Manual Prosedur Kerja
KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk: Dokumen
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/A
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2015.
Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015.
Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan.
Pusat Kegiatan Pelajar Bahagian Hal Ehwal Pelajar Aras 4, Bangunan Budisiswa No. Tel: 03 – 5544 3499/3539/3527
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Pindaan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/B
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN
Bil. Mukasurat/ Perenggan
Ringkasan
Kelulusan
Tarikh Tandatangan
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Latar Jabatan/Bahagian
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/C
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
BAHAGIAN C: LATAR JABATAN/ BAHAGIAN C.1 Latarbelakang Jabatan/Pejabat
Pusat Kegiatan Pelajar diberi tanggungjawab untuk mengurus persatuan/ kelab pelajar dan program/ aktiviti pelajar selaras dengan Akta 174 serta peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak Universiti. Antara kategori/ bentuk aktiviti pelajar yang dilaksanakan adalah seperti berikut:
i. Akademik/Ilmiah ii. Kebudayaan/Warisan iii. Kerohanian iv. Keusahawanan v. Pengucapan Awam vi. Sains, Teknologi & Inovasi vii. Sukan & Rekreasi viii. Kesukarelawanan ix. Wacana Intelek
C.2 Objektif Jabatan/Pejabat
1. Melahirkan pelajar yang aktif dan seimbang dari segi akademik dan kemahiran insaniah melalui penganjuran aktiviti pelajar.
2. Memperkasakan bakat pelajar dari aspek kepimpinan dalam penganjuran aktiviti pelajar.
3. Membimbing pelajar dalam penganjuran aktiviti sebagai pelengkap kepada proses pendidikan dan pembelajaran yang berterusan.
4. Menyediakan universiti dengan maklumat, pencapaian, laporan berkenaan dengan aktiviti persatuan/lkelab pelajar.
C.3 Piagam Pelanggan
Memproses kelulusan permohonan aktiviti pelajar (yang lengkap) dalam tempoh empat (4) minggu dari tarikh penerimaan permohonan.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Carta Organisasi Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/D
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
BAHAGIAN D: CARTA ORGANISASI FUNGSI BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar (lampiran)
Penggalakan & Pembangunan Sukan
Program Kecemerlangan Sukan
CARTA ORGANISASIBAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)
JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJARJAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP
JAWATANKUASA KUALITI HEP
25 Timbalan Dekan (HEP)Fakulti UiTM Shah Alam
13 Timbalan Rektor (HEP)UiTM Kampus Negeri
21 Kolej Bersekutu(Kokurikulum & Pro-KI)
PengarahPembangunanPelajar
Pusat Kebudayaan
Pusat Kegiatan Pelajar
Pengarah Pusat Kokurikulum
PengurusanAkademikKokurikulum
PengurusanAktivitiKokurikulum
Pengarah InstitutKepimpinan Pelajar
Kenegaraan &PembangunanKerjaya
Penyelidikan &Penerbitan
Program Kepimpinan Pewaris Bangsa
PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
Timbalan PendaftarKanan
Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta SekretariatKualiti HEP & Kemudahan ICT]
Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar
JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)
Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)
Unit Korporat & Tugas-TugasKhas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP]
Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling
Pengarah Pusat Kesihatan
Kesihatan Awam
Kesihatan Mulut
Perubatan
Diagnostik dan Perkembangan Perubatan
Kaunseling
Kerjaya
Psikologi
Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR
Kolej Mawar
Kolej Melati
Kolej Perindu
Kolej Seroja
Kolej Teratai
Kolej Anggerik
Kolej Delima
Kolej Meranti
UnitKemudahan Kolej
Unit Debat
Unit Teknikal
Pengarah Pusat Sukan
Unit OperasiUnit OperasiPentadbiran danOperasi
Pejabat Pusat/Institut KolejStatus Jabatan :
Unit
Pejabat PengarahPembangunan Pelajar[Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar]
Pengarah Akademi Kepolisan UiTM – PDRM
Pengurusan AkademiKepolisan
Pengurusan Kor SUKSIS
Unit Pengurusan NR
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, PUSAT
KEGIATAN PELAJAR, UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/D (1)
BAHAGIAN D – CARTA ORGANISASI
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
D1 – Carta Fungsi Bahagian Hal Ehwal Pelajar -lampiran-
PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan
kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik
HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP
Sekretariat Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Pengurusan Kualiti / ISO HEP
Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,
fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Destini Siswa- Sekretariat MPP
PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELING
PUSAT KOKURIKULUM
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)
PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR
TIMB. PENDAFTAR KANANPEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar
PUSAT SUKAN
INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR
PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada
warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi
perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan
- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan
dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan
PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan
kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem
elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan
dan kemudahan ICT di HEP
- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM- Menguruskan proses akademik matapelajaran umum kategori 4 UiTM (MPU4)- Mengawal selia dan menggubal silibus kursus kokurikulum berkredit- Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada pelajar Kokurikulum- Merancang, melaksana dan memantau program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM di peringkat UiTM dan Kementerian Pengajian Tinggi- Merancang, melaksanakan dan memantau program ‘Service Learning Malaysia’ (SULAM)- Menjalankan penyelidikan, penerbitan dan perundingan berkaitan kursus kokurikulum berkredit- Sebagai sekretariat Jawatankuasa Operasi Bencana Shah Alam (JOBSA)
UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR
PROGRAM KEPIMPINAN PEWARIS BANGSA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras dan menyeragamkan pelaksanaan program Kepimpinan di fakulti - Menyelaras pelaporan program kepimpinan di seluruh sistem UiTM
KENEGARAAN DAN PEMBANGUNAN KERJAYA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul-modul Kenegaraan, Kemahiran Insaniah (Pembangunan Kerjaya dan Toastmaster)- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya (Finishing School) di fakulti- Menyelaras pelaporan Modul Pembangunan Kerjaya (Finishing School) & Kenegaraan
PENYELIDIKAN DAN PENERBITAN- Menjalankan penyelidikan dan penerbitan berkaitan program-program kepimpinan pelajar di peringkat jabatan, fakulti dan kolej kediaman, - Menyediakan laporan penyelidikan pelaksanaan program-program IKP dan BHEP kepada pihak pengurusan universiti,- Menyelaras data dan profail pelajar dan staf UiTM yang berkaitan dengan semua program kepimpinan pelajar,- Melatih Certified NLP Coach dan Certified Basic NLP Practioner UiTM di fakulti dan kampus cawangan UiTM berkaitan kaedah penyampaian isi kandungan modul Mind Empowerment For Success (MinDS),- Menyeragamkan pelaksanaan modul Mind Empowerment For Success (MinDS) di peringkat fakulti dan kampus cawangan UiTM.- Membentuk kumpulan pelatih modul Mind Empowerment For Success (MinDS) yang berketrampilan berkemahiran tinggi.- Menjalankan modul MinDS bagi melahirkan graduan professional yang berinovatif, berdaya keusahawanan serta berpersonaliti unggul untuk memenuhi modal insan global yang berciri holistic
- Merancang dan melaksanakan Dasar Sukan Negara ( DSN ) dan Dasar Pembangunan Sukan Intitusi Pengajian Tinggi ( DPSIPT ).- Meningkatkan kecemerlangan sukan universiti ( UiTM ).- Menyediakan kemudahan sukan yang kondusif dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar , staf dan pelanggan.- Menaik taraf kemudahan sukan mengikut piawaian antarabangsa dan mengurus, menyelenggara kemudahan sukan.- Menganjurkan program dan aktiviti pembangunan sukan kepada pelajar dan staf UiTM- Menganjur dan menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti , Intitusi Pengajian Tinggi Awam ( IPTA ) dan Intitusi Pengajian Tinggi Swasta ( IPTS ), KPT, Kebangsaan dan Antarabangsa.
Kerjaya- Memberi perkhidmatan bimbingan kerjaya secara individu dan kelompok- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kerjaya pelajar serta program penempatan pekerjaan pelajar- Membina jaringan perhubungan dengan pihak majikan- Menyediakan perkhidmatan kerjaya atas talian melalui sistem e-Kerjaya (Jobshop UiTM) kepada pelajar, graduan UiTM dan pihak syarikat- Menyedia dan menerbit bahan maklumat dan panduan kerjaya - Mengumpul data maklumat penempatan pekerjaan graduan UiTM- Menyediakan kandungan Modul Pembangunan Kerjaya (MPK)
Kaunseling- Menyediakan perkhidmatan kaunseling menerusi sesi kaunseling individu, kelompok, bimbingan, konsultasi dan pentadbiran ujian psikologi- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kaunseling dan psikologi (pelajar)- Menyediakan dan menyalurkan informasi kaunseling
Psikologi- Mengurus dan mengendalikan perkhidmatan sesi kaunseling staf (Dirujuk, Dasar Pemisah atau Sukarela)- Mengendalikan pentadbiran dan pentafsiran ujian psikologi staf- Melaksankan Program Pembangunan Potensi Diri Staf
- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawal selia aktiviti dan program kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM
AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM- Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan penawaran program akademik di peringkat Sarjana muda Diploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawai dan anggota PDRM- Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka menggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan polis- Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan Sukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh Universiti Teknologi MARA- Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awam bersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malaysia
PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan
UNIT DEBAT- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa- Menganjurkan pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa
UNIT TEKNIKAL- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan dan peralatan teknikal HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan teknikal di HEP
PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang keperluan aktiviti dan program pembangunan pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar/kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah
- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan kebajikan pelajar dibawah Tabung Kecemasan dan Tabung Kebajikan Pelajar UiTM - Tabung Kebajikan Pelajar : a. Bantuan Sara Diri b. Bantuan Kecurian c. Bantuan Bencana Alam (Banjir, Ribut, Kebakaran)- Tabung Kecemasan Pelajar : a. Bantuan Kemalangan b. Bantuan Pelajar Meninggal Dunia- Menjadi perantara dan urusetia pusat pengumpulan dokumen bagi bantuan kewangan Pelajar UiTM.
UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM (pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif
UNIT PENGURUSAN NON RESIDEN- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamatan pelajar NR
KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan-perkhidmatan pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, PUSAT
KEGIATAN PELAJAR, UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/D(2)
BAHAGIAN D – CARTA FUNGSI PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Keluaran : 02 Pindaan : 01 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
D.2 Carta Fungsi Pusat Kegiatan Pelajar
PENOLONG PENDAFTAR KANAN (N44) Rahman Naim Mat Ali
SETIAUSAHA PEJABAT (N29) Nasriah Shafii
KERANI KANAN (N23) Rodziyah Mohd Amin
KERANI KANAN (N23) Abd Rahman Abd Latiff
KERANI (N19) Maniseh Md Salim
PEGAWAI EKSEKUTIF (N29) Muhammad Farid Muhamad Ismail
PENGARAH (DM52) Dr. Shahsuzan Zakaria
TIMBALAN NAIB CANSELOR HEP Prof. Dr. Azizan Abdullah
PEMBANTU OPERASI (N11) (Bersara)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR, PUSAT
KEGIATAN PELAJAR, UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/D(2)
BAHAGIAN D – CARTA FUNGSI PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Keluaran : 02 Pindaan : 01 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN
PERSATUAN/ KELAB DALAMAN AKTIVITI PELAJAR TABUNG AMANAH HEP
1. Pentadbiran Am
2. Pengurusan Fail dan Rekod
3. Pengurusan/ Pembangunan
Sumber Manusia
4. Perancangan Strategik/ Aktiviti
5. Pengurusan Kewangan
6. Perolehan, Pengurusan Harta
dan Inventori
7. Laporan Kad Perakam Waktu
8. Rekod Cuti
9. Tuntutan Kerja Lebih Masa
10. Pengurusan Dokumentasi
Kualiti (ISO, KIK/ 5S)
11. Pengurusan Pelanggan
12. Urusetia/Pengurusan
Mesyuarat Jabatan
1. Permohonan dan Pendaftaran
Persatuan/ Kelab Dalaman
Pelajar
2. Pelembagaan Persatuan
3. Lantikan Penasihat Persatuan
4. Sijil Pendaftaran
5. Pangkalan Data, Rekod dan
Stastik berkaitan Pendaftaran
Persatuan/ kelab Pelajar
6. Pengurusan Persatuan
Penyelarasan AGM
1. Permohonan dan Kelulusan Aktiviti Pelajar
2. Permohonan dan Kelulusan aktiviti Pelajar (ke
luar kampus & luar negara)
3. Permohonan dan Kelulusan Memungut Derma/
Kutipan Wang/ Tajaan Luar
4. Lantikan Pegawai Pengiring
5. Anugerah Tokoh Siswa
6. Pengurusan Rekod, Pangkalan Data,
Maklumat dan Statistik Aktiviti Pelajar
7. Pemantauan Pelaksanaan Aktiviti Pelajar
8. Penganjuran Kursus Pengurusan Organisasi
(Persatuan/ Kelab Pelajar)
9. Penganjuran Program Hari Bertemu
Pelanggan (Persatuan/ Kelab Pelajar)
10. Penganjuran High Impact Training Program
(Persatuan/ Kelab Pelajar)
11. Penyediaan Garis Panduan, Prosedur dan
Proses Kerja Berkaitan Aktiviti Pelajar
12. Pelaporan (Pengurusan UiTM dan KPM)
1. Urusetia Mesyuarat
Jawatankuasa Tabung Amanah
HEP
2. Pengurusan Permohonan dan
Kelulusan Tabung Amanah
3. Semakan Kadar Baru Tabung
Amanah HEP
4. Laporan Prestasi Kewangan
Tabung Amanah HEP
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
SUMBER MANUSIA: Penolong Pendaftar Kanan (N44) 1 Pegawai Eksekutif (N29) 1 Kerani Kanan (N22) 2 Kerani (N19) 1 Pembantu Operasi (N11) 0
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk: Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-Aktiviti Fungsi Utama
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/E
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
BAHAGIAN E: SENARAI FUNGSI UTAMA
1. Menghasilkan graduan yang holistik, bijaksana, berdaya saing, beretika, prihatin
persekitaran, inovatif, kreatif dan mendokong falsafah, visi serta misi UiTM melalui
kegiatan kelab/ persatuan pelajar.
2. Membimbing pelajar dalam pengurusan organisasi kelab/ persatuan pelajar yang
berdaftar di UiTM.
3. Melahirkan pemimpin persatuan pelajar yang cekap dan berwibawa dan bersedia untuk
bersaing sebagai seorang profesional di alam pekerjaan.
Aktiviti-Aktiviti Fungsi Utama
1. Menguruskan permohonan peruntukan penganjuran aktiviti pelajar UiTM.
2. Menguruskan permohonan ke luar kampus UiTM.
3. Menguruskan permohonan aktiviti ke luar negara.
4. Menguruskan permohonan kebenaran memungut derma/ kutipan wang/ tajaan luar
kampus.
5. Menguruskan permohonan penubuhan dan pendaftaran persatuan di UiTM.
6. Menyelaras penilaian aktiviti yang telah dilaksanakan oleh pelajar.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk: Fungsi Utama Pusat Kegiatan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/E
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 19/6/2019
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
No.Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
1 Permohonan Peruntukan Penganjuran Aktiviti Pelajar
-Kertas kerja -Borang C
-Surat Kelulusan 4 minggu dari tarikh permohonan diterima
-Bajet -Had Kuasa Meluluskan -Kriteria
-Tabung Amanah HEP
-Tidak diluluskan -Tidak dapat dilaksanakan -Tarikh tidak sesuai
2 Permohonan Aktiviti Ke Luar Kampus
-Surat Permohonan -Borang Aktiviti Luar Kampus (jika perlu)
-Surat kelulusan
4 Minggu selepas menerima permohonan
-Kelulusan Timbalan Naib Canselor HEP -Kelulusan Program
-Fakulti -Pengangkutan -Tabung Amanah
-Tidak diluluskan -Tidak dapat dilaksanakan -Lokasi tidak selamat
3 Permohonan Aktiviti Ke Luar Negara
-Surat Permohonan
-Surat Kelulusan 4 Minggu selepas menerima surat permohonan
-PDRM -KDN -Kementerian Luar
-Kampus -fakulti -bahagian-bahagian HEP -Persatuan Pelajar
-Tidak diluluskan -Tidak dapat dilaksanakan -Lokasi tidak selamat -Tidak dapat kebenaran pihak berwajib
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk: Fungsi Utama Pusat Kegiatan Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/E
Keluaran : 01 Pindaan : 01 Tarikh : 19/6/2019
4 Permohonan Kebenaran
Memungut Derma/Kutipan Wang/Tajaan Luar
-Surat permohonan -Surat Kelulusan Program
-Surat Kelulusan -4 minggu selepas menerima permohonan
-Jenis program -Keperluan Program
-Persatuan Pelajar -fakulti -Pusat kegiatan Pelajar
-Tidak diluluskan -Tidak dapat dilaksanakan
5 Permohonan Penubuhan dan Pendaftaran Persatuan
-Surat Permohonan -Borang Permohonan
-Sijil Kelulusan Penubuhan Persatuan
-4 Minggu selepas menerima permohonan rasmi
-Maklumat Persatuan -Perlembagaan Persatuan
-Fakulti -Bahagian -Pelajar
-Tidak diluluskan -Persatuan tidak menjalankan aktiviti
6 Penilaian Aktiviti Pelajar -Laporan Aktiviti Pelajar
-Laporan Analisi -Statistik
-Setiap Bulan -Hujung tahun -Keperluan semasa
-Format Laporan
-Persatuan pelajar -Tidak menghantar laporan -Laporan tidak mengikut format -Kelewatan menghantar laporan
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.01
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
01 00 02 00
4/7/2018 1/3/2019
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan permohonan mengadakan aktiviti pelajar dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualti HEP.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan input (Tenaga Manusia, Tabung Kegiatan Pelajar dan Kokurikulum serta Sistem Pengurusan Kualiti) ditransformasi ke arah output (perkhidmatan) khususnya untuk persatuan/ kelab pelajar yang berdaftar di HEP, UiTM Malaysia.
