Bevarande av forskningsmaterial 1967–2014: tvång eller fri vilja?

1

Samuel Edquist Institutionen för ABM / Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningsstudier Uppsala universitet [email protected], [email protected] Bevarande av forskningsmaterial 1967–2014: tvång eller fri vilja? Paper till Svenska historikermötet 2014, sessionen Elektronisk renässans? Utmaningar och möjligheter med digitala forskningsmaterial (ofärdigt utkast för synpunkter)

Detta paper ska diskutera relationen mellan forskning och arkiv – nämligen vilket arkivmaterial som forskare lämnar efter sig. Att det görs på bästa möjliga sätt är viktigt av flera skäl: insyn i forskningsprocessen, möjligheten att återanvända forskningsmaterial, och att forskningsmaterial kan vara av allmänt intresse på lång sikt.

Frågan om forskningsmaterials eventuella bevarande för framtiden är inte alls ny. De ovan nämnda motiven för långsiktigt bevarande av forskningsmaterial har framförts och diskuterats under flera decennier, såväl i Sverige som i andra länder.1 Efter många år av debatt och utredningar fick frågan om själva beslutsgången kring bevarande eller gallring av forskningsmaterial en juridisk lösning i form av Riksarkivets generella föreskrift RA-FS 1999:1, där varje statlig myndighet åläggs att själv ta sådana beslut med utgångspunkt från vissa allmänna kriterier. Efter det har debatten främst gällt frågor om offentlighet och sekretess kring forskningsmaterial, inte minst i samband med den animerade Gillbergaffären från 2003 och framåt.

Som jag ska återkomma till kvarstår dock stora problem vad gäller själva bevarandet och tillgängliggörandet av forskningsmaterial. Trots att det egentligen är obligatoriskt för alla forskare att ta ställning till bevarande eller gallring av de handlingar som uppstått i forskningsprocessen, är frågan i praktiken till stor del beroende på forskarnas eventuella goda vilja och att de över huvud taget är medvetna om frågans vikt. Även om universitet och högskolor har centrala arkivfunktioner som fungerar minst lika väl som andra myndigheters, är avståndet ofta långt därifrån till de enskilda forskarna. Många viktiga insatser för forskningshandlingars bevarande görs därför snarast av fristående instanser, inte de ”ordinarie” arkivstrukturerna. Den främsta strukturen för tillgängliggörande av digitalt forskningsmaterial sker genom en institution som handhar kopior av forskningsdata, nämligen Svensk Nationell Datatjänst (SND).

Orsakerna till det beror till största delen på att forskningen är lite av en främmande fågel i den svenska myndighetssfären. Det svenska offentliga arkivsystemet baserar sig i mångt och mycket byggt på myndighetsutövning och ärendehantering, men forskare i gemen betraktar sig inte som myndighetsutövare. Lagkrav som registrering av allmänna

1 Doorn & Tjalsma 2007, s. 4.

2

handlingar och liknande betraktas nog snarast som onödig byråkratisk styrning, liksom det faktum att forskare inte ”äger” det egna forskningsmaterialet i strikt mening. 2

I den följande texten ska jag följa diskussionerna om bevarande av forskningsmaterial under de senaste decennierna, främst ur ett arkivperspektiv. Problematiken är intressant att undersöka av flera skäl. Det här papret lägger tonvikten på vissa av dessa aspekter, framför allt ska jag åskådliggöra hur frågan beretts inom politik och statliga myndigheter, där det delvis rått en sorts motsatsställning mellan arkivsektorn och forskningssektorn. Framtidens arkiv formas inte bara av samtidens värderingar av vad som är viktigt att spara (eller nödvändigt att glömma), utan även av mer krassa juridiska och politiska överväganden och beslut, såsom offentlighets- och arkivlagstiftningens konkreta utformning. Vissa andra närliggande frågor berörs mer i skymundan (såsom den om etik och personlig integritet), eller inte alls (såsom den segdragna diskussionen om totalbevarande av arkivmaterial i s.k. intensivdataområden och/eller av personer födda vissa datum).

Forskningsprojektens arkivbildning i utredningar och debatter Under 1960- och 1970-talen tog frågan om forskningsmaterialens bevarande fart på allvar. Redan i regeringens direktiv till dataarkiveringskommittén (DAK) 1967 betonades att det var ”angeläget att primärmaterialet från forskningsverksamhet bevaras på sätt som gör det möjligt att senare använda detsamma för nya forskningsuppgifter”. De särskilda möjligheterna i den digitala världen inskärptes också: ”ADB möjliggör för forskningen att utföra undersökningar, som med nuvarande arkivmaterial är uteslutna.”3 I utredningens slutbetänkande Moderna arkivmedier framhölls att material som samlas in genom forskningsprojekt ofta får en ”unik karaktär”, trots att det ”i hög grad kan bestå av kopior av handlingar, som i original bevaras hos myndigheter”. Samtidigt var det enligt utredningen angeläget att fortsätta pröva frågorna om i vad mån forskningsmaterialet skulle betraktas som en del av respektive offentlig forskningsinstitutions arkiv, huruvida extern forskningsfinansiering påverkade frågan, samt om beslut om gallring av forskningsmaterial borde prövas av Riksarkivet på samma sätt som angående övriga myndighetsarkiv.4

De nämnda frågorna debatterades livligt under de följande åren med representanter från framför allt forskarsamhället och arkivvärlden, till stor del i en direkt politisk kontext. Regeringen gav 1978 Riksarkivet till uppdrag att utreda arkivansvaret för extern finansierad uppdragsforskning. Denna utredning kom efter en del avbrott och förseningar till slut fram med en rapport i juni 1986, Arkivansvar i samband med externt finansierad forskning.5 Den kom trots sitt namn att behandla forskningsmaterialens arkivfrågor ur fler aspekter: hur bör det bevaras och gallras, när blir forskningsmaterial

2 Se även Martinsdotter, Strömberg & Åström 1997, s. 43. 3 Direktiv 1967-06-30, i SOU 1976:68, s. 35. 4 SOU 1976:68, s. 103. 5 ”Arkivansvar i samband med externt finansierad forskning”, rapport 1986-06-11, RA dnr

2977/S 51/83, i: F3AC vol. 18, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg). [Backhaus rapport 1986]

3

allmän handling, och så vidare – djupt kontroversiella frågor vid den här tiden (endast frågan om huruvida externt finansierad forskning vid ett universitet skulle undandras myndighetens ordinarie regler om offentlighet, sekretess och arkivering kom snart en allmän samsyn att råda som bland annat stadfästes av Universitets- och högskoleämbetet (UHÄ); det avgörande var på vilken institution forskningen bedrevs, inte vem som bekostade den6).

Forskningsmaterial, forskningsetik, datorer och Orwell Frågorna om forskningsmaterialens offentligrättsliga ställning och framtida eventuella bevarande i arkiv var vid denna tid intimt sammanvävd med debatter och diskussioner om forskningsetik och personlig integritet. De forskningsmaterial som man till stor talade om var sådana som inbegrep personuppgifter, exempelvis i pedagogisk, sociologisk och medicinsk forskning. Särskilt genom datoriseringen fanns stora farhågor i samtiden för ett Storebrorssamhälle i Orwells mening där forskningsvärlden ofta sågs som en övervakande instans som samlade på sig information om medborgarna.7 I vidare mening är frågan om bevarande av forskningsmaterial del i en övergripande debatt under de senare decennierna där bevarande ställts mot integritetsskydd,8 och där så kallad ”etisk gallring” blivit ett faktum, idag i Sverige exempelvis av socialtjänstakter och en lång rad olika dataregister. I denna fråga har olika krafter dragit åt skilda håll: arkivinstitutioner som pläderar för bevarande, integritetsförespråkare som varnar för riskerna med känslig information lagrad i arkiv, samt politiker, forskare och massmedierepresentanter som beroende på sammanhang kan luta åt endera hållet. Den har dels varit ständigt pågående i politisk debatt och i den vardagliga ”bevarande-och-gallrings-praxisen” genom att Datainspektionen tack vare 1973 års datalag gavs rätt att besluta om gallring av databaserade personregister, om än i samråd med Riksarkivet – en ordning som upphörde med 1998 års personuppgiftslag.

