Bachelor thesis - HBO Kennisbank

Bachelor thesis SAP IS-U ‘Asset BPEM’

Organisatie /

Opdrachtgever:

Accenture Technology

Solutions

Opdrachtnemer /

Auteur:

Ahmed Taha

([email protected])

Plaats: ‘s-Hertogenbosch

Datum: 10-06-2010

Versie: 1.0.1

Afstudeerscriptie SAP IS-U ‘Asset BPEM’

1.0.1| V e r s i e 2 | P a g i n a

Titelblad

Afstudeerscriptie Titel Bachelor thesis SAP IS-U ‘Asset BPEM’

Versie 1.0.1

Datum 10-06-2010

Auteur Naam Ahmed Taha

Studentnummer 2114832

Telefoonnummer +31 (0) 642610888

Email Fontys [email protected]

Email Accenture [email protected]

Afstudeerorganisatie Organisatienaam Accenture Technology Solutions

Adres Hambakenwetering 5k (2

de verdieping) 5231

DD ‘s-Hertogenbosch

Telefoonnummer +31 (0) 20 593 9900

URL (website) http://www.accenturetechnologysolutions.nl

Bedrijfsmentor Naam Stephanie Mijnals

Functie Analyst Programmer

Email [email protected]


Bedrijfsmentor Naam René Lammers




1ste

Afstudeerdocent Naam Martin Van de Rijt

Onderwijsinstituut Fontys Hogeschool voor ICT Eindhoven

Adres

Rachelsmolen 1

Postbus 347

5600 AH Eindhoven



2de

Afstudeerdocent Naam Rob van Stratum


Adres

Rachelsmolen 1

Postbus 347

5600 AH Eindhoven




1.0.1| V e r s i e 3 | P a g i n a

Versiebeheer

Versie 0.1 Voorlopig opgesteld door student Versie 0.1.1

Datum 01-04-2010

Omschrijving 1ste

concept-afstudeerscriptie (terugkomdag)

Versie 0.2 Concept opgesteld voor eerste review 1ste

afstudeerdocent Laatste versie 0.2.1

Datum 31-05-2010

Omschrijving 2de

concept-afstudeerscriptie (bedrijfsbezoek 1ste

afstudeerdocent)

Versie 0.2.2

Versie 0.3 Concept opgesteld voor tweede review 1ste

afstudeerdocent Laatste versie 0.3.1

Datum 08-06-2010

Omschrijving 3de

concept –afstudeerscriptie (laatste feedback 1ste

afstudeerdocent)

Versie 1.0 Definitief onderzoeksrapport Laatste versie 1.0.1

Datum 10-06-2010

Omschrijving De uiteindelijke versie die tevens is ingeleverd


1.0.1| V e r s i e 4 | P a g i n a

Voorwoord

Ter afsluiting van mijn studie Bedrijfskundige Informatica aan de Fontys Hogeschool te Eindhoven,

heb ik deze afstudeerscriptie geschreven. Het project genaamd SAP IS-U ‘Asset BPEM’ was een duo-

afstudeeropdracht van Accenture Technology Solutions. Tijdens dit project waarin Behzad Hashem

Jawaheri en ik, Ahmed Taha de opdracht kregen om een standaard te ontwikkelen waarin de

toegevoegde waarde van BPEM voor de SAP IS-U processen ‘Meterstanden’ en

‘Afrekenen&Facturatie’.

Tot het moment dat ik een sollicitatiebrief wilde opstellen om naar ATS te sturen, had ik nog nooit

van het bedrijf gehoord. Toen ik naar aanleiding van de sollicitatiebrief ging surfen naar wat voor

bedrijf het precies was besefte ik pas hoe groot het bedrijf was en wat voor geluk ik zou hebben als ik

daar aangenomen zou worden. En zo geschiede, ik werd aangenomen en kon per 1 februari beginnen

aan mijn opdracht.

De kennis waarover ik moest beschikken zodat ik in staat was om een goede opdracht op te leveren

was kennis over SAP IS-U, het proces ‘Meterstanden’ daarbinnen en kennis over BPEM was

noodzakelijk. In klas 2 hebben wij een cursus gehad waarbij wij een week lang met SAP hebben

gewerkt en in klas 4 heb ik kort met een module van IS-U moeten werken, maar dit bleek achteraf

totaal niet van toegevoegde waarde. Van het proces ‘Meterstanden’ en de applicatie BPEM had ik

nog nooit gehoord dus was het voor mij na het schrijven van mijn PvA allereerst kunst om over deze

onderwerpen allereerst kennis op te doen alvorens ik kon beginnen aan het onderzoek. Dit verliep

erg moeizaam omdat ik zelf kennis op moest doen van de verschillende onderwerpen. Uiteindelijk

heb ik een training gevolgd waarna ik voldoende basiskennis had en kon beginnen aan het onderzoek

Uiteraard wil ik van de gelegenheid gebruik maken om een woord van dank te richten aan iedereen

die een bijdrage heeft geleverd zowel aan het afronden van het project als aan de totstandkoming

van deze scriptie. Allereerst wil ik de duo-afstudeerder en goede vriend bedanken met wie ik deze

opdracht heb uitgevoerd. Ook wil ik mijn afstudeerbegeleiders Stephanie Mijnals en René Lammers

heel erg bedanken voor hun goede begeleiding. Daarnaast wil ik mijn 1ste

afstudeerdocent bedanken

voor zijn vertrouwen en voor het feit dat hij ondanks zijn drukke schema op school, tijd voor mij vrij

heeft gemaakt om tot twee keer toe op bedrijfsbezoek te komen en om feedback te geven op mijn

afstudeerscriptie. Daarnaast wil ik mijn klasgenoten en goede vrienden Abdurrahman Kulaksizoglu en

Aziz Arig heel erg bedanken voor hun inzet en moeite op de momenten wanneer ik hen vroeg om

mee te denken over de verschillende knelpunten waar ik tegenaan liep. Tot slot wil ik mijn goede

vriendin Stephanie Lechner heel erg bedanken voor het feit dat zij bereid was om mijn scriptie op het

laatste moment nog helemaal door te nemen en waarnodig te voorzien van feedback.

Veel leesplezier met mijn afstudeerscriptie toegewenst!

Ahmed Taha

10 juni 2010


1.0.1| V e r s i e 5 | P a g i n a

Samenvatting Het project SAP IS-U ‘Asset BPEM’ is uitgevoerd voor de opdrachtgevende organisatie Accenture

Technology Solutions (wordt verder gerefereerd als ATS). ATS is een dochteronderneming van

Accenture. Dit bedrijf houdt zich bezig met IT dienstverlening. Hierbij dient te worden gedacht aan

het beheren van IT oplossingen en de inzet van IT personeel.

ATS beschikt momenteel niet over een standaard waarmee de voordelen van de applicatie BPEM

voor het IS-U proces ‘Meterstanden’ aan (potentiële) klanten kunnen worden gedemonstreerd. Ook

beschikt ATS niet over de juiste documentatie waarmee de toegevoegde waarde van BPEM in theorie

kan worden toegelicht. Zonder documentatie en een standaard kunnen klanten niet worden

overtuigd van de voordelen van BPEM voor het proces ‘Meterstanden’.

Tijdens het project is geconstateerd dat het niet mogelijk is om binnen de officiële deadline het

project volledig uit te voeren. De volledige doelstelling die bij de hierboven beschreven

probleemstelling hoort, kon niet volledig binnen die tijd worden gerealiseerd. Daarom is de beslissing

genomen om de doelstelling te splitsen. Op die manier wordt een gedeelte van de doelstelling vóór

de officiële deadline voltooid. Dit onderdeel is het onderzoek en de daaruit voortvloeiende

documentatie. De documentatie is onder ander bedoeld om klanten van ATS te overtuigen van de

toegevoegde waarde van BPEM. Na de deadline volgt het vervolgtraject waarin het project wordt

opgepakt om de doelstelling volledig te voltooien. In het vervolgtraject wordt de standaard

gerealiseerd waarmee de reeds gedocumenteerde voordelen van BPEM kunnen worden

gedemonstreerd.

Om het project in goede banen te leiden is gewerkt volgens de ADM-methode die ATS-medewerkers

als standaardmethode dienen te gebruiken. Deze methode splitst een project in verschillende fasen.

In de analysefase is onderzoek verricht naar het SAP IS-U proces ‘Meterstanden’, de applicatie BPEM

en de toegevoegde waarde van BPEM voor dit proces. Tijdens dit onderzoek is er ook een

inventarisatie gedaan naar de klanten bij wie BPEM reeds door ATS is geïmplementeerd.

In het ISU-proces worden meterstanden verwerkt en gecontroleerd op correctheid. Wanneer een

stand incorrect is, dan wordt deze geblokkeerd. Tijdens het onderzoek is naar voren gekomen dat het

bij de geblokkeerde standen erg moeilijk is om de aard ervan te traceren. Medewerkers zijn vaak lang

bezig om erachter te komen waardoor een blokkade is ontstaan omdat er verschillende

blokkadevarianten zijn. Vervolgens dient er ook te worden gezocht naar een geschikte oplossing.

BPEM is door het bedrijf SAP ontwikkeld om hierop in te spelen. Deze applicatie kan zodanig worden

geconfigureerd dat iedere blokkadevariant kan worden opgevangen. Deze blokkadevarianten worden

vervolgens door BPEM doorgestuurd naar de juiste medewerkers met een heldere beschrijving van

het probleem en de oplossing die daarbij hoort.

Tijdens het onderzoek is een blokkadevariant gekozen die in het vervolgtraject kan worden gebruikt

bij het opstellen van een standaard. Op die manier kan worden gedemonstreerd hoe BPEM deze

blokkadevariant opneemt en toewijst aan een medewerker met de daarbij horende oplossing.


1.0.1| V e r s i e 6 | P a g i n a

Summary The project SAP IS-U Asset BPEM is performed for the commissioning organization Accenture

Technology Solutions (further referred to as ATS). ATS is a subsidiary of Accenture. This company is

engaged in IT services. Think of managing IT solutions and the deployment of IT staff.

Currently, ATS does not have a standard which can demonstrate BPEMs added value for the IS-U

process 'Meter Reading’. Moreover, ATS does not have the proper documentation to inform clients

about the added value of BPEM in theory. Without a standard and the proper documentation, it will

be very difficult to convince clients of the benefits that BPEM provides for the process 'Meter

Reading'.

During the project the conclusion is made that it is not possible to fully implement the project within

the official deadline. Therefore, the decision to split the target has been made. In this way, a part of

the official target will be completed before the deadline expires. The concerning stage is the research

and subsequent documentation. The documentation is intended for ATS clients to demonstrate the

added value of BPEM in theory. After the deadline, the continuation stage will follow where the

project will continue to complete the project. In the continuation stage the project will continue to

finalize the target. Also a standard will be created to demonstrate the benefits of BPEM. In the

subsequent stages, the standard will be realized so the documented benefits of BPEM can be

demonstrated.

To bring the project in the right direction, the ADM methodology has been used. ATS employees use

this as a standard method. This method breaks down a project into several phases.

During the analyze-phase a research has been done about the process 'Meter Reading', the

application BPEM and the added value of BPEM for this process. During the research also an

inventory has been done. The inventory is about the customers who already are using BPEM.

In the IS-U process Meter Readings, meters are being validated and checked for accuracy. When a

meter is incorrect, it will be blocked. During the research the conclusion has been made that blocked

meters are very difficult to trace which blockade type it is. Employees often spend much time to find

out which blockade has been created because different blockade types are possible. Then it should

also be searched for a suitable solution.

BPEM has been developed by SAP to solve this problem. This application can be implemented on a

way that every blockade type can be intercepted. These types are then sent to BPEM to the right

employees with a clear description and a solution for the concerning error.

During the research a blockade type has been selected which can be used in the continuation stage

for setting up a standard. In this way it is possible to demonstrate how BPEM intercepts this

blockade, assigns it to the right user and provides the user with the right solution.


1.0.1| V e r s i e 7 | P a g i n a

Woordenlijst

Termen / Afkortingen Betekenis ATS

SAP AG

SAP AG is een wereldwijd opererend bedrijf dat zich

specialiseert in bedrijfssoftware oplossingen. Deze

softwareoplossingen worden geleverd aan verschillende

niveaus van ondernemingen internationaal.

SAP R/3 SAP R/3 is de oude naam van het Enterprise resource

planning-softwarepakket van SAP AG

Module IS-U Is de SAP module die voornamelijk bestemd is voor

nutsbedrijven

Processen ‘Meterstanden’ en

‘Afrekenen&Facturatie’

Zijn twee belangrijke processen uit de IS-U module.

Tijdens het proces ‘Meterstanden’ worden de standen

doorgegeven en gecorrigeerd indien noodzakelijk. Daarna

worden ze doorgestuurd naar ‘Afrekenen&Facturatie’ om

hier een factuur voor op te stellen.

BPEM

Is een applicatie die SAP in het leven heeft geroepen om

uitval binnen verschillende modules te monitoren,

analyseren en beheren.

Demo-omgeving

Is de virtuele omgeving waarin ATS SAP producten test.

Dit is ook de omgeving waarin wij de BPEM configuratie

gaan bouwen.

Case

Een case kan worden vergeleken met een zogeheten ‘call’.

In een case worden fouten die bijvoorbeeld uit een

massatransactie zijn voortgevloeid, opgenomen.

Plausibel Deze term wordt gebruikt wanneer een meterstand reëel

is

Implausibel Deze term wordt gebruikt wanneer een stand niet correct

is en deze geblokkeerd wordt.

Transactie Een transactie is een programma die je kan draaien om

gegevens op te vragen of gegevens door te voeren.

Massatransactie

Is het doorvoeren van meerdere gegevens tegelijk.

Bijvoorbeeld wanneer je meerdere standen tegelijk wilt

doorvoeren, dan gebruik je een massatransactie.

Applicatielog

Is het log-bestand dat voortvloeit uit een transactie of

massatransactie. Hierin worden alle foutmeldingen

(errors) tezamen met de succesmeldingen en alerts

opgenomen.

Stand blokkeren Een stand wordt geblokkeerd wanneer deze implausibel is

Stand corrigeren Een stand kan worden gecorrigeerd zodat hij toch

plausibel is en kan worden vrijgegeven.

Blokkadevariant

Is een soort blokkade of blokkade type. Een voorbeeld van

een blokkadevariant is een blokkade waarbij de stand die

is opgegeven te hoog of te laag is.

RUP

Rational Unified Process is een iteratief

softwareontwikkelingsproces. Dit proces is ontwikkeld

door Rational Software Corporation die nu een divisie is

van IBM.

Bug


1.0.1| V e r s i e 8 | P a g i n a

Inhoudsopgave

Titelblad .................................................................................................................................... 2

Versiebeheer ............................................................................................................................. 3

Samenvatting ............................................................................................................................ 5

Summary ................................................................................................................................... 6

Woordenlijst ............................................................................................................................. 7

1. Inleiding ........................................................................................................................... 10

2. Accenture Technology Sollutions .................................................................................. 11

2.1 Opdrachtgever ........................................................................................................ 11 2.1.1 Bedrijfsbegeleiders ............................................................................................... 12 2.1.2 Afstudeerdocent .................................................................................................... 12

3. Projectachtergrond ........................................................................................................ 13

3.1 Wat is SAP R/3? ..................................................................................................... 13 3.1.1 SAP IS-U .............................................................................................................. 13 3.1.2 Proces ‘Meterstanden’ ......................................................................................... 14

3.2 Wat is BPEM? ........................................................................................................ 14 3.3 Achtergrondinformatie .......................................................................................... 14

4. Opdrachtomschrijving ................................................................................................... 16

4.1 Oorspronkelijke afstudeeropdracht ..................................................................... 16

4.1.1 Aangepaste afstudeeropdracht ............................................................................. 16 4.1.2 Vervolgtraject ....................................................................................................... 16

4.2 Toegepaste methoden ............................................................................................. 17 4.2.1 Grit ....................................................................................................................... 17 4.2.2 ADM ..................................................................................................................... 17

4.3 Probleemstelling ..................................................................................................... 18 4.4 Doelstelling .............................................................................................................. 19

4.4.1 Splitsing doelstelling ............................................................................................ 19 4.4.2 Vervolgtraject ....................................................................................................... 19

5. Het onderzoek ................................................................................................................. 20

5.1 Beginsituatie ............................................................................................................ 20 5.2 Gewenste eindsituatie ............................................................................................. 20 5.3 Activiteiten .............................................................................................................. 20 5.4 Het product ............................................................................................................. 21

5.4.1 Verdiepingsslag proces ‘Meterstanden’ ............................................................... 21

5.4.2 Belang van BPEM ................................................................................................ 23 5.4.3 Inventarisatie klanten ATS ................................................................................... 23

6. Het vervolgtraject: ‘Asset BPEM’ ................................................................................ 24

6.1 Beginsituatie ............................................................................................................ 24 6.2 Gewenste eindsituatie ............................................................................................. 25 6.2 Activiteiten .............................................................................................................. 25 6.3 Het product ............................................................................................................. 26


1.0.1| V e r s i e 9 | P a g i n a

8. Conclusie ......................................................................................................................... 27

Literatuurlijst ......................................................................................................................... 28

Bijlage A: Plan van Aanpak ............................................................................................ 29

Bijlage B: Onderzoeksrapport ....................................................................................... 54

Bijlage D: Werkzaamhedenlijst (Logboek) ................................................................... 99

Bijlage E: Tussenrapportage ........................................................................................ 104


1.0.1| V e r s i e 10 | P a g i n a

1. Inleiding

Voor u ligt de afstudeerscriptie die de afstudeerder Ahmed Taha, voor Fontys hogescholen te

Eindhoven heeft geschreven. In dit document wordt de afstudeeropdracht beschreven die de

afstudeerder heeft uitgevoerd voor de opdrachtgever.

Hierin is beschreven wat de student heeft gedaan tijdens de afstudeerstage bij Accenture Technology

Solutions (wordt verder gerefereerd als ATS). ATS heeft momenteel geen standaard waarmee zij de

toegevoegde waarde van de applicatie BPEM kan demonstreren aan haar klanten. Zodoende zijn

twee afstudeerders aangesteld om in een project onderzoek te doen naar de voordelen van BPEM

voor de klanten van ATS. Tevens zal er in een vervolgtraject worden gewerkt aan de realisatie van

een standaard in de demo-omgeving van ATS. Op die manier kan ATS klanten beter informeren en

overtuigen van de kwaliteiten van BPEM en van diens toegevoegde waarde voor deze klanten.

In dit document zal verder worden vastgelegd hoe het project is ingedeeld en hoe ervoor is gezorgd

dat de kwaliteit gewaarborgd blijft met betrekking tot de individuele bijdrage van de twee

afstudeerders gedurende het project. Met andere woorden, wanneer welke producten zijn

opgeleverd en hoe de afstudeerder het gevraagde heeft uitgevoerd.

Structuurbeschrijving

Het eerstvolgende hoofdstuk bevat informatie over het bedrijf waar de afstudeeropdracht is

uitgevoerd. In hoofdstuk 3 wordt de projectachtergrond uitgekristalliseerd. Hierin wordt allereerst

kort beschreven wat SAP en BPEM inhouden waarna meer achtergrondinformatie wordt gegeven. In

de achtergrondinformatie is tevens de verdeling opgenomen. Hierin wordt expliciet aangegeven hoe

de verschillende onderdelen uit het project tussen de twee afstudeerders zijn verdeeld. Dit is gedaan

om op die manier de individuele componenten te concretiseren. Hoofdstuk 4 geeft de opdracht

gedetailleerd weer. Hierin worden bovendien de toegepaste methoden vermeld en worden de

probleemstelling en doelstelling uitvoerig beschreven. In hoofdstuk 5 is het onderzoek met de daarbij

horende facetten opgenomen. Hierbij kan worden gedacht aan de beginsituatie voorafgaand aan het

onderzoek en de gewenste eindsituatie daarbij. Hoofdstuk 6 is toegewijd aan het vervolgtraject. In

dit hoofdstuk is vermeld wat er na de officiële projectdeadline gerealiseerd zal worden. Hierna volgt

de uiteindelijke conclusie met betrekking tot de afstudeeropdracht. Tot slot volgen de evaluatie

waarin de afstudeerder zijn ervaring deelt met de lezer, de literatuurlijst waarin de verschillende

bronnen zijn opgenomen en de verschillende bijlagen.


1.0.1| V e r s i e 11 | P a g i n a

2. Accenture Technology Sollutions In dit hoofdstuk volgt allereerst een toelichting over het bedrijf. Daarna volgt een kort stukje over de

bedrijfsbegeleiders. Tot slot volgt er een kort verhaal over de afstudeerdocenten.

2.1 Opdrachtgever De opdrachtgevende organisatie is Accenture Technology Solutions (ATS). ATS is een 100%

dochteronderneming van Accenture. Accenture is een bedrijf dat zich wereldwijd bezig houdt met

management consulting, technology services en outsourcing. Inmiddels telt het bedrijf circa 177.000

Accenture medewerkers, waarvan ruim 2500 in Nederland, die helpen klanten in 120 landen high-

performance organisaties te worden. Er zijn momenteel 110 kantoren die wereldwijd in 49 landen

gevestigd zijn.

De omzet over het fiscale jaar dat eindigde op 31 augustus 2008, bedroeg 23,39 miljard Amerikaanse

dollar. Accenture is meer dan een adviesorganisatie. Zij richt zich op resultaat en samenwerking.

Samenwerking in teams, maar ook in allianties, lokaal en wereldwijd. Het is een internationaal

opererend bedrijf dat op basis van drie kernactiviteiten oplossingen biedt voor de uitdagingen van

haar opdrachtgevers:

• High Value Consulting

• Technology

• Outsourcing

ATS houdt zich bezig met IT dienstverlening zoals het beheren van IT oplossingen en de inzet van IT

personeel. Het model van ATS is gebaseerd op drie belangrijke componenten:

• multidisciplinaire teams van medewerkers om aan klantspecifieke eisen te voldoen;

• een mondiaal netwerk van delivery centers, regionaal en internationaal;

• uniforme methodologieën en tools.

ATS is een wereldwijde organisatie met ruim 55.000 ICT-specialisten, verspreid over 20 landen. In

Nederland telt ATS momenteel ongeveer 800 medewerkers. ATS kent sinds de oprichting in 2001 een

sterke en constante groei van ca. 125 medewerkers per jaar. Zij is daarmee één van de snelst

groeiende organisaties van Nederland. Wereldwijd telt ATS meer dan 450 klanten. Er wordt

samengewerkt met vrijwel alle grote nutsbedrijven, banken, overheidsorganisaties,

productiebedrijven en telecom-organisaties.

Het hoofdkantoor is gevestigd in Almere en het tweede kantoor is gevestigd in ‘ s-Hertogenbosch. De

managing director is Emile Kramers. De afdeling waar dit project zich afspeelt, is de afdeling SAP

Industry Solutions.


1.0.1| V e r s i e 12 | P a g i n a

Managing Director Emile Kramers

SAP Solutions Maarten Kloeg

SAP BI & Finance Willen van Zuijlen

SAP Technology Bart van Bekkum

SAP Industry Solutions Natasja Loeffen

SAP Sales & Logistics Harrie Wintermans

Zoals hieronder in het organigram vermeld, is Emile Kramers de managing director van Accenture

Technology Solutions Nederland. Maarten Kloeg is de manager van de afdeling SAP Solutions.

Daaronder vallen verschillende SAP afdelingen, waaronder SAP Industry Solutions.

2.1.1 Bedrijfsbegeleiders

De bedrijfsbegeleiders voor de opdracht waren mevrouw Stephanie Mijnals en de heer René

Lammers. Zij volgden het verloop van de opdracht en zorgden voor verheldering wanneer er

onduidelijkheden waren met betrekking tot de opdracht.

2.1.2 Afstudeerdocent

De rollen van 1ste

en 2e afstudeerdocent werden uitgevoerd door Martin van de Rijt en Rob van

Stratum.

De opdrachtgever beoordeelt het eindresultaat van het project. Beide afstudeerdocenten geven

daarna een beoordeling op basis van de projectresultaten en de afstudeerproducten die opgeleverd

zijn.


1.0.1| V e r s i e 13 | P a g i n a

3. Projectachtergrond

In dit hoofdstuk komen alle onderwerpen aan bod waarmee de student te maken heeft gekregen

tijdens het project. Allereerst wordt kort toegelicht wat SAP inhoudt en welke modules het bevat.

Vervolgens wordt er ingezoomd op de module IS-U waarmee de student tijdens het project te maken

heeft gehad. Binnen deze module wordt vervolgens weer ingezoomd op het proces ‘Meterstanden’.

In dit proces heeft de student zich verdiept tijdens dit project. Daarna volgt een beknopt verhaal over

BPEM en diens toegevoegde waarde voor de SAP module IS-U en de processen daarbinnen. Tot slot

volgt de paragraaf achtergrondinformatie. Hierin is onder andere kort de aanleiding van de opdracht

geformuleerd.

3.1 Wat is SAP R/3? SAP R/3 (verder gerefereerd als SAP) is het Enterprise resource planning softwarepakket van SAP AG,

bedoeld voor middelgrote en grote bedrijven. Vanuit het oogpunt van de gebruiker bestaat SAP uit

verschillende functionele modulen. Elke module is bestemd voor een andere functie binnen een

organisatie. Hieronder worden de verschillende modulen duidelijk weergegeven.

3.1.1 SAP IS-U

IS-U is een op het businessproces gericht klantinformatiesysteem voor nutsbedrijven. Bij

nutsbedrijven moet worden gedacht aan bijvoorbeeld energiemaatschappijen. Denk hierbij aan de

meterstanden die klanten van Essent periodiek doorgeven. Hoe zorg je ervoor dat deze standen op

een zo efficiënt mogelijke manier in het systeem worden opgenomen om deze vervolgens te

factureren?

• SD: Sales & Distribution

• QM: Quality Management

• PP: Production Planning

• MM: Materials Management

• PM: Plant maintenance

• FI: Financial Accounting

• CO: Controlling

• IM: Investment Management

• PS: Project Structures

• WF: Work flow

• IS-U: Industry Solution Utilities


1.0.1| V e r s i e 14 | P a g i n a

Wat SAP IS-U in dit geval doet is ervoor zorgen dat meterstanden van klanten op grote schaal kunnen

worden gedigitaliseerd en opgeslagen. Echter, het digitaliseren van deze standen is niet alles wat SAP

doet. De standen worden gecontroleerd en doorgevoerd om vervolgens een factuur op te stellen

voor de klant.

3.1.2 Proces ‘Meterstanden’

SAP zorgt ervoor dat het proces ‘Meterstanden’ op grote schaal kan worden opgenomen in het

systeem om de klanten uiteindelijk een factuur toe te kunnen sturen. Bijvoorbeeld, wanneer een

klant zijn/haar meterstand heeft opgestuurd, zal dit door een medewerker in SAP IS-U worden

opgenomen en gecontroleerd op plausibiliteit (dit houdt in dat er gecontroleerd wordt of de stand

die de klant heeft opgestuurd reëel is). Dit gebeurt allemaal in de daarvoor bestemde transactie.

Uiteraard wil je als energiemaatschappij en leverancier van duizenden klanten niet dat dit per

individu wordt uitgevoerd aangezien dit extreem tijdrovend is. Daarom kan dit in een

massatransactie gebeuren waardoor het mogelijk is om grote hoeveelheden meterstanden

gezamenlijk te controleren en door te voeren.

3.2 Wat is BPEM? BPEM (Business Process Exception Management) is een applicatie die speciaal is ontwikkeld voor

SAP. De applicatie dient voor het beheren van specifieke processen in SAP (waaronder het IS-U

proces ‘Meterstanden’). BPEM kan geïmplementeerd worden voor klanten die gebruik maken van

SAP IS-U (Industry Solutions for Utilities). Dit kan bijvoorbeeld doordat de klant BPEM aanschaft.

Echter, in de nieuwere versies van SAP is BPEM reeds in SAP aanwezig. Dit wil echter nog niet zeggen

dat het per direct kan worden gebruikt. BPEM dient dan namelijk nog te worden ingericht volgens de

eisen en wensen van de klant. ATS heeft zo op haar beurt de gelegenheid om hierop in te spelen.

3.3 Achtergrondinformatie Om de BPEM mogelijkheden voor de twee processen binnen SAP IS-U te onderzoeken, is door de

opdrachtgever het project ‘SAP IS-U Asset BPEM’ in het leven geroepen.

