BAB IV AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN, …thesis.binus.ac.id/Asli/Bab4/2009-2-00053-Ak Bab 4.pdf · Perencanaan pemeriksaan perlu untuk disusun terlebih dahulu sehingga dapat

61

BAB IV

AUDIT OPERASIONAL ATAS FUNGSI PENJUALAN, PIUTANG USAHA DAN

PENERIMAAN KAS PADA PT CHAROEN POKPHAN INDONESIA TBK

IV.1. Perencanaan dan Tujuan Audit Operasional atas fungsi Penjualan, Piutang

Usaha dan Penerimaan Kas.

Perencanaan pemeriksaan perlu untuk disusun terlebih dahulu sehingga dapat

digunakan sebagai panduan bagi auditor agar dalam pelaksanaannya tepat guna dan

sesuai tujuan yang ingin dicapai.

Perencanaan audit operasional atas fungsi penjualan,piutang dan penerimaan kas

pada PT.Charoen Pokphand Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Membuat perjanjian terlebih dahulu dengan pihak terkait mengenai waktu

pelaksanaan

• Pada pertemuan yang pertama kali, penulis melakukan wawancara dengan

Bapak Hadijanto Kartika, selaku general manager dari capital market operation

untuk memperoleh informasi umum mengenai perusahaan yang meliputi

struktur organisasi, prosedur operasional, serta uraian tugas secara garis besar.

• Pada pertemuan kedua, penulis melakukan wawancara dengan Bapak Hedi

Pangestu selaku accounting manager dan Bapak Tama selaku sales manager

serta meminta untuk mengisi kuisioner yang berkaitan dengan bagian masing-

masing

62

• Pada pertemuan ketiga, penulis melakukan wawancara dengan Bapak Filipus

Yunus selaku finance manager serta meminta untuk mengisi kuisioner yang

berkaitan dengan keuangan perusahaan.

• Pada pertemuan keempat, penulis meminta copy bukti-bukti dari setiap form

yang terdapat dalam standar operasional perusahaan kepada Bapak Hedi

Pangestu.

• Pada pertemuan kelima, penulis membahas hasil temuan yang diperoleh dengan

Bapak Hadijanto Kartika.

2. Membuat program kerja audit

Pogram kerja audit, meliputi :

a. Survei pendahuluan, yaitu survei yang dilakukan untuk mendapatkan atau

mengumpulkan informasi umum mengenai latar belakang perusahaan dalam

waktu yang relatif singkat mengenai bisnis perusahaan, kegiatan operasional

perusahaan, program atau sistem yang dipertimbangkan untuk diperiksa,

sehingga diperoleh pengetahuan atau gambaran yang jelas secara umum

mengenai kegiatan perusahaan yang diaudit.

b. Pengujian Sistem Pengendalian Manajemen (SPM), yaitu melakukan pengujian

atas SPM yang ada apakah selama ini telah berfungsi dengan baik dan

mengidentifikasi kelemahan SPM tersebut, mengidentifikasi dampak dari

kelemahan SPM tersebut, serta mengubah Tentative Audit Objective (TAO)

menjadi Finding Audit Objective (FAO).

63

c. Pengembangan hasil temuan, yaitu memantapkan FAO menjadi temuan dan

menetapkan unsur-unsur temuan yaitu kondisi, kriteria, sebab, akibat, dan

rekomendasi.

Tujuan audit operasional atas fungsi penjualan, piutang dan penerimaan kas adalah

sebagai berikut :

1. Menilai apakah kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas yang

berlangsung sampai saat ini telah efektif, efisien dan ekonomis.

2. Menilai apakah pelaksanaan kegiatan penjualan, piutang usaha dan penerimaan kas

yang telah berjalan sampai saat ini telah sesuai dengan prosedur yang telah

ditetapkan perusahaan.

3. Menganalisa adanya kelemahan yang timbul dalam kegiatan penjualan, piutang dan

penerimaan kas untuk kemudian dicari upaya pemecahan atau penanggulangannya.

4. Memberikan saran untuk mengatasi kelemahan-kelemahan yang telah ditemukan

agar kegiatan penjualan, piutang dan penerimaan kas dapat menjadi lebih efektif,

efisien dan ekonomis.

IV.2. Tahap-Tahap Audit Operasional

IV.2.1. Survei Pendahuluan (Preliminary Survey)

Tujuan dari adanya survei pendahuluan adalah untuk mendapatkan atau

mengumpulkan informasi umum mengenai latar belakang perusahaan mengenai bisnis

perusahaan, kegiatan operasional perusahaan, program atau sistem yang

dipertimbangkan untuk diperiksa, sehingga diperoleh pengetahun atau gambaran yang

jelas secara umum mengenai kegiatan perusahaan yang akan diaudit.

