Page 1
52
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1. Universitas Terbuka
Universitas Terbuka (UT) adalah perguruan tinggi Negeri yang ke 45 di
Indonesia yang diresmikan pada tanggal 4 September 1984, berdasarkan
keputusan Presiden RI Nomor 41 Tahun 1984, Dengan menyelenggarakan sistem
belajar jarak jauh dan terbuka. Istilah jarak jauh berarti pembelajaran tidak
dilakukan secara tatap muka, melainkan menggunakan media, baik media cetak
(modul) maupun non cetak (video/audio, Komputer/Internet, siaran radio dan
televisi). Makna terbuka adalah tidak ada pembatas usia, tahun ijazah, masa
belajar, waktu registrasi, dan frekuensi waktu ujian. Batasan yang ada hanyalah
bahwa setiap calon mahasiswa UT harus sudah menamatkan jenjang pendidikan
sekolah menengah atas (SMA atau yang sederajat).
4.1.1 Tujuan Pendirian Universitas Terbuka
Dalam mendukung meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang
berkualitas serta ikut serta mencerdaskan kehidupan bangsa, maka universitas
terbuka memberikan kesempatan kepada semua warga negara dalam
meningkatkan pendidikan tinggi di Universitas terbuka, oleh karena itu tujuan
didirikannya Universitas Terbuka antara lain :
Page 2
53
1. Memberikan kesempatan yang luas bagi warga negara Indonesia dan
warga negara asing, dimanapun tempat tinggalnya untuk memperoleh
pendidikan tinggi.
2. Memberikan layanan pendidikan tinggi bagi mereka, yang karena bekerja
atau karena alasan lain, tidak dapat melanjutkan pendidikannya di
perguruan tinggi tatap muka.
3. Mengembangkan program pendidikan akademik dan profesional sesuai
dengan kebutuhan nyata pembangunan yang belum banyak dikembangkan
oleh perguruan tinggi lain.
4.1.2 Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) Universitas Terbuka (UT),
Bandung.
Unit Program Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) UT Bandung adalah unit
pelaksana teknis di daerah. Adapun fungsi dan tugas UPBJJ-UT Bandung adalah
sebagai tempat mahasiswa untuk melakukan kegiatan administratif akademik dan
kegiatan akademik. Untuk kegiatan sehari-hari, UPBJJ-UT mempunyai tugas
penyelenggaraan pelayanan belajar jarak jauh.
Dalam menyelenggarakan tugas tersebut UPBJJ-UT mempunyai fungsi pokok
yaitu:
1. Melaksanakan kegiatan administrasi dan humas serta promosi yang di
koordinasi oleh Ka.Subbag Tata Usaha. Melaksanakan kegiatan pelayanan
administrasi akademik yang meliputi kegiatan registrasi dan pengujian.
Page 3
54
Kegiatan ini tidak dilakukan secara bersamaan tetapi sangat berkaitan dan
berkesinambungan. Oleh karena itu dapat dikoordinasi oleh satu orang
koordinator. Jika beban kerja UPBJJ-UT meningkat karena perubahan
jumlah mahasiswa, UPBJJ-UT dapat memecahnya menjadi dua yaitu
koodinator registrasi dan koordinator pengujian.
2. Melaksanakan kegiatan pelayanan bantuan belajar dan layanan bahan ajar
yang meliputi pelaksanaan tutorial dan ekstrakurikuler. Pelaksanaan
tutorial di masa yang akan datang diharapkan volumenya akan meningkat
yaitu dengan adanya kebijakan baru tentang tutorial dengan rancangan
khusus, kegiatan ini cukup dikoordinasi oleh seorang koordinator.
3. Mengembangkan, membina, dan melaksanakan kerjasama dengan
berbagai instansi. Fungsi ini adalah wewenang Kepala UPBJJ-UT yang
akan menjadi tidak efektif jika didelegasikan kepada koordinator atau staf
lainnya.
UPBJJ-UT Bandung mempunyai cakupan wilayah kerja dengan 18 (delapan
belas) Kabupaten/Kota di Propinsi Jawa Barat. Dalam menyelengarakan tugasnya
UPBJJ-UT Bandung mempunyai fungsi antara lain, melaksanakan layanan
administrasi umum, layanan akademik, akademik dan kemahasiswaan serta
mengembangkan, membina dengan melaksanakan kerjasama dengan berbagai
instansi daerah.
Selain itu layanan akademik dan umum yang ada di UPBJJ Universitas
Terbuka Bandung, dibawah tanggung jawab Kepala Tata Usaha, Koordinator
Page 4
55
registrasi dan ujian, (REGJIAN) dan Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan
Bahan Ajar (BBLBA).
4.1.3. Visi dan Misi
UPBJJ-UT Bandung dalam melaksanakan kegiatan-kegiatannya yang
menjadi prioritas acuan dalam melaksanakan program kerjanya yaitu berpegang
kepada visi dan misi yaitu sebagai berikut :
- Visi
Menjadi UPBJJ-UT yang berkualitas dalam bidang PTJJ untuk membantu
mewujudkan Universitas Terbuka sebagai salah satu institusi PTJJ unggulan di
antara institusi PTJJ di Asia 2010 dan di dunia 2020.
- Misi
1. Memperluas kesempatan belajar bagi masyarakat di wilayah UPBJJ-UT pada
jenjang pendidikan tinggi yang berkualitas.
2. Meningkatkan efektifitas pembelajaran melalui layanan bantuan belajar.
3. Memastikan penyelenggaraan evaluasi proses dan hasil belajar dilakukan secara
kredibel.
4.Meningkatkan partisipasi masyarakat pengguna dalam pendidikan berkelanjutan
untuk mewujudkan masyarakat berbasis pengetahuan (knowledge-based
society).
Page 5
56
5. Menyebarluaskan dan berbagi informasi tentang PTJJ secara inovatif dan
berkesinambungan.
6. Memperkokoh persatuan dan kesatuan bangsa khususnya di wilayah kerja
UPBJJ-UT melalui pendidikan secara luas dan merata.
7. Meningkatkan pemahaman lintas budaya dan jaringan kerjasama melalui
kemitraan pendidikan pada tingkat lokal, regional, nasional, dan global.
4.1.4 Kebijakan Kualitas
1. Meningkatkan efektifitas sistem manajemen kualitas UT secara
berkesinambungan demi meningkatkan layanan registrasi, distribusi bahan
ajar, bantuan belajar, evaluasi hasil belajar, administrasi kelulusan dan
sertifikasi.
2. Melakukan kegiatan promosi untuk menunjang pencapaian jumlah mahasiswa
non-FKIP menjadi 150.000 pada tahun 2015 dan memantapkan citra institusi/
lembaga.
3. Menginisiasi, mengembangkan dan memelihara kerjasama dengan berbagai
pihak (Lembaga Pemerintah dan Swasta).
4. Mengirimkan bahan ajar, bahan ujian, bahan kelengkapan akademik dan bahan
pendukung ujian secara akurat, tepat waktu, tanpa cacat, dan efisien dengan
melakukan perbaikan secara berkesinambungan.
Page 6
57
4.1.5 Struktur Organisasi UPBJJ-UT Bandung
Struktur Organisasi UPBJJ-UT Bandung mengacu pada SK Mendiknas RI
Nomor 123/O/2004 tanggal 6 Oktober 2004 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Universitas Terbuka. Untuk mendukung seluruh kegiatan yang menjadi tanggung
jawabnya, UPBJJ-UT Bandung melakukan penyesuaian terhadap struktur
organisasi pelayanan mahasiswa yang telah ditetapkan oleh UT. Penyesuaian
tersebut dilakukan berdasarkan hasil evaluasi internal terhadap struktur organisasi
dan kinerja pegawai UPBJJ-UT Bandung yang mulai dilaksanakan secara rutin
minimal setahun sekali sejak tahun 2000.
UPBJJ- Universitas Terbuka Bandung merupakan Unit Pelaksana Teknis
Universitas Terbuka dibidang penyelengaraan Program Belajar Jarak Jauh dengan
wilayah kerja meliputi 18 Kabupaten/Kota di Propinsi Jawa Barat.
Struktur layanan pada UPBJJ-UT Bandung ditetapkan melalui Sk Rektor
No. 049/PT.45/KEP/1994. Dengan tiga perluasan meliputi daerah Purwakarta,
Cirebon dan Tasilmalaya. Dalam kurun waktu 18 tahun UPBJJ-UT Bandung telah
dua kali mengalami penyesuian yaitu tahun 1996 dan tahun 2000. Unit Program
Belajar Jarak Jauh (UPBJJ) adalah unit pelaksana teknis UT di daerah. UPBJJ-UT
Bandung merupakan salah satu pelaksana teknis Universitas Terbuka. dalam
menyelenggarakan tugas tersebut UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung
mempunyai bidang kerja antara lain fungsi dan tugas UPBJJ-UT adalah sebagai
tempat mahasiswa untuk melakukan kegiatan administratif akademik dan kegiatan
Page 7
58
akademik. Untuk kegiatan sehari-hari, UPBJJ-UT mempunyai tugas
penyelenggaraan pelayanan belajar jarak jauh.
Berikut susunan organisasi UPBJJ-UT Bandung
1. Kepala UPBJJ-UT Bandung
2. Koordinator Registrasi dan Pengujian
- Penanggung jawab registrasi, registrasi Online
- Penanggung jawab kasus Registrasi
- Penanggungjawab Kasus Ujian
- ICT
3. Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan ajar (BBLBA)
- Penanggung jawab Tutorial Tatap Muka
- Penanganan kasus Bantuan Belajar
3. Kasubbag Tata Usaha
- Keuangan ( Bendahara, verifikator)
- SDM
- Kepegawaian
4. Penaggung Jawab Wilayah (PJW), sebanyak 18 Kab/kota di jawa barat
- Program Pasca Sarjana
- Program Non Pendas, Non D2 perpustakaan
- Program Pendidikan Dasar dan Perpustakaan
Page 8
59
5. Pembimbing akademik (PA)
- FISIP, FEKON, FMIPA, FKIP
4.1.6 Pedoman Kerja UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung.
Prioritas Kegiatan UPBJJ-UT Bandung ditetapkan berdasarkan rencana Strategis
2010-2021 serta Operasional UT 2010-2013 dan Simintas UT. Prioritas kegiatan
dibagi dalam tiga sub kegiatan yang mengacu kepada tiga fokus pengembangan
UT, yakni :
1. Peningkatan kualitas dan relevansi Akademik
2. Peningkatan Daya Jangkau Layanan Pendidikan dan
3. Peningkatan Manajemen Internal.
1. Peningkatan Kualitas dan Relevansi akademik
Peningkatan kualitas akademik di fokuskan pada kegiatan penyedianaan data
sebaran mahasiswa, pengembangan jaringan komunikasi antar mahasiswa,
rekruitmen dan pelatihan tutor online, sosialisasi program tutor online,
peningkatan kualitas interaksi tutorial, rekruitmen dan pelatihan tutorial tatap
muka, sosialisasi program tutorial tatap muka, sosialisasi tutorial tertulis,
optimalisasi pemanfaatan ICT, pemutahiran data layanan bantuan belajar,
peningkatan layanan akademik, penyelenggaraan ujian yang tertib, peningkatan
layanan pustaka dan sosialisasi layanan pustaka.
Page 9
60
2. Daya Jangkau Layanan Pendidikan
Fokus kegiatan diarahkan kepada layanan data base, partisipasi pada
semua jenjang, pengembangan data base kebutuhan tenaga kerja, peningkatan titik
akses di UPBJJ, pengembangan sistem ujian online, peningkatan akses mahasiswa
terhadap sumber belajar di Kab/kota, menjalin kemitraan dengan PTN/PTS
pembentukan pos belajar, pengembangan sistem registrasi online, pengembangan
sistem informasi secara online, pendistribusian bahan ajar secara online,
pengembangan sistem data base administrasi akademika yang akurat, peningkatan
kualitas upacara penyerahan ijazah (UPI), peningkatan kualitas sistema
komunikasi internal, dan pengembangan program sosialisasi dan pemberdayaan
alumni.
3. Manajemen Internal
Fokus kegiatan diarahkan kepada analisis dan uraian jabatan (sesuai
struktur organisasi Universitas Terbuka), pemetaan SDM yang ada saat ini
(jumlah, masa kerja, pendidikan, kompotensi dan spesifikasi), penyempurnaan
rencana kebutuhan SDM sesuai visi misi dan sasaran UT (spesifikasi, persyaratan
jabatan, jumlah dan waktu), penempatan pegawai, pelaksanaan pedoman
kompensasi, penghargaan, sanksi, dan hukuman, pengkajian ulang atau redifinisi
tupoksi setiap unit, pengembangan sisdur kerja secara terus menerus,
pengembangan sisdur manual untuk mendukung pengembangan sisdur berbantuan
IT, pengembangan dan pemanfaatana ICT, Implementasi sisdur, monitoring dan
evaluasi penyempurnaan tupoksi setiap unit, penyempurnaan perencanaan
Page 10
61
keuangan unit yang komperhensif, pencatatan semua transaksi dalam jurnal harian
dengan format yang seragam di UPBJJ, pelaksanan dan pertanggungjawaban
anggaran, sosialisasi sistem pengelolaan keuangan, pengembangan sistem
perencanaan sarana dan prasarana secara elektronik, adanya database
ketersediaan, distribusi dan kebutuhan sarana dan prasarana tiap tahun, legalitas
seluruh sofware dan hardware, pengembangan sistem penggunaan dan
pemeliharaan sarana dan prasarana, penugasan di berbagai tempat kerja untuk
pekerja manajerial, identifikasi fasilitas pendukung, pendistribusian fasilitas
pendukung, implementasi knowledge management sistem. Pengelolaan keuangan
transparan dan akuntabel yang mencangkup pencatatan semua transaksi keuangan,
pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran.
Kuantitas serta kualitas pelaksanaan kegiatan pada butir (1) dan (2) tersebut
diatas pada tingkat Kabupaten/Kota bertumpu pada ujung tombak UPBJJ-UT
Bandung yakni penanggungjawab wilayah (PJW) dengan kendali sepenuhnya
dari pimpinan. Kendali kegiatan pada butir (3) dilaksanakan oleh Kasubag Tu
dan jajarannya. Keberhasilan tugas hanya akan terjadi apabila terdapat, motivasi,
komitmen, kemauan dan ikhtiar yang kuat dari seluruh staf UPBJJ-UT Bandung.
