ADMINISTRACIN DE LA PRODUCCIN
CLASE N 3
MARTES 30 MARZO 2015OBJETIVO GENERAL DE LA ASIGNATURA
Entregar los conocimientos necesarios para que el alumno sea
capaz de analizar, disear e implementar soluciones a los problemas
presentados en los procesos productivos; y de esta forma asegurar
la rentabilidad, estabilidad, eficiencia y crecimiento de la
empresa que contrata sus servicios.
TAREAS PRCTICAS
Nombre tareaFecha de EntregaEntrega Exigencias
1Planificacin, Organizacin y Direccin Sistema Control5 abril16
Marzo
2Registro Control26 Abril23 marzo
3Procedimiento Control11 mayo30 Mayo
4Diagrama Flujo Sistema Control24 mayo
5Gestin Inventarios: Eleccin sistema Inventario7 Junio
6
TEREAS CONTENIDO
Nombre AlumnoTema AsignadoFecha importantes
TareaDiseo PowerPresent.Preguntas
1Conceptos Planificacin de proceso
2Jos HerreraConceptos organizacin proceso22 Marzo22 Marzo23
marzo
3Conceptos Direccin de procesos
4Jos HerreraConceptos Control de procesos22 Marzo22 Marzo23
marzo
5Definicin de variables de Proceso
6Jos HerreraCriterios de Evaluacin29 Marzo29 Marzo30 Marzo
7Jos HerreraPautas de Evaluacin29 Marzo29 Marzo30 Marzo
8Concepto de Registro de Datos
9Construccin de Registros
10En qu consiste un Proceso Productivo?
11Divisin del Trabajo Adam Smith
12Divisin del Trabajo Charles Babbage
13Jos HerreraDivisin del Trabajo Frederick Taylor12 abril12
Abril13 Abril
14Jos HerreraConcepto de Empowerment19 Abril19 Abril20 Abril
15Qu son los Diagrama de Flujo o Proceso?
16Cmo se construye un Diagrama de Flujo o Proceso?
17Jos HerreraEnfoque Sistmico a la Ad. Produc
18Jos HerreraTipos de Decisiones en el mbito de la Prod.
19Jos HerreraEstrategias Manufactura
20Jos HerreraCalidad Total
21Jos HerreraConcepto Justo a Tiempo aplicado a Produccin
22Jos HerreraConcepto Kaisen en la empresa
23Jos HerreraConcepto Mantenimiento Productivo
24Jos HerreraImportancia de las 5 S para los sistemas
productivos
25Jos HerreraConceptos y Ejemplo de Programacin de proyectos por
mtodo PERT/CPM
26Jos HerreraTeora de Inventarios
27Jos HerreraTarjetas de Existencia Inventarios
28Jos HerreraControl Costo Inventarios
29Jos HerreraSistema MRP para administrar bodega
30Jos HerreraIndicadores de gestin para Controlar
Inventarios
31Jos HerreraConcepto Toma Decisiones
32Jos HerreraConcepto y Ejemplo de Teora de Colas
33Jos HerreraMatriz de Decisin para la toma de decisiones
34Jos HerreraConcepto y Ejemplo Programacin Lineal
35Jos HerreraConcepto de diseo de Productos
36Jos HerreraMtodo Scamper
37Jos HerreraDiseo de un producto o multiproducto
38Jos HerreraMtodo Alejandro Schnarch.
39Jos HerreraMtodo Delphi
2.4. Concepto de CONTROL
El control es una etapa primordial en la administracin, puesto
que aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no
podr verificar cul es la situacin real de la organizacin si no
existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de
acuerdo con los objetivos.
A fin de incentivar que cada uno establezca una definicin propia
del concepto se revisara algunos planteamientos de varios autores
estudiosos del tema:
Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de
conformidad con el Plan adoptado, con las instrucciones emitidas y
con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las
debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados
en relacin con los planes, diagnosticando la razn de las
desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.
George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est
llevando a cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas
correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con
lo planeado.
Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de
que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.
Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones
de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos
de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica
y eficazmente.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la
regulacin de las actividades, de conformidad con un plan creado
para alcanzar ciertos objetivos.
Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado
en relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para
asegurar la obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.
Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase
del proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la
accin correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un
proceso esencialmente regulador.