64

Survei pendahuluan dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut :

1. Melakukan survei langsung ke PT. Charoen Pokphan Indonesia, Tbk yang diawali

dengan survei pendahuluan untuk persiapan dan perencanaan pemeriksaan, guna

mendapatkan data-data yang bermanfaat dalam pelaksanaan audit operasional.

2. Melakukan wawancara langsung dengan pejabat berwenang yang akan

menghasilkan data dan informasi yang akurat mengenai kegiatan dan hal – hal yang

berkaitan dengan kegiatan yang akan diperiksa.

3. Membuat dan mengajukan daftar pertanyaan tertulis mengenai aktvitas penjualan,

piutang dan penerimaan kas dalam perusahaan kepada pihak-pihak yang terkait.

4. Mengumpulkan dokumen-dokumen transaksi penjualan yang telah terjadi dalam

perusahaan yang kemudian ditelusuri untuk diketahui apakah pencatatannya telah

sesuai dengan prosedur yang berlaku.

IV.2.2. Evaluasi Pengendalian Intern atas Fungsi Penjualan, Piutang dan

Penerimaan Kas.

Evaluasi pengendalian intern atas fungsi penjualan, piutang usaha dan

penerimaan kas ini dilakukan untuk menilai kuat atau lemahnya suatu sistem

pengendalian intern, yang nantinya akan menjadi tolak ukur bagi pemeriksa dalam

penentuan luasnya pemeriksaan yang dilakukan. Bila pelaksanaan pengendalian intern

yang diterapkan dalam perusahaan telah sesuai dengan kriteria pengendalian intern

dalam standar pemeriksaan akuntansi, maka dapat dikatakan bahwa pengendalian intern

tersebut sangat kuat. Namun apabila sebaliknya, maka dapat dikatakan pengendalian

intern tersebut lemah.

65

Adapun unsur-unsur pokok yang akan dianalisa adalah:

1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas

Struktur organisasi merupakan rangka pembagian tanggung jawab fungsional

kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan

pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam perusahaan ini

didasarkan dalam prinsip-prinsip berikut :

a. Harus dipisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi.

Sedangkan fungsi operasi sendiri adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk

melaksanakan suatu kegiatan (misalnya penjualan).

b. Suatu fungsi tidak diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua

tahapan suatu transaksi

Pada struktur organisasi PT. Charoen Pokphan Indonesia, Tbk telah dilakukan

pemisahan tanggung jawab fungsional dengan jelas. Dalam arti kata tidak adanya

tugas rangkap dalam menjalankan operasi perusahaan. Hal ini dapat dilihat dalam

Bab III (struktur organisasi).

2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang

cukup terhadap kekayaan, pendapatan dan biaya

Dalam perusahaan setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari

pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut.

Oleh sebab itu, dalam perusahaan harus dibuat sistem yang mengatur pembagian

wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan demikian

untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat

dilakukan dengan mengawasi semua transaksi yang terjadi dalam perusahaan

66

dengan menggunakan pengawasan penggunaan formulir yang sebagai media

terjadinya transaksi.

Pada PT. Charoen Pokphand Indonesia, Tbk telah dilakukan sistem yang jelas,

hal ini dapat dilihat dari adanya sistem otorisasi yang dilakukan oleh pejabat yang

berwenang. Misalnya, dalam fungsi penjualan. Sebelum barang pesanan dikirim,

maka Sales Order harus diotorisasi terlebih dahulu oleh bagian finance.

3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit dalam

perusahaan

Sistem wewenang dan pembagian tanggung jawab fungsional serta prosedur

pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak

adanya cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya.

Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan untuk menciptakan

praktik yang sehat adalah:

a. Penggunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus bisa

dipertanggungjawabkan oleh pihak yang berwenang.

b. Setiap transaksi yang terjadi sejak awal sampai dengan akhir tidak boleh

dilaksanakan oleh satu pihak lain tanpa adanya bantuan atau campur tangan dari

pihak lainnya.

c. Adanya suatu bagian dalam perusahaan yaitu manajer dari tiap departemen yang

mengawasi unit-unit fungsional.

d. Pemberian reward akan mendorong seseorang bekerja dengan baik dan menjadi

lebih semangat sehingga keefektifan kerja dapat tercapai.

67

Dari segi praktik ini, penulis menganggap sudah baik. Penggunaan nomor

urut tercetak tentunya akan mencegah terjadinya suatu tindakan pencurian

ataupun kemungkinan adanya penjualan fiktif. Dengan adanya manajer untuk

setiap departemen, maka setiap kegiatan akan diawasi dengan ketat sehingga

untuk melakukan kecurangan ataupun pencurian pun kecil kemungkinannya.