3.0 DEFINISI 3.1 Persatuan Pelajar
Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan penubuhan oleh pensyarah/ staf UiTM yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri dari pelajar berdaftar di UiTM.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.01
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar KPT : Kementerian Pendidikan Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi Pel : Pelajar 4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.01
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR TIDAK LULUS
Bil Tindakan Tanggungjawab Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Pelajar menghantar Surat Permohonan dan borang permohonan aktiviti melalui Borang C
Pel Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III,S.8] Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2. Terima dan semak dokumen permohonan PK
3. Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut
PT
4. PPK/PE memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP
PPK
5. PPP/ TNC HEP membuat keputusan PPP/ TNC HEP
6. Sediakan surat maklumbalas permohonan PT
7. Surat maklumbalas diserahkan kepada pemohon
PT
8. Kemaskini rekod PT
Bil Tindakan Tanggungjawab Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Menerima permohonan aktiviti pelajar PK/ PT Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2 Semakan dan perbincangan TNC HEP/ PPP/
PPK/ PE
3 Keluarkan surat tidak lulus PE/ PT
4 Kemaskini rekod PT
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.01
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
Mula
Pel Pelajar hantar borang permohonan aktiviti
Borang C
PK Terima borang dan semak (lengkap/ tidak dokumen)
PPK/ PE Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan
PPK
PPK mengemukakan syor untuk permohonan kelulusan kepada PPP/ TNC HEP untuk membuat keputusan
TNC HEP/ PPP PPP/ TNC HEP membuat perbincangan dan keputusan
Memo Ketua Jabatan
PT
Sediakan surat kelulusan
Sekiranya peruntukan RM 6,000 dan RM 10,000, di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Tabung Amanah
PT
Surat kelulusan diberi kepada pemohon beserta borang laporan
K-HEP/PKP/18
PT Kemaskini rekod
Tamat
Lengkap
Lulus
Tidak Lengkap
Tidak
Lulus
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.01
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI PELAJAR TIDAK LULUS
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
Mula
PK/PT Menerima permohonan aktiviti pelajar
Borang C
TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE
Membuat semakan dan perbincangan permohonan aktiviti pelajar: 1. Dokumen
permohonan 2. Kesesuaian program
PE/ PT Surat Tidak Lulus dan Rekod
Tamat.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.01
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
Bil. Tajuk Rekod Tempoh
Simpanan Lokasi
1. Fail Persatuan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
2. Pangkalan data persatuan pelajar 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
3. Memo Ketua Jabatan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
4. Laporan aktiviti persatuan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
5. Laporan penilaian aktiviti pelajar 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
6. Fail surat kelulusan dari Kementerian 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
7. Fail surat kuasa dari Naib Canselor/ TimbalanNaib Canselor HEP/ Bendahari
5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.01
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Peruntukan Penganjuran Aktiviti Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Borang
2. Semakan dan Perbincangan
3. Kelulusan
4.
5.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN PENGANJURAN AKTIVITI PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.01
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
Bil. Perkara (/) Tandatangan
& Tarikh
1. Borang permohonan (Borang C) lengkap diisi
2. Persatuan/Kelab berdaftar/ pelajar berdaftar di UiTM
3. Tarikh/masa tidak bercanggah dengan masa kuliah/ aktiviti utama Universiti
4. Pegawai Pengiring telah dilantik iaitu penasihat atau orang lain yang telah mendapat kelulusan /dilantik. (Nisbah 1 pengiring: 40 pelajar (sekiranya terlibat)
5. Perancangan/Persiapan mengambil kira aspek keselamatan, kebersihan, kesihatan dan keselesaan peserta dan masyarakat sekeliling
6. Jika ada penceramah/panel jemputan – nama, jawatan, organisasi dan latar belakang (CV) penceramah telah disertakan bersama Borang C (sekiranya terlibat)
7. Butiran perbelanjaan ikut kadar yang telah ditetapkan/ diseragamkan dengan perkadaran dan kelulusan-kelulusan terdahulu/ Semakan kelulusan dari fakulti/ kolej (sekiranya ada)
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.02
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
01 00 02 00
4/7/2018 1/3/2019
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan permohonan aktiviti ke luar kampus dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan input (Tenaga Manusia, Tabung Kegiatan Pelajar dan Kokurikulum serta Sistem Pengurusan Kualiti) ditransformasi ke arah output (perkhidmatan) khususnya untuk persatuan/ kelab pelajar yang berdaftar di HEP, UiTM Malaysia.