Är forskning ”ärendehantering” eller ”faktiskt handlande”? Frågan om forskningsetik och forskningsmaterialens offentligrättsliga status bands nära samman i en rapport av juristen Hans-Gunnar Axberger från 1983, på uppdrag av dåvarande Humanistisk-samhällsvetenskapliga forskningsrådet (HSFR) som ville utreda hur lagstiftningen kring offentlighet och sekretess påverkade forskningsverksamhet och forskares möjlighet att ta del av handlingar. Rapporten satte igång en segdragen debatt om huruvida forskning borde betraktas som ”ärendehantering” eller som ”faktiskt handlande” i offentligrättslig mening. Detta påverkade nämligen frågan om när forskningsmaterial som utformats av forskarna själva blev allmän handling och därmed möjligheterna för forskarna själva att exempelvis förstöra sitt material utan att det direkt

6 Backhaus rapport 1986, s. 15–16. 7 Ang. det sena 1900-talets integritetsdebatter i samband med datoriseringen, se t.ex. Ilshammar 2002;

Klein (red.) 2008. 8 Se t.ex. Handlingsoffentlighet utan handlingar? (2004); Iacovino & Todd 2007; Cook & Waiser

2010.

4

bröt mot offentlighets- och arkivlagstiftningen. Axberger menade bestämt att forskning var att betrakta som ärendehantering i tryckfrihetsförordningens mening: ”Ett forskningsprojekt är ett ärende i denna mening. Det betyder att först när ett forskningsprojekt färdigställts kan däri ingående handlingar bli allmänna. Färdigställt får ett forskningsprojekt anses vara i och med framläggandet. Entydiga regler för när ett forskningsprojekt skall anses framlagt i denna mening kan knappast ges.”9

Debatten om faktiskt handlande gentemot ärendehantering – om när en viss handling anses bli upprättad och därmed allmän – skulle kunna tyckas vara irrelevant för frågan om forskningsmaterialets vidare bevarande, då den frågan handlar. Under vilka fall som helst är ju handlingarna allmänna när forskningsprojektet är avslutat och handlingarna ska arkiveras. I debatten framfördes dock ståndpunkten att om forskning liknades vid ärendehantering, skulle det förenkla förstöring av handlingar av integritetsskäl – det skulle då inte vara fråga om någon gallring som behövde författningsstöd. Hans-Gunnar Axberger menade att eftersom forskningsverksamhet inte kunde jämställas med vanlig myndighetsverksamhet, som offentlighetsprincipen var konstruerad för, så föll det annars tänkbara argumentet att man inte utan vidare skulle kunna gallra handlingar som var blivande allmänna handlingar. Det återstod då att välja mellan sparande för forskningens skull och gallring för den personliga integriteten, som kunde lösas från fall till fall genom ”en fri intresseavvägning av ickejuridisk art”.10

Metropolitdebatten Frågan ställdes på sin spets i efterdyningarna av den så kallade Metropolitdebatten, som bröt ut i februari 1986 när svenska massmedia uppmärksammade det sociologiska projektet Metropolit vid Stockholms universitet. Projektet hade pågått sedan 1960-talet och kombinerade uppgifter ur register, persondata m.m. med återkommande intervjuer och enkäter för att möjliggöra longitudinell forskning. De som ingick var personer födda 1953 i Stockholmsområdet, och i massmedia spreds bilden av forskare som i smyg och med oklara syften systematiskt registrerade vanliga ovetande medborgare.11

Stockholms universitet bestämde sig på forskningsgruppens inrådan (och efter beslut av Datainspektionen) att gallra viss information från enkäter 1966, och hävdade att man kunde göra det eftersom man betraktade det som arbetsmaterial, ännu inte allmänna handlingar. Riksarkivet menade emellertid att det var fråga om otillåten gallring av allmänna handlingar och anmälde saken till Justitiekanslern, som riktade hård kritik mot SU. JK anslöt sig till samma ståndpunkt som RA förfäktade, enligt vilken forskning ska betraktas som faktiskt handlande snarare än ärendehantering.12

9 Axberger H.-G. 1983, s. 2. Axberger bestred dock inte att inkomna handlingar blev omedelbart

allmänna, såsom insända enkätsvar, men om forskaren t.ex. tecknade ner intervjusvar blev den handlingen allmän först när projektet redovisats, enligt denna ärendetolkning (s. 3).

10 Axberger H.-G. 1983, s. 14–16; likn. Hermerén G. 1986, s. 177–180. 11 Qwerin 1987; Stenberg 2013; Himmelstrand & Anttila 1988; Gränström, Lundquist & Fredriksson

2000, s. 139–141. 12 JK:s beslut 1986-10-27 (JK dnr 1729-86-20), se Stenberg 2013, s. 68 f. Även t.ex. 1983 hade

Riksarkivet anmält BRÅ till JK i ett besläktat fall; Gränström, Lundquist & Fredriksson 2000, s. 141.

5

Riksarkivets syn utvecklades bland annat i Lennart Lundquists PM ”Forskningen och offentlighetsprincipen”. Han vände sig mot Axbergers och andras resonemang att forskning skulle särbehandlas eftersom offentlighetsprincipen vore avsedd endast för klassiskt myndighetsutövande; genom hänvisning till förarbetena till den senaste större ändringen av tryckfrihetsförordningen. Eftersom det där framgick att offentlighetsprincipen borde innebära öppen insyn i myndigheters verksamheter i allmänhet – inte bara mer strikt beslutsfattande och myndighetsutövande – kunde han därför tillbakavisa idén att offentlighetsprincipen inte var avsedd för forskning.13 Tvärtom var forskningen idag ofta en central del i samhällsplanering och politiska reformer, varför insynen var principiellt viktig:

Att under sådana förhållanden lagtolkningsvis medge möjligheter för forskare att efter eget skön förstöra handlingar som är nödvändiga för en rekonstruktion av forskningsprocessen och en kontroll av kvalitén vore förödande, inte bara för forskarnas eget anseende utan även för allmänhetens förtroende och det allmänna samhällsklimatet.14

Lundquist tog också stöd i tryckfrihetsförordningens förarbeten och juridiska kommentarer till förvaltningslagen för att inskärpa att forskning inte kunde betraktas som ärendehantering utan som s.k. faktiskt handlande. Därför Metropolitprojektets av forskarna nedtecknade enkäter färdigställda allmänna handlingar; de kunde inte betraktas som ”minnesanteckningar” i TF:s mening, eftersom sådana endast kan återfinnas inom ärenden.15 Han tyckte allmänt att det fanns en oroande inställning hos vissa forskare att undvika offentlighetens insyn;

Det finns en påtaglig tendens hos vissa forskare, märkbar i Metropolitfallet, att till det yttersta tänja ut begreppen minnesanteckning, arbetsmaterial, arbetspapper för att därigenom minimera eller avvärja risken för offentlig insyn i den egna verksamheten och för att kunna egenmäktigt förstöra handlingar. I den mån den inte är oreflekterad utan grundad på insikter om det rättsliga regelverket, kan den vara ett oroande indicium på sekretesslagens otillräcklighet.16

I ett annat PM av en annan arkivarie på Riksarkivet, Staffan Smedberg (liksom Lundquist för övrigt disputerad historiker i botten, något mycket vanligt vid denna tid), betonades bevarandeintresset med delvis andra argument. Han befarade att en ny policy höll på att bryta igenom, där inte minst Datainspektionen hårdare än tidigare förordade gallring av integritetsskäl. Detta medförde risken att bevarandet blev beroende av tillfälliga opinioner och i förlängningen till att en förskönad bild av historien aktivt skapades:

Bevarandet av information om vår tid för framtiden kommer att styras av DI:s uppfattning om vad som är integritetskänsligt. DI styrs därvid av hur man tolkar opinionen hos de som registrerats. Tillfälliga opinioner, som t ex Metropolitdebatten, styr alltså sammansättningen av det källmaterial som bevaras för framtiden.

Följden av den etiska gallringen kan bli, att eftervärldens bild av vår tid blir en ”förskönad” bild, om t ex uppgifter om sociala förhållanden, missbruk, sjukdomar osv förstörs.

13 Lundquist PM 1986, s. 2–3, hänvisning till prop. 1975/76:160. 14 Lundqvist PM 1986, s. 3. 15 Lundqvist PM 1986, s. 5–6. 16 Lundqvist PM 1986, s. 6.