La palabra control tiene muchas connotaciones y su significado
depende de la funcin o del rea en que se aplique; puede ser
entendida:
Como los medios de regulacin utilizados por un individuo o
empresa, como determinadas tareas reguladoras que un controlador
aplica en una empresa para acompaar y avalar su desempeo y orientar
las decisiones. Tambin hay casos en que la palabra control sirve
para disear un sistema automtico que mantenga un grado constante de
flujo o de funcionamiento del sistema total; es el caso del proceso
de control de las refineras de petrleo o de industrias qumicas de
procesamiento continuo y automtico: el mecanismo de control detecta
cualquier desvo de los patrones normales, haciendo posible la
debida regulacin.
Como la funcin restrictiva de un sistema para mantener a los
participantes dentro de los patrones deseados y evitar cualquier
desvo. Es el caso del control de frecuencia y expediente del
personal para evitar posibles abusos. Hay una imagen popular segn
la cual la palabra control est asociada a un aspecto negativo,
principalmente cuando en las organizaciones y en la sociedad es
interpretada en el sentido de restriccin, coercin, limitacin,
direccin, refuerzo, manipulacin e inhibicin.
Tambin hay otras connotaciones para la palabra control:
Comprobar o verificar;
Regular;
Comparar con un patrn;
Ejercer autoridad sobre alguien (dirigir o mandar);
Frenar o impedir.
Evidentemente todas esas definiciones representan concepciones
incompletas del control, quizs definidas en un modo subjetivo y de
aplicacin; en definitiva, debe entenderse el control como:
Una funcin administrativa, que permite verificar, constatar,
palpar, medir, si la actividad, proceso, unidad, elemento o sistema
seleccionado est cumpliendo y/o alcanzando o no los resultados que
se esperan
2.4.1. Importancia del control
Una de las razones ms evidentes de la importancia del control es
porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se
emplea para:
1. Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el
proceso se corrige para eliminar errores.
2. Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente
de cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en
todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la
atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del
control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios
que estn afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.
3. Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda
de los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas
mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican
el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a
los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan
velocidad, sino tambin productos y servicios a su medida.
4. Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una
manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por
el experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar
valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia
puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en
cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera ser
agregar valor a su producto o servicio, de tal manera que los
clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor.
Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad
por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de
control.
5. Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia
contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta la
necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados
trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad
ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso
de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente
controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad
o participacin en el trabajo.
2.4.2. Bases del control
La palabra base significa: Parte de una cosa en la que esta se
apoya, lo que se traduce que el xito o fracaso del control depende
de las siguientes actividades: Planear y organizar. Programas que
desea lograr la empresa, los que facilitarn y permitirn alcanzar
los objetivos.
Hacer. Es poner en prctica el cmo se planific y organiz la
consecucin de los objetivos. De ste hacer se desprende una
informacin que proporciona detalles sobre lo que se est realizando,
o sea, ella va a esclarecer cules son los hechos reales. Esta
informacin debe ser clara, prctica y actualizada al evaluar.
Evaluar. Es la interpretacin y comparacin de la informacin
obtenida con los objetivos trazados, se puedan tomar decisiones
acerca de que medidas deben ser necesarias tomar.
Mejorar. Es la puesta en prctica de las medidas que resolvern
las desviaciones que hacen perder el equilibrio al sistema
2.4.3. Los Elementos que Componen el control
1. El control es un proceso cclico y repetitivo. Est compuesto
de cuatro elementos que se suceden:
2. Establecimiento de estndares: Es la primera etapa del
control, que establece los estndares o criterios de evaluacin o
comparacin. Un estndar es una norma o un criterio que sirve de base
para la evaluacin o comparacin de alguna cosa. Existen cuatro tipos
de estndares; los cuales se presentan a continuacin:
3. Estndares de cantidad: Como volumen de produccin, cantidad de
existencias, cantidad de materiales primas, nmeros de horas, entre
otros.
4. Estndares de calidad: Como control de materia prima recibida,
control de calidad de produccin, especificaciones del producto,
entre otros.
5. Estndares de tiempo: Como tiempo estndar para producir un
determinado producto, tiempo medio de existencias de un productos
determinado, entre otros.
6. Estndares de costos: Como costos de produccin, costos de
administracin, costos de ventas, entre otros.
7. Evaluacin del desempeo: Es la segunda etapa del control, que
tiene como fin evaluar lo que se est haciendo.
8. Comparacin del desempeo con el estndar establecido: Es la
tercera etapa del control, que compara el desempeo con lo que fue
establecido como estndar, para verificar si hay desvo o variacin,
esto es, algn error o falla con relacin al desempeo esperado.
9. Accin correctiva: Es la cuarta y ltima etapa del control que
busca corregir el desempeo para adecuarlo al estndar esperado. La
accin correctiva es siempre una medida de correccin y adecuacin de
algn desvo o variacin con relacin al estndar esperado.