3.0 DEFINISI 3.1 Persatuan Pelajar
Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan penubuhan oleh pensyarah/ staf yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri dari pelajar berdaftar di UiTM.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.02
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir SP : Setiausaha Pejabat Pel : Pelajar 4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.02
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS TIDAK LULUS
Bil Tindakan Tanggungjawab Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Pelajar menghantar Surat Permohonan/ Kertas Kerja Aktiviti Ke Luar Kampus
Pel Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM Garis Panduan Aktiviti Pelajar Manual Kelulusan Aktiviti/ Program Rekreasi Luar Kampus
2 Terima dan semak dokumen permohonan PK/ PT
3 Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut
PT
4 PPK/PE memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP
PPK
5 PPP/ TNC HEP membuat keputusan PPP/ TNC HEP
6 Sediakan surat kelulusan permohonan PT
7 Surat kelulusan diserahkan kepada pemohon PT
8 Kemaskini rekod PT
Bil Tindakan Tanggungjawab Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Menerima permohonan penganjuran aktiviti ke luar kampus
PK/PT/SP Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM Garis Panduan Aktiviti Pelajar Manual Kelulusan Aktiviti/ Program Rekreasi Luar Kampus
2 Semakan dan perbincangan TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE
3 Keluarkan surat tidak lulus PT
4 Kemaskini rekod PT
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.02
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
Mula
Pel Pelajar hantar surat permohonan/ kertas kerja aktiviti ke luar kampus
PK Terima borang dan semak (lengkap/ tidak dokumen)
PPK/ PE Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan
PPK
PPK memajukan permohonan kelulusan kepada PPP/ TNC HEP untuk membuat keputusan
TNC HEP/ PPP PPP/ TNC HEP membuat keputusan
Memo Ketua Jabatan
PT Sediakan surat maklumbalas permohonan
PT Surat diberi kepada pemohon
PT Kemaskini rekod
Tamat
Lengkap
Lulus
Tidak Lengkap
Tidak
Lulus
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.02
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.1 CARTA ALIR JIKA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS TIDAK LULUS
ORANG YANG BERTANGGUN
G JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA
REKOD KUALITI
Mula
PT/ PK Menerima permohonan aktiviti ke luar kampus
TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE
Membuat semakan, dan perbincangan berdasarkan: 1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian program 3. Keselamatan
PT Keluarkan Surat Tidak Lulus dan rekod
Tamat
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.02
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
Bil. Tajuk Rekod Tempoh
Simpanan Lokasi
1. Fail Persatuan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
2. Laporan aktiviti persatuan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
3. Laporan penilaian aktiviti pelajar 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
4. Fail surat kelulusan dari Kementerian 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
5. Memo Ketua Jabatan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.02
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Peruntukan Penganjuran Aktiviti Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Permohonan
2. Semakan dan Perbincangan
3. Kelulusan
4.
5.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.02
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
Bil. Perkara (/) Tandatangan
& Tarikh
1. Surat permohonan aktiviti luar kampus dan kertas kerja (jika
berkaitan)
2. Persatuan/Kelab berdaftar/ pelajar berdaftar di UiTM
3. Nama Pegawai Pengiring iaitu penasihat atau orang lain yang telah dinamakan. (Nisbah 1 pengiring: 40 pelajar (sekiranya perlu)
4. Perancangan/ Persiapan mengambil kira aspek keselamatan, kebersihan, kesihatan dan keselesaan peserta dan masyarakat sekeliling
5. Surat kelulusan program dari Fakulti/ Kolej/ Jemputan dari Agensi/ Pertubuhan luar
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.03
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
01 00 02 00
4/7/2018 1/3/2019
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan permohonan mengadakan aktiviti pelajar ke luar negara dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan input (Tenaga Manusia, Tabung Kegiatan Pelajar dan Kokurikulum serta Sistem Pengurusan Kualiti) ditransformasi ke arah output (perkhidmatan) khususnya untuk persatuan/kelab pelajar yang mendaftar di HEP, UiTM Malaysia.
3.0 DEFINISI 3.1 Persatuan Pelajar
Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan penubuhan oleh pensyarah yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri dari pelajar berdaftar di UiTM.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.03
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar LPU : Lembaga Pengarah Universiti KPT : Kementerian Pendidikan Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif
SP : Setiausaha Pejabat PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi Pel : Pelajar 4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.03
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
Bil Tindakan Tanggungjawab Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Pelajar menghantar surat permohonan/ kertas kerja aktiviti ke Luar Negara
Pel Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III,S.8] Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2. Terima dan semak dokumen permohonan PK
3. Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut
PP/ PPP
4. Memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP
PP/PT
5. PPP/ TNC HEP membuat keputusan PPP/ TNC HEP
6.
