks â écoulement lent ?
La notion d'écoulement lent est-elle clairement définie pour chaque catégorie de produits ?
Les marchandises en mauvais état ou inutilisables sont-elles régulièrement identifiées?
La valeur brute des stocks est-elle régulièrement rapprochée de la valeur probable de réalisation en ce qui concerne
les matières premières ? les travaux en cours ? les produits finis ? les autres stocks ?
La politique de dépréciation des stocks couvre-t-elle • la rotation lente ? • les stocks en mauvais état ? • La valeur de réalisation ?
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BIBLIOGRAPHIE
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Ouvrages
1. AHOUANGANSI Evariste (2006), Audit et révision des comptes, Editions
Mondexperts, Abidjan, 729 pages.
2. ARGUIN Louise Gagnon, GRIMARD Jacques (2003), La Gestion D'un Centre
D'Archives: Mélanges en L'Honneur de Robert GARON, Presse Université du Québec,
Québec, 339 pages.
3. AZMANI Souhai, BERRY Philippe, HALLOUIN Myriam (2004), Management de
l'équipe commerciale, Editions Bréal, Paris, 207 pages.
4. BARRY Mamadou (2009), Audit et Contrôle interne, 3ème édition, Edition Sénégalaise
d’imprimerie, Dakar, 371 pages.
5. BARRY Mamadou (2004), Audit et Contrôle interne, 2ème édition, Edition Sénégalaise