BANZA NGOY Charles (2)

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SSCHAPITRE : I .PRESENTATION DE SERNIE

Section1. HISTORIQUE.

Service national d’identification des élèves, SERNIE en sigle, a été créée le 21août 1991 sous l’impulsion de la coopération technique canadienne dans le souci d’implanter un service technique d’appoint susceptible de stabiliser et de sécuriser le système éducatif Congolais (bukasa, sernie: des origines à nos jours,

2006, p. 7).

Des négociations fructueuses engagées entre les deux parties concernées, il en ressort que le Canada par le biais de la société « GRICS » allait s’occuper de la formation des homologues et de l’assistance technique nécessaire en logistique, tandis que les politiques étudiaient encore les voies et moyens pour la mise en œuvre du projet. En 1990, deux hauts cadres du secrétariat général à l’enseignement primaire, secondaire et professionnel, le conseiller Paulin KAMANDA KIKWANZA et le directeur Alidor MBANGU MANGALA sont dépêchés à Montréal au canada pour s’imprégner de la technique d’identification des élèves et du suivi du cursus, technique mise au point pour accompagner l’élève durant sa scolarité afin d’en apprécier les performances et les échecs en vue d’envisager des mesures qui s’imposent. De plus, ils devraient baliser la route du service qui va naitre.

Entre temps les bailleurs des fonds, méfiant du climat politique tendu au Zaïre (nom qu’a porté la République Démocratique du Congo de 1972 à 1997) décident de suspendre toute coopération avec ce pays. Dans ces conditions, le Canada ne pouvait qu’obtempérer aux injonctions de la communauté internationale. Dès lors, le pays éprouve énormément des difficultés dans presque tous les domaines. Le SERNIE quant à lui, puisqu’il a été né pendant la calamité a subit cruellement des conséquences.

Une réflexion vint à ce propos pour sauver le projet en transformant en une structure normative. Ce qui fut fait, car deux ans après sa création, le service devint opérationnel sur l’ensemble de la République et ceci jusqu’à ce jour. Un des artisans qui ont fournies les efforts remarquables dans l’implantation du SERNIE à travers toutes les provinces c’est Léopold KANGULUMBA, qui, pendant 12 ans fut le chef de division des systèmes.

De la motivation

Les acteurs politiques réunis à la conférence nationale souveraine tenue à KINSHASA en 1990, mènent judicieusement une réflexion sur la régression du niveau de l’Enseignement au ZAÏRE (RDC). Des analyses lucides développées au cours des assises démontrent que le fait a pris des dimensions inquiétantes d’autant plus que le diplôme ZAÏROIS (congolais) est contesté un

BANZA NGOY Charles|Travailde fin d ' étude|2014−2015/ISC /LUBUMBASHI

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peu partout au monde ; l’universitaire comme les finalistes des humanités est soumis à des conditions rudes et parfois ridicules avant d’être acceptés dans n’importe quelle institution étrangère ou encore avant d’être embauché (bukasa,

sernie: de l'origine à nos jours, 2006, p. 7).

La conférence Nationale Souveraine relève que ce discrédit jeté sur l’Enseignement national jadis célèbre en termes de référence, rend le Ministre de l’Enseignement responsable de cette situation qui tire son origine entre autre dans la remise du diplôme aux élèves non méritant, et on fait que les enseignants s’adonnent à la pratique de moyenner les cotes (bukasa, sernie: de l'origine à

nos jours, 2006, p. 7).

De plus, la réflexion stigmatise le vagabondage scolaire favorisé par la vente des fausses pièces sous l’œil complaisant de certains responsables du ministère d’enseignement ou avec la complicité de certains d’entre eux. Ainsi, a-t-on vu certains lauréats qui ont commencé leurs études secondaires par la 3ème scientifique transiter en 4ème pédagogique et en 5ème littéraire pour présenter l’Exetat en 6ème mécanique et réussir bruyamment. De ces critiques soumises, les autorités décident de prendre leur responsabilité étant donné que le mal qui ronge l’enseignement est connu de tous. La Conférence Nationale Souveraine a dit tout haut ce que le peuple disait tout bas.

De la création

Une année après la Conférence Nationale Souveraine, l’heure était venue de tirer les leçons utiles des travaux de ces assises afin de redresser la situation. Le 21 Août 1991, le Ministre de l’Enseignement primaire secondaire prend un arrêt N° 89-027 du janvier 1989 portant la création du Service National d’Identification des Elèves, en sigle SERNIE. Le ministre s’est inspiré des expériences du Canada et de la nouvelle Zélande qui ont excellé pour avoir introduit dans leur système éducatif l’identification et le suivi du cursus de l’élève. Le service relève du cadre organique et émarge du secrétariat général à l’EPSP, il a pour mission (bukasa, sernie: des origines à nos jours, 2006, p. 8):

Identifier les élèves de toutes les écoles du secteur tant public que privé agréé et ceux des pays utilisant le programme national de la RDC ;

Suivre le cursus normal de chaque élève :

Lutter contre la prolifération et la circulation de fausses pièces scolaires.

Eradiquer……..

………..fichier national confère article 2 de l’arrêté ministériel n°1696 du 21 Août 1991.


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Le ministre avait touché la plaie du doigt, mais le mal étant profond, les conséquences sont perceptibles surtout que ceux qui sont au banc des accusés ses recrutent à tous les échelons de la société congolaise dont les cadres de l’EPSP. Que faire? L’intérêt national et le patriotisme doivent primer avant tout. Le ministre, conscient des reproches faite en sa personne décide de se lancer contre ces fléaux qui sont à la base de la régression de notre enseignement.

Eu égard à cela, le ministre trouve une résolution ferme de créer un Service National d’Identification des Elèves comme « police de l’enseignement » dont le parrain fut le conseiller BABUDA BAMALIBATO alors secrétaire général à l’EPSP, celui qui avait tout fait pour l’émergence de ce nouveau bébé.

De par son action et sa mission, le Service National d’Identification des Elèves incarne l’espoir de toute une nation dans sa mesure où il prône le retour aux valeurs pour redorer le blason terni de notre enseignement, et espérer assurer à notre jeunesse une formation intégrale qui puise faire d’eux des citoyens compétents, honnêtes et utiles.

Du but poursuivi

Les textes sus-évoqués décrivent clairement la mission assignée au SERNIE. C’est une mission noble au regard de la motivation de la naissance de ce service, et du rôle qu’il est appelé à jouer aux côtés d’autres services du Ministère. Le but poursuivi est d’assainir le milieu scolaire.

En d’autres termes, la mission du SERNIE consiste à restaurer l’image SERNIE de notre enseignement, a encouragé l’élève à l’effort personnel pour mériter, bref, à préparer intellectuellement et moralement le futur cadre de demain.

Vu sous cet angle, le SERNIE est véritablement la « Police » de l’enseignement. En effet, il a le devoir de surveiller, de rechercher les infractions, d’informer l’Autorité compétente, et d’empêcher un élève de participé a l’Examen d’Etat si ce dernière a changée 3 fois d’options au cours de sa scolarité, ce qui suppose une formation inadéquate (bukasa, sernie: des origines à nos

jours, 2006, p. 9)

Difficultés rencontrées

Au sujet des difficultés, il faut noter d’abord le manque criant des moyens financiers, matériels et humains. La République Démocratique du Congo est un pays à la dimension continentale (bukasa, sernie: de l'origine à nos jours, 2006). La


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mise en place d’un service « police » de l’enseignement exige des moyens conséquents au vu du champ d’investigation immense.

Il s’agit d’équiper le service en :

Outils d’identification

Matériel technique (ordinateurs, groupes électrogène, appareil photo)

Véhicule 4x4 tout terrain pour assurer la distribution des outils d’identification

Motos et vélos, etc.…

Les chefs d’antenne parcourent 2 ou 3 fois plus de 315 km2 par an à vélo pour authentifier le bulletin, ou encore pour collecter les données scolaires.

La CENI( commission électorale nationale indépendante) qui fait le même travail que le SERNIE, par exemple, ou encore la cellule technique de la fonction publique, a bénéficié du temps nécessaire de préparation, des moyens technique et financiers importants, ainsi que la formation des agents pour des différentes taches d’avant et d’après l’identification. Il faut que les autorités se penchent sérieusement sur le problème des équipements.