6

Viktig forskning och utveckling försvåras eller omöjliggörs. Bl a försvåras en opartisk utvärdering av politiska reformer. Hur skall vi kunna bedöma effekterna av skolpolitiska reformer om alla data från skolsocial verksamhet förstörs?17

Lundquist menade att man borde stärka sekretesskyddet för forskningsmaterial, så att persondata inte kan lämnas ut t.ex. till skattemyndigheter, sociala myndigheter och rättsvårdande myndigheter. Dessutom borde man inskränka regeringens rätt att begära undantag från sekretess:

Misstron mot myndigheter – ”storebror” – kunde minskas om regeringens rätt att för särskilt fall får förordna om undantag från sekretess när det är påkallat av synnerliga skäl (Sekr L 14:8) och att överpröva statlig myndighets vägran att utlämna handling till annan statlig myndighet (Sekr L 15:8 första stycket) överflyttades på regeringsrätten eller möjligen riksdagen.18

Arkivansvar i samband med externt finansierad forskning (1986) Mitt under denna debatt slutfördes Riksarkivets rapport Arkivansvar i samband med externt finansierad forskning, som kom med en rad konkreta förslag om hur forskningsmaterial borde hanteras. Riksarkivet skulle exempelvis utarbeta en arkivhandledning för forskningsprojekt, för att styra upp arkivbildningen där. Dessutom borde sökmöjligheterna förbättras genom att existerande projektregister kunde användas för arkivsökning i avslutade projekt, och vidare borde Svensk samhällsvetenskaplig datatjänst (SSD) samordnas med statliga arkivtjänsten. Rapporten tog också upp frågan om gallring, och motsatte sig generella gallringsföreskrifter för forskningsmaterial. I stället borde forskare från fall till fall utarbeta gallringsförslag till Riksarkivet, som sedan fattade beslut.

Utbildningsdepartementet lät under 1987 remissbehandla Riksarkivets rapport. Åtskilliga instanser var kritiska,19 särskilt som rapporten dels inskärpte Riksarkivets beslutsrätt om gallring från fall till fall, dels förmedlade Riksarkivets ståndpunkt att forskning var att betrakta som faktiskt handlande, inte ärendehantering. 20 Forskningsrådsnämnden (FRN) menade att utredningen tog ett entydigt arkivmyndighetsperspektiv, ”Vore arkivmyndigheternas och forskningens intressen kongruenta skulle inga problem uppstå, men ibland kolliderar dessa intressen, och då väljer man i utredningen konsekvent arkivmyndighetens perspektiv.”21 Det skulle bli

17 Staffan Smedberg, PM 1986-12-23, akt dnr 707-87-55 (RA-YH F1D vol 48). 18 Lundqvist PM 1986, s. 6. I ett senare separat PM utvecklade Lundquist detta och förordade

långtgående sekretess genom skärpning av flera paragrafer i sekretesslagen som även skulle inskränka meddelarfriheten och understryka tystnadsplikten ytterligare även för uppgifter i icke allmänna handlingar; skyddet för forskningsmaterial skulle ”närmas sig vad som gäller för prästs bikthemlighet”. Lundquist PM 1987, citat s. 7.

19 Remissvar och remissammanställning 1987-10-23 (U dnr 2479/86) återfinns i: vol. 7, Forskningsetiska utredningens arkiv YK 4011, Riksarkivet Marieberg. Universitetens och högskolornas remissvar är där inte helt kompletta där, de finns däremot i sin helhet i UHÄ dnr 701-1218-87 (UHÄ83-FP F1 vol 171).

20 Backhaus rapport 1986, s. 14, 19–20, 25. 21 FRN:s remissvar på Arkivansvar, s. 2.

7

väldigt tungrott också om all gallring måste stämmas av med Riksarkivet – en ståndpunkt som delades av många andra instanser:

Som inledningsvis påpekats, anser nämnden att forskarperspektivet undertryckts i denna utredningsrapport. Riksarkivet har en alltför passiv hållning till de problem som finns och därför blir resultatet ett statiskt förhållningssätt inför de orimligheter som nuvarande regler och lagar leder till. Man säger i sina förslag t ex att alla handlingar som innehåller primäruppgifter för forskning skall räknas som arkivhandlingar. Resultatet blir att i stort sett alla forskningsprojekt måste ta kontakt med riksarkivet, redovisa vilket material man har och vad man vill gallra. Denna princip översatt i praktisk verklighet skulle leda till orimliga konsekvenser för såväl riksarkivet som forskningen.22

Vidare upprepade FRN sin ståndpunkt att man måste ändra regelverket så att forskare fick rätt att ”i vissa fall också måste kunna få förstöra primärmaterial innehållande känsliga personuppgifter när uppgifterna överförts till media som försvårar obehörig insyn”. Ett av sätten vore att ”undandra forskningsverksamhet från delar av de regler som gäller för offentliga myndigheters verksamheter”.23 Det sistnämnda hade också föreslagits i en särskild rapport (Etik i forskningsprocessen) som FRN utarbetade under hösten 1986 på direkt uppdrag av regeringen i Metropolitaffärens efterdyningar.24 Denna ståndpunkt delades också inte oväntat av Carl-Gunnar Janson, Metropolitprojektets ledare, som i sitt remissvar menade att det vore olyckligt om Riksarkivets önskan att inskränka rätten till gallring av integritetsskäl vann mark.25

Handledning och broschyr 1988 – högg i sten RA-rapporten om arkivansvar hade som nämnts föreslagit att en forskarhandledning togs fram i arkivfrågor. En sådan, Forskningsprojektens arkiv, togs fram i början av 1988 i två versioner, en lång och en kort, och de gick båda ut på remiss tillsammans med ett PM om hur förhöjda arkivambitioner skulle kunna finansieras.26 Den ambitiösa handledningen vände sig främst till personer som arbetade direkt med forskning, betonades att ”ett forskningsprojekts arkiv är värdefullt ur flera olika aspekter: för vetenskaplig bedömning av underlaget till avhandlingar och rapporter, för samhällets planering och utveckling, för medborgarnas insyn i forskningen [och] för återanvändning av forskningsmaterial i nya undersökningar”.

Handledningen beskrev några grundläggande begrepp som ”allmän handling”, och lite om hur ansvaret bör läggas upp inom en högskola, där det mest direkta och löpande ansvaret bör ligga på institutionsnivå för att säkerställa kontinuiteten, medan myndighetens arkivarie skulle ha en rådgivande funktion.

22 FRN:s remissvar på Arkivansvar, s. 4. Se även SLU och UU. 23 FRN:s remissvar på Arkivansvar, s. 4. 24 Etik i forskningsprocessen (1986). Menade att inte ens när personuppgifter hämtats från ställe där

offentlighetsprincipen gällde skulle forskningsmaterial utgöra offentlig handling; ledde till kritik i remissbehandling, bl.a. DI, DOK och RA (se SOU 1989:74, s. 55).

25 Carl-Gunnar Janson, 1987-06-25, s. 3. UHÄ akt dnr 701-1218-87 (UHÄ83-FP F1 vol 171). 26 RA dnr 153-88-50 (RA-YH F1D vol 100).

8

Dessutom sökte handledningen dela upp forskningshandlingar i två huvudtyper, administrativa handlingar (som var del i myndighetens ärendehantering) å ena sidan och å andra sidan själva forskningsmaterialet, som delas in i tre: primärmaterial, bearbetningsmaterial och resultatredovisning. Särskilda råd gavs angående databaserade forskningsregister, och vidare allmänna råd om organiserad förvaring, databärare med mera. Registrering av handlingar (t.ex. korrespondens) föreslogs lösas genom projektkort eller projektdagbok. En projektbeskrivning skulle upprättas från början och sedan kompletteras (med uppgifter om personal, rapporter etc.).

För hjälp när ett projekt var avslutat, gav handledningen tips som påminner om sedvanlig rutin när ärenden avslutats med aktrensning med mera. En lista med volymer med innehåll upprättades då och projektbeskrivningen slutfördes – därtill fördes lämpligtvis ett förslag till gallring och bevarande som sedan kunde vara underlag till gallringsutredning. Denna gick sedan via institutionen till myndighetsarkivarien, som sände den till RA. Sedan informerade handledningen om hur gallring konkret skulle gå till, och inskärpte att det återstående arkivet snarast borde föras till myndighetens arkivlokaler.

Handledningen innehåller även ingående avsnitt specifikt om gallring, offentlighet och sekretess (här slås fast att forskning är faktiskt handlande27) samt forskningsetik – framför allt redogörs för debatten och det slås fast att man inte får förstöra allmänna handlingar utan regeringens eller RA:s bemyndigade – en uppenbar pik mot många andra samtida debattörer.

Vid remissomgången var reaktionerna blandade. Medan en tung instans som UHÄ (Universitets- och högskoleämbetet) var relativt positivt inställd, fick man återigen kritik inte minst av Forskningsrådsnämnden. FRN ansåg att det var problematiskt att man gick ut med denna handledning som mycket stödde sig på RA:s utredning om arkivansvar som fått mycket kritik av remissinstanser, bland andra FRN. Man borde avvakta den politiska beredningen av denna utredning, och dessutom invänta behandlingen av arkivutredningen med mera.28

En forskarröst präglade Arbetsmiljöinstitutet, man kan säga ett uttalat försvar för en typisk forskarpragmatism, liksom indirekt synen att forskaren ”äger” sitt eget material, som betraktar strikta arkiveringskrav som orealistiska. Handledningen skulle uppfattas som ”mycket tungrodd och byråkratisk” av forskarna:

Jag har också mångårig erfarenhet av forskning vid såväl högskola (Karolinska institutet) som annan myndighet (Arbetsmiljöinstitutet) och jag har därvid hittills aldrig kommit i kontakt med någon organiserad arkivering av det slag, som nu föreslås. Det har i stort sett varit den enskilde forskarens eller möjligen institutionschefens sak att se till att behövligt material etc. hålls i anständig ordning. Det är ju till syvende och sist forskaren själv, som får problem och bekymmer, om han/hon tappar kontrollen över sina handlingar. Men beslut om gallring, rensning eller kassering av material har alltid vilat hos forskaren och/eller institutionschefen. Jag har hittills aldrig märkt några nackdelar med detta system.

