22 BAB IV DISKRIPSI PEKERJAAN 4.1 Analisa Sistem Analisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru. Langkah pertama adalah melakukan wawancara. wawancara dilakukan pada beberapa bagian yang mengelola proses maintenance data karyawan, proses absensi, proses penggajian dan laporan yaitu bagian administrasi, bagian keuangan dan direktur. Bagian administrasi bertugas dalam melakukan pencatatan data karyawan baru, maintenance data karyawan, dan proses absensi karyawan, selanjutnya bagian administrasi membuat laporan absensi dan laporan data karyawan. Bagian keuangan bertugas dalam proses penggajian yang berdasarkan pada laporan data karyawan dan laporan absensi karyawan, selanjutnya bagian keuangan membuat laporan penggajian. Hasil dari analisa dan wawancara yang dilakukan terhadap bagian-bagian yang berkaitan langsung dengan proses, digambarkan melalui Dokumen Flow lama. Permasalahan tersebut antara lain prosedur penggajian manual sehingga tidak terdapat internal control yang baik. Sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.1. STIKOM SURABAYA
30
Embed
bagian administrasi membuat laporan absensi dan laporan ...repository.dinamika.ac.id/180/7/BAB IV.pdf · laporan data karyawan dan laporan absensi karyawan, selanjutnya bagian keuangan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
22
BAB IV
DISKRIPSI PEKERJAAN
4.1 Analisa Sistem
Analisa sistem merupakan langkah awal dalam membuat sistem baru.
Langkah pertama adalah melakukan wawancara. wawancara dilakukan pada
beberapa bagian yang mengelola proses maintenance data karyawan, proses
absensi, proses penggajian dan laporan yaitu bagian administrasi, bagian
keuangan dan direktur.
Bagian administrasi bertugas dalam melakukan pencatatan data karyawan
baru, maintenance data karyawan, dan proses absensi karyawan, selanjutnya
bagian administrasi membuat laporan absensi dan laporan data karyawan.
Bagian keuangan bertugas dalam proses penggajian yang berdasarkan pada
laporan data karyawan dan laporan absensi karyawan, selanjutnya bagian
keuangan membuat laporan penggajian.
Hasil dari analisa dan wawancara yang dilakukan terhadap bagian-bagian
yang berkaitan langsung dengan proses, digambarkan melalui Dokumen Flow
lama. Permasalahan tersebut antara lain prosedur penggajian manual sehingga
tidak terdapat internal control yang baik. Sebagaimana yang terlihat pada Gambar
4.1.
STIKOM S
URABAYA
23
Karyawan
Pemeriksaan
Waktu
Terlambat
Mengisi
Form
Absensi
Pencatatan
Jam
Lembur
Rekap
Terlambat
Pencatatan
Rekap
Absensi
Pencatatan
Waktu
Terlambat
Rekap
Absensi
Rekap
Lembur
Form
Absensi yg
telah diisi
Terlambat
Start
Form
Absensi
Finish
Pembuatan
Laporan
Absensi
Karyawan
N
Laporan
Absensi
Karyawan
3
32
Laporan
Absensi
Karyawan1
Laporan
Absensi
Karyawan1
Pencatatan dan
Pembuatan
Rekap Pajak dan
Gaji Karyawan
Pembuatan
Slip Gaji
Karyawan
Slip Gaji
2
Laporan
Pajak
Karyawan 1
Slip Gaji
2Slip Pajak
Karyawan1
Pembuatan
Slip Pajak
Karyawan
Slip Gaji
2Slip Gaji
Karaywan1
N
N N
N N
Slip Pajak
Karyawan1
Slip Gaji
Karyawan1
Ya
Tidak
Pembuatan
Laporan Pajak
dan Gaji
Karyawan
Permintaan
Laporan Pajak
dan Gaji
Karyawan
3Rekap Gaji
Karyawan2
1
Laporan Gaji
1
Laporan Gaji
Karyawan2
1
Laporan
Pajak
Karyawan
1
Laporan Gaji
Karyawan1
Rekap
Pajak
Karyawan1
Bag. Personalia Bag. Keuangan Pimpinan
Permintaan
Lembur
1
1
Buat
Pemberitahu
an Lembur
Pemberitahuan
LemburPersetujuan
Lembur
2
3Y
T
2
3
Langkah selanjutnya setelah penganalisaan masalah melalui Dokumen
Flow, penganalisaan system baru dimulai dengan pembuatan Sistem Flow.