Berikut tugas-tugas yang berkaitan dengan kegiatan pekerjaan sehari hari pada
UPBJJ-UT Bandung sebagai berikut :
Page 11
62
A. Tugas-tugas kegiatan Operasional.
1. KEPALA UPBJJ.
a) Mengkoordinasi susunan rencana kegiatan
b) Mengkoordinasi pelaksanaan hubungan masyarakat dan penyebaran
informasi
c) Mengkoordinasi pelaksanaan rekruitmen dan registrasi
d) Mengkoordiansi kemitraan kepada tingkat daerah
e) Mengkoordinasi pelaksanaan layanan bahan ajar
f) Mengkoordinasi pelaksanaan layanan bantuan belajar dan kemahasiswaan
g) Mengkoordinasi pelaksanaan evalusi hasil belajar
h) Mengkoordinasi pelaksanaan penyerahan sertifikat
i) Mengkoordinasi monitoring, evaluasi, dan penyusunan laporan kegiatan.
j) Mengkoordinasi pelaksanaan urusan tata usaha unit
k) Mengkoordinasi pelaksanaan rapat tinjauan manajemen minimal 2 kali
setahun
l) Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan pengukuran pencapaian sasaran
kualitas kegiatan UPBJJ
m) Mengkoordinasi tindak lanjut hasil audit internal dan eksternal
n) Mengkoordinasi tindakan perbaikan dan pencegahan pada setiap kegiatan
2. KOORDINATOR
A. Koordinator Registrasi dan Pengujian
Page 12
63
Registrasi dan pengujian dikendalikan oleh seorang koordinator dengan
rincian tugas sebagai berikut :
1. Menyusun rencana kerja, program dan ususlan anggaran kegiatan
registrasi dan ujian UPBJJ-UT tengah tahunan dan tahunan
2. Melaksanakan rekruitmen calon mahasiswa UT pendas dan non-pendas
3. Memproses registrasi dan mengirimkan data registrasi mahasiswa ke UT
Pusat (BAAPM) secara periodik
4. Menyusun rekapitulasi data statistik mahasiswa baru/registrasi ulang dan
mahasiswa Ujian TAP per masa registrasi
5. Mengkoordinasikan pemberian bimbingan dan konsultasi administrasi
akademik
6. Merencanakan pelaksanaan UAS UjianTAP, PKM dan PKP
7. Menentukan lokasi ujian, jumlah ruangan, petugas pengawas dan
panitia ujian
8. Melaksanakan ujian mahasiswa pendas dan non-pendas di wilayah
UPBJJ-UT Bandung
9. Mengirimkan hasil pelaksaan ujian ke Pusjian
10. Menerima disket data hasil ujian mahasiswa, mencetak dan
mengirimkan DNU kepada mahasiswa
11. Mengkoordiansikan pengkeyinan dan pengiriman nilai TTM
12. Mengkoordinasikan pelaksanaan kegiatan pemeriksaan hasil ujian
uraian dan laporan praktek
Page 13
64
13. Melakukan pengukuran pencapaian sasaran pelaksanaan registrasi dan
pengujian
14. Melaksanakan tindak lanjut audit internal dan eksternal kegiatan
registrasi dan ujian
15. Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala UPBJJ
A.1 Penanggung jawab Registrasi
1) Menyusun rencana kerja dan program registrasi
2) Mengkoordinir pelaksanaan pemrosesan registrasi
3) Membuat rekapitulasi data statistik mahasiswa baru/registrasi ulang
dan mahasiswa Ujian TAP permasa registrasi baik pendas maupun
Non Pendas
4) Mengkoordinir pelaksanaan pemrosesan data registrasi
5) Memantau pelaksaan registrasi di kota perluasan
6) Melakukan pengukuran pencapaian sasaran kualitas registrasi
7) Membuat laporan pelaksanaan kegiatan registrasi
8) Melaporkan hasil kerja kepada Koordinator Registrasi
A.2 Penanganan Kasus Registrasi.
1) Mengumpulkan masalah registrasi dari PJW, pengurus pokjar atau
mahasiswa
2) Memilah dan mengelompokan perjenis kasus
3) Mengumpulkan pendukung penanganan kasus
Page 14
65
4) Menindaklanjuti kasus ke UT Pusat sesuai dengan permasalahannya
5) Melaporkan hasil kegiatan kepada PJ. Registrasi
A.3. Penanganan kasus Ujian
1) Mengumpulkan masalah ujian dari PJW, pengurus pokjar atau
mahasiswa
2) Memilah dan mengelompokan per jenis kasus
3) Mengumpulkan pendukung penanganan kasus
4) Menindaklanjuti kasus ke UT pusat sesuai dengan permasalahannya
5) Melaporkan hasil kegiatan kepada Koordinator registrasi dan
Pengujian.
A.4. ICT
1) Mengelola data registrasi
2) Melayani penyediaan data yang diperlukan untuk menunjang kegiatan
3) Backup data
4) Download data
5) Up grade data
6) Up load data ke Pusat
7) Mengoprasikan internet
8) Mengedarkan berita yang berkenaan dengan UT kepada staf yang
bersumber dari internet kepada seluruh staf UPBJJ
9) Membimbing seluruh staf dalam mengoperasikan internet
Page 15
66
B. Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar (BBLBA)
Bantuan belajar dan layanan bahan ajar dikendalikan oleh seorang koordinator
dan dibantu beberapa staf dengan rincian tugas sebagai berikut :
1. Menyusun rencana kerja dan anggaran kegiatan BBLBA
2. Menjajagi kerjasama dengan lembaga-lembaga dalam kegiatan
praktek/praktikum
3. Melaksanakan rekruitmen tutor, supervisor dan instruktur
praktek/praktikum
4. Merencanakan pelatihan tutor
5. Menyusun jadwal tutorial mahasiswa
6. Menerbitkan SK pelaksanaan kegiatan tutorial
7. Merencanakan dan evaluasi kegiatan tutorial.
8. Merencanakan pendistribusian bahan ajar pendidikan dasar
9. Melaksanakan pensdistribusian bahan ajar pendidikan dasar kepada
mahasiswa atau pokjar
10. Mengelola gudang bahan ajar Pendas di UPBJJ
11. Memelihara data dan informasi bahan ajar di UPBJJ UT Bandung
12. Melakukan pengukuran pencapaian sasaran kualitas kegiatan BBLBA
13. Menindaklanjuti hasil audit internal dan eksternal
14. Melaksanakan tindakan pencegahan dan perbaikan untuk kegiatan
BBLBA
Page 16
67
15. Mengkoordinasikan kegiatan pengelolaan data keluhan dan kepuasan
pelanggan
16. Menindak lanjuti keluhan pelanggan
17. Melaporkan hasil kegiatan kepada kepala UPBJJ
B.1 Penanggung jawab Tutorial Tatap Muka (TTM)
1) Merencanakan tutorial
2) Rekruitmen tutor pendas/non pendas
3) Menyusun jadwal tutorial mahasiswa pendas dan non pendas
4) Menerbikan Surat Tugas, SK dan sertifikat pelatihan
5) Mangadakan pelatihan tutor pendas dan non pendas
6) Pelaksanaan tutorial
7) Monitoring dan evaluasi
8) Melaporkan hasil kegiatan kepada koordinator BBLBA
B.2 Penanganan kasus bantuan belajar
1) Mengumpulkan masalah bantuan belajar dari PJW, pengurus pokjar atau
mahasiswa
2) Memilih dan mengelompokan perjenis kasus
3) Mengumpulkan pendukung penenanganan kasus
4) Menyelesaikan kasus ke UT Pusat sesuai dengan pemasalahan
5) Melaporkan hasil kegiatan kepada koordinator BBLBA
Page 17
68
3. TATA USAHA
A. Kepala Sub Bagian Tata Usaha, mempunyai tugas:
1) Menyusun rencana dan program kerja sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan rencana dan program kerja bagian
2) Mennghimpun dan mengkaji peraturan perundang-undangan di bidang
kepegawaian dan ketatausahaan
3) Mengumpulkan, mengelola dan menganalisis data ketatausahaan dan
kepegawaian
4) Mengelola penyusunan rencana kerja, program dan anggaran UPBBJ-UT
tengah tahunan dan tahunan.
5) Memproses pengadaan barang dan jasa
6) Mengelola anggaran dan administrasi keuangan UPBJJ-UT
7) Mengkoordinasi kegiatan promosi, sosialisasi, pemasaran dan kerjasama
dengan mitra
8) Membina hubungan dengan Pemda dan Mitra setempat
9) Mengadministrasikan dan mekordinasikan persuratan dan ijazah
mahasiswa
10) Mengelola sarana dan prasarana kantor UPBBJ-UT
11) Memerikan layanan informasi melalui berbagai media
12) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan dan
kepegawaian
Page 18
69
13) Menyusun laporan sub bagian dan mempersiapan penyusunan laporan
bagian
14) Melakukan pengukuran pencapaian ssaran kualitas kegiatan promosi
15) Menindaklanjuti hasil audit internal dan eksternal
16) Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan kegiatan-kegiatan tentang
ketatausahaan
17). Mendistribusikan format-format kepuasan dan keluhan pelanggan dan
layanan akademik
18). Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan kepada kepala UPBBJ-UT
B. Keuangan
b.1. Bendahara
1) Membuat rencana anggaran biaya kegiatan
2) Membbuat daftar nominatif berdasarkan RKA
3) Melaksanakan administrasi penerimaan dan penggunaan dana
4) Mengelola SPJ keuangan
5) Membukukkan UMK
6) Mengirimkan laporan SPJ keuangan
7) Melaporkan hasil pekerjaan kepada Kepala
8) Membuat laporan keuangan
9) Mengelola arsip keuangan
Page 19
70
b.2. Verifikator
1) Melakukan verifikasi atas daftar nominatif yang dibuat
2) Melakukan verifikasi semua kegiatan yang berhubungan dengan masalah
keuangan
3) Melaporkan hasil kegiatan kepada Kassubag TU
C. Sumber Daya Manusia
1) Membuat peta kompetensi SDM bagi staff UPBBJ-UT Bandung
2) Merencanakan dan menyelenggarakan kegiatan Seminar
Akademik/Pelatihan bagi staf edukatif dan pelatihan bagi tenaga
administratif
3) Mengikut sertakan staff dalam kegiatan seminar yang diadakan oleh UT
Pusat atau instansi lain.
4) Menyelenggarakan kegiatan diskusi umum bagi staff UPBBJ-UT
Bandung tentang kebijakan akademik atau peraturan baru yang
ditetapkan oleh Depdiknas/UT
5) Mendistribusikan informasi mengenai pendidikan lanjutan bagi tenaga
edukatif dan pelatihan bagi seluruh staf.
6) Menyusun laporan kegiatan seminar dan diskusi yang sudah dilakukan
per-tahun.
Page 20
71
D. Kepegawaian
1) Mengelola administrasi seluruh pegawai UPBJJ-UT Bandung yang
meliputi staf administratif, staf edukati, dan Tenaga Kontrak Tahunan
(TKT)
2) Merekap kehadiran staf setiap bulan untuk disampaikan kepadda Kepala
BAUK
3) Memproses usulan kenaikan pangkat dan jabatan
4) Memproses /membuat SK Kontrak Kerja Tahunan (TKT)
5) Memproses surat ijin belajar dan permohonan beasiswa dari UT untuk
pegawai
6) Memproses/membuat DP3 dan hasil penilaian DP3 tenaga dosen
disampaikan ke Dekan Fakultas dan Staf administrasi melalui
kepegawaian
7) Memproses KP4
8) Mengetik daftar urut kepangkatan setiap tahun
4. PENANGGUNGJAWAB WILAYAH (PJW)
1) Mengkaji dan menindak lanjuti peraturan atau perubaan keurikulum dari
UT
2) Membimbing mahasiswa binaan dalam bidang akademik dan
administrasi.
3) Memeriksa hasil pemrosesan data pribadi, TBS, UT dan data registrasi
matakuliah.
Page 21
72
4) Menyerahkan berkas TAP disertai rekap calon peserta TAP ke
penanggung jawab registrasi
5) Bersama sama dengan anggota kelompok lain dalam suatu wilayah untuk
melaksanakan kegiatan promosi
6) Mencatat kemajuan akademik mahasiswa (aktif) yang ada dibawah
binaannya.
7) Melaksanakan kegiatan registrasi, orientasi tutorial, ujian dan sebagainya
dibawah koordinasi koordinator yang terkait.
8) Mengarsipkan TBS terisi disertai rekap data registrasi mahasiswa
permasa registrasi.
9) Melaporkan hasil kerja kepada koordinator dan kasubag Tata Usaha
5. PEMBIMBING AKADEMIK
1) Mengkaji dan menindak lanjuti peraturan atau perubahan kurikulum dari
UT
2) Membimbing mahasiswa non pendas binaannya dalam bidang akademik
dan administrasi
3) Menyerahkan berkas registrasi TAP ke Penanggung jawab Registrasi
4) Membimbing mahasiswa calon peserta ujian TAP dan menyerahkan
berkas registrasi Ujian TAP ke penanggung jawab registrasi
5) Memproses dan meyerahkan berkas registrasi matakuliah mahasiswa non
pendas ke Pokkom
Page 22
73
4.1.7 Jumlah Pegawai Pada UPBJJ-UT Bandung
Pegawai UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung terdiri dari pegawai staf
administrasi dan akademika (dosen), jumlah pegawai secara keseluruhan akan
mempengaruhi kepada beban kerja yang ada di UPBJJ-Universitas Terbuka
Bandung. Berikut daftar data pegawai pada UPBJJ-UT Bandung berdasarkan data
Usia, pendidikan, lama bekerja dan jenis kelamin, adalah sebagai berikut :
A. Data pegawai berdasarkan Usia
Pengelompokan Pegawai berdasarkan usia, memberikan hasil bahwa
pegawai UPBJJ -Universitas Terbuka Bandung, mayoritas berusia antara 51-60
tahun. Hal ini disebabkan usia ini dalam Instansi Pegawai Negeri tidak seperti
pegawai di perusahaan swasta yang dianggap sudah tidak produktif bisa
diberhentikan namun jika di instansi pemerintah bahwa pengangkatan dan
pemberhentian pegawai harus sesuai dengan aturan dan prosedur yang berlaku.
