Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft Dr. Holger Friedrich Abteilung Information und Wissensmanagement ASpB-Tagung, Kiel, 12.09.2013 Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite an der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft
Bayerische Landesanstalt fürLandwirtschaft
Dr. Holger FriedrichAbteilung Information und Wissensmanagement
ASpB-Tagung, Kiel, 12.09.2013
Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite an der Bayerischen Landesanstalt für Landwirtschaft
Abteilung Information und Wissensmanagement
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Ausgangslage
Lösungsansatz
Ergebnis
Forschungsdokumentation in einer Collaboration Suite
Abteilung Information und Wissensmanagement
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Ausgangslage – LfL
Angewandte Forschung
Hoheits-vollzug
Berufliche Bildung
• Wissens- und Dienstleistungszentrum für die Landwirtschaft in Bayern• gegründet im Jahr 2003• Vorgänger-Einrichtungen:
• 6 Landesanstalten• 3 Versuchsbetriebe• 7 Forschungstationen
• ca. 1.000 Planstellen, ca. 1.300 Mitarbeiter
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Ausgangslage – Räumliche Verteilung
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Ausgangslage – Organisatorische GliederungOrganisationsstruktur
Bayerische Landesanstalt für Landwirtschaft
Präsident
Präsidium
Leitungskonferenz
Verwaltungsrat
Wiss.-techn. Beirat
Stabsstelle
Abteilungen
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Versuchsbetriebe
Berufliche Bildung
Information und Wissensmanagement
Qualitätssicherung und Untersuchungswesen
Förderwesen und Fachrecht
Zentrale Verwaltung
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Ausgangslage - Personalsituation
Eine Stelle für interne Informationsversorgung, Bibliothek und Dokumentation wurde vor Jahren eingespart.
Drei Anwendungsentwickler sind zur Unterstützung von Fachanwendungen erforderlich und finanziert; für den „eigenen Bedarf“ stehen keine Kapazitäten zur Verfügung.
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Ausgangslage – IT-Unterstützung
Eine vor Jahren selbst entwickelte Java-Anwendung zur internen Dokumentation ist
• veraltet,• hoch komplex strukturiert,• mit sehr detaillierten Benutzerberechtigungen versehen,• nicht akzeptiert.
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Ausgangslage – Aber:
Gefordert sind:
• Belastbare und zeitnahe Information für die Management-Ebene• Auskunftsfähigkeit am Telefon und gegenüber dem Ministerium• Instituts- und abteilungsspezifische Listen (Publikationen, Vorträge, Projekte,
Pressemeldungen, Besucher, ...) für Berichte (Jahresbericht, Forschungsreport, Beiräte, ...) und zur Belieferung externer Plattformen (DAFA, FISA-Online, UFORDAT)
• Kanalisierter Informationsfluss in die Medien- und Öffentlichkeitsarbeit• Standardisierte Verfahren der Informationsaufbereitung
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Lösungsansatz – Vorgehen
Klassisches Vorgehen
Ermittlung des funktionalen Bedarfs und der technischen Anforderungen
Erstellung eines Pflichtenhefts
Ausschreibung / Personalbeschaffung
Entwicklung / Kauf
Inbetriebnahme und Pflege
Alternatives Vorgehen
Ermittlung der vorhandenen Werkzeuge
Bewertung der vorhandenen Werkzeuge
Bei Eignung: Test
Bei Erfolg: Organisation einer Betriebsplattform und Anpassung an den Bedarf (Customizing)
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Lösungsansatz – Plattform
Plattformumgebung: Microsoft Office Sharepoint Server
Produktklasse: Collaboration Suite dient der Organisation der Zusammenarbeit in verteilten/komplexen Organisationen
Kennzeichen:- Einrichtung geschlossener, webbasierter Arbeitsräume- Verwaltung von Listen- Feingliedriges Benutzer-, Gruppen- und Rechtekonzept- Erfassungsfunktion und –formulare- Such-, Filter- und Sortierfunktionen- Download- Versionsverwaltung – Historienführung- Benachrichtigungsfunktion- ziel- und nutzerspezifische Ansichten- webbasierte Konfiguration
KomplexeFunktionen
- out-of-the-box
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Lösungsansatz – Psychologie und Motivation
• Offenes, transparentes System
• Persönlicher Nutzen (eigene Projekt- und Publikationsliste, Download-Funktion, Instituts- und Abteilungssichten)
• Kein Zusatzaufwand, Ablösung bisheriger Verfahren
• Unterstützung der Leitung – nur was in der gemeinsamen Plattform dokumentiert ist geht in weitere Verarbeitung, Auswertungen und Meldungen ein
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Vorgehen - Verlauf
August 2011 Testinstallation eines Sharepoint-Servers in der hauseigenen InfrastrukturAufbau exemplarischer Listen für Projekte,
Veröffentlichungen, Vorträge und BesuchertermineDezember 2011 Präsentation bei der Leitungsklausur
Grünes Licht zur Umsetzung für die gesamte LfLAufbau von weiteren Listen für Gutachten und
Stellungnahmen, Rundfunk und Fernsehen, Pressemeldungen und Kalender
Februar 2012 Datenübernahme aus der Altanwendung(ca. 1.500 Projekte, 1.800 Vorträge, 1.600
Veröffentlichungen)April 2012 Start des Produktivbetriebs auf der bisherigen TestplattformDezember 2012 Erstmalige Erstellung der Jahresberichts-ListenJuli 2013 Migration auf die neuer Version Sharepoint Foundation 2010
und eine Serverplattform beim RZ Südaktuell: 2.414 Projekte, 5.136 Veröffentlichungen, 7.160 Vorträge,
465 Gutachten, 1.157 Veranstaltungen, 1.194 Sonstige Fachinformationen, 126 Rundfunk-/Fernsehbeiträge
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Ergebnis – LfL-Wissensplattform
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Ergebnis – LfL-Wissensplattform
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Ergebnis – LfL-Wissensplattform
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Ergebnis – LfL-Wissensplattform
ZentraleWissens-plattform
WissenschaftlerZielgruppen
Leitung
Standardisierte,kontrollierte Verfahren
Auswertung,Reporting,
Visualisierung
Steuerung (Controlling)
Suchen, Finden,Dokumentieren
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Ergebnis - Fazit
• Wirtschaftliche Problemlösung – keine Investitionskosten, Betriebskosten im RZ: 80 Euro/Monat
• Keine Abhängigkeit von Firmen und Programmierkapazitäten – Customizing durch Informationsmanager anstelle von Programmierung
• Laufende Anpassung an den informationstechnischen Fortschritt durch Versionierung des Herstellers
• Hohe Aktualität durch Verlagerung der Dokumentationstätigkeit an den Entstehungsort der Information
• Hohe Akzeptanz – enorme Dokumentationsintensität• Schnelle und umfassende Auskunftsfähigkeit
• Eine nach Pflichtenheft auf der grünen Wiese aufgebaute Anwendung würde anders aussehen, wäre aber auch teurer, die Entwicklung würde länger dauern, würde evtl. nie fertig, wäre eine dauerhaft finanzielle und arbeitswirtschaftliche Belastung
• Kompromissbereitschaft hinsichtlich mancher funktionaler Wünsche• Pareto-Prinzip und Berücksichtigung der heutigen Schnelllebigkeit
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