Eftersom det nu anförda förslaget ganska avsevärt avviker från hittills tillämpad praxis, tror jag att det blir svårt att väcka entusiasm för det hos de enskilda forskarna. Jag tror dessutom att det

27 Handledningen s. 15. 28 Se likn. Statskontoret. Remissvar finns i RA dnr 153-88-50 (RA-YH F1D vol 100).

9

kräver en betydande förstärkning av resurser hos myndigheten: Arkivutrymmen och personal att sköta det fortlöpande arkivarbetet.29

Ingen broschyr, nya utredningar Riksarkivet beslöt att avvakta med att skicka ut broschyren efter att Forskningsetiska utredningen tillsatts 1988,30 dels för att ta vid efter FRN:s ovan nämnda utredning om forskningsetik från 1986, vars förslag ansågs otillräckliga, men den fick också uppdrag att beakta Riksarkivets utredningar om arkivansvar efter forskningsprojekt. 31 Huvudbetänkandet Forskningsetisk prövning (SOU 1989:74) tog endast upp frågor om forskningsprojektens arkiv kortfattat – det sparades till en särskild senare skrivelse.32 (Det var förstås en bifråga till kärnfrågan om forskningsetik, också en sorts långkörare som inte ”löstes” förrän i 2003 års etikprövningslag; vid det laget hade ytterligare en statlig utredning hunnit utreda frågan.)

I Forskningsetisk prövning lutade sig Andrén mot Axbergers ståndpunkt: man skulle i alla fall kunna pröva tanken om att forskning kunde ses i analogi med ärendehantering, även om det inte kunde direkt ses som ärendehantering i Förvaltningslagens mening. Hans resonemang utmynnade i att om inte den tolkningen höll, så borde man införa ett ”förtydligande” i TF 2:9 ”som gör det möjligt att jämställa forskningsverksamhet med handläggning av ärende eller pågående utredningsarbete”. Andrén ville dock inte förändra lagen så långt att forskning särbehandlades så att t.ex. inkomna handlingar skulle kunna betraktas som icke allmänna.33

I en särskild skrivelse om forskningsprojektens arkiv som sändes till Utbildningsdepartementet strax innan regeringen lade fram proposition som ledde fram till arkivlagen, höll Andrén med om att forskarna själva måste vara med och avgöra det fortsatta forskningsvärdet i forskningsmaterialet, och att man måste lösa finansieringen av arkivfunktionen, men om finansiärerna informerar projektforskarna vid ett tidigt stadium så skulle arbetsinsatserna bli mindre.34

Andrén ansåg dock att det inte krävdes några särskilda lagföreskrifter för forskningsmaterial, men dock att det borde utarbetas generella gallringsföreskrifter, gärna utarbetat i samarbete mellan RA och UHÄ, tillsammans med en handbok. Föreskrifterna borde gärna vara ”flexibla”;

Med hänsyn till detta redan pågående projektarbete [se nästföljande stycke] förefaller det vara en god lösning att riksarkivet inom ramen för gällande lagar i samarbete med UHÄ och berörda forskningsorgan utarbetar föreskrifter och råd och en handledning för forskningsmaterial. Dessa regler bör vara flexibla och omarbetas efterhand som man får större erfarenhet av hur de tillämpas i praktiken. De bör vara anpassade till forskningens behov så att de ses som en hjälp för enskilda

29 Arbetsmiljöinstitutet (prof. Arne Wennberg), s. 1–2. 30 RA dnr 1235-88-50 (RA-YH F1D vol 100), brevsvar till Västra hälso- och sjukvårdsdistriktet i

Östergötland 1988-11-25. 31 prop. 1986/87:80, s. 51–52 och bil. 6 s. 35–37. 32 se historik i akt dnr 20-4139-94 (RA-YH F1E vol 77) 33 SOU 1989:74, s. 83–85, citat s. 85. 34 U-akten 280/90, 1990-01-25, s. 3, regeringsakt UtbD 1990-02-08 nr 8 del 3 (UtbD-H75 E1A vol

3178)

10

forskare, inte som en belastning. Det är naturligt att praxis får variera mellan olika forskningsområden, eftersom behoven är så olika.35

Det nämnda projektet ”Högskolornas arkivering” pågick 1989–1992 och ledde bland annat fram till ett förslag just till generell gallringsföreskrift – mycket kortfattad, forskningshandlingar fick gallras först ett år efter avslutad resultatredovisning, men ”Handlingar som anses ha ett vetenskapligt egenvärde eller bedöms kunna återanvändas får endast gallras efter riksarkivets medgivande.”36 Riksarkivet gick alltså så säga halvvägs i riktning mot ett generellt gallringsbeslut.37

Förslaget underkändes dock av Riksarkivet, vilket beklagades djupt av UHÄ.38 Inom projektgruppen hade man också tagit fram ett kortfattat förslag till forskarbroschyr, utan den detaljeringsgrad som Riksarkivets förslag från 1988 (dessutom utan ”kontroversiella” ståndpunkter), men uppdaterad bland annat med hänvisningar till nya arkivlagen.39

I stället tog Riksarkivet först några år senare upp frågan igen om forskningsmaterial och arkiv. I en skrivelse 1994 framgick att man ville avvakta en kommande utredning av juristen Alf Bohlin för att mer genomgripande än tidigare utreda frågan om forskningsmaterialets offentligrättsliga status. Först därefter ämnade man utfärda en generell gallringsföreskrift.40 Bohlin fick uppdraget 1996, vilket bestod i ytterligare utredningsarbete med enkäter m.m. till olika universitet och högskolor, vilket sedan sammanfattades i en rapport som trycktes i Riksarkivets publikationsserie 1997. Bohlins slutsatser innebar i allt väsentligt en ”seger” för Riksarkivets tidigare linje om forskning som faktiskt handlande; resonemangen gick till stor del i linje med JK:s beslut i Metropolitfallet 1986 och Riksarkivets förhärskande syn då.

Konsekvensen blir att forskningshandlingar blir allmänna handlingar direkt när de färdigställs. Förutom de uppenbara fallen inkomna handlingar (t.ex. enkätsvar) och expedierade handlingar (t.ex. korrespondens, projektansökningar) så gäller det t.ex. foton, filmer och av forskaren själv nedtecknade anteckningar från enkäter/intervjuer.41 Bohlin ger också exempel på motsvarigheter till diarier, journaler och register, t.ex. projektdagböcker – de är också allmänna och upprättade så fort de är färdiga att skriva in uppgifter i. Sedan ges exempel på utkast och koncept – mellanprodukter, t.ex. rådata för statistik, ”upptagningar för ADB, vilka utgör osjälvständiga led i en pågående bearbetning av data”. Bohlin diskuterar även delningsundantaget, varigenom ett

35 U-akten 280/90, 1990-01-25, s. 8, regeringsakt UtbD 1990-02-08 nr 8 del 3 (UtbD-H75 E1A vol

3178) 36 Bilaga, RA dnr 1041-91-63 (RA-YH F3BA vol 103). 37 Lundquist PM 1991, RA dnr 1041-91-63 (RA-YH F3BA vol 103). 38 Skrivelse 1991-12-06, i UHÄ akt dnr 749-4715-89 (UHÄ83-FP F1 vol 283). 39 ”För dig som forskar är det viktigt att forskningsmaterial bevaras bl a för”, UHÄ akt dnr 749-4715-

89 (UHÄ83-FP F1 vol 283) 40 Brevsvar 1994-10-28 från Lennart Lundquist till Arja Rantanen, Centralarkivet, Åbo Akademi; RA

dnr 20-4139-94 (RA-YH F1E vol 77). Se även ”Rapport avseende SATS-uppföljningsprojektet”, 1995-02-15, RA dnr 30-4575-94 (RA-YH F3BA vol 165). ”Debatten” om forskningsmaterial var ännu påtaglig t.ex. i Törestad red. 1991. Se även Tomenius 1994.