Jadi jika selama masih belum saatnya masa pensiun pegawai tersebut
masih tetap bekerja karena memang harus menunggu batas waktu pensiun dan
diharapkan masih memiliki semangat yang tinggi serta mampu berkomunikasi
secara baik dengan atasan maupun pegawai yang menjadi bawahannya.
Diharapkan dengan adanya kesamaan usia dan rentang usia yang tidak terlalu jauh
dapat menjadikan semua pegawai mampu bekerja sama dengan baik dan saling
berbagi pengalaman dalam menyelesaikan pekerjaan. Dimana hal ini sesuai
dengan nilai-nilai yang utama pada pelaksanaan kegiatan dalam melaksanakan
tugas pekerjaan yang dibebankan pada masing-masing pegawai. Sedangkan untuk
Page 23
74
pegawai yang berusia 26 - 30 tahun merupakan pegawai yang baru diangkat
beberapa tahun terkahir ini berdasarkan kebijakan dari Universitas Terbuka pusat.
Namun usia antara 51-60 masih mendominasi pegawai UPBJJ-UT Bandung,
walaupun yang mengabdi pada kepentingan bangsa dan negara
Tabel . 4.1
Keadaan Pegawai dilihat dari Usia
No Usia
Jumlah
Pegawai Persentase
1 <25 0 0,00
2 26-30 1 2,13
3 31-40 7 14,89
4 41-50 10 21,28
5 51-60 28 59,57
6 61-65 1 2,13
Total 47 100,00
Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013
B. Keadaan Pegawai dilihat dari latar belakang pendidikan.
Dilihat dari pendidikan terakhir, mayoritas pegawai yang bekerja pada
UPBJJ-Universitas Terbuka Bandung berpendidikan terakhir adalah strata dua.
Pekerjaan pada UPBJJ-UT Bandung merupakan pekerjaan yang bergelut di
bidang pendidikan yaitu pendidikan belajar jarak jauh,dilihat dari kualifikasi
pendidikannya, pegawai yang ada di UPBJJ-UT Bandung memiliki pendidikan
yang sesuai dengan kualifikasi masing-masing tugas pekerjaannya. Khususnya
untuk pekerjaan yang merupakan kegiatan inti di UPBJJ-UT Bandung yaitu
melayani mahasiswa dalam bidang akademik, untuk tenaga pendidik minimal
strata dua walaupun masih ada beberapa tenaga pendidik yang masih dalam
Page 24
75
rangka penyelesaian studi di Pascasarjana. Untuk pekerjaan sebagai tenaga
pendidik dituntut pendidikan dari pegawai tersebut adalah strata dua. sedangkan
untuk pekerjaan bagian staf administrasi rata-rata berpendidikan Strata satu dan
masih ada Diploma dan SMA/sederajat. namun disini masih terlihat adanya satu
orang pegawai yang pendidikannya SD yang diangkat sebagai pembatu umum
yang sebelumnya telah lama menjadi tenaga sukarela pada UPBJJ-UT Bandung.
walaupun demikian tidak mengurangi semangat kerja pegawai dalam
melaksanakan beban kerja yang diberikan atasannya untuk saling bekerjasama
antara satu pegawai dengan pegawai yang lainnya, berikut tabel daftar keadaan
pegawai dilihat dari tingkatan pendidikan.
Tabel. 4.2
Keadaan Pegawai dilihat dari latar belakang pendidikan
No Tingkat Pendidikan
Jumlah
Pegawai Persentase
1 SD 1 2,13
2 SMP 0 0,00
3 SMA/SEDERAJAT 9 19,15
4 DIPLOMA 2 4,26
5 STRATA SATU 17 36,17
6 STRATA DUA 18 38,30
7 DOKTOR 0 0,00
Total 47 100,00
Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013
C. Data pegawai Berdasarkan Lama Bekerja
Dilihat dari masa kerja pegawai pada kantor UPBJJ-UT Bandung
diperoleh hasil bahwa mayoritas pegawai telah bekerja selama 21-25 tahun. Hal
Page 25
76
ini disebabkan karena banyaknya pegawai yang memiliki masa kerja 21-25 tahun
merupakan pegawai lama yang sudah diangkat semenjak UPBJJ- UT Bandung
berdiri Tahun 1984, atau bahkan pindahan dari instansi lain, namun diantaranya
sebagaian pegawai juga sudah banyak yang pensiun serta adanya mutasi pegawai
ke pusat atau ke UPBJJ lainnya, sehingga banyak terdapat pembaharuan baik
terhadap personil-personilnya. Pegawai yang memiliki masa kerja 21-25 tahun
merupakan pegawai senior dengan loyalitas yang tinggi diharapkan diikuti oleh
setiap pegawai yang bekerja pada UPBJJ-UT Bandung ini. Berikut tabel keadaan
pegawai dilihat dari masa kerja pegawai.
Tabel. 4.3
Keadaan pegawai berdasarkan lama bekerja
No
Lama Bekerja
(Tahun)
Jumlah
Pegawai Persentase
1 <1 1 2,13
2 1-5 0 0,00
3 6-10 9 19,15
4 11-15 2 4,26
5 16-20 17 36,17
6 21-25 18 38,30
7 26-30 0 0,00
Total 47 100,00
Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013
D. Data Keadaan pegawai dilihat dari jenis Kelamin
Jenis kelamin dalam dunia kerja biasa akan mempengaruhi terhadap
kinerja pegawai, dan biasanya laki-laki akan lebih unggul ketimbang wanita
apalagi dalam jenis-jenis pekerjaan tertentu yang membutuhkan stamina yang
tinggi, namun hal itu belum tentu ketika dalam mengerjakan pekerjaan yang
Page 26
77
sifatnya administrasi perkantoran atau yang berkaitan dengan pekerjaan yang
menggunakan otak. Bisa saja perempuan akan lebih baik ketimbang pekerjaan
laki-laki
Berdasarkan jenis kelamin, yang terdapat di UPBJJ-UT Bandung berjenis
kelamin pria merupakan jumlah yang mayoritasi. Hal ini disebabkan bukan
karena sengaja dipilih oleh pimpinan namun siapun jenis kelamin pria atau wanita
harus mampu bekerja dengan baik, apalagi dengan status sebagai pegawai negeri
sipil, yang diangkat tidak berdasarkan pilihan lak-laki atau perempuan. Karena
pekerjaan yang terdapat pada UPBJJ-UT Bandung adalah pekerjaan dalam dunia
pendidikan yang mana tidak dikhususkan laki-laki atau perempuan.
Namun secara kebetulan bahwa pegawai pada UPBJJ-UT Bandung
mayoritas berjenis kelamin laki-laki sehingga dengan adanya mayoritas pegawai
laki-laki diharapkan mampu memberikan semangat kerja pada pegawai
perempuan.
Tabel. 4.4 Keadaan pegawai dilihat dari Jenis Kelamin
No Jenis Kelamin Jumlah Pegawai Persentase
1 LAKI-LAKI 29 61,70
2 PEREMPUAN 18 38,30
TOTAL 47 100,00
Sumber UPBJJ-UT Bandung 2013
E. Data Keadaan pegawai dilihat dari penempatan posisi
Banyaknya pegawai pada tiap bagian disesuaikan dengan banyaknya
beban kerja serta variasi pekerjaan di tiap bidang. Jumlah pegawai yang
Page 27
78
ditempatkan di tiap bidang akan berpengaruh pada waktu penyelesaian pekerjaan
yang biasanya selalu ditentukan tanggal tengat waktu selesai pekerjaan.
Berikut tabel gambaran keadaan pegawai di kantor UPBJJ UT Bandung
berdasarkan dari penempatan posisi di tiap bidang pada tabel berikut ini:
Tabel. 4.5 Keadaan pegawai dilihat dari Penempatan posisi saat ini
No Bagian
Jumlah
Pegawai Persentase
1 Kepala 1 2,13
2 Bagian Regjian 13 27,66
3 Bagian BLBA 9 19,15
4 Bagian TU 17 36,17
5 Office boy 3 6,38
6 Keamanan 2 4,26
7 Driver 2 4,26
TOTAL 47 100
Sumber UPBJJ-UT Bandung 2013
Bagian yang menjadi fokus penelitian adalah bagian koordinator registrasi
dan ujian, koordinator BLBA dan Tata Usaha dengan pertimbangan bagian-bagian
tersebut yang memiliki urgensi yang mendesak untuk dianalisis berhubungan
dengan beban kerja yang diampu oleh tiap bagian tersebut.
4.1.8 Jumlah Mahasiswa Pendidikan dasar (Pendas) dan Mahasiswa Non
Pendas UPBJJ-UT Bandung.
Mahasiswa UPBJJ-UT Bandung tediri dari dua jenis program berbeda
yaitu mahasiswa Program Pendidikan dasar (Pendas) seperti PGSD, PAUD dan
Mahasiswa Program Non Pendas (Bukan Pendidikan dasar), FISIP, FEKON,
FMIPA. Mahasiswa UT pada umumnya beragam usia, tua muda, serta pada
Page 28
79
dasarnya mahasiswa Universitas terbuka adalah mereka yang tidak bisa
melanjutkan studi atau kuliah ditempat kuliah reguler / pertemuan tiap hari karena
keterbatasan waktu mereka dengan kegiatan pekerjaannya, sehingga memilih
kuliah di Universitas Terbuka, kuliah di Universitas terbuka tidak terlalu banyak
waktu terganggu bagi mereka yang bekerja tiap hari. Demikian juga dengan
mahasiswa yang ada di UPBJJ-UT Bandung, dimana mahasiswanya terdiri dari
beragam usia, dan pekerjaan, berikut jumlah mahasiswa aktif tiga tahun terakhir
yang ada di UPBJJ-UT Bandung sebagai berikut :
Tabel 4.6 Jumlah mahasiswa tiga tahun terakhir di UPBJJ-UT Bandung
Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013
No Masa Registrasi Jumlah Mahasiswa
Pendas
Jumlah mahasiswa
Non Pendas
Jumlah
1 2010.1 1145 350 1495
2 2010.2 1233 495 1728
3 2011.1 652 1590 2242
4 2011.2 1003 2859 3862
5 2012.1 694 1643 2337
6 2012.2 550 1534 2084
7 2013.1 325 505 830
Jumlah 5602 8976 14578
Page 29
80
Dengan jumlah mahasiswa yang cukup banyak yang tersebar di 18
(delapan belas) wilayah kabupaten/kota di Jawa Barat, semua pegawai pada
UPBJJ-UT harus selalu siap dalam melayani mahasiswa baik kebutuhan
adminitratif maupun kebutuhan akademik.
4.I.9 Wilayah Kerja UPBJJ-UT Bandung
Wilayah kerja pada UPBJJ-UT Bandung hampir meliputi semua
kabupaten/Kota yang ada di Propinsi Jawa Barat kecuali Bogor, Kota Depok,
Cianjur dan Sukabumi yang di kelola Oleh UPBJJ-UT Bogor. Di tiap
kabupaten/kota tersebut memiliki kelompok belajar mahasiswa pengelola daerah
masing-masing serta mempunyai Penanggung Jawab Wilayah masing-masing
yang di pegang oleh pegawai UPBJJ-UT Bandung. Berikut peta sebaran
mahasiswa UPBJJ-UT Bandung.
Sumber : UPBJJ-UT Bandung Tahun 2013
Page 30
81
Tabel 4.7 Pembagian Wilayah Kerja UPBJJ-UT Bandung
No Wilayah I Wilayah II Wilayah III Wilayah IV
1 Bandung Subang Kota Cirebon Banjar
2 Kota Bandung Purwakarta Cirebon Kota Banjar
3 Kota Cimahi Karawang Kuningan Kota Tasikmalaya
4 Kab. Bandung Barat Indramayu Tasikmalaya
5 Sumedang Majalengka Garut
Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013
Dengan sebaran jumlah wilayah terbagi kedalam 18 Kabupaten/kota
Kepala UPBJJ-UT menyarankan agar semua pegawai pada UPBJJ-UT harus
selalu siap turun ke daerah baik kerjasama dengan mitra maupun sosialisasi dan
monitoring kegiatan mahasiswa ke setiap pokjar yang ada diwilayah
kabupaten/kota sampai ke wilayah - wilayah kecamatan yang ada di pelosok.
4.2. Menghitung dan Menganalisis Alokasi Beban Kerja Pegawai
Beban kerja merupakan hal yang penting dalam perhitungan formasi
pegawai dan dapat dipakai untuk menghitung jumlah pegawai yang efisien. Jika
pegawai setiap harinya dapat bekerja secara efektif maka pekerjaannya dapat
selesai tepat pada waktunya.
Page 31
82
Sebagian Beban kerja pegawai masing-masing bagian akan diuraikan
dari Koordiantor Registrasi dan Ujian, Koordinator Bantuan Belajar dan layanan
Bahan Ajar (BBLBA) dan Kasubbag Tata Usaha.
Hasil wawancara dengan Koordinator Registrasi Ujian, Koordinator
BBLBA dan Kepala tata Usaha mengenai Beban Kerja yang ada di UPBJJ-UT
Bandung, bahwa Beban kerja yang ada di UPBJJ-UT Bandung berada pada
tingkat sedang sampai tinggi, untuk tata usaha dengan tensi tinggi yaitu pada
bagian keuangan, koordinator BBLBA pekerjaan yang bertensi tinggi yaitu pada
tutorial dan layanan mahasiswa dan bahan Ajar, sedangkan pada Koordinator
registrasi dan Ujian pekerjaan yang memiliki tensi tinggi yaitu pada penyusunan
kegiatan persiapan Ujian dan program-program anggaran keuangan persiapan
ujian. Berikut tabel-tabel yang menggambarkan deskripsi Beban pekerjaan pada
Koordiantor registrasi dan Ujian, Koordinator BBLBA dan Bagian Tata Usaha
UPBJJ-UT Bandung.
Pada Tabel 4.8 sampai dengan tabel 4.12 menunjukkan beban kerja untuk
masing-masing jabatan pegawai pada bagian koordinator Registrasi dan ujian.
Pada bagian ini pekerjaan yang dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun
secara rata-rata pegawai lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin
karena proses pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun
pelaporannya hanya diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Untuk lebih jelasnya
diperinci pada Tabel berikut ini.
Page 32
83
Tabel 4.8 Beban Kerja Koordinator Registrasi dan Ujian (Regjian)
Deskripsi Pekerjaan
Koordinator Regjian
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar
belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dalam 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
peg.
