41 BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN 4.1. Umum Dalam lingkungan bisnis yang global sekarang ini, setiap perusahaan dituntut untuk mampu bersaing dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi saluran distribusi dengan tujuan untuk memperebutkan pasar yang ada serta memperthankan dan memperkuat posisi perusahaan dalam menghadapi pesaing-pesaingnya. Disisi lain perkembangan teknologi informasi mempengaruhi pemrosesan data untuk perkembangan teknologi informasi yang berguna dalam rangka pengambilan keputusan. Salah satu sistem informasi untuk pengambilan keutusan adalah sistem informasi akuntansi. Informasi akuntansi bertugas untuk mencatat, mengolah, menyimpan data, menyediakan informasi akuntansi dan keuangan kepada pengguna. Pemrosesan data informasi akuntansi dapat dilakukan secara manual atau komputerisasi, sistem manual banyak menggunakan media kertas/dokumen untuk mencatat transaksinya. Proses memasukan dan mengolah data secara manual rentan terhadap human error karena manuisa tidak selamanya berada dalam kondisi yang baik. Saat lelah manusia tidak dapat produktif melakukan pekerjaannya dengan baik sehingga memungkinkan data ada mengandung kesalahan yang tidak disengaja. Bila yang dimasukan kedalam sistem kurang akurat, maka proses yang dilakukan dalam sistem
33
Embed
BAB IV PERANCANGAN SISTEM USULAN€¦ · Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
41
BAB IV
PERANCANGAN SISTEM USULAN
4.1. Umum
Dalam lingkungan bisnis yang global sekarang ini, setiap perusahaan dituntut
untuk mampu bersaing dalam meningkatkan kinerja dan efisiensi saluran distribusi
dengan tujuan untuk memperebutkan pasar yang ada serta memperthankan dan
memperkuat posisi perusahaan dalam menghadapi pesaing-pesaingnya. Disisi lain
perkembangan teknologi informasi mempengaruhi pemrosesan data untuk
perkembangan teknologi informasi yang berguna dalam rangka pengambilan
keputusan.
Salah satu sistem informasi untuk pengambilan keutusan adalah sistem
informasi akuntansi. Informasi akuntansi bertugas untuk mencatat, mengolah,
menyimpan data, menyediakan informasi akuntansi dan keuangan kepada pengguna.
Pemrosesan data informasi akuntansi dapat dilakukan secara manual atau
komputerisasi, sistem manual banyak menggunakan media kertas/dokumen untuk
mencatat transaksinya.
Proses memasukan dan mengolah data secara manual rentan terhadap human
error karena manuisa tidak selamanya berada dalam kondisi yang baik. Saat lelah
manusia tidak dapat produktif melakukan pekerjaannya dengan baik sehingga
memungkinkan data ada mengandung kesalahan yang tidak disengaja. Bila yang
dimasukan kedalam sistem kurang akurat, maka proses yang dilakukan dalam sistem
42
informasi akuntansi manual akan menghasilkan informasi yang tidak akurat dan
lambat penyajiannya.
Untuk mengantisipasi hal tersebut diperlukan sistem komputerisasi akuntansi
dimana pencatatan akuntannsi secara manual kini digantikan oleh komputer yang
terprogram untuk mencatat transaksi dan proses transaksi, serta menyajikan
informasi. Untuk memproses suatu data baik itu pencatatan dan perhitungan
semuanya dilakukan oleh komputer sehingga dapat mengurangi factor human error
dan juga lebih menghemat waktu. Hal itu tentunya memberikan dampak positif bagi
perusahaan dan sumber daya manusia, yaitu pekerjaan akuntansi akan lebih mudah
dan cepat serta dapat meminimalisasi kesalahan dalam menyusun laporan keuangan.
4.2. Prosedur Sistem Akuntansi Usulan
Sistem berjalan yang penulis usulkan tidak jauh beda dari sistem sebelumnya,
hanya saja ada beberapa hal pekerjaan yang dibantu oleh komputer. Dalam sistem ini
ada bebrapa prosedur yang dilaksanakan untuk melakukan penerimaan, prosesur
tersebut sebagai berikut:
1. Prosedur Penerimaan Pembayaran SPP
Siswa wajib membayar iuran SPP sesuai dengan kelas siswa masing-masing,
karena setiap kelas pembayaran SPP berbeda. Setiap pembayaran dilakukan,
siswa dapat langsusng mendatangi ruang Tata Usaha yang kemudian siswa
memberikan kartu SPP dan jumlah uang iuran yang akan dibayar kepada petugas
Tata Usaha. Setelah pembayaran dilakukan, petugas Tata usaha mencatat di kartu
SPP milik siswa dan menginput pembayaran ke dalam file penerimaan kas.
43
Setelah proses penginputan selesai, petugas memberikan kembali kartu SPP
milik siswa serta kwitansi pembayaran yang telah dilakukan.