2.4.4. reas del control
El control acta en todas las reas y en todos los niveles de la
empresa. Prcticamente todas las actividades de una empresa estn
bajo alguna forma de control o monitoreo.
Las principales reas de control en la empresa son:
reas de produccin: Si la empresa es industrial, el rea de
produccin es aquella donde se fabrican los productos; si la empresa
fuera prestadora de servicios, el rea de produccin es aquella donde
se prestan los servicios; los principales controles existentes en
el rea de produccin son los siguientes:
Control de produccin.
Control de calidad.
Control de costos.
Control de los tiempos de produccin
Control de inventarios: De materias primas, partes y
herramientas, productos, tanto subensamblados como terminados,
entre otros.
Control de operaciones Productivos: Fijacin de rutas, programas
y abastecimientos, entre otros.
Control de desperdicios: Se refiere la fijacin de sus mnimos
tolerables y deseables.
Control de mantenimiento y conservacin: Tiempos de mquinas
paradas, costos, entre otros.
rea comercial: Es el rea de la empresa que se encarga de vender
o comercializar los productos o servicios producidos.
Control de ventas: Acompaa el volumen diario, semanal, mensual y
anula de las ventas de la empresa por cliente, vendedor, regin,
producto o servicio, con el fin de sealar fallas o distorsiones en
relacin con las previsiones.
Pueden mencionarse como principales controles de ventas:
Por volumen total de las mismas ventas.
Por tipos de artculos vendidos.
Por volumen de ventas estacionales.
Por el precio de artculos vendidos.
Por clientes.
Por territorios.
Por vendedores.
Por utilidades producidas.
Por costos de los diversos tipos de ventas.
Control de propaganda: Para acompaar la propaganda contratada
por la empresa y verificar su resultado en las ventas.
Control de costos: Para verificar continuamente los costos de
ventas, as como las comisiones de los vendedores, los costos de
propaganda, entre otros.
rea financiera: Es el rea de la empresa que se encarga de los
recursos financieros, como el capital, la facturacin, los pagos, el
flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el rea
financiera se presentan a continuacin:
Control presupuestario: Es el control de las previsiones de los
gastos financieros, por departamento, para verificar cualquier
desvos en los gastos.
Control de costos: Control global de los costos incurridos por
la empresa, ya sean costos de produccin, de ventas, administrativos
(gastos administrativos entre los cuales estn; salarios de la
direccin y gerencia, alquiler de edificios, entre otros),
financieros como los intereses y amortizaciones, prstamos o
financiamientos externos entre otros.
rea de Recursos Humanos: Es el rea que administra al personal,
los principales controles que se aplican son los que siguen:
Controles de asistencia y retrasos: Es el control del reloj
chequeador o del expediente que verifica los retrasos del personal,
las faltas justificadas por motivos mdicos, y las no
justificadas.
Control de vacaciones: Es el control que seala cuando un
funcionario debe entrar en vacaciones y por cuntos das.
Control de salarios: Verifica los salarios, sus reajustes o
correcciones, despidos colectivos, entre otros.
2.4.5. Principios del Control
Unprincipioes unaley o reglaque se cumple o debe seguirse con
cierto propsito, como consecuencia necesaria de algo o con el fin
de lograr cierto propsito.El origen o Etimolgicamentela palabra
principioderiva del latnprincipium que significa: comienzo, primera
parte, parte principal'..Los cuales son:
Equilibrio: A cada grupo de delegacin conferido debe
proporcionarle el grado de control correspondiente. De la misma
manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al
delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos
suficientes para verificar que se estn cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada est siendo
debidamente ejercida.
Ningn control ser vlido si no se fundamenta en los objetivos,
por tanto es imprescindible establecer medidas especficas de
actuacin, o estndares, que sirvan de patrn para la evaluacin de lo
establecido mismas que se determinan con base en los objetivos. Los
estndares permiten la ejecucin de los planes dentro de ciertos
lmites, evitando errores y, consecuentemente, perdidas de tiempo y
de dinero.
De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir,
debe aplicarse antes de que se efecte el error, de tal manera que
sea posible tomar medidas correctivas, con anticipacin.
De los objetivos: Se refiere a que el control existe en funcin
de los objetivos, es decir, el control no es un fin, sino un medio
para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningn control ser
valido si no se fundamenta en los objetivos y si, a travs de l, no
se revisa el logro de los mismos.