Pembuatan Sistem Flow merupakan pemvisualisasian sistem penggajian baru
yang akan di buat. . Sebagaimana yang terlihat pada Gambar 4.2.
Gambar 4.1 Dokumen Flow
STIKOM S
URABAYA
24
Start B
Update dan
Simpan
Perhitungan
Lembur
Ada
Pengecekan
NIK
Karyawan
Simpan Data
Absensi
C
Absensi
Lembur
Karyawan
Pengecekan
Jam Lembur
A
B
Input NIK
Karyawan
Cocok
C
Ya
Tidak
Tidak
Ya
Cetak Laporan
Absensi
Karyawan
Laporan
Absensi
Karyawan2
Laporan
Absensi
Karyawan1
N
Laporan
Absensi
Karyawan1
Potongan
Simpan Data
Tunjangan
Input Data
Potongan
Simpan Data
Potongan
Input Data
Tunjangan
Tunjangan
2
Slip Gaji
Karyawan
1
Perhitungan Gaji
Karyawan
Gaji
Karyawan
N
N2
Laporan
Gaji
Karyawan1
Cetak Slip
Gaji
Karyawan
D
C
A
B
D
Laporan
Gaji
Karyawan
Slip Gaji
Karyawan
1
Cetak Laporan
Gaji Karyawan
Finish
A CB
A
Karyawan Bag. Personalia Bag. Keuangan Pimpinan
Permintaan
Lembur
F
F
Pemberitahuan
Lembur
Buat
Pemberitahuan
Lembur
Jabatan
Pemberitahuan
Lembur
B
Departemen
Simpan Data
Gaji Karyawan
Membuat
Laporan Lembur
Laporan
Lembur
G
Laporan Lembur
G
4.2 Perancangan Sistem
Berikut ini adalah proses dibentuknya Document Flow yang terdiri dari
Context Diagram dan Break Down Level 1 dan Level 2 dari Context Diagram.
Context Diagram merupakan gambaran umum dari system di bangun, sedangkan
level 1, 2, dan seterusnya merupakan gambaran detail dari Context Diagram.
Gambar 4.2 Sistem Flow
STIKOM S
URABAYA
25
4.2.1 Context Diagram
Pada Context Diagram Rancang Bangun Sistem Pengajian Karyawan pada
PT. Mega Auto Finance (MAF) Gresik ini terdiri dari 4 entitas (bagian), yaitu
Karyawan, Bagian Personalia, Bagian Keuangan, Pimpinan. Semua entitas ini
memberikan input dan menerima output data yang diperlukan. Sebagaimana yang
terlihat dalam Gambar 4.3.
4.2.2 Data Flow Diagram Level 0
Data Flow Diagram(DFD) adalah gambaran aliran informasi yang terlihat
dalam suatu prosedur (event) yang terdapat dalam suatu sistem. Data Flow
Diagram suatu sistem dapat diawali dengan Context Diagram yang menjelaskan
Laporan Karyawan
Laporan Lembur
Cetak Laporan Karyawan
Cetak Laporan Lembur
Laporan Gaji Karyawan
Laporan Absensi Karyawan
Arsip Laporan Gaji Karyawan
Arsip Slip Gaji Karyawan
Data Potonga n
Data Tunjang an
Pemberiitahuan Lembur da ri Pimpinan
Cek Jam Lem bur
Pemberitahuan Lembur
Cetak Laporan Absensi
S lip Gaji Karyawan
Pemberiitahuan Lembur
Kebutuhan Uang
Data Karyawan
1
Rancang Bangun Sistem Pengajian
Karyawan pada PT_Mega Auto
Finance (MAF) Gresik
+
Karyawan
Bag_Persona lia
P impinan
Bag_Keuanga n
Gambar 4.3 Context Diagram
STIKOM S
URABAYA
26
hubungan atau interaksi sistem dengan entitas-entitas yang mempunyai
keterkaitan dengan sistem.
