PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 5 1 FILE 08 BENTUK DATA DAN FUNGSI A. BENTUK DATA Penggunaan data dapat dibagi atas dua kategori yaitu : Data Label/ Teks Data label atau teks merupakan kumpulan karakter abjad yang penempatannya di sel selalu rapat kiri kolom. Jumlah karakter pada sebuah data dapat mencapai 255 karakter. Pada sebuah label yang agak panjang melebihi lebar dan kolom, maka akan terlihat keluar dari sel dan jika disebelah kanan sel tersebut berisi data, maka kalimat tersebut akan terlihat terpenggal. Contoh data label/ teks.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 5 1
FILE 08
BENTUK DATA DAN FUNGSI
A. BENTUK DATA
Penggunaan data dapat dibagi atas dua kategori yaitu :
Data Label/ Teks
Data label atau teks merupakan kumpulan karakter abjad yang penempatannya
di sel selalu rapat kiri kolom. Jumlah karakter pada sebuah data dapat mencapai
255 karakter. Pada sebuah label yang agak panjang melebihi lebar dan kolom,
maka akan terlihat keluar dari sel dan jika disebelah kanan sel tersebut berisi
data, maka kalimat tersebut akan terlihat terpenggal.
Contoh data label/ teks.
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 5 2
Data Value
Data value merupakan kumpulan karakter numeric/ angka, rumus/ formula/
fungsi yang penempatannya disel berada pada rapat kanan kolom. Karakter
pemisah desimal dapat berupa koma ( , ) atau titik ( . ) bergantung pada setting
regional di windows. Jika data value melebihi lebar kolom, maka Excel akan
menyingkat penulisan menggunakan format scientific, atau menampilkan angka
tersebut dengan karakter kress ( ### ). Untuk memasukkan data numeric jenis
formula atau fungsi akan selalu didahului dengan karakter = (sama dengan).
Contoh data Value
Bila dalam memasukkan beberapa data yang berbentuk formula atau fungsi yang
salah, maka Excel akan memberikan komentar sebagai berikut :
No. Komentar Keterangan
1. #VALUE! Formula yang berisi argumen yang salah
2. #NUM! Formula yang menggunakan angka yang salah
3. #NAME? Merujuk nama yang tidak dikenal
4. #N/A Data yang tidak tersedia (Not Avaliable)
5. #DIV/0! Membagi dengan angka nol yang salah
6. Kolom yang kurang lebar untuk memuat/menampilkan seluruh angka.
7. #REF! Memberikan data refrensentatif yang salah
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 5 3
Untuk menyelesaikan perhitungan di dalam Excel, maka kita dapat menggunakan
data rumus atau formula. Data formula di bagi menjadi 2 bagian yaitu data formula
biasa dan data formula fungsi. Untuk data formula di Excel selalu di awali dengan
tanda sama dengan ( = ).
Didalam menggunakan rumus akan dikenal tanda-tanda operator yaitu :
OPERATOR FUNGSI
^ Pangkat
* Perkalian
/ Pembagian
Pengurangan
Perbandingan/ lebih besar
Perbandingan/ lebih kecil
= Perbandingan/ lebih besar atau sama dengan
= Perbandingan/ lebih kecil atau sama dengan
= Perbandingan/ sama dengan
Perbandingan/ lebih kecil lebih besar
MERUJUK SEL
Untuk merujuk sel pada formula, dapat dilakukan dengan cara menulis alamat sel
tersebut seperti : =(220+A7-B7)/4. Sedangkan untuk merujuk/ menetapkan range,
harus didefiniskan dengan menentukan batas pokok kiri dan kanan bawah seperti:
=SUM(A5:B10). Dengan merujuk range tersebut maka excel akan menjumlah 20 sel
berisi angka yang terbentang dari A5 sampai B10. jika ingin dilakukan rujukan
untuk beberapa range, masing-masing range ditulis terpisah yang dipisahkan oleh
koma ( , ) atau titik koma ( ; ) seperti : =SUM(A5:B10;C1:C5;D1:D5). Jika data
pada sheet1 dan ada juga pada sheet2, maka akan dihitung terletak pada sheet lain
dalam work book yang sama, maka penulisannya adalah: =(A2+Sheet2!B5+C8).
