28 BAB IV HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS 1.1. Analisis Sistem Presensi BMT Taruna Sejahtera Sistem presensi karyawan yang digunakan di BMT Taruna Sejahtera tergolong masih manual. Setiap karyawan yang hadir, akan mengisikan jam kehadiran pada lembar kertas presensi yang dirangkai seperti buku yang sudah tertera nama seluruh karyawan setiap satu bulan. Sebelum menuliskan jam kehadiran, karyawan harus mencari namanya terlebih dahulu. Selain itu, setiap karyawan juga diwajibkan membubuhkan tanda tangan sebagai tanda bahwa yang menuliskan jam kehadiran adalah karyawan yang bersangkutan. Lembar kertas presensi yang digunakan akan membentuk sebuah laporan presensi bulanan. Laporan yang berupa hardcopy ini akan diarsip dan dapat digunakan sewaktu dibutuhkan dan hal ini dapat menyulitkan dalam proses pencarian. Laporan ini bisa saja terkena air atau api dan akan rusak, serta kemungkinan akan terjadi data yang tercecer dan hilang. 1.2. Kebutuhan Untuk mendukung Sistem Presensi Karyawan pada BMT Taruna Sejahtera, perlu adanya dukungan sistem komputer yang memadai baik hardware, software maupun brainware.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
28
BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
1.1. Analisis Sistem Presensi BMT Taruna Sejahtera
Sistem presensi karyawan yang digunakan di BMT Taruna Sejahtera
tergolong masih manual. Setiap karyawan yang hadir, akan mengisikan jam
kehadiran pada lembar kertas presensi yang dirangkai seperti buku yang sudah
tertera nama seluruh karyawan setiap satu bulan. Sebelum menuliskan jam
kehadiran, karyawan harus mencari namanya terlebih dahulu. Selain itu, setiap
karyawan juga diwajibkan membubuhkan tanda tangan sebagai tanda bahwa yang
menuliskan jam kehadiran adalah karyawan yang bersangkutan.
Lembar kertas presensi yang digunakan akan membentuk sebuah laporan
presensi bulanan. Laporan yang berupa hardcopy ini akan diarsip dan dapat
digunakan sewaktu dibutuhkan dan hal ini dapat menyulitkan dalam proses
pencarian. Laporan ini bisa saja terkena air atau api dan akan rusak, serta
kemungkinan akan terjadi data yang tercecer dan hilang.
1.2. Kebutuhan
Untuk mendukung Sistem Presensi Karyawan pada BMT Taruna Sejahtera,
perlu adanya dukungan sistem komputer yang memadai baik hardware, software
maupun brainware.
29
1.2.1. Kebutuhan Hardware
Hardware atau dalam Bahasa Indonesia disebut dengan perangkat
keras adalah barang-barang yang terbuat dari logam yang berkaitan dengan
suatu sistem atau bisa disebut sebagai peralatan fisik.
Hardware merupakan komponen pertama yang sangat diperlukan
dalam Sistem Presensi Karyawan pada BMT Taruna Sejahtera. Hardware
yang diperlukan adalah:
1. Komputer (monitor, mouse, keyboard)
2. Memori RAM 256 MB atau lebih
3. Kapasitas hardisk minimal 10 GB
4. Seperangkat alat cetak / printer
1.2.2. Kebutuhan Software
Software atau dalam Bahasa Indonesia disebut dengan perangkat
lunak adalah perangkat program, prosedur, dan dokumen yang berkaitan
dengan suatu sistem atau bagian dari alat yang berfungsi sebagai penunjang
alat utama.
Untuk mendukung Sistem Presensi Karyawan pada BMT Taruna
Sejahtera perangkat lunak yang digunakan antara lain:
1. Apache
Dalam sistem presensi karyawan ini, apache digunakan sebagai web
servernya. Apache adalah sebuah web server open source, jadi semua
orang dapat menggunakannya secara gratis, bahkan bisa mengedit
kode programnya.
30
2. Bahasa Pemrograman
Dalam sistem ini, bahasa pemrograman yang digunakan adalah PHP
(Hypertext Pre-processor). Selain mendukung di sistem operasi
Windows, PHP juga dapat digunakan pada mac OS, Linux dan sistem
operasi yang lainnya. Pemilihan PHP karena mempermudah saat
proses pengembangan dan juga pemeliharaan aplikasi ketika akan
dikembangkan, selain dari sifatnya sebagai open source.