S impan Data Detail T unjangan
Beri Data T unjangan
Beri Data Potongan
Cetak Gaji
Laporan Lem bur
Cetak Lapora n Karyawan
Laporan Karyawan
Cetak Lapora n Lembur
Laporan Gaji Karyawan
Laporan Absensi Karyawan
Arsip Slip Gaji Karyawan
Arsip Laporan Gaji Karyawan
Cetak Lapora n Absensi
S lip Gaji Karyawan
Ambil Data Detail Potongan
Ambil Data Detail T unjangan
Ambil Data L embur
Ambil Data Absensi
S impan Data Detail Potongan
S impan Data Lembur
S impan Data Absensi
Data Potong an
Data Tunjan gan
Pemberitahuan Lembur d ari PimpinanPemberiitahuan Lembur d ari Pimpina n
Cek Jam Lem bur
Pemberitahuan Lembur
Ambil Data Karyawan
Kebutuhan Uang
Pemberiitahuan Lembur
Ambil Departemen
Ambil Jabatan
S impan Data Karyawan
Data Karyawan
Karyawan
Bag_Person alia
Bag_Keuang an
P impinan
1
Entry Data
+
2
Pencatatan Data
Absensi Lembur dan
Potongan
+
3
Perhitungan
Gaji
+
4
Pembuatan Laporan
1 Karyawan
2 Absensi
3 Lembur
4 Jabatan
5 Departemen
6 Detail_Tunja ngan
7 Detail_Poton gan
8 Potongan
9 T unjangan
Gambar 4.4 Data Flow Diagram Level 0 STIKOM S
URABAYA
27
4.2.3 Data Flow Diagram Level 1
Dalam subsistem Data Flow Diagram Level 1 dari proses pencatatan data
absensi, lembur, dan potongan mempunyai 6 subproses, yang mempunyai proses
masing-masing.
Beri Data Karyawan
S impan Data Detail T unjangan
Beri Data T unjangan
Beri Data Potongan
S impan Data Detail Potongan
Kebutuhan Uang
Ambil Datta Absensi
Ambiil Data Karyawan
Pemberiitahuan LemburPemberiitahuan Lembur dari Pimpin an
Pemberitahuan Lembur
Pemberitahuan Lembur dari Pimpina n
Ambiil Data Lembur
S impan Data Lembur
Ada Jam Lembur
Cek Jam Lem bur
Ambiil Data Absensi
S impan Data Absensi
Ambil Data Karyawan
Karyawan
Karyawan
Bag_Perso
nalia
P impinan
1 Karyawan
2 Absensi
3 Lembur
7 Detail_Poton gan
1
S impan Data Absensi
2
Pengecekan Jam Lembur
3
Update dan S impan
Data Lembur
4
Buat Pembe ritahuan
Lembur
5
S impan Data Potongan
8 Potongan
9 T unjangan
6Detail_Tunja nga
n
6
S impan Data Tunjangan
Gambar 4.5 Data Flow Diagram Level 1 STIKOM S
URABAYA
28
4.2.4 Data Flow Diagram Level 1 Perhitungan Gaji
Dalam subsistem Data Flow Diagram Level 1 dari proses perhitungan gaji
yang terdapat pada subsistem ini meliputi perhitungan gaji karyawan, yang mana
data potongan, tunjangan, absensi, lembur, detail tunjangan, detail potongan
menjadi inputan dari proses perhitungan gaji.