4. Pegawai yang cakap

Pegawai yang cakap sangat menentukan apakah pengendalian internal atas

penjualan kuat atau lemah. Hal ini dikarenakan jika seorang pegawai bekerja

dengan baik sesuai dengan tugasnya dalam menangani penjualan maka

kemungkinan terjadinya kesalahan akan berkurang.

PT. Charoen Pokhand Indonesia,Tbk memiliki karyawan yang cukup cakap

dalam menjalankan tugasnya menangani penjualan, sebab :

a. Pada waktu penerimaan pegawai baru, dilakukan serangkaian tes tertulis dan

interview.

b. Pegawai diberikan training terlebih dahulu dan pelajaran tentang cara

menangani kegiatan penjualan.

Menurut penulis, pengendalian dalam pemilihan karyawan telah dilakuan

dengan baik. Karyawan yang diterima telah diketahui memiliki kemampuan dan

kemauan untuk melaksanakan tugas yang diserahkan kepadanya. Sehingga data –

data mengenai pesanan penjualan seperti berapa jumlah dan jenis barang yang

dipesan, harga per satuan barang, nilai jumlah keseluruhan pesanan, siapa yang

memesan, dapat diketahui dan dipercaya keakuratannya. Selain itu, dengan

68

meningkatnya kemampuan karyawan dalam bekerja telah menunjukkan bahwa

perusahaan mempunyai control yang kuat atas sistem penjualannya.

Untuk mendapatkan tambahan data-data yang berhubungan dengan fungsi

penjualan, piutang dan penerimaan kas maka dilakukan observasi atas kegiatan

operasional perusahaan, wawancara dan membuat kuisioner yang bertujuan untuk

membantu mempermudah dan memperjelas pemahaman atas data-data terkait.

Pertanyaan dalam kuesioner merupakan pertanyaan umum yang bersifat objektif dan

disertai dengan jawaban singkat atas masing-masing pertanyaan.

Kuesioner dapat dijawab “Ya” dan “Tidak”. Jawaban “Ya” menunjukkan adanya

kekuatan dalam pelaksanaan pengendalian penjualan, piutang dan penerimaan kas yang

di lakukan perusahaan. Jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan dalam pengendalian

atas penjualan, piutang dan penerimaan kas perusahaan dan dari kuisioner ini juga bisa

diketahui keterangan alasan dari jawaban tidak ini.

Jawaban yang diperoleh dari kuesioner tersebut akan menggambarkan adanya

indikasi kemungkinan lemah atau tidaknya pengendalian atas penjualan, piutang dan

penerimaan kas yang selama ini ditetapkan perusahaan. Kelemahan yang ditemukan

akan dievaluasi dan diberikan saran – saran perbaikan. Hasil kuesioner dapat dilihat

dalam lampiran.

69

Setelah dilakukan pemeriksaan pendahuluan terhadap pengendalian intern atas

penjualan, piutang dan penerimaan kas perusahaan, kemudian juga berdasarkan

jawaban-jawaban kuesioner yang telah diberikan sebelumnya, maka dapat diketahui

beberapa hal postif berikut ini :

Secara Umum :

1. Penjualan selalu berdasarkan order penjualan yang telah diotorisasi oleh bagian

penjualan.

2. Semua dokumen yang mendukung transaksi penjualan, piutang dan penerimaan kas

telah :

a. Bernomor urut tercetak sehingga dapat dipertanggung jawabkan oleh pihak-

pihak yang berkepentingan.

b. Nama formulir sudah tercantum dengan jelas. Hal ini mempermudah untuk

mengidentifikasikannya.

c. Tembusan dari setiap formulir sudah memiliki warna berbeda sehingga

mempermudah pendistribusian antara bagian di perusahaan

3. Setiap pengiriman barang didasarkan pada delivery order sehingga menjamin tidak

ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari pejabat yang

berwenang.

4. Bagian akuntansi melakukan rekonsiliasi bank setiap bulan sehingga perusahaan

dapat melakukan koreksi dengan segera jika terjadi kesalahan.

5. Perusahaan telah memiliki pemisahan divisi yang cukup jelas antara bagian

pemasaran (marketing), akuntansi (accounting), dan keuangan (finance).

70

6. Perusahaan telah melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab, hal ini dapat

dilihat dari adanya pemisahan tugas antara bagian piutang dan bagian penagihan.

7. Faktur yang batal tetap disimpan / diarsip untuk pemeriksaan.

8. Adanya rekonsiliasi secara rutin dan berkala antara Laporan Penjualan dengan

Laporan Pengeluaran Barang.

