Błędy w sprawozdaniach Najczęściej występujące błędy w sprawozdaniach z zakresu operacji finansowych Dr Marta Górka
Błędy w sprawozdaniach
Najczęściej występujące błędy w sprawozdaniach z zakresu operacji finansowych
Dr Marta Górka
Najczęstsze błędy w sprawozdaniach
wykazywanie danych niezgodnych z ewidencją
księgową
sporządzanie niekompletnych sprawozdań
nieskładanie sprawozdań negatywnych Rb-Z
wykazywanie danych w złotych, a nie w złotych i
groszach
wykazywanie kwot należności/zobowiązań wraz z
odsetkami
Najczęstsze błędy w sprawozdaniach
ujmowanie należności/zobowiązań w niewłaściwej kategorii
ujmowanie należności w niewłaściwej grupie dłużników
ujmowanie zobowiązań w niewłaściwej grupie wierzycieli
niewykazywanie w sprawozdaniu Rb-Z zobowiązań
wymagalnych
wykazywanie przez jednostki, które są tylko płatnikami tego
tytułu danych w wierszu N5.3.2 sprawozdania Rb-N, które nie
powinny wystąpić w tym wierszu
Przykład
W jednostce oświatowej na koniec okresu
sprawozdawczego wystąpiły należności wymagalne w
kwocie 3700,00 zł oraz odsetki w kwocie 170,00 zł.
Jednostka w sporządzonym sprawozdaniu Rb-N
powinna wykazać wartość nominalną należności, czyli bez
odsetek (3700,00 zł).
W sprawozdaniu Rb-N wykazujemy wartość nominalną
należności.
Zasady sporządzania sprawozdania Rb-N
wartość należności – należności wykazuje się bez
pomniejszania o odpis aktualizujący – należy wykazać
wartość brutto
Przykład:
Należność wynosi 300,00 zł, dokonano na niej odpis
aktualizujący na kwotę 300,000 zł, w związku z tym do
sprawozdania finansowego należności wynoszą „0”
[należność minus odpis aktualizujący], natomiast w
sprawozdaniu Rb-N wartość należności wyniesie 300,00
zł, ponieważ nie bierze się pod uwagę odpisu
aktualizującego.
Zasady sporządzania sprawozdania Rb-N
wykazywanie należności – należności wykazuje się do
momentu wykreślenia dłużnika z właściwego rejestru, chyba że
dług został przejęty przez następcę prawnego, wówczas
należności nadał powinny być wykazywane
wartość należności dłużnika w upadłości – nie wykazuje się
należności od momentu wykreślenia dłużnika w upadłości z
rejestru przedsiębiorców, wówczas należności nadal powinny
być wykazywane
środki zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – nie
wykazuje się środków zfśs, dotyczy to należności funduszu jak i
środków na rachunku bankowym funduszu oraz gotówki w
kasie jednostki dotyczącej funduszu
Należności
Należności wymagalne – bezsporne należności,
których termin płatności dla dłużnika minął, a które nie
zostały przedawnione ani umorzone. Są to należności
wynikające
głównie z:
dostaw towarów i usług (np. nieuregulowane w
terminie faktury za wynajem)
prawomocnych orzeczeń sądu
udzielonych poręczeń i gwarancji
Należności wymagalne
W tej części nie należy wykazywać należności
wymagalnych wynikających z tytułu:
papierów wartościowych
pożyczek i kredytów
depozytów
odsetek z opóźnienia od wymagalnych
należności i innych należności ubocznych np.
kosztów procesowych
Przykład
Faktury za wynajem sali wystawionej z terminem zapłaty
na 30 czerwca 2015 r. nie należy wykazywać jako
należności wymagalne w sprawozdaniu za II kwartał, tylko
jako pozostałe należności. Należność ta stanie się
należnością wymagalną 1 lipca 2015 r.