En 1992 après la création de la SERNIE les écoles privées ce sont multipliées moyennant l’argent que peut disposer un individu pour le bénéfice de son capital qu’il dispose sans se rendre compte du parcours de l’élève qui est parmi les missions du SERNIE lors des l’inscription. Quand il constate que le fonctionnement de son établissement ne va pas bien il le revend lui aussi à son tours à quelqu’un d’autre qui, lui aussi va continuer dans les mêmes des ordres soit il ferme.

En 1995 les autorités politico-administratif ont mis fin à ce service parce que ce celui qui veut diminuer ce système qu’on a semé à la deuxième République quand le président MOBUTU avait tourné le dos contre l’enseignement, et de ce fait il faut attendre l’arrivée de Mzee Laurent Désiré Kabila pour remettre le Service à l’enseignement et s’été toujours difficile de travailler comme il n’est pas encore mécaniser par le SECOP pour que l’Etat congolais lui rémunère, et encore il a été fermé après la mort de Mzee. C’est ainsi que le président Joseph Kabila après son retour de l’Europe en 2003 pour


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renaître trois domaines : la santé, l’agriculture et l’éducation et leur dotant du manuels scolaires entre autre les livres

Section 2.L’ORGANISATION DU SERNIEAu début, les structures du SERNIE sont de type « GRICS » avec au

niveau de la Direction Nationale six Divisions :

a. Au niveau national

Division de système

Division de développement

Division de traitement

Division de planning

Division de recouvrement

Division des commissions

Au niveau provincial, le service dispose de :

1 antenne dans chaque province administrative

1 station dans chaque/Division de l’EPSP.

Malgré cette structure classique et efficace, le SERNIE n’a pas pu évoluer et fonctionner normalement, ou lieux s’exprimer valablement pour plusieurs raisons dont :

- Le manque de financement ;

- Le manque d’outils d’identification ;

- Le manque de formation du personnel ;

- Les prédateurs qui ont profités de la situation critique dans le pays pour se livrer à la vente illicite des pièces scolaires devenus source de grand revenu ;

- Les conflits armés dans certaines provinces de l’Est de la RDC ;


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- Les conséquences de pillages de triste mémoire de 1991 et 1993 ;

- Le cadre désigné le Directeur envoyé en fonction au canada a préféré s’y établir définitivement, etc.

Tentative de reforme

Première reforme

En 2004, le ministre, conscient du rôle prépondérant que doit jouer le SERNIE, d’une part, et d’autre part considérant la réflexion faite par d’éminents professeurs et hommes politiques présent à la conférence souveraine décide la reforme de ce service en l’investissant de l’autorité nécessaire d’exercer sur le terrain (bukasa, sernie: de l'origine à nos jours, 2006, p. 10).

Le 30/08/2004, le ministre prend l’arrêté N0MINEPSP/CABMIN/0202/2004 au terme duquel il crée le service national d’identification des élèves, l’impression et de livraison des pièces scolaire en abrégé SERNIE-ILPS en lieu et pièces du SERNIE.

Soucieux de mieux faire, le ministre apporte dans sa démarche les innovations que voici :

- Le service est dirigé par un inspecteur général/adjoint ;

- La reforme confie au nouveau service le monopole de l’impression et de livraison de bulletin qui seront uniformisé et rendus conformes au programme national pour toutes les sections et options sur l’ensemble du pays ;

- Elle établit les inspecteurs comme les superviseurs dans toutes les provinces éducationnelles ;

- Elle rend l’obligatoire l’identification en vue de la constitution du fichier nationale ;

- Elle oblige l’impression des cases SERNIE sur les bulletins et autres pièces scolaires en vue de permettre la codification et l’inscription du N° permanent de l’élève et du code SERNIE/ECOLE ;

- Elle désigne le Directeur national du SERNIE les chefs de Division des bureaux provinciaux et les chefs d’antenne de droit membre


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respectivement des comités national, provinciaux et locaux de TENAFEP et l’examen d’Etat ;

- Elle dote le service d’une structure spéciale : le service est organisé comme suit :

Au niveau National

Cellule d’identification, de constitution d’archives et mécanisation:

- Division de l’identification et de mécanisation,

- Division des archives.

Cellule d’impression et de livraison des pièces scolaires :

- Division d’impression,

- Division de livraison.

Cellule de comptabilité et d’approvisionnement

- Division de comptabilité,

- Division de recouvrement.

Cellule Provinciale correspondant à la province administrative

Antenne correspondant au territoire.

Pour vulgariser la forme, le ministre veut a prouvé les outils d’identification et le nouveau bulletin mode SERNIE-ILPS devant la grande commission mixte de l’enseignement composé de hauts de l’EPSP dont les Dicteurs chefs de services, le Proved , les inspecteurs, les partenaires Educatifs et certains représentants des organisations internationales avant de lancer officiellement lui-même l’identification dans une école de la province Educationnelle de Kin-Est sous les projecteurs et cameras de la télévision nationale.

Cette réforme indispensable a été bénéfique et porteuse d’espoir pour vulgariser l’identification des élèves et la lutte contre la prolifération des fausses pièces scolaire. Malheureusement elle n’a pas donnée le résultat escompté, d’après les opinions convergentes, faute des négociables avec le partenaire éducatif.


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En effet, certains d’entre eux n’ont pas digéré que l’impression et la vente des pièces scolaire soient le monopole d’un service de l’Etat, quoi que tous adhèrent et a prouvent des mesures tendant à mettre fin au trafic clandestin des bulletins, jusqu’ici vendu au marché par qui conque dispose des moyens.

Si selon certains, la réforme doit être une promotion d’idées plutôt qu’une mesure administrative, d’autre part contre soutiennent qu’il fallait la préparer et entendre une campagne d’information pendant un temps raisonnable avant toute action sur terrain. Quoi qu’il en soit, la dimension et l’importance données au SERNIE-ILPS en tirer l’attention de plus d’un.

Une guerre d’en l’ombre ayant été déclenchée, le Ministre devait alors jouer le rôle régulateur de l’Etat pour se faire comprendre et se faire accepter par tous ; mais impondérables d’ordre politique ne le permet pas, étant donné que la RDC revenait d’une longue période de transition politique et la prudence devrait être ainsi de mise.

Face à cette situation inattendu, le nouveau ministre décide le retour des inspecteurs à l’inspection générale pour cause d’imputabilité des fonctions avec la mission du SERNIE par (arrêté 0190/2005) ; de service d’impression et de livraison des pièces scolaires et détaché du SERNIE. Il fallait dès lors redéfinir les structures et designer les nouveaux animateurs de la Direction Nationale, aux antennes en province. Pendant 4 ans, soit de 2005 à 2008 le SERNIE va connaitre, une fois encore une léthargie.

Deuxième reforme

En 2008, monsieur Maker MWANGU est nommé Ministre de l’enseignement primaire, secondaire et professionnel. Aussitôt nommé, il répond à la presse sur l’antenne de la RFI qu’il dispose d’un service compétent spécialisé dans la lutte contre la prolifération de fausses pièces scolaire. « Je compte beaucoup sur ce service pour relever le niveau de l’enseignement », renchérit-il.

En effet, après les séances de travail avec différents Directeurs de son ministère, le SERNIE est l’un des services qui ont marqué le cœur du nouveau Ministre. Ainsi liant l’acte à la parole, mais surtout tenant compte de la noblesse, de la mission du SERNIE, Maker MWANGU, après quelques tournées à l’étranger, reçoit en consultation les cadre du SERNIE, prend l’Arrêté 0314 qui restructure les services de la manière suivante, et désigne madame Mathilde INZUN Directrice National et nomme différents cadres issus essentiellement du SERNIE. C’est la « renaissance » du SERNIE.

