Gisela Krämer, 15.06.2015 Seite 1 Benutzerhandbuch Konto- auszug - Individuell – SAP Portal Dezernat III Budgetmanagement und Controlling Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeine Hinweise zur ALV-Sicht und deren Funktionalitäten 2 2 Aufruf der ALV-Sicht 2 3 Funktionalitäten der ALV-Sicht 4 3.1 Spaltenbreiten verändern 4 3.2 Detailinformationen zu einzelnen Buchungszeilen 4 3.3 Sortierung 5 3.4 Filter setzen 9 3.4.1 Filtern nach bestimmten Angaben 9 3.4.2 Filtern nach bestimmten Kriterien 10 3.5 Summen / Zwischensummen bilden 12 3.6 Expandieren und Komprimieren von ALV-Listen 12 3.7 Druckvorschau - Drucken 13 3.8 Mailversand 15 3.9 ABC-Analyse 16 4 Aufbau eines individuellen Kontoauszugs (ALV-Layout-Gestaltung) 20 5 Muster für individuelle Kontoauszüge 24 5.1 Personalkosten sortiert nach Buchungen in den Perioden pro Mitarbeiter 24 5.2 Personalkosten sortiert nach Mitarbeiter bzw. pro Mitarbeiter 24 5.3. Personalkosten nach Mitarbeiterkategorien 25 5.4 Reisekosten und andere Kostenarten 27 5.5 EDV-Kosten und EDV-Investitionen 28 5.6 Alle Investitionen und Anlagenfinanzierungsbuchungen 28 5.7 Alle Einnahmen 30 5.8 Alle Budgetbuchungen 30 5.9 Jahresübergreifende Auswertung von Drittmitteln ohne Saldovortrag 32 6 Individuelle Saldenliste 33 7 Export nach Excel aus ALV-Sicht 40
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Benutzerhandbuch Konto-
auszug - Individuell – SAP
Portal
Dezernat III
Budgetmanagement
und Controlling
Inhaltsverzeichnis
1 Allgemeine Hinweise zur ALV-Sicht und deren Funktionalitäten 2
2 Aufruf der ALV-Sicht 2
3 Funktionalitäten der ALV-Sicht 4
3.1 Spaltenbreiten verändern 4
3.2 Detailinformationen zu einzelnen Buchungszeilen 4
3.3 Sortierung 5
3.4 Filter setzen 9
3.4.1 Filtern nach bestimmten Angaben 9
3.4.2 Filtern nach bestimmten Kriterien 10
3.5 Summen / Zwischensummen bilden 12
3.6 Expandieren und Komprimieren von ALV-Listen 12
3.7 Druckvorschau - Drucken 13
3.8 Mailversand 15
3.9 ABC-Analyse 16
4 Aufbau eines individuellen Kontoauszugs (ALV-Layout-Gestaltung) 20
5 Muster für individuelle Kontoauszüge 24
5.1 Personalkosten sortiert nach Buchungen in den Perioden pro Mitarbeiter 24
5.2 Personalkosten sortiert nach Mitarbeiter bzw. pro Mitarbeiter 24
5.3. Personalkosten nach Mitarbeiterkategorien 25
5.4 Reisekosten und andere Kostenarten 27
5.5 EDV-Kosten und EDV-Investitionen 28
5.6 Alle Investitionen und Anlagenfinanzierungsbuchungen 28
5.7 Alle Einnahmen 30
5.8 Alle Budgetbuchungen 30
5.9 Jahresübergreifende Auswertung von Drittmitteln ohne Saldovortrag 32
6 Individuelle Saldenliste 33
7 Export nach Excel aus ALV-Sicht 40
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1 Allgemeine Hinweise zur ALV-Sicht und deren Funktionalitäten
Die Abkürzung ALV steht für ein spezielles Ausgabeformat am Bildschirm, das im SAP-System
mit Hilfe eines ABAP-List-Viewers erstellt wird. ABAP ist die Programmiersprache, die SAP zu-
grunde liegt. Die ALV-Sicht ist in Funktionalität und Aussehen an Microsoft Excel-Tabellen orien-
tiert und bietet viele Funktionen, die im bisherigen Standardkontoauszug in interaktiver Bild-
schirmsicht nicht möglich waren. Insbesondere kann ein individueller Kontoauszug nach eige-
nen Wünschen geschaffen werden. Alle Daten des Kontoauszugs stehen in Form einer Daten-
bank zur Verfügung.
Die Funktionalitäten sind sehr komfortabel und die System-Reaktionszeiten sehr schnell.
Diese Art des Kontoauszugs ist das Mittel der Wahl für effizient arbeitende Anwender!!!
2 Aufruf der ALV-Sicht
Um zur ALV-Sicht zu gelangen, ist in der Selektionsmaske zum Kontoauszug unter den Ausfüh-
rungsparametern im Reiter „Ausgabe“ der Haken bei „als interaktiver Struktur“ zu entfernen.
