61 BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP BUSINESS ONE PADA PERUSAHAAN 5.1 Analsis SAP Business One SAP Business One terdiri dari fungsi umum yang biasa diperlukan oleh perusahaan berukuran kecil sampai medium. Berikut Gambar 5.1 keterkaitan SAP Business One antar bagian, Gambar 5. 1 Keterkaitan SAP Business One Antar Bagian Adapun spektrum performa dari SAP Business One yang mencakup area- area berikut : a. Contact Management dan Opportunity Analysis (CRM) Dengan fungsi tersebut, perusahaan dapat mengelola kontak secara langsung dan tersusun dari pemanggilan telepon atau metode penghubungan pelanggan yang perusahaan lakukan. repository.unisba.ac.id
64
Embed
BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN SAP …
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
61
BAB V ANALISIS SAP BUSINESS ONE DAN PENERAPAN
SAP BUSINESS ONE PADA PERUSAHAAN
5.1 Analsis SAP Business One
SAP Business One terdiri dari fungsi umum yang biasa diperlukan oleh
perusahaan berukuran kecil sampai medium. Berikut Gambar 5.1 keterkaitan SAP
Business One antar bagian,
Gambar 5. 1 Keterkaitan SAP Business One Antar Bagian
Adapun spektrum performa dari SAP Business One yang mencakup area-
area berikut :
a. Contact Management dan Opportunity Analysis (CRM)
Dengan fungsi tersebut, perusahaan dapat mengelola kontak secara langsung
dan tersusun dari pemanggilan telepon atau metode penghubungan pelanggan
yang perusahaan lakukan.
repository.unisba.ac.id
62
b. Administration (Customizing Business One)
Fungsionalitas tersebut dikelola oleh administrator dan juga mencakup
fungsi umum yang berada didalam sistem, seperti user administration,
inisialisasi system, definisi workflow dan lain-lainnya.
c. Financial
Penyusunan dan pengelolaan akun-akun, seperti pengelolaan anggaran umum,
pengisian jurnal dan lain-lain, dikelola dengan fungsi tersebut.
d. Sales/Order Processing
Penawaran sales, pemesanan pelanggan, master record dan struktur-struktur
diskon, retur, dan fungsi lainnya berada pada fitur tersebut.
e. Purchase Procurement
Dengan fungsi tersebut hal-hal yang dikelola adalah, pembeli dapat melacak
proses pemesanan, dan good receipt dan incoming invoice.
f. Business Partner
Yang berada pada fitur ini adalah beragam struktur untuk mitra bisnis
perusahaan (penjual), serta informasi pelanggan tetap dan yang akan menjadi
prospek. Sebagai contoh, hanya data field tertentu yang akan terlihat terhadap
bagian sales dan purchasing akan di sesuaikan dengan kondisi bisnis tertentu.
g. Cost A ccounting /Cost Calculation
Dengan fungsi tersebut, profit center akan dibuat berdasarkan struktur cost
center yang ada. Profit center tersebut juga dievaluasi dan dilacak sesuai
dengan pernyataan profit and loss.
h. Inventory Management.
Pengelolaan master barang (bahan baku, barang jadi dan barang setengah jadi),
pengelolaan barang, daftar harga barang, dan juga transaksi yang dilakukan
terhadap barang (goods issue, receipt dan transfer posting dan lain-lain)
dikelola pada fungsi ini.
i. Production
Pada fungsi ini, Bill of Material di definisikan, cara pemesanan produk
diterapkan, dan material availability diperiksa dan terjamin.
repository.unisba.ac.id
63
j. Invoicing/Payment
Transaksi pembayaran elektronik dikelola pada fungsi ini. Transaksi
pembayaran asing dan domestik juga terdukung pada fungsi ini.
k. Material Resources Planning (MRP)
Fungsi MRP menghitung semua keperluan untuk Bill of Material yang
tingkat tinggi, yang juga sesuai dengan sales order dan hasil forecast terhadap
permintaan; rekomendasi pemesanan dijadwalkan sesuai dengan lead time
yang ditentukan.
l. Service
Area service mengoptimalkan potensi yang berada pada departemen Sales dan
Servic, termasuk juga pada fungsi ini adalah service contract management
dan planning, pelacakan interaksi pelanggan, customer support, dan
pengelolaan sales opportunity.
m. Human Resources
Interface yang terintegrasi tersedia untuk HR, interface tersebut dapat
digunakan sesuai dengan keperluan dari system personil yang sudah ada pada
mySAP.
n. Reports
Area Reports mencakup beberapa bentuk laporan seperti, bisnis, akunting,
warehouse, dan juga laporan keuangan serta laporan/pernyataan akun.
o. Internet Sales
Interface yang terintegrasi tersedia untuk penjualan internet B2C atau B2B
pada sistem SAP. Pemrosesan yang dilakukan setiap area tersebut
memperlihatkan bahwa kebanyakan proses perusahaan secara umum dengan
pengecualian fungsi-fungsi production control dan planning (PPS) dapat
didukung oleh SAP Business One. Meski cakupan fungsional dari SAP
Business One secara jelas tidak selengkap SAP-R/3 ini sebab SAP Business
One ditujukan sebagai solusi yang ringkas untuk bisnis yang berukuran sedang
dan dirancang untuk mencapai keperluan pada ukuran bisnis tersebut.