Należności
Pozostałe należności – w tej kategorii wykazuje się wszystkie bezsporne
należności niewymagalne z tytułu:
dostaw towarów i usług
podatków i składek na ubezpieczenia społeczne (!)
innych niż wyżej wymienione
(!) Należności z tytułu podatków i składek na ubezpieczenia społeczne
mogą wystąpić jedynie w jednostkach, dla których te tytuły stanowią źródła
dochodów – np. w gminie, ponieważ źródłem jej dochodów są podatki
lokalne, natomiast nie mogą wystąpić dane w tym wierszu w szkole,
ponieważ szkoła nie ma dochodów z tego tytułu.
Wszystkie inne należności z podatków i składek na ZUS powstałe w skutek
rozliczenia, w tym nadpłaty na rzecz jednostki, która jest jedynie ich
płatnikiem, wykazuje się w wierszu dotyczącym innych należności niż
wymienione.
Przykład
W sprawozdaniu Rb-N jednostka budżetowa (zespół szkół) oprócz środków
pieniężnych gromadzonych na rachunku bankowym – powinna wykazać w
wierszu N3.2 „Depozyty na żądanie” w kolumnie 10 „Banki” również odsetki
naliczane przez bank na ostatni dzień miesiąca od środków: gromadzonych
na rachunku podstawowym (odsetki zwracane są do organu nadrzędnego
do 10-go każdego miesiąca), gromadzonych na wydzielonym rachunku
dochodów (odsetki pozostają na rachunku szkoły), dotyczących programu
Comenius, przechowywanych na odrębnym rachunku (odsetki zwracane do
organu nadrzędnego do 10-go każdego miesiąca).
W Rb-N w wierszu N3.2 w kolumnie 10 jednostka budżetowa powinna
wykazać na koniec kwartału środki zgromadzone na wymienionych
rachunkach wraz z odsetkami naliczonymi przez banki.
Przykład
Przy szkole funkcjonuje wydzielony rachunek dochodów, na
koniec kwartału wystąpiły należności wymagalne i
niewymagalne, czy należy je wykazać w sprawozdaniu Rb-N?
TAK, jeśli w szkole funkcjonuje wyodrębniony rachunek i na
koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych wystąpią
należności dotyczące tego rachunku to należy je wykazać w
sprawozdaniu. Do należności dotyczących działalności
podstawowej szkoły należy dodać należności dotyczące
wydzielonego rachunku dochodów, odpowiednio do należności
wymagalnych lub niewymagalnych. Natomiast stan środków
pieniężnych znajdujących się na rachunku bankowym
wydzielonego rachunku należy wykazać w wierszu N3.2
„Depozyty na żądanie”.
Przykład
Jak wykazać należności z tytułu opłat za przedszkole
nieuregulowanych w terminie, czy wykazywać również
odsetki od tych należności?
Należności z tytułu opłat za przedszkole należy wykazać w
wierszu N4.2 „Pozostałe” w kolumnie 13 „Gospodarstwa
domowe”, wykazujemy je w wartości nominalnej, czyli z
wyłączeniem odsetek za opóźnienie.
Przykład
Na 31 marca 2015 r. w szkole wystąpiły:
1) środki na rachunku bankowym
podstawowym – 304,50 zł
zfśs – 210,11 zł
2) środki pieniężne (gotówka) w kasie – 45,15 zł (wpłata za czynsz)
Rozwiązanie
Środki pieniężne znajdujące się na rachunku bankowym należy wykazać w
sprawozdaniu Rb-N w kol. 10 „Banki”, w wierszu N3.2 – 304,50 zł, natomiast
gotówkę w kasie w kol.7 „Grupa III”, wiersz N3.1 – 45,15 zł.
Stan środków znajdujących się na rachunku bankowym zfśs nie
wykazuje się w sprawozdaniu Rb-N.