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Achtung: um den Nutzern die Arbeit mit ALV-Listen zu erleichtern, wurde eine Standard-
ALV-Liste für Personalauswertungen voreingestellt, d.h. man erhält beim Aufruf der ALV-
Listauswertung sofort eine Auswertung, die nur die Personalkosten (Kontenintervall
62000000 bis 64999999 sowie Konto 65900000) sowie personalspezifische Angaben zeigt,
falls keine Personalkosten vorhanden sind, erscheint nur der Design-Rahmen des Konto-
auszugs ohne Daten:
Beispiel:
Anm.: personenbezogenen Angaben wurden aus datenrechtlichen Gründen verdeckt!
Um den Filter für die Personalauswertungen zu löschen und alle Ist-Buchungen zu sehen,
ist der Button „Filter löschen“ zu nutzen.
Ergebnis:
Unabhängig hiervon können Sie auch eigene ALV-Listen gestalten (siehe hierzu Punkt 3.4.)
Die neue ALV-Sicht ermöglicht viele Funktionen, die bisher nicht möglich waren, wie z.B.
suchen, auf- und absteigend sortieren, filtern, Summen- und Zwischensummen bilden, Layout än-
dern (z.B. Einfügen bzw. Löschen von Spalten, neue Überschriften einsetzen). Die Funktionalitä-
ten sind sehr komfortabel und die System-Reaktionszeiten sehr schnell. Diese Art des Kon-
toauszugs ist das Mittel der Wahl für effizient arbeitende Anwender!!!
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3 Funktionalitäten der ALV-Sicht
3.1 Spaltenbreiten verändern
Die Spaltenbreiten können verändert werden, in dem der Mauszeiger in der Überschriftenzeile
genau zwischen zwei Spalten platziert wird. Der Mauszeiger nimmt dann die Form eines Doppel-
pfeilsymbols an, mit dessen Hilfe es möglich ist, die Spaltenbreite zu verschieben. Die linke
Maustaste ist gedrückt zu halten, bis die gewünschte Breite erreicht ist.
3.2 Detailinformationen zu einzelnen Buchungszeilen
Beim Markieren der Buchungszeile und Anklicken des Buttons „Details“ werden die einzelnen
Eingaben dieser Zeile auf einen Blick sichtbar.
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Ergebnis = Detailangaben
3.3 Sortierung
Die ALV-Liste kann nach den einzelnen Kriterien der Spaltenüberschriften sortiert werden. Hier-
zu ist die Spalte, nach der die Daten sortiert werden sollen, durch einen Klick in die Überschriften-
zeile zu markieren. Die Spalte wird dann orange hervorgehoben.
Durch Anklicken der Buttons „Sortieren aufsteigend“ bzw. „Sortieren absteigend“ wird dann
eine entsprechende Sortierung der Daten durchgeführt (numerisch bzw. alphabetisch).
Im nachfolgenden Beispiel wurde die Spalte Kreditor/Debitor/Kasse alphabetisch bzw. nach Per-
sonalnummer sortiert.
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Wurde vor dem Klick auf einen der Sortierbuttons keine Spalte markiert, wird ein Fenster ange-
zeigt, in dem die aktuellen Sortierkriterien aufgezeigt werden:
Im linken Teil des Fensters werden die aktuellen Sortiereinstellungen wiedergegeben. In der
Voreinstellung wird nach den Kriterien Kostenstelle, Projekt, Gruppierung, Finanzposition, und
Buchungsdatum sortiert. Es wird eine Zwischensumme pro Kostenstelle ausgewiesen, dies ist
durch den Haken unter dem Zwischensummensymbol sichtbar.
Im rechten Teil des Fensters sind weitere Spalten genannt, nach denen sortiert werden kann, die
allerdings in den voreingestellten Sortierkriterien noch nicht enthalten sind, d.h. sie sind in der
ALV-Liste nicht nutzbar. Mit Hilfe der Pfeilbuttons zwischen diesen beiden Fenstern können die
Spalten nach Wunsch verschoben werden.
Sollen z.B. der Erfasser, die Rechnungsnummer sowie das Rechnungsdatum als Sortierkriterium
sichtbar werden, so werden diese Bezeichnungen rechts markiert (Einfachklick bzw. Mehrfach-
markierung wie in Excel mit Einfachklicks bei gedrückter „Strg-„Taste) und der Pfeil nach links be-
tätigt.
