This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Super Market ‘Nuansa’ adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang yang berupa food (makanan) dan juga nonfood (bukan makanan). Aktifitas Pengendalian Persediaan Barang merupakan salah satu kegiatan utama yang dilaksanakan di dalam perusahaan, karena kegagalan dalam aktifitas Pengendalian Persediaan Barang akan mempunyai pengaruh yang cukup besar terhadap kontinuitas perusahaan.
Sejalan dengan perkembangannya, perusahaan mengalami peningkatan
penjualan, sehingga Persediaan Barang harus bisa mengimbanginya. Tetapi hal ini belum dijalankan dengan proses dan sistem yang baik seperti, masih terjadinya keterlambatan dalam pengadaan barang, Stock yang defisit serta laporan persediaan barang yang tidak akurat.
Untuk itu perlu adanya Sistem Informasi Pengendalian Persediaan Barang yang diharapkan dapat mengoptimalkan kinerja sistem agar berjalan lancar dan sesuai dengan yang diharapkan perusahaan.
Adapun gambaran secara umum mengenai aktifitas pengendalian persediaan
barang di Super Market Nuansa adalah sebagai berikut:
1. Analisa stock Setiap hari petugas melakukan Monitoring Harian Inventory Stock barang di
toko. Monitoring Harian ini dilakukan untuk mengetahui penambahan dan pengurangan persediaan barang dan kondisi barang setiap harinya. Monitoring Harian dibuat tiga rangkap, rangkap 1 untuk bagian Purchasing, rangkap 2 untuk bagian Administrasi Keuangan dan rangkap 3 untuk General Manager. Berdasarkan Monitoring Harian tersebut kemudian disusun Analisa Stock, sehingga diketahui barang mana saja yang harus dipesan ke Supplier. Analisa Stock ini dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 untuk bagian Purchasing, rangkap 2 dikirim ke bagian Administrasi keuangan dan rangkap 3 dikirim ke Duty Manager.
2. Order Pembelian a) Pembuatan Surat Pesanan Barang
Supplier mengadakan kunjungan setiap dua minggu sekali atau karena permintaan bagian purchasing. Supplier dengan didampingi petugas dari bagian purchasing akan mengecek barang-barangnya yang ada di toko. Jika ada barang yang perlu diorder maka bagian purchasing akan membuat SPB. Jika kedatangan Supplier karena permintaan dari bagian Purchsaing Supplier tidak usah melakukan pengecekan barang-barangnya karena bagian Purchasing sudah menyiapkan daftar barang yang akan dipesan yang sudah disusun berdasarkan analisa stock. Surat Pesanan Barang (SPB) dibuat 3 rangkap. Rangkap 1 untuk Supplier, rangkap 2 untuk bagian Adm. Keuangan dan rangkap 3 diarsipkan.
b) Penawaran harga Penawaran harga dilakukan pada pada waktu order barang baru. Supplier melakukan kunjungan dengan membawa sample plus faktur barang yang berisi harga dasar dan harga jual di pasaran. Kemudian bagian purchasing melakukan negosiasi harga. Hasil negosiasi akan dijadikan dasar untuk pemesanan barang ke Supplier dengan menggunakan SPB
Supplier mengirimkan barang disertai faktur penjualan (FJ) 3 rangkap. Petugas Receiver akan menerima barang dan memeriksa kondisi dan kualitas barang, sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika syarat di atas terpenuhi Purchase Manager akan menandatangani faktur penjualan tersebut. Rangkap 1 dikembalikan ke Supplier rangkap 2 untuk bagian Purchasing dan rangkap 3 untuk bagian Administrasi Pusat. Jika tidak maka barang akan dikembalikan ke Supplier.
3. Input Data Pembelian dan Barkodisasi Petugas Entry Data akan melakukan penginputan stock berdasarkan faktur tsb setelah petugas Labelling melakukan Barkodisasi. Setelah selesai, barang diserahkan dari Purchase Manager ke Duty manager untuk disimpan di toko disertai dengan Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) disaksikan oleh General Manager.
4. Laporan Persediaan Barang (Stock Opname)
Setiap 3 bulan sekali, petugas akan melakukan stock opname, yaitu proses pemeriksaan (penghitungan) stock barang yang ada secara keseluruhan. Laporan stock opname kemudian diserahkan ke General Manager.
