BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada CV. Sinergi Design, proses perhitungan gaji masih menggunakan rumus sendiri sehingga dalam proses pembuatan laporan lama Mengacu pada permasalahan yang ada, CV. Sinergi Design membutuhkan aplikasi penggajian yang mempermudah operator dalam proses perhitungan gaji, agar pekerjaan jauh lebih efisien serta meminimalisir terjadinya human eror. Untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada, lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini. 4.1 Analisis Sistem Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk meningkatkan kinerja karyawan pada CV. Sinergi Design. Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi, kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari pembuatan aplikasi penggajian yang meliputi penghitungan jumlah gaji pegawai, input data pegawai, arsip data karyawan, serta total pengeluaran pihak perusahaan perbulan maupun pertahun. Untuk pembuatan aplikasi ini dibutuhkan data tentang karyawan dan perusahaan untuk menghasilkan sebuah aplikasi yang terstruktur dan STIKOM SURABAYA
47
Embed
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK SURABAYArepository.dinamika.ac.id/178/7/BAB IV.pdf · Pengajuan Kasbon Alasan Pengajuan Di Setujui? Menyerahkan Form Kasbon 1 1 Form Kasbon 1 Form Kasbon
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB IV
DESKRIPSI KERJA PRAKTEK
Berdasarkan hasil analisis sistem yang sedang berjalan pada CV. Sinergi
Design, proses perhitungan gaji masih menggunakan rumus sendiri sehingga dalam
proses pembuatan laporan lama
Mengacu pada permasalahan yang ada, CV. Sinergi Design membutuhkan
aplikasi penggajian yang mempermudah operator dalam proses perhitungan gaji,
agar pekerjaan jauh lebih efisien serta meminimalisir terjadinya human eror. Untuk
dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada, lebih jelasnya, dapat
dijelaskan pada sub bab dibawah ini.
4.1 Analisis Sistem
Dalam pengembangan teknologi informasi ini dibutuhkan analisa dan
perancangan sistem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan
mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk
meningkatkan kinerja karyawan pada CV. Sinergi Design.
Metode ini membutuhkan analisis internal dan eksternal organisasi,
kebutuhan bisnis dan beberapa teknik analisis untuk menghasilkan perencanaan
yang baik. Data dan informasi yang dibutuhkan ialah berkenaan dengan tujuan dari
pembuatan aplikasi penggajian yang meliputi penghitungan jumlah gaji pegawai,
input data pegawai, arsip data karyawan, serta total pengeluaran pihak perusahaan
perbulan maupun pertahun. Untuk pembuatan aplikasi ini dibutuhkan data tentang
karyawan dan perusahaan untuk menghasilkan sebuah aplikasi yang terstruktur dan
STIKOM S
URABAYA
terkomputerisasi. Dari hasil penelitian disimpulkan bahwa diperlukan
basis data untuk menyimpan data karyawan dan perusahaan.
4.2 Desain Sistem
Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan
masalah pada sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik
dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui
beberapa tahap-tahap perancangan mulai dari Document Flow, System Flow,
Context Diagram, HIPO, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Physical Data
Model (PDM), DBMS, Desain input outputnya dan Desain form.
4.2.1 Document Flow
Document Flow yaitu bagan yang memiliki arus dokumen secara
menyeluruh dari suatu sistem yang menjelaskan urutan prosedur yang terdapat
dalam sistem.
A. Document Flow Pengambilan Gaji
Berikut ini adalah gambaran proses pengambilan gaji pada CV. Sinergi
Design.
STIKOM S
URABAYA
Document Flow Pengambilan Gaji
Staf PersonaliaKaryawan Staf KeuanganP
has
e
Start
Membuat Slip Gaji
karyawan
1 2 3
32
1Rekap Kehadiran
Karyawan Yang Valid dan Disetujui
Slip Gaji
Menghitung Gaji
Karyawan
2
1Kuitansi Slip
Gaji karyawan
1Kuitansi Slip
Gaji Karyawan
Merekap Gaji
KaryawanSelesai
Slip Gaji
Slip Gaji Diserahkan Karyawan
Slip Gaji
Menyerahkan Slip Gaji Ke
bagian keuangan
Slip Gaji
Data Karyawan
Rekap Gaji Karyawan
Gambar 4.1 Document Flow Proses Pengambilan Gaji
STIKOM S
URABAYA
Pada Proses pengambilan gaji dimulai dari bagian personalia yang
melakukan pencarian data karyawan, data absensi karyawan, data lembur karyawan
serta data kasbon karyawan. Setelah itu bagian personalia membuat slip gaji
karyawan dan menghasilkan sebuah dokumen slip gaji yang kemudian diserahkan
kepada karyawan. Karyawan menyerahkan slip gaji yang didapat dari bagian
personalia kepada bagian keuangan untuk melakukan proses perhitungan gaji,
setelah proses perhitungan gaji didapati ada 2 keluaran yang pertama untuk
karyawan yaitu berupa uang dan yang kedua punuk bagian keuangan sendiri berupa
rekap gaji karyawan.