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Beispiel:
Nach Betätigung des Verschiebepfeils ergibt sich folgendes Bild:
Die Reihenfolge der Spaltennamen links entspricht der Sortierreihenfolge. Soll z.B. zunächst nach
der Rechnungsnummer und dann nach den anderen Kriterien sortiert werden, muss der Eintrag
„Rechnungsnummer“ markiert und mit den Pfeilsymbolen im linken Fenster nach oben ver-
schoben werden. Ein Pfeil verschiebt um eine Zeile nach oben, mit Hilfe des Doppelpfeils wird
der markierte Eintrag an die erste Stelle verschoben.
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Beispiel:
Ergebnis:
Durch Klick auf den „grünen Haken“ werden alle Änderungen übernommen, d.h. die Liste
sortiert nach Rechnungsnummern. Danach folgen die weiteren ausgewählten Spaltenkriterien.
Achtung: da das Feld Rechnungsnummer wie ein Textfeld behandelt wird, erfolgt die Sortierung
Zeichen für Zeichen und nicht nach dem numerischen Wert. Eine Rechnungsnummer kann auch
Buchstaben und Sonderzeichen enthalten.
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3.4 Filter setzen
Mithilfe der Filterfunktion kann konkret nach bestimmten Angaben (Bezeichnungen oder Werte)
gesucht werden bzw. nach bestimmten Kriterien eingeschränkt werden.
3.4.1 Filtern nach bestimmten Angaben
Hierzu wird durch Klick in die Überschriftenzeile die Spalte markiert, in der nach einer Angabe
gesucht werden soll. Die Spalte färbt sich orange.
Beispiel:
Danach ist der Button „Filter setzen“ zu bestätigen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem das bzw.
die Filterkriterien angegeben werden können:
Beispiel: Suche nach einem Betrag
Diese Eingabe ist mit dem „grünen Haken“ zu bestätigen.
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Ergebnis:
Es kann ebenso nach Bezeichnungen gesucht werden. Hierbei ist es ratsam den Suchbegriff in *
* zu setzen, ergänzend zum obigen Beispiel würde der Kreditor Viking Direkt mit dem Suchbegriff
*Viking* gesucht.
3.4.2 Filtern nach bestimmten Kriterien
Wird der Button „Filter setzen“ ohne vorherige Markierung von Feldern betätigt, öffnet sich ein
Filterdefinitionsfeld.
Beispiel:
In einem ersten Schritt kann angegeben, nach welchem Kriterium gefiltert werden soll, hier z.B.
nach Finanzposition (= Sachkonto oder Kostenart). Wie schon beim Sortieren (Punkt 3.3.) können
beliebige Zeilen aus dem Spaltenvorrat mit Hilfe der Pfeiltasten in die Filterkriterien verschoben
werden.
In einem zweiten Schritt können dann Werte für die Filterkriterien festgelegt werden, z. B. be-
stimmte Kontenintervalle wie
Personalkosten 62000000 bis 64999999 sowie 65900000
Reisekosten 685*
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Es können auch Werte bzw. Intervalle ausgeschlossen werden. Um die entsprechenden Eingabe-
felder zu erreichen, muss hierfür das Feld mit dem gelben Pfeil angeklickt werden.
Im Beispiel wird nach Reisekosten gefiltert:
Diese Eingabe ist mit dem „grünen Haken“ zu bestätigen.
Ergebnis:
Mithilfe des Auswahlbuttons „Filter löschen“ kann der eingestellte Filter wieder entfernt werden.
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3.5 Summen / Zwischensummen bilden
Die Auswahlbuttons „Summe“ bzw. „Zwischensummen“ erlauben es, Summen bzw. Zwischen-
summen zu bilden.
Vorab ist die Spalte durch Klick in die Überschriftenzeile zu markieren. Sie färbt sich orange. Da-
nach ist der Auswahlbutton für Summe / Zwischensumme zu betätigen.
Ergebnis für Zwischensumme pro Konto:
3.6 Expandieren und Komprimieren von ALV-Listen
Beim Aufruf des Kontoauszugs in der ALV-Sicht wird die Liste zunächst in expandierter Form ge-
zeigt, d.h. alle Einzelzeilen sind sichtbar. Durch Klick auf die vor den Beträgen befindlichen
Symbole, ist es möglich, diese Liste wieder zu komprimieren und im Umkehrfall danach wieder zu
expandieren. Die Anzahl der möglichen Verdichtungsstufen zeigt an, wie viele Sortier- und Zwi-
schensummenkriterien festgelegt wurden.
Beispiel mit 3 Verdichtungsstufen:
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3.7 Druckvorschau - Drucken
Durch Anklicken des Auswahlbuttons „Druckvorschau“ gelangt man zur Listsicht.
Der Druck dieser Sicht ist nicht möglich.
Der Druck erfolgt über die Auswahl des Buttons „Drucken“.
Es öffnet sich folgendes Fenster:
Nach Anklicken des grünen Hakens, öffnet sich die Liste zum Drucken:
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3.8 Mailversand
Button „Mail-Empfänger“ auswählen:
Es erscheint die folgende Eingabemaske
Wahlweise einen Begleittext eintragen und die Mailadresse des Empfängers eingeben. Danach auf
den Button „Senden“ klicken.