3. Basis data
Basis data yang mendukung PHP dan digunakan dalam sistem ini
adalah MySQL. Basis data MySQL ini dipilih karena kemampuan
untuk menyimpan data dalam kapasitas besar, kecepatan akses dan
fitur akses bersama dalam jaringan komputer.
4.2.3. Kebutuhan Brainware
Brainware adalah sumber daya manusia yang akan berperan sebagai
user ataupun administrator. Brainware sebagai administrator adalah yang
melakukan pengolahan website dan basis data. Administrator bagi aplikasi
ini harus mengerti tentang bahasa pemrograman PHP dan MySQL serta
jalannya sistem.
Sedangkan user adalah pengguna website dan tidak harus mengerti
tentang bahasa pemrograman karena user hanya pengguna dan cukup
mengoperasikan sistem. Dalam sistem ini, yang berperan sebagai user
adalah karyawan dengan jobs sebagai teller.
31
1.3. Jadwal
Berikut adalah rencana perancangan sistem dari analisis sampai dengan
implementasi:
Tabel 4.1. Tabel Jadwal Perancangan
Waktu Perencanaan Uraian Perencanaan
Minggu 1 - Analisis masalah
Minggu 2 - Mengidentifikasi masalah
- Gambaran masalah
Minggu 3 - Merancang basis data dan form
- Membuat style form for dispatch presensi
Minggu 4 - Merancang interface edit presensi
Minggu 5 - Pengcodingan input
Minggu 6 - Pengcodingan proses login dan proses presensi
Minggu 7 - Pengcodingan proses dan output data karyawan,
teller dan admin
Minggu 8 - Pencodingan proses laporan dan rekapitulasi
Minggu 9 - Pencodingan output laporan dan rekapitulasi
Minggu 10 - Laporan Tugas Akhir
Minggu 11 - Laporan Tugas Akhir
Minggu 12 - Laporan Tugas Akhir
1.4. Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah proses pengembangan spesifikasi sistem baru
berdasarkan hasil rekomendasi analisis sistem. Tujuan tahap perencanaan sistem:
1. Memenuhi kebutuhan pemakai.
2. Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap untuk
pemrograman dan ahli-ahli teknik yang terlibat.
32
1.4.1. Data Flow Diagram (DFD) level 0
Berikut adalah DFD level 0 sistem presensi karyawan pada BMT
Taruna Sejahtera:
Sistem Presensi
Karyawan BMT Taruna
SejahteraTeller
Admin
Presensi
Data Karyawan
Proses Presensi
Pengolahan Data
Laporan Presensi
Karyawan
Gambar 4.1. Data Flow Diagram (DFD) level 0
Sistem Presensi Karyawan BMT Taruna Sejahtera membutuhkan data
karyawan dari tabel karyawan yang akan digunakan untuk proses presensi.
Proses ini hanya dapat diakses oleh teller dan akan menghasilkan laporan
presensi antaranya adalah laporan presensi harian, laporan presensi bulanan
dan rekapitulasi presensi.
Sistem presensi ini juga diakses oleh administrator. Hak akses
administrator adalah dalam pengolahan data yaitu data karyawan, data
teller, data admin dan data presensi karyawan. Pengolahan data karyawan
adalah menambahkan karyawan, mengedit data karyawan dan menghapus
karyawan. Begitu pula dengan data teller dan data admin, dapat menambah
teller dan admin, mengedit data teller dan data admin, dan menghapus data
teller. Berbeda dengan data presensi karyawan. Admin tidak dapat
33
menambahkan atau melakukan proses presensi, tetapi dapat menghapus dan
mengedit data presensi karyawan sesuai dengan kebutuhan.
1.4.2. Data Flow Diagram (DFD) level 1
Berikut adalah DFD level 1 sistem presensi karyawan pada BMT
Taruna Sejahtera:
Proses
Presensi
2.0
Teller
Karyawan
Presensi
Presensi
Data Presensi
Rekap
Presensi
3.0
Rekapitulasi
Update Data
1.0
Admin
Pengolahan Data
Data Karyawan
Rekapitulasi
TellerAdmin
Gambar 4.2. Data Flow Diagram (DFD) level 1
34
Sistem Presensi Karyawan memiliki beberapa proses diantaranya
adalah proses update data, proses presensi dan proses rekap presensi.
Pengolahan data dalam proses update data hanya dapat diakses oleh admin.
Data yang dapat diolah adalah data admin, data teller dan data karyawan.