repository.unisba.ac.id
64
5.2 Penjelasan modul-modul yang berada pada SAP Business One
5.2.1 Administration
Layar navigasi utama area Administrasi :
Memilih perusahaan
Menentukan Foreign Currency Exchange Rates
Inisialisasi Sistem
Fungsi paling penting dari inisialisasi system adalah :
Detil perusahaan
Setting umum
Otorisasi
Setting dokumen dan penomoran
Saldo awal
Preferensi pencetakan
Catatan : Anggap inisialisasi system sebagai tahap kritis ketika bersiap
untuk mengelola perusahaan baru pada SAP Business One.
Fungsi-fungsi yang didaftarkan menyediakan aplikasi dengan
parameter operasional dasar, dan akan mempengaruhi semu
aspek fungsional dari aplikasi tersebut, termasuk juga
bagaimana informasi disimpan, manipulasikan dan
diakses. Meski fungsi SAP Business One dapat
beroperasi tanpa menentukan beberapa setting yang tertentu,
perusahaan memerlukan waktu untuk mengoperasikan
inisialisasi system agar dapat secara efisien menggunakan
aplikasi tersebut.
Definisi
Data Import/Export
Utilities
Approval Procedures
License
Add-Ons
Alerts Management
repository.unisba.ac.id
65
5.2.2 Financials
Modul-modul financial SAP Business One termasuk :
Chart of Accounts dan Edit Chart Of Accounts
Journal entry dan journal voucher exchange rate differences and
conversion differences
Fungsi anggaran
Cost accounting
Gambar 5. 2 Structure of Chart of Accounts
Chart of accounts adalah index dari semua akun G/L yang digunakan oleh
lebih dari satu perusahaan. Satu chart of accounts harus ditetapkan pada setiap
perusahaan. Setiap akun G/L terdiri dari satu kode akun, deskripsi dari akun dan
informasi lainnya yang menentukan fungsi dari akun G/L tersebut.
5.2.3 Sales Opportunities
Modul sales opportunities digunakan untuk melacak dan menganalisis sales
opportunity sesuai dengan tingkat kemajuan aktivitas penjualan. Beberapa
laporan dari beberapa sudut pandang operasional bisnis dapat dibuat untuk
penganalisisan. Aktivitas-aktivitas tersebut dapat mencakup hal seperti rapat atau
negosiasi. Perusahaan dapat memasukkan jumlah total yang diharapkan dan
repository.unisba.ac.id
66
persentase akhir setelah suatu penjualan selesai sehingga keuntungan dapat
diestimasi. Sistem forecasting menggunakan metode yang jelas dan complex
untuk memperlihatkan potensial keuntungan serta untuk memprioritaskan
aktivitas penjualan.
Laporan sales opportunity digunakan untuk menganalisis kesempatan
penjualan. Laporan dapat berdasarkan dari semua parameter yang ada atau dapat
disaring sesuai dengan parameter-parameter tertentu. Laporan-laporan tersebut
dapat ditampilkan dalam bentuk grafik ataupun tabel.
5.2.4 The Sales – A/R Module
Modul Sales A/R mencakup semua proses penjualan dari pembuatan
quotation untuk pelanggan sampai dengan penagihan pelanggan. SAP Business
One menyediakan dokumen penjualan beraneka ragam yang merupakan
perwakilan dari setiap tahap pada proses penjualan untuk user. Modul sales juga
menyediakan beberapaopsi berbeda yang termasuk Sales Quote, Sales Order,
Delivery Return, A/R invoice, Dunning wizard dan sales reports.
Gambar 5. 3 Document Flow Sales A/R Module
Sales Quote
Sales quote bukan merupakan dokumen penghubung secara legal. Sales
quote mempunyai tujuan untuk menyediakan informasi dan merupakan tahap
pertama pada rantai penjualan. Membuat quotation tidak menyebabkan posting
repository.unisba.ac.id
67
yang mengubah kuantitas atau nilai pada bagian inventory management atau
accounting.
Sales Order
Apabila sales order adalah sebagai dokumen penghubung secara legal atau
tidak disesuaikan dengan tipe bisnis yang ada. Sebagai contoh, perusahaan
mungkin tidak memanufaktur produk atau mengirim produk sebelum pemesanan
dilakukan. Ketika mengisi pemesanan, tidak OableOer perubahan yang bernilai
dipost pada bagian accounting. Jika pemesanan tersebut memerlukan produk
tertentu, maka kuantitas barang yang dipesan, statusnya tercantum sebagai
‘dipesan’ untuk pelanggan. Perusahaan juga dapat melihat kuantitas yang
dipesan pada laporan tertentu, seperti pada Inventory Status. Informasi tersebut
juga dapat dilihat pada area lain diaplikasi dan juga penting untuk
mengoptimalkan transaksi pemesanan.