Menyusun rencana
kerja,program dan
anggaran,registrasi,ujia
n, tengah tahun dan
tahunan
Rutinitas Berat
Perlu
ketelitian
dan
perhitungan
cermat
16x 5 jam
2/2
Melaksanakan
rekruitmen calon
mahasiswa UT pendas
dan non-pendas
rutinitas sedang
Hanya
tinggal
memasukan
data
72x 3 jam
Memproses registrasi
dan mengirimkan data
registrasi mahasiswa ke
UT Pusat (BAAPM)
secara periodik
berkala Ringan
Hanya
memasukan
dan
mengirimka
n data
72x 3 jam
Menyususn rekapitulasi
data statistik
mahasiswa
baru/registrasi ulang
dan mahasiswa Ujian
TAP per masa registrasi
rutin Berat
Dilakukan
tiap
semester
untuk
mengetahui
turun naik
jumlah mhs
teregistrasi
72x 4 jam
Mengkoordinasikan
pemberian bimbingan
dan konsultasi
administrasi akademik
rutinitas
sedang
Melayani
Mhs yang
membutuhk
an layanan
akademik
72x 3 Jam
Merencanakan
pelaksanaan UAS
UjianTAP, PKM dan
PKP
berkala sedang
Dilakukan
tiap
semeseter 72x 4 Jam
Menentukan lokasi
ujian, jumlah ruangan,
petugas pengawas dan panitia ujian
berkala sedang
Dilakukan
setiap
menjelang
Ujian 16x 4 Jam
Melaksanakan ujian
mahasiswa pendas dan
non-pendas di wilayah
UPBJJ-UT Bandung
berkala Berat
Dilakukan
tiap
semester 72x 6 Jam
Mengirimkan hasil
pelaksaan ujian ke
Pusjian
berkala sedang
Dilakukan
setiap
selesai
ujian
36x 4 Jam
Menerima disket data
hasil ujian mahasiswa,
mencetak dan
mengirimkan DNU kepada mahasiswa
berkala Ringan
Dilakukan
setiap
semester 36x 4 Jam
Page 33
84
Mengkoordiansikan
pengkeyinan dan
pengiriman nilai TTM
berkala sedang
Dilakukan
setiap data
masuk. 72x 4 Jam
Mengkoordinasikan
pelaksanaan kegiatan
pemeriksaan hasil ujian
uraian dan laporan praktek
berkala sedang
Tiap
semester
36x 4 Jam
Melakukan pengukuran
pencapaian sasaran
pelaksanaan registrasi dan pengujian
rutin sedang
Dilakukan
sebelum dn
sesudah
ujian/ 72x 2
Melaksanakan tindak
lanjut audit internal dan
eksternal kegiatan registrasi dan ujian
rutin sedang
Tiap hari
36x 5
Melaporkan hasil
kegiatan kepada kepala UPBJJ
berkala Ringan
Setiap
kegiatan
berakhir
perbulannya
12x 2
Total beban kerja Koordinator Regjian
2580 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai, UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja Koordinator Regjian dalam satu tahun adalah 2580 jam.
Persepsi koordinator regjian untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari
ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan koordinator regjian sudah
menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula pekerjaan
yang dinilai berat oleh pegawai, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut
membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang cermat, terutama masalah yang
berkaitan dengan anggaran registrasi dan ujian.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator registrasi dan ujian
mengenai tugas pekerjaan sesuai dengan rencana dan waktu kerja, bahwa pada
Page 34
85
dasarnya bahwa pekerjaan dapat diselesaikan dengan baik namun terkadang tidak
tepat waktu sesuai dengan waktu yang diberikan. Hal ini menunjukan bahwa
masih adanya beban pekerjaan berat yang belum bisa diselesaikan dengan
pegawai yang ada di bagian koordinator registrasi dan ujian.
Tabel 4.9 Deskripsi Beban kerja Penanggung Jawab Registrasi
Deskripsi Pekerjaan
Penanggung jawab
registrasi
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dalam 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jmlah
peg.
Menyususun
rencana kerja dan
program
registrasi
Berkala Berat
Perlu
ketelitian,
perhitungan
serta
pertimbangan
yang cermat
2x 5 jam
4/5
Mengkoordinir
pelaksanaan
pemrosesan
registrasi
Rutin Sedang
Dilakukan
sesuai
prosedur yang
ada 408x 4 jam
Membuat
rekapitulasi data
statistik
mahasiswa
baru/registrasi
ulang dan
mahasiswa Ujian
TAP permasa
registrasi baik
pendas maupun
Non Pendas
Rutin Ringan
Sudah
merupakan
rutinitas
sehari-hari
408x 3 jam
Mengkoordinir
pelaksanaan
pemrosesan data
registrasi
Rutin Sedang
Dilakukan
dengan
prosedur yang
baik
408x 3 jam
Memantau
pelaksaan
registrasi di kota
perluasan
Berkala Sedang
Memerlukan
mobilisasi dan
perencanaan
yang baik
72x 3 jam
Melakukan
pengukuran
pencapaian
Berkala rutin
Dilakukan
sesuai
prosedur
72 4 jam
Page 35
86
sasaran kualitas
registrasi
Membuat laporan
pelaksanaan
kegiatan
registrasi
Berkala rutin
Dilakukan dgn
data yang
sesuai 72 7 jam
Melaporkan hasil
kerja kepada
Koordinator
Registrasi
Berkala rutin
Dilakukan
setiap tugas
kerja selesai. 36 3 jam
Total Beban kerja
penanggungjawab
Regitrasi
5422 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja Penanggung Jawab Registrasi dalam satu tahun adalah 5422
jam. Persepsi penanggung jawab registrasi untuk pekerjaan yang dilakukan tidak
terlalu sulit karena sudah terbiasa melakukannya tetapi perlu keakuratan dalam
penyelesaiannya pekerjaan karena jika saja data mahasiswa yang registrasi salah
akan mengakibatkan data yang masuk ke UT pusat salah juga.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordiantor Registrasi dan Ujian
serta penanggungjawab registrasi mengenai pegawai yang kebingungan dalam
menyelesaikan beban pekerjaannya, yaitu hendak nya memberikan pekerjaan
disesuaikan dengan karakter dan kemampuan pegawai supaya tidak kebingungan
dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Selanjutnya tabel berikut mengenai deskripsi pekerjaan sebagai
penanggung jawab kasus ujian dapat dilihat sebagai berikut :
Page 36
87
Tabel 4.10 Deskripsi beban kerja Penanggung jawab kasus Ujian
Deskripsi
Pekerjaan
Penanggung
jawab Kasus
Ujian
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dalam 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
peg.
Mengumpulkan
masalah registrasi
dari PJW,
pengurus pokjar atau mahasiswa
rutin sedang
Dilakukan dgn
koordinasi ke
pengelola
wilayah
Kab/Kota 408x 3 jam
¾
Memilah dan
mengelompokan
perjenis kasus
rutin sedang
Dilakukan
secara cermat
dan teliti 408x 4 jam
Mengumpulkan
pendukung
penanganan kasus
rutin sedang
Mengumpulkan
syarat yg harus
dipenuhi 204x 2 jam
Menindaklanjuti
kasus ke UT
Pusat sesuai
dengan permasalahannya
rutin sedang
Dilakukan
secara
diplomasi untk
menyelesaikan
kasus akademik 102x 5 jam
Melaporkan hasil
kegiatan kepada
PJ. Registrasi
rutin ringan
Dilakukan dgn
data lisan/data
tulisan 8x 2 jam
Total Beban Kerja Penanganan kasus Ujian
4010 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja Penanggung Jawab kasus Ujian dalam satu tahun adalah
4010 jam. Persepsi Penanggung jawab kasus untuk pekerjaan yang dilakukan
adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan
Penanggung jawab kasus didukung oleh data yang disetorkan oleh tiap pokjar.
Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh Penanggung jawab kasus, hal ini
Page 37
88
dikarenakan pekerjaan tersebut melibatkan pokjar di bawahnya yang kadang-
kadang telat memberikan data sehingga pekerjaan akan terganggu. Penanggung
jawab ujian bertanggung jawab terhadap kasus-kasus atau kejadian kejadian
selama ujian berlangsung diseluruh penyelenggara ujian Kabupaten/kota.
Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator registrasi dan ujian, mengenai
beban kerja yang cukup sulit dan keadaan beban kerja apa cukup tinggi ? bahwa
jika ada pekerjaan pekerjaan yang mempunyai tensi tinggi terkadang pekerjaan
tidak selesai pada waktunya, pegawai diharuskan memerlukan waktu ekstra diluar
jam kerja termasuk hari libur seperti persiapan ujian.
Berikutnya adalah tabel deskripsi pekerjaan dari Penangung jawab kasus
Registrasi, adalah sebagi berikut :
Tabel 4. 11 Deskripsi Beban kerja Penanggung Jawab kasus Registrasi
Deskripsi
Pekerjaan
Penanggung
jawab Kasus
Registrasi
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar
belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dalam 1 tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jml
peg.
Mengumpulkan
masalah
registrasi dari
PJW, pengurus
pokjar atau
mahasiswa
rutin sedang
Dilakukan
dgn
koordinasi
ke
pengelola
wilayah
Kab/Kota
408x 2 jam
2/3
Memilah dan
mengelompoka
n perjenis kasus
rutin sedang
Dilakukan
secara
cermat dan
teliti 408x 2 jam
Mengumpulkan
pendukung
penanganan
kasus rutin sedang
Mengump
ulkan
syarat yg
harus
dipenuhi
204x 2 jam
Page 38
89
Menindaklanjuti
kasus ke UT
Pusat sesuai
dengan permasalahannya
rutin sedang
Dilakukan
secara
diplomasi
untk
menyelesai
kan kasus
akademik
204x 4 jam
Melaporkan
hasil kegiatan
kepada PJ.
Registrasi
rutin ringan
Dilakukan
dgn data
lisan/data
tulisan 36 2 jam
Total Beban Kerja Penanganan kasus
regsitrasi
2928 Jam
Beban kerja Penanggung Jawab kasus Registrasi dalam satu tahun adalah
2928 jam. Persepsi Penanggung jawab kasus registrasi untuk pekerjaan yang
dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan
Penanggung jawab kasus registrasi didukung oleh data yang disetorkan oleh tiap
pokjar. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh Penanggung jawab kasus
registrasi, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut melibatkan pokjar di bawahnya
yang kadang-kadang terlambat memberikan data sehingga pekerjaan akan
terganggu. Penanggung jawab registrasi bertanggung jawab terhadap kasus-kasus
atau kejadian kejadian selama keyin data registrasi berlangsung yang dilakukan
oleh para petugas keyin data regiastrasi mahasiswa baru maupun lama.
Selanjutnya gambaran mengenai deskripsi beban kerja yang ada pada
pegawai Information and Communication Technology (ICT) untuk lebih jelasnya
mengenai jumlah waktu kerja dalam satu tahun dapat dilihat pada tabel sebagai
berikut :
Page 39
90
Tabel 4.12 Deskripsi beban kerja ICT
Deskripsi Pekerjaan
ICT
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dalam 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
peg.
Mengelola data
registrasi rutin berat
Dilakukan
secara teliti 204x 2 jam
2/2
Melayani
penyediaan data
yang diperlukan
untuk menunjang
kegiatan
rutin sedang
Dilakukan
sesuai dgn data
204x 2 jam
Backup data
rutin sedang
Dilakukan
setiap data
terkey-in
204x 1 jam
Download data
rutin ringan
Hanya
dilakukan ketika
ada kiriman data
dari pusat
204x 2 jam
Up grade data
rutin sedang
Dilakukan
setiap data
masuk dan
keluar
36x 2 jam
Up load data ke
Pusat dan
Mengoprasikan
internet
rutin ringan
Dilakukan
setiap
permintaan data
dari pusat
204x 1 jam
Mengedarkan berita
yang berkenaan
dengan UT kepada
staf yang
bersumber dari
internet kepada
seluruh staf UPBJJ
rutin ringan
Dilakuk hanya
jika ada
surat/pengumu
man/perintah
dari pusat
204x 1 jam
Membimbing
seluruh staf dalam
mengoperasikan
internet berkala sedang
Dilakuakn jika
pegawai
mengalami
kesulitan 204x 1 jam
Total Beban kerja
ICT
2520 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja ICT dalam satu tahun adalah 2520 jam. Persepsi ICT untuk
pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini
dikarenakan pekerjaan ICT sudah menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data
yang ada. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh pegawai, hal ini
Page 40
91
dikarenakan pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang
cermat seperti pengelolaan data registrasi karena membutuhkan beberapa aplikasi
yang berbeda.
Berdasarkan hasil wawancara dengan koordinator registrasi dan ujian
bahwa dalam beban kerja ICT, tugas pekerjaan selalu terselesaikan dengan baik
untuk penambahan waktu esktra sangat jarang, sehingga jika dalam bidang lain
beban kerjanya tinggi pegawai ICT terkadang diperbantukan di bagian lainnya.
Berikut gambaran jumlah seluruh pegawai pada bidang koordinator
registrasi dan ujian sebanyak 13 orang pegawai dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 4.13 Jumlah pegawai tiap Sub Bagian pada Bagian Koordinator
Registrasi dan Ujian
Sub Bagian Jumlah Pegawai
Koordinator Regjian 2
Penanggung Jawab registrasi 4
Penanggung Jawab Kasus Ujian 3
Penanggung Jawab Kasus Registrasi 2
I C T 2
Total 13
Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013
Selanjutnya pada tabel 4.14 sampai dengan 4.16 menunjukkan beban
kerja untuk masing-masing jabatan pegawai pada bagian koordinator BLBA. Pada
bagian ini pekerjaan yang dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun
secara rata-rata pegawai lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin
karena proses pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun
pelaporannya hanya diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Berikut deskripsi
Page 41
92
pekerjaan pegawai pada bagian BBLBA melalui analisis beban kerja seperti pada
tabel berikut :
Tabel 4.14 Deskripsi Beban Kerja Koordinator BBLBA
Deskripsi Pekerjaan
Koordinator
BBLBA
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar
belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
Dalam 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
peg.