L’annexe à l’Arrêté 0314 détermine les structures et le fonctionnement du SERNIE comme suit :


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La Direction Nationale

- Division d’identification et de codification : 5 Bureaux

- Division de l’information : 2 Bureaux

- Division suivi du cursus et lutte contre la prolifération des pièces scolaires : 2 Bureaux

- Division chargée de l’administration et finance : 2 Bureaux

Le Bureau Provincial dans chaque province éducationnelle

L’antenne dans chaque Sous-division de l’EPSP.

Depuis l’année 2012-2013, considérée comme le début de la troisième réforme en République Démocratique du Congo dispose au niveau provincial d’une Division composée de10 antennes, de 12 réseaux d’enseignement et de 3 secteurs d’enseignement :

Les antennes :

3 antennes à Lubumbashi (lubumbashi1, lubumbashi2, lubumbashi3) ;

1 antenne à Kipushi ;

1 antenne à Kambove ;

1 antenne à Mpweto ;

1 antenne à Likasi ;

1 antenne à Mitwaba ;

1 antenne à sakanya ;

1 antenne à Kasenga.

Les réseaux d’enseignement :

écoles non conventionnées 1-

écoles conventionnées catholique 2-

écoles conventionnées de la fraternité 3-

écoles conventionnée islamique 4-

écoles conventionnée kimbanguistes 5-

écoles conventionnée protestantes ; 6-


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écoles privées agrées. 7-

écoles conventionnées salutistes 8-

écoles conventionnée églises de réveil 9-

écoles conventionnée adventiste 10-

écoles conventionnées des Eglises du Bon message 11-

convention des églises libres du Congo 12-

Les secteurs d’enseignement :

le secteur maternel

le secteur primaire

le secteur secondaire

La division provinciale de SERNIE est structurée de la manière suivante :

d’un chef de Division ;

d’un chef de bureau ;

de deux attachés de 1èreclasse ;

de deux attachés de2em classe ;

de deux agents de 1ère classe ;

de deux agents de 2em classe.

La vision du ministre est que le SERNIE, soit comme le SECOP des élèves. Pour ce faire, il va falloir doter ces deux services des moyens logistiques nécessaire pour leurs permettre de fonctionner normalement, voilà ce qui a motivé le choix du ministre.

Mathilde INZUN pénètre cette vision et comprend qu’il faut d’abord se mettre en danse pour loger son service. Elle parvient d’abord à trouver 5 salles en tout cas suffisante pour commencer et dote en suite le service de quelques outils de service, notamment les fiches d’identifications, les cartes d’élève, les ordinateurs et le mobilier. Le service peut de nouveau fonctionner dans le cadre de renforcement, la formation des agents en technique d’identification et de suivi du cursus pour espérer atteindre les objectifs.

En 2012, la Direction du SERNIE publie pour la première fois sur l’interne les listes des écoles codifiées par province éducationnelle, par


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antenne, par option et par réseau d’enseignement. De lors le SERNIE attire l’attention des autorités, des jeunes chercheurs et de tous ceux qui espèrent obtenir des statistiques fiables concernant l’enseignement.

Section 3.IDENTIFICATION DES ELEVESa. objectif générale

Au service national d’identification des élèves, l’objectif principal est l’identifié des élèves et l’assuré du suivi du parcours scolaire et ceux avant d’entré dans la matière du sujet, voici quelque précision terminologique :

« IDENTIFIER », c’est obtenir le plus exactement possible des éléments qui permettent de mieux connaitre l’élève.

Suivre le « Parcours scolaire », c’est avoir la maitrise des données provenant des éléments d’information sur l’élève, lesquels véhiculer par un document qu’on appelle fiche de collecte des données du parcours, ce dernier permet de suivre de plus près le cursus scolaire de chaque élève par une surveillance accrue des différentes cotes obtenus par où il est passé, et de le localisé physiquement en de besoin.

Ici, l’apogée du service est de parvenir a accompagné l’élève une très grande précaution, d’une classe à l’autre, d’une école à l’autre, d’une option à l’autre, d’une année scolaire à l’autre jusqu'à la fin de son cursus scolaire.

b. fonctionnement structurelle

Par la structure, nous allons donner la structure fonctionnelle de chaque bureau ou poste de travail (Division provincial du SERNIE/ Katanga), selon la présentation de l’organigramme :

Chef de division provincial :

Est celui qui repose toute la charge d’assuré du bon déroulement des opérations d’identification au niveau provincial, gérer les Antennes de sa province.

Chef de bureau provincial :

Personne chargé de d’administre toutes les Antennes SERNIE.


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Réception, collecteurs de données et l’exploitant :

Personnes faisant presque le même travail qui est chargé de réceptionner les informations de chaque établissement et aussi de résoudre les différents problèmes concernant les ce dernier.

I.3.1. description de la circulation des informations

En ce qui concerne la circulation de l’information, le SERNIE dispose des agents ayant chacun un poste de travail bien définit, parmi lesquels nous trouvons des informateurs qui sont tenus d’organiser des informations annuelles au bénéfice des chefs d’établissement pour une mise à jour sur le nouveau fonctionnement du système (remplissage des documents du SERNIE).

I.3.2. déroulement d’indentification des élèves

Pour atteindre ses objectifs, le SERNIE utilise certains outils (documents) qui sont :

1. La Fiche d’identification de l’élève et du suivi du parcours scolaire ;

2. La Fiche du Mouvement ;

3. La Fiche de Collecte des Données du Parcours ;

4. Le Bulletin Scolaire ;

5. La carte d’Identification de l’Elève.

I.3.3. importance et manipulation des documents utilisés

La présentation des différents documents doit respecter et doit suivre la forme définie par le SERNIE.

a) Répertoire des écoles

Le répertoire des écoles permettra au chef de Division du Bureau Provincial du SERNIE de certaines informations qui l’aideraient à accomplir aisément sa tâche. Donc, la connaissance de tous les établissements scolaires qui sont dans les entités différentes des antennes SERNIE est la première étape d’acquisition de l’information pour un meilleur travail de contrôle.

b) le palmarès d’écoles

Le palmarès permet au chef de Division et aux chefs d’antennes de répertorier les noms de tous les élèves qui ont passés dans une classe supérieure, il offre les informations sur l’élève lors de la production d’un duplicata et pour bien remplir la fiche de mouvement d’un élève.

c) La fiche de mouvement


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Permet au chef d’antenne d’être au courant de tous les déplacements de l’élève d’une école à l’autre, elle accompagne la fiche d’identification et le bulletin lors de l’inscription de l’élève.

d) Le bulletin

Le bulletin permet au chef d’antenne de savoir si l’élève a satisfait et il est autorisé a passé dans une classe supérieure ou bien l’élève redouble sa classe.

e) La fiche de ventilation

C’est une fiche qui permet au chef d’antenne de savoir le secteur d’enseignement et le nombre de réussite par classe et par sexe.

f) La fiche d’identification

La fiche d’identification de l’élève et suivi du parcours scolaire sont d’une grande importance technique en ce qu’elles permettent de :

1. Identifier tous les élèves des écoles maternelle, primaires, secondaire et professionnelles pour mieux les connaitre individuellement ;

2. Suivre le parcours scolaire (cursus scolaire) des élèves inscrits aux établissements scolaire utilisant le programme national de la république démocratique du Congo ;

3. Contribuer à la lutte contre la circulation des fausses pièces scolaire ;

4. Fournir, dans le cadre de collaboration, aux services intéressés du Ministre de l’enseignement primaire, secondaire et professionnel ; des listes dont les noms des élèves identifiés, dont le parcours scolaire a été identifier par le SERNIE, afin de pouvoir les admettre aux différents épreuves organisées.

5. Constituer le fichier national sur base du fichier individuel de chaque élève ;

6. Apprêter les listes de rétrogradation des élèves qui se seraient fait inscrire à l’aide des faux bulletins scolaire ;

7. Noter les réussites comme les échecs scolaires, en termes de pourcentage, réalisés par l’élève a l’issus de chaque année scolaire.


