28 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1 Analisis Sistem 4.1.1 Analisis sistem yang sedang berjalan Sistem penerimaan tamu yang sedang terjadi di UMMI saat ini yaitu tamu yang datang tidak mencatat data identitas pribadi maupun instansi karena tidak disediakan buku tamu. Tamu langsung menemui pihak yang dituju. Adapun sekertaris rektorat hanya mendata tamu yang akan menemui rektor saja. Standart Operasional penerimaan tamu di UMMI belum ada sampai saat ini. 4.1.2 Analisis Permasalahan Ada beberapa permasalahan yang dianalisis dalam penerimaan tamu di UMMI, diantaranya : 1. Penerimaan tamu di lobi kampus UMMI tidak disediakan buku tamu untuk diisi, sehingga tamu tidak jelas berasal darimana, tujuan kunjungan untuk apa maka sulit untuk diidentifikasikan oleh pihak UMMI, yang mengakibatkan kurangnya ketertiban administrasi dalam penerimaan tamu. 2. Adapun pencatatan tamu secara manual dengan menggunakan buku hanya dilakukan oleh tamu yang berkunjung ke Rektor saja dan dilakukan di ruang sekretariat rektor. Dengan tidak menyeluruhnya pencatatan tamu ini maka pihak UMMI sendiri tidak bisa dengan mudah melakukan evaluasi penerimaan tamu. 3. Belum adanya rekapitulasi pelaporan berdasarkan tujuan kunjungan tamu di UMMI sehingga perkembangan mobilitas kampus sendiri tidak dapat diukur dari setiap tahunnya, apabila akan melaksanakan akreditasi kampus.
37
Embed
BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1 4.1.1 Analisis sistem ...eprints.ummi.ac.id/717/8/BAB IV.pdf28 BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN 4.1 Analisis Sistem 4.1.1 Analisis sistem yang sedang
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
28
BAB IV
ANALISIS DAN PERANCANGAN
4.1 Analisis Sistem
4.1.1 Analisis sistem yang sedang berjalan
Sistem penerimaan tamu yang sedang terjadi di UMMI saat ini yaitu tamu
yang datang tidak mencatat data identitas pribadi maupun instansi karena tidak
disediakan buku tamu. Tamu langsung menemui pihak yang dituju. Adapun
sekertaris rektorat hanya mendata tamu yang akan menemui rektor saja. Standart
Operasional penerimaan tamu di UMMI belum ada sampai saat ini.
4.1.2 Analisis Permasalahan
Ada beberapa permasalahan yang dianalisis dalam penerimaan tamu di
UMMI, diantaranya :
1. Penerimaan tamu di lobi kampus UMMI tidak disediakan buku tamu
untuk diisi, sehingga tamu tidak jelas berasal darimana, tujuan kunjungan
untuk apa maka sulit untuk diidentifikasikan oleh pihak UMMI, yang
mengakibatkan kurangnya ketertiban administrasi dalam penerimaan
tamu.
2. Adapun pencatatan tamu secara manual dengan menggunakan buku
hanya dilakukan oleh tamu yang berkunjung ke Rektor saja dan
dilakukan di ruang sekretariat rektor. Dengan tidak menyeluruhnya
pencatatan tamu ini maka pihak UMMI sendiri tidak bisa dengan mudah
melakukan evaluasi penerimaan tamu.
3. Belum adanya rekapitulasi pelaporan berdasarkan tujuan kunjungan
tamu di UMMI sehingga perkembangan mobilitas kampus sendiri tidak
dapat diukur dari setiap tahunnya, apabila akan melaksanakan akreditasi
kampus.
29
4.1.3 Analisis Kebutuhan Sistem dan Sistem Usulan
Dilihat dari analisis permasalahan yang ada di UMMI, maka penerimaan
tamu memiliki kebutuhan sistem sebagai berikut :
1. Perlu adanya pencatatan tamu yang dapat mendata dengan lengkap
maksud dan tujuan kedatangannya di lingkungan kampus UMMI.