Menysusun rencana
kerja dan anggaran
kegiatan BBLBA
Berkala Berat
Dilakukan
secara teliti
sesuai rencana
kegiatan
4x 7
3/4
Menjajagi
kerjasama dengan
lembaga-lembaga
dalam kegiatan
praktek/praktikum
berkala sedang
Dilakukan
secara
koordinasi
dan
diplomasix
204x 3
Melaksanakan
rekruitmen tutor,
supervisor dan
instruktur
praktek/praktikum
rutin sedang
Dilakukan
secara selektif
sesuai
bidangnya
4x 3
Merencanakan
pelatihan tutor berkala sedang
Dilakukan
dibawah
arahan
4x 3
Menyusun jadwal
tutorial mahasiswa rutin berat
Dilakukan
secara tepat
dan cermat
72x 3
Menerbitkan SK
pelaksanaan
kegiatan tutorial
rutin sedang
Disesuaikan
dgn jadwal
tutorial
72x 3
Merencanakan dan
evaluasi kegiatan
tutorial rutin sedang
Dilakukan
setelah
tutorial oleh
semua PJW
72x 5
Merencanakan
pendistribusian
bahan ajar
pendidikan dasar
rutin sedang
Sesuai
perhitungan
jml
mahasiswa
72x 4
Melaksanakan
pensdistribusian
bahan ajar
pendidikan dasar
kepada mahasiswa
atau pokjar
rutin berat
Distribusi
harus teliti
dan tepat
sasaran 72x 4
Mengelola gudang
bahan ajar Pendas
di UPBJJ
rutin sedang
Semangat, dan
tanggungjawa
b
204x 3
Memelihara data
dan informasi
bahan ajar di
UPBJJ UT
Bandung
rutin sedang
Dilakukan
dengan tekun
dan
tanggungjawa
b
204x 3
Melakukan
pengukuran rutin berat
Diperlukan
ketelitian, 36x 4
Page 42
93
pencapaian sasaran
kualitas kegiatan
BBLBA
sesuai
sasaran,dan
cermat
Menindaklanjuti
hasil audit internal
dan eksternal berkala berat
Memperbaiki,
hasil audit
sesuai temuan,
pekerjaan
penuh
ketelitian
12x 5
Melaksanakan
tindakan
pencegahan dan
perbaikan untuk
kegiatan BBLBA
berkala sedang
Mengevaluasi,
dan
memberikan
masukan
terhadap
kesalahan
sistem.
72x 4
Mengkoordinasikan
kegiatan
pengelolaan data
keluhan dan
kepuasan pelanggan
Dan
Menindaklanjuti
keluhan pelanggan
rutin sedang
Diperlukan
keuletan
dalam
menyelesaika
n keluhan. 72x 5
Melaporkan hasil
kegiatan kepada
kepala UPBJJ rutin sedang
Tulisan dan
lisan berupa
data sesuai
kegiatan
12x 4
Total Beban Kerja Koordinator BBLBA 4156 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja Koordinator BLBA dalam satu tahun adalah 4156 jam.
Persepsi koordinator BBLBA untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam
dari ringan sampai berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan koordinator BBLBA
sudah menjadi rutinitas dan telah didukung oleh data yang ada. Terdapat pula
pekerjaan yang dinilai berat oleh pegawai, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut
membutuhkan ketelitian dan perhitungan yang cermat.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator BBLBA mengenai
pemberian batasan waktu kerja agar semua pegawai yang ada di bagian
koordinator BBLBA bisa menyelesaikan pekejaan sesuai dengan waktu yang
Page 43
94
diberikan, sehingga pegawai tidak bersantai-santai dalam menyelesaikan beban
kerjanya.
Selanjutnya gambaran deskripsi beban kerja pegawai untuk
penanggungjawab tutorial dapat dilihat pada tabel berikut :
Tabel 4.15. Deskripsi beban kerja penanggung jawab tutorial
Deskripsi Pekerjaan
Penanggung jawab
tutorial
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar
belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dlm 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
peg.
Merencanakan
tutorial
rutin sedang
Koordinasi
dgn pengurus
pokjar 4 5
2
Rekruitmen tutor
pendas/non pendas rutin sedang
Rekruitmen
dan seleksi
calon tutor
204 4
Menyusun jadwal
tutorial mahasiswa
pendas dan non
pendas
rutin berat
Dibuat
disesuaikan
latarbelakang
tutor
12 4
Menerbikan Surat
Tugas, SK dan
sertifikat pelatihan
rutin sedang
Dibuat sesuai
jadwal 36 3
Mangadakan
pelatihan tutor
pendas dan non
pendas berkala berat
Membutuhkan
tenaga,
pikiran serta
koordinasi
dgn berbagai
pihak
72 6
Pelakanaan tutorial,
Monitoring dan
evaluasi rutin berat
Diperlukan
Tenaga, biaya,
dan
pengorbanan
waktu
72 6
Melaporkan hasil
kegiatan kepada
koordinator
BBLBA
rutin sedang
Bisa berupa
data lisan
/tulisan 12 5
Beban kerja penanggung jawab tutorial 1916 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja Penanggung Jawab Tutorial dalam satu tahun adalah 1916
jam. Persepsi penanggung jawab tutorial untuk pekerjaan yang dilakukan tidak
Page 44
95
terlalu sulit karena sudah terbiasa melakukannya tetapi pada bagian ini pegawai
harus memiliki pertimbangan yang baik dalam menyelesaikan permasalahan-
permasalahan menyangkut penyelenggaraan tutorial.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator Bantuan Belajar dan
Layanan Bahan Ajar, mengenai pemanfaatan waktu jika pekerjaan lain telah
selesai, bahwa di pegawai selalu memanfaatkan waktu kerjanya untuk
menyelesaikan pekerjaan lain yang tertunda, namun masih ada juga pegawai yang
belum memaksimalkan sisa waktunya. Deskripsi beban kerja untuk
penanggungjawab bidang bahan ajar dapat digambarkan seperti pada tabel
berikut:
Tabel 4.16 Deskripsi beban kerja Penanggung jawab bahan ajar
Deskripsi Pekerjaan
Penanggung jawab bahan
ajar
Status
Pekerjaan Persepsi
pekerjaan
Latar
belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dlm 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jml
peg.
Mengecek bahan ajar
yang dikirim dari UT
Pusat.
rutin berat
Butuh
Tenaga,
konsentrasi,
408 3 jam
4
Menata bahan ajar pada
rak-rak di gudang bahan
ajar
rutin berat
Butuh tenaga
ekstra 408
3 jam
Mencatat dan melaporkan
stock bahan ajar dan
formulir yang ada di
gudang
rutin berat
Butuh
ketelitian dan
tenaga ekstra 204 3 jam
Melakukan stock opname
secara rutin rutin berat
Butuh
ketelitian dan
tenaga ekstra
204 3 jam
Memelihara kebersihan
gudang secara rutin rutin berat Butuh tenaga, dan
tanggungjawab 204 2 jam
Melaporkan hasil
kegiatan kepada
koordiantor BBLBA
rutin sedang
Bisa berupa
data
lisan/tulisan
12 3 jam
Beban kerja penanggung
jawab bahan ajar
4116 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja Penanggung Jawab Bahan Ajar dalam satu tahun adalah
4116 jam. Persepsi Penanggung jawab Bahan Ajar untuk pekerjaan yang
Page 45
96
dilakukan tidaklah terlalu sulit karena sudah merupakan kegiatan harian, tetapi
pada bagian ini pegawai harus cermat, tepat sasaran dan cepat dalam
mendistribusikan bahan ajar ke tiap pokjar yang ada selain itu dalam
pendistribusian bahan ajar harus diterima mahasiswa sesuai data sehingga bahan
diterima tepat sasaran.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordiantor BBLBA dan
penanggung jawab Bahan Ajar mengenai kosentrasi penuh dalam melaksanakan
beban kerjanya, yaitu dengan memberikan pekerjaan disesuaikan dengan
kemampuan pegawai agar egawai dapat berkonsentrasi dan mampu menjalankan
pekerjaaan dengan baik. Jadi pada dasarnya jika pegawai bekerja dengan baik
pimpinan selalu berusaha memberikan reward agar pegawai selalu bekerja dengan
baik.
Jumlah seluruhnya pegawai pada koordinator BBLBA saat ini adalah
sebanyak 9 (sembilan) orang dan jika dilihat dari beberapa pekerjaan berat jumlah
pegawai pada bagian ini memerlukan penambahan paegawai, rincian pegawainya
sebagai berikut :
Tabel 4.17 Jumlah pegawai tiap Sub Bagian pada Koordinator BBLBA
Sub Bagian Jumlah Pegawai
Koordinator BLBA 3
Penanggung Jawab Tutorial 2
Penanggung Jawab Bahan Ajar 4
Total 9
Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013
Pada tabel 4.16 diatas menunjukan jumlah keseluruhan pegawai yang ada
di bagian Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar, jumlah pegawai saat ini ada 9
Page 46
97
orang pegawai, untuk memberikan pelayanan yang lebih baik bidang tutorial dan
layanan bahan ajar setidaknya jumlah pegawai pada bagian ini perlu ditambah,
untuk meningkatkan efektivitas kerja yang baik.
Selanjutnya pada Tabel 4.18 sampai dengan 4.21 menunjukkan beban
kerja untuk masing-masing jabatan pegawai pada bagian Tata Usaha. Pada bagian
ini pekerjaan yang dilakukan adalah bersifat rutin dan berkala namun secara rata-
rata pegawai lebih banyak melakukan pekerjaan yang bersifat rutin karena proses
pekerjaan tersebut perlu dilakukan setiap hari meskipun pelaporannya hanya
diperlukan satu atau tiga bulan sekali. Berikut tabel deskripsi beban kerja
pegawai pada bagian tata usaha.
Tabel 4.18 Deskripsi Beban kerja kepala Tata Usaha
Deskripsi
Pekerjaan Ka.
Subbag TU
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
peg.
Menyusun
rencana dan
program kerja sub
bagian dan
mempersiapkan
penyusunan
rencana dan
program kerja bagian
Rutin
Berat
Penuh ketelitian
dan keseuaian
rencana terutama
dlm anggaran
24x 7
Mengumpulkan,
mengelola dan
menganalisis data
ketatausahaan
dan kepegawaian
Rutin
Berat
Dilakukan secara
cermat dan tepat 204x 2
Mengelola
penyusunan
rencana kerja,
program dan
anggaran UPBBJ-
UT tengah
tahunan dan
tahunan
Rutin
Berat
Dilakukan penuh
kecermatan dan
kesesuaian
anggaran.
4x 5
Memproses
pengadaan barang
dan jasa
Rutin Sedang Efektif terhadap
daya guna
barang, jasa
204x 2
Page 47
98
Mengkoordinasi
kegiatan promosi,
sosialisasi,
pemasaran dan
kerjasama dengan
mitra
Berkala
Berat
Dilakukan dgn
penuh
perjuangan dan
tenaga dan
pikiran
24x 4
1
Mengadministrasi
kan dan
koordinasikan
persuratan,dan
ijazah
Rutin Ringan
Karena terbiasa 102x 1
Memberikan
layanan informasi
melalui berbagai
media
Rutin
Ringan
Sering dilakukan 36x 1
Melakukan
penyimpanan
dokumen dan
surat di bidang
ketatausahaan
dan kepegawaian
Rutin
Sedang
Terbiasa
dilakukan 102x 1
Menyusun
laporan sub
bagian dan
mempersiapan
penyusunan
laporan bagian
Rutin Sedang
Sering dilakukan
4x 3
Melakukan
pengukuran
pencapaian saran
kualitas kegiatan
promosi
Rutin
Sedang
Selalu dilakukan
sesuai acuan
standar UT 12x 3
Menindaklanjuti
hasil audit
internal dan
eksternal
Rutin Berat
Dilakukan harus
teliti,sesuai
prosedur kerja. 12x 4
Melakukan
tindakan
perbaikan dan
pencegahan
kegiatan-kegiatan
tentang ketatausahaan
Rutin
Sedang
Mengevaluasi,
dan memberikan
masukan thdp
kesalahan sistem
di tata usaha
24x 2
Mendistribusikan
format-format
kepuasan dan
keluhan
pelanggan dan
layanan akademik
Rutin Ringan
Terbiasa
dilakukan 24x 4
Melaporkan hasil
pelaksanaan
kegiatan kepada
kepala UPBBJ-
Rutin Sedang
Biasa dilakukan
baik berupa data/
lisan/ tulisan
4x 5
Page 48
99
UT
Total Beban Kerja Ka Subbag 1600 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja Kepala TU dalam satu tahun adalah 1600 jam. Persepsi
Kepala TU untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai
berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan Tata Usaha sudah menjadi rutinitas dan telah
didukung oleh data yang ada. Terdapat pula pekerjaan yang dinilai berat oleh
Pegawai, hal ini dikarenakan pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian dan
perhitungan yang cermat seperti dalam masalah-masalah keuangan.
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala Tata Usaha mengenai teguran
kepada pegawai yang selalu lalai dalam bekerja menyatakan bahwa pegawai
selalu diberikan teguran baik secara lisan ataupun dalam bentuk tulisan peneguran
dilakukan secara penuh kehati-hatian, dan apabila tidak ada perubahan maka
ditindak lanjuti oleh Kepala UPBJJ.
Berikut adalah gambaran deskripsi beban kerja bidang Bendahara yang
dapat di lihat pada tabel berikut :
Tabel 4.19 Deskripsi beban kerja Bendahara
Deskripsi
Pekerjaan
Bendahara
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dlm 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
peg.