ATS wilde dat er een onderzoek werd gedaan naar de mogelijkheden van BPEM voor SAP IS-U.

Binnen BPEM dient onderzoek te worden gedaan naar de voordelen ervan voor de processen

‘Meterstanden’ en ‘Afrekenen&Facturatie’. Deze twee processen zijn de belangrijkste twee

processen binnen SAP IS-U. Zonder het verwerken van de standen die consumenten opsturen kan er

niet betaald worden voor de diensten waarvan gebruik is gemaakt (Meterstanden). Nadat de

standen zijn verwerkt dienen hiervoor facturen te worden opgesteld. Zonder deze facturen weten de

consumenten niet hoeveel zij moeten betalen en waarvoor zij dit bedrag moeten betalen

(Afrekenen&Facturatie).

Het project was van een dusdanige omvang dat het uitwerken door één individu binnen vijf maanden

onmogelijk was. Daarom ben ik, Ahmed Taha samen met Behzad Hashem Jawaheri aangewezen om

de verschillende onderdelen te verdelen en vervolgens in een individuele vorm uit te voeren. Het

project was één geheel maar bestond uit subcomponenten, waardoor er telkens tussenresultaten

opgeleverd zijn. Hieronder volgt een opsomming van de producten en de daarbij horende

subcomponenten:

1. Onderzoeksrapport

o Belang van BPEM

o Mogelijkheden BPEM

o Benodigdheden BPEM

o Het proces ‘Meterstanden’

o Het proces ‘Afrekenen&Facturatie’


1.0.1| V e r s i e 15 | P a g i n a

o Inventarisatie ATS klanten die gebruik maken van BPEM

o Inventarisatie BPEM binnen de demo-omgeving

2. Asset BPEM

o Inrichten BPEM voor het proces ‘Meterstanden’

o Inrichten BPEM voor het proces ‘Afrekenen&Facturatie’

o Installatiehandleiding voor de inrichting van BPEM

o Gebruikershandleiding voor de toepassing van BPEM

o Geven van een managementpresentatie

Het feit dat ieder product bestaat uit subcomponenten vergemakkelijkte het maken van een

verdeling. Hierdoor kon per subcomponent worden aangegeven wie eraan moest werken.

Hieronder is de verdeling in een tabel weergegeven. Bepaalde subcomponenten komen zowel bij

Ahmed als bij Behzad voor. Dit komt doordat dit componenten zijn waaraan beide hebben gewerkt.

De verdeling Uitgevoerd door Ahmed Uitgevoerd door Behzad

Subcomponenten

van het product

‘Onderzoeksrapport’

Belang van BPEM Mogelijkheden BPEM

Het proces ‘Meterstanden’ Benodigdheden BPEM

Inventarisatie ATS klanten die

gebruik maken van BPEM

Het proces ‘Afrekenen&Facturatie’

Inventarisatie BPEM binnen de

demo-omgeving van ATS

Subcomponenten

van het product

‘Asset BPEM’

Inrichten BPEM voor het proces

‘Meterstanden’

Inrichten BPEM voor het proces

‘Afrekenen&Facturatie’

Installatiehandleiding voor de

inrichting van BPEM (voor

‘Meterstanden’)

Installatiehandleiding voor de

inrichting van BPEM (voor

‘Afrekenen&Facturatie’) Gebruikershandleiding voor de

toepassing van BPEM (voor

‘Meterstanden’)

Gebruikershandleiding voor de

toepassing van BPEM (voor

‘Afrekenen&Facturatie’)

Geven van een

managementpresentatie

Geven van een

managementpresentatie


1.0.1| V e r s i e 16 | P a g i n a

4. Opdrachtomschrijving In dit hoofdstuk volgt een uitgebreide toelichting van de afstudeeropdracht bij ATS Nederland.

Hierbij wordt verteld wat de afstudeeropdracht in zijn geheel inhoudt, wat de probleemstelling en

doelstelling waren tijdens de aanvang van het project en wat de huidige en gewenste situaties zijn bij

ATS.

4.1 Oorspronkelijke afstudeeropdracht De afstudeeropdracht is een project genaamd SAP IS-U ‘Asset BPEM’. Aanvankelijk bestond het

project bestaat uit de volgende drie producten:

• het opleveren van een individueel Plan van Aanpak;

• het opleveren van een onderzoeksrapport;

• het opleveren van een ‘Asset’ waarmee ATS Nederland (potentiële) klanten kan benaderen.

De ‘Asset’ bestond oorspronkelijk uit de volgende subcomponenten:

• BPEM configuratie voor verschillende veelvoorkomende errors uit het IS-U proces

‘Meterstanden’;

• installatiehandleiding voor de configuratie van BPEM;

• gebruikershandleiding voor de toepassing van BPEM.

4.1.1 Aangepaste afstudeeropdracht

Halverwege het project is geconstateerd dat de aanvankelijk gevraagde producten teveel zijn om

binnen de afgesproken deadline te realiseren. Daarom is samen met de opdrachtgever de beslissing

genomen om tot de deadline van 30 juni de volgende twee producten op te leveren, namelijk:

• het opleveren van een individueel Plan van Aanpak;

• het opleveren van een onderzoeksrapport.

Dit wil niet zeggen dat het product ‘Asset BPEM’ niet meer wordt opgeleverd. Hier is simpelweg niet

voldoende tijd voor binnen de reeds vastgestelde deadline. Daarom wordt dit product na het

verstrijken van de deadline alsnog opgepakt en gerealiseerd. Dit is het zogeheten vervolgtraject op

het oorspronkelijke project.

4.1.2 Vervolgtraject

Zoals eerder toegelicht wordt het product ‘Asset BPEM’ door gebrek aan tijd pas in een vervolgtraject

opgeleverd. Tevens is een afbakening van dit product noodzakelijk.

Zodoende is met de opdrachtgever afgesproken dat BPEM niet meer wordt ingericht voor meerdere

veelvoorkomende errors. Er komt in plaats daarvan een inrichting voor slechts één veelvoorkomende

error. De handleidingen worden dan ook alleen voor deze errors vervaardigd. Op die manier kan het

project alsnog worden afgerond.

Dit heeft geen gevolgen voor het afstuderen van de student gezien de feiten dat de vertraging een

kwestie van overmacht is en het onderzoek wel binnen de afgesproken deadline is afgerond. Het

onderzoek is namelijk het belangrijkste product binnen de afstudeeropdracht. Het opleveren van een

product aan de hand van het onderzoek wordt door school gezien als een pre, maar niet als een

onmisbaar onderdeel voor het afstuderen.


1.0.1| V e r s i e 17 | P a g i n a

4.2 Toegepaste methoden Tijdens de afstudeeropdracht is er gebruik gemaakt van een tweetal methoden. Namelijk de Grit-

methoden voor het schrijven van het PvA en de ADM-methode als leidraad voor het project in zijn

geheel. Hieronder worden de twee methoden toegelicht.

4.2.1 Grit

Voor het schrijven van het Plan van Aanpak is er gebruik gemaakt van de Grit-methode. Hiervoor is

het boek ‘Projectmanagement’ geschreven door Roel Grit geraadpleegd. Door deze methode te

hanteren konden puntsgewijs alle facetten worden opgenomen die van belang waren voor een Plan

van Aanpak. Van deze methode is tijdens de opleiding verschillende keren gebruik gemaakt.

Om de kwaliteit van de methode zo effectief mogelijk in zijn voordeel te gebruiken, is er ook een

checklist gedownload van de officiële website van bovengenoemd boek (http://www.grit-

projectmanagement.wolters.nl/ ). Doordat het Plan van Aanpak aan de hand van deze methode is

ingericht, kon er zonder al teveel moeite een degelijk Plan van Aanpak worden samengesteld dat

helder en structureel overzichtelijk in elkaar zat.

4.2.2 ADM

In dit hoofdstuk beschrijft de student de methode die medewerkers van ATS dienen te hanteren bij

het doorlopen van een project. Ook de afstudeerder heeft tijdens het project volgens deze richtlijnen

gewerkt. Echter, omdat het project niet te vergelijken was met de projecten die de medewerkers van

ATS normaal gesproken uitvoeren, was de toepasbaarheid van deze methode op het project slechts

beperkt.

ADM staat voor Accenture Delivery Method. ATS biedt voorspelbaarheid, flexibiliteit en kwaliteit

tegen een marktconforme prijs aan als uitgangspunt voor applicatieontwikkeling. Accenture Delivery

Method dat wereldwijd door alle delivery centers wordt gebruikt vormt hierin de centrale spil.

Accenture Delivery Method omarmt marktconforme methodes zoals RUP door er specifieke

disciplines en best practices aan toe te voegen.

ADM is als het ware een projectgids die ervoor zorgt dat het project op een zo efficiënt mogelijke

wijze wordt doorlopen (zie afbeelding hieronder).


1.0.1| V e r s i e 18 | P a g i n a

Om duidelijk te maken hoe de student ADM heeft toegepast tijdens het project, volgt hieronder per

fase een korte beschrijving van wat elke fase voor het project betekende en wat er per fase is

gerealiseerd.

Plan-phase

Deze fase kan ook wel de oriëntatiefase worden genoemd. Het ging hier namelijk om de eerste

stageweken. De student had te maken met een nieuwe omgeving, een andere manier van werken

dan op school gebruikelijk was, dagelijks van acht tot vijf op kantoor werken en dat vijf dagen in de

week. De student had in het begin even tijd nodig om te acclimatiseren.

De producten die tijdens deze fase dienden te worden opgeleverd waren het Plan van Aanpak en de

daarbij horende projectplanning. Informatie over het verloop en werkwijzen is te vinden in bijlage E

‘Evaluatie en procesverslag’.

Analyze-phase Tijdens de analysefase werd onderzoek gedaan en het onderzoeksrapport opgesteld. Echter, om

hiermee te kunnen beginnen was het van belang dat er kennis aanwezig was over SAP IS-U, het

proces ‘Meterstanden’ en BPEM. Daarom is er allereerst kennis opgedaan over deze onderwerpen

door een week lang training te volgen en verschillende interne deskundigen te interviewen. Tijdens

deze fase hoefde er slechts één product te worden opgeleverd. Namelijk, het onderzoeksrapport.

Een volledige beschrijving volgt in hoofdstuk 5 (pagina 20).

Design-, Build-, Test- and Deploy-phase De reden dat deze fasen gezamenlijk worden benoemd is omdat het voor het project noodzakelijk

was om deze fasen parallel te laten lopen. Om dit te verduidelijken volgt eerst een korte toelichting

van de producten die dienden te worden opgeleverd.

In de demo-omgeving van ATS dient er een simulatie te worden ontwikkeld waarbij een error uit het

proces ‘Meterstanden’ door BPEM wordt opgelost. Meer hierover in hoofdstuk 6 (pagina 24).

Vervolgens is het van belang dat hier een installatiehandleiding en een gebruikershandleiding voor

worden geschreven waarmee zowel op configuratie niveau als op functioneel niveau BPEM kan

worden toegepast (Design- and Build-phase). Het spreekt voor zich dat het onmogelijk is om een

installatie- en gebruikershandleiding op te stellen zonder enige aanwezigheid van het product

waarvoor deze handleidingen worden geschreven. Daarom is er in overleg met de bedrijfsbegeleiders

besloten om deze fasen gezamenlijk uit te voeren.

Nadat de BPEM-configuratie en de daarbij horende handleidingen zijn gerealiseerd dienen deze

componenten nog te worden getest (Test-phase).

Tot slot volgt er een managementpresentatie waarbij het eindresultaat aan het management wordt

gepresenteerd (Deploy-phase). Zie hoofdstuk 6 (pagina 24) voor meer informatie over deze

subcomponenten en het product ‘Asset BPEM’.

4.3 Probleemstelling ATS Nederland wil BPEM aanbieden aan (potentiële) klanten voor het SAP IS-U proces

‘Meterstanden’. Het betreft klanten die reeds gebruik maken van de SAP module ‘IS-U’. Echter, ATS

heeft momenteel geen standaard waarmee de toegevoegde waarde van deze applicatie kan worden

gedemonstreerd. Dit kan gezien worden als het belangrijkste argument voor de totstandkoming van

dit project. Om dit doel te verwezenlijken, dient ATS Nederland allereerst af te rekenen met een

aantal knelpunten.


1.0.1| V e r s i e 19 | P a g i n a

Hieronder volgt een opsomming van deze knelpunten:

• er is geen documentatie beschikbaar waarin het belang van BPEM voor IS-U is

gedocumenteerd;

• er is geen specifieke documentatie beschikbaar waarin de toegevoegde waarde van BPEM is

geformuleerd voor het SAP IS-U proces ‘Meterstanden’;

• er is nooit een inventarisatie gedaan naar de huidige klanten voor wie BPEM is

geïmplementeerd door ATS;

• er is geen enkele vorm van BPEM-inrichting aanwezig in de ATS demo-omgeving voor het

proces ‘Meterstanden’;

• er is geen documentatie in de vorm van een installatiehandleiding beschikbaar om BPEM in

te richten (configuratie niveau);

• er is geen documentatie beschikbaar in de vorm van een gebruikershandleiding om BPEM toe

te passen (op functioneel niveau).

4.4 Doelstelling De doelstelling is om de knelpunten die bij de vorige paragraaf zijn gedefinieerd aan te pakken.

Hierdoor wordt ATS Nederland voorzien in haar behoefte om de toegevoegde waarde van BPEM in

de demo-omgeving van ATS aan te kunnen bieden aan (potentiële) klanten. Gezien het feit dat de

oorspronkelijke afstudeeropdracht in tweeën is gesplitst, zal ook de doelstelling in tweeën worden

gesplitst om duidelijk te maken wanneer de verschillende knelpunten worden verholpen.

4.4.1 Splitsing doelstelling

Hieronder wordt opgesomd wat er voor de officiële deadline dient te worden gerealiseerd:

• er dient onderzoek te worden gedaan naar het belang van BPEM voor IS-U;

• er dient onderzoek te worden gedaan naar de toegevoegde waarde van BPEM specifiek voor

het SAP IS-U proces ‘Meterstanden’;

• er dient een inventarisatie te worden gedaan naar de huidige klanten voor wie BPEM is

geïmplementeerd door ATS;

4.4.2 Vervolgtraject

De opsomming van de subproducten die in het vervolgtraject worden gerealiseerd volgen hieronder:

• er dient een BPEM-inrichting te worden gerealiseerd in de demo-omgeving van ATS voor het

proces ‘Meterstanden’;

• er dient te worden gezorgd voor documentatie waarmee BPEM voor dit proces kan worden

geconfigureerd;

• er dient documentatie te worden ontwikkeld waarmee kan worden toegelicht hoe BPEM op

functioneel niveau toegepast kan worden.


1.0.1| V e r s i e 20 | P a g i n a

5. Het onderzoek In dit hoofdstuk wordt gedetailleerd verteld wat de beginsituatie is, wat de gewenste eindsituatie is,

de activiteiten die zijn uitgevoerd om dit te bereiken en wat het product is dat aan het einde van de

rit is opgeleverd. In paragraaf 5.4 ‘Het product’ (pagina 21) is tevens de individuele component

meegenomen.

5.1 Beginsituatie Tijdens de analysefase zijn er een aantal knelpunten gedefinieerd:

• er is momenteel geen ATS-documentatie beschikbaar waarin het belang van BPEM voor de

klanten van ATS wordt verhelderd;

• er is door ATS nooit een inventarisatie gedaan naar de klanten die al gebruik maken van

BPEM;

• er is vooralsnog geen onderzoek gedaan naar de toegevoegde waarde van BPEM voor het

proces ‘Meterstanden’ in het bijzonder;

• er is geen documentatie beschikbaar waarin expliciet wordt toegelicht hoe BPEM dient te

worden ingericht voor het proces ‘Meterstanden’.

De hierboven geformuleerde knelpunten belemmeren ATS Nederland om BPEM zo effectief mogelijk

aan te kunnen bieden aan haar klanten. Zonder documentatie waarin de toegevoegde waarde van

BPEM wordt toegelicht, kan de klant hiervan moeilijk op de hoogte worden gesteld.

Doordat er nooit een inventarisatie is geweest naar de ATS klanten voor wie BPEM is

geïmplementeerd, is ATS niet op de hoogte van de ervaringen van de klanten met betrekking tot de

inrichting. Met als gevolg dat ATS dit niet als een leermoment mee kan nemen voor een volgende

BPEM-inrichting.

Doordat er geen onderzoek is gedaan naar de waarde van BPEM voor het proces ‘Meterstanden’, is

het erg moeilijk om klanten te overtuigen van de voordelen van BPEM specifiek voor dit proces.

Doordat er geen documentatie beschikbaar is waarin de inrichting van BPEM voor ‘Meterstanden’

wordt toegelicht, dient een medewerker dit allereerst zelf uit te gaan zoeken. Dit resulteert in

onnodig tijdsverlies. Het gaat hier om medewerkers die BPEM nog nooit hebben ingericht voor het

proces ‘Meterstanden’.

5.2 Gewenste eindsituatie Om te achterhalen hoe ATS in de toekomst BPEM zo goed mogelijk aan klanten kan aanbieden, is het

noodzakelijk om de bij paragraaf 5.1 opgesomde knelpunten te verhelpen. Zodoende wil ATS dat er

tijdens de analysefase onderzoek wordt verricht naar deze knelpunten. Aan de hand van de

bevindingen uit dit onderzoek dient er een onderzoeksrapport te worden opgesteld waarin deze

bevindingen worden gedocumenteerd. Op die manier wenst ATS Nederland dat aan het eind van de

analysefase alle knelpunten zijn aangepakt.

5.3 Activiteiten Tijdens de analysefase zijn een aantal activiteiten uitgevoerd om te komen tot het eindproduct:

• IS-U bootcamp volgen;

• verzamelen informatie m.b.t. IS-U, het proces ‘Meterstanden’ en de applicatie BPEM;

• lezen vergaarde informatie;

• opstellen interviewvragen voor interviewen interne medewerkers;


1.0.1| V e r s i e 21 | P a g i n a

• interviewen interne ATS-medewerkers;

• opstellen concept van hoofdstukken onderzoeksrapport;

• verdelen onderzoeksrapport en verdeling met bedrijfsbegeleiders bespreken;

• inventarisatie doen naar huidige ATS klanten waarbij BEPM door ATS is geïmplementeerd;

• inventarisatie van aanwezigheid BPEM in de demo-omgeving van IS-U;

• verdiepingsslag in het proces ‘Meterstanden’;

• maken concept-onderzoeksrapport;

• maken definitief-onderzoeksrapport;

• opleveren definitief-onderzoeksrapport.

5.4 Het product De student heeft tijdens de analysefase onderzoek gedaan naar de onderstaande onderwerpen om

de nodige informatie te verzamelen voor het onderzoeksrapport. De vergaarde informatie is

vervolgens verwerkt in het onderzoeksrapport. In deze paragraaf heeft de student de onderdelen uit

het onderzoeksrapport opgenomen waaraan hij heeft gewerkt. Allereerst wordt de individuele

component uitvoerig onder de paragraafnaam ‘Verdiepingsslag proces ‘Meterstanden’’ geformuleerd

waarna een beschrijving volgt van het belang van BPEM en dan met name voor dit proces. Tot slot

volgt de inventarisatie van de ATS klanten waarvoor ATS BPEM heeft ingericht.

5.4.1 Verdiepingsslag proces ‘Meterstanden’

‘Meterstanden’ is één van de belangrijkste processen binnen SAP IS-U. Zonder een meterstand kan

namelijk niet worden achterhaald hoeveel een consument heeft verbruikt met als gevolg dat de

consument niet kan betalen voor de diensten die het betreffende nutsbedrijf heeft geleverd.

SAP zorgt ervoor dat de standen die klanten hebben doorgegeven op grote schaal kunnen worden

opgenomen en gecontroleerd in het systeem. Als energiemaatschappij en leverancier van duizenden

klanten wil je niet dat dit per individu wordt doorgevoerd aangezien dit dan een extreem tijdrovende

onderneming zal zijn. Daarom gebeurt dit door middel van het uitvoeren van massatransacties.

Hierdoor is het mogelijk om grote hoeveelheden meterstanden gezamenlijk op te nemen en te

controleren. Na een massatransactie creëert SAP een log-bestand, genaamd de applicatielog. Hierin

zijn alle fouten opgenomen tezamen met de succesmeldingen en alerts. Hieronder volgt een

afbeelding om een indicatie te geven van de manier waarop errors, alerts en succesmeldingen

worden aangegeven in de applicatielog. Hierbij zijn de rode iconen de errors, de gele alerts en de

groene iconen zijn de succesmeldingen.

Meldingen

Tijdens de massatransactie in het proces ‘Meterstanden’ worden de standen massaal gecontroleerd

op plausibiliteit (dit wil zeggen dat er gecontroleerd wordt of de stand die de klant heeft opgestuurd

reëel is). Mochten de standen implausibel blijken of een stand is helemaal niet doorgevoerd door

een klant, dan worden deze standen geblokkeerd. Om de massatransactie te voltooien dienen de

geblokkeerde standen eerst vrijgegeven worden. Dit houdt in dat een medewerker na een

massatransactie de applicatielog dient te raadplegen om de transactie to controleren op fouten. Of

beter gezegd, op blokkades.


1.0.1| V e r s i e 22 | P a g i n a

Hoewel de applicatielog ieder blokkade voorziet van een beschrijving, is deze beschrijving erg

abstract. Daarom dient de medewerker vaak eerst uit te zoeken wat de reden van de blokkade is

alvorens hij de stand kan vrijgeven. Dit wil zeggen dat de blokkade wordt opgeheven waarna de

transactie alsnog kan worden voltooid. Wanneer de blokkades zijn opgeheven, kunnen de standen

vervolgens worden doorgestuurd naar Afrekenen&Facturatie om de klanten uiteindelijk een factuur

toe te kunnen sturen (zie afbeelding hieronder).

Procesflow

BPEM voor ‘Meterstanden’

Het corrigeren van al die geblokkeerde standen is een uiterst tijdrovende onderneming. Temeer

omdat vaak eerst nog moet worden geconstateerd om wat voor blokkadevariant het gaat. Hierna

moet ook nog naar de juiste oplossing worden gezocht. Dit is één van de voornaamste redenen

waarom het verstandig is om BPEM binnen het proces ‘Meterstanden’ toe te passen. BPEM vangt

namelijk de blokkadevarianten op (indien correct ingericht), stuurt deze door naar de betreffende

gebruikers/gebruikersgroepen en stuurt de juiste oplossing mee. Meer informatie over de werkwijze

en het belang van BPEM volgt in subparagraaf 5.4.2 (pagina 23).

Veelvoorkomende error

Om de toegevoegde waarde van BPEM voor het proces ‘Meterstanden’ te kunnen demonstreren, is

het van belang dat er een BPEM-configuratie van een veelvoorkomende error wordt ingericht in de

demo-omgeving van ATS. In het geval van het proces ‘Meterstanden’ gaat het om een

blokkadevariant.

Standen zijn plausibel of niet. Wanneer een stand implausibel is, wordt deze geblokkeerd. Een stand

kan om verschillende redenen worden geblokkeerd. Daarom kan door middel van categorisering in

BPEM meerdere blokkade types worden gegenereerd. Hierbij wordt dus niet gecategoriseerd op het

error-varianten zoals bij ‘Afrekenen&Facturatie’ het geval is, maar op de verschillende

blokkadevarianten.

Na het onderzoeken van de verschillende varianten heeft de afstudeerder gekozen voor de

blokkadevariant waarbij er een te hoge of te lage stand is opgegeven door de consument. Op advies

van verschillende ATS medewerkers die ervaring hebben met het proces ‘Meterstanden’ is voor deze


1.0.1| V e r s i e 23 | P a g i n a

variant gekozen. Deze variant is volgens hen een veelvoorkomende variant die klanten van ATS

tijdens de demonstratie snel zullen herkennen.

5.4.2 Belang van BPEM

Om de toegevoegde waarde van BPEM meer te verhelderen, volgt hieronder een korte toelichting.

Hierin wordt uitgelegd hoe BPEM te werk gaat indien het correct is geïmplementeerd.

In BPEM kunnen errors dusdanig worden opgenomen dat deze worden geïdentificeerd wanneer

BPEM ze in het vervolg tegenkomt. Nadat BPEM op een bepaalde applicatielog is uitgevoerd, loopt

BPEM de applicatielog door op zoek naar bekende errors.

BPEM maakt voor elke error die wordt herkend een case aan om de error hierin op te nemen.

Voor deze cases kunnen verschillende case-categorieën worden aangemaakt in BPEM. Deze

categorieën zijn nuttig omdat zij kunnen worden gelinked aan specifieke gebruikers of

gebruikersgroepen. Hierdoor kan BPEM de cases automatisch doorsturen naar de juiste gebruikers of

gebruikersgroepen door de cases simpelweg te categoriseren. Zo hoeft een gebruiker niet meer zelf

uit te zoeken wat de exacte oorzaak van een error is. Dus geen abstracte error beschrijvingen uit de

applicatielogs meer!

Echter, dit is pas het halve werk. Deze errors dienen namelijk nog te worden opgelost. Ook hieraan

heeft SAP gedacht bij het ontwikkelen van BPEM. Tijdens het configureren van BPEM bestaat er

tevens de mogelijkheid om oplossingen te koppelen aan de in BPEM opgenomen errors. Het gaat hier

om het stapsgewijs toelichten van een oplossing. Hierdoor hoeft de gebruiker alleen de stappen te

volgen in plaats van telkens tijd kwijt te zijn met het zoeken naar de juiste oplossing.

Samenvattend, BPEM kan dusdanig worden geïmplementeerd dat bijvoorbeeld alle mogelijke

blokkadevarianten uit het proces ‘Meterstanden’ kunnen worden opgenomen in BPEM. Dit wil

zeggen dat BPEM de blokkades uit applicatielogs herkent. De blokkades worden vervolgens door

BPEM opgenomen in cases, gecategoriseerd, voorzien van één of meerdere oplossing(en) en

doorverwezen naar de juiste gebruiker of gebruikersgroep.

5.4.3 Inventarisatie klanten ATS

Momenteel zijn er slechts twee klanten van ATS die gebruik maken van BPEM. Namelijk, PWN en

Alliander. Momenteel is ATS tevens bezig met de inrichting van BPEM voor Enexis. Bij deze klanten is

ATS verantwoordelijk voor de inrichting van BPEM. Hieronder volgt allereerst een korte toelichting

over het verloop van de inrichting bij PWN, daarna zal dit ook voor Alliander worden gedaan. Tot slot

volgt een kort verhaal over de inrichting van BPEM bij Enexis.

PWN

PWN is een waterleidingbedrijf dat in Noord-Holland is gevestigd. Zij zijn de wereldwijde voorloper in

de aanschaf en implementeren van BPEM. BPEM werd door ATS bij PWN alleen ingericht voor het

proces ‘Afrekenen&Facturatie’. PWN wilde de toegevoegde waarde van BPEM allereerst toetsen op

‘Afrekenen&Facturatie’. Mochten de resultaten positief zijn, dan zou worden overwogen om BPEM

tevens voor ‘Meterstanden’ in te richten. Echter, de inrichting van BPEM verliep bij PWN uiterst

moeizaam. BPEM bevatte aanvankelijk erg veel bugs met als gevolg dat de oplevering een vertraging

opliep. Na een aantal SAP updates waarmee de verschillende bugs zijn verholpen, was de werking

van BPEM nog steeds niet optimaal. De applicatie functioneerde over het algemeen vrij goed, maar

het was nog niet zoals PWN het wilde. Daarom heeft PWN op den duur besloten om het project stil

te leggen omdat zij weigerden hier nog meer geld in te steken. PWN is momenteel dan ook niet te

spreken over BPEM als gevolg van hun negatieve ervaringen met de applicatie.


1.0.1| V e r s i e 24 | P a g i n a

Alliander

Alliander is een nutsbedrijf dat is voortgekomen uit Nuon. Zij verzorgen de distributie van energie in

één derde van Nederland. Ook voor Alliander werd BPEM alleen voor ‘Afrekenen&Facturatie’

ingericht. Aanvankelijk verliep de inrichting ook hier vrij moeizaam door de verschillende bugs en

errors. Echter, toen ATS deze errors en bugs doorspeelde naar SAP kreeg ATS het advies om een

systeem upgrade te doen naar SAP versie 6.0 (voorheen 4.72). Na toestemming te hebben gekregen

van Alliander zorgde ATS voor de upgrade waarna BPEM vervolgens werkte volgens de wensen en

eisen van Alliander. Dit project is met succes afgerond. In tegenstelling tot PWN is Alliander dan ook

erg tevreden met de toegevoegde waarde van BPEM.