2. Perlu adanya database guna untuk mengolah data dengan mudah.
3. Adanya laporan data tamu untuk setiap bulan, semester atau tahunan.
4. Perlu adanya infomasi dan konfirmasi tentang kesiapan kampus dalam
penerimaan tamu.
Adapun sistem yang diusulkan penulis digambarkan dalam alur dibawah ini :
Gambar 4.1 Sistem Usulan Buku Tamu Elektronik UMMI
30
Keterangan :
1. Tamu datang ke Universitas Muhammadiyah sukabumi.
2. Front Office menerima tamu dan mempersilahkan untuk mengisi buku
tamu elektronik yang telah disediakan dalam sebuah Personal Computer.
3. Tamu mengisi identitas pada buku tamu elektronik dan tersimpan
langsung di database.
4. Front Office mempersilahkan tamu untuk menunggu.
5. Front Office melakukan konfirmasi kepada pihak yang dituju
menggunakan telpon / media online.
6. Front Office menyampaikan kebersediaan atau tidaknya pihak yang dituju.
7. Jika pihak yang dituju bersedia, tamu langsung diarahkan dan status
penerimaan tamu tersimpan pada database.
8. Jika pihak yang dituju tidak bersedia maka,
9. Front Office membantu untuk melakukan jadwal pertemuan ulang di lain
waktu.
10. Jadwal pertemuan selanjutnya disimpan di database. Sistem dapat
memberikan email konfirmasi mengenai kesediaan pihak yang dituju.
4.2 Perancangan Sistem
4.2.1 Use Case Diagram
Use Case ini menampilkan sistem Buku Tamu Elektronik yang di
dalamnya terdapat 2 aktor yaitu Tamu dan Front Office serta ada 4 case
yaitu login, buku tamu, konfirmasi penerimaan tamu dan laporan. Seperti
yang digambarkan di bawah ini:
31
Gambar 4.2 Usecase Diagram Buku Tamu Elektronik UMMI
4.2.2 Skenario Use Case Diagram
1. Use Case Login
a. Aktor : Front Office
b. Kondisi awal : Aktor telah sukses menjalankan website dan
masuk ke form login.
c. Kondisi akhir : Aktor dapat masuk ke website dan masuk ke menu
utama admin.
d. Deskripsi : Proses ini dilakukan oleh aktor bila akan mengolah
data menu website.
Tabel 4.1 Skenario Use Case Login
Aktor Sistem
1. Aktor menginput username
dan password.
2. Menekan tombol login.
3. Memverifikasi username dan
password pada database.
4. Jika tidak sesuai, tampil pesan
login gagal dan kembali ke 1.
5. Jika sesuai, tampil pesan login
32
berhasil dan lanjut ke 6.
6. Menampilkan menu utama
admin.
7. Melakukan aktifitas di dalam
menu utama admin.
2. Use Case Mengelola Informasi ( Tamu )
a. Aktor : Tamu
b. Kondisi awal : Aktor membuka menu informasi
c. Kondisi akhir : Aktor dapat melihat informasi yang ada
d. Deskripsi :Proses ini dilakukan oleh aktor untuk melihat
informasi dosen atau civitas akademik lain yang berhalangan hadir
di kampus UMMI.
Tabel 4.2 Skenario Use Case Mengelola Informasi (Tamu)
Aktor Sistem
1. Masuk ke menu utama tamu
2. Memilih menu informasi
3. Menampilkan menu informasi
4. Melihat informasi yang ada.
3. Use Case Mengelola Informasi ( Front Office )
a. Aktor : Front Office
b. Kondisi awal : Aktor membuka menu informasi
c. Kondisi akhir : Aktor dapat menyimpan informasi
d. Deskripsi : Proses ini dilakukan oleh aktor untuk mengelola
(menambahkan, mengedit, menghapus) informasi dosen atau
civitas akademik lain yang berhalangan hadir di kampus UMMI.