Kemukakan surat permohonan ke luar negara untuk ditandatangani oleh PPP HEP bagi mendapatkan maklumblas dari KLN, KDN dan PDRM
PT
7. Sediakan surat maklumbalas permohonan ke luar negara untuk ditandatangani oleh TNC HEP
PT
8. Edar surat maklumbalas permohonan kepada pemohon
PPT
9. Kemaskini rekod PT
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.03
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA TIDAK LULUS
Bil Tindakan Tanggungjawab Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Menerima permohonan aktiviti pelajar PK/PT/SP Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2 Semakan dan perbincangan TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE
3 Keluarkan surat tidak lulus PT
4 Kemaskini rekod PT
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.03
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA
REKOD KUALITI
Mula
Pel Pelajar hantar permohonan/ kertas kerja aktiviti ke luar kampus
PK Terima borang dan semak
permohonan (lengkap/ tidak dokumen)
PPK/ PE
Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan
PPK Memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP
TNC HEP/ PPP PPP/ TNC HEP membuat perbincangan dan keputusan
Memo Ketua Jabatan
PT/PPP
Sediakan surat permohonan ke luar negara untuk ditandatangani oleh PPP HEP bagi mendapatkan maklumbalas dari KLN, KDN dan PDRM
PT/ PK
Terima surat maklumbalas daripada KLN, KDN dan PDRM
PT
Sediakan surat maklumbalas permohonan ke luar negara untuk ditandatangani oleh TNC HEP
PT Edar surat maklumbalas permohonan kepada pemohon
PT Kemaskini rekod
Tamat
Lengkap
Lulus
Tidak
Lengkap
Tidak
Lulus
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.03
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA TIDAK LULUS
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA
REKOD KUALITI
Mula
PT/ PK Menerima permohonan aktiviti ke luar negara
TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE
Membuat semakan dan perbincangan berdasarkan: 1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian program 3. Keselamatan
PT Keluarkan surat tidak lulus dan rekod
Tamat.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.03
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
Bil. Tajuk Rekod Tempoh
Simpanan Lokasi
1. Fail Persatuan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
2. Laporan penilaian aktiviti pelajar 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
3. Fail surat kelulusan dari Kementerian 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
4. Fail surat kuasa dari Pejabat Bendahari 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
5. Memo Ketua Jabatan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.03
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Peruntukan Penganjuran Aktiviti Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Permohonan
2. Semakan dan Perbincangan
3. Penyediaan surat permohonan
4. kelulusan
5.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN AKTIVITI KE LUAR NEGARA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.03
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
Bil. (/) Tandatangan
& Tarikh
1. Surat permohonan keluar negara dan kertas kerja lengkap
2. Tarikh/masa tidak bercanggah dengan masa kuliah/ aktiviti utama Universiti/ Mengikut Kesesuaian
3. Pegawai Pengiring telah dilantik iaitu penasihat atau orang lain yang telah mendapat kelulusan /dilantik. (Nisbah 1 pengiring: 40 pelajar (sekiranya perlu)
4. Perancangan/Persiapan mengambil kira aspek keselamatan, kebersihan, kesihatan dan keselesaan peserta dan masyarakat sekeliling
5. Surat kelulusan program dari Fakulti/ Kolej/ Jemputan dari Agensi/ Pertubuhan luar
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.04
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
01 00 02 00
4/7/2018 1/3/2019
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan permohonan memungut derma/ kutipan wang di luar kampus dapat diuruskan dengan teratur dan lancar mengikut tugas yang dipertanggungjawabkan untuk memenuhi sistem pengurusan kualiti HEP.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan input (Tenaga Manusia, Tabung Kegiatan Pelajar dan Kokurikulum serta Sistem Pengurusan Kualiti) ditransformasi ke arah output (perkhidmatan) khususnya untuk persatuan/kelab pelajar yang berdaftar di HEP, UiTM Malaysia.
3.0 DEFINISI 3.1 Persatuan Pelajar
Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan penubuhan oleh pensyarah/ staf UiTM yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri dari pelajar berdaftar di UiTM.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.04
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
3.2 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar LPU : Lembaga Pengarah Universiti KPT : Kementerian Pendidikan Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi Pel : Pelajar 4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.04
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/ TAJAAN LUAR KAMPUS
5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS TIDAK LULUS
Bil Tindakan Tanggungjawab Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Pelajar menghantar surat permohonan/ kertas kerja aktiviti
Pel Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III,S.8] Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2. Terima dan semak dokumen permohonan PK
3. Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut
PPK/ PE
4. Majukan kepada PPP/ TNC HEP PPK
5. PPP/ TNC HEP membuat keputusan PPP/ TNC HEP
6. Sediakan surat maklumbalas memungut derma /kutipan wang dan tajaan luar kampus untuk ditandatangani oleh TNC HEP
PT
7. Edar surat kelulusan kepada pemohon PT/ PO
8. Kemaskini rekod PT
Bil Tindakan Tanggungjawab Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1. Menerima permohonan memungut Derma/Kutipan Wang/Tajaan Luar Kampus
PK/PT Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2 Semakan dan perbincangan TNC HEP/ PPP/
PPK/ PE
3 Keluarkan surat tidak lulus PT
4 Kemaskini rekod PT
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.04
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
Mula
Pel Pelajar hantar permohonan
PK Terima borang dan semak permohonan (lengkap/ tidak dokumen)
PPK/ PE Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut
PPK Majukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP
TNC HEP/ PPP PPP/ TNC HEP membuat keputusan
Memo Ketua Jabatan
PT
Sediakan surat maklumbalas permohonan memungut derma/kutipan wang dan tajaan di luar kampus untuk ditandatangani oleh TNC HEP
PO Edar surat kelulusan kepada pemohon
PT Kemaskini rekod
Tamat
Lengkap
Lulus
Tidak
Lengkap
Tidak
Lulus
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.04
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS TIDAK LULUS
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA
REKOD KUALITI
Mula
PK/PT
Menerima permohonan kebenaran memungut derma/kutipan wang/tajaan luar kampus
TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE
Membuat semakan dan perbincangan: 1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian
permohonan
PT Sediakan Surat tidak lulus dan Kemaskini rekod
Tamat.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.04
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
Bil. Tajuk Rekod Tempoh
Simpanan Lokasi
1. Fail Persatuan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
2. Kalendar aktiviti pelajar 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
3. Laporan aktiviti persatuan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
4. Laporan penilaian aktiviti pelajar 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
5. Memo Ketua Jabatan 5 – 7 tahun Pejabat Am, PKP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Peruntukan Penganjuran Aktiviti Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Permohonan
2. Semakan dan Perbincangan
3. kelulusan
4.
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : PERMOHONAN KEBENARAN MEMUNGUT DERMA/KUTIPAN WANG/TAJAAN LUAR KAMPUS
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F.04
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.