Enexis

Enexis beheert het Energienetwerk in Noord-, Oost- en Zuid-Nederland. In tegenstelling tot PWN en

Alliander, wil Enexis BPEM ingericht hebben voor zowel het proces ‘Meterstanden’ als

‘Afrekenen&Facturatie’. Momenteel is ATS volop bezig met de inrichting van BPEM voor deze

processen waardoor het niet mogelijk is geweest om de ervaringen en bevindingen van Enexis te

toetsen.

6. Het vervolgtraject: ‘Asset BPEM’ Zoals eerder aangegeven wordt pas na de deadline gestart met het vervolgtraject. Dit houdt in dat

aan de producten waarover in dit hoofdstuk wordt gesproken nog geen start is gemaakt. Daarom is

het niet mogelijk om teveel in detail in te gaan op de inhoud van het product. Hierin wordt slechts

verteld wat de verschillende producten zijn.

6.1 Beginsituatie Hier volgt allereerst een beknopt verhaal waarin wordt toegelicht hoe geblokkeerde meterstanden

momenteel worden opgepakt en dusdanig verholpen dat de blokkade opgeheven wordt.

Daaropvolgend worden de knelpunten opgesomd om duidelijk te maken wat tijdens het

vervolgtraject de probleemstelling is.

Blokkades in ‘Meterstanden’

Nadat een massatransactie is gedraaid om standen in het IS-U proces ‘Meterstanden’ te verwerken,

wordt door SAP altijd een log-bestand gecreëerd waarin wordt vermeld welke standen incorrect zijn

en daardoor zijn geblokkeerd. Echter, hierbij wordt niet duidelijk aangegeven waarom een bepaalde

stand is geblokkeerd. De blokkadebeschrijving is veelal summier en abstract. Hierdoor dient de

gebruiker per blokkade uit te zoeken waardoor deze is ontstaan. Wanneer hij hierachter is gekomen

moet hij voor elke blokkade een case aanmaken, deze op zijn eigen naam zetten om vervolgens op

zoek te gaan naar de geschikte oplossing. Dit moet net zo lang worden gedaan totdat alle blokkades

zijn verholpen zodat de betreffende massatransactie kan worden voltooid. Deze werkwijze is uiterst

tijdrovend en inefficiënt.

Knelpunten

Voor het vervolgtraject zijn er ook een aantal knelpunten gedefinieerd:

• voor de blokkadevariant waarvoor tijdens de analysefase is gekozen, is geen BPEM-inrichting

aanwezig in de ATS demo-omgeving;

• er is geen documentatie aanwezig om BPEM voor de blokkadevariant in te kunnen richting

(configuratie-niveau);

• er is geen documentatie aanwezig om BPEM op de blokkadevariant toe te passen

(functioneel-niveau);


1.0.1| V e r s i e 25 | P a g i n a

Hoewel al een keuze is gemaakt voor een veelvoorkomende blokkadevariant, weet de klant nog

steeds niet hoe BPEM hier in de praktijk op kan anticiperen. Dit kan als gevolg hebben dat de klant

alsnog niet overtuigd is van de waarde van BPEM.

Zonder documentatie waarin stapsgewijs wordt verteld hoe BPEM dient te worden geconfigureerd

voor de gekozen blokkadevariant, zijn ATS medewerkers genoodzaakt dit zelf uit te zoeken met

onnodig tijdverlies als gevolg.

Zonder documentatie waarin stap voor stap wordt toegelicht hoe BPEM het beste toegepast kan

worden op de gekozen blokkadevariant, dient de klant dit zelf uit te zoeken. Dit kan als gevolg

hebben dat de klant BPEM niet correct toepast en hierdoor denkt dat BPEM niet naar behoren

functioneert.

6.2 Gewenste eindsituatie Om ervoor te zorgen dat ATS Nederland BPEM in de toekomst als standaard kan aanbieden, dienen

de blokkades die ontstaan in het proces ‘Meterstanden’ en de opgesomde knelpunten uit paragraaf

6.1 (pagina 25) te worden verholpen.

BPEM kan (indien correct geconfigureerd) de verschillende blokkades opvangen, categoriseren,

toewijzen aan een case, de case voorzien van de betreffende categorie en de case doorsturen naar

de juiste gebruiker/ gebruikersgroep. Nadat de case is aangemaakt en de blokkade is erin

opgenomen, wordt de case tevens voorzien van de daarvoor bestemde oplossing.

Zodoende wil ATS dat er een BPEM-inrichting komt voor de blokkadevariant die tijdens het

onderzoek is gekozen. Deze blokkadevariant moet dusdanig in BPEM worden geconfigureerd dat alle

blokkades die behoren tot deze variant volledig door BPEM worden opgevangen, gecategoriseerd,

toegewezen aan cases, voorzien van de betreffende categorie en doorgestuurd naar de juiste

gebruiker/ gebruikersgroep. Ook dient iedere case te zijn voorzien van de juiste oplossing.

Daarnaast dient er een handleiding te worden gemaakt. Hierin dient expliciet te worden toegelicht

hoe BPEM voor de blokkadevariant ingericht kan worden. Ook dient er een handleiding te worden

opgesteld waarin stapsgewijs beschreven wordt hoe BPEM op de gekozen blokkadevariant dient te

worden toegepast.

Tot slot dient er een managementpresentatie te worden gegeven om de bevindingen en de

producten die tijdens het project zijn gerealiseerd te demonstreren.

6.2 Activiteiten Tijdens de planfase zijn een aantal activiteiten uitgevoerd:

• informeren bij ATS collega m.b.t. oplossing voor blokkadevariant;

• opstellen van de oplossing voor de blokkadevariant;

• informeren bij ATS collega m.b.t. BPEM configuratie voor afgebakende blokkadevariant;

• configureren van BPEM voor de afgebakende blokkadevariant;

• maken concept-installatiehandleiding;

• maken definitief-installatiehandleiding;

• opleveren definitief-installatiehandleiding;

• maken concept-gebruikershandleiding;

• maken definitief-gebruikershandleiding;

• opleveren definitief-gebruikershandleiding;

• maken managementpresentatie;


1.0.1| V e r s i e 26 | P a g i n a

• geven managementpresentatie.

6.3 Het product Hoewel het begrip ‘Asset BPEM’ de indruk wekt dat het om één product gaat, bestaat deze

deliverable uit het opleveren van meerdere subproducten. De producten die opgeleverd dienen te

worden zijn:

• installatiehandleiding;

• gebruikershandleiding;

• inrichting van BPEM in de demo-omgeving voor het proces ‘Meterstanden’;

• presentatie aan het management.

Een belangrijke kanttekening is dat de opsomming hierboven niet de uitvoervolgorde impliceert.

Menige werkzaamheden lopen namelijk synchroon. Zo is het bijvoorbeeld onmogelijk om te

beginnen aan de installatie- en gebruikershandleidingen zonder iets te hebben gedaan aan de

inrichting van BPEM in de demo-omgeving. Hier volgt een korte toelichting op de hierboven

opgesomde punten.

De installatiehandleiding

Vertelt de beheerder stapsgewijs hoe BPEM geconfigureerd dient te worden voor de gerealiseerde

BPEM-inrichting.

De gebruikershandleiding

Begeleidt de gebruiker bij het toepassen van BPEM op de betreffende blokkadevariant tijdens

bijvoorbeeld een massatransactie.

Inrichting BPEM in demo-omgeving

Dit betreft de inrichting van BPEM die wordt gerealiseerd voor de blokkadevariant uit het proces

‘Meterstanden’ in de demo-omgeving van ATS Nederland.

Presentie management

Aan het eind van het project zal er een presentatie gegeven worden waarbij er onder andere een

demonstratie wordt gegeven over de inrichting van BPEM in de demo-omgeving van ATS Nederland.

Omdat het hier zoals eerder aangegeven niet gaat om één deliverable maar om meerdere producten,

is er hier sprake van meerdere deelresultaten die gezamenlijk het eindproduct reflecteren.

Namelijk:

• BPEM configuratie voor de reeds afgebakende blokkadevariant;

• definitief-installatiehandleiding;

• definitief-gebruikershandleiding;

• het samenstellen en geven van een managementpresentatie.


1.0.1| V e r s i e 27 | P a g i n a

8. Conclusie Inmiddels zijn een aantal belangrijke zaken duidelijk geworden met behulp van het onderzoek dat is

uitgevoerd tijdens de analysefase.

Wanneer standen worden doorgevoerd in het proces ‘Meterstanden’ na bijvoorbeeld een

massatransactie, dan kunnen deze worden geblokkeerd indien zij niet binnen de grenzen zitten die

voor de betreffende standen zijn berekend. Na de massatransactie wordt door SAP een log-bestand

gecreëerd waarin onder andere de geblokkeerde standen zijn opgenomen. De beschrijving van deze

blokkades is veel te abstract waardoor medewerkers zelf de aard van de blokkade moeten

onderzoeken. Hierna moet tevens naar de geschikte oplossing worden gezocht. Dit is een tijdrovende

onderneming.

Dit is het moment waar BPEM van toegevoegde waarde is. In BPEM kunnen namelijk alle mogelijke

blokkadevarianten worden opgenomen zodat bij het draaien van BPEM de blokkades worden

herkend en opgenomen. In BPEM kunnen deze blokkadevarianten tevens worden gecategoriseerd.

Hierdoor is het ook mogelijk om blokkades door te spelen naar de juiste gebruikers(groepen). Zo

hoeft de gebruiker niet meer zelf uit te zoeken om welke blokkadevariant het gaat. Daarnaast biedt

BPEM de mogelijkheid om een oplossing voor de betreffende blokkade mee te sturen. Hierdoor hoeft

de gebruiker niet zelf te zoeken naar de juiste oplossing.

Tijdens de analysefase is onderzoek verricht naar een geschikte blokkadevariant die tijdens het

vervolgtraject in BPEM kan worden opgenomen. Na dit onderzoek is gekozen voor de

blokkadevariant waarbij te hoge of te lage meterstanden zijn opgegeven. Voor deze blokkadevariant

is gekozen omdat deze variant bij bedrijven zeer regelmatig voor komt.

Doordat de gebruiker niet meer eindeloos hoeft te zoeken naar de oorzaak van een blokkade en de

daarvoor geschikte oplossing, zijn gebruikers veel minder tijd kwijt aan deze blokkades. De

productiviteit van de gebruikers gaat dus omhoog. Doordat blokkades sneller worden verholpen,

hoeven er ook minder gebruikers te worden ingezet. Hogere productiviteit en een lagere bezetting

resulteren in lagere kosten voor klanten van ATS indien BPEM wordt toegepast.

De huidige klanten van ATS die al gebruik maken van BPEM zijn PWN en Alliander. Beide klanten

hebben BPEM alleen in laten richten voor het proces ‘Afrekenen&Facturatie’. De ervaringen van deze

klanten met betrekking tot de toegevoegde waarde van BPEM lopen uiteen. Zo is PWN niet tevreden

met BPEM. Doordat PWN wereldwijd de voorloper was met de implementatie van BPEM, is de

implementatie erg moeizaam gelopen. Uiteindelijk heeft PWN besloten om niet meer verder te gaan

met de implementatie van BPEM omdat de implementatie zo stug verliep. Met als gevolg dat BPEM

bij PWN niet optimaal functioneert. Bij Alliander is daarentegen de implementatie wel soepel

verlopen. Zij zijn dan ook zeer te spreken over de toegevoegde waarde van BPEM.

Het eindresultaat voldoet volledig aan de aangepaste doelstelling. Hiermee wordt de doelstelling

bedoeld die moest worden gerealiseerd voor de officiële deadline. Na de oorspronkelijke deadline zal

het vervolgtraject van start gaan waarin de blokkadevariant in BPEM wordt opgenomen die uit het

onderzoek naar voren is gekomen. ATS is dan in staat om BPEM als standaard aan te bieden zodat

klanten kunnen worden overtuigd van de toegevoegde waarde van BPEM voor het proces

‘Meterstanden’.


1.0.1| V e r s i e 28 | P a g i n a

Literatuurlijst

Boeken en presentaties Auteur Type

Project management Roel Grit Informatieboek

SAP for Utilities Release Notes SAP IS-

U 4.72

SAPNet Presentatie

BPEM/EMMA Functional overview Accenture Hasnain Jaffery,

Roland Schabram

Presentatie

SAP IS-U: Meter Reading Presentation Accenture Canada Presentatie

Bootcamp SAP IS-U Accenture Presentaties

Het Internet

https://methodology.accenture.com/sap_rollout

http://forums.sdn.sap.com/thread.jspa?threadID=1642105&tstart=0

http://help.sap.com/erp2005_ehp_02/helpdata/en/4f/6d4dbe1fea0e47b616b8555ddb0079/frameset.htm

http://www.beleidsimpuls.nl/risicoanalyse.php


1.0.1| V e r s i e 29 | P a g i n a

Bijlage A: Plan van Aanpak

Plan van aanpak Project ontwikkeling SAP IS-U ‘Asset BPEM’

Organisatie /

Opdrachtgever:


Solutions

Opdrachtnemer /

Auteur: Ahmed Taha

Plaats: ‘s-Hertogenbosch

Datum: 03-03-2010

Versie: 1.0.1


1.0.1| V e r s i e 30 | P a g i n a

Titelblad

Plan van Aanpak Project Project ontwikkeling SAP IS-U ‘Asset BPEM’

Titel Project ontwikkeling SAP IS-U ‘Asset BPEM’

Versie 1.0.1

Datum 03-03-2010

Auteur Naam Ahmed Taha

Studentnummer 2114832


Email Accenture [email protected]

Email Fontys [email protected]

Afstudeerorganisatie Organisatienaam Accenture Technology Solutions

Adres Hambakenwetering 5k (2

de verdieping) 5231

DD ‘s-Hertogenbosch


URL (website) http://www.accenturetechnologysolutions.nl

Bedrijfsmentor Naam Stephanie Mijnals




Bedrijfsmentor Naam René Lammers




Stagedocent Naam Martin Van de Rijt


Adres

Rachelsmolen 1

Postbus 347

5600 AH Eindhoven




1.0.1| V e r s i e 31 | P a g i n a

Versiebeheer

Versie 0.1 -Voorlopig- Opgesteld door student Versie 0.1.1

Datum 03-02-2010

Omschrijving Concept structuuruitgave

Versie 0.1.2

Datum 04-02-2010

Omschrijving Wijzigingen aangebracht na structuurbespreking met bedrijfsmentors

Versie 0.2 Voorlopig besproken met bedrijfsmentor Laatste versie 0.2.1

Datum 12-02-2010

Omschrijving Besproken met bedrijfsmentors en verschillende wijzigingen aangebracht

Versie 0.2.2

Datum 18-02-2010

Omschrijving Nieuwe aanpassingen aangebracht en deze besproken met de bedrijfsmentors

Versie 0.3 Voorlopig commentaar afstudeerdocent verwerkt Laatste versie 0.3.1

Datum 01-03-2010

Omschrijving Planning in Word als object ingevoegd zoals gevraagd door de 1ste

afstudeerdocent en de nodige verbeteringen aangebracht aan het PvA

Versie 1.0 Definitief opmerkingen bedrijfsbezoek docent verwerkt Laatste versie 1.0.1

Datum 03-03-2010

Omschrijving Laatste verbeteringen/wijzigingen van de 1ste

afstudeerdocent aangebracht

Versie 1.1 Definitief opmerkingen 1ste

terugkomdag (2de

docent) verwerkt Laatste versie 1.1.0

Datum 15-04-2010

Omschrijving Na terugkomdag zijn er geen nieuwe wijzigingen aangekaart door de

afstudeerdocenten t.o.v. versie 1.01


1.0.1| V e r s i e 32 | P a g i n a

Inleiding

Voor u ligt het PvA dat afstudeerder Ahmed Taha voor de opdrachtgever Accenture Technology

Solutions heeft opgesteld. In dit document wordt de afstudeeropdracht beschreven die de

afstudeerder zal gaan uitvoeren voor de opdrachtgever.

Het betreft een duo opdracht. Echter, iedere afstudeerder dient hierbinnen een individueel

component te onderzoeken. Daarom heeft de afstudeerder de taak gekregen om onderzoek te

verrichten naar het proces “meterstanden” in SAP IS-U en de toegevoegde waarde van BPEM met

betrekking tot dit proces. Vervolgens dienen de afstudeerders een asset op te leveren en een demo

systeem in te richten waarin beide individuele componenten (“meterstanden” en “facturering”)

samenkomen. Met een asset wil Accenture Technology Solutions potentiële klanten benaderen. De

demo wordt vervolgens gegeven bij verschillende klanten ter verduidelijking van het geheel.

In dit document zal verder worden vastgelegd hoe het project ingedeeld wordt, wanneer welke

producten dienen te worden opgeleverd en hoe de afstudeerder het gevraagde gaat uitvoeren.

Wanneer het project compleet is afgerond, zal er tot slot een projectpresentatie worden gegeven

aan de medewerkers van de SAP Industry Solutions area.


1.0.1| V e r s i e 33 | P a g i n a

1. De projectomgeving

De projectomgeving wordt beschreven om de organisatie waarin het project wordt uitgevoerd en de

buitenwereld over het project te informeren. Aan de hand van deze beschrijving moeten ook niet-

betrokkenen zich een beeld kunnen vormen van het project en de omgeving waarin het project

wordt uitgevoerd.

1.1 Opdrachtgever De opdrachtgevende organisatie is Accenture Technology Solutions (ATS). ATS is een 100%

dochteronderneming van Accenture. Accenture is een bedrijf dat zich wereldwijd bezig houdt met

management consulting, technology services en outsourcing. Inmiddels telt het bedrijf circa 177.000

Accenture medewerkers, waarvan ruim 2500 in Nederland, helpen klanten in 120 landen high-

performance organisaties te worden. Er zijn momenteel 110 kantoren die wereldwijd gevestigd zijn

in 49 landen.







• Technology

• Outsourcing

Accenture Technology Solutions ATS houdt zich bezig met IT dienstverlening zoals het beheren van IT oplossingen en de inzet van IT

personeel. Het model van ATS is gebaseerd op drie belangrijke componenten:




ATS is een wereldwijde organisatie met ruim 55.000 ICT- specialisten, verspreid over 20 landen. In


sterke en constante groei van ca. 125 medewerkers per jaar. Zij zijn daarmee één van de snelst



productiebedrijven en telecom- organisaties.

Het hoofdkantoor is gevestigd in Almere en het tweede kantoor is gevestigd in Den Bosch. De

managing director is Emile Kramers. De afdeling waar dit project zich af speelt, is op de afdeling SAP

Industry Solutions.


1.0.1| V e r s i e 34 | P a g i n a

Managing Director Emile Kramers

SAP Solutions Maarten Kloeg

SAP BI & Finance Willen van Zuijlen

SAP Technology Bart van Bekkum

SAP Industry Solutions Natasja Loeffen

SAP Sales & Logistics Harrie Wintermans

Zoals hieronder in het organigram vermeld, is Emile Kramers de managing director van Accenture

Technology Solutions Nederland. Maarten Kloeg is de manager van de afdeling SAP Solutions.

Daaronder vallen verschillende SAP afdelingen, waaronder SAP Industry Solutions.

Bedrijfsbegeleiders Om de opdrachtnemers te begeleiden, heeft de opdrachtgevende organisatie een tweetal

begeleiders aangesteld. De ondersteunende afstudeerbegeleiders zijn mevrouw Mijnals en de heer

Lammers. Zij volgen het verloop van de opdracht en communiceren met de opdrachtnemer waar

nodig. Zo wordt de uiteindelijke versie van het plan van aanpak goedgekeurd door beide begeleiders

(verder gerefereerd als bedrijfsmentors).

Afstudeerdocent

De rol van 1ste

afstudeerdocent wordt uitgevoerd door Martin van de Rijt. Hij zal tijdens het plan van

aanpak- fase ervoor zorgen dat deze gekeurd wordt om deze op te kunnen leveren aan ATS. Bij het

opleveren van het definitieve PvA wordt een 2de

afstudeerdocent toegekend. Hij zal samen met de

1ste

afstudeerdocent het definitieve PvA beoordelen.

De opdrachtgever beoordeelt het eindresultaat van het project. Martin van de Rijt zal samen met de

2de

afstudeerdocent een beoordeling geven op basis van de projectresultaten en de

afstudeerproducten die opgeleverd worden.

1.2 Projectomschrijving Om de BPEM mogelijkheden in SAP IS-U te onderzoeken, is door de opdrachtgever het project

“ontwikkeling SAP IS-U Asset BPEM” in het leven geroepen.

ATS wil dat er een onderzoek wordt gedaan naar de mogelijkheden van BPEM binnen SAP IS-U.

Binnen BPEM dient onderzoek te worden gedaan naar de processen “meterstanden” en

“facturering”. Dit onderzoek is een duo opdracht en de bedoeling is dat iedere afstudeerder

individueel een proces uit SAP IS-U oppakt om zich hier vervolgens in te verdiepen en onderzoek te

doen naar de mogelijkheden van BPEM binnen dit proces. Meer informatie over de taakverdeling

volgt in het hoofdstuk “Opdrachtnemer”.


1.0.1| V e r s i e 35 | P a g i n a

BPEM (Business Process Exception Management) is een tool die speciaal is ontwikkeld voor SAP. De

tool dient voor het managen van specifieke processen in SAP. BPEM kan geïmplementeerd worden

voor klanten die gebruik maken van SAP IS-U (Industry Solutions for Utilities). Dit kan bijvoorbeeld

doordat de klant BPEM aanschaft. Echter, in de nieuwere versies van SAP is BPEM reeds in SAP

aanwezig. Dit wil echter nog niet zeggen dat het per direct kan worden gebruikt. BPEM dient dan

namelijk nog te worden ingericht volgens de eisen en wensen van de klant. ATS heeft zo op haar

beurt de gelegenheid om hierop in te spelen. Zo kan zij de tool bijvoorbeeld als standaard pakket

aanbieden bij potentiële klanten die al gebruik maken van SAP IS-U.

Accenture wil dat alle nieuwe functionaliteiten worden ontwikkeld volgens de “in-house Proof of

Concept”. Dit houdt in dat alle nieuwe functionaliteiten door Accenture in een testomgeving getest

en geïmplementeerd dienen te worden. ATS beschikt over een demo omgeving om nieuwe

functionaliteiten te testen, implementeren en te demonstreren aan diverse klanten.

1.3 Opdrachtnemer De opdracht waarvoor dit PvA is gemaakt is een duo-opdracht. Dit houdt in dat twee studenten

werken aan de realisatie van de opdracht. Echter, het gaat wel om twee individuele componenten

die door de studenten apart worden uitgewerkt. Met andere woorden, ieder student neemt een

component voor zijn rekening.

De twee studenten in kwestie zijn Behzad Hashem Jawaheri en Ahmed Taha afkomstig van de Fontys

hogeschool te Eindhoven. De opdrachtnemers zullen in opdracht van Accenture Technology

Solutions en onder het toeziend oog van de afstudeermentors het project uitvoeren. Accenture

Technology Solutions zal de opdrachtnemers zoveel mogelijk ondersteunen op het gebied van

aanvullende informatie betreffende SAP IS-U en BPEM. Beide opdrachtnemers hebben de

uiteindelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het project SAP IS-U Asset BPEM. Het

opdrachtnemende team zal werkzaam zijn onder de SAP industry solutions Area in het daarbij

horende SAP Solutions cluster. De stagiaires zijn beide werkzaam op het kantoor in ‘s-

Hertogenbosch.

In het verleden is ATS al bezig geweest met het implementeren van BPEM in SAP IS-U. Er zijn al enige

BPEM test- inrichtingen geweest in de demo omgeving om een aantal functionaliteiten te testen.

Echter, deze functionaliteiten zijn nooit in een specifiek daarvoor bestemd project uitgevoerd. Met

als gevolg dat er geen producten uit de tests zijn gekomen die ATS in de toekomst aan haar klanten

kan aanbieden.

Met het onderzoek, demosysteem en BPEM asset zal ATS beter in staat zijn om klanten te overtuigen

van de toegevoegde waarde van BPEM in SAP IS-U. ATS heeft hierdoor in de toekomst de

mogelijkheid om haar klanten te benaderen en voorstellen te geven wat betreft de efficiëntie van

BPEM. Zij wil namelijk haar klanten kunnen adviseren en overtuigen met betrekking tot BPEM en

diens mogelijkheden in SAP IS-U. Hierin wordt het accent gelegd op de twee processen van SAP IS-U

die de stagairs gaan onderzoeken. Het gaat hier zoals reeds verteld om de processen “meterstanden”

en “facturering”.

BPEM is al in gebruik bij verschillende klanten van ATS. Daarnaast wil ATS met dit project BPEM als

asset neerzetten waarmee potentiële klanten benaderd kunnen worden. Hiervoor is in het verleden

al binnen het DEMO-systeem het één en het ander ingericht. Een ander deel van de

afstudeeropdracht is daarom tevens het onderzoeken van de manier waarop BPEM bij ATS klanten is

ingericht. Met andere woorden, wie maakt er gebruik van en wat is tot dusver hun ervaring hiermee.


1.0.1| V e r s i e 36 | P a g i n a

De twee SAP IS-U processen worden per proces individueel onderzocht door de stagairs. Dit houdt in

dat de ene stagiair zich gaat focussen op “meterstanden” en de andere houdt zich op zijn beurt bezig

met het proces “facturering”.

1.4 Goedkeuring plan van aanpak In week één en twee wordt een voorlopig plan van aanpak opgesteld. Zowel ATS als Fontys zal een

rol spelen in het beoordelen van het PvA. Het PvA functioneert als een richtlijn voor de

aanpak/oplossing richting het bedrijfsprobleem. In week drie van de afstudeerperiode wordt het

concept PvA naar de 1e afstudeerdocent gestuurd nadat het reeds is gezien door de bedrijfsmentors.

De afstudeerdocent beoordeelt dan het PvA waarna een voorlopig PvA kan worden ingeleverd bij de

bedrijfsmentors.

In week vijf tot zes komt het definitieve PvA, dat beoordeeld wordt door de 1ste

en 2de

afstudeerdocenten en de bedrijfsmentors. In week 10 wordt het PvA met de probleemstelling, de

doelstelling, de werkwijze en de op te leveren producten ingeleverd bij de 1ste

en 2de

afstudeerdocenten.

2. De projectopdracht

De opdrachtgever wil dat BPEM een belangrijk begrip wordt binnen SAP IS-U. De projectnaam is dan

ook Ontwikkeling SAP IS-U ‘Asset BPEM’. De opdrachtgever wil voor het pakket SAP IS-U een

uitbreiding aanbieden (BPEM) aan verschillende klanten. Het kan ook voorkomen dat een klant

beschikt over de meest recente versie van SAP waarin BPEM al is inbegrepen. Maar dit wil niet

zeggen dat het al klaar is voor gebruik. Het moet nog ingericht worden naar de eisen en wensen van

de klant. Om een overzichtelijk beeld te geven van het project, zijn de onderdelen hieronder

gerangschikt.

• De opdrachtgever wil dat de opdrachtnemers een onderzoeksrapport opleveren waarin SAP

IS-U BPEM in kaart wordt gebracht. Het is van belang dat het onderzoeksrapport de

verschillende voor- en nadelen van BPEM in kaart brengt, waardoor er overwogen kan

worden om BPEM in SAP IS-U te implementeren.

• Aan de hand van het onderzoeksrapport kan de opdrachtgever meten hoe BPEM in SAP IS-U

geïntegreerd kan worden en hoe deze toegepast wordt binnen de verschillende organisaties.

Het onderzoeksrapport geeft de opdrachtgever ook een beeld over de huidige kennis die er

momenteel aanwezig is om BPEM implementeren.

• Zodra het plan van aanpak en het onderzoeksrapport opgeleverd zijn, zullen de

opdrachtnemers zich richten op de SAP IS-U processen die door BPEM ondersteund worden.

• Zodoende dient er naast de SAP IS-U processen ook kennis te worden opgedaan van BPEM.

• Er wordt een inventarisatie gedaan naar hoe BPEM tot nu toe is geïmplementeerd en wat

voor voordelen en complicaties deze implementatie met zich mee heeft gebracht.