Delivery
Catatan pengiriman merupakan dokumen penghubung secara legal. Tanpa
catatan pengiriman, barang hanya dapat dikirim jika sebuah invoice telah dibuat.
Ketika pengisian catatan pengiriman, goods issue yang terkait juga dipost. Barang
kemudian dikeluarkan dari warehouse dan semua perubahan terhadap jumlah stok
dipost.
Return
Pada saat pengisian retur, perusahaan dapat membalikkan post terhadap
pengiriman. Ketika pembuatan surat retur, kuantitas stok akan diperbaruhi sesuai
dengan perubahan. Return merupakan dokumen penyelesai proses pengiriman
maka jika invoice A/R belum dibuat untuk pengiriman yang ingin membalikkan,
dapat digunakan dokumen retur.
repository.unisba.ac.id
68
Gambar 5. 4 Workflow Return SAP Business One
A/R Invoice
Invoice A/R merupakan dokumen penghubung secara legal. Ketika invoice
A/R diterima, semua posting dilakukan pada akun pelanggan pada di
accounting. Jika catatan pengiriman dibuat sebelum invoice A/R dan perusahaan
menjual barang yang berada pada stok, stok juga akan diperbaharui sesuai dengan
invoice A/R yang telah di issue. Ketika perusahaan harus membuat catatan
pengiriman dan invoice A/R secara bersamaan pada proses penjualan,
pengisian terhadap catatan pengiriman harus terlebih dahulu dilakukan yang
kemudian diikuti oleh invoice A/R. Jika terjadi, maka sebenarnya sudah cukup
untuk membuat invoice A/R karena dokumen itu saja yang diperlukan untuk
pengiriman.
repository.unisba.ac.id
69
Gambar 5. 5 Fungsi-fungsi pada modul Sales – A/R
5.2.5 Purchasing – Modul A/P
Modul Pembelian memperbolehkan perusahaan untuk mengontrol
seluruh proses pembelian, dari negosiasi dan pembuatan purchase requisition
kepada vendor sampai dengan pengiriman dari barang yang dipesan serta
pemrosesan invoice dari vendor.
Jika sebuah transaksi pembelian seperti purchase order atau invoice dari
vendor dimasukkan kedalam OableO, maka dokumen tersebut disebut sebagai
dokumen pembelian. Berikut adalah daftar dokumen-dokumen pembelian
yang didukung oleh SAP Business One.
repository.unisba.ac.id
70
Gambar 5. 6 Document Flow pada Purchasing
Purchase Order
Ketika purchase order dimasukkan, tidak ada perubahan yang
mempengaruhi nilai pada bagian accounting. Kuantitas pemesanan akan diuraikan
pada inventory management. Perusahaan dapat melihat kuantitas yang dipesan
pada window dan laporan tertentu, seperti inventory status report dan item
master data window.
Receiving PO
Dokumen yang diterima harus dibuat langsung ketika perusahaan
menerima barang dari vendor. Ketika PO yang diterima dimasukkan, barang
diterima kedalam warehouse dan kuantitas barang masuk langsung diupdate.
A/P Invoice
Ketika invoice diterima, akun-akun yang berhubungan dengan vendor akan
diposting pada bagian accounting. Jika pada sistem, pengiriman untuk purchase
order belum mendahului invoice yang diterima, maka stok barang ditambah
ketika invoice di post. Jika inventory aktif dan invoice diterima dari vendor
diupdate tanpa ada proses dokumen sebelumnya, maka pesan akan terkirim
untuk menandakan bahwa tidak ada barang yang diterima pada saat posting
dibuat.
repository.unisba.ac.id
71
5.2.6 Business Partners Module
Modul ini memperbolehkan pengelolaan data terhadap semua mitra bisnis
dan juga terdiri dari semua informasi yang berhubungan pelanggan dan
vendor.
Gambar 5. 7 Tiga tipe mitra bisnis pada Business Partner Master Module
Informasi tertentu terhadap mitra bisnis dan disimpan kedalam table disebut
sebagai master data. Berikut adalah informasi mitra bisnis yang mewakilkan
master data :
‐ Nama perusahaan, alamat dan nomer telepon
‐ Nama kontak, nomer telfon, alamat e-mail
‐ Syarat pembayaran/daftar harga
‐ Sistem pembayaran
‐ Data-data yang berhubungan dengan accounting.
SAP Bussiness One dapat secara otomatis menganalisis master data dalam
sudut pandang proses bisnis secara keseluruhan. Sebagai contoh, syarat
pembayaran yang ditentukan untuk pelanggan dapat digunakan untuk
perhitungan-perhitungan (pada pemesanan) lebih lanjut.
repository.unisba.ac.id
72
5.2.7 Banking Module
Banking Module menyediakan transaksi pembelian yang lengkap, dan
mencakup penerimaan pembayaran, deposit, pembayaran belum dibayar, tabel
pembayaran, pernyataan bank dan rekonsiliasi. Untuk transaksi bank, adanya
perubahan dasar antar incoming payment dan outgoing payment. Fungsi
Incoming Payment digunakan untuk memasukkan semua pembayaran dari
pelanggan dan juga untuk menghubungkan invoice yang telah dipost. Sebaliknya,
fungsi outgoing payment menentukan pembayaran yang belum dibayar
perusahaan terhadap open invoice yang telah diterima oleh para vendor. Kedua
incoming dan outgoing payments dapat dibuat lewat transfer kredit bank, cek,
tunai atau dengan kartu kredit.