Przykład
3) należności wymagalne – 1164,50 zł, które dotyczą:
Czynszu za pomieszczenia od
stowarzyszenia
124, 00 zł
Czynszu za pomieszczenia na punkt
kasowy od banku
710,00 zł
Wynajmu sali gimnastycznej spółce 120,00 zł
Wpłaty rodziców za żywienie 210,50 zł
Rozwiązanie
Kwota należności wymagalnych powinna być wykazana w
sprawozdaniu w następujący sposób:
Dłużnicy Grupa (kolumna, wiersz) Kwota
Stowarzyszenia Instytucja niekomercyjna,
działająca na rzecz
gospodarstw domowych
(kol.14, wiersz N4.1)
124,00 zł
Bank Banki (kol. 10 wiersz N4.1) 720,00 zł
Spółka Przedsiębiorstwa
niefinansowe (kol.12, wiersz
N4.1)
120,00 zł
Rodzice – osoba fizyczna Gospodarstwa domowe
(kol. 13, wiersz N4.1)
210,50 zł
Przykład
4) Należności niewymagalne – 1774,00 zł, które dotyczą:
Wpłaty od rodziców na żywienie 450,00 zł
Czynsz za pomieszczenia od
stowarzyszenia
124,00 zł
Czynsz za pomieszczenia za punkt
kasowy od banku
720,00 zł
Wynajem sali gimnastycznej spółce 50,00 zł
Wynajem sali gimnastycznej
komendzie policji
130,00 zł
Udzielonej zaliczki pracownikowi na
podróż służbową w celu szkolenia
300,00 zł
Rozwiązanie
Kwoty należności niewymagalnych powinny być wykazane
w sprawozdaniu w następujący sposób:
Dłużnicy Grupa (kolumna, wiersz) Kwota
Rodzice (osoby fizyczne) Gospodarstwo domowe
(kol.13, wiersz N5.1)
450,00 zł
Stowarzyszenia Instytucja niekomercyjna
(kol. 14, wiersz N5.1)
124,00 zł
Bank Banki (kol. 10, wiersz N5.1) 720,00 zł
Spółka Przedsiębiorstwa
niefinansowe (kol. 12,
wiersz N5.1)
50,00 zł
Komenda policji Grupa I (kol. 5, wiersz N5.1) 130,00 zł
Pracownik Gospodarstwo domowe
(kol. 13, wiersz N5.3)
300,00 zł
Zasady sporządzania sprawozdania Rb-Z
w sprawozdaniu wykazuje się wartość nominalną zobowiązań
zobowiązania wymagalne, to bezsporne zobowiązania, których termin
płatności minął, nie są przedawnione ani umorzone, wynikają głownie z
dostaw towarów i usług (np. niezapłacone w terminie faktury),
prawomocnych orzeczeń sądu, udzielonych poręczeń i gwarancji
szkoła nigdy nie wykazuje zobowiązań w pozycji E3 „Przyjęte depozyty”,
jest to pozycja, która dotyczy tylko j.s.t.
jeśli na koniec IV kwartału wystąpiły w szkole zobowiązania to musi ona
wypełnić także sprawozdanie Rb-UZ Roczne sprawozdanie uzupełniające o
stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych – część „B” sekcja B4
Przykład
W szkole na dzień 31 grudnia 2014 r. wystąpiły
zobowiązania wymagalne w łącznej kwocie 1845,80 zł, z
tytułu:
niezapłaconej faktury za energie elektryczną – 1650,50
zł z terminem płatności do 25 grudnia 2015 r.
niezapłaconej składki ZUS za listopad 2014 r. – 42,10 z
terminem płatności do 5 grudnia 2014 r.
niezapłacone wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia
dla pracownika za wykonaną usługę – 153,20 zł z
terminem płatności do 30 grudnia 2014 r.
Rozwiązanie
W sprawozdaniu Rb-Z sporządzonym za IV kwartał 2014
r. szkoła powinna wykazać zobowiązania w następujący
sposób:
Wierzyciele Grupa (kolumn, wiersz) Kwota
Zakład energetyczny
(spółka) faktura za
energię
Przedsiębiorstwa
niefinansowe (kol 12,
wiersz E4.1)
1650,50 zł
ZUS – składki na
ubezpieczenie
Grupa IV (kol. 8, wiersz
E4.2)
42,10 zł
Pracownik –
wynagrodzenie z tytułu
umowy zlecenia
Gospodarstwa domowe
(kol.13, wiersz E4.2)
153,20 zł
Dziękuję za uwagę