• Een inventarisatie van BPEM op het huidige demo SAP BPEM systeem.

• De resultaten van de hierboven genoemde acties moeten samen resulteren tot een asset die

opgeleverd wordt voor klanten van ATS. Om de klanten een demo te kunnen verzorgen dient

er een demo exemplaar ingericht te worden waarbij de klant de verschillende mogelijkheden

van BPEM in SAP IS-U kan benaderen. Dit heeft als voordeel dat de klant zo direct kan zien

wat voor voordelen dit voor haar organisatie heeft. Uiteraard beperkt de inrichting zich

hierbij tot de twee processen “meterstanden” en “facturering”.

• Tot slot dient er een demonstratie te worden gegeven op een SAP Industry Solutions Area

meeting van BPEM.


1.0.1| V e r s i e 37 | P a g i n a

Al deze opdrachten zullen in de periode van februari 2010 tot juni 2010 uitgevoerd worden. In het

hoofdstuk planning zullen de individuele opdrachten gepland worden waarbij ook de individuele

componenten helder worden geformuleerd. De opdrachtnemers krijgen grotendeels zelf inspraak op

de opdrachten om een groot draagvlak te creëren waardoor de opdrachtnemers de vrijheid krijgen

om de activiteiten in te plannen. Dit gebeurt in het begin van het project vooral in afstemming met

de bedrijfsmentors en zal naarmate de tijd vordert meer de verantwoordelijkheid van de

opdrachtnemers worden.

De projectopdrachten zijn dusdanig dat het uitwerken door één individu binnen vijf maanden

onmogelijk is. Daarvoor zijn er twee afstudeerders aangewezen om de opdrachten te verdelen en in

een individuele vorm uit te voeren. Het project is één geheel maar bestaat uit subcomponenten,

waardoor er telkens tussenresultaten opgeleverd worden door beide afstudeerders.

Methode Voor het plan van aanpak wordt gebruik gemaakt van het model van Roel Grit projectmanagement”.

Het onderzoeksrapport wordt met behulp van ADM (Accenture Delivery Methods) ontwikkeld. Dit is

de methodiek die Accenture altijd gebruikt bij een onderzoek. Omdat de medewerkers van

Accenture hiermee bekend zijn, wil ATS dat deze methode ook gebruikt wordt als leidraad bij het

opstellen van het onderzoek. Dit is namelijk de standaard ontwikkelingsmethodiek die binnen ATS

gebruikt wordt.

Om de doelstellingen zo concreet mogelijk te formuleren zijn de opdrachten SMART gedefinieerd. De

genoemde opdrachten moeten specifiek gedefinieerd zijn door de opdrachtnemers om een zo

efficiënt mogelijk plan van aanpak te kunnen samenstellen. In “Bijlage A” treft u een expliciete

beschrijving van de afstudeeropdracht aan.


1.0.1| V e r s i e 38 | P a g i n a

3. Projectactiviteiten

Het project bestaat uit meerdere deel taken en opdrachten (activiteiten). Deze zullen uiteindelijk

samengevoegd worden tot één project. In het project zijn uiteindelijk alle individuele componenten

opgenomen. De activiteiten zijn in dit hoofdstuk nader toegelicht.

Bij de toelichting is er een onderscheid gemaakt tussen de activiteiten die dienen te worden

uitgevoerd voor Fontys en de activiteiten die dienen te worden uitgevoerd voor ATS. Echter, er zijn

ook activiteiten die voor beide bestemd zijn. In dit geval zijn deze activiteiten bij allebei genoteerd.

Activiteiten ATS

• Voorbereiding o Introductiedag

o 1ste

gesprek met bedrijfsmentor

o Laptop gebruiksklaar maken

o Verkennen eisen school m.b.t. afstudeerstage en scriptie

• logboek

o Opstellen wekelijkse logboek

• Vooronderzoek o Verkennen organisatie

o Verkennen individuele componenten (SAP en BPEM)

o Verkennen aanpak PvA

o Verzamelen en bestuderen van informatie

o Opleveren Concept PvA

o Gesprekken met bedrijfsmentor m.b.t. PvA

o Opleveren definitief PvA

o Gesprekken met verschillende medewerkers (deskundigen)

• Onderzoek o Verkennen inhoud onderzoeksrapport

o Verzamelen en bestuderen algemene relevante informatie voor onderzoek

o Inventarisatie binnen ATS en klanten (m.b.t. inzet en inrichting BPEM)

o Interviewen medewerkers ATS

o Inventarisatie BPEM op het huidige demosysteem

o Verzamelen benodigde informatie m.b.t. “proces meterstanden”

o Verdiepen in individueel component “proces meterstanden”

o Opleveren concept onderzoeksrapport

o Opleveren definitief onderzoeksrapport

• Asset BPEM

o Verkennen benodigdheden asset

o Verzamelen en bestuderen relevante informatie

o Inleveren definitieve asset voor het benaderen van klanten

• Demo BPEM


1.0.1| V e r s i e 39 | P a g i n a

o Verkennen benodigdheden voor demo

o Opleveren concept demo BPEM

o Opleveren definitieve demo BPEM

• Eindrealisatie

o Afhandeling project

o Verkennen benodigdheden projectpresentatie

o Samenstellen projectpresentatie

o Geven projectpresentatie

Activiteiten Fontys

• Voorbereiding

o Verkennen eisen school m.b.t. afstudeerstage en scriptie

o Individuele component nader beschrijven (gespreksformulier)

• logboek o Opsturen wekelijkse logboek

• Vooronderzoek

o Opleveren Concept PvA

o 1ste

bedrijfsbezoek afstudeerdocent

o Bundelen informatie voor tussenrapportage

o Opleveren tussenrapportage (studenten en Afstudeerdocent)

o Opleveren definitief PvA

o Verkennen aanpak en benodigdheden afstudeerscriptie

o Opleveren concept afstudeerscriptie

o Terugkomdag Fontys

• Onderzoek

o Opleveren concept onderzoeksrapport (inclusief individueel component)

o Opleveren definitief onderzoeksrapport (inclusief individueel component)

• Eindrealisatie o 2

de bedrijfsbezoek afstudeerdocent

o Opleveren definitieve afstudeerscriptie

o Verkennen aanpak afstudeerpresentatie

o Samenstellen afstudeerpresentatie

o Geven afstudeerpresentatie (afstudeerzitting)


1.0.1| V e r s i e 40 | P a g i n a

4. Projectgrenzen

Het is van belang dat de taken en activiteiten die op de vorige pagina’s zijn omschreven met

betrekking tot het project, ook daadwerkelijk binnen de afgesproken tijd worden uitgevoerd. Om dit

te kunnen realiseren, zal er in de planning voor ieder onderdeel de daarvoor benodigde tijd worden

toegerekend.

Het project is gestart op maandag 1 februari 2010 en zal naar verwachting eindigen op vrijdag 4 juni

2010. Hierbij is de projectpresentatie niet meegerekend omdat nog niet bekend is wanneer deze

exact wordt gegeven. Behalve de projectactiviteiten, zijn er ook verschillende activiteiten die niet

binnen het project hoeven te worden uitgevoerd. Dit wil zeggen dat deze activiteiten niet direct iets

met het project te maken hebben.

Het spreekt voor zich dat de activiteiten die voor Fontys worden uitgevoerd niet direct betrekking

hebben op het project. Echter, binnen de activiteiten die uitgevoerd worden voor ATS zijn ook een

aantal gedeeltes welke geen directe betrekking hebben op het project. Om hier een duidelijk beeld

van te krijgen, zijn de activiteiten opgesomd.

Zo was week één een introductieweek. Dit wil zeggen dat er kennis werd gemaakt met het bedrijf en

met verschillende medewerkers. Ook werd gekeken naar wat school voor verwachtingen had met

betrekking tot de afstudeeropdracht en scriptie. Ook zijn de laptops gebruiksklaar gemaakt.

Daarnaast dient er wekelijks een logboek te worden opgestuurd naar de bedrijfsmentors.

Zoals in het hoofdstuk hieraan voorafgaand te zien is, zijn de activiteiten onderverdeeld in

activiteitgroepen. Het project krijgt pas de status “afgerond” wanneer de activiteitsgroepen en de

bijbehorende activiteiten zijn afgerond. Hierbij is uiteraard alleen gekeken naar de activiteiten die

uitgevoerd worden voor ATS en die binnen de scope van het project vallen. Hieronder de

activiteitsgroepen waar het om gaat.

• Vooronderzoek

• Onderzoek

• Asset BPEM

• Demo BPEM

• Eindrealisatie

Inmiddels is duidelijk toegelicht welke activiteiten geen directe betrekking hebben op het project.

Vervolgens is het nu taak om ervoor te zorgen dat ook binnen het project wordt toegelicht in

hoeverre de verschillende onderdelen worden uitgewerkt en aan welke eisen de onderdelen moeten

voldoen.

Accenture is een internationaal bedrijf dat een breed netwerk aan klanten en medewerkers heeft

over de hele wereld. Daarom is het een vereiste dat de rapporten in het Engels worden geschreven.

Echter, het Plan van Aanpak en de scriptie hoeven niet in het Engels aangezien deze rapporten niet

van toegevoegde waarde zijn voor de klanten en medewerkers.


1.0.1| V e r s i e 41 | P a g i n a

Verder is het ook van belang dat duidelijk wordt gemaakt in hoeverre de verschillende onderwerpen

worden onderzocht. Voor het project wordt gewerkt met SAP IS-U. Echter, binnen SAP IS-U is voor

het project voornamelijk kennis van BPEM en diens relatie met SAP IS-U erg belangrijk. Uiteraard is

algemene kennis van SAP IS-U ook relevant.

Verder zal ik mij bij het onderzoek naar BPEM gaan verdiepen in het proces “meterstanden”.

Uiteraard zal ik ook globaal kennis opdoen van de verschillende processen binnen SAP IS-U. Verder

heeft het onderzoek als scope het verhelderen van de toegevoegde waarde van BPEM voor het SAP

IS-U proces “meterstanden”.

Dit houdt in dat mijn scope met betrekking tot het onderzoek er als volgt uit ziet:

De afbeelding betekent kortweg dat ik binnen SAP IS-U BPEM één component in het bijzonder ga

onderzoeken. Hier is dus sprake van een afbakening. Namelijk, nadat ik BPEM en de SAP IS-U

processen globaal onderzocht heb, ga ik mij focussen op het proces “meterstanden” om zo de

individuele component volledig te onderzoeken. Dit wordt met andere woorden, mijn scope.

Doordat ik mij na verloop van tijd moet gaan beperken tot slechts één proces, kan ik hier uitgebreid

onderzoek naar doen binnen de beschikbare tijd. Dit heeft een veel positiever gevolg voor de

effectiviteit van het onderzoek dan het onderzoeken van meerdere processen binnen de zelfde tijd.


1.0.1| V e r s i e 42 | P a g i n a

Voorwaarden Om dit allemaal te realiseren, zijn er een aantal voorwaarden waarmee rekening dient te worden

gehouden. Het gaat om voorwaarden die een cruciale rol hebben met betrekking tot het slagen van

het project. Hieronder volgt een opsomming:

• zoals eerder aangegeven zijn er werkweken van 40 uur per week en om niet in tijdnood te

komen, dienen deze tijden te worden nageleefd;

• periodieke feedback en ondersteuning van de bedrijfsmentors is van belang;

• na verloop van tijd dient er voldoende kennis aanwezig te zijn met betrekking tot SAP IS-U,

BPEM en de individuele component “meterstanden”;

• maken van gegevens back-up (mocht de laptop onverhoopt niet meer functioneren, kan dit

worden gezien als een risico);

• om het onderzoek goed uit te voeren, dient de methodiek dat Accenture gebruikt (ADM)

beschikbaar te worden gesteld;

• SAP demo omgeving dient beschikbaar te zijn.

5. De producten

Voor een helder overzicht zijn de producten die aan het einde van de rit worden opgeleverd, in juiste

volgorde gerangschikt. Op die manier worden de producten die ook daadwerkelijk dienen te worden

opgeleverd voor ATS en Fontys, gefilterd uit de activiteiten die geformuleerd zijn in hoofdstuk drie.

Wat wellicht zal opvallen is het feit dat in de onderstaande tabel geen ‘’eindproduct” is gedefinieerd.

De reden hiervoor is omdat het eindproduct bestaat uit de hieronder omschreven tussenproducten

die aan ATS worden opgeleverd.

Wat?

Wie?

Pv

A

Tu

sse

n

rap

po

rta

ge

On

de

rzo

ek

s-

rap

po

rt

Ass

et

BP

EM

De

mo

BP

EM

Afs

tud

ee

r-

scri

pti

e

Pro

ject

-

pre

sen

tati

e

Afs

tud

ee

r-

pre

sen

tati

e

ATS X - X X X - X -

Fontys X X X - - X - X

Legenda:

X = dient te worden opgeleverd

- = niet van toepassing


1.0.1| V e r s i e 43 | P a g i n a

6. Kwaliteitsborging Binnen het project is het niet aan de opdrachtnemer om te beoordelen of de producten die geleverd

zijn, ook daadwerkelijk de juiste kwaliteit hebben. De opdrachtgever bepaalt of de kwaliteit van de

producten en het eindproduct bevredigend is. Met andere woorden, voldoet de kwaliteit aan de

gestelde eisen en wensen?

Aan de opdrachtnemer om te zorgen dat de kwaliteit dusdanig wordt bewaakt dat kwaliteitsverlies

kan worden voorkomen. Dit wordt met een mooi woord “Kwaliteitsborging” genoemd. Voor dit

project wordt het behoud van een goede kwaliteit op verschillende manieren gewaarborgd.

Namelijk, door regelmatig deskundigen te raadplegen met betrekking tot de verschillende producten.

Aanpak voor het voorkomen van kwaliteitsverlies Om de kwaliteit van het project te bewaken wordt periodiek contact opgenomen met verschillende

deskundigen op het gebied van het projectonderwerp. Zo wordt voorkomen dat kwaliteitsverlies kan

optreden. De deskundigen worden tijdens het onderzoek geïnterviewd op het gebied van SAP IS-U,

het proces “meterstanden” en de mogelijkheden van BPEM binnen dit proces. Ook de

bedrijfsmentors zijn bekend met de verschillende producten. Daarom kunnen zij ons waar nodig

informatie verschaffen en advies geven om te zorgen dat de kwaliteit op het gewenste niveau blijft.

Bij het PvA en het onderzoek wordt een terugkoppeling met de afstudeerdocent verwacht. Uiteraard

wordt bij de bedrijfsmentors bij ieder product om terugkoppeling gevraagd. Er wordt namelijk bij

ieder product een concept ingeleverd. Bij zowel de afstudeerdocent als de bedrijfsmentors wordt bij

de verschillende rapporten gewerkt met een “concept- rapporten” en een “definitieve rapport”. Een

rapport krijgt pas de status definitief, wanneer de laatste conceptversie door alle partijen is

goedgekeurd.

Eindproduct Het eindproduct voor dit project is zoals eerder omschreven in het hoofdstuk “producten”, een

samenvoeging van de deel- producten die dienen te worden opgeleverd aan ATS. Omdat elke deel-

product nauwlettend in de gaten wordt gehouden met betrekking tot de kwaliteitsbewaking, zal de

kwaliteit van het eindproduct in orde zijn. Wel wordt aan het einde van het project nog eenmaal met

de bedrijfsmentors en de nodige deskundigen gecontroleerd of het eindproduct wat betreft de

borging wat de kwaliteit ook daadwerkelijk op het gewenste niveau zit.

Taalkeuze & methodiek Om te zorgen dat de rapporten op internationaal niveau kunnen worden gebruikt, zullen zij in het

Engels worden geschreven. Het PvA wordt in het Nederlands geschreven aangezien deze na het

project voor de opdrachtgever niet meer van toegevoegde waarde is. Voor de rapporten worden

verschillende bekende methodieken toegepast om een heldere aanpak te garanderen. Zo wordt voor

het PvA voornamelijk gewerkt volgens het Grit model voor PvA’s. Voor het onderzoek wordt op

verzoek van ATS gebruik gemaakt van ADM. ADM staat voor Accenture Delivery Methods. Dit is de

standaard ontwikkelingsmethodiek die binnen Accenture gebruikt wordt voor het opstellen van

onder andere onderzoeksrapporten.

Wel zijn eventuele afwijkingen met betrekking tot de methodes voorbehouden. De reden hiervoor is

omdat bepaalde onderdelen binnen een methode niet altijd relevant zijn. Zo wordt in het Plan van

Aanpak het hoofdstuk “Kosten en Baten” weggelaten. De reden hiervoor is omdat het project door

de opdrachtgever is voorgesteld. De opdrachtgever is overtuigd dat dit project dient te worden


1.0.1| V e r s i e 44 | P a g i n a

uitgevoerd en is op de hoogte van de toegevoegde waarde van het project en wat voor kostenpost

het met zich mee brengt.

Hieronder volgt tot slot een opsomming van de te gebruiken software:

• Microsoft Word 2007

• Microsoft Excel 2007

• Microsoft Outlook 2007

• Microsoft Visio 2007

• Microsoft Project 2007

• Microsoft PowerPoint 2007

• Microsoft Office Communicator 2007 (wordt gebruikt voor interne- realtime communicatie

tussen de ATS medewerkers)

• SAP R/3

• Accenture Delivery Methods

• Internet Explorer 7

• Adobe Reader

• PDF Creator

• WinZip 11

7. De projectorganisatie

Het project wordt uitgevoerd door twee BI- afstudeerstudenten van de Fontys hogescholen te

Eindhoven. Zie hieronder voor de gegevens van de betreffende studenten.

Voornaam Achternaam Telefoon E-mail Accenture E-mail Fontys Ahmed Taha 06-42610888 ahmed.taha

@accenture.com

a.ahmedtahaahmed

@student.fontys.nl

Behzad Hashem

Jawaheri

06-24870661 b.hashem.jawaheri

@accenture.com

b.hashemjawaheri

@student.fontys.nl

Duo- opdracht Zoals inmiddels duidelijk is, betreft het hier een duo- opdracht waarbij de studenten zich op den duur

gaan verdiepen in een individueel component. Er zijn twee individuele componenten die in de

onderzoeksfase dienen te worden onderzocht. Het gaat hier om het uitkristalliseren van de

toegevoegde waarde van BPEM voor de twee SAP IS-U processen.


1.0.1| V e r s i e 45 | P a g i n a

Hieronder is helder aangegeven welke student zich met het proces facturering gaat bezighouden en

welke student zich gaat verdiepen in het proces meterstanden.

Legenda:

X = gaat zich verdiepen in het desbetreffende proces

- = niet van toepassing

Gezamenlijke werkzaamheden Wel zijn er tevens werkzaamheden die gezamenlijk dienen te worden uitgevoerd. Zo moeten er

interviews worden afgenomen met verschillende deskundigen. Het gaat dan om medewerkers die

werkzaam zijn bij ATS. Zij hebben zich in feite gespecialiseerd in BPEM en hebben hier dus de nodige

ervaring mee.

Deze medewerkers hebben het over het algemeen erg druk met lopend project(en) waarbinnen zij

opereren. Daarom is het niet echt een optie om met iedere deskundige twee interviews te houden

waarbij het onvermijdelijk is dat er aan deze medewerkers meerdere identieke vragen worden zullen

worden gesteld.

Zodoende is er met de bedrijfsmentors afgesproken om onder andere de interviews gezamenlijk te

doen. Uiteraard heeft iedere student een aantal specifieke vragen die specifiek betrekking hebben op

de component die zij individueel onderzoeken.

Uiteindelijk is het de bedoeling dat na het onderzoek een asset wordt opgeleverd waarmee

Accenture haar klanten kan benaderen. Hierin moeten de individuele componenten gezamenlijk

terugkomen. Dit betekent dat ook hier een samenwerking op den duur onvermijdelijk is. Wel is het

de bedoeling om daar waar mogelijk tijdens het samenstellen van de asset zoveel mogelijk

werkzaamheden individueel uit te voeren.

Nadat de asset is opgeleverd, is het de bedoeling dat tevens een Demo- systeem wordt opgeleverd

met behulp waarvan de klanten een duidelijker beeld krijgen. Dit is belangrijk omdat er op die manier

een mogelijkheid is om de klanten beter te overtuigen doordat zij de voordelen van BPEM in de

praktijk kunnen verkennen. Hiervoor dienen verschillende handleidingen te worden geschreven en

ook dit vraagt de nodige samenwerking.

Tot slot wordt er door de studenten een presentatie gegeven aan het bedrijf waarmee

gedemonstreerd wordt wat er tot dusver is gerealiseerd. Het betreft hier een presentatie die

gezamenlijk wordt gegeven en waarin de studenten om de beurt voornamelijk de door hun

onderzochte component gaan toelichten. Het spreekt voor zich dat het niet mogelijk is om één

presentatie te maken terwijl je dit niet gezamenlijk hebt gemaakt en voorbereidt. Dit kan namelijk

bijvoorbeeld tot gevolg hebben dat de twee afstudeerders langs elkaar heen praten en dat er geen

rode draad zit in het verhaal.

Welk

proces? Wie?

Fa

ctu

reri

ng

Me

ters

tan

de

n

Ahmed - X

Behzad X -


1.0.1| V e r s i e 46 | P a g i n a

Vergaderingen Wekelijks zijn er vergaderingen in verband met de projectvoortgang. Bij deze vergaderingen zijn

zowel de projectleden als de afstudeermentors aanwezig. Uiteraard kom het weleens voor dat niet

iedereen bij de vergadering aanwezig is maar dit wordt consequent bijgehouden in de notulen. De rol

van voorzitter en notulist wordt wekelijks geruild tussen de projectleden.

Aangezien goede en regelmatige communicatie vooral in de eerste weken cruciaal is, hebben de

bedrijfsmentors besloten om in de eerste vijf weken tweemaal per week te vergaderen. Daarna zal

dit worden gereduceerd naar eenmaal per week.

Het logboek Wekelijks wordt op verzoek van de afstudeerdocent een logboek opgesteld waarin beschreven staat

welke werkzaamheden de afstudeerstudent in die week heeft uitgevoerd. Uiteraard staan hier alleen

de werkzaamheden in vermeld die het noteren waard zijn. Zo hoeft bijvoorbeeld niet genoteerd te

worden dat er mailverkeer heeft plaatsgevonden tussen de afstudeerstudent en de verschillende

medewerkers. Hiervan wordt een “CC” naar de bedrijfsmentors gestuurd.

Overige communicatiemiddelen Zoals hierboven beschreven kunnen de vergaderingen en logboeken worden gezien als de vaste

communicatievormen tussen de projectleden en de afstudeerbegeleiders. Tevens wordt er

gecommuniceerd via “Office Communicator” en “Outlook”. Uiteraard is het tevens mogelijk om

simpelweg naar elkaar toe te lopen.


1.0.1| V e r s i e 47 | P a g i n a

8. Planning


1.0.1| V e r s i e 48 | P a g i n a

9. Risico’s

In dit hoofdstuk is een korte toelichting gegeven met betrekking tot de mogelijke risico’s die kunnen

opduiken tijdens het project. Ter aanvulling is er ook een Risicoanalyse aan het PvA toegevoegd.

Deze is opgenomen in Bijlage B. In de analyse is duidelijk herleidbaar welke factoren een risico

zouden kunnen vormen. Uiteindelijk is er een conclusie getrokken met betrekking tot de analyse.

Hieronder de factoren die een risico vormen voor dit project:

• Tijd

• Complexiteit

• De projectgroep

• De projectleiding

• Helderheid

Interne & Externe risico’s Om de mogelijke risico’s op een heldere wijze te formuleren, is er besloten om dit in een tabel weer

te geven. Hierin is aangegeven om welke risico’s het gaat en waarom dit wordt gezien als risicofactor.

Dit is zowel gedaan voor de “interne risico’s” als voor de “externe risico’s”.

Hieronder zijn de vijf mogelijke risico’s beschreven die intern kunnen optreden. Allereerst is er een

korte omschrijving van elk risico geformuleerd, waarna in detail is beschreven waarom en in welk

geval dit een risicofactor kan zijn.

Interne

risico’s

Risico-

omschrijving Waarom?

Haalbaarheid

Er moeten verschillende producten worden opgeleverd en

het is de vraag of de daarvoor beschikbare tijd wel

voldoende is.

Definitieve deadline

Doordat er een deadline is, heb je erg weinig

bewegingsvrijheid m.b.t. inplannen van uitloop e.d. De

afstudeerstudenten zijn namelijk maar maximaal tot een

bepaalde tijd beschikbaar aangezien zij tevens

verplichtingen hebben m.b.t. hun studie.

Onvoldoende

kennis/niveau

Voor de studenten is BPEM nieuw en dit betekent dat zij de

nodige kennis moeten opdoen om dit project uit te voeren.

Indien dit niet op tijd of op de juiste manier wordt gedaan,

heeft dit consequenties voor de kwaliteit van de op te

leveren producten

Geen uitloop aanwezig

in de planning

In de planning is geen rekening gehouden met uitloop

omdat hier geen tijd beschikbaar voor is. Zie risico 1:

“Haalbaarheid”.

Geen vrije dagen De studenten nemen een aantal dagen vrij. Ook dit is nog

niet opgenomen in de planning


1.0.1| V e r s i e 49 | P a g i n a

De “externe risico’s” zijn hieronder geformuleerd. Het gaat om vijf mogelijke risico’s. Denk hierbij aan

indirect betrokkenen die op wat voor manier dan ook een risico zouden kunnen vormen. Ook hier is

een korte omschrijving van elk risico geformuleerd, waarna in detail is beschreven waarom en in

welk geval dit een risicofactor kan zijn.

Externe

risico’s

Risico-

omschrijving Waarom?

Onvoldoende tijd voor

besluitvorming

Besluitvorming wordt gedaan in overleg met de

bedrijfsmentors. Mochten zij het onverhoopt erg druk

krijgen waardoor zij niet voldoende tijd hebben, dan kan dit

een risico vormen voor de tijd die nodig is voor

besluitvorming.

Onvoldoende snelle en

effectieve

besluitvorming

Indien halverwege een product blijkt dat hiervoor meer tijd

nodig is dan gepland, is het van belang dat de betrokkenen

hier rap en doeltreffend op anticiperen om tijdig te

voorkomen dat de deadline wordt overschreden.

Bereidheid deskundigen

Verschillende deskundigen hebben hun medewerking reeds

toegezegd. Echter, wanneer de afspraken niet tijdig worden

gepland en dit wordt te laat gedaan, kan dit een risico

vormen. Het kan voorkomen dat de deskundigen op korte

termijn niet beschikbaar zijn waardoor het onderzoek

vertraging op kan lopen.

Onvrede Fontys m.b.t.

individueel component

Mocht Fontys achteraf toch concluderen dat de individuele

componenten niet voldoende zijn, kan dit vertragingen

m.b.t. het project opleveren.

Werkzaamheden voor

Fontys

De werkzaamheden die voor Fontys moeten worden

uitgevoerd kunnen erg tijdrovend zijn en dit heeft

negatieve consequenties voor de tijdsdruk.


1.0.1| V e r s i e 50 | P a g i n a

Bijlage A: Specifieke projectopdracht

Aard van de afstudeerstage werkzaamheden en/of opdracht: Hieronder volgt een korte beschrijving van Accenture m.b.t. de afstudeeropdracht. Dit is een

beschrijving die Accenture zelf heeft geschreven in haar opdrachtomschrijving (m.u.v. de kop “de

opdracht”).

Onder de kop “De opdracht” staan de werkzaamheden gerangschikt die ik tijdens mijn stage moet

uitvoeren. Hieronder staat tevens het individueel component beschreven waaraan ik moet werken.

Onder het kopje “overige bijzonderheden” wordt toegelicht waarom het een duo stage is.

Accenture in het kort Accenture is marktleider op het gebied van implementaties bij nuts bedrijven vooral met het pakket

SAP IS-U (Industry Solutions for Utilities). Nieuwe functionaliteit die door SAP wordt uitgeleverd kan

generiek worden uitgerold bij de diverse klanten van Accenture. Zij (Accenture Technology Solutions)

beschikt over een Demo omgeving om nieuwe functionaliteit te demonstreren aan de klant.

BPEM Binnen SAP is er een specifieke tool voor het managen van de bedrijfsprocessen, genaamd Business

Process Exception Management (BPEM). BPEM zorgt ervoor dat je op een efficiënte en eenvoudige

manier de uitval in je standaard bedrijfsprocessen kan analyseren en managen.