4.2.5 Entity Relational Diagram
Dibawah ini ERD dari Rancang bangun sistem pengajian karyawan pada
PT. Mega Auto Finance (MAF) Gresik, adalah sebagai berikut :
A. Conceptual Data Model (CDM)
Conceptual Data Model (CDM) dari Rancang bangun sistem pengajian
karyawan pada PT. Mega Auto Finance (MAF) Gresik, terdapat 8 tabel. masing-
masing table mempunyai relasi ke table yang lain.
Gambar 4.6 Data Flow Diagram Level 1 Perhitungan Gaji
STIKOM S
URABAYA
29
B. Phsical Data Model (PDM)
Phsical Data Model(PDM) adalah hasil dari generate dari CDM. Data table
pada PDM inilah yang akan digunakan pada saat membuat aplikasi. PDM
dari rancang bangun penggajian dapat dilihat di gambar 4.8.
Mempunyai
Memiliki
Menempati
Menjabat
Ambil Hari Kerja
Mencatat
Mengambil
Melakukan
Karyawan
NIK
Nama
No KTP
Alamat
Tang g al Lahir
Agama
Status Perkawinan
PIN
No Rekening
Absensi
No Absensi
Jam M asuk Absensi
Jam Keluar Absensi
Lembur
No Lembur
Potong an
No Potong an
Nama Potongan
Potong an
Tunjangan
NIT
Nama Tunjang an
Tunjangan
Gapok
Periode Gapok
Gaji
Departemen
NID
Nama Departemen
Jabatan
NIJ
Nama Jabatan
Hari Kerja
Periode Kerja
Jml Kerja
NIT = NIT
NIK = NIK
NIK = NIK
NID = NID
NIJ = NIJ
PERIODE_KERJA = PERIODE_KERJA
NIK = NIK
NO_POTONGAN = NO_POT ONGAN
NIK = NIK
NIK = NIK
KARYAWAN
NIK varchar(10)
NIJ char(5)
NID char(5)
NAMA varchar(25)
NO_KTP char(16)
ALAMAT varchar(50)
TANGGAL_LAHIR date
AGAMA varchar(10)
STATUS_PERKAWINAN varchar(10)
PIN char(5)
NO_REKENING varchar(12)
ABSENSI
NO_ABSENSI varchar(5)
NIK varchar(10)
PERIODE_KERJA date
JAM_MASUK_ABSENSI time
JAM_KELUAR_ABSENSI time
LEMBUR
NO_LEMBUR varchar(5)
NIK varchar(10)
POTONGAN
NO_POTONGAN char(5)
NAMA_POTONGAN varchar(25)
POTONGAN integer
TUNJANGAN
NIT char(5)
NAMA_TUNJANGAN varchar(25)
TUNJANGAN integerGAPOK
PERIODE_GAPOK date
NIK varchar(10)
GAJI integer
DEPARTEMEN
NID char(5)
NAMA_DEPARTEMEN varchar(25)
JABATAN
NIJ char(5)
NAMA_JABATAN varchar(25)
HARI_KERJA
PERIODE_KERJA date
JML_KERJA integer
DETIL_POTONGAN
NIK varchar(10)
NO_POTONGAN char(5)
DETIL_TUNJANGAN
NIK varchar(10)
NIT char(5)
Gambar 4.7 Conceptual Data Model (CDM)
Gambar 4.8 Phsical Data Model
(PDM)
STIKOM S
URABAYA
30
4.2.6 Struktur Database
Struktur basis data yang diperlukan dalam pembuatan aplikasi rancang
bangun sistem pengajian karyawan pada PT. Mega Auto Finance (MAF) Gresik
adalah sebagai berikut :
a. Nama Tabel : Karyawan
Primary Key : NIK
Foreign Key : KodeJabatan
Fungsi : Untuk menyimpan data karyawan
Tabel 4.1 Karyawan
b. Nama Tabel : Departemen
Primary Key : KodeDepartemen
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data Departemen karyawan
STIKOM S
URABAYA
31
Tabel 4.2 Departemen
c. Nama Tabel : Jabatan
Primary Key : KodeJabatan
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data Jabatan karyawan