Membuat rencana
anggaran biaya
kegiatan
Rutin Berat Teliti, cermat dan
tepat 24x 5 jam
Membuat daftar
nominatif
berdasarkan RKA
Rutin Berat Teliti, cermat,
sesuai RKA 408x 5jam
Page 49
100
Melaksanakan
administrasi
penerimaan dan
penggunaan dana
Rutin Berat
Dilakukan harus
teliti, cermat dan
tepat
408x 5 jam
2/8
Mengelola SPJ
keuangan Rutin Berat
Teliti,
cermat,sesuai dgn
pengeluaran dan
tanggungjawab
408x 5 jam
Membukukkan
UMK Rutin Berat
Teliti,tepat sesuai
dgn keluar masuk
keuangan
408x 5 jam
Mengirimkan
laporan SPJ
keuangan
Rutin Sedang Terbiasa
dilakukan,
tanggungjawab
12x 5 jam
Melaporkan hasil
pekerjaan kepada
Kepala
Rutin Sedang Sering dilakukan
12x 5 jam
Membuat laporan
keuangan Rutin Berat
Harus Teliti,
tepat, konsentrasi
dan
tanggungjawab
24x 7 jam
Mengelola arsip
keuangan
Rutin Sedang Sering dilakukan 204x 1 jam
Total Beban Kerja Bendahara
8676 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja Bendahara dalam satu tahun adalah 8676 jam. Persepsi
bendahara untuk pekerjaan yang dilakukan dari tingkat ringan sampai berat
karena diperlukan ketelitian dan perhitungan yang akurat seperti perhitungan
perhitungan keuangan, maka beban kerja bendahara lebih banyak beban berat
karena selalu disibukan dengan perhitungan keuangan, karena jika ada ketidak
sesuaian dalam masalah keuangan akan berdampak kepada kegiatan-kegiatan
kerja di UPBJJ-UT Bandung.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala Tata Usaha dan Bendahara
mengenai pegawai yang tekun dan ulet adalah pegawai yang menikmati
pekerjaannya, bahwa para pegawai di UPBJJ-UT Bandung pada dasarnya bekerja
dengan baik, pegawai sering bekerja sampai diluar jam kerja sehingga banyak
Page 50
101
pegawai yang bekerja melebihi jam kerja bahkan hari libur digunakan untuk kerja
jika beban kerja cukup berat.
Verifikator adalah satu bidang yang diperbantukan di keuangan untuk
memeriksa semua data mengenai keluar masuk keuangan, SPJ keuangan termasuk
kesesuaian data nominatif, pembukuan dan hal lainya yang bersangkut paut
dengan keuangan pada UPBJJ-UT Bandung, berikut deskripsi kerja dari
verifikator sebagai berikut :
Tabel 4.20 Deskripsi beban kerja Verifikator
Deskripsi
Pekerjaan
Verifikator
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dlm 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
pegawai
.
Melakukan
verifikasi atas
daftar nominatif yang dibuat
Rutin Berat
Harus Teliti,
cermat,
konsentrasi dan
sesuaikan dgn
anggaran
1224x 6 jam
4/7
Melaporkan hasil
kegiatan kepada
Ka.subbag.TU
Rutin Sedang
Sering
dilakukan 72x 4 jam
Total Beban
Kerja Verifikator 7632 jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Beban kerja Verifikator dalam satu tahun adalah 7632 jam. Verifikator
untuk pekerjaan yang dilakukan tidaklah terlalu sulit karena sudah merupakan
kegiatan harian, tetapi pada intinya pegawai harus cermat serta teliti dalam
memeriksa dokumen-dokumen terutama masalah keuangan jika saja verifikator
kurang teliti dan jeli terhadap hal-hal yang berkaitan dengan keuangan akan
berdampak ke tidak sesuaian terhadap laporan-laporan dan masalah-masalah
keuangan di UPBJJ-UT Bandung. Selanjut dapat kita lihat gambaran beban kerja
Page 51
102
dari Sumber Daya Manusia dimana bagian ini lebih melihat kepada
pengembangan sumber daya pegawai dalam upaya peningkatan kualitas kerja
pada UPBJJ-UT Bandung, berikut secara rinci deskripsi Beban Kerja di bidang
Sumber daya manusia sebagai berikut :
Tabel 4.21 Deskripsi Beban kerja SDM
Deskripsi Pekerjaan
SDM
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dlm 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
peg.
Membuat peta
kompetensi SDM
bagi staff UPBBJ-
UT Bandung
Berkala Sedang
Dilakukan hanya
melihat pada data
pegawai
816x 3 jam
4/5
Merencanakan dan
menyelenggarakan
kegiatan Seminar
Akademik/Pelatiha
n bagi staf edukatif
dan pelatihan bagi
tenaga administratif
Berkala Sedang
Dilakukan
secara koordinasi
bersama staf yg
terlibat. 204x 5 jam
Mengikut sertakan
staff dalam
kegiatan seminar
yang diadakan oleh
UT Pusat atau
instansi lain.
Berkala Ringan
Penunjukan
pegawai yang
dianggap perlu
mengikuti
24x 6 jam
Menyelenggarakan
kegiatan diskusi
umum bagi staff
UPBBJ-UT
Bandung tentang
kebijakan akademik
atau peraturan baru
yang ditetapkan
oleh Depdiknas/UT
Berkala Sedang
Dilakukan secara
terkoordinasi dgn
semua staf yang
ada 24x 6 jam
Mendistribusikan
informasi mengenai
pendidikan lanjutan
bagi tenaga
edukatif dan
pelatihan bagi
seluruh staf
Berkala
Ringan
Hanya
menindaklanjutin
formasi atasan
408x 3 jam
Menyusun laporan
kegiatan seminar
dan diskusi yang
sudah dilakukan
per-tahun
Berkala Sedang
Oleh Panitia
dilakukan secara
bergilir.
24x 6 jam
Total Beban kerja
SDM 5124 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Page 52
103
Beban kerja SDM dalam satu tahun adalah 5124 jam. Persepsi SDM untuk
pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai berat. Hal ini
dikarenakan pekerjaan SDM merupakan sub bagian yang membutuhkan kejelian
serta kemampuan dalam mengorganisasi dan memonitor sumber daya yang baik,
Bagian SDM di UPBJJ-UT Bandung berupaya untuk selalu meningkatkan
Sumber Daya Manusianya guna menunjang kegiatan pekerjaannya dengan
mengikutsertakan pelatihan-pelatihan pegawainya baik di tingkat pusat maupun
internal.
Selanjutnya petikan wawancara dengan kepala tata usaha dan pegawai
bidang kepegawaian mengenai jika beban kerja yang diberikan tidak sesuai
dengan kemampuan maka pegawai akan merasa prustasi, menyatakan bahwa
sebelumnya pegawai diberikan arahan tentang jenis pekerjaan yang diberikan
sehingga pegawai tidak terbebani dengan beban kerja yang diberikan pimpinan.
Bagian kepegawaian adalah merupakan bagian yang mengurusi secara
administrasi semua urusan dan kebutuhan pegawai dilingkungan UPBJJ-UT
Bandung secara rinci deskripsi beban kerja kepegawaian dapat terlihat pada tabel
berikut :
Tabel 4.22 Deskripsi beban kerja Kepegawaian
Deskripsi
Pekerjaan
Kepegawaian
Status
Pekerjaan
Persepsi
pekerjaan
Latar belakang
pekerjaan
Frekuensi
Pekerjaan
dalam 1
tahun
Waktu yang
dibutuhkan
dalam
penyelesaian
tugas
Jumlah
peg.
Mengelola
administrasi
seluruh pegawai
UPBJJ-UT
Bandung yang
rutin
sedang
Terbiasa
dilakukan
namun tensi
pekerjaan
terkadang
816x 5 jam
Page 53
104
meliputi staf
administratif,
staf edukatif,
dan Tenaga
Kontrak
Tahunan (TKT)
berat.
6/6
Merekap
kehadiran staf
setiap bulan
untuk
disampaikan
kepada Kepala
BAUK
Rutin Ringan
Terbiasa
dilakukan
12x 5 jam
Memproses
usulan kenaikan
pangkat dan
jabatan
Berkala Ringan
Dilakukan
tidak setiap
bulan. 12x 4 jam
Memproses
/membuat SK
Kontrak Kerja
Tahunan (TKT)
Berkala Ringan
dilakukan tidak
setiap bulan 12x 4 jam
Memproses
surat ijin belajar
dan
permohonan
beasiswa dari
UT untuk
pegawai
Berkala Ringan
Dilakukan saat
ada pengajuan
saja 12x 4 jam
Memproses/me
mbuat DP3 dan
hasil penilaian
DP3 tenaga
dosen
disampaikan ke
Dekan Fakultas
dan Staf
administrasi
melalui
kepegawaian
Rutin Sedang
Dilakukan
hanya setahun
sekali 1x 5 jam
Memproses
KP4 Berkala Ringan
Dilakukan jika
ada
permohonan
12x 4 jam
Mengetik daftar
urut
kepangkatan
setiap tahun
Berkala Ringan
Dilakukan jika
ada perubahan
data pegawai 2x 5 jam
Total Beban kerja Kepegawaian
4347 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Page 54
105
Beban kerja Kepegawaian dalam satu tahun adalah 4347 jam. Persepsi
Kepegawaian untuk pekerjaan yang dilakukan adalah beragam dari ringan sampai
berat. Hal ini dikarenakan pekerjaan kepegawaian merupakan sub bagian yang
mengontrol seluruh data pegawai yang ada di kantor baik pegawai tetap maupun
pegawai honor selain itu pada bagian ini melayani semua bidang kepegawaian
UPBJJ- UT Bandung.
Jumlah seluruh pegawai pada bagian tata usaha adalah sebanyak 17 orang
dengan rincian sebagai berikut :
Tabel 4.23 Jumlah pegawai tiap Sub Bagian Tata Usaha
Sub Bagian Jumlah Pegawai
Kasubbag TU 1
Bendahara 2
Verifikator 4
SDM 4
Kepegawaian 6
Total 17
Sumber : UPBJJ-UT Bandung 2013
Tabel 4.23 merupakan data keseluruhan pegawai pada sub bagian tata
usaha yang berjumlah 17 orang pegawai, yang dibagi kedalam beberapa bagian
seperti Kasubag, Bendahara/Keuangan, verifikator, SDM dan Kepegawaian.
Dengan jumlah sebanyak itu dianggap perlu untuk menambah pegawai terutama
bagian bendahara yang dianggap cukup berat dan beresiko terutama dalam
masalah-masalah keuangan, sementara jumlah bagian kepegawaian mencapai 6
orang rata-rata pekerjaannya tidak terlalu beresiko padahal yang semestinya jika
dilihat dari hasil analisis beban kerja pegawai bagian bendaharalah yang
memerlukan pegawai yang lebih banyak ketimbang bagian bagian lainnya untuk
Page 55
106
itu pimpinan harus jeli melihat intensitas atau volume pekerjaan pada tiap
bagiannya.
Selanjutnya dari tabel tabel deskripsi pekerjaan Koordinator registrasi dan
ujian, Koordinator BBLBA dan Bagian Tata Usaha tersebut diatas menyatakan
persepsi pegawai yang menilai pekerjaan yang dilakukannya adalah berat jika
pekerjaan tersebut membutuhkan ketelitian, ketepatan, kecepatan, konsentrasi
yang tinggi, penyelesaiannya membutuhkan waktu yang cukup lama,
berhubungan dengan unit lain bahkan dengan principal dan pelanggan. Sedangkan
persepsi pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukannya bernilai sedang jika
pekerjaan tersebut telah didukung oleh infrastruktur atau fasilitas yang disediakan
oleh organisasi, telah menjadi rutinitas dan sesuai dengan kemampuan dan
keahlian yang dimiliki oleh pegawai, data atau dokumen yang dibutuhkan telah
ada dan telah sesuai prosedur kerja.
Untuk pekerjaan yang dinilai ringan oleh pegawai hal ini dikarenakan
pekerjaan tersebut tidak membutuhkan tenaga ekstra untuk melakukannya dan
tidak terlalu membutuhkan waktu yang banyak dalam penyelesaiannya. Pekerjaan
yang banyak dinilai ringan oleh pegawai adalah pekerjaan pencatatan data
pegawai dan serta pengajuan-pengajuan usulan kebutuhan pegawai lainnya,
karena pegawai tersebut telah merasa nyaman dengan pekerjaan yang
dilakukannya.
4.2.1 Menghitung Jumlah Pegawai yang efisien pada Kantor UPBJJ
Universitas Terbuka Bandung
Page 56
107
Menghitung jumlah pegawai yang efisien dilakukan dengan cara membagi jumlah
beban kerja dengan waktu produktif yang dikerjakan selama satu tahun, dengan
rumus sebagai berikut :
1. Koordinator Registrasi dan Ujian
a.
Berdasarkan perhitungan untuk koordinator regjian diperoleh hasil bahwa
jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 2 orang. Hasil
analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan rata rata beban
kerja dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.
b.
Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab registrasi diperoleh
hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 5 orang.
Sedangkan untuk jumlah pegawai pada saat ini adalah 4 (empat) orang,
jadi menurut hasil analisis masih diperlukan pegawai 1 orang pegawai.
c.
Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab kasus ujian diperoleh
hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 4 orang.
Page 57
108
Sedangkan untuk jumlah pegawai pada saat ini adalah 3 (tiga) orang,
menurut hasil analisis seharusnya ada penambahan pegawai 1 orang
pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal.
d.
Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab kasus registrasi
diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah
3 orang. Sedangkan untuk jumlah pegawai pada saat ini adalah 2 (dua)
orang menurut hasil analisis seharusnya ada penambahan pegawai 1 orang
pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal.
e. ICT
Berdasarkan perhitungan untuk koordinator regjian diperoleh hasil bahwa
jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 2 orang. Hasil
analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan beban kerja rata
rata yang dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.
2. Koordinator BLBA
a.
Berdasarkan perhitungan untuk bagian koordinator BBLBA diperoleh
hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 4 orang.
Page 58
109
Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 3 (tiga) orang,
seharusnya adanya penambahan pegawai 1 orang pegawai, agar supaya
pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal
b.
Berdasarkan perhitungan untuk penanggun jawab tutorial diperoleh hasil
bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 2 orang. Hasil
analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan beban kerja rata
rata dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.
c.
Berdasarkan perhitungan untuk penanggung jawab bahan ajar diperoleh
hasil bahwa jumlah pegawai yang efisien untuk bagian ini adalah 4 orang.
Hasil analisis untuk bagian ini menunjukan nilai perbandingan beban
kerja rata rata dianggap mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.
3. Bagian Tata Usaha
a.
Berdasarkan perhitungan diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai yang
efisien untuk bagian ini adalah 1 orang. Nilai beban kerja yang masih
berlebihan masih dapat ditangani oleh pegawai dan sebagai imbalan atas
pekerjaan tersebut maka diperlukan peningkatan kompensasi maupun
insentif.
Page 59
110
b.
Berdasarkan perhitungan untuk bendahara diperoleh hasil bahwa
jumlah pegawai yang seharusnya untuk bagian ini adalah 8 orang.
Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 2 (dua) orang, hasil
analisis beban kerja pegawai seharusnya ada penambahan pegawai 6
orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal
dan efektif.
c.