Accenture wil deze tool graag als standaard pakket aanbieden bij potentiële klanten die reeds

gebruik maken van SAP IS-U. Om dit te realiseren heeft Accenture een duo-opdracht geformuleerd

met daarin de verschillende onderdelen die moeten worden uitgevoerd om de opdracht succesvol te

laten verlopen. De onderdelen worden echter in grote mate individueel uitgevoerd omdat twee

verschillende processen dienen te worden onderzocht.


1.0.1| V e r s i e 51 | P a g i n a

Hieronder de verschillende onderdelen.

De opdracht • Het opleveren van een individueel Plan van Aanpak.

• Het opleveren van een onderzoeksrapport met daarin het onderzoek naar de wijze waarop

de meterstanden door middel van BPEM beter kunnen worden gemonitord.

• Inventarisatie binnen ATS en diens klanten m.b.t. inzet en inrichting van BPEM (is het proces

meterstanden m.b.v. BPEM opgenomen bij ATS klanten en zo ja, hoe?).

• Inventarisatie van BPEM op het huidige demo systeem (hierin focus ik mij op het proces

meterstanden).

• Het opleveren van een “asset” waarmee Accenture potentiële klanten kan benaderen.

• Inrichten van BPEM op het demo systeem (die gegeven kan worden bij potentiële klanten).

• Demonstreren van BPEM op een SAP Industry Solutions Area meeting (dit is een presentatie

waarin ik het proces meterstanden toelicht aan de medewerkers die betrokken zijn bij

BPEM” ).

Accenture wil dat bij het opstellen van het onderzoeksrapport, gebruik wordt gemaakt van ADM.

ADM staat voor Accenture Delivery Methods en is de standaard ontwikkelingsmethodiek die binnen

Accenture gebruikt wordt. OVERIGE BIJZONDERHEDEN: Hoewel het hier een duo stage betreft, heeft iedere individu eigen onderdelen waaraan moet

worden gewerkt. Het is een duo stage omdat de werkzaamheden simpelweg te veel zijn om door een

individu binnen de stageperiode uit te voeren.

Uiteraard zijn er verschillende producten waar in eerste instantie samen dient te worden gewerkt.

Denk hierbij aan het onderzoeksrapport. Hierin worden interviews opgenomen met verschillende

deskundige met bettrekking tot BPEM.

Het moge duidelijk zijn dat het voor die medewerkers erg vervelend is als wij hen meerdere keren

gaan benaderen terwijl wij de interviews ook samen kunnen houden met ieder zijn eigen vragen die

betrekking hebben op het proces waaraan hij werkt.


1.0.1| V e r s i e 52 | P a g i n a

Bijlage B: Risicoanalyse


1.0.1| V e r s i e 53 | P a g i n a


1.0.1| V e r s i e 54 | P a g i n a

Bijlage B: Onderzoeksrapport

Research Report Development SAP IS-U ‘Asset BPEM’

Organization /

Contract giver:


Solutions

Contractors/

Authors:

Ahmed Taha & Behzad

Hashem Jawaheri

Location: ‘s-Hertogenbosch

Datum: June-2010

Versie: 1.0.1


1.0.1| V e r s i e 55 | P a g i n a

Document history

Distribution

0.1 31-04-2010 Stephanie Mijnals

& René Lammers

1st

supervisor, 2nd

supervisor


& René Lammers

1st

supervisor, 2nd

supervisor


& René Lammers

1st

supervisor, 2nd

supervisor


& René Lammers

1st

supervisor, 2nd

supervisor


& René Lammers

1st

supervisor, 2nd

supervisor


& René Lammers

1st

supervisor, 2nd

supervisor

Related Documents

01 BPEM Cookbook SAP AG 1.0 02 BPEM Functional Overview Hasnain Jaffery,

Roland Schabram 1.0

03 Functioneel ontwerp: SAP BPEM Stap 1 Frank Olthuis 1.1 04 ISU_MTW_FO_BPEM_TOTAAL_C_0.1 Floris de Ruijter 0.1 05 Bootcamp IS-U Canada –

03_ARBS_SAP_ISU_Billing_Bootcamp Accenture 1.0

Version Status Date Changes

0.1 Concept 31-03-2010 1st

draft report

0.2 Concept 06-04-2010 Adding introduction chapter with components.

0.2 Concept 09-04-2010 Distribution and structure updated.

0.3 Concept 15-04-2010 Feedback structure and content processed.

0.3.1 Concept 23-04-2010 Redesign structure and research questions.

0.3.2 Concept 26-04-2010 Adding chapters with components.

0.4 Concept 07-05-2010 Rewrite of the various components.

0.4.1 Concept 12-05-2010 Processing of the various reviews.

0.4.2 Concept 14-05-2010 Processing of review Stephanie Mijnals & René Lammers.

0.5 Concept 20-05-2010 All reviews processed.

0.6 Concept 01-06-2010 Processing of review 0.5 Stephanie Mijnals & René Lammers.

Version Submission date Name Function

Ref Name Author Version


1.0.1| V e r s i e 56 | P a g i n a

Foreword This research report is written for ATS Netherlands. This research report is one of the deliverables

during the project “Development SAP IS-U ‘Asset BPEM’.” To do our research as accurate as possible,

we decided to attend the in-house ATS SAP IS-U training called 'IS-U boot camp,’ before starting our

research. We have also interviewed several employees in order to gather more information about

the various topics that we would come across during our research.

Once we started with the research, we immediately divided the various research activities. The

reason for this was to share the different tasks as fair and balanced as possible. Thus, each individual

has delivered sufficient contribution to the development of this research report. The two main

divisions we have made was the division of chapters six and seven. In chapter six Ahmed focuses on

the process meter reading, while Behzad focuses on billing&invoicing in chapter seven.

Not everything has gone smoothly since we initially had very little knowledge about SAP IS-U, the

processes meter reading and billing&invoicing within IS-U and BPEM. Thus gaining knowledge about

these subjects was a time consuming occupation. Moreover, writing in English was initially also

pretty time consuming. These events forced us to start later with the research than initially planned.

Initially, there was also not enough information available to us, at least, not enough to write a proper

report. But eventually with the help of our supervisors and various helpful colleagues, we were able

to gather enough information for our research.

We would like to use this opportunity to thank our supervisors Stephanie Mijnals and René Lammers

for their support, advice and for sharing their experiences with us. We also want to thank Bart Jan

Kuipers, Frank Olthuis and Floris de Ruijter for the fact that they have made time for us so we could

interview them and for providing additional information afterwards. Last but certainly not least, we

also want to thank Remco Jan Lof and Paul van Rouwendaal for providing us with important

information at the last moment.

‘s-Hertogenbosch, 20-05-2010

Ahmed Taha en Behzad Hashem Jawaheri


1.0.1| V e r s i e 57 | P a g i n a

Summary This project collects the possibilities of BPEM. Accenture Technology Solutions (ATS) wants to know

what the added value is of BPEM for its customers. The research is composed by ATS and is

performed by students of the Fontys Hogeschool in Eindhoven. There are two important research

questions in this project, these are as follows:

1. What is added value of SAP BPEM for the module SAP IS-U and in particular for the meter reading

and billing&invoicing processes?

2. Is there any need for BPEM on the market and how can ATS offer this tool to her customers

convincing them of its added value?

In answer to these questions, the researchers clarify the status of BPEM for Accenture. ATS wants to

offer this tool as a standard package for potential customers who already use SAP IS-U, to implement

BPEM. ATS has a demo area to demonstrate new functionality to the clients. For the clients of ATS,

the researchers will set up the SAP IS-U demo-environment with BPEM functionalities.

This project uses the ADM method. The project consist out of the following ADM project

management phases with the ADM defined deliverables:

• Plan

In this section the project planning is established.

Deliverables: PM110 Project Plan

• Analyze

Analyze business processes, identify requirements and define tasks.

Deliverables: Research report

• Design

Design the configuration for the solution.

Deliverables: Installation guide, User guide.

• Build

Build configuration and test the implemented components.

Deliverables: Asset BPEM (i.a. BPEM implementation in the demo-environment)

The components in this research report are prepared by the two students. The processes meter

reading and billing&invoicing are handled individually by each student. The individual components

are included in chapter six for the process meter reading and chapter seven for the process

billing&invoicing. In chapter six the added value of BPEM for the process meter reading is explained

and what the known errors are in the process. In chapter seven the added value of BPEM for the

process billing&invoicing is discussed. Furthermore, also there is discussed about which known errors

will be implemented in the demo-environment.

Research shows that BPEM is implemented by two clients (PWN and Alliander) of ATS for a number

of years. These clients have implemented BPEM for two processes, namely process meter reading

and process billing&invoicing. Research founds that not all clients consider implementing BPEM. This

is because clients are often unaware of the BPEM possibilities. The research revealed that BPEM is

usable for different business processes in different sections of an organization. BPEM can be used for

all modules in SAP IS-U. To measure whether an organization can take advantage of BPEM, a process

analyses can be performed. A process analysis is performed to gain insight into existing practices.

Possible gaps or bottlenecks are identified to make improvements. A process analysis can lead to

new procedures, protocols or adapting existing practices.

The benefits of BPEM:

• Monitor and manage complex processes by analyzing completed-, failed jobs and

transactions in the SAP system;

• An overview of selected business processes/jobs in the SAP system;


1.0.1| V e r s i e 58 | P a g i n a

• Case creation for any identified exception and the possibility to be routed to a specific

user/group of users;

• All processing actions with BPEM have no impact on the performance of the SAP system;

• BPEM enables to resolve a problem more appropriately and in quick time, because in the

most cases the steps to resolve the problem are described.

BPEM helps to track the problem status in the system;

• BPEM provides a central access where process information is stored;

• The end-user can access exceptional information fast and easy;

• In the case creation there is the opportunity to push exceptions and errors to a responsible

person, which not delays the business processes.

The disadvantages of BPEM:

• BPEM not only analyzes errors but all the business processes that write application logs in

the system;

• For each error an case should be defined;

• Also errors are in move, so errors may also change. This results again in a new error. The

result is that for each error a new case should be created, because BPEM otherwise only

catches the problem and pushes no case to the error. So for each new error a new case has

to be created.

BPEM has its advantages but also some disadvantages. One of the advantages of BPEM is that the

tooling is very useful for the end-user. The end-user can get all information about an application

error. The end-user has a summary of all the error logs. The tool makes it possible for the processes

in IS-U to be monitored, analyzed and managed. This ensures that business processes are conducted

in a fast way and in a timely manner. BPEM can catch errors for each process. All the errors are listed

in a window. All errors that are not assigned to a case are also captured by BPEM in an application

log. These application logs may be often appear, which stands out in an application log. This gives the

end-user a view of errors that are captured by BPEM. If an error is commonly captured by BPEM the

end-user has the opportunity to find a solution for the error.

With BPEM, there is the possibility to set up a solution for a known error. A known error is an error

where the user knows what actions are to be undertaken in order to correct the order. The user does

not have to search for the cause and solution of the error, because the error is known and the

solution is stored in the case. With use of BPEM, cases can be created for the known errors. BPEM

can thus be arranged at different levels. There is even the possibility to solve a known error

automatically, where the user doesn’t perform any action. This requires customizing with ABAP, and

so is this for the most errors this is not implemented.

A major disadvantage in this process is that each new error has to be defined in BPEM. This means

that an unknown error should be handled by a user. The user has to create a new case for the error

and also a number of configuration settings to resolve the error in the future. If the error is not

formulated with a case, BPEM will only catch the errors without any action to resolve the error.

Several factors like the known errors in the processes, the opportunities to use BPEM in a SAP system

and the benefits and disadvantages of BPEM play an important role to implement BPEM. The

research shows that BPEM has an added value for the two IS-U processes, provided that BPEM is fully

configured. It is extremely important to determine what added value BPEM offers for the two IS-U

process in the relevant environment.


1.0.1| V e r s i e 59 | P a g i n a

Reading Instructions This research report is divided into several chapters. In the first chapter of this document the reader

will find an introduction to this research. For additional information about the technical terms used

in this research report, the glossary can be consulted. Furthermore some background information is

given about SAP IS-U, the processes meter reading and billing&invoicing and SAP BPEM.

In the next part of the research report the importance of BPEM is described. It explains what the

options of BPEM are for the IS-U sector. In chapter three the reader is informed of the possibilities of

BPEM. It also explains what value it can have on the processes meter reading and billing&invoicing. In

chapter four the necessary actions to implement BPEM are mapped. The reader gets basic steps to

see what actions are to be carried out in order to activate BPEM.

In chapter five and six one of the key research questions of this research is covered, namely: what

does BPEM offer to the process meter reading and billing&invoicing? And what possible errors could

be collected by BPEM?

In chapter seven is outlined what the findings are during the investigation regarding the presence of

BPEM at clients of ATS. The prospects for the future and the reputation of BPEM in the future are

being appointed. In chapter eight the current situation regarding the demo environment is explained.

The researchers have turned to BPEM specialist to gain more additional information.

In chapter nine the conclusion is giver after the research was conducted. The findings and results are

briefly explained. The researchers are advising ATS BPEM for in the future.

In the appendix all the conducted interviews can be found. If you are interested in the interview

questions, see the appendix for the specific interview questions.


1.0.1| V e r s i e 60 | P a g i n a

Glossary ADM

ADM stands for Accenture Delivery Method and is used to guide a user into a project to deliver

results. It is a methodology designed for Accenture. It is based on many best practices of few

methods.

ATS

Accenture Technology Solutions

Business process area (BPA)

Business process area is a term for a complete application containing only similar types of business

processes, for example: billing, invoicing or meter reading.

Business process code (BPC)

Business processes within a certain business process area performing a unique operation. Example

business process area billing and business process code automatic billing, billing reversal, adjustment

reversal.

Case category

Cases are categorized by the case type and the conditions that define the case creation. For example,

which business objects and solution processes are to be assigned, how and to whom the cases should

be distributed are defined in the case category.

Case type

Case type is used to categorize the cases created by BPEM. For example a case for billing, invoicing

and meter reading.

Critical errors

The errors that must be solved in order to be able to precede the mass process. In an application log

there are also alerts and errors which can be ignored. Undoing these alerts and solving these errors

won’t provide any adding value for the continuation of the mass process. Critical errors however

have to be solved if the client wants to complete the mass process.

Customer Interaction Center (CIC)

The R/3 environment offers the customer to use call centre functionality for the organization in a

customizable format. The CIC promotes inbound, outbound and simple process functionality for all

call centre functionality in the organization.

IMG path

IMG (implementation guide) is where the user makes the configuration settings. It is available for all

modules in SAP.

Implausible

When meter reading values deviate too much from certain value.

Intercompany means

Different independent companies (each with their own balance) can combine their service activities

on one bill.


1.0.1| V e r s i e 61 | P a g i n a

Meter reader

A meter reader is a utility employee who reads consumption meters for the purpose of billing.

MR

Meter readings or meter reading values.

Plausible

When meter reading values are considered to be correct/reliable.

SAP BPEM

SAP BPEM stands for Business Process Exception Management. It is a tool in SAP IS-U to manage

errors in many log files.

SAP BW

Business Information Warehouse is a package product centred on the data warehouse that is

optimized for the R/3 environment from SAP. BW is a combination of databases and database

management tools that is being used to support management decisions. BW supplies the user

analysis, report tools and business process models.

SAP IS-U

SAP Industry Solutions for Utilities

SPRO

SPRO (SAP Project Reference Object) is used to configure setting per client by using the standard

settings present in the system. At SPRO all SAP configuration work can be set. By some users it’s also

known as the configuration menu.

Standard role opportunity

The standard role opportunity allows cases linked to the appropriate user.

Third party means

Managing the services of third parties by the utility company and placing them on their own bill, just

like waste disposal taxes, TV cable and service contracts for maintenance of boilers.


1.0.1| V e r s i e 62 | P a g i n a

1. Introduction This research is initiated for the commissioning organization Accenture Technology Solutions (ATS) to

give a clear view about the current state regarding to BPEM at ATS and its usage by her clients.

Another main reason is to ensure that there is a form of documentation available which ATS can

offer to her (potential) clients. Finally, it is also important that ATS has the ability to give a demo to

show the added value of BPEM to her clients in practice.

1.1 Assignment Within SAP, there is a specific tool available for managing business processes called Business Process

Exception Management (BPEM). BPEM ensures that the drop out in the standard business processes

can be analyzed, monitored and managed in a simple but effective way. ATS would like to offer this

tool as a package to potential clients who already use the SAP IS-U package. During this research, the

possibilities of SAP BPEM and its adding value for the processes meter reading and billing&invoicing

will be researched. ATS wants to document the added value of SAP BPEM for her (future) clients.

During and after the study, a number of products will be delivered such as:

a research report;

an inventory about the implementation of BPEM at ATS clients;

an inventory of BPEM within the current demo-environment;

the delivery of an asset which can be offered to potential clients;

Implementing BPEM within the demo-environment.

1.1.1 Contractgiver ATS Netherlands was founded in 2001 and is part of Accenture. The main office is located in Almere

and the second office is located in ‘s-Hertogenbosch. The managing director is Emile Kramers. The

department where this project started is the SAP Industry Solutions area.

The organization has two supervisors appointed to control the executive candidates. The supervisors

are Ms. Mijnals and Mr. Lammers. Both supervisors will guide the contractors through the project by

providing support for information and resources.

To understand the aspects of this report, it’s important to have some knowledge about SAP IS-U and

the two main processes which this project is all about. The two processes are meter reading and

billing&invoicing. It is also important to know more about BPEM and its added value for these two

SAP IS-U processes. More information about SAP IS-U, the two processes and about BPEM can be

found in the chapters 2.4 and 2.5.

1.1.2 Current situation Currently there is very little documentation available about BPEM within ATS NL and there is no

established functionality available in the demo environment. Many ATS NL employees are unaware

of BPEMs advantages for the SAP IS-U module, let alone for the two processes meter reading and

billing&invoicing within this module. Although a number of employees have knowledge of BPEM and

are experienced with it, their knowledge and experience has never been recorded on documents.

The main reason why only a few clients have BPEM is because most of them are unfamiliar with it.

And if they have heard about BPEM, they mostly do not know about its added value for their

company and what the long term advantage could be. BPEM is only implemented by a few clients of

ATS. Therefore there is not much documentation available. Because there is little documentation

present and there are no examples available in the demo-environment, it is not easy to convince

clients of the added value of BPEM. Also, the current documentation is only meant for professional

use.


1.0.1| V e r s i e 63 | P a g i n a

1.2 Research questions The following research questions were established for the project ‘development asset BPEM for SAP

IS-U.’ At first, the main questions are formulated and after that the sub-questions follow. For a good

overview, the sub-questions are divided over several chapters.

Main questions

What is the added value of SAP BPEM for the module SAP IS-U and in particular for the meter

reading and billing/invoicing processes?

Is there any need for BPEM on the market and how can ATS offer this tool to her customers

convincing them of its added value?

Importance of BPEM

Why are the services of BPEM needed?

What benefits and added value will SAP BPEM deliver for the client?

Why should customers purchase BPEM?

Possibilities of BPEM

What are the general possibilities of BPEM?

What are the possibilities of BPEM when zooming into the application logs of the processes meter

readings and billing & invoicing?

Can BPEM in some cases be applied on configuration level or is customization with ABAP inevitable?

What are the possibilities for automatic error solutions?

If automatic error solution is possible, can this only be applied by using customization through ABAP

or is this also possible at configuration level?

Requirements BPEM

What are the technical requirements before BPEM can be used?

Is the technical feasibility of BPEM realistic?

BPEM versus Meter readings and billing&invoicing

Which added values will SAP BPEM have for the two business processes?

What errors occur commonly within the two processes?

How can BPEM be used for both processes when looking at it from the functional point of view?

Inventory BPEM within ATS

Which clients of ATS are using BPEM?

Are there any clients of ATS who consider applying BPEM for their processes?

What is the exact status of the BPEM implementation at these clients?

Inventory BPEM in the demo-environment

What is the current status of the demo-environment at ATS regarding to BPEM?

If BPEM is present in the demo-environment, is it useful for this project?

1.3 Research methodology For this project, we use ADM (Accenture Delivery Methods) for SAP method. The ADM method is

developed to support SAP implementations. The method focuses on the ADM Packaged

Development to support the implementation of SAP components. The components of the ADM

method for SAP are:

Plan;

Application;

technical architecture;

Organize.

Advantages of the ADM method are:


1.0.1| V e r s i e 64 | P a g i n a

The ADM method follows the project cycle for implementations of SAP. In this project the ADM

method defines the phases and provides direction for the steps in this project.

Uses standardized and customized components through the use of different starting points and

project environments.

Good lead lines. Predictability may become more determined. Important key factors are project

estimation, planning, implementation and control.

ADM provides a standard that applies to all locations of Accenture. The ADM method is used

worldwide by Accenture.

ADM uses quality throughout the project, by continuing strives for quality within the various steps.

By monitoring using checklist of ADM, ATS delivers excellence providing the best results are

achieved.

The ADM method for SAP aims a gradual development. This project uses the ADM Project

Management method and ADM for SAP method, to do research and to implement SAP BPEM in the

demo environment.

The ADM for SAP method defines a number of deliverables. The products are delivered based on the

deliverables of the ‘ADM Project Management method’ and ‘ADM for SAP’. It concerns the following

products:

Research report SAP BPEM;

Installation guide SAP BPEM;

User guide SAP BPEM

Asset SAP BPEM;

Implementation of SAP BPEM on demo-environment for one specific case for process meter reading

and billing&invoicing.

A SAP BPEM presentation.

1.4 SAP IS-U SAP IS-U is SAP's industry specific solution for the utilities industry. It is also referred to as SAP IS-U/CCS (Customer Care System). This solution can be used for the following functions and processes: Managing distributors, points of delivery, and load profiles

Managing energy supply contracts and distributor outline contracts

Creating load forecasts

Calculating prices and quotations

Preparing and delivering energy to clients

Providing the technical framework for the energy supply

Providing and registering schedules in a timely manner

Exchanging and providing data for distributors and settlement coordinators

Processing and checking incoming bills for grid usage

Meter reading

Billing & invoicing


1.0.1| V e r s i e 65 | P a g i n a

IS-U includes all services that a utility company requires to send invoices to its clients. Also SAP IS-U is

capable of taking into count the billing result of external billing systems during billing. With this,

combined bills can be created which are being processed together with the bill result of IS-U. An

important functionality within SAP IS-U is the collective billing of third party and intercompany

contracts.

The contract giver has asked us to focus on the processes “meter reading” and “billing&invoicing”. In

the next two paragraphs you will find more information about these two processes.

1.4.1 Process Meter reading In the process meter reading, meter reading values are being recorded and checked for plausibility.

When the meter reading values are validated, they will be sent to the billing&invoicing processes.

During the process meter reading, a number of steps are executed. One of these steps is the creation

of meter reading orders. There are two types of orders. Periodic and Interim meter reading orders.

Periodic orders are scheduled orders which are created according to the meter reading schedule.

They are typically generated as a mass order creation in the daily batch schedule. Interim orders are

on the other hand non-scheduled orders.

In this process you can also specify the meter reading entry (whether the meter reading will be done

automatically, manually or by the customer). You can also specify the meter reading type (whether

the meter reading is done by utility, customer or an automatic estimation) and meter reading reason

(whether it’s a periodic, interim or final meter reading).

Each meter reading result will be checked for plausibility (validated). These checks can be configured

for individual customers or groups and permitted deviations can be configured in tables. There are a

number of validation checks to determine whether a reading is implausible or not. For example:

Check previous year consumption

Check previous period consumption

Check periodic consumption

During mass processing in the meter reading stage, occurrences of errors are inevitable. These errors

(together with the alerts and success reports) are all recorded in a log file called the application log.

This log file provides every error with an ID and gives a short description to it. However, these

descriptions are very abstract and they do not provide the users enough information to be able to

resolve the error.

1.4.2 Process Billing&invoicing In the process billing & invoicing a bill is drawn up, it is then invoiced and sent to a customer.

Naturally this is not the only thing that happens in this process. The most common way to have a

payment is budget billing. The consumption in a certain time period is based on the yearly

consumption. The benefits of budget billing plan is that bills are billed on time and the incidence of

payment problems will be reduced. The first step is to determine the estimated consumption (period

– or historical consumption). The next step is that the amount will be calculated (consumption x

expected price). Then there will be a sum of the amount per product that is used by the customer,

and determine the number of periods. When the number of periods is calculated the monthly

amount will be fixed (amount / number of periods). And the last step to invoice monthly.


1.0.1| V e r s i e 66 | P a g i n a

During the process billing & invoicing two important documents will be created. During the process

of billing the billing document will be delivered and at the invoicing process the print document will

be printed for the customer.

1.5 SAP BPEM BPEM stands for Business Process Exception Management. BPEM is used to analyze, monitor and

manage mass activities and transactions. The BPEM process monitoring allows you to identify

successful and incorrect processes at a glance. Problem messages that occur during processes are

added to a clarification worklist in the form of a case. And if it is a desire of the costumer, it is even

possible to distribute the case to the employees responsible.

This is possible because BPEM works with categorization. This means that every known error in BPEM

will be putted in the right category. After doing this, it is very easy to distribute the case to the

relevant employee.

So the clarification case plays the central role here. It describes the errors from a certain business

object (for example, customer or contract), or basic errors (such as missing customizing). The

clarification cases identified in the system must be processed as quickly and efficiently as possible.

The responsible employee or group is determined automatically and the case is forwarded

automatically for subsequent processing.


1.0.1| V e r s i e 67 | P a g i n a

2. Importance BPEM In SAP IS-U after every mass process within the processes meter reading and billing&invoicing, an

application log is created. This file includes all the success messages, alerts and errors that have

occurred during the mass process. In this file every error gets an error number and it will also be

provided with the relevant key field(s) for that specific case.

The main disadvantage of the log file however is the abstract error description which it contains.

Most of the time, users don’t understand the meaning of this description and therefore have to find

out what the exact problem is by themselves. After finding out what has caused this failure to occur,

they often have to find out how to solve the problem. This causes a lot of time lost and can therefore

be considered as inefficient because that way users are spending more time on collecting

information than working on the concerning case. Moreover, errors are not automatically allocated

to the right users and they are not provided with a priority level. This also results in money lost due

to delayed and inefficient processing.

That’s why SAP AG introduced BPEM. BPEM is a tool which can monitor, analyze and manage mass

processing of most processes within the different modules of SAP. Its main goal is to recognize all

critical errors (assuming that the error is already inserted into BPEM). After recognizing them, BPEM

will categorize it and (if this feature is implemented) it is able to distribute the error to the

responsible user/user group. Unlike the standard application log, BPEM will give a clear view of the

location where the problem exactly has occurred and provides the possibility to access the necessary

information fast and easy by simply giving the links to the right location. BPEM will also give the

solution needed to solve the problem which will be explained to the user step by step. In this way the

user does not need to figure out where the error is located. There is also no need of finding out how

to fix the error. So if BPEM covers all critical errors at the location where it’s in use, a user doesn’t

necessarily need to be a SAP-expert. This means that clients are less busy investing into education for

their users.

Here are the most important advantages of BPEM at a glance:

an Integrated Solution > BPEM enables efficient clarification via single points of access;

end-to-end solution – complete solution > SAP offers one complete solution from process execution

via case generation to analysis;

Functionality – Performance > BPEM is enabled for mass data landscape and can cover external

sources also;

Best-practice Business Content > most important processes of various modules are supported for

quick implementation.


1.0.1| V e r s i e 68 | P a g i n a

3. Possibilities BPEM This chapter explains what the possibilities of BPEM are and the functionality that makes BPEM

possible.

3.1 Main options BPEM Using BPEM gives the possibility to analyze and manage various business processes. Monitoring,

managing and analyzing are important means to measure the business processes. It is important to

deploy these components in large mass-process environments, without any impact on the operation

of the process. There are three main functions of BPEM:

First functionality of BPEM is the analysis of logged messages for the executed processes (batch run).

This process is called ‘monitoring’. All the messages for the processes objects will be grouped

together. The messages are separated so that the user has a clear view on the messages. All

messages from a SAP system can be analyzed such as the application logs, workflow, job logs, system

files etc. This part of the functionality can be used as an alternative to monitor the components

above in a central location. The user also gets the run-time information of the process as well. All

information of the executed process is displayed on a central screen.