9.0 SENARAI SEMAKAN
Bil. (/) Tandatangan
& Tarikh
1. Surat Permohonan/ kertas kerja lengkap
2. Persatuan/Kelab berdaftar/ Pelajar berdaftar UiTM
3. Perancangan/Persiapan mengambil kira aspek keselamatan, kebersihan, kesihatan dan keselesaan peserta dan masyarakat sekeliling
4. Surat kelulusan program dari Fakulti/ Kolej
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Penubuhan/ Pendaftaran Persatuan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (05)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
01 00 02 00
4/7/2018 1/3/2019
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini bertujuan untuk menjelaskan prosedur permohonan pendaftaran persatuan/kelab mengikut peraturan yang ditetapkan oleh universiti.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai untuk memastikan semua maklumat persatuan kawalan terhadap aktiviti pelajar oleh HEP.
3.0 DEFINISI
3.1 Persatuan Pelajar
Persatuan berdaftar dengan HEP yang ditubuhkan atas inisiatif pelajar atau dinasihatkan penubuhan oleh pensyarah/ staf UiTM yang mana keahlian persatuan ini adalah terdiri dari pelajar berdaftar di UiTM.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Penubuhan/ Pendaftaran Persatuan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (05)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
3.2 Singkatan
UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi 4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Penubuhan/ Pendaftaran Persatuan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (05)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.0 PROSES KERJA PERMOHONAN PENUBUHAN DAN PENDAFTARAN LUAR
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Pelajar menghantar permohonan dan borang Pendaftaran Persatuan Pelajar A-HEP/ PKP/ 01 (Pindaan 2013)
Pel .
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2 Terima dan semak dokumen permohonan
PT/ PK
3 Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan lanjut
PPK/ PE
4 PPK/PE memajukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP
PPK
5 PPP/ TNC HEP mengadakan perbincangan untuk membuat keputusan
PPP/ TNC HEP
6 Sediakan sijil untuk ditandatangan TNC HEP
PT
7 Edar kelulusan kepada pemohon PT
8 Kemaskini rekod PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Penubuhan/ Pendaftaran Persatuan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (05)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PENUBUHAN DAN PENDAFTARAN PERSATUAN TIDAK LULUS
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Menerima permohonan Penubuhan dan Pendaftaran Persatuan Pelajar
PT Undang-Undang
Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2 Membuat semakan dan perbincangan :
1. Dokumen permohonan 2. Kesesuaian permohonan
TNCHEP/ PPP/ PPK/ PE
3 Kemaskini rekod PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Penubuhan/ Pendaftaran Persatuan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (05)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.0 CARTA ALIR PERMOHONAN PENUBUHAN/ PENDAFTARAN PERSATUAN
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
Mula
Pel Pelajar hantar permohonan dan borang Pendaftaran Persatuan Pelajar
borang Pendaftaran Persatuan Pelajar A-
HEP/ PKP/ 01 (Pindaan 2013)
PT/ PK Terima borang dan semak (lengkap/ tidak dokumen)
PPK/ PE Serahkan kepada PPK/ PE untuk semakan
PPK
Majukan permohonan kepada PPP/ TNC HEP untuk membuat keputusan
TNC HEP/ PPP
PPP/ TNC HEP membuat keputusan
Memo Ketua Jabatan
PT
Sediakan sijil untuk ditandatangan TNC HEP
PT Edar kelulusan kepada pemohon
PT Kemaskini rekod
Tamat
Lengkap
Lulus
Tidak Lengkap
Tidak Lulus
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Penubuhan/ Pendaftaran Persatuan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (05)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PERMOHONAN PENUBUHAN DAN PENDAFTARAN PERSATUAN TIDAK LULUS
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA
REKOD KUALITI
Mula
PK/PT
Menerima permohonan penubuhan persatuan dan pendaftaran persatuan pelajar
TNC HEP/ PPP/ PPK/ PE
Membuat semakan dan perbincangan bersama Pengarah TNC HEP/ PPP: 1. Dokumen
permohonan 2. Kesesuaian
permohonan
PT Kemaskini rekod
Tamat.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Penubuhan/ Pendaftaran Persatuan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (05)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1. Fail-fail persatuan yang masih aktif 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
2. Pangkalan data persatuan pelajar 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
3. Memo Ketua Jabatan 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Peruntukan Penganjuran Aktiviti Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Permohonan
2. Semakan & Perbincangan
3. kelulusan
4. Pendaftaran
5.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Permohonan Penubuhan/ Pendaftaran Persatuan
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (05)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL. BUTIRAN STATUS
1. Semak sama ada persatuan yang sama pernah ditubuhkan atau belum
2. Borang permohonan
3. Minit mesyuarat
4. Salinan dan semak perlembangaan
5. Pendaftaran persatuan
6. Nombor persatuan
7. Sijil persatuan
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Penilaian Aktiviti Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
01 00 02 00
4/7/2018 1/3/2019
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini bertujuan untuk memastikan segala maklumat dan laporan aktiviti persatuan dinilai dan dianalisa.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai bagi keperluan laporan untuk Kementerian Pendidikan Malaysia, Lembaga Pengarah Universiti dan lain-lain agensi.
3.0 DEFINISI
3.1 Singkatan UiTM : Universiti Teknologi MARA HEP : Hal Ehwal Pelajar KPTM : Kementerian Pendidikan Malaysia TNC HEP : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar PPP : Pengarah Pembangunan Pelajar KPKP : Ketua Pusat Kegiatan Pelajar PPK : Penolong Pendaftar Kanan PE : Pegawai Eksekutif PT : Pembantu Tadbir PO : Pembantu Operasi
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Penilaian Aktiviti Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
4.0 RUJUKAN
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
Perlembagaan Persatuan Pelajar
Manual Kualiti (MK.UiTM.01)
Rekod Kualiti (Jenis rekod, fail dan data)
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Penilaian Aktiviti Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
5.0 PROSES KERJA
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Laporan beserta borang pengesahan penghantaran laporan aktiviti pelajar K-HEP/ PKP/ 18 (Pindaan 2013) dan Borang Laporan Penutup L2-HEP/ PKP/ 21 (Pindaan 2013)
Pel .