Secara Khusus :

1. Penjualan

a. Perusahaan memiliki petunjuk dan prosedur penjualan secara tertulis.

b. Adanya keterlibatan dari Manager Marketing perusahaan mengenai perubahan

daftar harga dan pesanan pembelian pelanggan.

c. Adanya pengecekan stock barang secara online dan status kredit pelanggan

sebelum menyetujui transaksi penjualan sehingga memudahkan kegiatan

transaksi sehari-harinya.

d. Pengiriman barang kepada pelanggan selalu disertai oleh surat jalan, faktur

penjualan dan faktur pajak yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

e. Adanya mekanisme komunikasi dengan pelanggan membahas persyaratan

produk dengan cara presentasi.

f. Internal auditor mengawasi prosedur pelaksanaan penjualan.

g. Laporan penjualan dilaporkan per bulan dan per kuartal oleh pejabat yang

berwenang dan bersangkutan.

h. Dilakukan pengecekan terlebih dahulu terhadap ketersediaan barang.

i. Pengiriman barang didukung oleh surat jalan yang diotorisasi dan dikirim sesuai

pesanan pelanggan.

71

2. Piutang Usaha

a. Perusahaan menetapkan batas kredit tertentu untuk setiap pelanggan secara

berbeda-beda sesuai dengan kebijakan dari pihak yang berwenang.

b. Catatan piutang ter-update setiap harinya karena penggunaan sistem informasi

yang online.

c. Hasil penagihan langsung disetorkan ke kasir.

d. Bagian piutang secara rutin mengirimkan surat tagihan kepada pelanggan.

e. Keterlibatan pejabat perusahaan yang berwenang mengenai potongan yang lebih

besar dan koreksi atas faktur.

3. Penerimaan kas

a. Perusahaan memiliki petunjuk dan prosedur penerimaan secara tertulis.

b. Bagian penerimaan kas hanya dilakukan oleh satu bagian saja, bagian lainnya

tidak diperbolehkan melakukan transaksi ini.

c. Fungsi penerimaan kas yang terpisah dari fungsi akuntasi dan fungsi penjualan.

d. Setiap bagian melakukan bagiannya masing-masing berdasarkan job desk-nya.

e. Perusahaan memperoleh dan menyimpan bukti setor yang telah disahkan oleh

bank yang bersangkutan.

f. Pencatatan penerimaan kas dilakukan secara rutin oleh bagian akuntasi.

Kemudian didapat pula beberapa hal negatif berikut ini :

1. Pemberian potongan harga (discount) tidak tertulis dan bisa berubah-ubah.

2. Pemenuhan pesanan pelanggan tidak selalu tepat waktu.

3. Tidak dibuatkan dokumen baru yang relevan jika ada permintaan pelanggan yang

berubah.

72

4. Persyaratan pelanggan baru tidak diidentifikasikan dengan jelas.

5. Tidak adanya kebijakan mengenai perputaran jabatan pada perusahaan.

6. Tidak adanya prosedur tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian penagihan

dilakukan oleh bagian finance.

7. Tidak ada survei kepuasan pelanggan.

IV.3. Program Audit atas Fungsi Penjualan, Piutang dan Penerimaan Kas.

IV.3.1. Prosedur Pemeriksaan atas Penerimaan Pesanan

Tujuan pemeriksaan

• Untuk memeriksa apakah pesanan pelanggan telah ditangani dan dicatat oleh pihak

sales admin.

• Untuk memeriksa apakah pesanan pelanggan yang telah diterima, telah disetujui

penawaran harganya oleh Marketing Manager.

Prosedur pemeriksaan

1. Mendapatkan informasi serta mempelajari proses penerimaan pesanan dari bagian

marketing.

2. Mengevaluasi apakah proses yang selama ini telah berjalan secara efisien, efektif dan

ekonomis.

3. Memeriksa data-data pelanggan dan kelengkapan otorisasi dokumen atas pesanan

pelanggan, yaitu:

a. Nama, alamat dan tujuan pengiriman barang sesuai dengan permintaan

b. Jenis barang, jumlah , unit satuan telah sesuai dengan pesanan

c. Tanggal penerimaan pesanan dan tanggal pengiriman barang yang di kehendaki

73

d. Besarnya potongan harga yang di berikan yang telah di setujui dalam penawaran

harga sebelumnya.

4. Memeriksa beberapa dokumen pengiriman barang yang diambil secara acak untuk

melihat apakah pesanan-pesanan pelanggan tersebut telah di penuhi atau belum.

5. Buat saran-saran berdasarkan temuan-temuan.

Hasil Pemeriksaan

1. Yang mengotorisasi penerimaan pesanan hanya 1 orang sales admin saja.

Hal ini dikarenakan banyaknya pesanan sehingga membuat satu orang sales admin

menangani beberapa pesanan tanpa diperiksa lebih lanjut oleh pihak yang berwenang,

sehingga dapat terjadi kemungkinan kesalahan pencatatan pesanan.