De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se
presenten en relacin con los planes deben ser analizadas
detalladamente, de manera que sea posible conocer las causas que lo
originaron, a fin de tomar medidas necesarias para evitarlas en
futuro. Es intil detectar desviaciones si no se hace el anlisis de
las mismas y si no se establecen medidas preventivas y
correctivas.
De la coste habilidad: El establecimiento de un sistema de
control debe justificar el costo que este represente en tiempo y
dinero, en relacin con las ventajas reales que este reporte. Un
control slo deber implantarse si su costo se justifica en los
resultados que se esperen de el; de nada servir establecer un
sistema de control si los beneficios financieros que redita
resultan menores que el costo y el tiempo que implican su
implantacin.
De excepcin: El control debe aplicarse, preferentemente, a las
actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir
costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones
estratgicas requieren el control. Este principio se auxilia de
mtodos probabilstico, estadsticos o aleatorios.
De la funcin controladora: La funcin controladora por ningn
motivo debe comprender a la funcin controladora, ya que pierde
efectividad de control. Este principio es bsico, ya que seala que
la persona o la funcin que realiza el control no debe estar
involucrada con la actividad a controlar. Ejemplo: el que controla
los dineros no puede recaudar.
2.4.6. Fines del control de gestin
La finalidad del control debe cumplir con las siguientes
exigencias o en otras palabras, el control debe tener la siguiente
finalidad:
Informar: es necesario transmitir y comunicar la informacin para
la toma de decisiones e identificar los factores claves de la
organizacin para as determinar cual es la informacin clave. El
funcionario debe seleccionarla, obtenerla y transmitirla a travs de
los canales formales de comunicacin de la estructura de la
organizacin.
La respuesta a las siguientes preguntas tiende a resolver
problemas de estructura:
Qu informacin se necesita?
Dnde se almacena?
De quin y a quin va?
Cmo valuarla?
Cmo suplantarla?
Coordinar: Encamina las actividades a realizar eficazmente a la
obtencin de los objetivos.
Evaluar: La consecucin de las metas u objetivos se logra gracias
a las personas y su valoracin es la que pone de manifiesto la
satisfaccin del logro.
Motivar: El impulso y la ayuda es de mucha importancia para
alcanzar las metas.
2.4.7. Aplicacin del Concepto de Control: Uso de Hoja de
Registro u Hoja de Control: Cun Importantes son?
Cuando pensamos en el concepto de control, qu es lo que
realmente pensamos?.... Es una pregunta que define el curso de las
acciones correctivas o preventivas en la toma de decisiones.
Definiciones Importantes:
Hoja de registro u hoja de recogida de datos u hoja de control:
sirve para reunir y clasificar las informaciones segn determinadas
categoras, mediante la anotacin y registro de sus frecuencias bajo
la forma de datos.
Toma Decisiones: seleccin de un curso de acciones entre
alternativas, es decir que existe un plan un compromiso de recursos
de direccin o reputacin.
Proceso: Distintas etapas o pasos que se deben seguir para
elaborar un producto o servicio. Lo que significa que pueden ser
medidos y controlados.Esto significa que la interaccin de estas
acciones define la calidad del resultado de un proceso.
La Hoja de registro u hoja de recogida de datos, tambin llamada
de Control, sirve para reunir y clasificar las informaciones segn
determinadas categoras, mediante la anotacin y registro de sus
frecuencias bajo la forma de datos.
Lo esencial de los datos es que el propsito este claro y que los
datos reflejen la verdad. Estas hojas de recopilacin tienen muchas
funciones, pero la principal es hacer fcil la recopilacin de datos
y realizarla de forma que puedan ser usadas fcilmente y analizarlos
automticamente.
De modo general las hojas de registros de datos tienen las
siguientes funciones:
Identificar y comparar las acciones, tanto correctivas como
preventivas.
Revisin de resultados.
Distribucin de variaciones de variables de los artculos
producidos (peso, volumen, longitud, talla, clase, calidad,
etc.
Clasificacin de artculos defectuosos.
Localizacin e identificacin de defectos.
Verificacin de chequeo o tareas.
Control de situaciones o eventos.
Verificacin de actividades.
Entre otras.
Es importante mencionar que las funciones de las hojas de
control sirven como respaldo para el Objetivo General u objetivos
especficos.