Undang-Undang Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2 Terima dan semak dokumen permohonan
PT
3 Serahkan kepada PE untuk semakan lanjut
PE
4 PPK/ PE kumpul dan sediakan laporan keseluruhan mengikut keperluan
PPK/ PE
5 Rekod PE
5.1 PROSES KERJA TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PENILAIAN AKTIVITI PELAJAR TIDAK LENGKAP
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-Undang/Peraturan
1 Menerima laporan dan borang PK/ PT/ SP Undang-Undang
Malaysia Akta 174, Akta Institut-Institut Pelajaran (Tatatertib) 1976, [Bah. III, S. 8]
Manual Pengurusan Aktiviti Pelajar UiTM
2 Membuat semakan dan perbincangan :
1. laporan 2. analisa/ statistik
PPP/ PPK/ PE
3 Kemaskini rekod PE/ PT
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Penilaian Aktiviti Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.0 CARTA ALIR PENILAIAN AKTIVITI PELAJAR ORANG YANG
BERTANGGUNG JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
Pel
Mula
PT
Laporan beserta borang
pengesahan penghantaran
laporan aktiviti pelajar dan
Borang Laporan Penutup
K-HEP/ PKP/ 18
(Pindaan 2013)
L2-HEP/ PKP/ 21
(Pindaan 2013)
PE Terima dan semak
dokumen permohonan
PPK/ PE Serahkan kepada PE untuk
semakan lanjut
PE
PPK/ PE kumpul dan
sediakan laporan
keseluruhan mengikut
keperluan
Rekod
Lengkap
Tidak Lengkap
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Penilaian Aktiviti Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
6.1 CARTA ALIR TINDAKAN PENCEGAHAN JIKA PENILAIAN AKTIVITI PELAJAR TIDAK LENGKAP
ORANG YANG BERTANGGUNG
JAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA
REKOD KUALITI
Mula
PT Menerima laporan aktiviti pelajar
PPP/ PPK/ PE
Membuat semakan dan perbincangan: 1. laporan 2. analisa/ statistik
PT Kemaskini rekod
Tamat.
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Penilaian Aktiviti Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
7.0 REKOD KUALITI
BIL. TAJUK REKOD TEMPOH SIMPANAN
LOKASI
1. Fail Laporan Penilaian Penganjuran Aktiviti
Pelajar 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
2. Fail Laporan Aktiviti Pelajar
(disediakan oleh PKP) 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
3.
Fail Kelulusan Aktiviti Pelajar
(Laporan Aktiviti Pelajar Berdasarkan Kelulusan)
5-7 tahun Pejabat Am. PKP
4. Fail Kelulusan Aktiviti Luar Negara 5-7 tahun Pejabat Am. PKP
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Peruntukan Penganjuran Aktiviti Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Penerimaan Laporan
2. Semakan
3. Menganalisa
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
Tajuk : Penilaian Aktiviti Pelajar
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/F (06)
Keluaran : 02 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL. BUTIRAN STATUS
1. Borang Pengesahan Penghantaran Laporan Aktiviti
2. Borang Laporan Penutup Aktiviti Pelajar
3. Laporan
BAHAGIAN
HAL EHWAL PELAJAR
MANUAL PROSEDUR KERJA
PUSAT KEGIATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/PKP/G
Tajuk: Borang Yang Digunakan
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 1/3/2019
MANUAL PROSEDUR KERJA PKP/HEP
BAHAGIAN G
Bil. Nombor Borang Tajuk Borang
1 Borang C-HEP/ PKP/ 09 (Pindaan 2013)
Borang Permohonan Aktiviti Pelajar (Borang C)
2 K-HEP/ PKP/ 18 (Pindaan 2013)
Borang Pengesahan Penghantaran Laporan Aktiviti
3 L2-HEP/ PKP/ 21 (Pindaan 2013)
Borang Laporan Penutup Akttiviti Pelajar
4 PKPUiTM/1102017
Senarai Semak Dokumen Permohonan Aktiviti Rekreasi Luar Kampus
MPK_PKPkegiatan_pelajar_Page_01Kandungan2-MPK KAWALAN DOKUMEN A 20193-MPK REKOD PINDAAN B 2019 (1)4-MPK LATAR JABATAN C edited 20195-MPK CARTA ORGANISASI D edited 2019Carta Organisasi HEP 2020 (Tanpa Pengurusan Tertinggi)6- D1 MPK SENARAI NAMA CARTA ORGANISASI D1 edited 2019Carta Fungsi HEP (2020)6- D2 MPK SENARAI NAMA CARTA ORGANISASI edited 20207-MPK FUNGSI UTAMA PKP edited 2019
8_2 E PUSAT KEGIATAN PELAJAR - Proses kerja Utama (risiko) 2020 (3)MPK_PKP9- F.01- MPK Permohonan Penganjuran Aktiviti Pelajar-1 edited 202010- F.02 - MPK Permohonan Aktiviti Ke Luar Kampus edited 202011- F.03- MPK Permohonan Aktiviti Ke Luar Negara edited 202012- F.04- MPK Permohonan Kebenaran Memungut Derma-Tajaan Luar edited 202013- F.05- MPK Permohonan Penubuhan dan Pendaftaran Persatuan Edited 202014- F.06- MPK Penilaian Aktiviti Pelajar edited 2020 (1)15-MPK BORANG edited