The second function of BPEM is the management tool for assigning the logs of BPEM. It provides case

management to identify, distribute and resolve errors in the business process. The case management

component provides the settings of the cases based on the exceptions defined in the customizing

settings of BPEM in IMG. These cases can be distributed to a user or group by using the standard role

opportunity. So the cases can be managed and monitored via the case worklist. Each case has a

priority based on specific settings and attributes of the business object. Cases can be forwarded by

using the modified forward function which is defined at the implementation of BPEM. Each user

receives these cases in his inbox. It is possible to define automatic solutions to resolve the cases.

These cases will be resolved by the system and do not appear in any user inbox unless the automatic

solution work list processing fails. The automatic solutions will be defined in the customizing phase of

BPEM. It is possible to generate a separate list of activities for management and staff for separate

viewing.

The third function of BPEM is to manage the processes or analyze the cases. Clients can analyze their

business processes in BW with the help of SAP standard info for defined business processes. In BW,

there are specific cockpits for the main roles designed. All editing and post processing steps are

integrated so customers can decide for themselves what they want to activate for analysis.

3.2 BPEM functions BPEM offers the following functionalities:

Monitor and analyze of the processes are carried out on the based logged system processes.

Retrieve the specific history of processed business objects.

Automatic generation of cases based on the established exceptions in customizing.

Manual case creation for processes.

Distribution of the cases by using the defined roles for the cases.

Case worklist and case defined inbox for cases.

Closing of cases through automated case closure.

BPEM shows how many objects were processed, the status of the processed objects and what the

status of the job is. It also captures messages which are not created by business objects. Users can

search in any analyzed job(s) for a business object or message. There is no limit or restriction set for

the search of business objects and messages. Search of messages can also be performed by message

class or ID as well. This way the search of any BOR can also be searched in the executing process.

There is also the possibility to find out how often an error in the process occurs.


1.0.1| V e r s i e 69 | P a g i n a

A case can be created in two different ways:

A case can be defined automatically as defined in the customizing or via the application logs.

Cases can be created manually by users.

When a case is created the user receives an alert. The case is the key objects in BPEM because it

allows the organization to allow distribute and manage the errors in their system. In the application

log the error is assigned to a user to resolve the problem. Primary business objects derive from the

business process automatically to the business specific case. These are implemented in the standard

customizing of BPEM. In the case there is a message created that is assigned to the job log. In the

case customizing you can define why the error occurs and explain how to resolve the error. In the

solution process section BPEM provides the possibility to assign the transactions that are required for

performing to resolve the error.

3.3 Implementing BPEM for meter reading and billing & invoicing BPEM can be implemented for all modules in SAP. This research concerns whether BPEM has an

added value for the processes ‘meter reading’ and ‘billing&invoicing’. This section will explain what

type of errors BPEM can catch and how the process steps of BPEM work.

For example; for the process meter reading BPEM can be implemented for an error like ‘implausible

meter reading’. In the meter reading process, the meter reading order is the main part of the

process. If the meter reading cannot be saved, then no bill can be generated.

For the process billing & invoicing BPEM will have a big impact because these two processes are the

processes with the most errors in the IS-U area.

In this part of the research the researchers have established that the number one process with the

most errors is process billing&invoicing. Number two process with the second highest errors is

process meter reading.

The following steps show how an error log is collected till the step that a solution is being linked to

the error log.

Application log

The SAP IS-U utilities has primary Business Process Analysis (BPA) and Business Process Code (BPC)

defined and it can be configured with minimal effort for automatic cases based on application log

messages and set the manual solution processing. The manual solution is applied to allocate an

incremental solution to the error. The application log (SLG_ISU) is defined when the billing process is

been completed (EA38). All objects that have failed in the billing process will appear in the

application log EMMA. The EMMA message defines the object. The object is the point where the

error arises. For example, in the process meter reading the implausible consumption can be the error

object that occurs during the process.

Preparing the application logs

The application logs appear in the EMMA transaction. After preparing the application the statistical

details and application log details will appear in EMMA.

Create cases

After preparing the application log, the next step is to create cases. EMMA shows how many cases

have been created for each application log. The clarification list defines the log details of the case

creation.

Distribute the case

In this step the case will be distributed to a user. The process role is used to distribute the case to the

relevant agent for the case.

So BPEM provides mass activity to analyze jobs via transaction EMMA. For creating mass activity

BPEM also uses EMMA to create cases. There is also the opportunity to crosscheck other cases for

the same project with BPEM. And when a case is created the user can attach a document to the case.


1.0.1| V e r s i e 70 | P a g i n a

4. Requirements BPEM BPEM is default present in the IS-U module but it is not configured to apply BPEM. To implement

BPEM the basic configuration must first be set. In the past package version 4.72 included many bugs,

so BPEM brought not the desired result. In the IS-U package version 6.0 BPEM works best, because

most bugs are removed. It is important to test whether BPEM really has an added value for the

organization to implementing BPEM. In the past there was always a functional design realized before

BPEM was implemented. The designer examines the functional requirements and wishes of the user

before BPEM is implemented. The scope should be based on the needs and wishes of the client.

BPEM describes a number of steps before it can be applied. In this chapter we will describe the

different components and steps to configure BPEM in the IS-U module. The steps below are in detail

listed in the installation manual. For exact configuration settings, please consult the installation

manual1. The steps described here, may differ from the actual installation environment.

The steps are as follow:

Preparing the log application: Activation of BPEM for a business process.

IMG path: Financial Accounting � Contract Accounts Receivable and Payable � Basic Functions �

Enhanced Message Management � Specifications for Logging � <entry from below>

Generating Clarification Cases: Define the configuration for creation of new cases.


Enhanced Message Management � Specifications for Generating Clarification Cases � <entry from

below>

Requirement: EMMA should be activated.

Processing Clarification Cases: This activity is being provided for the activation of additional fields in

the selection screen for the cases, where automated case forwarding is enabled for the process.


Enhanced Message Management � Specifications for Processing Clarification Cases � <entry from

below>

1 The installation manual concerns a separate component of the project assignment and it will be delivered in a later phase.


1.0.1| V e r s i e 71 | P a g i n a

Activation of BPEM functionality for the customer defined processes and messages: Activate the

BPEM log functionality for the application of the client processes (think of a transaction or a mass

activity).

IMG path: Financial Accounting � Contract Accounts and Receivable and Payable � Basic Functions

� Enhanced Message Management � Specifications for Customer-Defined Business Processes and

Messages � <entries seen below>

The two following steps are required to activate BPEM using the IMG nodes:

Define the customer business process areas for message management:

Define the customer business processes for message management.

Other options and settings can be applied like:

Define the customer business processes for processes in CIC (Customer Interaction Center).

Define customer transaction for message management.

Define business objects for customer defined messages.

Action box configuration for Customer Interaction Cent (CIC): This part creates an action box in CIC

for BPEM case processing. With this action the customers business process is defined for processes in

CIC. For example the next ISU Business Process:

Definition of Business Process for CIC Processes:

Process Class: MINSTLN

Where-Used List: Permits user to review which action profiles

use this process

Business Process: EBI00001

Text: Automatic Billing

The next steps have to been applied for using the opportunities of BPEM.

Activation of process areas for SAP standard functionalities.

Clarification cases generation.

How to process clarification cases.

Activation of the BPEM functionality for custom functionalities.

Configuring action box for CIC.

Maintain number ranges for BPEM/EMMA.


1.0.1| V e r s i e 72 | P a g i n a

5. BPEM VS. Meter Reading In the process meter reading there are a number of issues that occur. At first a meter reading

schedule will be made to determine the meter reading date. When the meter reading date is

reached, a meter reading order will be created. This will be distributed to the consumers requesting

them to send their metering information. This can be done by sending the information by mail, via

the telephone or by uploading the information online.

It is mandatory by law that a meter reader visits every consumer at least once in three years. The

Meter reader will record the metering value and upload the information. This information will be

validated to check whether the meter reading values are plausible or not. If a meter reading value is

implausible the value will be blocked. Then there are two possibilities.

The value is incorrect so a correction has to be performed.

The value is already correct so it will be released (after this it will be seen as plausible).

After the correction/release, the data can be considered plausible and the information will be sent to

the billing process.

To give a clear view, a process flow is shown below.

5.1 BPEMs added values for Meter Reading The meter values of thousands of customers are being recorded and checked for plausibility

simultaneously. At the end of this mass processing, all values that have been blocked will be

recorded as errors and appear together with the successes messages and the alerts in the application

log. MR’s are being blocked due to implausibility or simply because no meter reading value is

present. If no MR value is present, then users have to ask SAP to estimate the MR value.

Users have to create a case for every blockade and find out what exactly caused these blockades.

After finding this out they have to search for the right solution. To solve such problems, the

knowledge of experienced users is required. Moreover, the performance of these tasks is a very time

consuming occupation.

This is why BPEM can be of great value for the process meter reading. Within BPEM it is possible to

generate cases for each blocked MR. Based on the origin of the blockade (why was the MR blocked)


1.0.1| V e r s i e 73 | P a g i n a

BPEM makes it possible to send the case to the right user or user group using case categorization.

Then users can either correct or release the MR using one of the proposed solutions in the case. They

also have the ability to send a message about the concerning case to another team if necessary.

5.2 Known errors Meter Reading Within the process meter reading, BPEM can be used to create cases for blocked meter reading

values. MR's are being blocked in the SAP table (EABL / EABLG) when they turn out to be implausible

or when no MR value is present. Unlike the processes billing&invoicing, there are no different error

messages for different case categories to distinguish. Blocked MR’s are all the same for SAP.

However, based on data in the EABLG table, the case category is being determined. Beneath, some

possible case categories are defined:

case category for regular network MR’s (too low or too high MR’s);

case category for switch/move out;

Case category for unfilled orders after exceeding the expiration date (estimation is necessary).

5.3 Regular MR Values (too high or too low) During the research many intern experts of ATS mentioned that the occurrence of too low or too

high MR values given by the consumers is a commonly known error. So the decision was quickly

made to simulate this particular error in the demo environment of ATS.

Whether or not by accident, consumers often send incorrect MR values to the energy companies.

When a MR value does not turn out to be within the margin set for that particular customer, this

value will be considered as implausible by SAP and it will be blocked. Users then have to figure out

what caused these MR values to be blocked and search for the right solution.

There are two possibilities:

A meter reader will be sent to the concerning location to verify the MR value;

The MR value will be released by the user (the MR value is not longer blocked).

BPEM gives companies the ability to record this blockade type. This way all implausible values will be

recorded and inserted into cases. Then the cases will be distributed to the right users/user groups

who only need to resolve the error by following the solution instruction provided within the case.


1.0.1| V e r s i e 74 | P a g i n a

6. BPEM VS. Billing&Invoicing This chapter explains the added values for the process billing&invoicing. For more specific details

about the process billing&invoicing, please consult chapter

1.4.2 Process Billing&invoicing.

6.1 BPEMs added values for billing&invoicing In an organization the process billing&invoicing is important process to the cash flow. If it’s not

possible to charge a customer, the organization cannot receive any money. It is very important to

keep your cash flow running. So the cash flow is the core of a utility company. BPEM offers the

advantage that it can be implemented for specific modules, for example for the SAP IS-U

billing&invoicing process.

The tooling in the past was too limited to push solutions in an easy way to an error. So BPEM offers

an easy way to create solutions to solve problems, because it includes all the tooling parts to create

and push solutions to an error. BPEM delivers a structured way to make errors understandable.

Added value BPEM components for the process billing&invoicing:

Overview on the logged processes.

Status control and quick analysis of processes.

Identification of incomplete customizing, missing- erroneous data or program errors.

Search features for a specific business object or for a mass-run.

Functionality. The main IS-U processes are supported to implement the business processes in BPEM.

BPEM enables the organization to process and correct the organization’s critical processes and their

incorrect elements more effectively.

BPEM minimizes the process costs. This includes the direct costs of inefficient processes as well as

indirect costs that arise as a result of delayed process flows, for example, delayed bill issue without

move-in data.

Fast overview.

BPEM provides an efficient method of error handling process. The major disadvantage is that each

error must define an error. Any error should be linked to a case. New errors can occur, so the user

has to still define new solutions for the errors. The user should regularly create new cases, because

regular new errors occur during the process. Also a major disadvantage for the manager is that some

errors are difficult to simulate, thus creating a solution is often time consuming. If BPEM is

implemented in SAP IS-U, this has no further effect on the overall processes billing&invoicing. Only in

transactions where the process creates an error, BPEM will capture the error in a box. This box

contains all logged transactions with an error. The error contains an ID and a short description. With

this information the client can recognize the problem.

6.2 Known errors billing&invoicing A common known error is at the move-out process where the customer receives a final year bill. The

move-out data must be arranged before you can enter an invoice. The move-out data contains a

move-out document which has an entry of a meter reading. And the move-out is confirmed by the

move-out confirmation. After the plausibility checks and the meter reading entry the final bill is

created. In the process billing&invoicing, most errors were caught by the move-out process.

Below is a listing with a description of some errors in the process billing&invoicing: Below are the

errors generated by an application run. Of the 827.000 documents, 30 are creating an error.


1.0.1| V e r s i e 75 | P a g i n a

Figure 1. Application run process billing&invoicing

Error reading in Table DERBDTAX

There is no record in this table present to print the respective print document.

Invoice is not printed, because the location of the billing address is unknown; processing aborted.

In the SAP print process each log is been checked on place names and addresses. The place which

was entered for this client was not found credible and is not printed.

Invoice will not be printed, because the address of the billing address is incomplete, processing

aborted.

The address of the customer is not completely in the system.

EJVL 2102398434 307469121 is not available.

Missing a table row in the database. For more specifications about the error check Figure 2 below.

Figure 2. Application log error EJVL 2102398434 307469121 is not available


1.0.1| V e r s i e 76 | P a g i n a

BPEM can be arranged for the whole billing&invoicing process. Most clients of Accenture have

chosen to implement BPEM for the process billing&invoicing because it affects the cash flow and the

most errors arise at the billing&invoicing process. It can save time when troubleshooting errors,

which turns in saving money.

When a transaction is blocked, it results in for example: that a customer of Accenture clients cannot

be billed for that moment. The consequences are that there is delay in the cash flow process.

6.3 Business partner No banking Relationship A common error in the billing process is that there is no banking relationship with the business

committed. As example, the transaction EA29 is performed to print out data to be allocated to the

invoices that are ready for printing.

Mass transaction EA29 here below:

Application log EA29 here below:

This concerns the following error:

The number displayed in the error below is the business partner:

The message indicates an issue with the banking relationship. The bank details are missing from

customer data. It is about the bank account details. For the business partner below is no banking

relationship present to bill the business partner.


1.0.1| V e r s i e 77 | P a g i n a

In the next screenshot is clearly that there is no banking relationship ID:

There is no ID and the customer has only the ID0001 in the data. By the lack of ID0002 the previously

reported error is triggered.


1.0.1| V e r s i e 78 | P a g i n a

7. Inventory BPEM within ATS

7.1 Clients with BPEM Currently there are only two clients whom ATS has implemented BPEM for. The concerning

customers are PWN and Alliander.

PWN was the global forerunner in applying BPEM for its processes. To be more specific, PWN applied

BPEM for the processes billing and invoicing. The fact that PWN was the frontrunner had both

beneficial and disadvantageous consequences for the company. It was in their advantage because

SAP wanted to launch BPEM as soon as possible and every company who was prepared to be one of

the frontrunners, would get lots of free support from SAP during the implementation. In addition,

SAP would also provide free support (mainly in the form of advice) after the implementation phase.

However, being a forerunner also has its disadvantages.

PWN was also the first who had to deal with the complications and the errors in the tool. Solving

these errors and complications takes a lot of time because there is not always a solution for them

yet. Mainly SAP has to find a solution for it instead of applying a previous found solution simply

because the error has never occurred before. So you can say that PWN was working with a BETA

version of BPEM. Therefore, PWN was not able to fully implement BPEM. Eventually they have put an

end to the project because the project had reached a freezing point. However, they are still using

BPEM but they will not implement it for new errors anymore. And because they have faced many

complications, PWN isn’t that enthusiastic about the values of BPEM anymore like they used to be.

Alliander also implemented BPEM only for the process billing and invoicing. The main reason why

they have chosen for these processes instead of for example the process meter reading was because

these processes where simply of a bigger importance. The customer must receive an invoice in order

to be able to pay for the energy consumed. Initially Alliander was not very impressed about the

adding value of BPEM because of the various bugs and errors in the tool. Therefore the tool could

not be used to its full proportion. After applying the updates and bug fixes needed to solve these

problems, SAP was upgraded to version 6.0 (previous version was 4.72). After this upgrade Alliander

was finely satisfied with the value of BPEM.

7.2 Future clients Currently there is only one ATS client who has just started a BPEM project. Enexis wants to

implement BPEM for its main processes. Unlike PWN an Alliander, Enexis wants to implement BPEM

for the processes billing, invoicing and meter reading. At this moment there are no other ATS clients

who are planning to implement BPEM. However, Vitens did consider implementing BPEM but

eventually they have chosen for an external solution due to financial considerations.


1.0.1| V e r s i e 79 | P a g i n a

8. Inventory BPEM within demo-environment At the moment BPEM is not implemented in the demo-environment of Accenture. The demo-

environment is however available to implement BPEM. In the demo-environment SAP version 6.0 is

running. The location where BPEM will be activated is 705 ATS ISU 2005 DEMO client 600. After

implementing BPEM on the demo-environment, a final version of BPEM will be implemented on ‘705

ATS ISU 2005 DEMO client 500.

During the research, the researchers have done an inventory of the current implementations to gain

more information about common error messages and error logs. The BPEM system at PWN is

consulted to obtain more information. The PWN system is a stable system with a robust billing

strategy. BPEM is implemented at PWN for the billing&invoicing process.

To experience the operation of BPEM, some errors must first be simulated. Once the errors are

simulated, BPEM can be configured to catch the errors. At implementation of BPEM in the demo-

environment, the researchers will simulate one error per process. For the process meter reading this

will be “known error: regular meter read values (too high or too low)” and for the process

billing&invoicing this will be the “known error: business partner no banking relationship”. For more

information about the known errors refer to 5.3 Regular MR Values (too high or too low) and 6.3

Business partner No banking Relationship. The error configuration settings should be configured

via the IMG path in SAP (transaction SPRO). The configuration settings of BPEM will be activated in

the SPRO part. For exact configuration settings consult the installation manual2. For detailed

explanations of the terms check the glossary.

2 The installation manual concerns a separate component of the project assignment and it will be delivered in a later phase.


1.0.1| V e r s i e 80 | P a g i n a

9. Conclusion In the utilities sector mass processing is conducted periodically for the two main processes meter

reading and billing&invoicing of SAP IS-U. After every mass process within these processes, an

application log will be created which includes both successfully completed and failed jobs. The error

description in these application logs concerning the failed jobs is often very unclear for an end-user

to understand. Therefore dealing with these problems is time-consuming. It takes a very long time

for the user to search for the exact error and to find a solution which can solve the problem.

That’s why BPEM is an important tool for companies to purchase. BPEM monitors, analyzes and

manages everyday business processes to ensure that processes are conducted smoothly and in a

timely manner. Known errors can be included into BPEM. Thus errors can be included in a case and

assigned to the right user or user group. This prevents time loss because the user (group) does not

need to search for the cases that concern him/her. The case is also provided with one or more

solution(s) in the form of a step by step manual so the user only needs to resolve the problem. This

also provides a very high time efficiently boost.

The main conclusion at a glance:

BPEM can be a very effective tool to reduce time loss and to increase the efficiency of problem

solving. It is also easy to implement provided it is implemented at configuration level. However, if the

customer also prefers detailed solutions that can only be offered through customization (ABAP), it

will be more difficult and time-consuming to implement these solutions in BPEM.

Currently there are only two clients who are using BPEM and both of them are using it for the

process billing&invoicing. As a global forerunner in implementing BPEM, PWN had to contend with

many complications. Alliander however is very pleased with the value of BPEM. So it is clear that

their opinion about BPEMs value differs.

Although currently only two customers have implemented BPEM, it can be of great value for many

clients. Companies are in desperate need of a tool that can prevent unnecessary delays thanks to

effective error solving. To accentuate the added value of BPEM for the various processes, an error

simulation will be realized for both the processes meter reading and billing&invoicing during this

project. In this way the client by itself can see the added value of BPEM in practice.


1.0.1| V e r s i e 81 | P a g i n a

Appendix A. Interview Bart-jan Kuiper Questions by Behzad Hashem Jawaheri.

What advantage according SAP BPEM to the experience of yourself in relation to the transaction

EMMA that collects all log data?

Per run an application log should be viewed to have a look for each transaction.

What is an IMG path?

This is customizing. This is the area where changes can be made. So it’s the best way to keep the

standard as default settings. Keep SAP and SAP BPEM as close possible to not deviate from the

standards. As so far so possible, it is recommended to not try to implement custom changes.

Which documents are important for implementing SAP BPEM in SAP IS-U?

Overall the version remains the same. SO SAP BPEM cookbook should provide sufficient support to

implement SAP BPEM.

To what extent do you implemented SAP BPEM by clients of Accenture? What are your experiences

with SAP BPEM (positive/negative)?

No implementations. My experiences tell me that there is clearly and added value of SAP BPEM in

the system. A time ago a large number of addresses where entered incorrectly into the system. SAP

BPEM was not appointed, thus the addresses where all false. After a long time there was a solution

found for this problem. Errors at a much earlier time scan can now be pictured.

In the functional design I read in the introduction that SAP BPEM is implemented in step 1. What

are these steps to find and how do you ensure this? (Frank Olthuis functional design).

This question was not answered.

In the functional design is made of two batch jobs (billing & invoicing), how can you archive them?

(Frank Olthuis functional design).

Through the rotating mass batch jobs, you get after the batch run the application logs. Using the logs

SAP BPEM can indicate that this kind of application logs should be absorbed and therefore SAP BPEM

can filter these errors.

To run SAP BPEM, must SAP ECC 6.0 be implemented?

To use SAP BPEM it is advisable to use SAP version 6.0.

The transaction SBWP gives the business workplace again. What is the transaction SBWP user for

and what added value has the transaction for the user?

Using the transaction SBWP, certain tasks will be assigned to specific users. The transaction is

primarily used for messaging.

The transaction SPRO calls for the IMG screen. Where is the IMG transaction for? Is it possible to

use the transaction SPRO to change the functions within the SAP implementations?

All settings in SAP could be changed by calling the transaction SPRO. It is a sort of configuration

screen where changes can be made by the user.

What is the SAP BPEM standard forwarding functionality?

This question was not answered.

Can SAP BPEM perform the course of the application logs expire automatically? If so, how can this

be done and what requirements there are to be linked?


1.0.1| V e r s i e 82 | P a g i n a

In theory it is possible to automatically generate a ‘fix’. For this solution, the system requires no

action by an employee. However SAP BPEM indicates that the error occurred but that it is

automatically dissolved. There is thus always a check on existing faults even when an error is not

dissolved.

SAP BPEM provides standard reports for the reporting process. This happens through the ALV grid

in the EMMACL transaction. What does the transaction EMMACL and how handles SAP BPEM

reporting in this process? (Question based on ‘functional design Frank Olthuis’ page 9).

EMMACL is the default window where SAP shows the logs of the transactions. The ALV grid is a sheet

where the logs are displayed.

At what stage grabs BPEM in the SAP IS-U processes?

All processes where a log is being defined. You have to check what the value of BPEM would, when

BPEM is implemented.

When entering a new contractor SAP places a blockade. Without a control, the new contractor

can’t be billed. What does this block exactly?

This is a blockage that makes it possible that a new customer not needed to be billed. Because of this

blockage, BPEM won’t catch the logs in the transaction.

The log created by SAP BPEM for the invoicing run analyzes and assigns the logs in various

categories. How are cases created and assigned and from the worklist processed?

Each error has a number. The error is recognized by the number. The SAP known error is called and

assigned to a solution for that known error.

To what extent is CIC facilitated in BPEM? And how to activate this (the same transaction as

normal or a separate transaction)?

This question is not related with SAP BPEM.

Questions by Ahmed Taha.

Questions about specific sentences/terms

What is meant by “BPEM saves clerk processing time and increases efficiency in processing the

error logs by eliminating the need to retrieve the information from the system manually”? { BPEM

Cookbook -> page 7 -> paragraph 2 -> sentence 5 t/m 7}

In SAP IS-U paid checks are performed. The jobs are checked for errors in standard SAP. The

installation number and other basic data are shown in the application logs of SAP data. However, no

description is given about the type of error and there is also not a solution available. Therefore, the

employee firstly has to find out what kind of errors it is and after that he/she has to find out how to

solve this.

This is one of the main reasons why BPEM should be implemented. BPEM performs checks in order

to catch the errors that are relevant and have to be solved. These are then categorized and

assigned to a specific user. It also gives the employee information about the exact type of problem

and it will provide him/her a solution that is offered in the form of a step by step explanation.

Could you please give an example of the way this works in practice?

At PWN, every Saturday they start a “MASS RUN”. That way they capture the most relevant error

messages. Defined error messages are logged in the system making it available to link it to an error.

What is meant by “…can be analyzed there on a more aggregated level”? { BPEM Cookbook ->

page 7 -> paragraph 2 -> sentence 10 t/m 12}


1.0.1| V e r s i e 83 | P a g i n a

SAP BW is a reporting tool which can show you which errors occur often. This way it is possible to

change these errors into known errors.

About customizing in BPEM: this is definitely possible.

In a way, you could see BPEM as an incident management tool which captures errors. It can also

assign the errors to the concerning employee. You can think of the employee who has les cases on

his name or is familiar with the concerning error- subject.

What is meant by “The primary function of EMMA/BPEM is the analysis of logged messages for the

business’s executed processes.”?

At first you run a job. After that an application log will be generated. Then BPEM tells you which

errors have occurred. If an error is known in BPEM, a case will be generated, the error will be

categorized correctly and a solution will be provided to solve the error step by step.

The main process of BPEM is reading out the application logs for errors. Every error contains a

unique error code. This is only meant to recognize an error. At PWN, if an error is not categorized, it

will not be included into BPEM.

If BPEM is updated, the system will offer much more long-term benefits, because more (known)

errors will be provided with a solution.

What are application logs?

These are the logs which are being generated by SAP; for example, after a mass process.

Is “the clarification list” the location where the errors are collected which couldn’t be categorized?

So the errors which are not familiar for BPEM and therefore aren’t provided with a solution?

Bart Jan said that the suggestion above was correct but he was not certain.

What are clarification lists?

This question can be merged with the question above.


1.0.1| V e r s i e 84 | P a g i n a

What is meant by “validating application logs en clarification lists”?

Validation is basically going thru the lists. To monitor whether the log is known or is not. If so, it will

be provided with a solution. Known errors will be taken and the less relevant errors will be ignored.

What is meant by the image below?

(Why two times “move- in”?)

This is the premise. So the premise is the connection object in which the new residents move-in

where others already left. After a while, the current residents will also leave to make place for new

ones

Specific BPEM questions What is meant by “In the coming releases, EMMA / BPEM will be integrated in the NetWeaver

platform which makes is available without being dependent of FI-CA” is this already the case?

This is already the case.

If so, since what version? If not, when is this planned?

Bart-Jan does not know what the starting date of the implementation was. (Bart Jan: “I think this is

written in the BPEM presentation”).

Are problems (incidents) that already have been solved also saved in SAP as “known errors”? (This

is useful because that way many cases can be resolved more quickly).

It is definitely useful to include these errors into the BPEM system in the future. For example, if you

are working on bills daily. Then it is absolutely wise to catch these known errors. It is wiser to

implement them in BPEM instead of finding out which error it is and how to solve it every time.

Currently, the used version is 4.6.2.

(In the future, it is up to us to slightly set up the demo environment so clients could see what the

adding value of BPEM is for their company.)

If not, is this possibility included into BPEM?

This option can be implemented in BPEM. It is important to consider whether the cost can be re

earned on long-term.

Mr. Langcua could provide us more information if needed (his phone number can be obtained by

using Outlook).

Is it possible to give a solution proposal which gives you the ability to solve an error automatically

instead of a solution in the form of a manual? (The user who solves the case in question only needs

to accept the solution proposal)

In theory is possible to create an automatic “fix”. In this case, it is not even necessary to ask

permission of an employee. However, BPEM will give a message about the errors which have

occurred and already have been solved. That way you prevent that the company is not aware of how

many times an error will occur.