Pengolahan data karyawan akan update pada tabel karyawan. Data
karyawan digunakan untuk proses presensi. Proses presensi hanya dapat
diakses oleh teller dan akan menghasilkan laporan presensi yang dapat
diakses oleh admin dan juga teller. Sesuai dengan laporan presensi melalui
proses rekapitulasi akan menghasilkan rekapitulasi presensi yang juga dapat
diakses oleh admin dan juga teller.
1.4.3. Use Case Diagram
Masukkan ID
Admin
Masukkan
Password
LOGIN
Pengolahan Data
Data Karyawan
Data Teller
Data Admin
ADMINPresensi Harian
Logout LOGOUT
Gambar 4.3. Use Case Diagram (1)
User yang login sebagai admin dapat melakukan pengolahan data
karyawan, data teller, data admin dan presensi harian.
35
Masukkan ID Teller
Masukkan
Password
LOGIN
Proses Presensi Laporan Presensi
TELLERLogout LOGOUT
Gambar 4.4. Use Case Diagram (2)
User yang login sebagai teller dapat melakukan proses presensi
karyawan.
1.4.4. Entity Relationship Diagram (ERD)
ERD merupakan notasi grafis dalam pemodelan data konseptual yang
mendeskripsikan hubungan antar penyimpanan. ERD menggunakan
sejumlah notasi dan simbol untuk menggambarkan struktur dan hubungan
antardata. Pada dasarnya ada 3 macam simbol yang digunakan, yaitu:
1. Entity adalah suatu objek yang dapat diidentifikasikasi dalam
lingkungan pemakai, sesuatu yang penting bagi pemakai dalam
konteks sistem yang akan dibuat. Entitas digambarkan dalam bentuk
persegi empat.
2. Atribut adalah elemen yang dimiliki oleh entitas dan berfungsi
mendeskripsikan karakter entitas. Atribut digambarkan dalam bentuk
elips.
3. Hubungan atau Relationship. Sebagaimana halnya entitas, hubungan
pun harus dibedakan antara hubungan atau bentuk hubungan antar
36
entitas dengan isi dari hubungan itu sendiri. Relationship digambarkan
dalam bentuk intan (diamonds).
ERD untuk Sistem Presensi Karyawan BMT Taruna Sejahtera adalah:
TELLER
ID_TELLER PASSWORD
KARYAWAN
NIK NAMA
JOB_ID JK
SESUAI
HARI_KERJA TANGGAL
MELENGKAPI
ADMIN
ID_ADMIN
PASSWORD
ABSENSI
NIK
JAM_MASUK
TANGGAL
DATANG
PULANG
ID_ABSENSI
ID_TELLER
STATUS
JAM_KELUAR
MEMPROSES
NIKID_TELLER
TANGGAL ID_ABSENSI
MENGOLAH
MENGOLAH
MENGOLAH
JOBS
JOB_ID JOB_NAME
Gambar 4.5. Entity Relationship Diagram (ERD)
Satu atau lebih teller bisa tidak memproses presensi karyawan dan
bisa juga memproses beberapa presensi karyawan sesuai dengan hari kerja.
Satu atau lebih admin akan melakukan pengolahan data. Data tersebut
adalah data teller, data admin, data karyawan dan juga data presensi.
37
Minimal satu dan maksimal banyak admin akan mengolah beberapa data
dan bisa jadi tidak mengolah data sama sekali.
1.4.5. Basis data
Pengertian basis data atau database diperjelas oleh James Martin
(1990), yang mengatakan sebagai suatu kumpulan data terhubung yang
disimpan secara bersama-sama pada suatu media, tanpa mengatap satu
sama lain atau tidak perlu suatu kerangkapan data dengan cara-cara
tertentu sehingga mudah untuk digunakan dan ditampilkan kembali, dapat
digunakan untuk satu atau lebih program aplikasi secara optimal, data
dapat disimpan tanpa mengalami ketergantungan pada program yang akan
menggunakannya, serta disimpan sedemikian rupa sehingga penambahan,
pengambilan dan modifikasi data dapat dilakukan dengan mudah dan
terkontrol.
Menurut (Aji Supriyanto, 2005:194) manfaat yang diperoleh dari
penyusunan basis data, yaitu:
1. Mengatasi Kerangkapan Data (Redudancy Data)
Penyimpanan data yang sama pada beberapa tempat selain bisa
menyulitkan pemakai tentang aktualisasi data juga memboroskan
tempat penyimpanan, maka baris data akan mendeteksi dan
menghindari jika terjadi kerangkapan data.
