De Belastingdienst ontvangt jaarlijks zo’n 240.000 facturen van leveranciers. De behandeling van een papieren factuur kost ongeveer 50 euro. Komt dezelfde factuur langs elektronische weg binnen, dan zijn de behandelingskosten slechts een fractie van dit bedrag. Een snel rekensommetje leert dat e-factureren een besparing van vele miljoenen euro’s oplevert. De Belastingdienst is in 2005 gestart met het project Elektronisch Bestellen en Factureren (EB&F). Nu, vier jaar later, worden de in dit project ontwikkelde procedures een gangbaar onderdeel van de bedrijfsvoering. “We hebben die tijd echt nodig gehad om alles in goede banen te leiden”, vertelt inkoopmanager Douwe Bakker. “Op een zo laag mogelijk niveau in de organisatie kunnen medewerkers langs elektronische weg materialen bestellen of personeel inhuren. Ook de facturering voor de afgenomen producten en diensten verloopt elektronisch.” De te bestellen artikelen zijn te vinden in een catalogus op het intranet van de Belastingdienst. “Er staat van alles in, van voetenbankjes tot alledaagse zaken als balpennen”, zegt EB&F-projectleider Lonneke Goei. “Iedereen kan die bestellen. De afdelingen hebben ook voorraadkasten met kantoorartikelen. De beheer- ders van deze kasten vullen de voorraden op dezelfde manier aan. Spullen die maar heel weinig worden ingekocht, staan niet in de catalogus. In dat geval kun je wat je nodig hebt in een vrij veld omschrijven. De inkoper gaat dan na of het gewenste artikel misschien toch in de catalogus staat of dat het apart moet worden besteld.” Houd het simpel De elektronische inkoop loopt bij de Belastingdienst langs vijf generieke bestelkanalen: het catalogus-, inhuur-, nacalculatie- (voor energie, water en dergelijke), abonnementen- (leaseauto’s, tijdschriſten) en ‘overige’ kanaal. Bakker: “Het is altijd mogelijk een van deze kanalen te gebruiken als je iets nodig hebt. Om het elektronisch bestellen en factureren soepel te laten verlopen, is het belangrijk van tevoren goed na te denken over de inrichting van de bestelkanalen. Houd het zo simpel mogelijk, is mijn advies. Onderscheid niet te veel kanalen, want dan maak je het al gauw te complex.” In aanbestedingen neemt de Belastingdienst de voorwaarde op dat de leverancier in staat moet zijn elektronische bestellingen te verwerken en elektronisch te factureren. Volgens Bakker en Goei kan de markt inmiddels goed aan deze eisen voldoen. “Het is ook voor leveranciers handig. Tegen een E-factureren ȟ niet meer weg te denken bij Belastingdienst relatief geringe investering in automatisering kunnen ook zij kosten besparen. Zij sturen hun facturen in XML-opmaak naar ons, met behulp van een speciale berichtenbox.” Leer van anderen De Belastingdienst maakt voor elektronisch bestellen en factureren gebruik van een Application Service Provider (ASP). De productencatalogus en het berichtenverkeer zijn onderge- bracht bij deze ASP, de administratie bij de Belastingdienst zelf. “Denk groot, maar begin klein. Ga opschalen als alles naar behoren werkt.” Lonneke Goei, projectleider Electronisch Bestellen en Factureren “Het is voor ons niet handig de administratie van bestellingen buiten de deur te hebben. Deze is sterk verweven met andere onderdelen van onze administratie, zoals de tijdschrijfgegevens van uitzendkrachten”, licht Bakker toe. “Elke overheidsorganisa- tie maakt daarin zijn eigen keuze. Wij staan voor een nieuwe aanbesteding van de ASP. Stel dat we op een andere aanbieder uitkomen, dan moet er veel informatie worden overgezet. Voor de administratie hoeſt dit in ieder geval niet.” EB&F is een middel om inkoopprocessen te standaardiseren en optimaliseren Verschillende gestandaardiseerde kanalen voor verschillende type producten