1.0.1| V e r s i e 85 | P a g i n a

If an error occurs frequently but is not yet included in BPEM, can it still be added? This way it can be

categorized and provided with a solution. (If you do not understand the question, Ahmed Taha will

explain it personally during the interview)

Yes, this is possible. There are two possibilities depending on the type of error. The two options are:

configuration and customization within SAP.

So if the solution can't be provided on configuration level, this can still be realized by customization

with ABAP.

For which companies has ATS already implemented BPEM and to what extent?

That would be PWHN. It is only of total value when fully implemented. Errors that you recognize

(known errors) you want to find back in BPEM. Before, BPEM was new so the implementation of

BPEM went very difficult at PWN. PWN is one of the first who started to use BPEM.

What is the general impression of the customers who are using the tool (are they pleased with the

added value of BPEM of are they disappointed that BPEM is not efficient enough to earn back what

was invested in implementing it)?

They do use the checks for errors. BPEM is not complete yet so manual error checks also still have to

be performed. They are not using BPEM to its full power yet. There is not anything removed from the

system BPEM. They can still extend so that all cases are taken care of properly. About their opinion of

BPEM: PWN is not that pleased with the results but Alliander is very satisfied.

Are there already plans to implement it for other companies and if so, for whom?

Bart Jan does not know. At PWN, ATS implemented BPEM together with SAP because it was one of

the forerunners.

If a company employs a specialist, they may then be able to update BPEM. This way ATS is not

constantly needed? This is far cheaper for companies than asking ATS for assistance every time.

This is not accepted by the standards of ATS. Moreover, this is for ATS the lucrative part of BPEM.

ADM Does ADM have a methodology that can be used in preparing a research report? If you don’t know,

do you know who should be able to answer this question?

There are templates that are being applied. And the procedures are used globally.

Abbreviations What is meant by OLTP? Does this stand for Online Transaction Processing? If so, what does it do?

Bart Jan does not know.

What is meant by BAPI?

It's a piece of standard SAP-code. ‘A BAPI which performs a statement’. It is the standard code that

can be used during customization.

Demonstration Could you show us BPEM when it's been applied is in the process "meter reading"?

Bart Jan has given us a demo. However, the demo was not for a specific process. This was because in

his opinion it didn't have any added value to focus on a specific process during the demo because

these errors were all similar.


1.0.1| V e r s i e 86 | P a g i n a

Appendix B. Interview Frank Olthuis Questions by Behzad Hashem Jawaheri.

What documents have you consulted to implement and focus BPEM in SAP IS-U?

SAP BPEM Cookbook. There is a version with pictures present and one without. But with both versions of the cookbook BPEM can be implemented. To what extent have you implemented BPEM at the clients? What are your experiences with BPEM (positive/negative)? Only for Alliander, for the processes billing&invoicing. At that time there was a lot negative experiences because it was an older variant of BPEM with many bugs. In that time 30 notes were introduced for BPEM. It was not fully completed, but after 30 bug fixes BPEM works well. Afterwards there was a positive approach from the clients. Through the logs it takes a lot of data to store the application logs. A heavy server with an optimal server is important. In the functional design for Alliander in the introduction the phase of the project is ‘stage 2 for BPEM’. From which phases and stages are these components? And how are they applied? Only BPEM phase 1. It was established by ATS to work in different phases and to perform the implementations. And to follow these implementations it’s easy to implement in stages. They talked about a stage such where BPEM was implemented and configured. In which SAP version is BPEM standard part of IS-U? From version 4.71. From version 6.0 BPEM works well. What is the standard functionality ‘BPEM forwarding’? You can through the generation of a case sent the case also to a user. Workflow is used to assign a case to a user. The case will be sent to a user. SBWP transaction is used to the functionality of forwarding BPEM to set up. Can BPEM expire the application logs automatically? If so, how should BPEM be arranged and what are the requirements that BPEM made? It has purely to what extent the customer wants BPEM arranged. Simple errors can be automatically solved. There is probably an automatic direction solution available in SAP. For very simple solutions there is the possibility to specify standard installations. In SAP is a roadmap which presents the steps to retrieve the application log and to solve them. At what stage of the process billing&invoicing in IS-U grabs BPEM in? It depends on the message. He runs the whole code. Depending on the process where the error occurs BPEM tracks the error. Blocks can be entered by users. In read in your functional design that you can post blocks for new contracts. BPEM creates cases for these blocks. What is meant by blockages? Where are these blocks necessary? How creates BPEM these blocks? If a client wants to take the first bill block that the first bill is not prepared to invoice, then a blockage is set. It lies on the customer clients, configure it as desired. You have run several projects where you have deployed BPEM. Which other experts have worked with BPEM if you are aware of it?


1.0.1| V e r s i e 87 | P a g i n a

Especially myself (Frank Olthuis). Floris de Ruijter worked with BPEM at PWN. In the introduction you can read that the functional design Alliander in the phase NWB phase 2 has ended. What does this phase and what stages are there anyway? (page 5 first paragraph) The name of the project is named to the project. How do you ensure that BPEM is activated in the configuration steps? What actions are necessary? (Any demonstration in the test environment). In SPRO you go to ‘contracten courant’, ‘basisfuncties’, ‘uitgebreid meldingenbeheer’. At the configuration level you can configure BPEM. During the configuration the business process should be entered. EMMACL and EMMACLS are the transactions to show which errors BPEM should cath. Is there at the process billing process at Alliander a fully automatic handling of errors? This is not configured with Alliander. How far is your new project for Essent BPEM implemented? Which processes are involved? Process billing&invoicing. Additions For BPEM is best to install the updates on the latest version 6.0. The most of the bugs are removed on the latest updates. EMMACL is used to do all institutions and establishments for BPEM. It is possible to focus BPEM on the demo-environment.

Questions by Ahmed Taha.

Questions about specific sentences/terms Is “the clarification list” the location where the errors are collected which couldn’t be categorized? So

the errors which are not familiar for BPEM and therefore aren’t provided with a solution?

You’re working list (verification list).

Cases can be created manually in SAP BPEM. A batch job is a list of all messages that are received.

BPEM gives a job from all reports. Therefore, BPEM will only recognize the messages you have

specified and they all will end up in the clarification list.


1.0.1| V e r s i e 88 | P a g i n a

Specific BPEM questions What is meant by “In the coming releases, EMMA / BPEM will be integrated in the Net Weaver

platform which makes is available without being dependent of FI-CA” is this already the case?

I think it is still part of FI-CA.

So BPEM is a component in FI-CA. From version 4.72 BPEM could be implemented almost flawlessly

in SAP.

If so, since what version? If not, when is this planned?

BPEM is implemented from version 4.6 but the most recent correctly working version is 4.72 (level

004). In this version almost all bugs are fixed. The result is that BPEM is running better than ever.

Is it possible to give a solution proposal which gives you the ability to solve an error automatically

instead of a solution in the form of a manual? (The user who solves the case in question only needs

to accept the solution proposal)

Yes this is possible but this purely depends on what the customer wants.

It has all to do with how the customer wants to implement BPEM. Simple errors can be automatically

solved. There certainly is an automatic solution available in SAP. For very simple cases you can do

standard installations (automatic solution). In addition, SAP has a manual in which you retrieve data

from the application log step by step to solve the error.

If an error occurs frequently but is not yet included in BPEM, can it still be added? This way it can be

categorized and provided with a solution. (If you do not understand the question, Ahmed Taha will

explain it personally during the interview)

You could assign errors, but the errors cannot be removed retroactively. In Alliander this is realized

for four parts.

Easy Access SAP is accessible to users for example to obtain information about the logs. SPRO is

purely for consultants and administrators, they can create cases and other important features within

SAP IS-U. These functions must also be kept apart, because a user is performing other operations

than a manager. EMMAC1 the transaction for creating cases. The management covers the managing

part and whether they want to ask an external management to clear the job is up to the concerning

circumstances. In some cases they do the management internally.

For which companies has ATS already implemented BPEM and to what extent?

In Alliander BPEM is implemented for the processes billing and invoicing. In Allianders case, 5 errors

and 5 arrests are realized. At PWN (water company), are mainly the implementation of capturing

errors implemented. The following transactions are used to create cases: SLG1, SLG_ISU.

It is important to know where the error began. Which error will I see when I increase the meter? And

where in meter reading is the error recorded during the process meter reading where a meter is

being provided? These are important questions if a case and solution are being made for an error.

By the time we finish this research, BPEM will be implemented for Enexis. This will be done both for

to process meter readings as well as billing&invoicing .

The Greenfield* system (Essent) is also well equipped. It is only present in the Utilities module.

Essent also uses BPEM, but this is being provided by Capgemini

* Greenfield is the SAP system which is built for Essent.

Is ATS aware of its client’s impression concerning BPEM?

Currently Alliander is satisfied with the value of SAP BPEM. In the past this was a bit different

because BPEM contained many bugs which stopped the system from performing optimally. Now that

the bugs have been fixed by updates, BPEM is finally working like it should.


1.0.1| V e r s i e 89 | P a g i n a

Are there already plans to implement it for other companies and if so, for whom?

Yes, Frank Olthuis is busy creating a functional design for Essent.

Does the possibility exist to BPEM create statements so that customers only have to give an

approval?

An example scenario to clarify:

The annual rate that the customer receives should always be between two amounts. For example,

between -250 and 1000. If the amount is higher than 1000, the bill will not go out the door because

the amount exceeds the limit. In case of mass transaction, the user must copy the number from the

installation log and open the associated transaction to find out what exactly caused the error. Once

this is clear, the employee will go and see why this is the case and try to find out how it can be

resolved. However, the disadvantage is that all this is too time consuming. If BPEM would tell exactly

where the problem is, what kind of problem it is, would give an overview of the data and how it can

be approved, the employees only need to give the approval. This would save a lot of sorting out,

which means it has a positive effect on the time efficiency.

This indeed is possible.

If an error is unknown to BPEM, will it still be deposited in the work bowl?

No, it only intercepts the known errors.

Because of this you can create a case for all known errors. Using transaction SE73 application logs

may be requested.

Bart Jan has told us that BPEM performs a check to filter the relevant errors. These are the errors

which must be provided with a solution. This will prevent the work bowl from being full with errors

that do not necessarily need to be resolved and that users waste time on errors that are not

important for the process to continue. However, if an error is not included in BPEM and therefore

there is no solution available for it, will it still be registered in the work bowl? Does BPEM know how

to filter all errors despite the fact that many errors are not provided with a resolution?

No, BPEM only analyzes the logs that are known in BPEM and the messages that are known will be

reflected in the case. Logs that are not known will only be reported without any additional

information.


1.0.1| V e r s i e 90 | P a g i n a

Alliander FO related questions During the implementation of BPEM for Alliander the tool is only implemented for the process

billing&invoicing and not for meter reading. Why is that?

There is then chosen to test an easy process. Often the checkout process and billing errors most

realized and are very easy to catch. Purely because it was an easy part to pilot and to test the test

environment.

It is hard to imagine that all Alliander's mass operations for the process meter reading just went

without any errors. Therefore I have to conclude that the process billing&invoicing has a higher

priority for Alliander. If so, why is this the case?

It depends on the cost. In the process billing most errors are being intercepted. This is because in

many separate billing process, invoicing processes will be carried out which makes different input

data important.

It doesn't seem unlikely that an error in the process billing&invoicing occurs as a result of an error in

the process meter reading. What do you think of this conclusion?

Not always are errors from the process meter reading being linked to invoicing. At network providers

this is not applicable because this is purely a fixed amount is paid. It is therefore in the process and

where the error occurs.

Theorem: To resolve an error automatically with BPEM without any interference of a user,

customization is inevitable. Is this true or is this even possible without customization?

This does not necessarily have to happen. This should also be possible on Configuration level.

Perhaps an idea to realize it in the demo environment? (Perhaps this can be a research question?)

ADM Does ADM have a methodology that can be used in preparing a research report? If you don’t know,

do you know who should be able to answer this question?

Look at the SAP rollout during different phases.

At Consulting you will make more use of ADM. Accenture prefers to use ADM for its projects. Look at

the ADM SAP Roll out to find more information about the stages and the documents that need to be

delivered. It surely is present.

Abbreviations What is meant by OLTP? Does this stand for Online Transaction Processing? If so, what does it do?

In the context of BPEM it means that an error will be solved automatically.

What is meant by BAPI?

Business Application Programming Interface. See Google for more information.

Demonstration Could you show us BPEM when it's been applied is in the process "meter reading"?

BPEM is not implemented yet. Moreover, Frank is not familiar yet with BPEM devices for process

meter reading.


1.0.1| V e r s i e 91 | P a g i n a

Appendix C. Interview Floris de Ruijter Questions by Behzad Hashem Jawaheri.

Which clients of Accenture use SAP BPEM (which you are aware)? And for which any other known

processes is SAP BPEM applied (e.g. other SAP modules)?

No more clients then PWN and Alliander. Shell has considered using BPEM, but they use a too old

system where BPEM is not standard implemented. Vitens also uses BPEM, this is only maintained by

an external company. Vitens has spent the past time to upgrade to the new system. BPEM was

thereby not suitable for the business processes and system of Vitens. For the most known clients is

BPEM used for the billing&invoicing processes. During the test phase at Vitens, BPEM yielded

insufficient results. BPEM uses a package that is developed by an external company. The package has

similar functionality of BPEM. It may be that SAP implements the external tool for Vitens, but gives

no support for this tool.

If you have deployed BPEM, what steps have you taking until you have actually started implementing

BPEM in the IS-U system? What documents have you achieved?

I mainly used the ADM method. In the ADM method is specified which documents should be

delivered for each phase. In a process like this there are a number of defined deliverables that must

be delivered. An analysis has been done to measure the customer expectations. The possibilities are

discussed with the customer. The year 2005 is BPEM introduced. At a point there was a cost

discussion with ATS client PWN. At a time the project at PWN was stopped, because PWN had a

freezing point, which means that no charges could be made anymore. There will be no temporary

investment/change made to the current system. Because PWN been the first that has implemented

BPEM, there was much support offered by SAP. The final result is found negative for PWN.

Do you think that in the future more companies start using BPEM (especially in the IS-U sector)?

There is much topic about BPEM. BPEM is replaced by BPMS, but this is not certain. For several

clients is BPEM a logical application. There is future for the application, in which form that will be

offered is not yet clear. Maybe it will be implemented in a new module. SAP has no clear statements

issued.

What technical requirements demands BPEM before the tool can be used in the IS-U module?

From version 4.72 BPEM is a standard part of SAP IS-U. Now SAP IS-U is included in R/3, BPEM is also

included in the IS-U module. The use of BPEM is thereby improved. Perhaps BPEM will be a standard

part of the new ECC.

What benefits can be achieved according to BPEM? If there are advantages, can you also mention

some drawbacks?

BPEM offers an efficient way to process handling errors. The utility (company) should make use of

the tool to make some profit. A big advantage is that you can deal with the tool easily. A

disadvantage is that for every error a case had to be defined. Each error must be linked to a case.

Errors are always in motion, so you will constantly define solutions for new error messages. A

disadvantage for the manager is that it‘s difficult to simulate error in the test-environment. The

tooling in the past was too limited for solving problems so the idea behind BPEM is well.

Which famous documents were used to know and apply BPEM?

The cookbook and the test-environment are used to BPEM subject to master. In addition, a number

of functional designs of its predecessors.

What about BPEM on the market? In the extent how familiar you are with BPEM. What are the

trends?


1.0.1| V e r s i e 92 | P a g i n a

Developments regarding BPEM releases are mostly bug fixes and very limited effects. The process

has remained the same, usability has been improved and bugs have been fixed. It is used worldwide

by different companies, but how far and how intense BPEM is used, that I do not know.

Does it make sense to use a standard BPEM demo environment to approach clients?

Obviously, demo environments are always very helpful. Very often there is a need from the customer

to the operation of a tool to view it. It is therefore important to have a demo environment, so that

the customer has an idea what it does. That works very well in perspectives, especially for sales. Also

during the launch because BPEM has a not so good reputation established. Demo systems are

virtually indispensable, in the way that customers also see the practice with BPEM. To sell a package

BPEM can add value to a component of an enterprise.

At Alliander BPEM is implemented for the processes billing&invoicing. At PWN is BPEM implemented

for the process meter readings. Why is there just for these two processes chosen and not another

process?

Billing&invoicing is a hazard on cash flow. If you cannot that, there is no cash flow. In the process

meter readings can always be estimated. They choose billing&invoicing, because it is important to

keep the cash flow running. Eventually, the cash flow is the core of a utility company. BPEM is

incrementally implemented. BPEM allows setting up a process in parts.

What is a common set of errors in the process meter readings or billing&invoicing occurs? An error

that you are familiar with and which you often encounter in the BPEM application log.

For an error list, we should ask the Essent/Alliander management crew for a printout. A common

error is where the move-in/move-out one year bill is created. Between the move-in and move-out

the customer receives a final bill, in this process the move-in has to be equipped before the customer

gets a final bill.

What improvement adds BPEM on functional level?

The way of troubleshooting is refined by implementing BPEM. BPEM adds a structured way to make

errors understandable. And immediately push to a case.

What actions can an administrator perform in BPEM contrary to a user who monitors the application

logs?

The administrator can define the application logs and immediate link to a solution. The user can only

find a solution for the errors.

What are your experiences with clients which have implemented BPEM? (Think of usability,

applicability, profitability, effectiveness, correctness, etc.).

The overall customer experience is also negative. The usability is good, the solution is not as

complete as published. The package is included in standard SAP IS-U so that brings automatically

benefits.

Questions by Ahmed Taha

Specific BPEM questions Is the implementation of BPEM by definition profitable for companies?

No, not by definition. This depends on several factors. But it most certainly is considered to be

profitable.

If not, on which factors does this depend?

the person who implements it (is he competent enough and does he have sufficient knowledge);


1.0.1| V e r s i e 93 | P a g i n a

how involved are the clients; the magnitude of the company; How well the users are trained to apply BPEM on the most effective way?

During our inventory of ATS customers who work with BPEM, we came to the conclusion that BPEM

was only implemented for the processes billing&invoicing. Why do companies prefer to implement

BPEM only for these two processes? Why not the process meter reading?

Meter reading should have the same relevance as billing&invoicing. But from the perception of the

client, the billing&invoicing processes are more convenient because they eventually earn money with

these two processes so indirectly you could say that they are your source of income.

Why is BPEM included into FI-CA?

They apparently had to start expanding somewhere (so they started in FI-CA). This way SAP probable

was able to cover a process. From here it started to expand more and more in FI-CA. Step by step

BPEM thus developed. FI-CA is actually not the most logical choice so I understand your question.

Why is BPEM not implemented into other modules of SAP?

One of the main reasons may be because BPEM is not fully known to the other modules yet.

Within Holland the reputation of BPEM is pretty limited. But that's only a matter of awareness and

sales.

Globally, PWN is the first company that implemented BPEM.


1.0.1| V e r s i e 94 | P a g i n a

Bijlage C: Evaluatie & Procesverslag

Hier licht ik per product toe hoe ik dit heb aangepakt en de manier waarop het allemaal is verlopen.

Het verhaal heeft dus een vrij procesgerichte insteek.

Plan van Aanpak In dit gedeelte wordt stapsgewijs beschreven hoe het Plan van Aanpak tot stand is gekomen.

Allereerst word toegelicht hoe hieraan is gewerkt en hoe dit allemaal is verlopen. Vervolgens worden

de activiteiten tijdens deze fase (planfase) geresumeerd waarna tot slot kort wordt aangegeven wat

het eindresultaat is.

Werkwijze & verloop Het plan van aanpak (verder gerefereerd als PvA) is het product dat ik heb vervaardigd tijdens de

planningfase. Het is tevens het eerste product dat ik op moest leveren tijdens het project.

In tegenstelling tot de andere producten mocht dit in het Nederlands worden geschreven. Het PvA

zag ik als de eerste indruk die ik als afstudeerder bij het bedrijf achterliet waardoor ik er zeer op

gebrand was dat het een degelijk PvA zou worden zodat ik bij aanvang van het project sterk in mijn

schoenen zou staan. Bovendien is het PvA samen met de bijbehorende planning de fundering van het

project. Zonder een goed PvA en een reële planning is een project gedoemd te mislukken.

Verdeling

Omdat het project een duo-opdracht was, kwamen Behzad en ik samen met de bedrijfsbegeleiders

tot de conclusie dat het niet noodzakelijks was om twee aparte PvA’s op te leveren waarin nagenoeg

hetzelfde zou staan. Bovendien is dit niet bepaald een goed voorbeeld van effectieve tijdsbesteding.

In plaats daarvan was er afgesproken dat wij ons kennis zouden bundelen om gezamenlijk één PvA te

schrijven waarbij er een eerlijke en evenwichtige verdeling van de verschillende hoofdstukken

zouden worden gemaakt. Op die manier zou ieder individu een substantiële bijdrage leveren aan het

samenstellen van het document.

Miscommunicatie

Echter, nadat er inmiddels een start was gemaakt aan het PvA, kreeg ik een mail van mijn 1ste

afstudeerbegeleider over het feit dat ik een duo-opdracht aan het uitvoeren was en dat dit eigenlijk

niet was toegestaan binnen mijn opleiding. Maar omdat de opdracht reeds was goedgekeurd en wij

al een start hadden gemaakt, is er uiteindelijk besloten om ons groen licht te geven mits er aan een

aantal belangrijke voorwaarden werd voldaan (hierover meer in het hoofdstuk ’Evaluatie’). Eén van

die voorwaarden was dat ieder individu één PvA zou maken. Daarom waren wij genoodzaakt om

opnieuw te beginnen om vervolgens individueel een PvA op te stellen ondanks het feit dat wij al vrij

ver gevorderd waren in het gezamenlijk samengestelde PvA.

Individueel PvA

Eenmaal opnieuw begonnen was ik erop gebrand om een compleet nieuwe PvA op te stellen. Ik

wilde koste wat het kost voorkomen dat mijn PvA op die van Behzad zou lijken. Daarom ben ik

opnieuw begonnen en heb ik mijn PvA en de daarbij horende planning compleet opnieuw opgesteld.

Dit betekende ook dat er een heleboel tijd was verloren gegaan maar, ondanks de verschillende

tegenslagen was het PvA op tijd af.

Activiteiten Tijdens de planfase zijn een aantal activiteiten uitgevoerd:

• introductiegesprek met bedrijfsbegeleiders;


1.0.1| V e r s i e 95 | P a g i n a

• lezen van verschillende documentatie t.b.v. het schrijven van het PvA;

• schrijven van concept-PvA (inc. projectplanning);

• schrijven van definitief-PvA;

• opleveren van definitief-PvA.

Eindresultaat Uiteindelijk heeft het uitvoeren van de bovenstaande activiteiten bijgedragen aan de totstandkoming

van het eindresultaat.

Het PvA is goedgekeurd door zowel de bedrijfsbegeleiders als de afstudeerdocenten. Het PvA kreeg

zoals aanvankelijk gepland na de terugkomdag de status ‘definitief’.

Het onderzoek Hier licht ik toe hoe de analysefase is verlopen. Tevens geef ik een uitgebreide beschrijving van de

verdeling die Behzad en ik hebben gemaakt van het onderzoeksrapport. Met andere woorden, wie

heeft aan welke hoofdstukken gewerkt? Vervolgens zal ik hoofdstuk 6 van het onderzoeksrapport

(zie verdeling) uitvoerig behandelen gezien het feit dat ik mij heb verdiept in het daar aan bod

komende onderwerp. Namelijk, het proces SAP IS-U proces ‘Meterstanden’.

Werkwijze & verloop Het onderzoeksrapport was een zeer belangrijke deliverable tijdens het project. Uit het onderzoek

blijkt namelijk hoe de huidige situatie is en wat er dient te worden gedaan om de gewenste situatie

te realiseren.

Nadat het PvA en de daarbij horende planning waren goedgekeurd was een logisch vervolg het

onderzoek. Echter, naar mijn mening was mijn kennis betreffende de verschillende onderwerpen die

tijdens het onderzoek aan bod zouden komen toen nog te gering om te beginnen met het onderzoek

en het daarbij horende onderzoeksrapport. De onderwerpen waarmee ik tijdens het onderzoek te

maken zou krijgen waren:

• SAP IS-U;

• het IS-U proces ‘Meterstanden’;

• BPEM en diens toegevoegde waarde voor het bovenstaande proces.

IS-U bootcamp

Allereerst heb ik een week lang training gevolgd. De training heette SAP IS-U bootcamp en het betrof

een interne training gegeven door medewerkers uit het SAP IS-U cluster van ATS Nederland. Tijdens

deze training werd de module IS-U volledig uitgekristalliseerd. Hierbij werd uitvoerig gesproken over

de belangrijkste processen binnen IS-U. Namelijk, ‘Meterstanden’ en ‘Afrekenen&Facturatie’. Tijdens

het onderzoek wilde ik een verdiepingsslag maken in het proces ‘Meterstanden’. Daarom was de dag

dat dit onderwerp aan bod kwam erg belangrijk voor mij en heb ik de avond daarvoor verschillende

vragen opgesteld die hierop betrekking hadden.

Omdat de training erg interactief was, kon ik tussendoor gewoon mijn vragen stellen. Het

interactieve aspect en de bereidwilligheid van de medewerkers die de training gaven resulteerden in

een zeer informatieve en educatieve sessie waar ik erg veel kennis heb opgedaan.

Meer kennis over BPEM

Echter, kennis over IS-U en de twee processen daarbinnen was nog niet voldoende om te beginnen

aan het onderzoek. Het onderzoek gaat namelijk hoofdzakelijk over de toegevoegde waarde van

BPEM voor de twee SAP IS-U processen. Daarom was het van belang om kennis op te doen over


1.0.1| V e r s i e 96 | P a g i n a

BPEM. Dit heb ik gedaan door mij te verdiepen in literratuur over BPEM. Zo heeft een collega bij ATS

Nederland mij een functioneel ontwerp toegestuurd die hij indertijd had geschreven voor één van de

klanten van ATS Nederland heeft geschreven. Ook heb ik documentatie gekregen van mijn

bedrijfsbegeleiders. Hierin wordt hoofdzakelijk de tenuitvoerbrenging van BPEM globaal beschreven.

Hoewel dit allemaal nuttige informatie betrof, was het niet voldoende toereikend om te beginnen

met het onderzoek. Ik had nog vele vragen die na het lezen van de voor mij beschikbaar gestelde

informatie nog steeds onbeantwoord bleven. Daarom heb ik interviews afgenomen met een aantal

medewerkers van ATS Nederland die werken of hebben gewerkt met BPEM.

Op die manier heb ik ervoor gezorgd dat ik voldoende op de hoogte was van de aan bod komende

onderwerpen alvorens ik begon aan het onderzoek en het daarbij horende onderzoeksrapport.

Het onderzoeksrapport Nadat ik voldoende informatie had en hierdoor sterker in mijn spreekwoordelijke schoenen stond,

ben ik begonnen aan het onderzoeksrapport. Om misverstanden te voorkomen heb ik met de

bedrijfsbegeleiders gesproken over de inrichting van het onderzoeksrapport alvorens hieraan te

beginnen. Tijdens dit gesprek heb ik gevraagd wat hun verwachtingen zijn bij het onderzoeksrapport

en of er bepaalde facetten zijn die in ieder geval moeten terugkomen in het onderzoeksrapport.

Uiteindelijk heb ik besloten om met een voorstel te komen in de vorm van een concept. Op die

manier kon ik beter aangeven wat mijn idee van het onderzoeksrapport was en was het voor de

bedrijfsbegeleiders makkelijker om feedback en sturing te geven. Nadat er een overeenstemming

was over de in het onderzoeksrapport aan bod komende hoofdstukken, is er een uiteindelijke

verdeling gekomen.

De verdeling In tegenstelling tot het PvA was het bij het onderzoeksrapport niet noodzakelijk om twee rapporten

te realiseren mits beide afstudeerders evenveel bijdrage hebben geleverd aan de realisatie van het

onderzoeksrapport. Daarom hebben Behzad en ik ervoor gezorgd dat er een zo eerlijk en

evenwichtige verdeling werd gemaakt. Bovendien hebben beide afstudeerders te maken gehad met

een eigen proces waarin hij zich volledig heeft moeten verdiepen. Hiermee worden de processen

‘Meterstanden’ en ‘Afrekenen&facturatie’ bedoeld. De verdiepingsslag in deze twee processen zijn

terug te vinden in de hoofdstukken 6 en 7 respectievelijk in het onderzoeksrapport.