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Cette fiche est établie en quatre exemplaires ; accompagne l’élève pendant toute la durée de sa scolarité, soit trois ans de la maternelle et douze ans du parcours normal sans échecs et comporte les informations suivantes :

RECTO VERSO DE LA FICHE D’IDENTIFICATION

Le timbre du SERNIE ;

L’implantation des lieux avec codes de province éducationnelle, d’Antenne, du Réseau, de l’Ecole et celui d’Option avec spécification de classe et l’antenne scolaire de l’élève ;

Le numéro d’identification de l’élève (N ID) ;

Le numéro permanent de l’élève (N Permanent),

La Date d’identification de l’élève, que nous vous présenterons en annexe. Mais ce qui nous intéresse dans notre travail parmi les documents ci-haut cités sont le suivant :

Le rapport, le registre d’identification en qui, nous allons nous basé pour la démonstration de classement numérique, et en suivant la fiche de ventilation.

I.3.4. la codification

Objectif du SERNIE c’est de donner un code à chaque élève. Il y a 6 types de codes qui sont entre autres :

1. Les codes de la province mère et la province éducationnelle/haut Katanga

Kinshasa code (1)

Bakongo code (2)

Bandundu code (3)

Equateur code (4)

Province orientale code (5)

Kivu code (6

Katanga code (7)


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Kasaï occidental code (8)

Kasaï oriental code (9)

2. Antenne de Lubumbashi I

3. le code de réseau : E.C.C

4. le code de l’établissement

5. le code de l’option

6. la classe


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CHAPITRE II. LE PLAN DE CLASSEMENT DES ARCHIVES DE SERNIE

II.0. INTRODUCTION

1. Définition

a) le classement : le classement consiste à gérer de manière organisée et structurée des documents. En d’autres mots, il consiste à mettre dans un certain ordre un ensemble d’éléments, des documents par exemple, ou les mettre à la place (par exemple : classer des lettres dans un dossier, classer des dossiers dans une rubrique (narcisse, 2014)

b) la classification : une classification ou système de classification es un système organisé et hiérarchisé de catégorie d’objet, C’est aussi une distribution méthodique par classe, par catégorie (kipoke, 2013)

2. Les ordres fondamentauxAvant d’entamer l’étude de différents ordres ou modes de classement, il est nécessaire de définir les mots suivants :

- Normes : ensemble de règles alphabétiques qui ont été normalisées,

- Rubriques : mot ou groupe de mots constituant l’intitulé du document à classer,

- Mot directeur : façon de présenter une rubrique pour son classement,

- Renvoi : inscription supplémentaire d’une rubrique pour renvoyer au mot directeur retenu, lorsqu’il y a hésitation sue le choix de celui-ci.

d) Le principe de classementUn bon classement doit être :

- Simple, global, évolutif, prend en compte tous les sujets traité,

- Applicable à tous les documents,

- Valable pour tout le personnel,

- Superviser par 1 seule personne (check-in/check-out)

Il y a plusieurs façons de prévoir et d’organiser un bon classement parce que les documents à classer sont, en général, variés et les personnes qui recherchent une information ne porte pas toujours de même données, c’est ainsi qu’un secrétaire utilise 3 ordres de classement qui sont :


171) Le classement alphabétique,

2) Le classement numérique,

3) Le classement idéologique.

1. LE CLASSEMENT ALPHABETIQUE

Le classement alphabétique consiste à ranger les mots d’après l’ordre des lettres dans l’alphabet.

Exemple : Mr Robert LUSHIMA, le responsable qualité souhaite réunir les personnels de service mardi prochain à 8h30 pour les informer de la mise en place d’une nouvelle méthode d’identification. Il demande à son secrétaire de préparer la note d’information à partir de se consignes en document 1 et de reporter le nom des destinataires sur le document 2.

Emetteur : Mr Robert LUSHIMA : destinataire

Sont informés :

-Anne ZAINA

-Gérard SALUMU

-Tiphaine DUME

Objet : réunion

La prochaine réunion concernant la mise en œuvre de la nouvelle méthode d’identification aura lieu le …

De : Mr Robert LUSHIMA

Informez les personnes suivant de la prochaine réunion concernant la mise en place d’une nouvelle méthode d’identification, en suivant l’ordre alphabétique :

-Tiphaine DUME-

-Gérard SALUMU

-Anne ZAINA

SERNIE LUBUMBASHI 3 LUBUMBASHI, le…


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2. LE CLASSEMENT NUMERIQUE

L’ordre numérique est basé sur la connaissance universelle de la suite nature des nombres entiers. (Si l’alphabet est limité à 26 lettres, la suite naturelle des nombres entiers est illimitée). Les objets, les documents sont classer dans l’ordre des numéros qui leurs sont attribués, au moment de leur création.

Le classement numérique nécessite l’emploi de deux répertoires :

1. Un répertoire alphabétique : pour retrouver le numéro de document,

2. Un répertoire numérique : pour affecter à chaque nouveau document un numéro.

Exemple :TABLEAU N°1

3. LE CLASSEMENT IDEOLOGIQUE

Le classement idéologique se fait à l’aide d’un plan de classement établi à partir des documents à classer. Ceux-ci sont répartis par « sujet » ; chaque sujet est b divisé en sous-sujets, eux-mêmes subdivisés, et ainsi de suite.

Exemple :

SERNIE veut classer la documentation qu’il reçoit régulièrement des écoles éventuelles.


19Il divisera la documentation reçu en grands groupes ou sujets à savoir :

Sous-sujets

e) Le matériel de classement

f) Le mobilier de classement


Dossier

Dossiers des fichiers de ventilation

Dossiers des fichiers mouvement

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g) Le procédé de classement

h) Le poste de travail


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i) L’armoire


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SECTION I. ELABORATION D’UN PLAN DE CLASSEMENT

1. Définition et intérêt

Le plan de classement est un schéma prédéterminé souvent de guide pour le classement des documents présents dans le bureau les « archives courantes (narcisse, 2014). L’idée de base est de fournir à toute composante d’un organisme (ou d’un service) et à toutes les personne concernées à une structure logique permettant de classer tous les documents qu’elles produisent ou qu’elles reçoivent dans le cadre de leurs activités. Le plan de classement permet de systématiser et d’uniformiser le classement des documents. Il permet de donner à chaque dossier une place unique et définitive.

2. Choix d’un plan de classement

D’une manière générale, les archives ont une préférence pour le plan de classement fonctionnel. Comme les archives sont « les documents produit par l’organisme dans l’exercice de ses fonctions et activités », pour permettre l’accomplissement de ces fonctions, ce mode de classement par fonctions semble le plus adapté. Les normes internationales de records management visent des systèmes de classement basés sur les processus administratifs. En revanche, un plan de classement purement thématique est déconseillé pour les archives.

Ce type de classement convient davantage à des collections des livres ou à de documentation plutôt qu’a des fonds d’archives.

3. La codification

Le plan de classement inclut un système de codification. A chaque subdivision du plan de classement, à chaque rubrique correspond de référence un code unique. La codification est utile car elle permet de bien distinguer les niveaux de classement et l’ordre de succession des


23catégories ; surtout elle facilite l’identification des documents et leur repérage.

Il existe plusieurs systèmes des codifications, présentant chacun des avantages et des inconvénients.

Codification alphabétique (par exemple R pour Reçu)

Codification numérique : codes numériques consécutifs (de 1 à l’infinie) ou « significatif » (0001-0002-0003-0004) ; ou système numérique décimal

Codification alphanumérique (I.A.1, II.B.2, etc.)

4. la cotation

Le plan de classement inclut également un système de cotation. A l’intérieur de chaque subdivision du plan de classement, les dossiers /les documents reçoivent une cote. La cotation est le lien entre le classement et la description des dossiers/des documents. Par exemple, un secrétaire de direction d’une entreprise est chargé de classé des reçus qui reçoit. Dans le système de classement de l’entreprise, « I » correspond à la fonction de gestion financière, « A » à la tâche de gestion comptable, et « 1 » à la sous-tâche « mise en paiement ». Les factures qui arriveront dans ce service recevront une cote : classement par année et par numéro de facture entrante.