41 Bohlin 1997, s. 17–18.

11

arbetsmaterial (t.ex. ett artikelutkast eller paper) inte blir allmän handling även om det läggs fram vid annat universitet eller en konferens.

Efter Bohlins utredning tycks tesen om forskning som faktiskt handlande ha allmänt accepterats. Det är alltså inget som uttryckligen framgår i lagar och förordningar, men som ändå fått genomslag genom s.k. rättsdoktrin, och i senare lagförarbeten såsom offentliga utredningar och propositioner återges ståndpunkten med formuleringar som att forskning anses vara faktiskt handlande och inte ärendehantering.42 Bohlins RA-rapport brukar också regelmässigt finnas med i forskarhandledningar från VR och liknande instanser.43

Till slut: RA-FS 1999:1 Bohlins utredning kan alltså sägas ha inneburit att Riksarkivet ”vann” striden om forskningsmaterialets offentligrättsliga status. Däremot kom arkivsamhället att backa från den andra segdragna striden; kring hur besluten om gallring av forskningsmaterial skulle fattas från fall till fall. När till slut den generella bevarande- och gallringsföreskriften RA-FS 1999:1 utarbetades 1998–1999 innebar den att beslut om bevarande och gallring delegerades till de myndigheter som bedrev forskning. Dessa hade endast att förhålla sig till vissa grundläggande principer. Man får inte alls gallra ”handlingar som innehåller grundläggande uppgifter om syfte, metod och resultat i resp. forskningsprojekt” (6 §), och vidare ska man bevara handlingar ”som bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse” (7 §). Några exempel på handlingar som passade in i dessa paragrafer anges i två bilagor till RA-FS-en, t.ex. projektdagböcker, forskningsansökningar, ”viktigare korrespondens”, ”handlingar som utgör särskilt omfattande primärmaterial, insamlat genom försök, mätningar, enkäter, intervjuer o.s.v., som är unikt eller som endast med stor möda kan återskapas”, ”register och databaser avseende data med särskilt hög täckningsgrad och kontrollerbarhet” och ”handlingar som belyser en bemärkt persons verksamhet”. Men det har blivit upp till varje myndighet att uttolka dessa bevarandekriterier i de konkreta fallen.

Ett första förslag till föreskrift gick ut på remiss till olika myndigheter – för övrigt med en påfallande kortfattad medföljande kommentar, lite anmärkningsvärt med tanke på hur konfliktfyllda frågorna om forskningens arkiv varit under bortåt 20 år.44 Bland

42 prop. 2002/03:50, s. 48. 43 T.ex. i VR:s God forskningssed (2011). I VR-rapporten Rättsliga förutsättningar för en

databasinfrastruktur för forskning (2010) hävdas till att börja med att ”många” i juridisk debatt/doktrin anser att forskning är faktiskt handlande – i en not anges den avvikande uppfattningen från Axberger – men framställningen landar ändå i ett accepterande av Bohlins tes, och framför allt refereras hans RA-rapport från 1997.

44 Ett internt remissvar (1999-02-05) från Helmut Backhaus på TR-byrån var påfallande irriterat; ”Det finns inte ett ord om den materiella bakgrunden till detta ärende, inte ett ord om alla de utredningar som har gjorts under tjugo års tid, ingenting om de divergerande, från olika utgångspunkter välunderbyggda ståndpunkter, som har kommit fram. Det ges ingen hänvisning till tidigare utredningsrapporter o d. Därmed har remissinstanserna inte fått en sportslig chans att verkligen sätta sig in i denna komplicerade gallringsfråga.” RA dnr 30-4136-98 (RA-YH F3BA vol 285).

12

remissvaren var det nu bara några få som förfäktade att forskning mer borde ses som ärendehandläggning, för att skapa god flexibilitet.45 En enstaka stiftelsehögskola ansåg också att forskningshandlingar inte kunde sägas lyda under offentlighetsprincipen.46 I övrigt var remissinstanserna övervägande positiva, den tidigare trätobrodern Forskningsrådsnämnden hade exempelvis inget att invända.47

Intressant nog gav Riksarkivet i remissberedningen en sorts klartecken till sådan ”etisk gallring” av forskningsmaterial som man annars bestämt brukat vända sig emot. Samhällsvetenskapliga fakulteteten vid Uppsala universitet önskade nämligen att man borde kunna gallra känsliga personuppgifter från intervjuer, enkäter och liknande, om man insamlat dem med löfte om konfidentialitet utöver vad som stadgades i sekretess- och data-/personuppgiftslagstiftningen. I Riksarkivets interna remissammanställning gavs detta närmast grönt ljus: ”Uppsala universitets önskan att gallra integritetskänsligt material kan RA inte ta ställning till, då RA saknar mandat att besluta gallring på etiska grunder. Inget hindrar däremot de forskande myndigheterna att i sina egna bedömningar anlägga ett brett perspektiv på hur gallring och bevarande bäst tjänar forskningens intressen inom resp. ämnesområde.”48

När det gäller hur myndigheterna skulle utforma sina tillämpningsbeslut skrevs i det ursprungliga förslaget att detta ”kan lämpligen delegeras till fakultetsstyrelse, dekanus, forskningsnämnd, institutionsstyrelse, prefekt, kollegium eller ämnesansvarig professor.”49 Efter en sista intern genomgång försvann dock detta, då ”Riksarkivet har inte mandat att reglera myndigheternas interna beslutsdelegering. Vi bör helt undvika att ta upp frågan. Det är myndigheten som måste stå för beslutet.”50 Detta har i efterhand normalt sett implementerats genom att universitet och högskolor antagit centrala tillämpningsföreskrifter, som institutionerna och forskarna själva sedan förväntas följa.

Inte alla men de flesta universitet och högskolor har antagit sådana egna tillämpningsföreskrifter för forskningshandlingar. Dessa är emellertid av varierande omfång. Det vanliga är att det görs genom scheman över bestämda handlingstyper med kommentarer om bevarande, gallring och eventuell diarieföring, ibland med kortfattade tillägg med basfakta om offentlighets- och arkivlagstiftningen.51 Vissa myndigheter har utarbetat regelrätta handböcker, exempelvis Umeå universitet, som till viss mån påminner om 1988 års förslag från Riksarkivet vad gäller omfånget. Intressant nog innehåller också åtskilliga av tillämpningarna den uppdelning i fyra sorters forskningshandlingar som återfanns i Riksarkivets handboksutkast från 1988, trots att

45 T.ex. Thomas Aurelius för UU, som bifogade egna tidigare remissvar från 1981 och 1987 (ang.

Arkivansvar). RA dnr 30-4136-98 (RA-YH F3BA vol 285). 46 Internationella Handelshögskolan i Jönköping, 1999-02-02, RA dnr 30-4136-98 (RA-YH F3BA vol

285). 47 Forskningsrådsnämnden, 1999-02-05, RA dnr 30-4136-98 (RA-YH F3BA vol 285). 48 Remissammanställning med kommentarer, § 6, RA dnr 30-4136-98 (RA-YH F3BA vol 285). 49 7 § allmänna råd, Utkast version 1998-12-07, RA dnr 30-4136-98 (RA-YH F3BA vol 285). 50 PM 1999-08-26 av Ian Fallenius; e-post från Britt-Marie Östholm till Per Jansson 1999-07-09

(citat); RA dnr 30-4136-98 (RA-YH F3BA vol 285). 51 T.ex. Uppsala universitet.

13

den saknas i RA-FS 1999:1.52 Ett annat ”arv” från 1980- och 90-talets debatter är att en del av de lokala tillämpningsföreskrifter inskärper att forskning är faktiskt handlande, inte ärendehantering.53

En begränsning i RA-FS 1999:1 och dess tillämpningar är dock att de koncentrerar sig på bevarande och gallring. Omfånget är alltså lite snävare än Riksarkivets handboksförslag 1988, där det lades stor vikt vid att också betona fortlöpande registrering av vissa handlingar, och att själva arkivbildningen styrdes genom handfasta tips om hur materialet skulle ordnas under projektets gång för att underlätta den slutliga arkiveringen vid projektens slut.

