39 BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN 4.1 Identifikasi Masalah Sebelum proses analisa dilakukan, tahapan yang terlebih dahulu dilakukan adalah identifikasi permasalahan yang terdiri dari survey, wawancara kepada pihak perusahaan secara langsung dan pengumpulan data yang dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi. Pada tahap ini dilakukan peninjauan dan pemahaman terhadap sistem entry data alumni pelatihan serta sistem pengolahan data alumni pelatihan maupun segala proses yang berhubungan dengan langkah-langkah pemecahan masalah. Berdasarkan data yang didapat, identifikasi masalah yang dapat dilakukan adalah kesulitan dalam pembuatan laporan data alumni pelatihan tahunan, yang dilakukan oleh bagian SDM PMI Provinsi Jawa Timur dimana data alumni pelatihan yang diperoleh melalui data yang diinputkan oleh masing-masing PMI Kabupaten/Kota. Saat ini, laporan yang dihasilkan belum dapat menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh bagian SDM PMI Provinsi Jawa Timur, yang diantaranya adalah : jumlah relawan yang telah mengikuti pelatihan, status alumni pelatihan, kekuatan personel masing-masing PMI Kabupaten/Kota di Jawa Timur yang telah mengikuti pelatihan. Sekarang ini permasalahan tersebut masih belum dapat diatasi, sehingga sering mengakibatkan pihak PMI Provinsi Jawa Timur mengalami keterlambatan dalam update data di wilayah Jawa Timur.
38
Embed
BAB IV DESKRIPSI PEKERJAAN 4.1 Identifikasi Masalahrepository.dinamika.ac.id/id/eprint/1258/6/BAB_IV.pdfbagian SDM PMI Provinsi Jawa Timur dimana data alumni pelatihan yang diperoleh
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
39
BAB IV
DESKRIPSI PEKERJAAN
4.1 Identifikasi Masalah
Sebelum proses analisa dilakukan, tahapan yang terlebih dahulu dilakukan
adalah identifikasi permasalahan yang terdiri dari survey, wawancara
kepada pihak perusahaan secara langsung dan pengumpulan data yang
dibutuhkan dalam pembuatan aplikasi. Pada tahap ini dilakukan peninjauan
dan pemahaman terhadap sistem entry data alumni pelatihan serta sistem
pengolahan data alumni pelatihan maupun segala proses yang berhubungan
dengan langkah-langkah pemecahan masalah. Berdasarkan data yang
didapat, identifikasi masalah yang dapat dilakukan adalah kesulitan dalam
pembuatan laporan data alumni pelatihan tahunan, yang dilakukan oleh
bagian SDM PMI Provinsi Jawa Timur dimana data alumni pelatihan yang
diperoleh melalui data yang diinputkan oleh masing-masing PMI
Kabupaten/Kota. Saat ini, laporan yang dihasilkan belum dapat
menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh bagian SDM PMI Provinsi
Jawa Timur, yang diantaranya adalah : jumlah relawan yang telah mengikuti
pelatihan, status alumni pelatihan, kekuatan personel masing-masing PMI
Kabupaten/Kota di Jawa Timur yang telah mengikuti pelatihan. Sekarang
ini permasalahan tersebut masih belum dapat diatasi, sehingga sering
mengakibatkan pihak PMI Provinsi Jawa Timur mengalami keterlambatan
dalam update data di wilayah Jawa Timur.
40
4.2 Analisis Sistem
Berdasarkan hasil survey, wawancara dan pengamatan yang dilakukan di
bagian SDM Provinsi Jawa Timur, maka didapatkan proses-proses yang
terjadi dalam kegiatan pelaporan data alumni pelatihan. Pengolahan Proses-
proses pada data alumni pelatihan tersebut dapat dikelompokkan menjadi
dua bagian, yaitu : proses input data alumni pelatihan dan proses pelaporan
data alumni relawan.