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 5 4
ALAMAT SEL
Di dalam merujuk sel yang berisi data value, dikenal 3 (tiga) alamat sel yaitu :
Alamat sel relatif (berubah)
Yaitu alamat sel yang senantiasa berubah kealamat lokasi baru pada sheet/
workbook sesuai formula yang disalin.
Contoh :
=(A3*B7) Yaitu jika disalin ke arah kolom, maka rujukan selnya
berubah menjadi =(B3*C7).
=(A5/B9) Yaitu jika disalin ke arah baris, maka rujukan selnya
berubah menjadi =(A6/B10)
Alamat sel Absulot (Tetap)
Yaitu alamat rujukan sel yang tidak berubah ke alamat lokasi baru pada sheet
sesuai formula yang disalin. Alamat sel ini ditandai dengan karakter $ di
depan kolom dan baris pada sel, penulisan lambang $ dapat digunakan tombol
fungsi (F4).
Contoh :
=($A$3*$B$7) Yaitu jika disalin ke arah kolom, maka rujukan selnya tidak
berubah (tetap) =($A$3*$B$7)
=($A$5/$B$9) Yaitu jika disalin ke arah baris, maka rujukan selnya tidak
berubah (tetap) =($A$5/$B$9)
Alamat sel Semi Absulot (Campuran)
Yaitu alamat rujukan sel yang salah satu dari unsur sel tersebut berubah ke
alamat lokasi baru pada sheet, sesuai formula yang disalin. Alamat sel ini
ditandai dengan karakter $ di depan kolom atau baris pada sel, penulisan
lambang $ dapat digunakan tombol fungsi (F4)
Contoh :
=($A3*B$7) Yaitu jika disalin ke arah kolom, maka rujukan selnya
menjadi =($A3*C$7)
=($A5/B$9) Yaitu jika disalin ke arah baris, maka rujukan selnya
menjadi =($A6/B$9)
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 5 5
Merubah Status Alamat Sel
Untuk merubah jenis status sel dapat ditekan pada keyboard F4 contoh:
Sel A1 jika ditekan tombol F4 sebanyak 1X akan berubah menjadi $A$1
Sel A1 jika ditekan tombol F4 sebanyak 2X akan berubah menjadi $A1
Sel A1 jika ditekan tombol F4 sebanyak 3X akan berubah menjadi A$1
Sel A1 jika ditekan tombol F4 sebanyak 4X akan berubah menjadi A1
B. FUNGSI-FUNGSI
Dalam Microsoft Excel mempunyai sejumlah fungsi yang siap pakai. Fungsi-fungsi
tersebut merupakan formula-formula yang melakukan kalkulasi tertentu, fungsi-fungsi
tersebut harus di awali tanda sama dengan dapat ditulis =SUM(A1+B7). Berdasarkan
tujuannya fungsi-fungsi dalam Microsoft Excel dapat dibagi dalam beberapa kategori
yaitu : Matematis, Trigonometri, Statistik, Logika, Khusus dan Teks (String). Untuk
membuka fungsi-fungsi tersebut dapat melalui :
Klik menu Insert
Klik sub menu Function atau klik tanda
1). FUNGSI MATEMATIS
Microsoft Excel mempunyai beberapa fungsi yang dipakai untuk melakukan
operasi matematika, fungsi-fungsi tersebut adalah:
=ABS(x)
Fungsi ini menghitung harga absolut dari suatu bilangan atau nilai suatu sel
Contoh : =ABS(-5) = 5
=ABS(A1) = nilai absolut dari isi sel A1
=ABS(-30+5) = 25
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 5 6
=ABS( test) = ERR
ERR menunjukkan bahwa nilai tersebut salah, karena
argumennya bukan bilangan.