38
2. Menghindari terjadinya Inkonsistensi Data
Akibat lain jika terjadinya kerangkapan data, maka terjadi perubahan
pada data yang satu sedangkan yang lain tidak diubah akan terjadi
ketidaklainan sistem data.
3. Mengatasi kesulitan dalam mengakses data
Memudahkan jika suatu saat akan diambil atau dicetak data yang
memiliki kriteria tertentu, misalnya pada tanggal yang tertentu, alamat
tertentu, jumlah tertentu, dan sebagainya.
4. Menyusun format yang standar dari sebuah data
Data yang sama pada file yang berbeda harus memiliki format data
berupa tipe dan jangkauannya harus sama.
5. Penggunaan oleh banyak pemakai (Multiple User)
Sebuah basis data bisa dimanfaatkan sekaligus secara bersama oleh
banyak pengguna (multiuser).
6. Melakukan perlindungan dan pengamanan data (Data Security)
Setiap data hanya bisa diakses atau dimanipulasi oleh pihak yang
diberi otoritas dengan memberikan login dan password terhadap
masing-masing data.
7. Menyusun integrasi dan independensi
Basis data merupakan data loupless yang bisa diintegrasikan, sehingga
bisa dimanipulasi untuk mendapatkan berbagai bentuk latar kerja dan
laporan yang diinginkan, maka demikian masing-masing dan tidak
saling tergantung terhadap data yang lain.
39
Dalam perancangan sistem presensi karyawan pada BMT Taruna
Sejahtera, dibutuhkan basis data dalam MySQL untuk menyimpan semua
data yang ada dalam sistem ini. Basis data ini diberi nama presensi_bts.
Tabel adalah bagian dari basis data yang berfungsi untuk menyimpan
data-data tertentu. Pada sistem ini terdapat beberapa tabel, yaitu:
1. TABEL TELLER : untuk menyimpan data teller.
Tabel 4.2. Perancangan Tabel Teller
Name Type Size Null Default Key Keterangan
id_teller varchar 10 no primary id yang
digunakan oleh
teller untuk
login sistem
password varchar 10 no - password
teller sesuai
dengan id
teller untuk
login sistem
2. TABEL KARYAWAN : untuk menyimpan data karyawan.
Tabel 4.3. Perancangan Tabel Karyawan
Name Type Size Null Default Key Keterangan
NIK varchar 7 No primary Nomor Induk
Karyawan yang
dimiliki tiap
karyawan
nama varchar 30 no - nama karyawan
sesuai dengan
NIK yang
dimiliki oleh
40
setiap karyawan
job_id varchar 10 yes “-“ index id bagian
pekerjaan setiap
karyawan
jk varchar 5 no - jenis kelamin
karyawan, yaitu
L untuk laki-laki
dan P untuk
perempuan
3. TABEL JOBS : untuk menyimpan jenis bagian pekerjaan dalam
struktur organisasi.
Tabel 4.4. Perancangan Tabel Jobs
Name Type Size Null Default Key Keterangan
job_id varchar 10 yes primary ADM =
Administrasi,
AO = Account
Officer,
ASS_AUDIT =
Asisten Auditor,
AUDIT =
Auditor,
CEO = Chief
Executive
Officer,
DRV = Driver,
GM = General
Manager,
KK = Kepala
Kas,
MC = Manager
job_name varchar 20
41
Cabang,
OPR =
Operator,
PENAGIHAN =
Petugas
Penagihan,
PR =
Pramubakti,
SPV_KAS =
Supervisor Kas,
SPV_SDM =
Supervisor SDM
& Umum,
SPV_TAGIH =
Supervisor
Penagihan,
TELLER =
Teller
4. TABEL HARI_KERJA : untuk menyimpan tanggal hari kerja apabila
proses absensi dijalankan dan dapat digunakan dalam menghitung
jumlah hari kerja.
Tabel 4.5. Perancangan Tabel Hari_Kerja
Name Type Size Null Default Key Keterangan
tanggal Date no primary tanggal hari kerja
5. TABEL ADMIN : untuk menyimpan data admin.
Tabel 4.6. Perancangan Tabel Admin
Name Type Size Null Default Key Keterangan
id_admin varchar 10 no primary id yang digunakan
42
oleh administrator
untuk login sistem
password varchar 10 no - password
administrator sesuai
dengan id admin
untuk login sistem
6. TABEL ABSENSI : untuk menyimpan data dalam proses presensi
karyawan.