Tabel 4.3 Jabatan
d. Nama Tabel : Absensi
Primary Key : PeriodeKerja
Foreign Key : NIK
Fungsi : Untuk menyimpan data Absensi karyawan
Tabel 4.4 Absensi
No. Field Type Length Key
1 PeriodeKerja Varchar 10 Primary Key
2 Bulan Varchar 8
3 NIK Varchar 6 Foreign Key
4 JamMasuk Varchar 11
5 JamKeluar Varchar 11
STIKOM S
URABAYA
32
e. Nama Tabel : Lembur
Primary Key : PeriodeLembur
Foreign Key : NIK
Fungsi : Untuk menyimpan data Lembur karyawan
Tabel 4.5 Lembur
No. Field Type Length Key
1 PeriodeLembur Varchar 10 Primary Key
2 Bulan Varchar 8
3 NIK Varchar 6 Foreign Key
4 JamMasukLembur Varchar 11
5 JamKeluarLembur Varchar 11
f. Nama Tabel : Tunjangan
Primary Key : NIT
Foreign Key : NIJ
Fungsi : Untuk menyimpan data Tunjangan karyawan
Tabel 4.6 Tunjangan
No. Field Type Length Key
1 NIT Varchar 6 Primary Key
2 NIJ Varchar 6 Foreign Key
3 NamaTunjangan Varchar 25
4 BiayaTunjangan Numeric 18, 0
g. Nama Tabel : Potongan
Primary Key : NIP
Foreign Key : NIK
Fungsi : Untuk menyimpan data potongan karyawan
STIKOM S
URABAYA
33
Tabel 4.7 Potongan
No. Field Type Length Key
1 NIP Varchar 6 Primary Key
2 NIK Varchar 6 Foreign Key
3 Bulan Varchar 10
4 NamaPotongan Varchar 25
5 BiayaPotongan Numeric 9, 0
h. Nama Tabel : Gaji
Primary Key : PeriodeGaji
Foreign Key : -
Fungsi : Untuk menyimpan data Absensi karyawan
Tabel. 4.8 Gaji
No. Field Type Length Key
1 PeriodeGaji Varchar 13 Primary Key
2 NIK Varchar 6 Foreign Key
3 NamaKaryawan Varchar 10
4 NamaDepartemen Varchar 25
5 NamaJabatan Varchar 9, 0
6 TunjanganJabatan numeric 9, 0
7 TunjanganAnakIstri numeric 9, 0
8 TunjanganHp numeric 9, 0
9 TunjanganMakan numeric 9, 0
10 THR numeric 9, 0
11 PotKoperasi numeric 9, 0
12 PotJamsostek numeric 9, 0
13 Gapok numeric 9, 0
14 UangLembur numeric 9, 0
15 Bonus numeric 9, 0
16 TotalGaji numeric 9, 0
STIKOM S
URABAYA
34
4.3 Desain Input Output
Pada tahap ini akan dilakukan perancangan antarmuka interaksi antara user
dengan sistem. Desain antarmuka ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Visio
2007. Dalam tampilan desain berikut, dapat dibedakan antara input dan output.
Textbox dengan warna putih berarti membutuhkan sebuah inputan, dan yang
berwarna abu-abu adalah output. Perancangan antarmuka tersebut terdiri dari
desain antar muka master dan transaksi.
Halaman master adalah halaman yang digunakan untuk maintenance data
karyawan, absensi, lembur, tunjangan, potongan. Pada form master tersebut
bagian layanan dapat melakukan proses maitenance data yaitu, mencari data,
mengubah data dan menyimpan perubahan data. Form master tersebut akan
menjadi inputan dalam pengisian form transaksi. Form transaksi tersebut
berfungsi untuk mengolah data gaji karyawan yang telah diinputkan. Form
transaksi tersebut akan diolah oleh aplikasi sehingga menjadi suatu laporan