STIKOM S
URABAYA
B. Document Flow Kehadiran Karyawan
Document Flow Kehadiran Karyawan
Karyawan Manager Staf Personalia
Ph
ase
Mulai
Menyerahkan Form
Kehadiran Karyawan
Form Kehadiran Karyawan
Form Kehadiran Karyawan
Mengisi Form Kehadiran Karyawan
Form Kehadiran Karyawan Telah Terisi
(TTD Karyawan)
Merekap Form Kehadiran Karyawan
Form Kehadiran Karyawan Telah
Terisi
Rekap Kehadiran Karyawan
Rekap Kehadiran Karyawan
Cek Validitas Rekap Kehadiran
Karyawan
Rekap Karyawan Karyawan Yang
Valid dan Disetujui
1
Tidak Ya
Selesai
Gambar 4.2 Document Flow Proses Absensi Karyawan
STIKOM S
URABAYA
Pada proses kehadiran karyawan dimulai oleh bagian manajer yang
menyerahkan form absensi karyawan kepada karyawan, setelah karyawan mengisi
form tersebut kemudian diserahkan kepada bagian personalia untuk direkap, setelah
direkap bagian personalia menyerahkan kepada manajer untuk dicek validitas rekap
tersebut. Jika data absensi sudah cocok maka dari manajer diserahkan kembali
kepada bagian personalia untuk direkap, dan apabila data absensi tidak cocok maka
manajer menyuruh bagian personalia untuk merekap ulang.
STIKOM S
URABAYA
C. Document Flow Lembur
Document Flow Lembur
Karyawan Manager Staf Personalia
Phas
e
Mulai
Menyerahkan Form Lembur
Karyawan
Form Lembur Karyawan
Form Lembur Karyawan
Mengisi Form Lembur
Karyawan
Form Lembur Karyawan Yang Telah Terisi(TTD Karyawan)
Mengetahui Bahwa ada Karyawan Lembur
Form Lembur Karyawan Yang Telah Terisi
(TTD Karyawan & TTD Manager)
Form Lembur Karyawan Yang Telah Terisi
(TTD Karyawan & TTD Manager)
Menyerahkan Surat Lembur
Karyawan
Surat LemburSurat Lembur
Surat Lembur Yang Telah Terisi
(TTD Karyawan)
Surat Lembur Yang Telah Terisi
(TTD Karyawan & TTD Manager)
AB
Merekap Surat
Lembur
Rekap Lembur
2
Selesai
Surat Perintah Lembur
Gambar 4.3 Document Flow Lembur
STIKOM S
URABAYA
Pada proses pengajuan lembur ini dimulai oleh manajer yang membuat
surat perintah lembur kepada bagian personalia, setelah menerima surat perintah
dari manajer bagian personalia membuat form lembur karyawan yang akan
diserahkan kepada karyawan. Setelah menerima for lembur karyawan dari bagian
personalia maka karyawan mengisi for lembur karyawan tersebut yang kemudian
diserahkan kepada manajer, maka form lembur tersebut ditanda tangani oleh
manajer yang kemudian diserahkan kepada bagian personalia untuk dibuatkan surat
lembur. Surat lembur yang telah dibuat oleh bagian personalia diserahkan kepada
karyawan. Apabila karyawan lembur lebih dari 3 jam maka uang makan karyawan
akan bertambah dan apabila tidak lebih dari 3 jam maka uang makan tidak
bertambah. Setelah surat lembur yang berisi tanda tangan karyawan di serahkan
kepada manajer untuk di tanda tangani yang dilanjutkan diserahkan kepada bagian
personalia untuk direkap.
STIKOM S
URABAYA
D. Document Flow Uang Makan
Document Flow Uang Makan
Karyawan
Phas
e
Surat Lembur
Mulai
A
Karyawan Lembur Lebih Dari 3 Jam ?