2. Bagian sales admin hanya bertugas untuk mencatat pesanan pelanggan, mengecek

status piutang pelanggan dan mengecek stock gudang.

Bagian sales admin hanya bertugas untuk mencatat pesanan pelanggan baik melalui

telepon atau pelanggan yang datang langsung ke perusahaan, tetapi tidak berhak

dalam penawaran harga.

IV.3.2. Prosedur Pemeriksaan atas Pembuatan Surat Jalan dan Faktur

Tujuan Pemeriksaan

1. Untuk mengetahui pihak mana yang berwenang dalam membuat surat jalan dan

faktur.

2. Untuk mengetahui apakah perusahaan memiliki prosedur tertulis mengenai

pembuatan surat jalan dan faktur.

74

3. Untuk mengetahui apakah terjadi penyelewengan dalam pembuatan surat jalan dan

faktur.

Prosedur Pemeriksaan

1. Mendapatkan informasi serta mempelajari proses pembuatan surat jalan dan faktur

penjualan.

2. Memeriksa apakah surat jalan dan faktur yang dibuat sudah sesuai dengan pesanan

pelanggan, hal-hal yang harus diperhatikan antara lain:

a. Identitas Pelanggan (nama dan alamat)

b. Harga Barang

c. Kode Barang

d. Jenis Barang

e. Jumlah Barang

f. Potongan Harga Barang yang telah disepakati

g. Nomor dan tanggal pembuatan faktur

3. Memeriksa apakah faktur dan surat jalan telah diotorisasi oleh pejabat yang

berwenang sebelum dikirimkan kepada pelanggan.

4. Memeriksa apakah ada kesalahan input data dalam pembuatan faktur dan surat jalan

yang akan mengakibatkan kesalahan pengiriman barang kepada pelanggan.

5. Memberikan saran-saran perbaikan atas permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan

tersebut.

Hasil Pemeriksaan

Dari pemeriksaan diatas didapatkan temuan sebagai berikut:

1. Bahwa faktur penjualan dan faktur pajak digabung menjadi satu.

75

2. Bahwa surat jalan dan faktur tersebut dibuat berdasarkan pesanan pelanggan yang

telah diinput didalam sistem perusahaan.

3. Surat jalan dan faktur telah bernomor urut cetak (prenumbered) sehingga dapat

memudahkan perusahaan jika sewaktu-waktu surat jalan dan faktur tersebut

diperlukan untuk pemeriksaan.

4. Faktur yang batal, diarsip oleh perusahaan sehingga memudahkan dalam pemeriksaan

ketika indikasi adanya penyelewengan.

IV.3.3. Prosedur Pemeriksaan atas Pengiriman Pesanan

Tujuan Pemeriksaan

1. Untuk mengetahui apakah pesanan yang dikirimkan sesuai dengan surat jalan dan

faktur penjualan yang telah di otorisasi oleh pejabat yang berwenang.

2. Untuk mengetahui apakah pesanan pelanggan dikirimkan dengan tepat waktu dan

diterima pelanggan dalam keadaan yang baik.

Prosedur Pemeriksaan

1. Mendapatkan dan mempelajari informasi dengan seksama mengenai ketentuan

pengiriman barang dalam perusahaan.

2. Memeriksa apakah barang yang dikirim telah sesuai dengan surat jalan dan faktur

baik dari segi kualitas maupun kuantitas.

3. Memeriksa apakah surat jalan tersebut telah diotorisasi sebelumnya oleh pejabat yang

berwenang.

4. Memeriksa apakah surat jalan ditandatangani oleh pelanggan ketika pesanan tersebut

telah di terima dengan baik.

76

5. Memeriksa apakah pesanan pelanggan telah dikirim tepat waktu

6. Memeriksa apakah ada kemungkinan kesalahan yang terjadi pada saat pengiriman.

7. Buat kesimpulan dan memberikan saran-saran untuk peningkatan efisiensi apabila

dibutuhkan.

Hasil Pemeriksaan

1. Surat jalan diotorisasi oleh bagian gudang dan sales admin sebelum barang

dikirimkan kepada pelanggan.

2. Namun pada prakteknya, ketika penulis memeriksa beberapa surat jalan, ditemukan

adanya surat jalan yang tidak ditandatangani oleh pelanggan ketika barang tersebut

diterima. Hal tersebut bisa mengakibatkan pengiriman fiktif yang akan merugikan

perusahaan.

IV.3.4. Prosedur Pemeriksaan atas Penagihan Piutang

Tujuan Pemeriksaan

1. Untuk mengetahui apakah piutang telah dibayar dengan tepat waktu dan

sebagaimana mestinya.