Gambar 5. 8 Metode Pembayaran pada Banking Module
Perusahaan dapat menentukan metode pembayaran seperti cek atau bank
transfer didalam sistem. Perusahaan juga dapat memilih metode pembayaran
berbeda untuk setiap mitra bisnis. Pada saat proses pembayaran, metode
pembayaran yang dipilih untuk mitra bisnis akan memengaruhi bagaimana system
menyelesaikan invoice.
Modul banking juga terdiri dari opsi rekonsiliasi. Data akun bank dapat
dimasukkan atau di impor secara langsung ke dalam modul tersebut. Posting
repository.unisba.ac.id
73
kredit dan debit atau data lainnya juga dapat disinkronisasikan dengan bank
pribadi perusahaan.
5.2.8 Inventory Module
Pada modul SAP Business One , perusahaan dapat mengelola semua barang
yang dibeli, dijual, dibuat atau yang sedang didalam stok. Modul inventory terdiri
dari semua informasi mengenai item master data perusahaan, item management,
transaksi inventory, daftar harga, pick/pack dan laporan inventory.
Pada modul inventory ada tiga-tipe item utama yaitu:
Purchase Item
Purchase Item adalah barang yang diperoleh dari vendor. Untuk membeli
sebuah barang, barang tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu pada modul
inventory.
Sales item
Sales item adalah barang yang dijual kepada pelanggan. Agar dapat menjual
sebuah barang, barang tersebut harus bisa didefinisikan sebagai sales item pada
modul inventory .
Warehouse item
Agar Oabl menggunakan barang yang berada pada inventory management,
barang tersebut harus dapat didefinisikan sebagai inventory item pada modul
inventori. Salah satu barang pada inventory module diklasifikasikan sebagai fixed
asset. Fixed asset item sebagai contoh adalah OableOer ataupun mebel yang
khusus untuk penggunaan internal.
SAP Business One memperbolehkan korelasi data secara langsung
keseluruh system termasuk semua data yang berhubungan dengan barang tertentu.
Data tersebut dapat mencakup terhadap semua area sistem, termasuk pembelian,
sales, produksi dan lain lain.
repository.unisba.ac.id
74
Goods Issue Processing
Goods Issue processing mewakilkan adanya pengurangan stok pada
warehouse karena disebabkan adanya barang yang dipindahkankan atau di
booking. Hal ini dapat dipicu secara internal dengan adanya production order
atau secara eksternal dengan adanya pengiriman kepada pelanggan.
Goods Issue juga mempunyai hubungan terhadap proses lainnya pada
perusahaan yaitu: delivery to customer (pengiriman sales item kepada
pelanggan), redelivery to customer (returns), scrapping (untuk barang pada
inventory yang sudah rusak dan harus dikeluarkan dari warehouse) dan
material dispatch for production order (dipicu oleh adanya production
order).
Goods Receipt
Goods Receipt merupakan bagian dari procurement dan juga bagian dari
inventory management. Biasanya bahan baku yang telah dikirim di post
terhadap bahan baku tersedia pada stok. Goods receipt tersebut dapat
didasarkan referensi terhadap Purchase Order vendor yang diterima oleh
perusahaan. Pada saat goods receipt dipost maka proses tersebut akan
dilakukan:
Gambar 5. 9 Stock Movement pada modul Inventory
repository.unisba.ac.id
75
‐ Mengupdate quantity field
‐ Mengupdate inventory dan biaya konsumsi
5.2.9 Production Modul
Gambar 5. 10 Production Process
Modul produksi menentukan BOM (Bill of Material) untuk produk
perusahaan, membuat dan maintain production order, mengontrol faktur
diterima dan mengisukan pesanan kepada produksi, membuat laporan
produksi dan dapat mengupdate harga barang-barang utama secara global. Pada
bill of materials untuk suatu produk, perusahaan dapat menentukan beberapa
komponen serta jumlah komponen yang berada pada dalam produk tersebut.
Informasi didalam BOM dapat digunakan untuk memastikan bahwa komponen
tertentu mempunyai kuantitas yang benar serta jumlah yang benar sesuai dengan
yang ada pada BOM tersebut.