Untuk mengetahui aliran informasi dari sistem yang sedang berjalan dan untuk
mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu penggambaran aliran-aliran informasi dari bagian-bagian yang terkait baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Hal ini memudahkan kita untuk memahami informasi-informasi yang didapat dan dikeluarkan oleh sistem itu sendiri.
Untuk menggambarkan aliran informasi tersebut, kita akan menggambarkan
dalam empat (4) model yaitu : 1. Context Diagram 2. Data Flow Diagram 3. Information Flow Diagram 4. Mapping Chart
Berdasarkan pengamatan dan hasil analisa yang dilakukan terhadap sistem yang sedang berjalan dan terhadap aliran dokumen yang ada, maka masalah yang dihadapi dapat disimpulkan sebagai berikut :
1. Tidak ada rumusan yang baku dalam proses pengadaan barang. Pengadaan dilakukan berdasarkan skala prioritas dan terkesan sporadis. Sehingga sering terjadi keterlambatan dalam proses pengadaan dan masih ditemui stock barang yang berlebihan atau kekurangan.
2. Masih ada prosedur kerja yang tidak dijalankan sebagaimana mestinya
sehingga sering terjadi kesimpangsiuran pada kinerja yang berjalan.
3. Walaupun Teknologi Informasi yang ada sudah terintegrasi tapi kinerja software yang digunakan masih belum optimal sehingga informasi (laporan) yang dihasilkan dari sistem yang berjalan sering tidak akurat.
B. Batasan Permasalahan
Dari latar belakang dan identifikasi permasalahan diatas, kita membatasi ruang lingkup permasalahan pada proses Pengendalian Persediaan Barang yakni mulai dari Monitoring Harian, sampai barang diterima dari supplier dengan asumsi anggaran yang dibutuhkan tersedia dan mecukupi. Dan dalam proses analisa sistem ini kita tidak membahas tentang penghitungan anggaran, retur barang dan proses pembayaran ke supplier.
C. Evaluasi Sistem Perubahan Sistem
Bagian-bagian pada sistem berjalan yang mengalami perubahan antara lain sebagai berikut:
a. Buat Daftar Pesanan Barang (DPB)
Proses Analisa Stock pada sistem lama yang dikerjakan secara manual yaitu dengan menghitung barang-barang per counter dirubah dengan proses otomatisasi. Barang-barang yang sudah mencapai nilai stock minimal (ROP) akan dicetak dalam sebuah dokumen yang bernama Daftar Pesanan Barang (DPB)
b. Order Pembelian Pembuatan Surat Pesanan Barang
Pembuatan Surat Pesanan Barang tidak lagi berdasarkan Analisa Stock dengan memeriksa barang-barang yang kosong per counter, tapi berdasarkan Daftar Pesanan Barang (DPB) yang sudah di Acc oleh General Manager. Jumlah Pemesanan Barang disesuaikan dengan Economic Order Quantity (EOQ) dari barang tersebut.
Penerimaan Barang Pada saat penerimaan barang, setelah barang yang diterima dari supplier sudah diperiksa dengan benar maka data penerimaan langsung disimpan dalam file BPB. Barang langsung ditempatkan di Toko tanpa proses serah terima dengan Duty Manager melalui BAPB seperti dalam sistem lama.
c. Hitung Statistik Barang Untuk mengetahui stock minimal dan Jumlah Order ekonomis dari setiap barang maka setiap 3 bulan sekali dihitung nilai ROP dan EOQ dari setiap barang. Nilai-nilai dari Hasil perhitungan tersebut akan
disimpan pada file Barang sehingga bisa ditetapkan waktu dan jumlah order barang yang standar (baku)
d. Laporan Pembuatan laporan tidak hanya untuk stock opname saja tetapi untuk aktifitas pembelian juga oleh petugas dibuatkan Laporan Pembelian Barang setiap bulannya.
Untuk lebih memperjelas bagian-bagian sistem yang mengalami
perubahan dan rancangan baru yang akan dibuat bisa dilihat dari diagram berikut ini.