Exemple :

I.A.1.2015-reçu 0001

I.A.1.2015-reçu 0002

5. Proposition d’un modèle de classement au SERNIE :

RDC/sernl’shi3/réseaucat/secprim/rapport/2010

RDC/sernl’shi3/réseaucat/secprim/fichevent/2010

RDC/sernl’shi3/réseaucat/secprim/fichmv/2010


SERNIE LUBUMBASHI 3

RESEAU CATHOLIQUE

24

Section II. L’ARCHIVAGE : DEFINITION ET ROLEL’archivage est un terme, à la fois récent dans la langue française,

puisqu’il n’est utilisé que depuis quelques décennies seulement, et complexe par le fait qu’il n‘existe pas de définition légale du terme « archivage », alors qu’il en existe une du mot « archives », dans la loi 78-013 du 1 juillet 1978, qui définit ce terme archive comme « les documents écrits et audiovisuels qui présentent un intérêt historique, scientifique ou culturel constitués par des institutions, des personnes physiques ou morales, du fait de leur activité et délibérément conserver (lumenganeso, Guide des archives nationale, 2001).

Plusieurs auteurs ont prêté à ce terme des définitions différentes. Dans les Dictionnaires de l’information, l’archivage est définition comme « l’ensemble des méthodes, processus et outil mis en œuvre pour gérer et conserver les documents qui ont cessé d’être d’utilité courante (cacaly, le

coadic, & pomart, 2004). Cette définition aujourd’hui est obsolète car l’archivage touche l’ensemble des documents.

Marie-Anne Chabin, archiviste française, présente l’archivage comme étant « la démarche d’organisation qui a pour objectif d’identifier, de mettre en sécurité et de maintenir disponibles l’ensemble des documents qui engagent


SECTEUR MATERNEL

SECTEUR SECNDAIRE

SECTEUR PRIMAIRE

Rapport Fiche de mouvement

Fiche de ventilation

Rapport Fiche mouvement


Fiche mouvement

Rapport


25une entreprise ou un organisme vis-à-vis de tiers ou de son activité future et dont le défaut représenteront un risque (marie, nouvelle, 2010)

II.I.1. Analyse et ajout de métadonnées

Cette étape a pour but la description complète du document. Celle-ci se fait par l’intégration de métadonnées, qui sont « des données structurées ou semi-structurées qui permettent de qualifier et de gérer les documents archivés tout long de leur cycle de vie» (chabin, nouveau glossaire de l'archivage, 2010).

Trois type de métadonnées être distingués :

- Les métadonnées descriptives : description du contenu intellectuelle (ex : titre, auteur, date, mot clés),

- Les métadonnées de gestion (ou de structure) : elles aident à organiser, à valider puis à archiver les ressourcer organisationnelles,

- Les métadonnées de préservation (ou administratives) : métadonnées à assurer la conservation à long de ressources électroniques. Elles incluent les données techniques telles que la gestion des droits, le contre d’accès, les conditions d’utilisation…).

Les métadonnées permettent ainsi de :

Gérer le cycle de vie (savoir combien de temps on doit conserver l’information, à quelles autres informations elle est rattachées, quand on peut la détruire),

Gérer le droit d’accès,

Gérer la recherche,

Gérer l’authenticité du document (valeur de preuve),

Assurer la traçabilité,

Exploiter le document dans son contexte.

De bonne raison d’archiver

Il faut s’interroger ici sur le pourquoi de l’archivage, sur les principales raisons qui amènent les entreprises à archiver leurs documents.

Tout d’abord, l’archivage permet aux entreprises, de garder une trace des activités, les informations archivées pourront ou pourraient être réutilisées pour explique ou justifier quelque chose. Comme l’explique Marie-Anne Chabin


26(marie, le management de l'archive, 2000), l’archivage n’est pas utilisé pour une unique raison, mais pour plusieurs telles que :

Faire de la place : les archives intermédiaires s’entassent vite dans les armoires de bureaux. On ne sait plus où les mettre. Cela ne fait qu’empirer, le volume de document ne fait que s’accroitre. L’informatique n’a pas résolu le problème, il a clairement fait empirer les choses. Désormais, les agents font photocopiés sur photocopiés, et ils se retrouvent donc avec une quantité impressionnante de documents, parfois en doublons voir en triplets. Il faut cependant se poser une autre question. Est-ce que tous ces documents ont une valeur quelconque pour l’entreprise, resserviront-ils un jour ? Un tri des documents doit être fait, afin d’éliminer ceux qui n’ont pas ou plus d’intérêt, et de conserver les documents qui seront encore consulté. L’archivage permet ainsi aux services de trier et stocker leurs archives dans un endroit sécurisé, dans l’unique but de les retrouver par la suite.

Pour retrouver : cette seconde raison d’archiver résulte de la difficulté d’accéder à l’information. Il va sans que pour être retrouver, les documents stocker doivent être correctement décrits, et les données bien organisées.

Les services producteurs doivent mettre en place un procédé de classement rigoureux, s’ils veulent se souvenir de place de chaque document. Ce discours vaut autant pour les archives numériques que les archives physiques. si les documents ne sont pas classés ou inventoriés, ils prendront de leur existence, ils sont pour ainsi dire inconnus.

Pour sauvegarder et préserver la mémoire de l’entreprise :

En effet, la raison d’être de l’archivage est de conforter la mémoire et surtout de « créer une mémoire indépendante de la mémoire humaine, plus objectif, plus large, plus pérenne ». Il est important de capitaliser les documents pour qu’ils soient ensuite exploités. Une fois devenus archives historiques (ou définitives), les documents représentent en quelque sorte l’identité de l’entreprise avec ses activités et son histoire. L’archivage peut alors être considéré comme le « contrefort du knowlege management », discipline dont l’objet est la maîtrise de l’information utile, la gestion des connaissances. L’archivage et le knowlege management sont deux disciplines complémentaires qui s’assemblent pour transmettre aux générations futures, aux nouveaux arrivants dans une entreprise ; le témoignage de ce qui a été fait.

L’archivage intervient dans l’organisation des informations, qui seront ensuite retransmises par le biais du knowlege management.


27C’est ici qu’interviennent toutes les raisons d’archives : pour pouvoir

un jour être partagées et transmis, les informations doivent être bien ordonnées, bien décrites pour être « retrouvées ». Toutes ces raisons sont reliées entre elles, car la bonne organisation de la mise en archive résulte de la sélection, la conservation et la mise à disposition de l’information. (chabin, nouveau

glossaire de l'archivage, 2010).

II.I.2. Records management : modernisation de l’archive

De plus, nous pouvons constater que les archivistes s’impliquent plus auparavant, en amont dans la production des dossiers, en relation avec les producteurs de dossiers de documents afin de faciliter le traitement post âge courant et de répondre aux demandes des services qui font face à une production croissante de documents papiers et numériques. L’archiviste s’est vu attribuer des missions supplémentaires avec la politique de records management. Désormais, il doit :

Recevoir les documents et les données devant être conservé au-delà de leur durée d’utilité administrative,

Compléter les descriptions de documents à l’aide de métadonnées pour optimiser la conservation à long terme,

Assurer les éliminations d’une partie de l’information archivées après l’accord des services producteur,

Aider à la recherche des documents archivés,

Assurer la communication des documents dans le respect de la législation et des exigences de l’organisme,

Cette nouvelle implication est due en partie à une modernisation de l’archivage par le records management. Le records management est en effet en plein cœur de l’évolution de l’archivage. Antérieurement, l’archivage s’occupait du traitement et classement des documents après leur production, alors que maintenant, le records management permet d’organiser le cycle de vie des documents en amont de la production. Toutefois, il faut rappeler qu’archiver et records management ne recouvrent pas exactement les mêmes éléments, il est vrai que tous les deux traitent les archives papiers et numériques, mais contrairement à l’archivage, « les archives définitives ne sont objet du records management (groupe métiers aaf, 2005) ». Néanmoins, il convient d’apporter une petite précision : le records management ne gère ne peut être pas les archives historiques mais il assure la gestion des documents appelés à terme à devenir archive définitives.