4.2.1 Proses input data alumni pelatihan
Proses-proses utama dalam input data alumni pelatihan adalah sebagai
berikut :
Pada proses ini, PMI Kabupaten/Kota akan mengirimkan data ke bagian
SDM PMI Provinsi Jawa Timur, kemudian akan dimasukkan oleh pihak
SDM PMI Provinsi Jawa Timur kedalam database. Data alumni
pelatihan akan tersimpan berupa file yang berekstensi excel.
4.2.2 Proses pelaporan data alumni pelatihan
Selain proses input data alumni pelatihan yang telah dijelaskan,
bagian SDM juga menangani proses pelaporan data alumni pelatihan,
diantaranya adalah sebagai berikut :
Pada proses ini, bagian SDM PMI Provinsi Jawa Timur merekap data
alumni pelatihan yang telah diterima dari masing-masing PMI
Kabupaten/Kota wilayah Jawa Timur untuk mengetahui jumlah alumni
pelatihan, antara lain jumlah tenaga KSR dan TSR masing-masing PMI
Kabupaten/Kota wilayah Jawa Timur yang telah mengikuti pelatihan.
Data alumni pelatihan tersimpan berupa file yang berekstensi excel.
41
4.3 Perancangan Sistem
Berdasarkan analisis sistem yang ada, maka akan dirancang suatu sistem
yang sesuai dengan kebutuhan. Rancangan sistem yang dibuat berupa Data
Flow Diagram (DFD) sebagai deskripsi alur dari sistem. DFD dibuat dengan
menggunakan software PowerDesigner 15 64-bit.
4.3.1 Document Flow
Document flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu alur pekerjaan yang menjelaskan urutan prosedur-
prosedur yang terdapat di dalam operasional perusahaan. Document flow
disini merupakan prosedur yang belum terkomputerisasi.
4.3.2 System Flow
System flow yaitu bagan yang memiliki arus pekerjaan secara
menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur-prosedur
yang terdapat di dalam sistem.
42
A. Document flow proses pelaporan data alumni pelatihan
DocFlow Data Alumni Pelatihan PMI Provinsi Jawa Timur
SDM PMI ProvinsiPMI Kabupaten/Kota
Phas
e
start
Data alumni pelatihan
Data alumni pelatihan
Input data alumni pelatihan
Proses simpan
data alumni
pelatihan
Database alumni pelatihan
Proses laporan
data alumni
pelatihan
Laporan data alumni pelatihan
end
Gambar 4.1.Document Flow Proses pelaporan data alumni pelatihan
43
B. System Flow Proses Login
System flow proses Login
pegawai
Phas
estart
Masukkan username dan
password
login
Tabel pegawai
Tabel jabatan
Tabel akses
Berhasil ?
Tampilkan halaman aplikasi
Halaman aplikasi
end
ya
tidak
Gambar 4.2. System Flow Proses Login
44
C. System Flow Manajemen Jenis Pelatihan
System Flow manajemen jenis pelatihan
PMI Provinsi
Phas
estart
Masukkan data jenis pelatihan
Simpan data jenis pelatihan
Tabel jenis pelatihan
Tampil data jenis pelatihan
Data jenis pelatihan
Edit?
Pilih data yang diubah
Ubah data
Simpan perubahan data
Tampil data jenis pelatihan
Data jenis pelatihan
ya
end
tidak
Gambar 4.3.System Flow Manajemen Jenis Pelatihan
45
D. System Flow Input Data Alumni Pelatihan Provinsi dan Kabupaten/Kota
System flow input data alumni pelatihan per Kabupaten/Kota
PMI Kabupaten/Kota
Ph
ase
start
Input data alumni pelatihan
Tabel jenis pelatihan
Tabel kota
Tabel jabatan
Proses input data alumni pelatihan
Tabel data alumni
pelatihan
end
Gambar 4.4. System Flow Input Data Alumni Pelatihan Provinsi dan
Kabupaten Kota
46
E. System Flow Pembuatan Laporan Data Alumni Pelatihan
System flow pembuatan laporan data alumni pelatihan
PMI Provinsi
Phas
e
start
Pilih jenis laporan
Laporan per bulan per pelatihan?
