Grathem – In januari 2007 ondertekenden de Nederlandse woningcorporaties een Enterprise Corporate Governance. Voortaan zullen zij in hun jaarverslag uitleggen hoe hun corporatie omgaat met ordentelijk bestuur en de Aedes- code. Afwijken van deze code is nog altijd mogelijk, maar daarover moet dan wel verantwoording worden afgelegd. In de praktijk blijkt het niet altijd eenvoudig om een goede controleerbare verantwoording af te leggen. “Wie garandeert u dat de informatie waarop u zich als verantwoordelijke baseert ook daadwerkelijk betrouwbaar is?” “Een digitaal archief is namelijk niet per definitie het gevolg van een veilig informatieproces”, zegt Ron Janssen van Square DMS. Hoewel de meeste organisaties het belang van goede informatieprocessen erkennen, hebben zes van de tien woningcorporaties nog altijd geen officiële digitale strategie. Ondanks de voortdurende opmars van digitale processen in de organisatie. In ordners, stand alone computers en persoonlijke archieven van medewerkers bevinden zich nog altijd een groot aantal schaduwarchieven. Daardoor wordt het lastig of zelfs onmogelijk om te onderscheiden welke informatie de complete, authentieke en meest recente versie is. Omdat de verschillende werkprocessen in een organisatie elkaar kruisen lijkt het vaak onmogelijk om alle waardevolle informatie gestructureerd te archiveren. Bovendien is de ‘BEROUW KOMT NA DE ZONDE’ Bedrijfskritische informatie op straat Vrijwel elk bedrijf wapent zich tegen ‘aanvallen’ van buiten. Stevige beveiligingssoftware voorkomt dat data gehackt wordt of dat virussen de organisatie lamleggen. Hoe zit het echter met de kwetsbaarheid van de interne bedrijfsinformatie? Natuurlijk worden in uw organisatie geen bedrijfskritische documenten op een USB-stick gezet en komen ze niet buiten uw organisatie ‘ergens’ terecht... Toch? E-mail lekkage Er zijn maar weinig bedrijven die een e-mailstrategie hebben. Ondanks ethiek in de e-mailuitwisseling over gedrag en taalgebruik blijft een risico bestaan dat zonder toezicht vertrouwelijke bedrijfsinformatie snel en gemakkelijk naar buiten wordt geloodst. Veel zakelijke e-mailberichten blijken nooit in het dossier terecht te komen omdat ze door de gebruiker bewust of onbedoeld worden vernietigd. informatie afkom verschillende me computers, e-ma papieren post en informatie uit de Beleidsmaatreg “Een woningcorporatie kan niet langer zonder digitale strategie”, stelt Ron Janssen. “Om alle informatie binnen een organisatie goed te kunnen structureren zijn beleidsmaatregelen nodig. Anders kun je de verschillende soorten informatie nooit goed ordenen en bewaren. Hoe langer je wacht met het definiëren van een digitale strategie, hoe ingewikkelder en omvangrijker de processen in de toekomst zullen worden. De informatiestromen zullen immers alleen maar in omvang toenemen.” Bij het definiëren van een digitale strategie moet op de eerste plaats het doel van de digitalisering worden bepaald. Vervolgens wordt er een keuze gemaakt voor de media die daartoe ingezet zullen worden en welke informatie bewaard dient te worden. Daarbij is het onder meer van belang te bepalen welke informatie kritisch is voor de organisatie. Ook de rol van de stakeholders wordt hierin meegenomen.