Bài 6: Báo cáo (Report)

I. Khái niệm báo cáo

1. Ý nghĩa sử dụngXuất thông tin của bảng hay truy vấn ra màn hình hoặc máy in cho người dùng dưới dạng: một báo cáo, tổng hợp theo một yêu cầu nào đó.

Bài 6: Báo cáo (Report)


2. Các thành phần trong báo cáo Report Header: Các điều khiển trong thành phần này sẽ

xuất hiện đầu tiên và chỉ một lần trong báo cáo. Page Header: Các điều khiển trong thành phần này sẽ xuất

hiện ở đầu mỗi trang báo cáo. Detail: Thể hiện chi tiết dữ liệu của báo cáo. Page Footer: Các điều khiển trong thành phần này sẽ xuất

hiện ở cuối mỗi trang báo cáo. Report Footer: Các điều khiển trong thành phần này sẽ xuất

hiện cuối cùng và chỉ một lần trong báo cáo. Group Header: Các điều khiển trong thành phần này sẽ

xuất hiện ở đầu mỗi nhóm dữ liệu của báo cáo. Group Footer: Các điều khiển trong thành phần này sẽ xuất

hiện ở cuối mỗi nhóm dữ liệu của báo cáo.



3. Các dạng của báo cáo Columnar: Thông tin thể hiện theo từng cột (cột tiêu

đề và cột dữ liệu). Tabular: Thông tin thể hiện theo dạng bảng. Groups/Totals: Thể hiện thông tin theo từng nhóm dữ

liệu, có thể hiện các chi tiết. Label: Chỉ thể hiện thông tin dưới dạng nhãn, có thể

dùng để dán vào túi đựng hồ sơ, bì thư, …


II. Tạo báo cáo bằng Wizard

1. Tạo nhanh báo cáo (AutoReport: Columnar, Tabular) Chọn kiểu đối tượng là Reports trong cửa sổ CSDL. Click chọn New. Chọn tên bảng hay truy vấn làm dữ liệu nguồn (trong

phần Choose the table or query where the object’s data comes from).

Click chọn dạng báo cáo nhóm (AutoReport: Columnar, Tabular), Click Ok.



1. Tạo nhanh báo cáo (AutoReport: Columnar, Tabular)


Màn hình Report xuất ra. Đóng (hoặc lưu báo cáo), sau đó nhập tên cho

báo cáo và Click Ok.


2. Tạo báo cáo dạng nhóm Chọn kiểu đối tượng là Reports trong cửa sổ CSDL. Click chọn New. Click chọn Report Wizard. Click chọn bảng (Table) hoặc truy vấn (Query) làm

nguồn, Click OK. Chọn các cột cần thể hiện trong báo cáo, Click Next. Chọn nhóm dữ liệu bằng nút > hoặc bỏ bằng nút <,

Click Next.



2. Tạo báo cáo dạng nhóm Chọn cột cần sắp thứ tự và phép toán thống kê cho

nhóm, Click Next. Chọn dạng thể hiện dữ liệu và hướng in ra giấy

(Portrait – hướng đứng; Landscape – hướng ngang), Click Next.

Chọn kiểu dáng trình bày, Click Next. Nhập tựa đề cho báo cáo, Click Finish. Đóng (hoặc chuyển sang chế độ hiệu chỉnh và lưu báo

cáo).



2. Tạo báo cáo dạng nhóm Ví dụ:

• Tạo báo cáo dạng chính phụ thể hiện Lop – SinhVien.

• Chọn kiểu đối tượng là Reports, Click chọn New Report Wizard.

• Click chọn các Table hay Query làm nguồn, chọn các cột cần thể hiện trong báo cáo, Click Next.




• Chọn nhóm dữ liệu bằng dấu > hoặc >>, Click Next.




• Click chọn các cột cần sắp thứ tự và các phép toán thống kê cho nhóm (Summary Options), Click Next.




• Chọn dạng thể hiện dữ liệu và hướng in ra giấy (Portrait – hướng đứng; Landscape – hướng ngang), Click Next.




• Chọn kiểu dáng trình bày, Click Next.




• Nhập tựa đề cho báo cáo, Click Finish.


• Đóng (hoặc hiệu chỉnh và lưu) báo cáo.


3. Báo cáo dạng nhãn (Label) Chọn biểu tượng Reports. Click New Label Wizard, chọn bảng dữ liệu sau đó

Click OK.



3. Báo cáo dạng nhãn (Label) Chọn các thông số về kích thước nhãn, Click Next. Chọn Font cho nhãn, Click Next.



3. Báo cáo dạng nhãn (Label) Nhập dòng văn bản cần thiết trong khung Prototype

Label và Click chọn trường thích hợp, sau đó Click Next.



3. Báo cáo dạng nhãn (Label) Chọn cột sắp thứ tự, Click Next.


Nhập tên cho Label, Click Finish.

III. Tự thiết kế báo cáo (không dùng Wizard) Chọn kiểu đối tượng là Reports trong cửa sổ CSDL. Click chọn New. Chọn tên bảng hay truy vấn làm dữ liệu nguồn (trong phần

Choose the table or query where the object’s data comes form).