L’apparition du numérique


28Nous savons tous que l’archivage connaît aujourd’hui une nouvelle

extension avec l’épanouissement de l’internet. « Le numérique perturbe bien des choses dans la notion de mémoire et d’archivage (chabin, archiver, et après?, 2007) ». Il convient de constitué un véritable défi dans le sens où si l’on veut préserver la mémoire de l’entreprise, il faut que la pérennité des informations soit assurée. Elles doivent pouvoir être lisibles et accessible que ce soit dans dix ou cinquante ans. Faut-il alors privilégier l’archivage papiers ou l’archivage numérique ? Pour en savoir plus et pour répondre le mieux possible à cette question, il nous faut nous pencher sur l’archivage électronique, ses avantages et ses inconvénients.

II.I.3. ARCHIVAGE PAPIER ET ARCHIVAGE ELECTRONIQUE

3.1. Présentation de l’archivage électronique

Avec l’introduction des nouvelles technologies dans les collectivités et dans les administrations, beaucoup de documents autres fois tenus sous forme papier sont aujourd’hui gérés sous forme électronique.

A l’instar de l’archive papier, l’archivage électronique est l’ensemble des procédures définies par une collectivité pour assurer la conservation de

son patrimoine documentaire conformément à un référentiel défini par l’autorité cherchée du stockage et de la mise à disposition future des

documents effectivement versés. Il représente, au sens général, « l’ensemble des actions, outils et méthodes visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations électroniques, qui sont mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme ces informations dans le but de les


29exploiter » (abbasi, abomo, bouzidi, & al, 2009). En comparaison avec l’archivage papier,

l’archivage électronique gère les documents numériques, qui sont des « ensembles composés d’un contenu, d’une structure logique, d’attributs

de présentation permettant leur représentation, dotés d’une signification intelligible par l’homme ou lisible par une machine » (DGME/SDAE, 2006). Il peut être

crée à l’état natif ou obtenu par un processus de transformation d’un document physique, par exemple par numérisation. Les documents

bureautiques, les bases de données, les massages électroniques, les dossiers numériques sont considérés comme des documents numériques.

3.2. Archives et administration : l’institutionnalisation des archives

Que les archives soient perçues comme une émanation de l’administration, cela est une évidence. Comme nous l’avons dit précédemment cette idée n’est pas neuve et trouve, en effet, son origine dans l’étymologie même du terme. Dans l’antiquité romaine, cette association existe également. On remarque que le terme « archives » possède de nombreuses correspondances avec le terme latin « tabularium » qui désigne les archives publiques dans l’antiquité romaine :

Illustration : le terme « tabularium » et le terme « archive »

Institutionnalisées après la révolution française afin d’estimer les biens du clergé et des émigrés pour les vendre, le terme « archives » seul désigné, après cette période, les archives administratives publiques. N’oublions pas également que le terme « archives » désignent les services administratifs qui en ont la charge : archives nationales, archives municipales, archives intercommunales, archives départementales.

3.3. La remise en cause du contexte de la naissance des archives

Dans la conception archivistique française, un document ne devient pas un document d’archives mais naît document d’archives. Si toutes les archives, en effet, sont des documents, tous les documents ne sont pas des archives. Un document acquiert donc sa qualité de document d’archives dès le moment où il est créé (marie, le management de l'archive, 2000), comme démontre le tableau en annexe.

La promulgation de l’ordonnance-loi N°78-013 et 89-027, portant création d’un service publique dénommé « ARNAZA », aujourd’hui, « ARNACO » (lumenganeso, Guide des archives nationale, 2001). Cette structure fut créé, vu les conditions dans lesquelles se trouvaient les Archives nationales.

Le centre des archives de la République Démocratique du Congo, ne servait que d’entrepôt de l’époque coloniale. Alors, fut créé cette loi, contenant


3032 articles dont un seul article reste applicable jusqu’aujourd’hui, c’est l’article 9, qui stipule que « sont abrogées, toutes les dispositions antérieures contraires à la présente ordonnance » (k, didier, mbuyi, nkulu, patience, & m, 2013).

Anne-Marie Chabin note, en effet, dans je pense donc j’archive (Chabin,

1999), une extension des supports de l’archive depuis une cinquantaine d’années : documents sonores, images fixes ou animées, informations enregistrées sous forme de fichiers informatiques et numériques. On voit bien que cette loi a pris en compte la diversité des supports (supports papiers, plaque de verre, bande magnétique, support numérique, etc...). Si dans le vaste chantier de mémoire amorcé par l’historiographie africaine, les archives filmées de la collection Congo-Rwanda-Burundi devraient respectaient la loi ci-haut évoquée, nous l’espérons, apporter une pierre originale à l’édifice en construction dans la profusion stimulante d’initiatives pluridisciplinaires émanant de la communauté académique africaine, les archives filmées ne devraient pas tarder à susciter de nouvelles pistes de recherche (patricia & mathieu,

2010) Chabin note ainsi deux ensembles de documents de référence, qui font foi et qui ont contribué les premiers à étendre cette notion d’archives. En 1910, Albert Khan mène une campagne de photocopies couleurs pour garder trace d’un mode de vie et de coutumes sur le point de disparaître. En 1911, Ferdinand Brunot enregistre des témoignages oraux dans la province française ainsi que des voix de personnages célèbres. Ces deux ensembles ne sont pas au départ des archives, c’est-à-dire des supports d’une action autre mais bien le but de l’opération. Pourtant, avec le temps, ces documents sont devenus des archives.

Par ailleurs, il crée fréquemment des nouvelles « catégories » d’archives, nomment avec l’arrivée de nouveaux appareils ou outils (audiovisuels puis numériques). On pense par exemple aux bases de données qui ont émergé dans les années1960, aux caméras de vidéosurveillance ou encore à l’archivage de sites web, entrepris par internet archive. Il est donc indéniable que l’arrivée de nouveaux appareils a fait naître au fil du temps de nouvelles catégories d’archives et le support numérique n’a fait qu’accroître le phénomène. La diversité des supports s’accompagne aussi de la diversité des producteurs.

Il s’agit d’abord de la révision, de situation et de la vulgarisation, dans un bref délai de tous les textes du domaine de la documentation afin de mettre fin à l’imbroglio juridique de la méconnaissance des lois en matière documentaire. Il s’agit ensuite de la revalorisation des matières de la documentation par l’élaboration d’un plan et la promulgation d’un statut particulier régissant le personnel de la documentation à cause de la spécificité de cette profession (SIC).


31Pouvons espérer que ces recommandations cesseront un jour d’être

de vœux, pieux pour faire les archives nationales les véritables de la mémoire collective en République Démocratique du Congo.

Section III. CIRCONSCRIPTION DU FONDS D’ARCHIVES

Les archives, écrits J. Favier, ne sont pas n’importe quel ensemble de papiers. Un fonds d’archives est un tout organique, organisé en raison origine, d’après les organismes ou services géniteurs. Le fonds est l’élément essentiel de tout dépôt ; son respect est l’une des lois de l’archivistique contemporaine. Ses subdivisions correspondent aux diverses sections de l’organisme intéressé. Avant d’aborder un fonds d’archives, il convient de connaître l’histoire, le fonctionnement et l’activité de l’organisme dont il émane. Le fonds, faut-il le répéter, est véritablement un tout organique, un élément invariable dont tout classement et même tout triage doit respecter l’individualité et la composition. Il est différent de la « collection » dont le classement est fonction de ses buts, de la commodité des utilisateurs ou des nécessités matérielles (lumenganeso, GUIDE DES

ARCHIVES NATIONALES, 2001)

Conformément à la loi N°78-013 du 11 juillet 1978, la constitution des fonds des archives Nationales se fait de plusieurs manières : dépôt obligatoire, négociations et achat, dépôt facultatif, expropriation, dons et legs. Tous les documents de l’administration et des services publics datant de plus de trente ans sont obligatoirement versés aux Archives Nationales, y compris les documents de moins de trente ans qui perdent leur utilité administrative immédiate. Les Archives Nationales peuvent acheter, avec droit de préemption, des documents d’archives qui présentent un intérêt national. Il est bon de noter aussi qu’en cas de suppression d’une Administration ou d’un service public, ses archives doivent être versées aux Archives Nationales, à moins qu’elles ne soient recueillies par le service public qui lui succède.