Berdasarkan perhitungan untuk verifikator diperoleh hasil bahwa jumlah
pegawai yang seharusnya untuk bagian ini adalah 7 orang. Sedangkan
untuk jumlah pegawai saat ini adalah 4 (empat) orang jadi hasil analisis
beban kerja pegawai seharusnya ada penambahan pegawai pegawai 3
(tiga) orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara
optimal
d.
Berdasarkan perhitungan untuk bidang SDM diperoleh hasil bahwa jumlah
pegawai yang seharusnya untuk bagian ini adalah 5 orang.
Sedangkan untuk jumlah pegawai saat ini adalah 4 (empat) orang, hasil
analisis beban kerja pegawai seharusnya ada penambahan pegawai 1
orang pegawai, agar supaya pekerjaan dapat terselesaikan secara optimal
dan efektif.
Page 60
111
e. Berdasarkan perhitungan
untuk penanggung jawab kasus diperoleh hasil bahwa jumlah pegawai
yang efisien untuk bagian ini adalah 6 orang. Hasil analisis untuk bagian
ini menunjukan nilai perbandingan beban kerja rata rata di anggap
mencukupi dengan jumlah pegawai yang ada.
4.2.2 Uji Validitas dan reliabilitas Instrumen Angket
1. Uji Validitas Instrumen Angket
Selanjutnya pengolahan angket dengan menggunakan uji validitas
instrumen angket hasil penelitian, di UPBJJ-UT Bandung sebagai berikut :
Tabel 4.24 Uji Validitas Instrumen Angket Beban Kerja.
No
Item
Koefisien Keterangan No
Item
Koefisien Keterangan
1 0,715 VT 11 0,700 VT
2 0,443 VS 12 0,654 VT
3 0,434 VS 13 0,422 VS
4 0,767 VT 14 0,411 VS
5 0,745 VT 15 0,723 VT
6 0,767 VT 16 0,732 VT
7 0,712 VT 17 0,611 VT
8 0,657 VT 18 0,378 VS
9 0,715 VT 19 0,411 VS
10 0,400 VS 20 0,654 VT
Rata-rata 0,603 VT
Sumber : Hasil Olahan Data Microsoft Excell 2007
Dari tabel diatas, semua item pertanyaan untuk beban kerja memiliki
koefisien validitas tinggi sehingga item pertanyaan yang digunakan untuk
Page 61
112
mengukur beban kerja akan mampu menghasilkan data yang akurat sesuai
dengan tujuan penelitian.
2. Uji Reliabilitas Instrumen Angket
Pengujian reliabilitas juga sama seperti pengujian validitas, untuk melihat
apakah kuesioner yang akan digunakan untuk mengukur kompetensi pedagogik
dan media pembelajaran reliabel (handal) atau tidak. Adapun klasifikasi
interpretasi koefisien reliabilitas menurut Guilford (dalam Suherman dan Sukjaya,
1990 : 177) adalah sebagai berikut :
0,80 < ri ≤ 1,00 derajat reliabilitas sangat tinggi
0,60 < ri ≤ 0,80 derajat reliabilitas tinggi
0,40 < ri ≤ 0,60 derajat reliabilitas sedang
0,02 < ri ≤ 0,40 derajat reliabilitas sangat rendah
Hasil perhitungan dapat dilihat pada tabel di bawah ini:
Tabel 4.25 Hasil Pengujian Reliabilitas Beban Kerja Pegawai
Sumber: hasil olahan data kuesioner penelitian 201
Dari hasil perhitungan relaibilitas beban kerja memiliki nilai koefisien reliabilitas
tinggi sehingga alat uji dalam hal ini kuesioner yang digunakan dapat dinyatakan
reliabel dimana akan mampu menghasilkan jawaban yang konsisten.
RELIABILITAS
reliabilitas Keterangan
Beban Kerja 0,677 Reliabilitas Tinggi
Page 62
113
4.2.3 Persepsi Pegawai terhadap Beban Kerja
Beban kerja merupakan sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus
diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu
tertentu (Menpan, 1997). Beban kerja pada kantor UPBJJ UT Bandung belum
terdistribusi secara efektif dan efisien secara kuantitas jumlah pekerja dan beban
kerja yang yang dimiliki harus diketahui persepsi pegawai terhadap beban kerja
yang telah diberikan kepadanya.
Berdasarkan hasil analisis instrumen angket yang disajikan hasil
wawancara dan observasi menunjukan bahwa persepsi responden terhadap beban
kerja di kantor UPBJJ UT Bandung dinilai setuju. Beban kerja, kejelasan target,
efektivitas penanganan pekerjaan dan disiplin waktu dinilai oleh responden sudah
baik namun terkadang waktu yang dalam penyelesaian pekerjaan masih dirasakan
masih belum cukup, oleh karena itu sering menggunakan waktu tambahan diluar
jam kerja. Intensitas pekerjaan yang tinggi disebabkan karena jumlah mahasiswa
pada UPBJJ-UT Bandung pada tahun 2013 ini mengalami kenaikan, dengan
jumlah mahasiswa yang aktif sekitar 14578 mahasiswa sedangkan pegawai pada
saat ini adalah 39 (tiga puluh sembilan pegawai) untuk itu sangatlah wajar jika
pada UPBJJ-UT Bandung, perlu adanya penambahan pegawai untuk
memperlancar pekerjaan menjadi lebih terarah. Dalam melayani berbagai urusan
akademik, urusan kepegawaian, dan kegiatan lainnya, pimpinan UPBJJ-UT
Bandung selalu memaksimalkan pegawai yang ada, mengingat karena dalam
Page 63
114
pengangkatan pegawai baru harus melalui prosedur dan aturan serta kebijakan
dari Universitas Terbuka Pusat.
Selanjutnya untuk intensitas dalam bekerja dinilai sudah cukup baik,
namun berdasarkan hasil analisis beban kerja serta teori-teori yang salah satunya
menurut Tarwaka (2011:131) adalah Beban waktu (time load) menunjukan
jumlah waktu yang tersedia dalam perencanaan, pelaksanaan dan monitoring
tugas atau kerja. Masih dirasakan kurang sesuai oleh sebab itu masih selalu
menggunakan waktu diluar jam kerja untuk menyelesaikan pekerjaan yang
intensitasnya cukup tinggi dan berat, sebagai contoh dalam masalah keuangan dan
masalah registrasi dan ujian.
Berdasarkan teori di atas diperoleh bahwa kondisi riil yang terjadi di
kantor UPBJJ Bandung termasuk kedalam beban kerja berlebihan kuantitatif,
yang timbul sebagai akibat dari tugas-tugas yang terlalu banyak diberikan kepada
tenaga kerja tidak sesuai dengan jumlah pegawai yang ada untuk diselesaikan
dalam target waktu tertentu. Sehingga diharapkan hasil analisis yang menunjukan
bahwa perlunya penambahan jumlah pegawai di beberapa bagian dan sub bagian
di kantor UPBJJ Bandung dapat menjadi sebuah perhatian khusus dengan tujuan
untuk meningkatkan efektivitas kerja serta pencapaian target yang dibebankan
kepada para pegawainya.
Oleh karena itu Jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan
jabatan atau pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan
atau pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun
Page 64
115
demikian, untuk menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat,
maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan melalui analisis beban kerja
pegawai. Mengingat bahwa dalam menyelesaikan beban kerja pada bagian
tertentu sering kali tidak mencukupi sehingga berakibat sering menambah waktu
kerja diluar jam/hari kerja
Persepsi pegawai mengenai beban kerja dapat menjadi bahan
pertimbangan bagi kantor UPBJJ UT Bandung terhadap hasil perhitungan beban
kerja yang telah dijabarkan sebelumnya. Melalui informasi tentang persepsi beban
kerja yang diperoleh dari pegawai, maka pihak pengambil keputusan di kantor
UPBJJ UT Bandung dapat mengambil keputusan yang tepat bagi para
pegawainya.
4.2.4. Alokasi Beban Kerja Pegawai UPBJJ UT Bandung
Berdasarkan uraian pada tabel tentang perhitungan beban kerja yang telah
dibahas di atas, menunjukan bahwa bobot beban kerja terbesar terjadi pada bagian
Tata Usaha yaitu 27.379 jam karena di bagian Tata Usaha terdapat paling banyak
sub bagian dengan deskripsi pekerjaan yang variatif. Sedangkan bobot beban
kerja paling sedikit terjadi pada koordinator BLBA yaitu sebanyak 10.188, karena
pada bagian ini hanya berhubungan dengan bantuan belajar dan penyaluran bahan
ajar saja. Total keseluruhan beban kerja untuk pegawai kantor UPBJJ UT
Bandung adalah 55.027 jam selama satu tahun.
Page 65
116
secara jelasnya dapat kita lihat jumlah beban kerja pegawai pada bagian
Koordinator registrasi dan ujian, Koordinator Bantuan Belajar dan Layanan Bahan
Ajar serta Bagian Tatat Usaha seperti pada tabel berikut :
Tabel 4.26 Hitungan Beban Kerja Pegawai UPBJJ UT Bandung
Bagian Beban Kerja
Koordinator Registrasi dan Ujian 17460 Jam
Koordinator BLBA 10188 Jam
Tata Usaha 27379 Jam
Total 55027 Jam
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja Pegawai UPBJJ-UT Bandung 2013
Dari tabel tersebut diatas jumlah beban kerja tidaklah selamanya sesuai
hitungan pada tabel tersebut, namun beban kerja tersebut sewaktu waktu bisa
bertambah atau berkurang, jika pada saat munculnya pekerjaan yang sifatnya
segera dan mendadak atau biasanya menjelang akhir-akhir semester dan akhir
tahun dimana semua laporan pekerjaan dari masing-masing bagian harus segera
tuntas dalam menyelesaikan pertanggung jawaban pekerjaannya untuk dilaporkan
kepada atasan masing-masing intensitas pekerjaan bisa meningkat.
Berdasarkan hasil wawancara dengan Koordinator dan Kasubag mengenai
beban kerja tinggi menyatakan bahwa banyak terjadi pada bidang registrasi,
layanan akademik, tutorial dan bahan ajar untuk bagian BBLBA terjadi pada
waktu waktu tertentu saja, sedang pekerjaan yang mempunyai intensitas tinggi
pada tata usaha yaitu pada bagian Keuangan, yang sering menggunakan waktu
tambahan diluar jam kerja untuk menyelesaikan beban pekerjaan tersebut
Page 66
117
sehingga beban waktu kerja sangat sedikit sekali waktu luang pada jam efektif
kerja.
4.2.5. Perbandingan Jumlah Pegawai Kantor UPBJJ UT Bandung
Berdasarkan hasil yang telah diperoleh maka akan mempermudah dalam
membandingkan jumlah pegawai sekarang dengan pegawai yang efisien. Lebih
jelasnya dapat dilihat pada tabel 4.28 sampai 4.31 sehingga diperoleh jumlah total
pegawai yang efisien untuk UPBJJ UT Bandung untuk Bagian Koordinator
Registrasi dan Ujian, Koordinator BLBA dan Tata Usaha adalah 46 orang
pegawai. Pada bagian koordinator registrasi dan ujian, sub bagian yang
membutuhkan perubahan adalah penanggung jawab registrasi, penanggung jawab
kasus ujian dan penanggung jawab kasus registrasi sebaiknya ditambah 1 orang.
Pada bagian koordinator BLBA, sub bagian yang membutuhkan perubahan
adalah hanya terdapat pada koordinator BLBA sebaiknya ditambah 1 orang
pegawai. Pada bagian Tata Usaha sub bagian yang membutuhkan perubahan
adalah pada bendahara, verifikator, SDM adalah 10 (sepuluh) pegawai sedangkan
kepegawaian masih dirasakan belum membutuhkan tambahan pegawai karena
beban kerja bidang kepegawaian masih dapat tertanggulangi secara baik oleh
pegawai yang ada. Selanjutnya perhitungan hasil analisis beban kerja pegawai
pada bagian koordiantor Registrasi dan Ujian saat ini dan jika ada penambahan
pegawai dapat dilihat pada tabel dibawah berikut ini.
Tabel 4.27 Jumlah kebutuhan pegawai bagian Koordinator Registrasi dan
Ujian UPBJJ UT Bandung
Page 67
118
Sub Bagian Jumlah Pegawai
Sekarang
Jumlah yang
Dibutuhkan
Koordinator Regjian 2 2
Penanggung Jawab registrasi 4 5
Penanggung Jawab Kasus Ujian 3 4
Penanggung Jawab Kasus
Registrasi
2 3
I C T 2 2
Total 13 16
Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai.
Selanjutnya dari data tabel tersebut diatas bahwa pada bagian Koordinator
Registrasi dan ujian dalam upaya meningkatkan pelayanannya perlu adanya
usaha untuk menambah pegawai terutama bagian-bagian penting dan dianggap
berat dalam pelaksanaan pekerjaannya sehingga proses pekerjaan dapat berjalan
efektif untuk itu pada bagian ini dibutuhkan penambahan bantuan pegawai 3 (tiga)
pegawai. Selanjutnya perhitungan hasil analisis beban kerja pegawai pada bagian
Bantuan Belajar dan Layanan Bahan Ajar saat ini dan jika ada penambahan
pegawai, dapat dilihat pada tabel dibawah berikut ini.
Tabel 4.28 Jumlah kebutuhan pegawai bagian Koordinator BBLBA
UPBJJ UT Bandung
Sub Bagian Jumlah
Pegawai
Jumlah yang
Dibutuhkan
Keterangan
Koordinator BLBA 3 4 Dibutukan 1
Penanggung Jawab Tutorial 2 2
Penanggung Jawab Bahan Ajar 4 4
Total 9 10 1
Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai. 2013
Dari data tabel tersebut diatas bahwa pada bagian Koordinator Bantuan
Belajat dan Layanan Bahan Ajar (BBLBA) dalam upaya meningkatkan
Page 68
119
pelayanannya perlu adanya usaha untuk menambah pegawai terutama bagian-
bagian penting yang dianggap berat dalam pelaksanaan pekerjaannya sehingga
proses pekerjaan dapat berjalan efektif dibutuhkan tambahan 1 (satu pegawai).