Production Order adalah perintah untuk memproduksi atau pun
memperbaiki barang produksi. Production Order mendukung perencanaan dan
perakitan dari barang produksi, melacak semua transaksi material serta biayanya
yang terkait pada proses produksi.
repository.unisba.ac.id
76
Gambar 5. 11 Tipe Production Order
Pada kasus tertentu, sebuah finished product didefinisikan sebagai hasil dari
seluruh proses produksi. Sebaliknya kadang finished product dapat dikatakan
sebagai jumlah barang yang dijual tetapi bukan hasil dari proses proses
produksi atau perakitan. Struktur produk yang berada pada modul produksi dapat
dibedakan sebagai berikut :
Production BOM
Fungsi ini digunakan untuk mendefinisikan BOM multilevel yang
mempunyai hirarki penyusunan komponen-komponen. Pada saat produksi
PBOM mewakilkan sebuah finished product yang terdiri dari inventory
components. PBOM merupakan salah satu tipe BOM yang digunakan pada
proses MRP dan juga selalu digunakan pada production order umum. Komponen
pada PBOM terdiri dari barang secara fisik (seperti skrup atau papan kayu)
ataupun objek virtual (seperti jam kerja).
repository.unisba.ac.id
77
Assembly Bill of Materials (ABOM)
Didalam ABOM, barang jadi terlihat pada dokumen Sales Order (dengan
beranggapan bahwa barang jadi tersebut adalah satu set mebel untuk di kebun).
Perusahaan dapat menggunakan ABOM untuk menentukan barang jadi. Barang
jadi tidak disimpan sebagai satu set didalam warehouse melainkan komponen
individu yang terdiri didalam set tersebut (seperti kursi, meja, OableO).
Sales Bill of Materials (SBOM).
SBOM dan ABOM mewakilkan barang jadi yang telah dirakit pada tahap
Sales. Perbedaan antar ABOM dan SBOM adalah pada ABOM, barang jadi
terlihat pada dokumen Sales order sedangkan pada SBOM, kedua dari produk jadi
dan komponennya terlihat pada dokumen SO.
Gambar 5. 12 Contoh Production BOM
repository.unisba.ac.id
78
Gambar 5. 13 Contoh Sales Bill of Materials
5.2.10 MRP Module
Modul MRP memperbolehkan perusahaan untuk merencanakan
material requirements pada poses manufaktur. MRP menghitung keperluan-
keperluan untuk tingkat BOM tertinggi sesuai dengan sales order dan forecast
demands. Selain itu, modul tersebut juga mengestimasi keperluan-keperluan
pada tingkat BOM yang terendah sesuai dengan permintaan utama. Tingkat
terendah mungkin dapat diperlukan oleh keperluan independen seperti sales order
dan forecast.
Menjalankan laporan MRP dapat memberikan perencanaan rekomendasi
untuk perusahaanyang memenuhi keperluan-keperluan utama dengan
mempertimbangkan stok yang ada dan juga pembelian yang telah dibuat serta
production order. Proses MRP juga mempertimbangkan peraturan yang
terencana, seperti multiple orders, order intervals dan lain lain. Pada
akhirnya rekomendasi terencana baru akan dijadwalkan secara terbalik sesuai
dengan lead- time yang didefinisikan.
Forecasting
Produk yang telah diramal akan diproduksi ketika sales order tertentu
diterima sehingga barang dapat dikirim dengan waktu yang terjadwal.
Order Recommendation Report
repository.unisba.ac.id
79
Digunakan untuk memperlihatkan daftar dari semua rekomendasi MRP
sesuai dengan Order Recommendation Report pemilihan yang telah didefinisikan.
Gambar 5. 14 Contoh Forecasting
MRP Wizard – proses 5 tahap untuk mendefinisikan uraian MRP baru dan
juga menganalisis hasil MRP tersebut. Tahapnya sebagai berikut :
Membuat dan maintain scenario MRP
Menyimpan scenario MRP
Update dan/atau mendefinisikan forecast individu
Melampirkan forecast individu terhadap suatu scenario
Menjalankan MRP
repository.unisba.ac.id
80
Gambar 5. 15 P roses MRP Wizard
5.2.11 Service Module
Sub-function yang berada pada modul service
Service call
Fitur ini memperbolehkan perusahaan untuk menyelesaikan pertanyaan
pelanggan serta mengurus masalah yang berhubungan dengan barang.
Modul ini terdiri dari sebuah solution knowledge database yang
membantu untuk penyelesaian masalah tersebut.
Customer Equipment Card
CEC adalah database yang terdiri dari informasi untuk setiap barang yang
dimana jasa diberikan.
Service Contract
SC adalah persetujuan hubungan legal dan formal yang memperbolehkan
pelanggan untuk menerima service terhadap barang tertentu pada jangka
waktu tertentu. SAP Business One mendukung tipe SC berikut :
o Pelanggan menyediakan service terhadap semua barang yang dibeli
oleh pelanggan.
o Item Group menyediakan service terhadap item group yang
didefinisikan pada SC.
o Serial Number menyediakan service terhadap serial numbers yang
didefinisikan pada SC.
repository.unisba.ac.id
81
Knowledge Base Solution.
Fungsi ini membantu memproses service, mempercepat performa service
serta memperbolehkan sumber daya eksternal untuk melihat pertanyaan
dan solusi mengenai produk organisasi.
Service Reports
Memperbolehkan perusahaan untuk melihat dan menganalisis data
mengenai service contracts, customer equipment, dan service calls.