Tabel 4.3 Skenario Use Case Mengelola Informasi (Front Office)
Aktor Sistem
1. Masuk ke menu utama
2. Memilih menu informasi
3. Menampilkan menu informasi
4. Mengelola (input, edit,
hapus) informasi klik
simpan.
5. Menyimpan di database.
33
4. Use Case Mengelola Buku Tamu ( Tamu )
a. Aktor : Tamu
b. Kondisi awal : Aktor membuka menu isi data tamu
c. Kondisi akhir : Aktor dapat menyimpan data tamu
d. Deskripsi : Proses ini dilakukan oleh aktor untuk mengisi data
diri, instansi, serta maksud dan tujuan datang di kampus UMMI.
Tabel 4.4 Skenario Use Case Mengelola Buku Tamu (Tamu)
Aktor Sistem
1. Masuk ke menu utama
2. Memilih menu isi data tamu
3. Menampilkan form isi data
tamu
4. Mengisi form data tamu
yang ada lalu klik simpan.
5. Menyimpan di database.
5. Use Case Mengelola Buku Tamu ( Front Office )
a. Aktor : Front Office
b. Kondisi awal : Aktor membuka menu daftar tamu
c. Kondisi akhir : Aktor dapat mengkonfirmasi tamu
d. Deskripsi : Proses ini dilakukan oleh aktor untuk
mengkonfirmasi tamu diterima atau ditangguhkan kedatangannya
di kampus UMMI.
Tabel 4.5 Skenario Use Case Mengelola Buku Tamu (Front Office)
Aktor Sistem
1. Masuk ke menu utama
2. Memilih menu daftar tamu
3. Menampilkan daftar tamu
4. Mengkonfirmasi tamu
diterima atau ditangguhkan
klik simpan.
5. Menyimpan di database.
6. Use Case Konfirmasi Tamu ( Tamu )
a. Aktor : Tamu
b. Kondisi awal : Aktor membuka menu konfirmasi tamu
34
c. Kondisi akhir : Aktor dapat melihat daftar konfirmasi tamu.
d. Deskripsi : Proses ini dilakukan oleh aktor untuk melihat
diterima atau ditangguhkan kedatangannya.
Tabel 4.6 Skenario Use Case Mengelola Konfirmasi Tamu (Tamu)
Aktor Sistem
1. Masuk ke menu utama.
2. Memilih menu konfirmasi
tamu.
3. Menampilkan konfirmasi
penerimaan tamu.
4. Melihat daftar konfirmasi
penerimaan tamu.
7. Use Case Konfirmasi Tamu ( Front Office )
a. Aktor : Front Office
b. Kondisi awal : Aktor membuka menu konfirmasi tamu
c. Kondisi akhir : Aktor dapat mengelola daftar konfirmasi tamu.
d. Deskripsi : Proses ini dilakukan oleh aktor untuk mencetak
konfirmasi kedatangan tamu yang diterima atau ditangguhkan.
Tabel 4.7 Skenario Use Case Mengelola Konfirmasi Tamu (Front Office)
Aktor Sistem
1. Masuk ke menu utama.
2. Memilih menu konfirmasi
tamu.
3. Menampilkan konfirmasi
penerimaan tamu.
4. Klik print daftar konfirmasi
penerimaan tamu.
5. Mencetak konfirmasi
penerimaan tamu.
8. Use Case Mengelola Grafik Tamu
a. Aktor : Front Office
b. Kondisi awal : Aktor membuka menu grafik tamu
c. Kondisi akhir : Aktor dapat mengelola grafik tamu.
d. Deskripsi : Proses ini dilakukan oleh aktor untuk mencetak
grafik tamu.