2.4.7.1. Exigencias bsicas para usar adecuadamente los registros
de ControlExisten 8 elementos que determinar el uso correcto de los
r3egistros de control:1. Objetivo del registro: todos los registros
debe cumplir con unos objetivos en particular, no es correcto hacer
registros sin una motivacin clara. 2. Definicin e Identificacin de
variables: todos los registros se rigen por una actividad que es
determinada por una variable dependiente o independiente. Debemos
saber definir e identificar su unidad de medida.3. La informacin es
cualitativa o cuantitativa: debemos identificar el tipo de
informacin que se va a recopilar; si son nmeros o
caractersticas.Por ejemplo:
a. Informacin relacionada con nmeros:
Se utiliza cuando se asigna una calificacin que indica una
medida, por ejemplo: nota del 1 al 7:
Aqu debo en primer lugar, definir qu significa el valor menor y
valor mayor:
1: nmero de menor valor.
7: nmero de mayor valor.
Lo que significa que si defino nmeros cercanos 1 los resultados
son de menor valor y si defino nmeros cercanos a 7 los resultados
son de mayor valor.
b. informacin relacionada con cualidades
Se utiliza cuando se busca caracterizar una situacin, por
ejemplo: bueno o malo, dulce o salado. La medida ms comn es la
siguiente:
Bueno regular - malo
Es importante sealar, que se tiene que definir el significado de
la cualidad y su finalidad.
4. Como, se recogern los datos y en qu tipo de documento se har:
tenemos que revisar, disear o adecuar el documento donde se van a
registrar los datos. Para esto tenemos que saber si se va a anotar
con nmeros, smbolos o algn tipo de medida requerida.
En este caso es recomendable utilizar una tabla de registros
donde se muestren las variables a considerar, por ejemplo:
Objetivo del registro: Identificar nmero de productos vendidos
durante un da de trabajo, en la seccin de ventas en mesn.
Identificacin variable:
Las variables en este caso, son los tipos de productos que se
venden en el mesn.
Si pensamos en una librera:
Lpices.
Reglas.
Estuches.
Cuadernos.
Etc
Recuerde que la definicin de variables debe responder al
objetivo del registro.
5. Cmo se utiliza la informacin recopilada: tiene que saber muy
bien cmo se va a utilizar la informacin: Para corregir, Para
prevenir, Para que otra persona tome decisiones.
Esto significa que la forma de presentar la informacin en el
registro debe ser fcil de utilizar y de interpretar.
6. Cmo de analizar: es muy importante saber cmo debe analizarse
la informacin, si va a utilizar grficos, tablas, formulas, etc.
Los registros deben cumplir con la condicin de mostrar un
comportamiento en los datos recogidos, es por eso que al momento de
analizar debe tener la posibilidad de graficar los datos obtenidos
y mostrar de esta forma una primera interpretacin.
Generalmente la forma de mostrar los datos es a travs de grficos
de barras, lnea de tendencias o lneas y grficos de crculos.
Luego la persona que tiene la funcin de interpretar sabr
procesar y analizar de mejor forma los resultados.
7. Quin se encargar de la recogida de datos: debe definir a la
persona o las competencias que debe poseer la persona que debe
tomar o recoger los datos.
8. Con qu frecuencia se va a analizar: esta exigencia es de
vital importancia para los registros, ya que define la importancia
del mismo.
9. Dnde se va a efectuar: es muy importante saber y conocer, el
lugar donde se debe aplicar el registro de esta manera la persona
que debe recoger los datos sabr muy bien donde acudir a recopilar
datos.
2.4.7.2. Cmo se Disean las Hojas de Registro de Control?
DEFINICIN.
Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco
para registrar informacin variable, el cual tendr diferente
utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede
considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es
trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de
los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin
constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin
variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes
(lemas, inscripciones), impresos o en blanco para rellenarlos
posteriormente.
2.4.7.2.1. PARTES DEL FORMULARIO.
a) Extremo superior o cabeza:
Contiene los datos de instruccin del formulario como: a. Nombre
del Formulario: este nombre es descriptivo y representativo de la
actividad.
b. Fecha: generalmente ubicado en el extremo superior derecho.c.
Nombre Responsable: identificacin de la persona que realiza el
registro.d. Objetivos:
i. Objetivo General: indica la finalidad del regsitro.ii.
Objetivos especficos, Facilitar el flujo de informacin y el
procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos,
sintetizar y relacionar informacin y por ultimo, dar valor legal a
determinadas transacciones.
e. Descripcin o Importancia: Su importancia radica en que sirven
de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guindose
por los formularios, adems cualquier acto administrativo se refleja
en un formulario.
Su importancia radica en que sirven de soporte a las
transacciones y los empleados trabajan guindose por los
formularios, adems cualquier acto administrativo se refleja en un
formulario.
Ejemplo:
PAUTA EVALUACIN: PRESENTACIN TAREA
Objetivo especfico 1:
Medir y controlar el tiempo requerido y utilizado en la
presentacin de la tarea.