5.2.12 Human Resources Module
Modul ini mencakup kegiatan-kegiatan berikut:
Memasukkan dan maintain informasi pekerja yang bersifat umum
maupun personal.
Employee Master data memperbolehkan perusahaan untuk mengelola
informasi mengenai tingkat pendidikan pekerja, pekerjaan masa lalu serta
hari-hari absen.
Menganalisis biaya dan gaji karyawan
Human resource reports memperbolehkan perusahaan untuk membuat
beberapa laporan dan daftar pekerja secara ideal agar operasi bisnis
berjalan lebih efisien.
5.2.13 Reports Module
SAP Business one terdiri dari modul laporan yang lengkap dan
terintegrasi. Laporan-laporan yang didukung mencakup banyak dari bagian
perusahaan seperti pembuatan laporan bisnis, akuntansi, warehouse, keuangan
dan account statement.
Untuk membantu user dalam pembuatan laporan, modul ini terdiri
dari Reports Wizard yang menyediak an penjelasan step-by-step untuk
mendefinisikan sebuah query. Modul ini juga memperbolehkan untuk
mengekspor semua laporan kedalam bentuk dokumen Microsoft Excel dan
MicrosoftWord.
repository.unisba.ac.id
82
5.2 Analisis SAP Business One Menggunakan Diagram Konteks
5.2.1 Analisis Sistem SAP Business One Diagram Konteks
Pada Gambar 5.16 menjelaskan sebuah proses pada system SAP Business
One. Terdapat tiga (3) entitas diantaranya yaitu entitas vendor, customer, dan lead.
Setiap masing-masing entitas memiliki sebuah data input dan output. Pertama,
pada entitas vendor mendapat data input proses SAP Business One yaitu data A/P
credit memo, A/P down paymen invoice, A/P invoice, A/P reserve invoice, good
receipt PO, good return, dan purchase order. Entitas vendor juga memberikan
output ke proses SAP Business One yaitu contact person, document date, item no,
aktivitas A/P, dan aktivitas financial. Setelah dibandingkan dan dianalisis maka
hasil yang didapat adalah empat aktivitas yang dimasukan kedalam sistem SAP
Business One. Pertama purchase order produk dimasukan kedalam aktivitas
purchase order SAP Business one, kedua aktivitas mengecek produk ke toko
dimasukan ke Goods Receit PO, ketiga Menerima produk juga dimasukan
kedalam Goods Receipt PO, dan yang keempat aktivitas mengirim faktur
pembelian dimasukan kedalam aktivitas financial. Dalam proses pembelian
produk jadi ini ada satu aktivitas yang tidak dimasukan kedalam sistem SAP
Business One yaitu aktivitas mengirim produk ke toko, karena dalam SAP
Business One pengirimin tidak terprogramkan atau tidak di proses tetapi proses
dari datanya saja yang di proses. Berikut gambar 5.26 yang menggambarkan
perbandingan antar sistem informasi perusahaan Soes Merdeka proses pembelian
produk jadi dengan SAP Business purchase.
repository.unisba.ac.id
98
Gambar 5. 26 Perbandingan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka Proses Pembelian Produk Jadi dengan SAP Business One
(Purchase)
Purchase Order
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Vendor
Vendor Ref No
Posting Date
A/P Credit Memo
A/P Down Payment Invoice
A/P Invoice
A/P Reserve Invoice
Landed Costs
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
Good Receipt PO
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
Goods Return
Contact Person
Document Date
Item No
Name
Posting Date
Vendor
Vendor Ref No
A/P
Purchase Order
Goods Return
Good Receipt PO
Vendor
Vendor
Vendor
VENDOR
1.4
FINANCIAL
(SAP BUSINESS ONE)
INVENTORY
1.2.1
Purchase Order
1.2.2
Goods Receipt PO
1.2.3
Goods Return
1.2.4
A/P
BUSINESS PARTNERS
Purchase Order Produk Luar
Pembayaran Produk Luar
Faktur Pembelian Produk Luar
Pengiriman Produk Luar
Produk Luar
Faktur Pembelian Produk Luar
Produk Luar
Produk Luar
Faktur Pembelian Produk Luar
Produk LuarPengiriman Produk Luar
Suplier Produk Luar
Supplier Produk Luar
Keuangan
Gudang
1.3.2
Purchase Order Produk
1.3.3
Menerima Produk Luar
1.3.4
Mengecek Produk ke Toko
1.3.5
Mengirim Produk ke Toko
1.3.6
Mengirim Faktur Pembelian
Suplier
repository.unisba.ac.id
99
5.8 Penyelarasan Sistem Informasi Perusahaan Soes Merdeka ke SAP
Business One
Pada tahap penyelarasan ini akan dilakukan pengambilan setiap informasi
dari perbandingan yang telah dilakukan. Setiap sistem akan memuat informasi
data apa yang dibutuhkan dan entitas mana yang akan diambil untuk bisa
diterapkan ke SAP Business One.