Riksarkivets inspektioner och den krassa verkligheten Frågan är då om Riksarkivets gallringsföreskrifter och dess lokala tillämpningsbeslut påverkat själva praktiken nere ”på golvet”, alltså runtom på institutioner och bland enskilda forskare. Utgångsläget före RA-FS 1999:1 var åtminstone riktigt dåligt, att döma av de undersökningar av arkivbildningen som Riksarkivet då företog. Under 1990-talets första hälft genomfördes till att börja med det s.k. SATS-projektet, en genomgripande undersökning av hur arkivverksamheten såg ut och reglerna efterlevdes vid landets statliga myndigheter. Något som ansågs sticka ut från mängden var just hanteringen av forskningsmaterial vid universitet och högskolor. Irritationen var påtaglig i denna RA-rapport angående SATS-verksamheten 1992:

Frågan om hur man skall hantera handlingar med anknytning till forskningsverksamheten är kanske det största enskilda problemet inom sektorn. När RA påtalat att även dessa handlingar skall registreras har svaret genomgående varit att personadresserad post och annat forskningsmaterial är ”arbetsmaterial” och följaktligen inte utgör allmän handling. Då RA påpekar att inkomna handlingar alltid är allmänna vill man hävda att korrespondensen är att se som varande på ”delning” under hand. Upprättade men ej expedierade handlingar vill man naturligtvis hävda att de inte kan bli allmänna innan ärendet avslutats, d.v.s. forskningsresultaten publicerats. RA har då hävdat att forskning inte utgör ärendehandläggning utan faktiskt handlande och handlingarna därför successivt blir allmänna allteftersom de färdigställs, vilket inte mötts med någon förståelse. RA har med växlande framgång försökt lansera tanken på förenklad registrering av forskningsmaterial, inkl. korrespondens, i särskilda s.k. projektdagböcker. Det återstår att se vilket genomslag detta kan få.

I allmänhet får dock sägas att inte bara arkivlagen utan även tryckfrihetsförordning och sekretesslag är okända storheter bland forskare och i viss mån även administratörer på institutionsnivå. Begreppet allmän handling är främmande för forskarsamhället. Tyvärr finns inte heller i sekretesslagen något skydd för intellektuell egendom för forskare med statlig tjänst.54

52 Musikhögskolan, Högsk Dalarna, LiU, LU, GIH, SH, Försvarshögsk, H Väst, SLU, UU, UmU,

KTH, KI, GU, LTU, BTH. Dock förekommer de fyra kategorierna i vissa av Riksarkivets myndighetsspecifika gallringsbeslut, t.ex. RA-MS 2011:6.

53 Musikhögsk, SH, SLU, UmU (handbok). 54 Fallenius rapport 1993, s. 2–3, dnr 30-209-93 del (RA-YH F3BA vol 161). Se även Slutrapport s. 3,

RA dnr 31-1184-98 (RA-YH F3BA vol 336), ang. SATS-projektet: ”Problem fanns inom alla områden i arkivbildningen – registrering, framställning av handlingar, avställning och skydd, gallring samt arkivredovisning. Vidare visade det sig att kännedom om och kunskaper i regelverket på området var låga, någonting som naturligtvis speglade sig i de brister som förelåg. Forskningsprojektens handlingar tycktes

14

SATS-undersökningarna följdes 1998–99 upp av fördjupade inspektioner av hanteringen av forskningsmaterial vid Göteborgs universitet och Umeå Universitet. Riksarkivet fann resultaten alarmerande. Inte ens vad man kallade ”formella” handlingar, exempelvis forskningsansökningar och kontrakt, hanterades särskilt väl – nästan 45 % av de undersökta avdelningarna och institutionerna saknade här rutiner för diarieföring. Och på det hela taget var arkivbildningen överlag oplanerad och oreglerad:

Avsaknaden av planering och rutiner for hur handlingarna skall hanteras utifrån olika moment i arkivbildningen (registrering, framställning av handlingar m.m.) är påtaglig. Några riktlinjer i form av t.ex. enklare handledningar från centralt håll finns inte, vilket i vissa fall efterlyses. Varje enskild forskare tycks skapa egna system för handlingarnas organisation etc. utan någon planering för handlingarnas värde vad gäller insynsrätt och det eventuella framtida forskningsvärdet.55

I en skrivelse till utbildningsdepartementet framhöll RA att behövdes vidare utbildningsinsatser:

De inspektioner som utförts inom projektet visar att regelverket på området (tryckfrihetsförordningen, arkivlagen etc.) tillämpas dåligt samt att okunskapen om detsamma är omfattande. Av skäl som detta föreslås i rapporten olika riktade utbildnings- och informationsinsatser för de grupper vid universiteten som kommer i kontakt med hanteringen av forskningshandlingar.56

Huruvida RA-FS 1999:1 och Bohlins rapport om forskningen och offentlighetsprincipen förbättrat arkivsituationen ute på universitet och högskolor vad gäller forskningshandlingar är en eggande fråga. En samlad bild är svår att få, för någon sådan mer genomgripande och djupgående inspektion synes inte ha gjorts genom Riksarkivets försorg.57 Kan man ändå hävda att okunskapen bland forskare om hur offentlighetsprincipen och arkivlagstiftningen påverkar forskningen, något som bland annat hävdades i samband med Gillbergaffären? 58 De många ”normala” inspektionsrapporter som Riksarkivet genomfört gentemot forskningsmyndigheter efter millennieskiftet indikerar att förhållandena i mångt och mycket är desamma som tidigare.59 Där konstateras i stor utsträckning att forskningsmaterial inte går att återsöka; åtskilliga myndigheter får därför förordnanden att föra in forskningsmaterial i arkivförteckningen. 60 När inspektionsrapporten till och med betonar

åtskilda från den övriga verksamheten vid institution/avdelning eller motsvarande och uppfattades närmast ’leva sitt eget liv’ endast förbehållna forskaren som betraktade materialet som ’sitt eget’.”

55 Slutrapport s. 1, RA dnr 31-1184-98 (RA-YH F3BA vol 336). 56 Skrivelse till U 1999-11-16, RA dnr 31-1184-98 (RA-YH F3BA vol 336). 57 Eller? Invänta resultat på utdrag av dplbet 231, RA:s diarium 2000–. 58 ”Stor okunskap om lagarna som styr hantering av forskningsmaterial”, Läkartidningen 2005-04-13

(nr 16), 2005. 59 Det följande grundas i de 66 relevanta inspektionsrapporter från 2003–2013 som urskiljdes efter

sökning på orden forskningsmaterial, forskningsprojekt, forskningsdata och forskningshandlingar på <riksarkivet.se>

60 http://riksarkivet.se/Sve/Inspektionsrapporter/Filer/hogskolan-i-gavle_uppf061010.pdf

15

att ”forskningsmaterial är allmänna handlingar”, förutom att de bör förtecknas och ordnas, kan man ana att steget är långt från regelverk till faktisk verklighet.61

Det är bara i något enstaka fall som någon inspekterad myndighet får gott betyg för sina arkivrutiner vad gäller forskningsmaterial. Kanske är det inte någon slump att det då är fråga om en mindre institution, nämligen Institutet för arbetsmarknads- och utbildningspolitisk utvärdering (IFAU) där forskningsverksamheten sker i direkt anslutning till klassisk myndighetsutövning.62

Man kan därför fråga sig hur mycket forskningsmaterial som så att säga helt enkelt ”försvinner” utan man ens ha funderat på att bevara det i arkiv. Hur mycket sådan ”oreglerad” gallring sker egentligen, utan att ens det dokumenteras? Som ett exempel kan nämnas att i Södertörns högskolas avslutade arkivförteckning för tiden 1997–2011 återfinns bara några få forskningsprojekt.63 Förmodligen går åtskilliga av alla övriga projekt att föra in arkiven i efterhand, men ju längre tid det tar, desto svårare blir det.

Hur ska man organisera bevarande och tillgängliggörande av forskningsdata? Eftersom bevarandet av forskningsmaterial inte sker på det organiserade och enhetliga sätt som egentligen föreskrivs genom arkivlagstiftningen och Riksarkivets föreskrifter, så blir andra insatser desto mer betydelsefulla. Den kanske viktigaste insatsen görs idag av Svensk Nationell Datatjänst (SND), som 2007 efterträdde Svensk samhällsvetenskaplig datatjänst. SND har uppdrag från Vetenskapsrådet och är knutet till Göteborgs universitet.64

SND tar hand om kopior av forskningsdata från olika forskningsprojekt, och tillgängliggör materialet för andra (direkt via webbplatsen eller efter förfrågan). Tanken bakom verksamheten känns igen från tidigare: forskningsmaterial från avslutade projekt kan komma till nytta för nya forskare som kan ha nya frågor, och dubbelarbete undvikas. SND framhåller också att man erbjuder lösningar för att trygga det långsiktiga bevarandet av materialet.65

Samtidigt kvarstår vissa problem. SND kan aldrig ersätta det som ska göras hos de egentliga arkivbildarna. Borde inte dessa egentligen kunna erbjuda samma

61 http://riksarkivet.se/Sve/Inspektionsrapporter/Filer/Teaterhogskolan-Sthlm.pdf. Se även

http://riksarkivet.se/Sve/Inspektionsrapporter/Filer/foi%20link%C3%B6ping%2009.pdf: ”Krigsarkivet har efter inspektion av samtliga delar av FOI, såväl den centrala ledningen i Kista som kontoren i Umeå och Linköping givit samma förelägganden gång efter gång. På flera punkter har en förbättring av arkivvården skett, vilket är mycket glädjande. Det går dock inte att komma ifrån intrycket av att utvecklingen på arkivområdet sker på ett ryckigt och föga planlagt sätt. På flera punkter finns allvarliga brister, inte minst vad gäller styrningen och redovisningen av projekt- och forskningshandlingar som utgör myndighetens kärnverksamhet.”