Objetivo Especfico 2:
Evaluar la fluidez de la presentacin, los tiempos de detencin y
la capacidad de mantener un desarrollo del tema.
Objetivo Especfico 3:
Medir y evaluar el dominio del tema, a travs del apoyo que hace
el alumno en la lectura de los textos de las diapositivas,
Importancia:
Este registro permitir medir el nivel de preparacin,
conocimiento y aprendizaje que desarrollo el alumno en torno al
tema asignado.
b) Cuerpo del formulario:
Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que
generan la accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo con
la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la
forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la
distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin.
LINK Excel.Sheet.8 "C:\\Users\\Jorge\\Desktop\\Universidad
Adventista\\Pauta Presentacin-respuesta.xls" "Evaluacn
Pres.-Resp!F12C1:F42C10" \a \f 4 \h
c) Extremo inferior o pie:
Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas
y sellos para aprobar o conformar la informacin registrada en el
cuerpo del mismo, y tambin se indican observaciones.
d) Uso de los formularios.
Se utilizan para garantizar la uniformidad de informacin, dar
precisin y para eliminar la necesidad de copiar a mano. De acuerdo
a la presentacin se pueden encontrar formularios como: talonarios,
juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante qumico,
fsico o carbonizado, y cuaderno.
2.4.7.2.2. DISEO DEL FORMULARIO
El proceso de elaboracin del formulario comienza con el diseo
del mismo, siguiendo las pautas para el desarrollo exitoso del
proceso y para ello se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo e
instructivo.
A. Fase PrediseoEn esta fase se debe realizar una lista de
comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de
satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se
realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del
pre-diseo y proceder a realizar la fase del diseo.
1. Son necesarios todos los elementos recogidos por diseo
mismo?
2. Son necesarias todas las copias previstas?
3. Es lgica la secuencia de los datos?
4. La cantidad de escritura requerida para registrar los datos
esta reducida al mnimo?
5. Esta autorizado el diseo del formulario?
6. Cul es el departamento origen?
7. Cul es la finalidad del formulario?
8. Tienen relacin el nombre del formulario con la finalidad?
9. Es necesario un subtitulo?
10. Est la cantidad a imprimir, relacionada con el uso que se va
a hacer del formulario?
11. Cul es el tiempo de entrega solicitado al impresor?
12. Con qu frecuencia se va a usar el formulario?
13. Debe tener el formulario un nmero de serie?
14. Este formulario elimina la necesidad de algn otro?
15. Puede afectar de alguna forma previsible, la aparicin de
este formulario a los ya existentes?
B. Fase del diseo
En esta fase se busca ordenar lgicamente los datos fijos en la
hoja, se comienza por la cuenta de espacio. Calcular el espacio
necesario para cada entrada de los datos.
Instrucciones, una vez realizado el diseo, se debe hacer o
preparar las instrucciones de impresin. Si es necesario, dar
especificaciones adicionales para el impresor.
Lista de comprobacin del diseo: El formulario debe responder
afirmativamente a alas siguientes preguntas, para poder pasar a la
prxima fase:
1. Indica el titulo claramente la naturaleza y funcin del
formulario?
2. Se encuentra en una posicin adecuada?
3. Los datos fijos se comprenden fcilmente?
4. El lenguaje es claro?
5. Estn las instrucciones especficas prximas al lugar de los
datos a que se refieren?
6. Estn las instrucciones generales ubicadas adecuadamente?
7. Las lneas son las adecuadas?
8. Se han aplicado las lneas adecuadamente?
9. Se han aprovechado por completo todas las posibilidades de
las casillas?
10. Los datos fijos se encuentran el ngulo superior
izquierdo?
11. Se identifican todas las copias del formulario?
12. Est el formulario identificado mediante un cdigo
numrico?
Posterior a esto, se debe realizar una lista de comprobacin del
cumplimiento del formulario, donde se deben responder
afirmativamente las siguientes preguntas:
1. Se ha reducido al mnimo la cantidad de escritura
necesaria?
2. Se encuentran los datos fijos en el orden ms lgico?
3. Se dispone de espacio suficiente para cada dato variable?
4. Son correctos los espaciados horizontales y verticales?
5. Se han especificado correctamente los mrgenes?
6. Los ttulos, nmeros y colores facilitan el seguimiento,
despacho y manejo del formulario?
7. Viene el formulario identificado con un nmero impreso?
8. Estn identificadas las copias del impreso para hacer posible
su autoseguimiento?