Selanjut hasil analisis kebutuhan pegawai pada bagian Tata Usaha saat ini
merupakan yang paling besar dalam membutuhkan tambahan pegawai baru untuk
menunjang proses kerja yang lebih baik, dengan adanya penambahan pegawai
diharapkan mampu menunjang pekerjaaan yang lebih optimal, berikut tabel
jumlah pegawai yang di bagian tata usaha beserta data hasil analisis beban kerja
pegawai, dalam tabel sebagai berikut :
Tabel 4.29 Jumlah kebutuhan pegawai bagian Tata Usaha UPBJJ UT Bandung
Sub Bagian Jumlah Pegawai
Jumlah yang
Dibutuhkan
Keterangan
Kasubbag TU 1 1
Bendahara 2 8 Dibutuhkan 6
Verifikator 4 7 Dibutuhkan 3
SDM 4 5 Dibutuhkan 1
Kepegawaian 6 6
Total 17 27 10
Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai 2013
Dari data tabel tersebut diatas bahwa pada bagian Tata usaha dalam upaya
meningkatkan kerja yang optimal serta meningkatkan layanannya perlu adanya
usaha untuk menambah pegawai terutama bagian-bagian penting yang dianggap
berat dalam pelaksanaan pekerjaannya sehingga proses pekerjaan dapat berjalan
dengan baik sebagai contoh untuk membantu keuangan hendaknya kerja
bendahara dapat diberikan tambahan pegawai sebanyak enam orang pegawai
Page 69
120
karena intensitas dan beban kerja bendahara cukup berat dan tinggi. Selanjutnya
tabel perbandingan jumlah pegawai pada tiap bagian sebelum penambahan dan
jika ada penambahan pegawai baru pada UPBJJ-UT Bandung dapat dilihat pada
tabel berikut :
Tabel 4.30 Jumlah pegawai pada UPBJJ UT Bandung untuk Bagian Koordinator
Regjian, Koordinator BLBA dan Tata Usaha
Bagian Jumlah Pegawai
Tetap
Jumlah kebutuhan
pegawai
Koordinator Registrasi dan Ujian 13 16
Koordinator BLBA 9 10
Tata Usaha 17 27
Total 39 53
Sumber : Hasil perhitungan analisis beban kerja pegawai 2013
Tabel ini menunjukan jumlah pegawai pada UPBJJ-UT Bandung dimana
hasil analisis perhitungan dari beban kerja pegawai masing-masing bagian
diperlukan adanya penambahan pegawai dimana Koordinator registrasi Ujian
memerlukan tambahan 3 (tiga) orang pegawai, Bagian Koordinator BBLBA
diperlukan penambahan cukup 1 (satu) pegawai sedangkan untuk Bagian Tata
usaha merupakan yang cukup banyak memerlukan tambahan pegawai paling
banyak yaitu 10 (sepuluh) orang pegawai.
Selanjutnya tabel secara keseluruhan pegawai pada UPBJJ-UT Bandung
dimana didalamnya termasuk pegawai tidak tetap ditambah dengan jumlah
pegawai hasil dari analisis beban kerja pegawai diperkirakan jumlah pegawai
pada UPBJJ-UT Bandung seperti nampak pada tabel berikut ini.
Page 70
121
Tabel 4.31 Jumlah total kebutuhan pegawai hasil analisis beban kerja Pegawai
UPBJJ UT Bandung.
No Bagian
Jumlah Pegawai
sekarang
Jumlah pegawai yang
dibutuhkan
Keterangan
1 Kepala 1 1
2 Bagian Regjian 13 16 Dibutuhkan 3
3 Bagian BLBA 9 10 Dibutuhkan 1
4 Bagian TU 17 27 Dibutuhkan 10
5 Office boy 3 3 Tidak ada perubaan
6 Keamanan 2 2 Tidak ada perubahan
7 Driver 2 2 Tidak ada perubahan
TOTAL 47 61 14
Sumber : Hasil Analisis Beban Kerja Pegawai, UPBJJ-UT Bandung 2013
Jadi jumlah kebutuhan pegawai idealnya menurut hasil analisis dari beban
kerja pegawai jika perlu adanya penambahan pegawai adalah sebanyak 14 (empat
belas) pegawai seperti nampak pada tabel tersebut diatas, jumlah pegawai saat ini
adalah sebanyak empat puluh tujuh pegawai yang didalamnya yaitu pegawai tetap
dan tidak tetap, jika di hitung dari hasil analisis beban kerja UPBJJ-UT Bandung,
dan untuk memperlancar pekerjaan membutuhkan sekitar 61 (enam puluh satu)
pegawai, dengan demikian kelancaran dan peningkatan mutu pekerjaan akan lebih
baik, serta mengarah pada efisiensi waktu kerja.
Page 71
122
4.2.6. Tanggapan Responden tentang Beban Kerja Pegawai
Tanggapan responden dapat diperoleh dengan cara wawancara. Menurut
Sukmadinata (2012:216), wawancara atau (interview) meru-pakan salah satu
bentuk teknik pengumpulan data yang banyak digunakan dalam penelitian
deskriptif kualitatif dan deskriptif kuantitatif. Sedangkan menurut Komara
(2009:135) Interview atau wawancara merupakan metode pengumpulan data yang
menghendaki komunikasi langsung antara penyelidik dengan subjek atau
responden.
Wawancara dalam penelitian ini merupakan salah satu instrumen
pendukung dalam memperoleh informasi tentang tanggapan pegawai terhadap
beban kerja. Wawancara dilakukan terhadap para kepala bidang Tata usaha dan
Koordinator di kantor UPBJJ UT Bandung. Berikut adalah hasil wawancara yang
dilakukan peneliti dengan responden.
1) Apakah pegawai dalam mengerjakan tugas pekerjaan dengan rencana kerja
dan waktu kerja yang diberikan?
Sebagian besar responden memberi jawaban selalu tepat waktu meskipun ada
responden yang menjawab kadang-kadang ada pegawai yang tidak tepat
Page 72
123
waktu, hal ini ditunjukan oleh jawaban responden “E”, “N” dan “S”, yaitu
sebagai berikut :
Ibu “E” (TU): “ Ya, selalu tepat waktu, tapi masih ada beberapa pegawai yang
kadang tidak selalu tepat waktu (BLBA, TU )”
Ibu “N”(BLBA): “ Selalu tepat waktu, tapi kalau ada pekerjaan tensi tinggi
suka melebihi waktu kerja”.
Bapak “S” (Registrasi): “Ya, meskipun sekali waktu ada pegawai yang tidak
tepat waktu”.
2) Dalam pelaksanaan beban pekerjaan apakah pegawai selalu diberikan batas
waktu?
Seluruh responden yang ditanya memberikan jawaban selalu diberikan batas
waktu dalam bekerja, hal ini ditunjukan oleh jawaban responden “E” dan “N”
dan “S”, yaitu sebagai berikut :
Ibu “E” (TU): “ Selalu diberikan batas waktu untuk menghindari banyak
waktu terbuang”
Ibu “N” (BBLBA): “ ya, ada batas waktu supaya pekerjaan tepat waktu”.
Bapak “S” (Registrasi): “ batas waktu diperlukan supaya benar-benar fokus
pada pekerjaan”.
3) Jika salah satu pekerjaan selesai dengan cepat apakah para pegawai selalu
memanfaatkan sisa waktu efektif kerja untuk melaksanakan pekerjaan
lainnya?
Page 73
124
Seluruh responden menjawab selalu, ketika satu pekerjaan telah selesai para
pegawai memanfaatkan waktu sisa dengan mengerjakan pekerjaan lain dengan
alasan untuk lebih mengefektifkan waktu kerja.
4) Monitoring dalam pelaksanaan pekerjaan adalah salah satu yang harus
dilakukan oleh atasan pegawai agar supaya pekerjaan yang dikerjakan
bawahan dapat terlihat dan terkendali sejauh mana pegawai tersebut
menjalankan pekerjaannya apakah pekerjaan tersebut sesuai rencana atau tidak
serta waktu yang dipergunakannya mencukupi atau tidak. Sejauh manakah
monitoring yang dilakukan Bapak/Ibu terhadap pekerjaan yang dikerjakan
pegawai di bagian kerja Bapak/Ibu?
Seluruh responden menjawab selalu dilakukan monitoring untuk
mengendalikan dan mengontrol hasil kerja para staff pegawai yang dilakukan
oleh para penanggung jawab wilayah, seperti yang dikemukakan oleh para
responden berikut ini:
Ibu “E” (TU): “ Selalu melakukan monitoring dengan mendatangi meja kerja
pegawai, menanyakan tentang pekerjaan apa yang sedang dikerjakan, apa
sudah selesai atau belum?”.
Ibu “N” (BBLBA): “ Monitoring dilakukan dengan sistem penanggung jawab
kerja wilayah. Mendatangi dan melihat hasil kerja pegawai ”.
Bapak “S” (Registrasi): “ Monitoring dilakukan setiap harinya dalam
mengontrol pekerjaan pegawai”.
Page 74
125
5) Apa yang Bapak/Ibu lakukan agar pegawai dalam mengerjakan beban
pekerjaannya selalu berkonsentrasi penuh terhadap tugas kerja yang
diembannya?
Jawaban para responden berupa pemberian arahan terhadap para pegawai,
memberikan pekerjaan sesuai dengan kemampuan pegawai maupun selalu
memberikan dorongan dan reward terhadap pegawai yang teladan, seperti
yang dikemukakan para responden berikut ini.
Ibu “E” (TU): “ memberikan arahan kepada pegawai agar tetap fokus terhadap
pekerjaan yang dikerjakannya agar pekerjaan dapat selesai secara efektif”.
Ibu “N” (BBLBA): “ Memberikan pekerjaan disesuaikan dengan kemampuan
pegawai agar egawai dapat ebrkonsentrasi dan mampu menjalankan
pekerjaaan dengan baik ”.
Bapak “S” (Registrasi): “ Memberikan arahan bahwa pegawai harus
bertanggung jawab terhadap pekerjaannya dan memberikan reward yang
sesuai terhadap pegawai teladan”.
6) Apakah Bapak/Ibu selalu menegur terhadap pegawai yang tidak konsentrasi
terhadap pekerjaannya? Contoh teguran apa saja?
Semua responden menjawab selalu memberikan tegurang terhadap para
pegawai yang lalai maupun tidak berkonsentrasi pada pekerjaannya, bentuk
teguran biasanya berbentuk lisan, dan apabila tidak terdapat perubahan maka
pegawai tersebut akan ditindaklanjuti oleh kepala UPBJJ secara langsung.
Jawaban para responden adalah sebagai berikut ini.
Page 75
126
Ibu “E” (TU): “ Selalu menegur dengan cara lisan dengan penuh kehati-hatian
agar pegawai tersebut tidak merasa tertekan”.
Ibu “N” (BBLBA): “memberikan teguran secara lisan serta memberikan
motivasi agar pegawai dapat bekerja dengan penuh konsentrasi”.
Bapak“S” (Registrasi): “ selalu menegur secara lisan, dan apabia sudah
ditegur tidak ada perubahan maka diserahkan lagi pada atasan lagi yaitu
kepala UPBJJ”.
7) Pegawai ulet dan tekun adalah pegawai yang mampu menikmati pekerjaannya
sehingga setiap beban kerja yang diberikan mampu dikerjakan dengan baik.
Apakah hal tersebut selalu terjadi dengan pegawai ditempat kerja Bapak/Ibu?
Semua responden menjawab setuju bahwa pegawai yang ulet dan tekun selalu
mampu mengerjakan beban kerja yang diberikan dengan baik, hal ini
ditunjukan dengan banyaknya pegawai yang bekerja melebihi waktu kerjanya,
bahkan pada hari libur pun mereka bekerja. Seperti jawaban para responden
yang hampir sama dimana mereka menjawab “ Y, akibat hal tersebut banyak
pegawai yang menghabiskan waktu kerja melebihi jam kerja mislnya sampai
jam 6 atau 7 malam, bahkan hari sabtu dan minggu mereka bekerja!”.
8) Bagaimana cara Bapak/Ibu dalam mengendalikan pegawai yang kebingungan
saat diberikan beban pekerjaan?
Para responden menjawab bahwa dalam memberikan suatu pekerjaan kepada
egawai hendaknya dilihat karakter dan kemampuan pegawai untuk
disesuaikan dengan pekerjaan yang diberikan supaya tidak kebingungan dalam
menyelesaikan pekerjaan.
Page 76
127
9) Jika beban kerja yang diberikan tidak sesuai dengan kemampuan maka
pegawai akan merasa frustasi karena tugas pekerjaannya merasa sulit untuk
dikerjakan, apa yang Bapak/Ibu lakukan jika melihat pegawai yang seperti
itu?
Kepala bidang TU dan Regjian menjawab dengan memberikan pengarahan
tentang pekerjaan agar dapat diselesaikan dengan baik, sedangkan kepala
BLBA menjawab dengan melakukan analisis kembali pegawai yang mampu
mengerjakan atau mengalihkan pekerjaan tersebut kepada pegawai yang lebih
mampu maupun dibantu oleh pembimbing.
10) Akibat beban kerja yang cukup tinggi/ kebingungan dalam menyelesaikan
pekerjaan biasanya berakibat pada tekanan psikologis pegawai (stress
pekerjaan), bagaimana dengan keadaan tingkat beban kerja yang ada di bagian
tempat Bapak/Ibu apakah tergolong tinggi, sedang atau rendah?
Jawaban para responden menunjukan bahwa tingkat bebn kerja di kantor
UPBJJ UT Bandung berada pada tingkat sedang sampai tinggi, hal ini
ditunjukan oleh jawaban responden berikut ini.
Ibu “E” (TU): “ Tinggi, apalagi bidang-bidang keuangan dan laporan-laporan
keuangan”.
Ibu “N” (BBLBA): “Tinggi, untuk pekerjaan monitoring tutorial dan layanan-
layanan mahasiswa”.
Bapak “S” (Registrasi): “ Normal-normal saja tidak ada tensi tinggi kecuali
akhir-akhir masa registrasi bekerja bisa sampai malam bahkan hari libur juga”.
Page 77
128
Berdasarkan tanggapan dari para responden dapat peneliti simpulkan
bahwa rata-rata beban kerja pegawai di UPBJJ UT Bandung berada pada
tingkatan tinggi, tetapi dapat dilihat juga dari jawaban para responden bahwa
tingkat kenyamanan serta kondisi kerja para pegawai dengan pegawai maupun
atasan terbentuk kondusif.