repository.unisba.ac.id
100
Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One
NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE
DIAGRAM KONTEKS S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku DIAGRAM KONTEKS SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Suplier Bahan Baku a. Customer
b. Suplier Produk Luar b. Vendor b. Suplier Produk Luar b. Vendor
c.Konsumen c. Lead c.Konsumen c. Lead
d. Distributor d. Distributor
Level I S.I Perusahaan Soes Merdeka a. Suplier Bahan Baku a. Gudang Level I SAP BUSINESS ONE a. Customer a. Business Partners a. Suplier Bahan Baku a. Customer
S.I Perusahaan b. Suplier Produk Luar b.Suplier SAP BUSINESS ONE b. Vendor b. Inventory b. Suplier Produk Luar b. Vendor
Soes Merdeka c. Konsumen c. Produksi c. Lead c.Konsumen c. Lead
d. Distributor d.Penjualan d. Distributor
e. Keuangan
PEMBELIAN BAHAN BAKU a. Purchase Order a. Suplier Bahan Baku a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order a. Purchase Order
Level 2 b. Update Inventory b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Update Inventory b. Good Receipt PO
c. Memasukan Bahan Baku c. Suplier c. Good Return c. Memasukan Bahan Baku c. Good Return
d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P d. Mengirim Faktur Keuangan d. A/P
e. Financial e. Financial
PEMBELIAN PRODUK JADI a. Purchase Order Produk Jadi a. Suplier Produk Luar a. Gudang PURCHASE a. Purchase Order a. Vendor a. Inventory a. Purchase Order Produk Jadi a. Purchase Order
Level 2 b. Menerima Produk Jadi b. Keuangan Level 2 b. Good Receipt PO b. Business Partner b. Menerima Produk Jadi b. Good Receipt PO
c. Mengecek Produk c. Suplier c. Good Return c. Mengecek Produk c. Good Return
d. Mengirim Produk ke toko d. A/P d. Mengirim Produk ke toko d. A/P
e. Mengirim Faktur Pembelian e. Financial e. Mengirim Faktur Pembelian e. Financial
SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE
PENYELARASAN
repository.unisba.ac.id
101
Lanjutan Tabel 5. 1 Penyelarasan Sistem Informasi Soes Merdeka dan SAP Business One
NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE NAMA SISTEM PROSES ENTITAS DATA BASE
PENJUALAN PRODUK a. Pengecekan Produk a. Konsumen a. Penjualan SALES a. Sales Quotiation a. Customer a. Inventory a. Pengecekan Produk a. Sales Quotiation
Level 2 b Menjual Produk b. Gudang Level 2 b. Sales Order b. Lead b. Business Partner b Menjual Produk b. Sales Order
c. Mengelola Uang c. Keuangan c. Delivery c. Mengelola Uang c. Delivery
d. Laporan Penjualan d. Return d. Laporan Penjualan d. Return
e. A/R e. A/R
f. Financial f. Financial
PRODUKSI a. Menerima Order Konsumen a. Distributor a. Gudang PRODUCTION a. Bill Of Material a. Inventory a. Menerima Order Konsumen a. Bill Of Material
Level 2 b. Menerima PO Agen/Distributor b.Produksi Level 2 b. Production Order b. Menerima PO Agen/Distributor b. Production Order
c. Membuat/Melihat Resep c. Keuangan c. Receipt From Product c. Membuat/Melihat Resep c. Receipt From Product
d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production d. Menyediakan Bahan d. Issue for Production
e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent e. Produksi Kue atau Roti e. Update Parent
f. Pencatatan Produksi f. Pencatatan Produksi
g. Pengiriman Produk g. Pengiriman Produk
h. Mengirim Faktur h. Mengirim Faktur
SOES MERDEKA SAP BUSINESS ONE
PENYELARASAN
repository.unisba.ac.id
102
Proses Pembelian Bahan Baku dan Purchase
Pada proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes Merdeka terdapat
entitas suplier bahan baku yang akan memberikan informasi dan menerima
informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian bahan baku. Adapun
proses dari pembelian bahan baku yaitu:
1.Purchase order
2. Update Inventory
3. Memasukan Bahan Baku
4. Mengirim faktur Keuangan
Adapun pada proses Purchase yaitu:
1. Purchase Order
2. Good Receipt PO
3. Good return
4. A/P
5. Financial
Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses
tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:
Proes Purchase order diselaraskan dengan proses purchase order SAP
Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke vendor dalam
proses pembelian.
Update Inventory dan Memasukan Bahan Baku diselaraskan dengan Good
Receipt PO, karena update inventory pada proses ini merupakan
pencatatan penerimaan untuk penerimaan yang dilakukan dan untuk
pencetakan good receipt untuk diserahkan ke supplier. Jadi kedua sama
dalam setiap prosesnya.
Mengirim Faktur Keuangan diselaraskan dengan A/P, karena A / P
merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya
dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya.