62 http://riksarkivet.se/Sve/Inspektionsrapporter/Filer/Inst-for-arbetsmarknadspolitisk-utvardering_050511.pdf

63 Återfinns på SH:s intranät. Bland dem som saknas finns det jag själv var projektledare för 2006–2008 …

64 Se även Parland-von Essen & Nyberg 2014, s. 192–195. 65 http://snd.gu.se/sites/snd.gu.se/files/O%CC%88verla%CC%88mnandefolder_140214.pdf;

http://snd.gu.se/sv/om-oss

16

tillgängliggörande? SND fyller en lucka, för att det helt enkelt inte erbjuds finansiella resurser att lösa frågan om långsiktigt bevarande och framför allt tillgängliggörande av forskningsmaterial s

SND:s relation till arkivvärlden förefaller vara något dubbelt. Å ena sidan betonas tydligt att man endast tar emot kopior av forskningsmaterial, att arkivansvaret för originalen kvarstår hos ansvarig myndighet, och man redogör också utförligt för exempelvis RA-FS 1999:1.66 Samtidigt kan man ibland få en känsla av att man framställer sig som att man gör något som inte de normala arkivstrukturerna bidrar med:

Ökad tillgänglighet av forskningsdatamängder öppnar även möjligheter för forskare med begränsade forskningsanslag att meritera sig genom sekundäranalyser av redan befintligt material. Det är också värt att komma ihåg att dagens forskningsmaterial kan komma att utgöra en viktig del av morgondagens kulturarv. Forskningshuvudmannen är redan idag skyldig att arkivera materialet, men SND hjälper till genom att se till att digitala datamaterial går att läsa och förstå även i framtiden.67

Att ”digitala datamaterial går att läsa och förstå även i framtiden” är i allra högsta grad något som självklart förutsätts enligt de ordinarie arkivstrukturerna och de regler som Riksarkivet utformat för de statliga myndigheterna. 68 Ett annan och kanske mer begränsat problem med SND är den möjlighet att villkora tillgängligheten som man erbjuder, som synes vid sidan av den ordinarie lagstiftningen om sekretess och personuppgifter:

Du som primärforskare bestämmer hur lätt det ska vara att få tillgång till materialet. SND:s avtal om överlämnande av data reglerar i detalj hur forskningsmaterialet får tillgängliggöras. Data kan vara fritt nedladdningsbara från SND:s webbplats, men förmedlingen kan även villkoras på olika sätt, till exempel genom att SND inhämtar ditt godkännande innan data förmedlas. Det går också att enbart inkludera information om materialet samt kontaktinformation i webbkatalogen69

Å andra sidan är det alldeles utmärkt att forskningsmaterial tillgängliggörs digitalt, något som egentligen inte är nödvändigt enligt de regler som ännu gäller enligt tryckfrihetsförordningen.70

Ändå kvarstår att SND och liknande initiativ de facto utför rena arkivuppgifter, som också ska ske på universitet, högskolor och andra forskande myndigheter, liksom på

66 http://snd.gu.se/sv/forskningssupport/bevara. Nämnas kan även att en VR-rapport 2010 påtalade att

rollfördelningen mellan SND och RA var otydlig; Rättsliga förutsättningar för en databasinfrastruktur för forskning (2010), s. 25, 31

67 http://snd.gu.se/sites/snd.gu.se/files/O%CC%88verla%CC%88mnandefolder_140214.pdf 68 Se här RA-FS 2009:1 och RA-FS 2009:2. Se även Riksarkivets remissvar på SOU 2012:36

(Registerdata för forskning), där det bl.a. föreslogs att SND skulle inordnas i en ny myndighet; RA inskärpte dock att man inte var ett ”rikstäckande lager” för viktiga forskningsdata vid sidan av SND, utan som arkivmyndighet övertog man hela ansvaret för material som levererades dit (http://riksarkivet.se/default.aspx?id=101112).

69 http://snd.gu.se/sites/snd.gu.se/files/O%CC%88verla%CC%88mnandefolder_140214.pdf 70 TF 2:13 – ”En myndighet är dock inte skyldig att i större utsträckning än vad som följer av lag

lämna ut en upptagning för automatiserad behandling i annan form än utskrift. En myndighet är inte heller skyldig att framställa kopia av karta, ritning, bild eller annan i 3 § första stycket avsedd upptagning än som nyss har angivits, om svårighet möter och handlingen kan tillhandahållas på ställe.”

17

Riksarkivet när material levererats dit. Ju fler forskare som sänder kopior av sitt material till SND, desto mer omfattande blir dubbelarbetet.

Alternativet vore att varje forskande myndighet själv erbjuder motsvarande tillgängliggörande av material från avslutade forskningsprojekt, vilket ju egentligen ska vara en självklarhet enligt arkivlagstiftningen. Det vore knappast realistiskt eller önskvärt att varje enskild högskola eller liknande ska bygga upp en sådan verksamhet på egen hand, utan ett mer centraliserat system borde vara naturligt – i analogi med de projekt som för närvarande utarbetas för lösningar kring e-arkiv och e-diarier där Riksarkivet getts en ledande roll. I fallet med bevarandet och tillgängliggörandet av forskningsmaterial – oberoende av format (digitalt eller analogt) – skulle SND kunna fortsätta att kunna vara ett rent rådgivande organ och centrum för utvecklingsarbete kring forskningsinfrastruktur med mera, naturligen i samröre med Riksarkivet som redan torde ha svåröverträffad kompetens om digitalt bevarande i allmänhet,71 liksom med exempelvis Centrum för långsiktigt digitalt bevarande vid Luleå tekniska universitet. Ansatser till sådan större samordning finns redan.72 Men själva bevarandet av materialet skulle organiseras direkt vid de berörda myndigheterna. SND skulle även kunna organisera en rikstäckande söktjänst efter de forskningsmaterial som finns på myndigheter runtom i landet eller hos Riksarkivet. Denna söktjänst kunde lämpligen integreras med NAD, Nationella arkivdatabasen.

Genom möjligheten att arkivera och tillgängliggöra digitalt material kan man också tänka sig att mycket rent bearbetningsmaterial från forskning som tidigare utan vidare rensats ut, exempelvis fotokopior och excerpter, i viss mån kan få ett värde. Ett exempel kan vara när en forskare på egen hand skannar källmaterial såsom lagar och riksdagstryck, åtminstone så länge sådant historiskt källmaterial inte digitaliseras på det sätt som t.ex. KB nu gör med SOU-serien.

Ett viktigt motiv för större samordning är de stora problem som faktiskt inte är lösta med det digitala långtidsbevarande. Arkivsamhället brukar ofta anta rollen att bidra med ”dålig stämning” i diskussioner om den digitala teknikens möjligheter i informationssamhället. Medan dessa ofta präglas av rosenröd entusiasm kring alla nya möjligheter att ta del av och sammanställa information, att meddela sig med varandra och skapa nya offentligheter, är det inte minst arkivens representanter som påpekar hur problematiskt det faktiskt är att ordna det digitala långtidsbevarandet. Genom misskötsel av de digitala arkiven riskerar ju informationen att helt enkelt utplånas, medan skadorna på negligerade ”analoga” arkiv har varit mer begränsade. Det är ännu inte vederlagt att det digitala bevarandet i själva verket kan bli mycket dyrare än det analoga. Många är pessimistiska på gränsen till cyniska, och betonar som Yvonne Hackett att det digitala bevarandet på de flesta sätt är dyrare än det analoga. Endast lokalkostnaderna är billigare, i övrigt blir kostnaderna högre för det mesta: klimat,

71 Något liknande föreslogs redan i Helmut Backhaus RA-rapport från 1986; Backhaus rapport 1986, s.

75, 97. 72 2012 bildades exempelvis nätverket ORDER (Open Research Data in E-archives for Reuse) för

bättre samordning av forskningsdata, med LDB som koordinerande part; se Runardotter & Lindbäck 2012; http://www.ltu.se/centres/Centrum-for-langsiktigt-digitalt-bevarande-LDB/Vara-projekt/ORDER-Nationellt-natverk-om-forskningsdata-1.95314