Karyawan Lembur
Mengisi Keterangan Lembur
Lebih Dari 3 Jam
Surat Lembur Yang Telah Terisi Beserta
Uang Makan(TTD Karyawan)
Surat Lembur Yang Telah Terisi Tidak
Beserta Uang Makan(TTD Karyawan)
Mengisi Surat
Lembur
B
Selesai
Ya
Tidak
Gambar 4.4 Document Flow Uang Makan
Proses perhitungan uang makan sudah termasuk dengan proses lembur
STIKOM S
URABAYA
E. Document Flow Uang Makan
Document Flow Kasbon
Karyawan Personalia Keuangan
Phas
e
Mulai
Pengajuan Kasbon
Alasan Pengajuan Di
Setujui?
Menyerahkan Form Kasbon
1
1Form Kasbon
1Form Kasbon
Menyerahkan Form Kasbon
Ke Bagian Keuangan
Kuitansi Kasbon
Karyawan
Menyerahkan Kuitansi Kepada
karyawan
Kuitansi Kasbon
Karyawan
Merekap Form
Kasbon
2Form Kasbon
Selesai
A
A
Ya
Tidak
Rekap Kasbon
3
Gambar 4.5 Document Flow Kasbon
STIKOM S
URABAYA
Proses kasbon ini dimulai oleh karyawan yang mengajukan kasbon dan di
setujui oleh bagian personalia. Apabila bagian personalia tidak menyetujui
pengajuan tersebut maka proses akan langsung berakhir, apabila bagian personalia
menyetujui bagian personalia memberikan form kasbon kepada karyawan, setelah
mengisi form kasbon tersebut karyawan menyerahkan kepada bagian keuangan
untuk memberikan uang kepada karyawan.
STIKOM S
URABAYA
F. Document Flow Ijin Tidak Masuk
STIKOM S
URABAYA
Document Flow Ijin Tidak Masuk
Karyawan Manager PersonaliaPh
ase
Rekap Ijin Tidak Masuk
Karyawan
Selesai
Tidak
Ya
Mulai
Menyampaikan Alasan Dan Waktu
Ijin
Form Ijin Tidak Masuk
Karyawan
Form Ijin Tidak Masuk
Karyawan
Menyerahkan Form Ijin Tidak
Masuk Karyawan
Mengisi Form Ijin Tidak
Masuk Karyawan
Form Ijin Tidak Masuk Karyawan Yang Telah
Terisi(TTD Karyawan)
Form Ijin Tidak Masuk Karyawan Yang Telah Terisi
Merekap Form Ijin Tidak Masuk
Karyawan
Alasan Dan Waktu Ijin
Karyawan Tidak Masuk
Disetujui?
Gambar 4.6 Document Flow Ijin Tidak Masuk
STIKOM S
URABAYA
Dimulai dari karyawan menyampaikan alasan serta waktu ijin kepada
manajer, apabila manajer tidak menyetujui maka proses akan berakhir, apabila
manajer menyetujui akan dilanjutkan kepada bagian personalia untuk menyerahkan
form ijin tidak masuk karyawan dan di serahkan kepada karyawan. Setelah
karyawan mengisi form ijin tidak masuk diberikan kepada bagian personalia untuk
direkap.
4.2.2 System Flow
System Flow adalah gambaran tentang sistem yang akan dibangun. Berikut
ini akan digambarkan System Flow dari Sistem Informasi yang akan dibuat pada
CV. Sinergi Design.
A. System Flow Autentifikasi Pengguna
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses autentifikasi pengguna,
sebelum masuk ke dalam sistem / menu utama aplikasi penggajian memasukkan
username dan password.
STIKOM S
URABAYA
Sistem Flow Autentifikasi User (Login)
Bagian Keuangan Aplikasi PenggajianP
has
e
Mulai
Input Username dan Password
Cek Username dan Password
Login
Administrator?
Form Utama(Login
Sebagai Administrator)
Menampilkan Username dan
Password Salah
1
Manajer ?
Bag. Keuangan?
Form Utama(Login
Sebagai Manajer)
Form Utama(Login
Sebagai Operator)
Selesai
2
3
ya
yaya
ya
ya
Tidak
Tidak
Tidak
Gambar 4.7 System Flow Autentifikasi Pengguna
Dimulai dari user memasukan username maupun password di kotak
textbox apabila username dan password dikenali oleh sistem maka user tersebut
akan berhasil masuk sesuai dengan hak akses yang dimiliki saat login.
STIKOM S
URABAYA
B. System Flow Input Data Karyawan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses input data karyawan agar
data karyawan masuk ke dalam aplikasi penggajian.
Input Data Karyawan
User Aplikasi Penggajian
Ph
ase
Mulai1
Generate ID Karyawan
Jabatan Karyawan
NIK
Nama
Alamat
Jenis Kelamin
No Telpon
Tempat Lahir
Tanggal Lahir
Foto Karyawan
Tanggal Mulai Kerja
Nama Sekolah
Pendidikan
Tahun Kelulusan
Jurusan
Pernah Bekerja
Perusahaan
Alamat Perusahaan
Pernah Bekerja ?