Tabel 4.7. Perancangan Tabel Absensi
Name Type Size Null Default Key Keterangan
id_absensi integer 11 no 00 primary id untuk proses
presensi
karyawan
NIK varchar 7 no index Nomor Induk
Karyawan yang
terproses dalam
sistem presensi
jam_masuk time no - waktu / jam
masuk karyawan
yaitu 08.00
tanggal date yes now() - tanggal proses
presensi
karyawan
datang time yes now() - waktu / jam
kedatangan
karyawan ke
kantor
pulang time yes now() - waktu / jam
kepulangan
karyawan dari
43
kantor
jam_keluar time no - waktu / jam
keluar karyawan
yaitu 16.00
status varchar 10 no - presensi
karyawan, yaitu:
hadir : apabila
karyawan
datang dan
pulang ke kantor
sesuai dengan
jam masuk dan
jam keluar.
izin : apabila
karyawan
datang sesuai
dengan jam
masuk tetapi
pulang sebelum
jam keluar
dengan alasan
ijin dan apabila
karyawan dalam
satu hari penuh
tidak datang ke
kantor dengan
alasan ijin,
misalkan ada
keperluan
keluarga.
sakit : apabila
karyawan
44
datang sesuai
dengan jam
masuk tetapi
pulang sebelum
jam keluar
dengan alasan
sakit dan apabila
karyawan dalam
satu hari penuh
tidak datang ke
kantor dengan
alasan sakit
dengan surat
keterangan sakit.
id_teller varchar 10 no - id teller yang
melakukan
proses presensi
sesuai dengan
login teller
1.4.6. Relasi Basis data
Hubungan data antartabel dalam basis data disebut dengan relasi.
Relasi digunakan untuk meringkas data yang ada dalam basis data sehingga
penggunaan data menjadi lebih fleksibel. Penggunaan relasi dalam sistem
presensi karyawan BMT Taruna Sejahtera adalah sebagai berikut:
45
admin
#id_admin
+password
teller
#id_teller
password
hari_kerja
#tanggal
karyawan
#NIK
+nama
-job_id
+jk
jobs
#job_id
+job_name
absensi
#id_absensi
-NIK
+jam_masuk
+tanggal
+datang
+pulang
+jam_keluar
+status
+id_teller
Gambar 4.6. Desain Relasi Basis Data
Relasi yang terbentuk dalam basis data presensi_bts terletak pada
tabel absensi, jobs, teller dan karyawan. Di dalam tabel karyawan terdapat
field job_id dan akan terisi sesuai dengan job_id yang terdapat pada tabel
jobs. Pada tabel absensi, field NIK dan id_teller akan terisi saat presensi
telah diproses. NIK harus sesuai dengan NIK yang dimiliki oleh karyawan
pada tabel karyawan. Selain itu, id_teller juga harus sesuai dengan id_teller
yang dimiliki oleh teller pada tabel teller.
1.4.7. Desain Sistem
1.4.7.1. Halaman Login
Halaman login adalah halaman pertama sebelum masuk ke
dalam sistem presensi karyawan. Halaman ini memiliki dua
akses login yaitu login sebagai teller dan sebagai admin.
Untuk login sebagai teller, dibutuhkan id teller dan password
sesuai dengan id teller dan password yang ada pada tabel
46
teller. Sedangkan login sebagai admin, dibutuhkan id admin
dan password sesuai dengan id admin dan password yang ada
pada tabel admin.
logoBMT TARUNA SEJAHTERA
SISTEM INFORMASI PRESENSI KARYAWAN
Login as Teller Login as Admin
ID Teller ID Admin
Password Password
Log In Log In
Gambar 4.7. Desain Halaman Login
1.4.7.2. Halaman Awal
a. Halaman Awal Login Teller
Jika login sebagai teller, maka halaman awal ketika login
adalah seperti pada gambar 4.8. Di dalamnya terdapat
beberapa menu, yaitu:
1. Home : halaman awal ketika login sebagai teller.
2. Presensi : halaman untuk proses presensi karyawan.
3. Laporan Presensi : terdiri dari laporan harian dan
laporan bulanan presensi karyawan.
47
4. Rekapitulasi : halaman untuk rekapitulasi presensi
karyawan.
5. Logout : proses keluar dari sistem presensi menuju
halaman login.
logo
SISTEM INFORMASI PRESENSI KARYAWANBMT TARUNA SEJAHTERA