9. Se usan casillas A y Desde?
Se debe prestar mucha atencin al formulario y comprobar que no
aparezca el nombre de la empresa en un formulario usado por
personas ajenas externas a la misma, al igual que el nombre del
departamento de origen no debe aparecer en un impreso externo.
C. Partes de un instructivo
Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo,
el cual agiliza la implementacin de forma eficaz. Debe estar
elaborado en un lenguaje claro y preciso.
El instructivo esta divido en:
- Titulo del formulario
- Objetivos (razn de la situacin)
- Generalidades
- Modo de llenado (maquina o a mano)
- Medio de obtencin
- Tiempo estimado
Caractersticas de impresin:
- Numero de copias
- Papel (color, marca y base del original y copias)
- Tinta, color de tinta.
- Mrgenes (lado y ancho para archivar)
- Indicar si lleva perforaciones.
- Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas)
- Juego (desglosables o sueltos)
- Encolados
- Indicar lado
- Lomo abierto o cubierto
- Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro
- Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco
2.4.7.2.3.. VENTAJAS DE LAS HOJAS DE REGISTRO
1. Es un mtodo que proporciona datos fciles de comprender y que
son obtenidos mediante un proceso simple y eficiente que puede ser
aplicado a cualquier rea de la organizacin.
2. Estas hojas reflejan rpidamente las tendencias y patrones
derivados de los datos obtenidos de los registros..
3. Proporciona registros histricos, que ayudan a percibir los
cambios en el tiempo.
4. Facilita el inicio del pensamiento estadstico.
5. Ayuda a traducir las opiniones en hechos y datos.
6. Registran las acciones medibles, propiciando las correcciones
a las desviaciones.
2.4.7.2.4. CARACTERSTICAS IMPORTANTES DE LAS HOJAS DE
REGISTROS
1. Sencillez; una hoja de registro permite mostrar los datos de
forma simple y directa.
2. Comunicacin de Informacin: permite ver si hay una tendencia
en los datos segn se va completando la hoja.
3 Flexibilidad: la forma en la que se presentan los datos,
permite utilizar los mismo para mltiples anlisis posteriores y
contestar diferentes preguntas.
4. Disponibilidad: permiten tener los datos reunidos de forma
ordenada y sencilla para su posterior utilizacin.
2.4.8. Conclusiones del Control El control es una funcin
administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y
evala el desempeo y toma la accin correctiva cuando se necesita. De
este modo, el control es un proceso esencialmente regulador que
permite determinar y analizar rpidamente las causas que pueden
originar desviaciones, lo que ayuda a corregir las actividades en
forma oportuna, La aplicacin de un control en las organizaciones
busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o
errores existentes: Y Prevenir nuevas fallas o errores de los
procesos, alcanzado de sta forma los planes trazados.
Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una
unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, unidades, personas
y/o actos; pudiendo clasificarse en: Control Preliminar, Control
concurrente, Control posterior. El control se apoya en la
comprobacin, fiscalizacin e inspeccin de las variables
organizativas para descubrir desviaciones reales o potenciales que
influyen o pueden llegar a influir sobre los objetivos de la
empresa, ya que localiza los sectores responsables de las
actividades. Desde el momento en que se establecen las medidas
correctivas, proporciona informacin acerca de la situacin de la
ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse en
el proceso de planeacin, reduce costos y ahorra tiempo al evitar
errores, su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de
la administracin y consecuentemente, en el logro de la
productividad de todos los recursos de la empresa. El Sistema de
Control de Gestin es en trminos sencillos define quin, cmo y cundo,
aplicar las estrategias de control y evaluar los Factores Crticos
de xito de la organizacin (FCE), adems de quin tomar y ejecutar las
decisiones correctivas en los diferentes niveles de la entidad.
PAUTA EVALUACIN TAREA PRCTICA:PROCEDIMIENTO DE CONTROLObjetivo
General:
Desarrollar un procedimiento para realizar un control de
actividades productivas en la empresa realizada en PYME; donde se
indique claramente las acciones, responsables y criterios para
utilizar y aplicar correctamente el registro de control,
permitiendo de esta forma el mejoramiento continuo del proceso
productivo.
Exigencias Globales:
Estructura de las Tareas Prctica:1. Exigencias Globales: 10 %
nota tarea prctica.
2. Contenido: 70 % nota tarea prctica.
3. Conclusiones: 20 % nota tarea prctica.
Exigencias Globales: representa el 10 % de la nota de la tarea y
est compuesta por:
ITEMSObservacinPuntaje
Portada Logo universidad. Centrado.
Nombre tarea, tamao letra 18.