35
Tabel 4.8 Skenario Use Case Mengelola Grafik Tamu
Aktor Sistem
1. Masuk ke menu utama.
2. Memilih menu grafik tamu.
3. Menampilkan grafik tamu.
4. Klik print grafik tamu.
5. Mencetak grafik tamu.
9. Use Case Laporan
a. Aktor : Front Office
b. Kondisi awal : Aktor membuka menu laporan
c. Kondisi akhir : Aktor dapat mencetak menu laporan
d. Deskripsi : Proses ini dilakukan oleh aktor untuk mengolah
menu laporan.
Tabel 4.9 Skenario Use Case Laporan
Aktor Sistem
1. Masuk ke menu laporan
2. Terdapat data tamu
3. Menampilkan data tamu
4. Mengolah data tamu untuk
laporan
5. Klik tombol print
6. Mencetak Laporan
4.2.3 Class Diagram
Class Diagram ini menggambarkan struktur dari deskripsi class yang
terdiri dari relasi beberapa class di dalamnya sendiri terdapat atribut dan
methode yang menggambarkan suatu sistem tersebut. Adapun pada Buku
Tamu Elektronik yang akan dibuat terdiri dari 4 class, diantaranya :
Tabel 4.10 Kelas yang ada pada Buku Tamu Elektronik UMMI
Kelas Atribut Methode
User ɸ id_user
-nama_lengkap
-email
-no_hp
-alamat
-username
-password
-images
+login
36
Bktamu ɸ id_tamu
-tanggal
-nama
-no_ktp
-alamat
-kota
-jk
-no_hp
-email
-instansi
-jabatan
-tujuan
-maksud
-isi
-status
-tglulg
+simpan
+lihat
+opsi
+cetak
Informasi ɸ id_informasi
-id_kategori
-judul
-penulis
-isi
-tanggal
-waktu
-images
+simpan
+edit
+hapus
+lihat
Kategori ɸ id_kategori
-nama_kategori
+simpan
+edit
+hapus
Keterhubungan antar kelas
Adapun lebih jelasnya digambarkan dalam gambar 4.3 di bawah ini :
37
Gambar 4.3 Class Diagram Buku Tamu Elektronik UMMI
4.2.4 Activity Diagram
Activity Diagram memaparkan aktifitas dari setiap Aktor didalam sistem,
bagaimana aktifitas dimulai, keputusan yang mungkin terjadi dan aktifitas
berakhir. Activity Diagram yang dilakukan oleh 2 aktor, antara lain :
1. Activity Diagram Tamu
2. Activity Diagram Front Office
Gambar di bawah ini adalah activity diagram pada Buku Tamu Elektronik
Universitas Muhammadiyah Sukabumi :
38
1. Activity Diagram Tamu
Gambar 4.4 Activity Diagram Tamu Buku Tamu Elektronik UMMI
39
2. Activity Diagram Front Office
Gambar 4.5 Activity Diagram Front Office Buku Tamu Elektronik UMMI
40
4.2.5 Statechart Diagram
Menggambarkan perubahan keadaan dari satu state ke state lainnya.
Seperti yang digambarkan di bawah ini :
1. Statechart Diagram Login
Gambar 4.6 Statechart Diagram Login Buku Tamu Elektronik UMMI
41
2. Statechart Diagram Mengelola Informasi ( Tamu )
Gambar 4.7 Statechart Diagram Mengelola Informasi ( Tamu ) Buku Tamu
Elektronik UMMI
42
3. Statechart Diagram Mengelola Informasi ( Front Office )
Gambar 4.8 Statechart Diagram Mengelola Informasi ( Front Office ) Buku
Tamu Elektronik UMMI
43
4. Statechart Diagram Mengelola Buku Tamu ( Tamu )
Gambar 4.9 Statechart Diagram Mengelola Buku Tamu ( Tamu ) Buku
Tamu Elektronik UMMI
44
5. Statechart Diagram Mengelola Buku Tamu ( Front Office )
Gambar 4.10 Statechart Diagram Mengelola Buku Tamu ( Front Office ) Buku Tamu