La notion de respect du fonds (principe selon lequel chaque document doit être placé dans le fonds dont il provient et dans ce fonds a sa place originale) découle trois notions connexes :

- Le respect de la provenance

- Le respect de l’intégrité du fonds

- Le respect de l’ordre originel


32

CHAPITRE III. LA MISE EN EXPERIENCE DU LOGICIEL PMBINTRODUCTION

SECTION I. HISTORIQUEDans ses premières versions bêta, PMB s’appelait PhpMyBibli. Il a été

développé par François Lemarchand d’octobre 2002 à novembre 2003 (directeur de la bibliothèque municipale d’agneaux), les bases du catalogage et le squelette de l’application ont été créés à l’automne 2002, suivis du module de gestion de périodiques. En 2003, le fondateur de PMB François Lemarchand est rejoint par un ingénieur informaticien également militant du logiciel libre, Eric Robert. Ce dernier développe le module de prêt les imports UNIMARC, les fichiers statistiques et le client Z39.50.

Est en décembre 2003 lors de sa présentation à une conférence internationale à Rabat que la version1.0 à vue le jour. PMB devient alors officiellement un système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB), la même année apparait l’interface utilisateur ou OPAC, développée par Gautier Michelin et Christoph Bliard. Les développeurs le plus impliqués à cette date (Eric Robert, Gautier Michelin, Florent Tétart) ont alors créés la société services pour


33professionnalisation l’outil et les services nécessaires aux bibliothèques ou entreprises intéressées. La société fournit des prestations en manière de formation et d’installation du logiciel (locale ou hébergée).

La première bibliothèque équipée a été Bueil-en-Touraine.

a. définitions

PMB est un système intégré de gestion de bibliothèque il s’agit d’un logiciel libre sous licence CeCILL, développé par l’entreprise PMB Services. PMB est une application full web, reposant sur une plateforme Apache+PHP+SQL, et peut donc fonctionner sous linux, Mac OS X ou Microsoft Windows.

OPAC : on-line Public Access Catalogue de bibliothèque accessible en ligne.

b. pourquoi le logiciel PMB ?

Ses avantages sont multiples :

PMB est un logiciel qui fonctionne sur le web

De son domicile, l’utilisateur peut accéder aux fonds documentaire du CD pour rechercher un ouvrage, lire un résumé, réserver un livre

Cette fonction est appelée l’OPAC, « l’open Access Catalog ». il permet à l’utilisateur de consulter leurs comptes de bibliothèque pour accéder à des ressources en ligne

PMB récupère aussi les notices comme celles des autres bibliothèques, celles issues d’autres logiciels documentaires ou de bases de données mutualisées.


34

SECTION II. PRESENTATION DE LA STRUCTURE GENERALE DU LOGICIELPMB se décompose en deux modules : l’OPAC et le module de gestion.


35

1. LE MODULE DE GESTION


36

2. LE MODULE DE GESTION


37

SECTION III. LES FONCTIONNALITES SONT :


38 La gestion des autorités (responsables, éditeurs, collections, matières…)

La gestion du prêt, des réservations, des emprunteurs…

La possibilité de cataloguer des notices

La gestion des périodiques

Une administration simplifiée pouvant être assurée par le personnel de la bibliothèque.

Nous avons dans un souci de cohésion, adopté la même numérotation que pour ces fiches techniques c’est-à-dire :

1. Installation ;

2. Administration ;

3. Circulation (le prêt) ;

4. Catalogue ;

5. Autorités ;

6. Editions ;

7. D.S.I ;

8. OPAC (online Public Access Catalog.)

Dans le cadre de notre travail nous allons aborder seulement 3 modules parmi les 8 modules cités ci-haut qui sont entre autre : la circulation, le catalogue et l’édition.

1. Onglet circulation


39ci

rcul

atio

n circulation

Prêt de documents : Saisissez les premières lettres du nom de l’emprunteur ou son numéro Choisissez le nom l’emprunteur concerné Saisissez le numéro de prêt dans « ajouter un prêt » Cliquez sur « ajouter »

Prêt express : il permet de créer une notice simplifiée (invisible dans l’OPAC) pour le prêt d’une nouveauté pas encore saisie (démarche : choisir l’emprunteur cliquez sur « prêt express » saisissez l’isbn et/ou le titre du livre changer le type de document saisissez le code-barres de prêt (PMB créer un numéro de prêt automatiquement, si vous ne le faites pas) cliquez sur « créer notice/exemplaire et prêter » (voir dans le guide de catalogage : statut de la notice)Retour de documents :

Saisissez le numéro de prêt de l’exemplaire Cliquez sur « suivant »

NB : pour prêt un livre dans la foulée, cliquez sur « voir » après le nom du lecteurGroupes de lecteurs : lors de l’import des lecteurs (chercheur) PMB a créé des groupes où vous pouvez :

Indiquez le nom du responsable de classe (lecteur) Modifiez ou supprimez un lecteur du groupe concerné

NB : un lecteur peut appartenir à plusieurs à groupes (ex : groupe langue)Nouveau lecteur : possibilité de créer un nouveau lecteur et de l’inscrire dans un groupe

Visualiser Exemplaires par code-barres : cela permet de voir un exemplaire (interrogation par n° de prêt) ou une notice (interrogation par le titre et l’auteur), sans avoir à passer par l’onglet catalogue. Par contre le logiciel vous renvoie directement sur cet onglet si vous désirez apporter une modification.Document par titre/auteur : rien à préciser pour l’instantAttention :

cliquez sur le « + » devant le titre vous permet de visualiser la notice et se exemplaire

cliquez sur le titre en lui-même vous envoie dans l’onglet catalogue pour modifier le contenu de la notice et/ou ses exemplaires

comment faire une réservation : cliquez sur Prêt de documents et afficher le lecteur qui souhaite faire une


40

réservation

réservation cliquez sur Réservation « Ajouter » recherchez le document voulu en remplissant les champs Titre et

ou/Auteur cliquez sur le titre pour valider la réservation

il suffit de prêter le document au lecteur l’ayant réservé pour que la réservation s’annulePMB vous prévient si vous essayez de prêter un document réservé par un auteur lecteurEn cour, dépassées, doc. A ranger : cela vous permet de voir les réservations en cours ou dépassées et de les supprimer si besoin. Si vous effectuez une suppression, l’exemplaire passe dans la rubrique « à ranger ». il faut alors saisir le code-barres de l’exemplaire pour qu’il disparaisse de cette liste (attention, un livre « à ranger » peut être prêté net il reste pourtant dans cette liste).

2. Onglet catalogue


41


42Une logique à bien comprendre dans PMB, vous devez créer :

Pour un périodiqueNotice de périodique (une seule fois par

titre) voir nouveau périodique

bulletin(un par numéro du périodique)

EtExemplaire

(pour ceux qui prêtent leurs périodiques) cote, localisation, code-barres de prêt)

Notice(s) de dépouillement (données bibliographique de chaque article)

cata

logu

e Documents

Recherche Vous trouvez ici de nombreuses possibilités de recherche, par défaut la recherche par titre et /ou par auteur.Comme la troncature* est explicité, permet pense à la si besoin rajouter si besoin est. Utilisez également le tiret du bas « » (touche 8du clavier) qui sous-entend « commence par »

Nouvelle notice

Cf. guide catalogue et de saisie

Dernières notices

Possibilité de visionner les dernières notices créées

périodiques

Recherche Comment la troncature est explicite, pensez à la rajouter « * » si besoin est. Utilisez également le tiret du bas «-» (touche 8 du clavier) qui sous-entend « commence par »

Nouveau périodique

cf. le guide de catalogue et de saisie

paniers Gestion Gestion des paniers : permet de voir les paniers déjà créés et le nombre d’éléments qu’ils contiennent (dont ceux qui sont pointé). Si voulez modifier ou exporter un lot de notices, d’exemplaires ou de bulletin vous devez utiliser un panier sur lequel vous agirez une procédure.

Pour ajouter un panier : il faut choisir le type de panier que l’on désire et lui donner un nom significatif suivant ce que l’on veut en faire (exemplaires pour, notices pour…) c’est très important car vous pouvez modifier un panier existant (gestion> éditer) mais le type de panier lui ne peut être modifié. La solution dans ce cas est de le supprimer et d’en créer un autre. On peut d’autre part ajouter un commentaire si besoin.