=EXP(x)
Fungsi ini menghitung nilai konstanta e =2,718282 pangkat x. argumen x
tidak dapat lebih dari 709
Contoh : =EXP(1) = 2.718282
=EXP(12) = 162754.7914
=INT(x)
Fungsi ini menentukan bagian bulat dari suatu nilai numeris
Contoh : =INT(7.21) = 7
=INT(7.75) = 7
Jadi fungsi ini hanya menghilangkan angka dibelakang titik desimal.
=LN(x)
Fungsi ini menghitung logaritma (bilangan dasar e) atau logaritma
natural/Logaritma alam dari suatu bilangan. Fungsi ini adalah kebalikan
dari fungsi =EXP(x).
Contoh : =LN(2.718282) = 1
=LN(162754.7914) = 12
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 5 7
=LOG(x)
Fungsi ini menghitung nilai logaritma suatu bilangan (bilangan dasar 10)
dari suatu bilangan.
Contoh : =LOG(6) = 0.77815125
=MOD(x,y)
Fungsi ini menentukan sisa pembagian antara nilai x dan y, dimana y
adalah pembagi.
Contoh : =MOD(7,3) sisanya = 1
=MOD(4,2) sisanya = 0
=MOD(3,0) = ERR
=ROUND(x,y)
Fungsi ini membulatkan bilangan x kesuatu ketelitian tertentu. Y
menyatakan digit ketelitian yang dipakai angka desimal dibelakang koma
(antara 15 sampai 15).
Contoh : =ROUND(123.456,3) = 123.456 yaitu pembulatan 3 digit
=ROUND(123.456,2) = 123.46 yaitu pembulatan 2 digit
=ROUND(123.456,1) = 123.5 yaitu pembulatan 1 digit
=ROUND(123.456,0) = 123 yaitu pembulatan 0 digit
=ROUND(123.456,-1) = 120 yaitu pembulatan -1 digit
=ROUND(123.456,-2) = 100 yaitu pembulatan -2 digit
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 5 8
=SQRT(x)
Fungsi ini menghitung nilai akar dari x. Argumen x harus bilangan positif
Contoh : =SQRT(4) = 2
=SQRT(3) = 1.732051
=SQRT(9)^3 = 27
=ROMAN(x)
Fungsi ini mengkonveriskan data numeric kebentuk angka romawi
Contoh : =ROMAN(1999) = MCMXCIX
=ROMAN(1974) = MCMLXXIV
=ROMAN(2002) = MMII
=ROMAN(0216) = CCXVI
=MDETERM(Array)
Fungsi ini menghitung nilai Determinan suatu matriks yang berordo sama
AND (menyatakan antara) yang menggabungkan dua atau lebih eksperisi logika jika semua eksperesi logika yang digabungkan benar.
OR menyatakan eksperersi yang menggabungkan dua atau lebih eksperesi logika yang dianggap benar, jika setidaknya salah satu eksperesi yang digabungkan benar.
Batasan Terendah yaitu data yang memuat batasan terkecil/ terendah/ awal dari satu syarat.
Batasan Tertinggi yaitu data yang memuat batasan terbesar/ tertinggi/ akhir dari satu syarat.
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 6 4
=IFNUMBER (x) : menguji isi sebuah sel apakah berupa data
bilangan atau sebuah label.