2. Untuk mengetahui apakah sudah terdapat kebijakan tertulis mengenai penagihan

piutang.

3. Untuk mengevaluasi apakah kebijakan tersebut sudah cukup baik dalam arti dapat

meningkatkan kolektibilitas piutang.

77

4. Untuk memeriksa apakah dalam pelaksanaan penagihan piutang mengalami

hambatan yang menyebabkan kerugian pada perusahaan akibat tingginya piutang

tak tertagih.

Prosedur pemeriksaan

1. Mendapatkan dan mempelajari prosedur perusahaan tentang penagihan piutang.

2. Melakukan pencocokkan atas beberapa faktur dan invoice telah dikirimkan, apakah

telah sesuai dengan waktu yang telah ditentukan.

3. Memeriksa apakah informasi dalam faktur yang akan dikirim telah benar.

4. Memeriksa apakah tanda terima pembayaran baik yang berupa uang, giro, cek

maupun bukti pelunasan telah diterima dengan semestinya oleh bagian piutang.

5. Memeriksa apakah semua penerimaan pembayaran pada kasir telah disetor

sepenuhnya ke rekening perusahaan.

6. Membuat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran perbaikan kepada

perusahaan.

Hasil Pemeriksaan

1. Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur penagihan piutang, maka ditemukan

bahwa perusahaan tidak memiliki perlakuan sanksi atas pembayaran piutang yang

telah jatuh tempo, namun apabila pelanggan terus-menerus melakukan penundaan

pembayaran hampir 6 bulan tanpa adanya itikad baik untuk melunasi, maka

permasalahan ini akan ditindaklanjuti oleh kantor pusat dan Departemen Legal.

2. Perusahaan seharusnya menetapkan kebijakan tentang pembayaran piutang oleh

pelanggannya sehingga dapat meningkatkan kolektivitas piutang perusahaan.

78

3. Berdasarkan pemeriksaan yang dilakukan penulis, terdapat faktur yang telah

dilunasi oleh pelanggan namun tidak dicap “lunas” sehingga bisa mengakibatkan

penagihan ulang kepada pelanggan

IV.3.5. Prosedur Pemeriksaan atas Pencatatan Penerimaan Kas

Tujuan Pemeriksaan

1. Untuk memeriksa apakah prosedur penerimaan dan pengeluaran kas atau bank

sudah dijalankan dan ditaati sepenuhnya.

2. Untuk memeriksa apakah setiap penerimaan kas telah didukung bukti – bukti yang

cukup.

Prosedur Pemeriksaan

1. Periksa apakah kebijakan pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas tersebut telah

berjalan secara efisien, efektif dan ekonomis.

2. Melakukan pemeriksaan apakah bagian penagihan, bagian piutang, dan bagian

penerimaan kas telah dipisahkan.

3. Periksa apakah bukti penerimaan kas telah sesuai dengan kontrak yang telah

ditetapkan sebelumnya.

4. Periksa apakah kas dan cek yang diterima langsung disetorkan ke bank pada hari itu

juga atau paling lambat keesokan harinya dan jumlah uang yang disetor sama

dengan jumlah uang yang ditagih.

5. Buat kesimpulan hasil pemeriksaan dan saran-saran yang akan dikemukakan.

Hasil Pemeriksaan

79

Berdasarkan pemeriksaan terhadap prosedur pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas

diketahui bahwa:

1. Hasil penerimaan kas yang berasal dari penagihan telah dicatat sesuai dengan faktur

penjualan dan bukti penerimaan kas.

2. Hasil penerimaan dari penagihan piutang segera disetorkan secara utuh ke bank

paling lambat keesokan harinya dan apabila kasir berhalangan, maka akan ada pihak

internal control yang menggantikan.

3. Pencatatan atas penerimaan kas langsung dilakukan setiap ada transaksi

penerimaan.

4. Diketahui adanya pemisahan fungsi antara bagian piutang dengan bagian

penerimaan kas.

IV.4. Temuan Pemeriksaan Operasional atas Fungsi Penjualan, Piutang Usaha dan

Penerimaan Kas

Temuan yang di dapat :

1. Pemberian potongan harga (discount) tidak tertulis dan bisa berubah-ubah.

Kondisi : Tidak adanya pedoman tertulis tentang pemberian potongan harga

(discount)

Kriteria : Dalam hal pemberian diskon, perusahaan seharusnya mempunyai

pedoman. Sehingga tidak terjadi penyelewengan atau penyimpangan

harga.

Sebab : Perusahaan tidak membuat pedoman diskon secara tertulis sehingga

harga bisa berubah-ubah.

80

Akibat : Dengan tidak adanya pedoman tertulis pemberian potongan harga, maka

nanti akan terjadi penyimpangan ataupun penyelewengan harga.

Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membuat pedoman potongan harga secara

tertulis. Dengan tujuan agar tidak terjadi penyimpangan dan

penyelewengan harga di bagian penjualan.

2. Pemenuhan pesanan pelanggan tidak selalu tepat waktu.

Kondisi : Perusahaan sering kali tidak tepat waktu dalam menyelesaikan pesanan

pelanggan dari perjanjian yang telah disepakati bersama.

Kriteria : Seharusnya penyelesaian pesanan pelanggan harus dilakukan tepat

waktu sesuai dengan perjanjian bersama.

Sebab : Pemenuhan pesanan pelanggan yang tidak selalu tepat waktu disebabkan

karena salah perhitungan oleh estimator ataupun kesalahan perhitungan

dari bagian penjualan dan stok dari gudang. Selain itu juga

keterlambatan pengiriman bahan baku dari supplier ke perusahaan bisa

menjadi faktor yang sangat kritis.

Akibat : Akibat yang timbulkan adalah pelanggan akan kecewa dan akan

mengurangi kepuasaan pelanggan terhadap perusahaan. Pelanggan akan

mencari perusahaan lain untuk memenuhi kebutuhannya. Jika

pelanggan pada akhirnya memutuskan kerjasama dengan perusahaan

lain tentu saja perusahaan akan mengalami kerugian secara material.

Rekomendasi : Perusahaan seharusnya bisa menghitung dengan waktu, kapan

pesanan pelanggan bisa diselesaikan. Selain itu perusahaan harus

memperkirakan faktor-faktor yang dapat menghambat penyelesaian

81

pesanan pelanggan. Dari sisi supplier, perusahaan harus bisa memilih

supplier yang bisa membantunya dalam hal ketepatan waktu dalam

proses pengiriman sehingga pesanan pelanggan bisa dikerjakan

secepatnya dan dapat selesai dengan tepat waktu.

3. Tidak dibuatkan dokumen baru yang relevan jika ada permintaan pelanggan yang

berubah.

Kondisi : Perusahaan tidak membuat dokumen baru yang relevan jika ada

permintaan pelanggan yang berubah.

Kriteria : Perusahaan harus membuat dokumen baru yang relevan untuk

dilaporkan ke bagian penjualan dan bagian finance atas perubahaan

permintaan pelanggan.

Sebab : Perusahaan menganggap bahwa dokumen baru tidak perlu dibuat karena

tidak adanya penambahan biaya dan hal sebagainya. Terlebih lagi

dengan tidak adanya perubahan dalam SPK (Surat Perintah Kerja) baru.

Akibat : Akan terjadi beberapa kesalahan dalam proses permintaan pelanggan

karena tidak ada nya laporan yang lebih lanjut. Selain itu juga akan

terjadi nya kesalahan pengiriman dan pencatatan stok barang yang ada

di gudang. Adanya kemungkinan perusahaan akan mengalami kerugian

material, yang seharusnya untung malah jadi rugi.

Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan pembuatan dokumen baru agar

perubahan atas permintaan pelanggan dapat di realisasikan. Selain itu

juga harus dilaporkan ke bagian finance untuk dicatat bahwa telah

terjadi perubahan dokumen baru. Dengan demikian permintaan dan

82

keinginan pelanggan dapat terpenuhi. Selain itu juga untuk menghindari

adanya keluhan atas kesalahan ataupun kejadian yang tidak diinginkan

apabila pelanggan menuntut atas ketidakpuasannya atas pelayanan yang

diberikan perusahaan.

4. Persyaratan pelanggan baru tidak diidentifikasikan dengan jelas.

Kondisi : Perusahaan tidak melakukan identifikasi persyaratan terhadap

pelanggan yang baru pertama kali melakukan transaksi dengan

perusahaan dengan tujuan untuk menilai kemampuan pelanggan

tersebut

Kriteria : Setiap pelanggan yang baru melakukan trransaksi dengan perusahaan

harus dievaluasi dan dinilai kemampuannya untuk melunasi piutang

jangka panjangnya.

Sebab : Perusahaan tidak pernah mengidentifikasikan dengan jelas persyaratan

pelanggan baru.

Akibat : Jika perusahaan tidak mengidentifikasi secara khusus terhadap

konsumen baru, maka akan sulit bagi perusahaan untuk memberikan

penilaian sejauh mana pelanggan dapat melunasi piutangnya. Hal ini

dapat menimbulkan kerugian yang cukup besar untuk perusahaan,

apabila pelanggan tidak mampu membayar piutangnya.

Rekomendasi : Perusahaan seharusnya membentuk bagian baru yang khusus

menangani pelanggan-pelanggan yang baru. Dengan tujuan agar

bagian yang baru tersebut dapat menilai kemampuan pelanggan dalam

melunasi piutang. Dan memberikan penjualan kredit kepada pelanggan

83

yang tepat dan yang membutuhkannya. Selain itu juga jumlah

pelanggan yang sering terlambat dalam melunasi hutangnya dapat

berkurang.