Hieronder heb ik de hoofdstuknamen uit het onderzoeksrapport overgenomen zodat ik duidelijk kan

aangeven welke hoofdstukken ik voor mijn rekening heb genomen.

Hoofdstuk Gerealiseerd door

Ahmed

Gerealiseerd door

Behzad

Beiden

Foreword X

Summary X

1. Glossary X

2. Introduction X

2.1 Assignment X

2.1.1 Contractgiver X

2.1.2 Current situation X

2.2 Research questions X

2.3 Research methodology X

2.4 SAP IS-U X

2.4.1 Process meter reading X

2.4.2 Process billing &

invoicing

X


1.0.1| V e r s i e 97 | P a g i n a

2.5 SAP BPEM X

3. Importance BPEM X

4. Possibilities BPEM X

5. Requirements BPEM X

6. BPEM VS. meter reading X

6.1 BPEMs added value for

meter reading

X

6.2 Known errors meter

reading

X

6.3 Regular MR values (to

high or too low)

X

7. BPEM VS. billing&invoicing X

7.1 BPEMs added value for

billing&invoicing

X

7.2 Known errors

billing&invoicing

X

7.3 Business partner 54677

no banking relationship

(process billing&invoicing)

X

8. Inventory BPEM within

ATS >> 8.1 Clients with BPEM X

8.2 Future clients X

8.3 BPEMs global reputation X

9. Inventory BPEM within

demo-environment

X

Conclusion X

Appendix A. X

Appendix B. X

Appendix C. X

Bibliography X

De verdiepingsslag in het proces ‘Meterstanden’ In het onderzoeksrapport is hoofdstuk 6 gewijd aan de toegevoegde waarde van BPEM voor het IS-U

proces ‘Meterstanden’. Dit is met andere woorden het hoofdstuk waarin ik mij volledig focus op het

door mij onderzochte proces. Daarom heb ik besloten om de werkwijze die ik heb gehanteerd

uitvoerig te beschrijven.

Voor mij was het tijdens hoofdstuk 6 van het onderzoeksrapport erg van belang dat ik expliciet

formuleerde hoe BPEM van toegevoegde waarde kon zijn voor het proces ‘Meterstanden’. Al snel

was het duidelijk dat ik dit vanaf de basis moest oppakken.

Daarom was het noodzakelijk om allereerst inleidende informatie te formuleren waarin ik het kort

heb over het proces ‘Meterstanden’ en een kort stukje over BPEM en diens toegevoegde waarde

voor dit proces. Daarna heb ik de veelvoorkomende errors van dit proces uitvoerig beschreven. Deze

kennis had ik niet tot mijn beschikking op het moment dat ik begon aan deze paragraaf. Ik was niet

op de hoogte van de meest voorkomende fouten. Hierbij heb ik ondersteuning gehad van

verschillende ATS collega’s die ervaring hebben met BPEM.

Na hier met verschillende deskundigen over te hebben gesproken, ben ik al gauw tot de conclusie

gekomen dat het proces ‘Meterstanden’ geen diverse fouten kent binnen het proces. Standen


1.0.1| V e r s i e 98 | P a g i n a

worden geblokkeerd of niet. Echter, een stand kan wel om verschillende redenen worden

geblokkeerd. Daarom kan door middel van categorisering in BPEM alsnog meerdere blokkade types

worden gegenereerd. Hierbij wordt dus niet gecategoriseerd op het fouttype maar op

blokkadevariant.

Gezien de tijdnood die was ontstaan is er in overleg besloten om af te bakenen tot één

veelvoorkomende error. In mijn geval betekende dit afbakenen tot één blokkadevariant. Met als

gevolg dat ik BPEM in de demo-omgeving voor het proces ‘Meterstanden’ heb ingericht voor één

specifieke variant van de mogelijke blokkades. Zo kan BPEM op deze variant worden toegepast in de

demo-omgeving.

Het kiezen van een specifieke blokkadevariant wilde ik niet blindelings doen. Ik wilde een blokkade

kiezen die vaak voor komt tijdens het proces ‘Meterstanden’. Daarom heb ik contact opgenomen

met de ATS-medewerker die het proces ‘Meterstanden’ had toegelicht tijdens de IS-U training week.

Na de situatie te hebben toegelicht heeft hij mij geadviseerd voor welke blokkadevariant te kiezen.

Namelijk, de blokkade die ontstaat wanneer consumenten meterstanden opgegeven die te hoog of

te laag zijn. In hoofdstuk 7 wordt expliciet verteld hoe dit is opgepakt en uitgevoerd.

Het vervolgtraject: ‘Asset BPEM’ Hier licht ik toe hoe ik het vervolgtraject ga aanpakken. Daarbij beschrijf ik stap voor stap hoe ik de

verschillende subproducten wil gaan realiseren om zo tot het eindproduct te komen.

Werkwijze en verloop Tijdens ‘Asset BPEM’ zal ik de blokkadevariant opvangen die ik tijdens de analysefase heb gekozen.

Hiermee bedoel ik dat BPEM door mij wordt geconfigureerd om deze blokkadevariant te herkennen,

er een case voor te maken, te categoriseren en de case vervolgens toe te wijzen aan de juiste

gebruiker. Bovendien moeten deze cases zijn voorzien van een oplossing. Ook hiervoor dient te

worden gezorgd tijdens de configuratie. Omdat ik geen ervaring heb op het gebied van error solving

in SAP IS-U, heb ik hierover contact opgenomen met de collega’s die mij reeds hebben geholpen met

het kiezen van de juiste blokkadevariant zodat ik deze kan opvangen in BPEM. Samen met hen zal ik

tevens de oplossing opstellen die aan de cases dient te worden toegevoegd.

Nadat de oplossing is opgesteld en goedgekeurd, kan er worden gestart met de configuratie van

BPEM. Ook hiervoor is contact opgenomen met een aantal ATS collega’s die ervaring hebben met de

configuratie van BPEM. Nadat ik eenmaal op het juiste spoor zit, zal ik zelfstandig verdergaan en om

de configuratie uiteindelijk te voltooien.

Tijdens de configuratie van BPEM zal ik tevens een start maken aan de installatiehandleiding. Daarom

kan worden geconcludeerd dat er parallel aan deze twee subproducten zal worden gewerkt. Nadat

de configuratie is voltooid en BPEM naar behoren werkt in de demo-omgeving, zal ik de

installatiehandleiding tevens voltooien.

Omdat de aanvankelijk opgestelde planning niet is gehaald, zal het project nog niet voltooid zijn op

het moment dat de projectpresentatie plaatsvindt. Desalniettemin is het onderzoek volledig

afgerond waarmee de basis is gelegd om dit project succesvol uit te voeren. Het verzoek om een

presentatie te geven van hetgeen op dat moment is gerealiseerd en wat er nog dient te worden

gerealiseerd is daarom prima mogelijk. Daarom zal ik de managementpresentatie geven terwijl deze

aanvankelijk pas zou worden gehouden op het moment dat het project volledig was voltooid.

Tot slot zal ik beginnen aan de gebruikershandleiding. Hierin heb ik uitvoerig beschreven wat een

gebruiker moet doen om BPEM toe te passen op de gespecificeerde blokkadevariant.


1.0.1| V e r s i e 99 | P a g i n a

Bijlage D: Werkzaamhedenlijst (Logboek)

Week

nr.

Type

Werkzaamheid

Accenture

of

Fontys?

Korte

omschrijving

werkzaamheden

Uitgebreide omschrijving

werkzaamheden

8

Werkzaamheid

uit individueel

component &

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Opstellen

interviewvragen

m.b.t. BPEM

Ik heb documenten bestudeerd en

verschillende informatiebronnen

geraadpleegd met betrekking tot

BPEM. Tijdens het bestuderen van

de informatie, heb ik vragen die ik

op dat moment had, genoteerd.

Deze vragen zijn uiteindelijk

meegenomen als interviewvragen

naar gesprekken met verschillende

deskundigen op het gebied van

BPEM.

8

Werkzaamheid

uit individueel

component &

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Interviewen Bart-

Jan Kuiper en

noteren

antwoorden

Omdat het erg lastig is om zowel

tegelijkertijd een interview af te

nemen, als het antwoord van de

deskundige te noteren, heb ik

besloten om mijn interviewvragen

te stellen. Daarna noteer ik de

antwoorden die de deskundige

geeft op de vragen van Behzad.

Voor Behzad geldt dit uiteraard vice

versa.

8 / 9

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Opzet

onderzoeksrapport

aanvullen

De versie 0.1 van het

onderzoeksrapport

aanpassen/aanvullen waarna het

versie 0.2 is geworden

9

Werkzaamheid

uit individueel

component

Fontys Werken aan het

tussenrapport

Voor de terugkomdag moest dit

rapport geschreven worden

9 / 10

Werkzaamheid

uit individueel

component

Fontys Werken aan

concept- scriptie

Ook de scriptie(concept) moest voor

de terugkomdag geschreven worden

10

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Werken aan

"introduction"

onderzoeksrapport

Werken aan het hoofdstuk

"introduction" van het

onderzoeksrapport


1.0.1| V e r s i e 100 | P a g i n a

10 / 11

Werkzaamheid

uit individueel

component &

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Interview Frank

Olthuis

voorbereiden

Het FO lezen en vragen opstellen

om deze tijdens de interview te

stellen

11

Werkzaamheid

uit individueel

component &

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Interviewen Frank

Olthuis en noteren

antwoorden van

de deskundigen

Ook hier heb ik besloten om mijn

interviewvragen te stellen en de

antwoorden die Frank geeft op de

vragen van Behzad, te noteren. Het

is namelijk erg lastig om zowel



deskundige te noteren.

11

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht &

Werkzaamheid

uit individueel

component

Accenture Werken aan het

onderzoeksrapport

Deze week heb ik een deadline. Ik

moet namelijk een concept van het

onderzoeksrapport opleveren.

Daarom werk ik nagenoeg dagelijks

aan de verschillende hoofdstukken.

11

Werkzaamheid

uit individueel

component

Fontys Opstellen

weekrapportage

Tijdens de terugkomdag heeft de

heer van Stratum mij verzocht om

een rapport bij te houden waarin ik

wekelijks noteert wat ik die week

heb gedaan en hoe moeilijk dit was.

12

Werkzaamheid

uit individueel

component &

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Interview Floris de

Ruijter

voorbereiden

Voorgaande interviews doornemen

en vragen opstellen.

12

Werkzaamheid

uit individueel

component &

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Interviewen Floris

de Ruijter en

noteren

antwoorden van

de deskundigen

Hier heb ik tevens besloten om mijn

interviewvragen te stellen en de

antwoorden die Floris geeft op de

vragen van Behzad, te noteren. Het

is zoals eerder aangegeven nogal

lastig en tijdrovend om zowel



deskundige te noteren. Deze aanpak

hebben de geïnterviewden altijd

zeer op prijs gesteld.

12

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Vertalen interview

Bart Jan Kuiper

voor

Onderzoeksrapport

Voor het onderzoeksrapport is het

van belang dat de interviews

worden vertaald aangezien het

onderzoeksrapport in het Engels

dient te worden geschreven.


1.0.1| V e r s i e 101 | P a g i n a

12

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Herindeling opzet

onderzoeksrapport

& opsommen

onderzoeksvragen

Na feedback te hebben gekregen

van mijn afstudeerbegeleiders heb

ik besloten om het

onderzoeksrapport te herindelen.

Tevens ben ik geadviseerd om meer

onderzoeksvragen op te nemen om

al mijn onderzoeksvragen

vervolgens opgesomd te formuleren

in het beging van het

onderzoeksrapport.

13

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Werken aan het

onderzoeksrapport

(concept)

Vrijdag was deze week vastgesteld

als deadline voor het opleveren van

het 2de concept-

onderzoeksrapport. Echter, het

werken aan de verschillende

onderdelen vergde veel meer tijd

dan afhankelijk door mij was

verwacht. Daarom is de deadline in

overleg met de bedrijfsbegeleider

verplaatst naar volgende week

donderdag (week 14).

13

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Verder gaan met

vertalen interview

Bart Jan Kuiper

voor

Onderzoeksrapport

Voor het onderzoeksrapport is het

van belang dat de interviews

worden vertaald aangezien het

onderzoeksrapport in het Engels

dient te worden geschreven.

14

Werkzaamheid

uit individueel

component

Accenture

Maken van

herplanning op

verzoek van

bedrijfsbegeleiders

Omdat het opleveren van het

definitief onderzoeksrapport

vertraging heeft opgelopen en ik

daardoor genoodzaakt ben geweest

om de deadline (op advies van de

begeleiders) te verschuiven, hebben

de begeleiders om een herplanning

gevraagd waarin ik de data in kaart

breng van de verschillende

deliverables.

14

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Verder werken aan

en afronden van

het

onderzoeksrapport

(concept)

Voor het concept-

onderzoeksrapport is deze week

alles afgerond en de

spreekwoordelijke puntjes zijn op

de I gezet. Namelijk, de

verschillende hoofdstukken en

paragrafen waaraan ik moest

werken.


1.0.1| V e r s i e 102 | P a g i n a

14

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Afmaken vertaling

interview Bart Jan

Kuiper

De interviews die zijn gehouden met

de verschillende BPEM deskundigen

dienen als bijlagen te worden

opgenomen in het

onderzoeksrapport. Echter, de

interviews zijn in het Nederlands

gehouden en het

onderzoeksrapport is in het Engels.

Daarom is het van belang dat de

interviews worden vertaald zodat

deze alsnog kunnen worden

opgenomen in het

onderzoeksrapport.

14

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Beginnen aan de

vertaling van het

interview met

Frank Olthuis

De interviews die zijn gehouden met

de verschillende BPEM deskundigen

dienen als bijlagen te worden

opgenomen in het

onderzoeksrapport. Echter, de

interviews zijn in het Nederlands

gehouden en het

onderzoeksrapport is in het Engels.

Daarom is het van belang dat de

interviews worden vertaald zodat

deze alsnog kunnen worden

opgenomen in het

onderzoeksrapport.

15

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Afmaken vertaling

interview Frank

Olthuis

Alle resterende vragen die nog

vertaald moesten worden zijn

vertaald. Het interview kan nu als

bijlage worden toegevoegd aan het

onderzoeksrapport.

15

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Verder werken aan

en afronden van

het

onderzoeksrapport

(concept)

Nadat de feedback van de

verschillende begeleiders zijn

opgestuurd, heb ik deze vervolgens

verwerkt in het onderzoeksrapport.

Bovendien zijn de onderzoeksvragen

enigszins aangepast en verplaatst

naar een ander hoofdstuk.

15

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Vertalen interview

met Floris de

Ruijter

Dit was het laatste interview dat

vertaald diende te worden. Hierna

wordt het interview net als de

andere twee als bijlagen

toegevoegd aan het

onderzoeksrapport.


1.0.1| V e r s i e 103 | P a g i n a

16

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Afmaken en

opleveren concept-

onderzoeksrapport

versie 0.5

Heel week 16 was in de ban van het

onderzoeksrapport. Doordat het

onderzoeksrapport vertragingen

heeft opgelopen, was de druk extra

hoog. Daardoor bestond deze week

voor mij uit lange vermoeiende

dagen om de concept versie van het

rapport af te krijgen.

17

Persoonlijke

inbreng uit

gezamenlijke

opdracht

Accenture

Afmaken en

opleveren concept-

onderzoeksrapport

versie 1.0

Ook week 17 was in de ban van het

onderzoeksrapport. Na

verschillende concept-versies is de

definitief uiteindelijk opgeleverd.

18

Werkzaamheid

uit individueel

component

Fontys Werken aan de

afstudeerscriptie

De gehele week 18 heb ik gewerkt

aan de scriptie gezien het feit dat

deze in week 19 diende te worden

opgeleverd.

19

Werkzaamheid

uit individueel

component

Fontys Werken aan de

afstudeerscriptie

Week 19 was de week van het

opleveren van de afstudeerscriptie.

Tijdens deze week werden de

spreekwoordelijke puntjes op de I

gezet.


1.0.1| V e r s i e 104 | P a g i n a

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty

uiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd

fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzx

cvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq

wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyui

opasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfg

hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc

vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq



hjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxc

vbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq



hjklzxcvbnmrtyuiopasdfghjklzxcvbn

mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwert

yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopas

dfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz

xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnm

qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwerty

Bijlage E: Tussenrapportage

Tussenrapport

SAP IS-U Asset BPEM

14-4-2010

Ahmed Taha


1.0.1| V e r s i e 105 | P a g i n a

Tussenrapportage Hieronder volgt een beschrijving van mijn afstudeerstage ter verduidelijking van datgene wat ik

tijdens mijn stageperiode dien te realiseren. Voordat ik dit beschrijf, zal ik allereerst een korte

toelichting geven van het bedrijf waar ik werkzaam ben.

Accenture Accenture is een bedrijf dat zich wereldwijd bezig houdt met management consulting, technology

services en outsourcing. Inmiddels telt het bedrijf circa 177.000 Accenture medewerkers, waarvan

ruim 2500 in Nederland, helpen klanten in 120 landen high- performance organisaties te worden. Er

zijn momenteel 110 kantoren die wereldwijd gevestigd zijn in 49 landen.







• Technology

• Outsourcing

Accenture Technology Solutions De opdrachtgevende organisatie is Accenture Technology Solutions (ATS). ATS is een 100%

dochteronderneming van Accenture. ATS houdt zich bezig met IT dienstverlening zoals het beheren

van IT oplossingen en de inzet van IT personeel. Het model van ATS is gebaseerd op drie belangrijke

componenten:




ATS is een wereldwijde organisatie met ruim 55.000 ICT- specialisten, verspreid over 20 landen. In


sterke en constante groei van ca. 125 medewerkers per jaar. Zij zijn daarmee één van de snelst



productiebedrijven en telecom- organisaties. Het hoofdkantoor is gevestigd in Almere en het tweede kantoor is gevestigd in Den Bosch. De

managing director is Emile Kramers. De afdeling waar dit project zich af speelt, is op de afdeling SAP

Industry Solutions.

Mijn afstudeeropdracht Tijdens het bedrijfsbezoek van mijn afstudeerdocent dhr. Van de Rijt kreeg ik van hem het verzoek

om in de rapportage mijn opdracht dusdanig te beschrijven dat het zelfs voor een leek te begrijpen

was. Dit verhaal hoefde niet persé langdradig te zijn. In tegendeel, hoe uitgebreider het verhaal, des

te meer kans er is dat de lezer door de spreekwoordelijke bomen het bos niet meer ziet met als

gevolg dat het verhaal als onduidelijk kan worden ervaren.


1.0.1| V e r s i e 106 | P a g i n a

SAP IS-U Zowel in de tweede klas als in de vierde hebben we gewerkt met SAP. Daarom was SAP voor mij dan

ook niet onbekend. Echter, SAP heeft verschillende modules (hieronder een afbeelding met de

verschillende modules en de beschrijving van de afkortingen). Echter, de module waar ik tijdens mijn

afstudeerstage mee te maken heb is totaal nieuw voor mij.

Daarom wast het aanvankelijk vooral van belang om informatie te verzamelen en kennis op te doen

over de module waar ik mee te maken heb; SAP IS-U (Industry Solution Utilities). Behalve het

bestuderen van documentatie heb ik tevens een week lang training gevolgd om kennis op te doen

over IS-U en de processen waarmee ik te maken krijg tijdens mijn afstudeerstage.

• SD: Sales & Distribution

• QM: Quality Management

• PP: Production Planning

• MM: Materials Management

• PM: Plant maintenance

• FI: Financial Accounting

• CO: Controlling

• IM: Investment Management

• PS: Project Structures

• WF: Work flow

• IS-U: Industry solution Utilities


1.0.1| V e r s i e 107 | P a g i n a

IS-U is een op businessproces gerichte klant informatie systeem voor nutsbedrijven. Bij nutsbedrijven

moet je bijvoorbeeld denken aan energiemaatschappijen. Hierbij moet je denken aan de

meterstanden die de klanten van bijvoorbeeld Essent periodiek doorgeven. Hoe zorg je ervoor dat

deze standen op een zo efficiënt mogelijke manier in het systeem worden opgenomen om deze

vervolgens te factureren.

Wat SAP IS-U in dit geval doet is ervoor zorgen dat meterstanden van klanten op grote schaal kunnen

worden gedigitaliseerd en opgeslagen. Echter, het digitaliseren van deze standen is niet alles. Deze

gegevens dienen uiteraard ook opgeslagen te worden bij de desbetreffende klanten. Hierover meer

in het hoofdstuk “IS-U proces Meterstanden”. Binnen IS-U zijn er verschillende processen en tijdens

mijn afstudeerstage zal ik mij gaan focussen op het proces meterstanden.

IS-U proces Meterstanden Het proces “Meterstanden” is één van de belangrijkste processen binnen SAP IS-U. Zonder

meterstanden weet je namelijk niet hoeveel een klant heeft verbruikt met als gevolg dat de klant niet

kan betalen voor de diensten die jij als nutsbedrijf hebt geleverd.

SAP zorgt ervoor dat het proces meterstanden op grote schaal kan worden opgenomen in het

systeem om de klanten uiteindelijk een factuur toe te kunnen sturen. Bijvoorbeeld, wanneer een

klant zijn/haar meterstand heeft opgestuurd, zal dit door een medewerker in SAP IS-U worden

opgenomen en gecontroleerd op plausibiliteit (dit houdt in dat er gecontroleerd wordt of de stand

die de klant heeft opgestuurd reëel is). Dit gebeurt allemaal in de daarvoor bestemde transactie.

Uiteraard wil je als energiemaatschappij en leverancier van tientallen duizenden klanten niet dat dit

per individu wordt uitgevoerd aangezien dit extreem tijdrovend is. Daarom kan dit in een

massatransactie gebeuren waardoor het mogelijk is om grote hoeveelheden meterstanden

gezamenlijk te controleren en door te voeren.

BPEM Wanneer dergelijke massatransacties worden doorgevoerd, is het niet meer dan logisch dat er hier

en daar dingen mis gaan. Daarom genereert SAP standaard aan het eind van iedere massatransactie

een logfile waarin wordt aangegeven wat er eventueel niet goed is gegaan. Echter, deze fouten zijn

erg abstract gedefinieerd waardoor het voor een medewerker doorgaans erg lastig is om het

probleem te identificeren, laat staan op te lossen. Daarom heeft SAP een tool ontwikkeld genaamd

BPEM waarmee het mogelijk is om verschillende errors te identificeren.

Business Proces Excepcion Management is een tool waarmee het niet alleen mogelijk is om deze

logfiles uit te lezen en de bekende errors te identificeren, maar het is tevens mogelijk om de

desbetreffende error aan een specifieke medewerker toe te wijzen. Dat is nog niet alles, BPEM zal

ook een oplossing bieden in de vorm van een stappenplan waarmee de error kan worden verholpen.

Project SAP IS-U BPEM Hoewel BPEM tegenwoordig aanwezig is in het SAP IS-U pakket, wordt het bij veel klanten van ATS

nog niet gebruikt. De tool dient namelijk nog te worden geïmplementeerd naar de eisen en wensen

van de klant. Het moge duidelijk zijn dat het niet de normale gang van zaken is om dit zomaar bij een

klant te gaan doen. Als onderneming dien je de klanten te overtuigen van de toegevoegde waarde

van de tool zodat ATS op haar beurt de tool kan implementeren bij de klant.

Echter, er is momenteel geen demo beschikbaar waarmee ATS haar klanten op de hoogte kan stellen

van BPEM en de toegevoegde waarde ervan voor de verschillende processen. Ook is er geen asset in

de vorm van een installatiehandleiding en gebruikershandleiding waarmee kan worden verduidelijkt


1.0.1| V e r s i e 108 | P a g i n a

hoe BPEM in grote lijnen wordt geïmplementeerd. Zodoende heeft ATS dit project in het leven

geroepen om dit alsnog te realiseren. Omdat dit project te wel erg groot is om door slechts één

individu uit te laten voeren in slechts vijf maanden, heeft ATS besloten om van de opdracht een Duo-

opdracht te maken.

Behzad en ik werken aan de realisatie van dit project. Hierbij werken wij individueel aan de realisatie

van de verschillende producten. Zo dient er een onderzoek te worden verricht naar de voordelen van

BPEM voor de processen meterstanden en facturering. Behzad neemt het proces “Facturering” voor

zijn rekening terwijl ik mij bezig zal gaan houden met het proces meterstanden. Echter, omdat het

uiteindelijk om één project gaat, zal de bijdrage van beide studenten uiteindelijk worden

samengevoegd tot één geheel.

Het spreekt voor zich dat dit niet zomaar kan worden gerealiseerd door een student die geen enkele

vorm van ervaring heeft met het bovenstaande. Daarom dien ik allereerst kennis op te doen van de

SAP module, het proces daarbinnen en BPEM en diens toegevoegde waarde voor het proces. Daarna

doe ik onderzoek naar BPEM binnen ATS.

In dit onderzoek komt naar voren bij welke klanten van ATS de tool BPEM momenteel is/wordt

geïmplementeerd en in hoeverre. Vervolgens doe ik een inventarisatie naar de inrichting van BPEM

in de ATS demo omgeving en interview ik verschillende ATS collega’s om te achterhalen wat hun

ervaring is met BPEM en diens voordelen voor de verschillende processen.

De huidige stand van zaken Onder dit hoofdstuk zal ik kort vertellen wat ik inmiddels heb gerealiseerd, waar ik momenteel mee

bezig ben en wat nog gedaan moet worden.

Gerealiseerd Inmiddels is het PvA afgerond en heb ik een training van een week gevolgd om mijn kennis te

verruimen met betrekking tot SAP IS-U, het proces meterstanden en BPEM en diens toegevoegde

waarde voor dat proces. Ook heb ik inmiddels een collega geïnterviewd die deskundig is op het

gebied van BPEM en er ervaring mee heeft.

Heden Momenteel ben ik druk bezig met het onderzoek. Wanneer ik voldoende informatie tot mijn

beschikking heb, zal ik starten met het onderzoeksrapport. Tevens zal ik tijdens mijn onderzoek

alvast starten met de installatiehandleiding aangezien het efficiënter is om hier al tijdens het

onderzoek mee te starten omdat de kennis dan nog vers is.

Dient nog te worden gerealiseerd De installatiehandleiding zal ik hier afmaken en ook dient er een gebruikershandleiding te worden

gemaakt. Daarna zal ik starten met het implementeren van BPEM in het ATS demosysteem. Tot slot

zal er een presentatie worden gegeven aan de betrokkenen bij dit project indien hier animo voor is.

ADM In dit hoofdstuk zal ik de methode beschrijven die medewerkers van ATS dienen te hanteren bij het

doorlopen van een project. Ook ik moet dus tijdens het project volgens deze richtlijnen werken.

Echter, omdat mijn project niet te vergelijken is met de projecten die de ATS medewerkers uitvoeren,

zal de toepasbaarheid van deze methode op mijn project niet veel zijn.


1.0.1| V e r s i e 109 | P a g i n a

ADM staat voor Accenture Delivery Method. ATS biedt voorspelbaarheid, flexibiliteit, kwaliteit tegen

een marktconforme prijs aan als uitgangspunt voor applicatie development. Accenture Delivery

Method dat wereldwijd door alle delivery centers wordt gebruikt vormt hierin de centrale spil.

Accenture Delivery Method omarmt marktconforme methodes zoals Rational Unified Process* door

er specifieke disciplines en best practices aan toe te voegen o.a. Transitie management en het

werken in een offshore model.

Accenture Technology Solutions richt zich met name op web- en Java development waarbij ATS zich

onderscheidt door haar kennis en ervaring op het gebied van grootschalige en bedrijfskritische Java

Enterprise oplossingen, Portal en Enterprise Content Management implementaties en natuurlijk niet

te vergeten haar marktleiderschap op Service Oriented Architectures. Daarnaast onderhoudt zij

nauwe samenwerkingsverbanden met de belangrijkste leveranciers op de markt en richt zij zich op

opensource- oplossingen en frameworks o.a. voor Java development.

ADM is als het ware een project management middel (zie afbeelding hieronder).

* Rational Unified Process of RUP is een iteratief softwareontwikkelingsproces. Dit proces is

ontwikkeld door Rational Software Corporation die nu een divisie is van IBM.