Proses Pembelian Produk Jadi dan Purchase
Proses ini sama dengan proses pembelian bahan baku diperusahaan Soes
Merdeka tetapi yang membedakan adalah dari barang yang dibeliny. Pada
repository.unisba.ac.id
103
proses ini juga terdapat entitas suplier bahan baku yang akan memberikan
informasi dan menerima informasi dari setiap aktifitas pada proses pembelian
bahan baku. Adapun proses dari pembelian produk Jadi yaitu:
1. Purchase order produk jadi
2. Menerima produk jadi
3. Mengecek produk
4. Mengirim produk ke toko
5. Mengirim produk pembelian
Adapun pada proses Purchase yaitu:
1. Purchase Order
2. Good Receipt PO
3. Good return
4. A/P
5. Financial
Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses
tersebut. Berikut analisis penyelarasanya:
Proes Purchase order produk jadi diselaraskan dengan proses purchase
order SAP Business One karena kedua proses ini sama-sama order ke
vendor dalam proses pembelian.
Menerima produk jadi dan Mengecek produk diselaraskan dengan Good
Receipt PO, karena kedua aktifitas ini merupakan pencatatan penerimaan
untuk penerimaan yang dilakukan, untuk pencetakan good receipt untuk
diserahkan ke supplier dan mengecek setiap produk.
Mengirim Faktur pembelian diselaraskan dengan A/P, karena A/P
merupakan permintaan untuk pembayaran. Hal ini juga mencatat biaya
dalam laporan laba rugi dan mengirim setiap fakturnya pembelianya.
Proses Penjualan Produk dan Sales
Pada prose penjualan di perusahaan Soes Merdeka terdapat entitas Konsumen
yang akan salingmberinteraksi untuk setiap proses penjualan, maka pada
proses penjualan ini diselaraskan dengan proses Sales pada SAP Business
One. Setiap proses dari proses penjualan perusaan Soes Merdeka adalah:
repository.unisba.ac.id
104
1. Pengecekan Produk
2. Menjual Produk
3. Mengelola uang
4. Laporan penjualan
Dan pada proses Sales SAP Business One yaitu:
1. Sales Quotiation
2. Sales Order
3. Delivery
4. Return
5. A/R
6. Financial
Setelah dilakukan perbandingan maka dapat diselaraskan dari kedua proses
tersebut. Pada proses sales ini pengecekan produk dari gudang tidak
dimasukan kedalam sistem SAP Business one, karena pengecekan hanya
dilakukan secara langsung tidak memakai aplikasi, sedangkan dalam SAP
Business One berbasis aplikasi. Maka penyelarasan yang diambil adalah
sebagai berikut:
Menjual produk diselaraskan dengan empat proses di SAP business one
karena pada prose penjualan produk di perusahaan Soes merdeka dapat
langsung diproses dengan proses yang ada di SAP Business One yaitu
Sales Quotiation untuk penawaran barangnya, Sales Order untuk penjualan
langsungnya, Delivery untuk mengirim kan barangnya dan return untuk
pengembalian jika terdapat produk yang cacat.
Mengelola Uang diselaraskan dengan A/R karena A/R merupakan proses
untuk pembayaran yang dilakukan konsumen.
Laporan penjualan diselaraskan dengan Financial, karena pada proses
financial ini memiliki basis data unutk seluruh laporan keuangan.
repository.unisba.ac.id
105
5.9 Penerapan SAP Business One pada Perusahaan Soes Merdeka
5.9.1 SAP Busines One Administration Soes Merdeka
Pada Saat Memulai Sistem Dari SAP Business One biasanya Perusahaan
harus membuat Blueprint terlebih dahulu yang dibantu oleh Partner SAP untuk
menentukan pola dan settingan yang akan digunakan pada saat Aplikasi SAP B1
dijalankan. Di dalam module ini menyimpan semua informasi tentang Perusahaan
dan informasi seluruh pengguna yang menggunakan sistem ini. Seperti:
Currency Exchange Rate
Autorisasi dan alerts
Approval procedure
Email internal
Choose Company
User Code
Menentukan nama pengguna untuk melakukan login
Password
Masukkan password anda
Change User
Membersihkan Field User code dan password dan lakukan login ulang.
Current Server
Pilih Server MS_SQL2005 Atau MS_SQL2008
Company Or Current User
Menampilkan semua database perusahaan yang telah di definisikan di
dalam server
Company Name
Menampilkan nama perusahaan
Database Name
Menampilkan Nama database yang Telah dibuat sebelumnya di dalam
Server
localization
Mengindikasikan lokasi Perusahaan yang digunakan pada SAP Business
One
repository.unisba.ac.id
106
Version
Menampilkan versi dari Database
New
Membuat Database Baru pada server
Gambar 5. 27 Aplikasi SAP Business One Pemilihan Perusahaan
System initialization
Company Details
General Settings
Posting Period
Authorizations
Document numbering
Document Setting
Print Preference
Menu Structure
E-Mail Settings
Opening Balance
5.9.2 SAP Business One Proses Sales Quotation Soes Merdeka
Sebelum melakukan pemesanan. Pelanggan sering membutuhkan review
penjualanuntuk diperiksa di perusahaan mereka. Sebagai proposal barang dan jasa
ke pelangganatau calon pelanggan. Dalam Transaksi ini tidak akan membentuk