2. Prosedur Pencatatan Kas
Berdasarkan file penerimaan kas petugas Tata Usaha membuat laporan
penerimaan kas setiap 1 bulan sekali sebagai bukti penerimaan kas pada setiap
bulannya.
3. Prosedur Pembuatan Surat Teguran
Surat teguran dibuat berdasarkan dari Data Penerimaan Kas, data penerimaan kas
itu adalah sebagai data pembayaran SPP dari siswa setiap harinya yang akan di
rekap setiap bulannya. Maka bagi siswa yang telat atau menunggak pembayaran
SPP akan dibuatkan surat teguran dari pihak Tata Usaha yang kemudian akan
ditanda tangani oleh Kepala Sekolah, Surat Teguran yang sudah di ACC oleh
Kepala Sekolah akan diberikan ke wali kelas yang juga nantinya akan ditanda
tangani oleh wali kelas dan kemudian akan diberikan kepada siswa melalui wali
kelas.
4. Prosedur Laporan Penerimaan Kas
Setiap akhir bulan petugas Tata Usaha akan membuat laporan penerimaan kas
selama satu bulan penuh. Laporan penerimaan kas akan diberikan kepada Kepala
Sekolah dan Ketua Yayasan sebagai bukti laporan penerimaan kas pada setiap
bulannya.
44
4.3. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Usulan
Diagram alir data pada sistem penerimaan SPP usulan ini dijelaskan dengan
diagram konteks, dan diagram nol.
4.3.1. Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan
Kartu SPP, KWT LPK
& ST
Kartu SPP LPK ACC
ST
ST ACC
LPK ACC
Gambar IV.1
Diagram Konteks Sistem Akuntansi Usulan
Keterangan :
LPK : Laporan Penerimaan Kas
LPK ACC : Laporan Penerimaan Kas ACC
ST : Surat Tegran
ST ACC : Surat Teguran ACC
KWT : Kwitansi
Siswa
Ketua
Yayasan
Kepala
Sekolah
0
Perancangan Sistem
Informasi Penerimaan
Kas Pada MI Raudlatull
Mubtadiin Jakarta
45
4.3.2. Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan
Data Siswa File Siswa
Kartu SPP
SiSiswa Kartu SPP
File Penerimaan Kas
Kartu SPP &
KWT
DPK
ST ACC DPK
ST
File Surat Teguran
ST ACC
DPK
Data Perkiraan File Perkiraan
Data Jurnal File Jurnal
LPK
LPK ACC
LPK ACC Data Jurnal
Gambar IV.2
Diagram Nol Sistem Akuntansi Usulan
Keterangan :
DPK : Data Penerimaan Kas
2
Pencatatan
Kas
3
Pembuatan
Surat Teguran
Kepala
Sekolah
5
Laporan
Ketua
Yayasan
Siswa 1
Penerimaan
Pembayaran
SPP
D1
D2
D3
4
Penjurnalan D5
D4
46
4.4. Kamus Data Sistem Akuntansi Usulan
Kamus data sistem penerimaan kas yang penulis usulkan untuk digunakan
dalam merancang masukan, laporan-laporan database adalah sebagai berikut :
4.4.1. Kamus Data Dokumen Masukan Sistem Akuntansi Usulan
1. Kartu SPP
Nama Arus Data : Kartu SPP
Alias : -
Bentuk data : Cetakan komputer
Arus Data : Siswa – proses 1
: proses 2 – siswa
Penjelasan : sebagai bukti pembayaran SPP
Periode : setiap ada pembayaran perbulan
Volume : + 1 bulan
Struktur data : Header + isi + Footer
Header : Nama siswa + Kelas + No. Induk + Nisn
Isi : Bulan + Tanggal + iuran + jumlah + paraf
Footer : mengetahui + tanda tangan
2. Perkiraan
Nama Arus Data : Perkiraan
Alias : -
Bentuk data : Cetakan komputer
Arus Data : File Perkiraan – proses 4
Penjelasan : sebagai pelengkap penjurnalan
47
Periode : setiap pembuatan jurnal
Volume : 30
Struktur data : Header + isi
Header : Logo + Nama Sekolah + Judul
Isi : No_Perkiraan + nama_perkiraan
4.4.2. Kamus data Dokumen Keluaran Sistem Akuntansi Usulan
1. Nama Arus Data : Kwitansi
Alias : KWT
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus Data : Proses 2 - siswa
Penjelasan : Sebagai bukti telah melakukan pembayaran
Periode : Setiap pembayaran SPP
Volume : 50
Struktur Data : Isi + Header + Footer
Header : Logo + Nama Madrasah
Isi : No. Pembayaran + No. Induk + Nama Siswa + Kode Kelas +
Bulan + Jumlah Pembayaran + Tanggal Bayar + Id User +
Nama User
Footer : paraf petugas
48
2. Nama Arus Data : Surat Teguran
Alias : ST
Bentuk Data : Cetakan komputer
Arus Data : Proses 3 – Kepala Sekolah
Penjelasan : Sebagai bentuk teguran
Periode : Setiap ada siswa yang telat membayar SPP