Nombre Alumno. Tamao letra 12
Nombre asignatura, centrado al final de la pgina.3 ptos
ndice1. Presentar contenidos de la tarea y enumerar con nmeros
en forma secuencial.
2. Presentar nmero de pgina donde se encuentra el contenido en
el trabajo.7 ptos
IntroduccinDebe abordar el contenido de la tarea, presentar
datos relevantes y mostrar claramente cules son los aportes que se
rescatan de dicho trabajo.60 ptos
Objetivo GeneralDebe comenzar con el verbo infinitivo correcto y
adecuado. Debe abordar la finalidad de la tarea.20 ptos
Exigencias de PresentacinCorresponde a:
1. Debe ser enviado en archivo Word. Importante: mi pc tiene
Windows 7 y office 2010.
2. No hay lmite de pginas.3. Ttulo de cada punto del Trabajo:
letra N 12.
4. Tamao papel: carta.
5. Documento Justificado.
6. Tamao Fuente N 10.
7. Espacio interlineado: 1,5.
8. Letra: Arial.
9. Tamao Mrgenes: 3 cm.
10. Conclusiones enumeradas.
11. Conclusiones separadas por un punto final.
12. Numeracin de contenidos.
13. Cumplimiento de pauta. Esto significa que: el alumno debe
presentar los contenidos aunque no los complete.
14. Espacios entre contenidos. Esto se refiere a los espacios
que quedan entre contenido, donde se aprecia una falta de
prolijidad en la construccin de la tarea.10 ptos
Sanciones de puntaje:
1 error en exigencias de portada: 0 ptos.
1 error en ndice de contenidos: 0 ptos.
1 error en exigencias de presentacin: 3 ptos y 2 errores: 0
pto.
temsActividadOBSERVACIONES
Inicio 10 %Portada 4 ptosNombre del procedimiento, nombre
autor.
Introduccin del procedimiento, 35 ptosDescriba en que consiste
el procedimiento
Objetivos del Procedimiento. 61 ptosObjetivo GeneralDefinir
objetivos para el procedimiento debe cumplir con las exigencias
de:
Verbo infinitivo correcto.
Abordar el contenido del procedimiento d lo contrario no aporta
puntaje
Objetivos Especfico-1-2-3
Gestin Administrativa 25 %Finalidad del Procedimiento,Explique
claramente que busca con ste procedimiento
Beneficios del Procedimiento presente 2 beneficios que se
obtienen en la empresa con l procedimiento de controlNombre
Beneficio -1Defina un nombre para el beneficio
Descripcin del Beneficio - 1Describa claramente el beneficio
para la empresa
Responsabilidad OperativaPersonas que Realizan el
ControlExplique claramente las caractersticas de las personas que
debera ser los responsable quienes son, que hacen, en que rea
trabajan debe ser claro en la informacin
Personas que supervisan el control
Responsable de Entregar la Induccin
Uso de la InformacinDonde se almacena la informacin del
control
Quien va a utilizar la informacin del control
Que uso le va ha dar a la informacin del control
Resultados Esperados
Utilizacin de los resultadosDonde se envan los resultados
Quien toma las decisiones
Manejo de Documento 65 %Registro Control, 10 ptosPresente el
registro de control que va a utilizar el trabajador que toma los
datos
Enumerar, Nombrar y definir cada uno de los elementos que estn
presente en el Registro de control, 25 ptosDebe hacerlo para todos
los tems que aparecen en el registro TODOS
Pauta de Evaluacin variables, 25 ptos Presentar pauta
EvaluacinDebe mostrar claramente cmo se evala o mide cada variable
justifique su decisin de parmetros
Presentar Criterios de DecisinIdentifique e Indique claramente
los tipos de decisiones y cmo debe proceder el operario cuando
tenga que tomar una decisin.
Procedimiento llenado, 30 ptosExplique claramente cmo se debe
completar cada uno de los recuadros que registran informacin en el
registro..,. Enumere los tems. Sea ordena con la informacin
Recomendaciones finales del registro, 10 ptosIndique
recomendaciones, que estn relacionadas con la acciones que debe
realizar el operario que utiliza el registro, cuando se enfrenta a
situaciones especiales indique claramente cuales son esa acciones
especiales y como debe proceder
CONCLUSIONES: Cules son las claves de una Buen
Procedimiento?
Responda esta pregunta con 5 respuestas basadas absolutamente en
su trabajo No se aceptan comentarios que no est basados
absolutamente en su trabajo. Nombre Respuesta 1Defina un nombre
representativo
Explicacin RespuestaExplique claramente basado en su trabajo
PAGE 21