Tampilkan data per pelatihan dan
perbulan
Tabel data alumni
pelatihan
Tabel jenis pelatihan
Tabel kota
Data alumni pelatihan per
bulan per pelatihan
Cetak laporan
Tampilkan data per pelatihan dan
pertahun
Data alumni pelatihan
pertahun per
pelatihan
Cetak laporan
Tampilkan data per Kabupaten
Kota dan perbulan
Data alumni pelatihan per
bulan per
Kabupaten/Kota
Cetak laporan
Tampilkan data per kabupaten
Kota dan perbulan
Data alumni pelatihan per
bulan per
kabupaten/kota
Cetak laporan
Laporan per tahun per pelatihan?
Laporan per bulan per Kabupaten/ Kota?
Laporan per tahun per Kabupaten/kota?
ya
tidak
ya
tidak
ya
tidak
ya
Laporan data alumni pelatihan
per bulan per pelatihan
Laporan data alumni pelatihan
per tahun per pelatihan
Laporan data alumni pelatihan
per bulan per kabupaten/Kota
Laporan data alumni pelatihan
per tahun per Kabupaten/Kota
end
tidak
Gambar 4.5. System Flow Proses Pembuatan Laporan Data Alumni Pelatihan
47
4.3.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) yaitu bagan yang memiliki arus data
dalam suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan
dikembangkan secara logika.
A. Context Diagram
laporan_alumni_pelatihandata_alumni_pelatihan
PMI_kab_kotaSDM_PMI_
Prov
1
SI
Manajemen
Pelatihan
+
Gambar 4.6. Context Diagram Aplikasi manajemen pelatihan
Context diagram sistem ini memiliki dua external entity yang
menunjang jalannya sistem, yaitu SDM dan PMI cabang.
B. DFD Level 0
[laporan_alumni_pelatihan]
read
update
[data_alumni_pelatihan]
PMI_kab_ko
ta
SDM_PMI_
Prov
1.1
olah_data
+
1.2
laporan_data
+
1alumni_pelatiha
n
Gambar 4.7. DFD Level 0 Aplikasi manajemen pelatihan
48
Dalam DFD level 0 ini terdapat dua sistem dan dua external entity.
Sistem tersebut antara lain : Pengolahan data alumni pelatihan dan
Laporan data alumni pelatihan . Sedangkan external entity -nya adalah
SDM dan PMI cabang.
C. DFD Level 1 Pengolahan data alumni pelatihan
update_data_lokasi
update_data_kota
update_data_status
data_lokasi_pelatihan
data_kota
data_status
[update]
[data_alumni_pelatihan]
PMI_kab_kota
1alumni_pelatiha
n
1.1.1
proses_update_
data_alumni
1.1.2
proses_update_
data_status
1.1.3
proses_udate_d
ata_kota
1.1.4
proses_update_d
ata_lokasi_pelati
han
2 status
3 kota
4 lokasi_pelatihan
Gambar 4.8. DFD Level 1 Pengolahan data alumni pelatihan
49
D. DFD Level 1 Proses pembuatan laporan
[laporan_alumni_pelatihan]
read_data_kota
read_data_status
read_data_lokasi
read_data_pelatihan
[read]1
alumni_pelatiha
n
SDM_PMI_
Prov
1.2.1
proses_pembuatan
_laporan
5 data_pelatihan
6 data_lokasi
7 data_status
8 data_kota
Gambar 4.9. DFD Level 1 Proses pembuatan laporan
4.3.4 Perancangan Database
Pada tahap ini, dilakukan penyusunan dan perancangan database
yang akan digunakan beserta strukturnya. Rancangan database sistem yang
dibuat berupa Entity Relational Diagram (ERD), yaitu alat untuk
merepresentasikan model data yang ada pada sistem dimana terdapat entity