5. Tidak adanya kebijakan mengenai perputaran jabatan pada perusahaan.

Kondisi : Tidak ada nya kebijakan mengenai perputaran jabatan pada

perusahaan. Sehingga karyawan yang bekerja dibagian piutang yang

tugasnya menginput piutang selama lebih dari dua tahun dilakukan

oleh orang yang sama demikian pula pada bagian yang lainnya

Kriteria : Perputaran jabatan yang dilakukan secara rutin oleh perusahaan akan

membuat karyawan menjaga independensi dalam melaksanakan

tugasnya,sehingga kecurangan dan persekongkolan diantara karyawan

ataupun bagian-bagian dapat di hindari.

Sebab : Terkadang perusahaan beranggapan bahwa dengan adanya perputaran

jabatan tersebut akan mempersulit kegiatan yang terjadi di perusahaan.

Selain itu juga perusahaan beranggapan bahwa karyawan yang ada

dapat dipercaya karena karyawan tersebut merupakan karyawan lama.

Akibat : Akibat yang ditimbulkan karena tidak adanya perputaran jabatan adalah

karyawan akan merasa jenuh akan tugas yang dilakukannya. Selain itu

juga akan terjadi kecurangan dan persekongkolan. Kecurangan terjadi

karena karyawan sudah menguasai seluk belukdari kegiatan yang

dilakukannya tiap harinya.

Rekomendasi : Perusahaan sebaiknya melakukan perputaran jabatan secara

tahunan. Dengan diadakannya perputaran jabatan akan menghindari

84

terjadi kecurangan dan persekongkolan. Dan seandainya kecurangan

dan persekongkolan terjadi karyawan yang lain dapat mencegahnya

bahkan mengungkapkannya.

6. Tidak adanya prosedur tertulis pada bagian penagihan piutang, sebagian

penagihan dilakukan oleh bagian finance.

Kondisi : Selain bagian penagihan piutang, sebagian penagihan piutang

dilakukan oleh bagian finance.

Kriteria : Semua tugas penagihan seharusnya dilakukan oleh bagian penagihan

piutang tanpa terkecuali. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk

menghindari terjadi nya penyimpang dari proses penagihan selain itu

juga untuk mengatasi keterlambatan proses penagihan piutang.

Sebab: Tidak adanya prosedur yang jelas dan tertulis pada bagian penagihan

piutang, sebagian penagihan dilakukan oleh bagian finance.

Akibat : Penagihan yang dilakukan oleh bagian finance akan menimbulkan check

lapping atau cek ganda. Karena di satu sisi bagian penagihan piutang

mencek piutang yang mana saja yang belum ditagih, begitu pula

dengan bagian finance. Selain itu juga penagihan piutang perusahaan

akan menjadi sering terlambat karena bagian finance mempunyai

tugas dan tanggung jawab yang harus dikerjakan.

Rekomendasi : Perusahaan harus membuat kebijakan tertulis mengenai uraian

tugas dan tanggung jawab pada bagian penagihan piutang dan bagian

finance secara detail dan jelas sehingga terdapat pengendalian atas

tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian dengan benar.

85

Penagihan yang benar seharusnya dilakukan oleh bagian penagihan

piutang dan dibantu oleh collector

7. Tidak ada survei kepuasan pelanggan.

Kondisi : Perusahaan tidak melakukan survei kepuasaan pelanggan.

Kriteria : Seharusnya setiap serah terima barang , perusahaan harus menyerahkan

questioner untuk pelanggan. Tujuan dari questioner tersebut adalah

untuk mengetahui kepuasan dari pelanggan, apakah pelanggan kurang

puas, puas dan sangat puas terhadap produk ataupun dari pelayanan

perusahaan.

Sebab : Perusahaan beranggapan bahwa produk dan pelayanan yang diberikan

kepada pelanggan sudah sangat bagus, sehingga perusahaan

mengasumsikan pelanggan sangat puas terhadap produk dan

pelayanannya.

Akibat : Akibat yang ditimbulkan karena asumsi tersebut adalah perusahaan

tidak pernah mencoba untuk membuat survei kepuasan pelanggan atau

pun tidak pernah mencari tahu tingkat kepuasan pelanggan.

Rekomendasi : Perusahaan seharusnya mencoba untuk membuat survei

kepuasaan pelanggan. Yang dimana survei ini pun merupakan suatu

nilai plus buat perusahaan untuk mencari tahu jika ada pelanggan yang

tidak puas terhadap produk ataupun pelayanan yang diberikan.