Editer un panier permet de modifier le nom, le commentaire mais pas le type de panier, ou bien de supprimer le panier qu’il soit vide ou non. Si on s’est trompé de type de panier il faut le supprimer et recommencer, ou bien recréer un panier du bon type et effectuer un transfert de l’un dans l’autre (voir ci-dessous Action/Transfert).


Pour un autre document

Notice

(donnée bibliographique)

Exemplaire (s)(données du document prêté : cote,

localisation, section, code-barres

43 Pour afficher le contenu du panier. Il faut cliquer sur

son nom (possible de supprimer une à une des notices du panier en cliquant sur le panier devant le titre.

Gestion des procédures : des procédures de sélection (vois collecte) et des procédures d’avoir (voir actions) sont disponible.

Collecte Attention : si on ajouter des éléments dans un panier il faut d’abord qu’il soit créé. On sélectionne ensuite une méthode de collecte puis le panier dans le lequel on vous veut ajouter des éléments. La collecte s’effectue :

Pour douchette : saisissez le numéro d’exemplaire, l’ISBN ou numéro commercial

Par sélection : choisissez le numéro voulu, puis une procédure

On peut aussi faire cette collecte en passant par recherche (ci-dessus)Soit recherche simple : on collecte l’ensemble des résultats en cliquant sur le panier qui apparaît en haut. Une fenêtre s’ouvre, on peut ajouter soit les notices de la page courante, soit toutes les notices du résultat de la recherche, ensuite on choisit le panier on veut les ajouter.Soit par multicritères : on collecte les titres un à un, après avoir déplié les notices, sur le panier qui se trouve sous le titre. Une fenêtre s’ouvre, on choisit le panier. Dans ce dernier cas on propose aussi d’ajouter un panier.Attention : pour un même ensemble de résultats le nombre d’éléments ajoutés dans le panier peut être différent si c’est un panier de notices ou un panier d’exemplaires (une notice peut avoir aucun, un ou plusieurs exemplaires…)

pointage Le pointage permet d’effectuer une action partie seulement du contenu d’un panier. Le pointage s’effectue :

Par douchette : saisissez le numéro d’exemplaire, l’ISBN ou le numéro commercial

Par sélection choisissez le panier voulu, puis une procédureEffacer les pointages : possibilité d’effacer les pointages à tout moment

action Editions : possibilité d’éditer le contenu d’un panier dans un Tableau HTML ou un fichier Excel HTML ou encore un fichier Excel. Il faut choisir les éléments à éditer : pointés et /ou non pointés/

étagères gestion Cliquez sur ajouter une étage (pour présenter une sélection de notices)

Donnez-lui un nom Cochez la case visible en page d’accueil ? Enregistre

L’étagère apparaît alors sur la page d’accueil de l’OPACconstitution Pour intégrer des notices d’un ou plusieurs paniers aux étagères que

l’on a créées.Z39.50 recherche Cette norme vous permet de récupérer sur différents serveurs,

comme la ou la base de mutualisation citédoc bibli, des notices bibliographiques intégrables directement dans votre base. Attention, selon les serveurs, les notices sont plus ou moins complètes (présence ou non des résumés, descripteur etc.)

Cliquez sur recherche Cocher les serveurs (BNF) et citédoc bibli suffisent souvent) Choisissez les critères de recherche (deux critères possibles

avec un opérateur booléen) Cliquez sur résultat pour voir les notices.

En cliquant sur le titre, vous ouvrez l’interface de saisie. Vous pouvez ainsi modifier et compléter la notion avant de l’intégrer dans votre base.


44

3. Editions

Editi

ons Prêt Prêt en cours : l’ordre d’apparition correspondant à la liste des prêt du plus

ancien au plus récent. S’il y a des retards, ils apparaissent en rouge. Cliquez dans ce cas sur l’étiquette blanche en bout de ligne pour éditer la lettre de rappel pour le lecteur concerné (rédaction de la lettre voir : administration> outils> Paramètre de retard). Si vous cliquez en revanche sur le code-barres, le titre, l’emprunteur, PMB vous les renvoie vers les interfaces de modifications (circulation ou catalogue).NB : pour augmenter le nombre de résultats par page : saisir le nombre puis « actualiser »

Retard par lecteur : L’ordre d’apparaît des noms de lecteur et alphabétique Cliquez sur imprimer toutes vos lettres des relance pour prévenir l’ensemble

des lecteursRetards par date : possibilité de visualiser les retards par datePrêts par groupe : possibilité de lancer des listes de relance par groupe (classe)

Réservation En cours : possibilité de visualiser toutes les réservations

A traiter par groupe : en cliquant sur traiter les réservations, vous retournerez sur l’onglet circulation

Lecteurs Lecteurs en cours : L’ordre d’apparition des lecteurs en cours est alphabétique Vous pouvez éditer la liste en formation Excel HTML.

Proche fin d’abon : peut important car cela concerne davantage les bibliothèques que les CDI

Abon. Dépassé : peu important car cela concerne davantage les bibliothèques le CDI

Editi

ons Périodique Etat des collections :

Tous les périodiques apparaissent dès que vous cliquez sur état des collections

Pour afficher un seul périodique, tapez son nom dans le champ ou d’une troncature implique (*)

Pour modifier/supprimer un bulletin, cliquez soit sur son panier situé au début de la ligne, soit sur son numéro (retour à l’onglet catalogue)

Etats Personnalisables : des états personnalisables à votre disposition (il sera possible d’en créer d’autre en fonction des besoins les plus courants, à voir la coordination)

Codes-barres Génération libre : possibilité de créer vos planches de code-barres


45


46

RESUMESERNIE souhaite mieux connaître le contexte de la problématique de

classement et archivage numérique afin d’assurer la conservation et la restitution de l’intégrité des données archivées. Une activité d’archivage numérique entraine des modifications sur l’organisation actuelle de répertoires informatiques, sur le choix des formats de fichiers et sur les supports d’archivage. Mais l’utilisation d’un logiciel documentaire est dépendant de la rapide évolution des technologies informations dans un service public comme le Servie National d’Identification des Elèves.


47

CONCLUSIONNous voici au terme de notre travail qui porte sur la problématique de

classement et archivage numérique. Il nous revient la tâche de présenter les grandes lignes dans nous avons traité dans notre mémoire. Ainsi notre travail, comme tout travail scientifique, comprend l’introduction les chapitres au nombre de trois qui sont subdivisés en sections, et enfin nous avons une conclusion.

Devant l’augmentation croissante de la production des données informatiques, les services comme SERNIE sont obligés de considérer l’archivage numérique de leurs fichiers. Mais la législation et les normes restent incomplètes. A ce jour, ils laissent trop de questions en suspens pour que le service se lancent dans le « zéro papier ». De plus, l’obsolescence rapide des technologies informatiques ne garantit pas une conservation pérenne des données numériques.

Cependant des réflexions sur les normes et les lois à appliquer sont actuellement en cours. Des solutions techniques fiables commencent à apparaître. C’est pour que les archivistes de SERNIE n’excluent pas l’archivage papier mais ils cherchent à optimisés l’archivage numérique sur compact disque de leur données techniques.

Pour effectuer cette opération, les cycles de vie d’un fichier est pris en compte. Mais l’archivage numérique entraîne une remise en question au niveau de l’organisation des données, dans les répertoires informatiques, sur le réseau du service. Le fonctionnement matriciel SERBNIE détermine l’organisation de la documentation émise par les différentes écoles. C’est un système qui demande une grande maîtrise du cycle de vie des fichiers afin de garantir un accès à l’information (sa vie sur le réseau) et son archivage (sa conservation sur CD-R)

Du fait de mener une étude sue la problématique de classement et archivage numérique des dossiers des élèves , ce travail m’a permis de me familiariser avec l’application d’un logiciel documentaire (PMB) dans un service public. Il m’a donné l’occasion de formaliser et l’appliquer des procédures qualités. Ces derniers sont destinés à améliorer les habitudes de travail de chacun, et de cette manière, à optimiser la conservation des données techniques sous format électronique.


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