18

migrering, se till att ha metadata, dokumentation, användarkopior, mer komplicerade bevarande- och gallringsbeslut. Hackett framhåller att det finns gott om idéer och rekommendationer, men det räcker inte långt när arkivfunktionerna inte får de ekonomiska medel som behövs, och lovvärda pilotprojekt tenderar att aldrig beständiga m.m.73

Ett avgörande problem ligger antagligen i att den allmänna medvetenheten om vad som krävs för bevarande av forskningsmaterial inte är tillräckligt hög. Den finns naturligtvis bland högskolornas arkivarier och hos en hel del forskare. Troligen finns här också skillnader mellan olika vetenskapsområden och ämnen. I vissa discipliner finns förmodligen en relativt hög ”arkivmedvetenhet”, särskilt där man i decennier ägnat sig åt forskning med personuppgifter, registerdata och liknande såsom sociologi, pedagogik, medicinsk forskning. Här vet man vad det innebär att interagera med Riksarkivet och Datainspektionen om personregister och gallring av exempelvis enkätmaterial. Inom longitudinell forskning finns säkerligen en större insikt om och engagemang för idén att forskningsdata kan återanvändas i framtiden.74

Det är svårt att se någon annan lösning på denna problematik än att rutinerna förändras och medvetenheten höjs bland forskarna själva. En gemensamt framtagen handbok om forskningsarkivering – exempelvis gemensamt av Riksarkivet och VR – skulle måhända kunna vara ett hjälpmedel för en sådan bättre medvetenhet. Det borde i den bästa av världar inte vara en ”bonus” att man ser till att bevara sina egna forskningshandlingar för framtiden, något man gör utöver det normala. Antagligen behövs både morot och piska; morot i form av att man inser att man själv i längden kan tjäna på att andra forskare sparat och tillgängliggjort material som går att återanvända, och piska i form av exempelvis obligatorisk rapportering av de egna arkiveringsrutinerna som ett av villkoren för att få forskningsanslag.75

Referenser

Rapporter m.m. i arkiv ”Forskningsprojektens arkiv [broschyr]”, utkast odat. ca 1988-02-01, RA dnr 153-88-

50, i: F1D vol. 100, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).

Fallenius, Ian, ”Rapport ang. SATS-inspektioner hos myndigheter inom utbildningssektorn 1992”, 1993-01-20, RA dnr 30-209-93, i: F3BA vol. 161, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).

73 Hackett 2010; se även Doorn & Tjalsma 2007, s. 4–5. 74 Skillnaden mellan olika discipliner framträder också tydligt i Martinsdotter, Strömberg & Åström

1997. 75 Ansatser till detta finns för åtminstone vissa sorters projekt; sedan 2012 kräver VR en s.k.

datapubliceringsplan ”för projekt eller motsvarande där insamling av data utgör en betydande del av projektet”. http://snd.gu.se/sv/dmp

19

Bothén, Isolde, ”Forskningsprojektens arkiv [handledning]”, förslag 1988-01-28, RA dnr 153-88-50, i: F1D vol. 100, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).

Brunius, Jan, ”Finansieringen av forskningsprojektens arkivvård”, PM 1988-02-09, RA dnr 153-88-50, i: F1D vol. 100, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).

Backhaus, Helmut, ”Arkivansvar i samband med externt finansierad forskning”, rapport 1986-06-11, RA dnr 2977/S 51/83, i: F3AC vol. 18, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).

Smedberg, Staffan, ”Förändringar i datainspektionens policy”, PM 1986-12-23, dnr 707-87-55, i: F1D vol. 48, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).

Lundquist, Lennart, ”Kommentarer till utkast till generellt forskningsmaterial hos universitet/högskolor”, PM 1991-10-04, RA dnr 1041-91-63, i: F3BA vol. 103, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).

Lundquist, Lennart, ”Förslag till förstärkt sekretesskydd för forskningsmaterial”, PM 1987-03-23, dnr 707-87-55, i: F1D vol. 48, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).

Lundquist, Lennart, ”Forskningen och offentlighetsprincipen”, PM 1986-09-16, RA dnr 1156-86-63, arkivlagd i RA dnr 1047-86-050, i: F1D vol. 12, Riksarkivets ämbetsarkiv, yngre huvudarkivet (Riksarkivet Marieberg).

Tryckta referenser ”Stor okunskap om lagarna som styr hantering av forskningsmaterial”, Läkartidningen

2005-04-13 (nr 16), 2005. <http://www.lakartidningen.se/07engine.php?articleId=914>

Axberger, Hans-Gunnar 1983, Offentlighet och sekretess i forskningsverksamhet, Stockholm: HSFR:s etikkommitté.

Bohlin, Alf 1997, Offentlighet & sekretess i myndighets forskningsverksamhet, Riksarkivet rapport 1997:2, Stockholm: Riksarkivet.

Cook, Terry & Bill Waiser 2010, “The Laurier Promise: Securing Public Access to Historic Census Materials in Canada”, i Avery, Cheryl & Mona Holmlund (red.), Better off forgetting? Essays on archives, public policy, and collective memory, Toronto: University of Toronto Press, p. 71–107

Doorn, Peter & Heiko Tjalsma 2007, “Introduction: archiving research data”, Archival Science vol. 7 (2007), s. 1–20.

Etik i forskningsprocessen (1986), Rapport 86:7, Stockholm: Forskningsrådsnämnden (FRN).

God forskningssed (2011), Vetenskapsrådets rapportserie 1:2011, reviderad nov. 2011, Stockholm: Vetenskapsrådet. <https://www.vr.se/download/18.3a36c20d133af0c12958000491/1321864357049/God+forskningssed+2011.1.pdf>.

20

Gränström, Claes, Lennart Lundquist & Kerstin Fredriksson 2000, Arkivlagen: bakgrund och kommentarer, 2:a uppl., Stockholm: Norstedts juridik.

Hackett, Yvette 2010, “Preserving Digital History: Costs and Consequences”, i Avery, Cheryl & Mona Holmlund (red.), Better off forgetting?: essays on archives, public policy, and collective memory, Toronto: University of Toronto Press.

Handlingsoffentlighet utan handlingar? Rapport från ett seminarium i Stockholm den 7 mars 2003 (2004), Skrifter utgivna av Riksarkivet 21, Stockholm: Riksarkivet

Hermerén, Göran 1986, Kunskapens pris: forskningsetiska problem och principer i humaniora och samhällsvetenskap, 1:a uppl., Stockholm: Humanistisk-samhällsvetenskapliga forskningsrådet (HSFR).

Himmelstrand, Ulf & Anttila, Sten 1988, Dataregister, forskning och personlig integritet. Stockholm: Carlssons

Iacovino, Livia & Malcolm Todd 2007, “The long-term preservation of identifiable personal data: a comparative archival perspective on privacy regulatory models in the European Union, Australia, Canada and the United States”, Archival Science 2007 7:107–127.

Ilshammar, Lars 2002, Offentlighetens nya rum: teknik och politik i Sverige 1969–1999, diss., Örebro: Örebro universitet.

Martinsdotter, Kerstin, Gunilla Strömberg & Karin Åström 1997, ”Arkivteoretiska och praktiska aspekter på forskningsmaterial”, Arkiv, samhälle och forskning nr 2, 1997, s. 7–46. (Förord av Anna Christina Ulfsparre s. 7.)

Parland-von Essen, Jessica & Kenneth Nyberg 2014, Historia i en digital värld, version 1.0. <http://digihist.files.wordpress.com/2014/03/hdv_v1_0.pdf> (21 mars 2014).

Qwerin, Gunilla 1987, Metropolit i massmedia: en studie av hur Metropolitprojektet bevakades och beskrevs av TV och Stockholmstidningarna. Stockholm: Allmänna förlaget.

Runardotter, Mari & Lena Lindbäck 2012, ”Workshop: Hantering av forskningsdata och ’open access’ till forskningsdata – slutrapport”, forskningsrapport, Luleå: Luleå Tekniska Universitet & LDB. <http://pure.ltu.se/portal/files/36732737/Slutrapport_20120511_1_.pdf> (13 april 2014)

Rättsliga förutsättningar för en databasinfrastruktur för forskning (2010), Vetenskapsrådets rapportserie 11:2010, reviderad nov. 2011, Stockholm: Vetenskapsrådet.

Stenberg, Sten-Åke 2013, Född 1953. Folkhemsbarn i forskarfokus, Umeå: Boréa Bokförlag.

Tomenius, Lennart 1994, ”Bevarande av material från forskningsprojekt”, Arkiv, samhälle och forskning nr 2, 1994, s. 7–37.

Törestad, Bertil (red.) 1991, Forskning om människor – kunskapen, etiken och juridiken, Rapport 91:1, Stockholm: Forskningsrådsnämnden (FRN).