Contoh :
=IFNUMBER (A7) = TRUE (Benar)
=IFNUMBER (A8) =FALSE (Salah)
=CHOOSE : Memberikan beberapa pilihan, yang berbentuk
indeks 1,2,3
Contoh
=CHOOSE(EKSPERESI_LOGIKA,PERINTAH1,PERINTAHn)
5). FUNGSI KHUSUS
Microsoft Excel mempunyai beberapa fungsi Khusus sebagai berikut:
=VLOOKUP (Sel data,Range Data yang
dikunci,NomorKolomHasil)
Contoh : = VLOOKUP (B5,A1 C3,2)
= VLOOKUP(C2,TABEL,2FALSE)
=HLOOKUP (Sel data,Range Data yang dikunci,NomorBarisHasil)
Contoh : = HLOOKUP (B5,A1 C3,2)
= HLOOKUP(C2,TABEL,2FALSE)
Keterangan :
Range lookup di dalam rumus di isi dengan TRUE atau FALSE
TRUE jika tabel uji di buat berurutan seperti disorot misalkan 1,2,3 atau ABC
FALSE jika tabel uji dibuat tidak berurutan
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 6 5
Fungsi ini digunakan untuk mengatasi fungsi logika (IF) yang mempunyai
keterbatasan dalam penggunannya, disamping itu penggunaan fungsi ini diyakini
dapat mempersingkat tahapan atau penulisan perintah fungsi tersebut.
Keterangan :
RangeData adalah kumpulan area (sel-sel) yang memuat suatu data, range tada
harus dikunci agar data olahan yang terdapat pada lokasi tersebut tidak mengalami
perubahan.
Nomor Kolom Hasil adalah posisi nomor kolom yang mengandung hasil dari
range data dimulai dari nomor 1 (satu).
Cara lain untuk menjalankan fungsi ini adalah melalui menu tahapan sebagai
berikut:
1. Pastikan posisi pointer di sel isian.
2. Tekan tombol keyboard (Shift+F3) seperti dibawah ini :
3. Klik Lookup dan Reference pada jendela Function category
4. Pilih VLOOKUP
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 6 6
5. Klik OK sehingga tampil jendela dari pilihan VLOOKUP
Keterangan :
Lookup_value : sel data
Table_array : Range/tabel data
Col_index_num : No kolom hasil
Range_lookup : logika
6). FUNGSI TEKS (STRING)
Microsoft Excel mempunyai beberapa fungsi Teks (String) sebagai berikut:
=LEFT (teks;n) : Mengambil sejumlah (n) karakter dari kiri
Contoh :
=LEFT( SMP5 ;3) = SLT
=LEFT( Komputer ;4) = Komp
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 6 7
=RIGHT (teks;n) : Mengambil sejumlah (n) karakter dari kanan
Contoh :
=RIGHT( SLTP5 ;3) = TP5
=RIGHT( Komputer ;4) = uter
=MID (teks;m;n) : Mengambil sejumlah (n) karakter di tengah
Contoh : (B2) = S-LT-P5 / KO-MPUT-ER
=MID(B2;3;2) = LT
=MID(B2;6;4) = MPUT
=UPPER (teks) : Mengkonversikan seluruh huruf pada huruf besar
Contoh :
=UPPER( SMP5 ) = SMP5
=UPPER( komputer ) = KOMPUTER
=LOWER (teks) : Mengkonversikan seluruh huruf pada huruf kecil
Contoh :
=LOWER( SMP5 ) = SMP5
=LOWER( KOMPUTER ) = Komputer
=LEN (teks) : Menghitung jumlah karakter pada suatu teks
Contoh :
=LEN( SMP5 ) = 4
=LEN( SMPN5 Komputer ) = 13
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 6 8
FILE 09
APLIKASI DATA DAN FUNGSI
A. FUNGSI STATISTIKA
Contoh aplikasi data statistika
Cara aplikasi rumus :
Total =SUM(B2:B9)
Harga Maksimun =MAX(B2:B9)
Harga Minimun =MIN(B2:B9)
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 6 9
Rata-rata =AVERAGE(B2:B9)
Banyak data =COUNT(B2:B9)
Nilai tengah =MEDIAN(B2:B9)
Banyaknya muncul =MODE(B2:B9)
Varians =VAR(B2:B9)
Standar deviasi =STDEV(B2:B9)
Skewness (kemiringan) =SKEW(B2:B9)
Kurtosis (kecembungan) =KURT(B2:B9)
B. FUNGSI SUMIF
Fungsi SUMIF digunakan untuk menjumlah seluruh data angka
(numerik) dari sederetan angka khusus untuk angka yang memenuhi kondisi atau
kriteria tertentu. Seperti pada gambar di bawah ini :
C. FUNGSI COUNTIF
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 7 0
Fungsi COUNTIF digunakan untuk menetukan berapa banyak data yang
terdapat pada range tertentu. Seperti pada gambar di bawah ini :
D. FUNGSI CHOOSE
Fungsi CHOOSE digunakan untuk memilih salah satu nilai berdasarkan
nilai dalam argumen ini dapat berupa angka atau rumus. Seperti pada gambar di
bawah ini :
F5 =CHOOSE(E1, D , C , B , A )
E. FUNGSI LOOKUP
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 7 1
Fungsi LOOKUP digunakan untuk pembacaan tabel data yang disusun
secara vertikal maupun horisontal.