Gambar 8
Keterangan :
1. DPB : Daftar Pesanan Barang
2. SPB : Surat Pesan Barang 3. FJ : Faktur Jual 4. FB : Faktur Barang
5. LSO : Laporan Stock Opname
6. BPB : Berita Acara Penerimaan Barang 7. LPAB : Laporan Persediaan Akhir Barang
Pada usulan aliran informasi disini, kita tidak begitu banyak melakukan perubahan terhadap sistem yang sudah ada sebelumnya., tetapi disini kita mengusulkan beberapa proses dan rancangan dokumen sehingga dapat memudahkan para pengguna sistem dalam melakukan proses pengendalian persediaan barang. Adapun rancangan alir informasinya sebagai berikut :
a. Order Pembelian
Setiap hari petugas purchasing akan memeriksa Barang yang mempunyai stock sama dengan stock minimal kemudian dicetak dalam Daftar Pesanan Barang (DPB). DPB akan dikirimkan ke General Manager untuk di Acc. Berdasarkan DPB Acc , Bagian Purchasing akan membuat Surat Pesanan Barang (SPB) 3 rangkap. Rangkap 1 akan dikirim ke Supplier, rangkap 2 dikirim ke Administrasi keungan, rangkap 3 diarsipkan.
b. Negosiasi Harga
Penawaran harga dilakukan pada pada waktu order barang baru. Supplier melakukan kunjungan dengan membawa sample plus faktur barang yang berisi harga dasar dan harga jual di pasaran. Kemudian bagian purchasing melakukan negosiasi harga. Hasil negosiasi akan dijadikan dasar untuk pemesanan barang ke Supplier dengan menggunakan SPB
c. Penerimaan Barang
Supplier megirimkan barang disertai faktur penjualan (FJ) 3 rangkap. Petugas Receiver akan menerima barang dan memeriksa kondisi dan kualitas barang, sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika syarat di atas terpenuhi Purchase Manager akan menandatangani faktur penjualan tersebut. Rangkap 1 dikembalikan ke Supplier rangkap 2 untuk bagian Purchasing dan rangkap 3 untuk bagian Administrasi Pusat. Petugas Labelling akan melakukan barkodisasi kemudian Petugas Entry Data menginput data penerimaan barang dalam BPB (Bukti Penerimaan Barang), kemudian barang akan disimpan di toko.
d. Hitung Statistik Barang
Setiap 3 bulan sekali petugas akan mengitung nilai EOQ (Economic Order Quantity) dan ROP (Reorder Point) dari masing-masing barang. Berdasarkan perhitungan tersebut maka akan didapat jumlah order yang optimal dan saat pengorderan yang tepat.
e. Laporan
setiap sebulan sekali petugas akan membuat Laporan Persediaan Akhir Barang (LPAB). Berdasarkan LPAB tersebut petugas melakukan Stock Opname untuk menghitung selisih stock barang di LPAB dengan stock barang yang sebenarnya. Selain itu juga petugas akan membuatkan Laporan Pembelian Barang (LPB) setiap bulannya. Laporan-laporan tersebut di Acc kan dulu ke General Manager untuk kemudian di diarsipkan.
Untuk lebih jelasnya Rancangan aliran informasi dapat dilihat pada gambar 9.
2. Usulan Bagan Alir Dokumen. Pada dasarnya usulan alir dokumen ini tidak jauh berbeda dengan sistem yang sudah ada, akan tetapi ada beberapa perubahan dari sistem yang lama yang dapat mendukung proses pengendalian persediaan.
Adapun gambar usulan alir dokumen ini dapat dilihat pada gambar 10.
3. Usulan Data Flow Diagram
Pada rancangan data flow diagram ini kita melakukan penambahan beberapa proses dan penambahan informasi terhadap sistem yang lama sehingga dapat mendukung proses pengendalian persediaan. Adapun rancangan terhadap Contex Diagram, DFD Level 0 dan DFD Level 1 dapat dilihat pada gambar 12-17.
Keterangan: 1. Informasi Harga Barang 8. Informasi Stock Opname 2. Pemesanan Barang 9. Informasi Stock Opname Acc
3. Pemenuhan Brg 10. Informasi Pembelian Barang 4. Pemenuhan Barang Valid 11. Informasi Pembelian Barang Acc 5. Pemenuhan Barang Invalid 12. Pemesanan Barang 6. Informasi Pesanan Barang 13. Pemenuhan Barang Valid