Bahasa dalam Surat Menyurat

LATIHAN DASAR KEPEMIMPINAN

SISWA SIKL

PERIODE 2013-2014

JUMAT, 15 NOVEMBER 2013

PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA

DALAM SURAT DINAS

Sunarti, [email protected]

Sekolah Indonesia Kuala LumpurTelp. 01125627198

KRITERIA SURAT YANG BAIK

1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat.

2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.

3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.

4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan.

5. Surat sebaiknya bersih dan rapi.

BAGIAN-BAGIAN SURAT1. Kepala surat/kop surat2. Tanggal surat3. Nomor surat4. Lampiran5. Hal/Pokok surat6. Alamat yang dituju7. Salam pembuka8. Paragraf pembuka9. Paragraf isi10. Paragraf penutup11. Salam penutup12. Tanda tangan 13. Nama jelas14. Nama jabatan15. Tembusan16. Inisial

BAHASA SURAT

1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.

2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit.

3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi.

4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

Kepala Surat/Kop Surat

Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Di samping itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

DEPARTEMEN KESEHATAN

DIREKTORAT JENDERAL

BINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATANJalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 4—9, Jakarta 12950

Telepon (021) 5201590 (Hunting), Faksimile (021) 52964838, Tromol Pos 203

Contoh Kepala Surat

Tanggal Surat1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat

dinas.2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada

penerima surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh yang tepat:25 Juni 200731 April 200724 Desember

200627 Desember

2007

Contoh yang tidak tepat:Tanggal 25 Bulan Juni

Tahun 2007Bandung, 31-04-200724 Des '06Jakarta, 27 Dec 2007

Nomor Surat1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang

berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

2. Nomor surat juga berfungsi sebagaia. alat petunjuk bagi petugas arsip;b. alat untuk mengetahui unit asal surat;c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu;d. alat referensi.

3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung.Misalnya:

Nomor: 3546/F8/C.11/2007 bukan

Nomor: 3546/F8/C.11/2007,-Nomor: KMP/5/1457 .

LampiranLampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.Contoh penulisan yang tidak tepat:

Lampiran: 5 (lima) lembarLampiran: Satu (1) setLampiran: -

Contoh penulisan yang tepat:Lampiran: Lima lembarLampiran: Satu set

Hal SuratHal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan

Alamat yang DitujuAlamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat BahasaJl. Daksinapati Barat IVRawamangunJAKARTA

Contoh penulisan yang tepat:Yth. Kepala Pusat BahasaJalan Daksinapati Barat IVRawamangunJakarta 13220

Salam PembukaSalam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.

Misalnya:Dengan hormat,Bapak ... yang terhormat,Salam sejahtera,Asalamualaikum w.w.,

Paragraf PembukaParagraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan.Misalnya:(1) Sehubungan dengan surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan hal-hal berikut.(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....(3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....

Contoh yang Tidak Tepat1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut

di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut:

2. Menjawab surat Saudara Nomor ….

Pilihan yang tepat3. Sesuai dengan surat Saudara Nomor …

tentang …, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.

4. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.

Paragraf Isi

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

Paragraf PenutupParagraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:(1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.(2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.(3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih.(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

Contoh yang Tidak Tepat

1. Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.2. Demikian atas bantuan Saudara, kami

ucapkan terima kasih.3. Demikian harap maklum, dan atas

perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.

4. Harap maklum adanya.

Salam PenutupSalam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:Salam kami,Hormat kami,Salam takzim,Wasalam,

Tanda TanganTanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

Nama, Jabatan, dan NIPNama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

Misalnya:(Tanda tangan)Drs. Hasibuan, M.Si.NIP 010345687

atau:(Tanda tangan)Dr. Awaluddin, M.Hum.Kepala

TembusanTembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

Misalnya:Tembusan:1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah2. Kepala Biro Organisasi3. Kepala Biro Keuangan

Contoh yang tidak tepat:Tembusan1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan)2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan4. Arsip.

InisialInisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya).Misalnya:

AM/ra

Selamat BertugasSetiap Kita adalah Pemimpin dan setiap

pemimpin akan diminta pertanggungjawaban

Sukses Bersama Anda