TRUE : apabila tabel data diurutkan secara menaik (diurutkan)
FALSE : apabila tabel data tidak diurutkan.
VLOOKUP (VERTIKAL)
HLOOKUP (HORISONTAL)
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 7 2
Data Pada Sheet2
F. FUNGSI TEXT
Fungsi TEXT digunakan untuk pengambilan karakteristik tertentu pada
suatu data berjenis karakter, fungsi ini terdiri dari :
Fungsi Left : untuk mengambil karakter dengan perhitungan dimulai dari kiri
Fungsi Right : untuk mengambil karakter dengan perhitungan dimulai dari kanan
Fungsi Mid : untuk mengambil karakter dimulai dari tengah.
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 7 3
Keterangan :
Nomor Peserta terdiri dari : POBBB-JNN dimana : PO
= Kode Pendaftaran
BBB = Nama Paket dan Biaya Pendidikan
101 = Ms. Word 2000 dengan biaya pendidikan Rp. 150.000
102 = Ms. Excel 2000 dengan biaya pendidikan Rp. 230.000
J = Jenis Kelamin yang terdiri atas L = Laki-laki dan W = Wanita NN =
Nomor Urut peserta.
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 7 4
G. FUNGSI LOGIKA
1). Contoh aplikasi data logika dengan penggunaan persentase (%)
Misalkan kita mencari discount, bagi penjualan barang, dengan ketentuan :
Jika jumlah lebih besar atau sama dengan 5 buah maka discount 10 % dari harga
Jika jumlah lebi kecil 5 buah maka discount 5 % dari harga. Seperti tabel di bawah ini.
Cara aplikasi rumus
Kolom Discount =IF(B2>=5,10%,5%)*A2
Kolom pembayaran =(A2-C2)
2). Contoh aplikasi data logika dengan penggunaan tanggal dan telak
Misalkan data perpustakaan SMP Negeri 5 Majene, bila denda pengembalian buku
sebesar Rp. 200 untuk satu buku. Seperti pada tabel di bawah ini :
SMP NEGERI 5 MAJENE KEL . TANDE KAB . MAJENE
D esain : A bdul R ais H usain , S.Pd.
PANDUAN BELAJAR MS. EXCEL 2000 7 5
Daftar Pinjaman Buku Perpustakaan SMP Negeri 5 Majene
Cara aplikasi rumus
Kolom No. =(1+A3) atau dengan menggunakan Autofill.
Ketik dua angka pada sel yang berbeda (1 dan 2) angka pertama menentukan angka awal, angka kedua untuk menentukan step(tingkatan). Masukkan angka 1 pada sel A3 dan angka 2 pada sel A4, kemudian blok mulai A3 A4 kemudian klik kotak kecil hitam dikanan bawah pointer. Lalu tarik (Drag) ke bawah kemudian lepaskan.
Kolom Batas pinjaman =(7+C3)
Kolom Telak =(E3-D3)
Jumlah denda =IF(F3>0,G1*F3,0)
3). Contoh aplikasi logika bertingkat dengan data antara (batasan)
Penyajian data atau data hasil yang akan dicapai memerlukan fungsi logika dengan
batasan tertentu. Perintah untuk fungsi logika data antara adalah sebagai berikut :