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Maileingang beim Empfänger:
Der Textkommentar erscheint als pdf-Datei, die Kontoauszugsansicht in htm-Format, das sehr
übersichtlich gestaltet ist und ausgedruckt werden kann.
3.9 ABC-Analyse
Die ALV-Sicht des Kontoauszugs bietet die Möglichkeit einer ABC-Analyse. Sie kann z.B. zur schnel-
len Analyse von Kostenblöcken herangezogen werden. Diese Auswertung ist daher nicht zur Analyse
der einzelnen Buchungen, sondern zur Analyse von Summenlisten nach Konten sinnvoll, wie das
folgende Beispiel zeigt:
Aufruf für Summenliste Konto:
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Anzeige in ALV-Listsicht nach Aufhebung aller Filter
Spalte anklicken, die analysiert werden soll und Button ABC-Analyse anklicken – Ergebnis:
Der prozentuale Anteil der einzelnen Kostenarten wird angezeigt und es werden ABC-Blöcke nach
deren Größenordnung gebildet. Das erleichtert die Kostenanalyse auf einen Blick.
Hinweis:
Die prozentuale Aufteilung der Auswertungsblöcke kann durch Eintragen anderer Prozentsätze
verändert werden, als Standard vorgegeben ist die Verteilung 70/20/10.
Wenn in einem zu analysierenden Datenblock sowohl positive als auch negative Werte vorhan-
den sind, funktioniert die ABC-Analyse nicht, sondern es kommt zu einer Fehlermeldung. Um
die Analyse durchführen zu können, müssen zuerst die negativen Werte mit Hilfe eines Filters
ausgeblendet werden.
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Hierzu ein Beispiel:
Summenliste der Kostenstelle 400699
Beim Markieren der Ist-Spalte und der Auswahl der ABC-Analyse kommt es zu einer Fehlermeldung,
weil unter Anlagenfinanzierung ein negativer Wert vorhanden ist.
Der negative Wert muss wie folgt herausgefiltert werden:
Ist-Wertspalte markieren, Button Filter setzen betätigen und über den gelben Pfeil bei „Ist“
folgende Auswahl treffen:
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Bei der Selektionsoption wird > Größer doppelt angeklickt und mit dem grünen Haken bestätigt.
Danach erscheint in der Spalte Einzelwert der Wert 0,00. Dieser Wert wird nochmals bestätigt.
Das Filterkriterium erscheint in der Maske:
Diese Eingabe wird mit dem grünen Haken bestätigt.
In der nun gefilterten Wertdarstellung wird die Ist-Spalte markiert und die die ABC-Analyse ausge-
wählt, die nun funktioniert.
Die ABC-Analyse kann lediglich gedruckt werden. Bitte das hierfür vorgesehene Icon verwenden.
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4 Aufbau eines individuellen Kontoauszugs (ALV-Layout-Gestaltung)
Durch Anklicken des Doppelpfeils in der Befehlsleiste werden alle Funktionalitäten der
ALV-Sicht erkennbar:
Die Funktionen Details, sortieren, filtern, Summen- bzw. Zwischensummen bilden, expandie-
ren/komprimieren, Drucken, Mailversand sowie ABC-Analyse wurden schon vorgestellt.
Neu ist das Thema Layout-Gestaltung, in die allerdings viele der bereits vorgestellten Funktio-
nalitäten einfließen. Die neue ALV-Sicht ermöglicht jedem Nutzer ein eigenes Layout für den
Kontoauszug zu gestalten mit Hilfe der Funktion Layout ändern:
Beim Aufruf der Funktion „Layout ändern“ erscheinen alle Spalten, die in der ALV-Sicht verfüg-
bar sind. Je nach Bedarf kann der Nutzer über den Karteireiter „Spaltenauswahl“ die erwünsch-
ten Zeilen markieren und per Pfeil verschieben, d.h. aus- bzw. einblenden. Die Navigation erfolgt
über die bereits vorgestellten Pfeiltasten (siehe hierzu Punkt 3.3.).
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Das ausgewählte Spaltendesign kann über den Karteireiter „Sortierung“ nach den unterschiedlichs-
ten Kriterien sortiert werden (auf- / absteigend, Zwischensummen bilden), wie unter Punkt 3.3. be-
schrieben.
Das Filtern nach Suchbegriffen und entsprechenden Werten ist möglich unter Einsatz des Karteireiters
„Filter“ – auch das ist unter Punkt 3.4. ausführlich mit Hilfe von Beispielen dargestellt.
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Im Rahmen des Karteireiters „Darstellung“ gibt es eine Vielzahl von Wahlmöglichkeiten zum Design