Jabatan Dahulu
Gaji Terakhir
Tahun Masuk
Tahun Keluar
Sebab Keluar
Simpan
Simpan Data Karyawan
Karyawan
Selesai
Data Karyawan Berhasil
disimpan
Tidak
ya
Data Yang dimasukan
sudah Lengkap ?
Data Karyawan
Tidak Lengkap
E
Ya
Tidak
E
B
B
C
C
D
D
A
A
2
Gambar 4.8 System Flow Input Data Karyawan
STIKOM S
URABAYA
Setelah user berhasil login maka akan ditampilkan menu utama sebagai
dasar dari semua form yang ada di aplikasi penggajian.
C. System Flow Insert Jabatan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses penambahan jabatan ke
dalam aplikasi penggajian.
Sistem Flow Insert Jabatan
User Aplikasi Penggajian
Ph
ase
Mulai
Jabatan
Simpan Jabatan Level_Karyawan
Data Terupdate
Selesai
1
2
Simpan?
yaTidak
Gambar 4.9 System Flow Insert Jabatan
STIKOM S
URABAYA
D. System Flow Input Gaji Karyawan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses merubah gaji karyawan
berdasarkan jabatan.
Sistem Flow Input Gaji Karyawan
User Aplikasi Penggajian
Phas
e
Mulai
Gaji Pokok
1
Uang Makan
Uang Hadir
Uang Lembur
Simpan data gaji karyawan
Level_Karyawan
Gaji Terupdate
Selesai
Jabatan
2
Simpan?YaTidak
Gambar 4.10 System Flow Input Gaji Karyawan
STIKOM S
URABAYA
E. System Flow Input Login Karyawan
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses penambahan account login
user ke aplikasi.
Sistem Flow Input Login Karyawan
User Aplikasi Penggajian
Ph
ase
Mulai
Jabatan Karyawan
1
Generate ID Login
Username
Password
Confirm Password
Simpan Data Login
Login
User Login Telah
Bertambah
Selesai
Simpan?YaTidak
Gambar 4.11 System Flow Input Login Karyawan
STIKOM S
URABAYA
F. System Flow Hitung Gaji
Dalam system flow ini akan dijelaskan Operator melakukan perhitungan
gaji karyawan dan menyimpannya di tabel laporan_gaji.
Sistem Flow Hitung Gaji
User Aplikasi Penggajian
Phas
e
Mulai
NIK
Generate ID Laporan
Kehadiran
Lembur
Intensif
Bonus
Lain-Lain
Terlambat
Ijin
Mangkir
Jamsostek
A
A
Save
Simpan Data Gaji Karyawan
Laporan_Gaji
Data Gaji Karyawan Tersimpan
Gambar 4.12 System Flow Hitung Gaji
STIKOM S
URABAYA
G. System Flow Arsip Gaji
Dalam system flow ini akan dijelaskan proses pencarian data arsip gaji
karyawan berdasarkan bulan dan tahun.
Sistem Flow Arsip Gaji
User Aplikasi Penggajian
Phas
e
Mulai
Bulan
1
Tahun
Cari Data Arsip Gaji Karyawan Laporan_Gaji
Arsip Gaji Karyawan
Selesai
Gambar 4.13 System Flow Arsip Gaji
STIKOM S
URABAYA
4.2.3 Diagram Jenjang (HIPO)
0
Rancang Bangun Aplikasi Penggajian
Pada CV. Sinergi Design
1
Mengelola Data Master
2
Mengelola Transaksi
3
Mengelola Laporan
1.1
Mengelola Data Master Login
1.2
Mengelola Data Master
Karyawan
1.3
Mengelola Data Master Level
Karyawan
2.1
Hitung Gaji
3.1
Arsip Gaji
Gambar 4.14 Diagram Jenjang Rancang Bangun Aplikasi Penggajian pada CV. Sinergi Design
STIKOM S
URABAYA
4.2.4 Context Diagram
Context diagram menggambarkan asal data dan aliran data. Dalam
Context Diagram ini melibatkan 3 external entity yaitu : Operator Penggajian,
Manajer dan Administrator.
Gambar 4.15 Diagram Konteks Rancang Bangun Aplikasi Penggajian
Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity mengartikan
bahwa data tersebut berasal dari external entity. Sedangkan aliran data yang masuk
mempunyai arti data yang masuk ditunjukan untuk external entity.