Click chọn Design View. Tự tạo các điều khiển vào các vị trí mong muốn. Đóng (hoặc lưu báo cáo) sau đó nhập tên cho báo cáo và

Click OK.


IV. Thuộc tính của báo cáoTương tự như thuộc tính của Form.


V. Một số kỹ thuật thiết kế báo cáo

1. Đánh số thứ tự Tạo một hộp Textbox tại vị trí thích hợp. Gán giá trị = 1 trong thuộc tính Control Source. Trong thuộc tính Running Sum, chọn:

• Over Group: Đánh số thứ tự trong từng nhóm.

• Over All: Đánh số thứ tự trong toàn bộ báo cáo.



2. Tạo điều khiển chứa ngày tháng Tạo một hộp Textbox trong đầu trang, đầu báo cáo hoặc

cuối trang, cuối báo cáo. Gán giá trị = Now() trong thuộc tính Control Source. Định dạng ngày/tháng/năm trong thuộc tính Format là

dd/mm/yyyy.



3. Đánh số trang trong báo cáo Tạo một hộp Textbox trong đầu trang hoặc cuối trang. Gán giá trị = [Page] trong thuộc tính Control Source. Có thể thêm tổng số trang bằng hàm Pages.

• Ví dụ: = [Page]& " của "&[Pages]& " trang".



4. Phân trang cho từng nhóm (mỗi nhóm in ở một trang riêng) Chọn thành phần cuối nhóm (Group Footer). Tham khảo

thêm phần tạo nhóm cho báo cáo. Thuộc tính Force New Page chọn giá trị After Section.



5. Định khổ giấy in Chọn Menu File Page Setup. Canh lề trên, dưới, trái, phải cho báo cáo trong Tab

Margins. Chọn kiểu in (Portrait, Landscape) trong phần

Orientation của Tab Page. Chọn khổ giấy in trong phần Size (A4) của Tab Page,

Click OK.



6. Tạo các cột tính tổng Tạo một hộp Textbox tại vị trí cuối nhóm hoặc cuối báo cáo. Trong thuộc tính Control Source, ghi công thức cần tính.

Ví dụ:

• = Sum([tên cột])

= Sum([hocbong]).

• = Sum([tên ô điều khiển])

= Sum([x]) với tên của ô điều khiển hocbong là x.

• = [tên đkhiển tính tổng theo nhóm]/[ tên đkhiển tính tổng tất cả] sau đó chọn Format là Percent (hiển thị %).

• = Count([tên cột]) Hoặc

= Count([tên ô điều khiển]).

• Tương tự cho các hàm thường dùng khác là: Avg(), Min(), Max().



7. Tạo nhóm cho báo cáo hoặc sắp xếp dữ liệu Chọn Menu View Sorting and Grouping. Chọn tên các vùng muốn sắp xếp hoặc nhóm trong phần

Field/Expression. Chọn hướng sắp xếp (Ascending hoặc Descending), hoặc

nếu muốn nhóm dữ liệu thì chọn thuộc tính Group Header và Group Footer là Yes trong phần Group Properties của bảng này.

Thêm các điều khiển (nếu muốn) trong các phần Header hoặc Footer Group vừa thêm trong phần thiết kế báo cáo (như tổng nhóm, đếm nhóm, …).



VI. Tóm tắt Câu hỏi

1. Nêu ứng dụng của báo cáo (Report)?

Báo cáo dùng để xuất thông tin của bảng hay truy vấn ra màn hình hoặc máy in cho người dùng dưới dạng như là một báo cáo, tổng hợp theo một yêu cầu nào đó.



2. Các thành phần trong báo cáo bao gồm những thành phần nào?Các thành phần trong báo cáo: Report Header: Các điều khiển trong thành phần

này sẽ xuất hiện đầu tiên và chỉ một lần trong báo cáo.

Page Header: Các điều khiển trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi trang báo cáo.

Detail: Thể hiện chi tiết dữ liệu của báo cáo. Page Footer: Các điều khiển trong thành phần này

sẽ xuất hiện ở cuối mỗi trang báo cáo.

Tiếp trang sau



2. Các thành phần trong báo cáo bao gồm những thành phần nào?Các thành phần trong báo cáo: Report Footer: Các điều khiển trong thành phần

này sẽ xuất hiện cuối cùng và chỉ một lần trong báo cáo.

Group Header: Các điều khiển trong thành phần này sẽ xuất hiện ở đầu mỗi nhóm dữ liệu của báo cáo.

Group Footer: Các điều khiển trong thành phần này sẽ xuất hiện ở cuối mỗi nhóm dữ liệu của báo cáo.



3. Một AutoReport chỉ dùng để tạo một Report liên quan đến:

a. Một Table duy nhất

b. Một Query duy nhất

c. Các câu a và b đều đúng

d. Các câu a và b đều sai

Bài 6: Báo cáo (Report)

Documents