23 BAB III PERANCANGAN SISTEM 3.1 Identifikasi Permasalahan dan Analisa Kebutuhan Sistem Sektor Akuntansi merupakan bagian penting dalam suatu kegiatan hidup organisasi. Peranan akuntansi dalam suatu organisasi yakni membantu pihak manajemen untuk mengambil keputusan atas pengendalian keuangan untuk mencapai tujuan sebuah organisasi. Sehingga informasi yang dihasilkan oleh sektor akuntansi merupakan informasi yang memiliki pengaruh kuat dalam menentukan laju perkembangan suatu organisasi dalam berbagai aspek. Analisa terhadap siklus akuntansi yang berlaku umum perlu dilakukan untuk dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada pada sektor akuntansi. Mengacu pada Sub Bab 2.2, dan mengingat sensitifitas data yang diolah oleh sektor akuntansi, maka terdapat 2 kebutuhan utama, yaitu (1) kebutuhan manajemen data keuangan yang terintegrasi, dan (2) kebutuhan manajemen keamanan informasi keuangan. Kebutuhan manajemen data keuangan yang terintegrasi berkaitan dengan proses pengolahan data keuangan yang menghasilkan informasi sesuai dengan kebutuhan. Dimana, data yang akan diolah saling berkaitan mulai dari penjurnalan hingga penyusunan laporan keuangan. Sedangkan manajemen keamanan informasi keuangan berkaitan dengan privasi dan kerahasiaan data sehingga informasi yang diberikan sesuai dengan ketentuan pengguna yang berhak melakukan akses terhadap informasi.
44
Embed
BAB III PERANCANGAN SISTEM 3.1 Identifikasi Permasalahan ...repository.dinamika.ac.id/1177/7/BAB_III.pdf · 3.1 Identifikasi Permasalahan dan Analisa Kebutuhan Sistem Sektor Akuntansi
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
23
BAB III
PERANCANGAN SISTEM
3.1 Identifikasi Permasalahan dan Analisa Kebutuhan Sistem
Sektor Akuntansi merupakan bagian penting dalam suatu kegiatan hidup
organisasi. Peranan akuntansi dalam suatu organisasi yakni membantu pihak
manajemen untuk mengambil keputusan atas pengendalian keuangan untuk
mencapai tujuan sebuah organisasi. Sehingga informasi yang dihasilkan oleh
sektor akuntansi merupakan informasi yang memiliki pengaruh kuat dalam
menentukan laju perkembangan suatu organisasi dalam berbagai aspek.
Analisa terhadap siklus akuntansi yang berlaku umum perlu dilakukan
untuk dapat mengidentifikasi permasalahan yang ada pada sektor akuntansi.
Mengacu pada Sub Bab 2.2, dan mengingat sensitifitas data yang diolah oleh
sektor akuntansi, maka terdapat 2 kebutuhan utama, yaitu (1) kebutuhan
manajemen data keuangan yang terintegrasi, dan (2) kebutuhan manajemen
keamanan informasi keuangan.
Kebutuhan manajemen data keuangan yang terintegrasi berkaitan dengan
proses pengolahan data keuangan yang menghasilkan informasi sesuai dengan
kebutuhan. Dimana, data yang akan diolah saling berkaitan mulai dari penjurnalan
hingga penyusunan laporan keuangan. Sedangkan manajemen keamanan
informasi keuangan berkaitan dengan privasi dan kerahasiaan data sehingga
informasi yang diberikan sesuai dengan ketentuan pengguna yang berhak
melakukan akses terhadap informasi.
24
3.1.1 Kebutuhan manajemen data keuangan
Kebutuhan manajemen data keuangan meliputi 5 aspek, antara lain sebagai
berikut:
1. Manajemen Daftar Akun
Pada dasarnya tidak ada aturan baku dalam penyusunan daftar akun.
Seorang akuntan bebas menyusun daftar akun sesuai dengan kebutuhan
organisasi. Seorang akuntan juga bebas menentukan apakah daftar akun yang
akan dibuat adalah daftar akun yang rinci ataupun sederhana. Semakin detil atau
rinci daftar akun, semakin baik pencatatan akuntansi yang akan dilakukan.
Dalam sebuah periode akuntansi, akun memiliki peranan penting untuk
mewakili dan menyimpan nilai riil dari suatu kondisi aktiva, kewajiban, modal,
pendapatan, dan beban. Sebagai contoh akun hutang bank BCL mencerminkan
besar hutang suatu organisasi terhadap bank BCL. Sehingga dapat dikatakan akun
merupakan bagian paling penting dalam transaksi akuntansi. Dengan demikian
perlu adanya sebuah fitur yang dapat memungkinkan pengguna untuk menyusun
daftar akun (Chart Of Account). Sedangkan bersesuaian dengan sub bab 2.2.2, dan
praktek penggunaan akun dalam transaksi penjurnalan, maka diperlukan fitur
manajemen akun yang memungkinkan pengguna untuk dapat melakukan
pemilihan tipe dari suatu akun.
Oleh karena adanya kebutuhan di atas, maka dibutuhkan sebuah sistem
informasi yang mampu memberikan solusi dalam pengelolaan daftar akun. Sistem
komputasi akuntansi keuangan memiliki fitur manajemen daftar akun yang
mampu menyediakan media bagi akuntan untuk menyusun, dan mengatur akun-
akun yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan. Termasuk di dalamnya
25
menentukan nama akun, saldo normal akun, kelompok akun, dan tipe akun.
2. Manajemen Periode Buku
Sebuah siklus akuntansi dimulai dengan tahap pembukaan buku, dan
diakhiri dengan tahap penutupan buku. Periode buku merupakan jangka waktu
dari sebuah siklus akuntansi. Panjang periode buku pada tiap-tiap organisasi
berbeda sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan pernyataan tersebut dibutuhkan
sebuah fitur yang mampu melakukan manajemen periode buku.
Melalui fitur manajemen periode buku, pengguna dapat menentukan
panjang periode sesuai dengan kebutuhan periode akuntansi yang sebenarnya.
Pengguna juga dapat menentukan awal dari periode akuntansi berjalan hingga
akhir dari sebuah periode akuntansi. Sedangkan melalui fitur penutupan buku
pengguna dapat melakukan penutupan dari periode yang berjalan, menutup akun-
akun prive, beban, pendapatan, dan mengaktifkan fitur penyusunan laporan
keuangan.
3. Penjurnalan Transaksi
Proses penjurnalan merupakan proses utama yang ada dalam sebuah siklus
akuntansi, semua data transaksi yang ada akan dijurnalkan terlebih dahulu agar
dapat digunakan sebagai sumber data laporan keuangan. Oleh karena itu
dibutuhkan sebuah fitur yang dapat membantu pengguna untuk melakukan
penjurnalan.
Dalam melakukan penjurnalan pengguna harus terlebih dahulu memilah
jurnal berdasarkan transaksinya, di mana tiap jurnal yang tersebut (lihat pada sub
bab 2.2.4) hanya melibatkan akun-akun tertentu sesuai dengan transaksi yang
dilakukan. Sebagai contoh jurnal penerimaan kas pada sebelah debet ditempati
26
oleh akun-akun yang bersifat dapat diterima secara tunai (seperti akun kas
maupun bank). Berdasarkan kebutuhan tersebut fitur input jurnal yang akan dibuat
harus dapat melakukan pemilahan akun yang akan digunakan dalam transaksi
penjurnalan sesuai dengan tipe jurnal.
Beberapa transaksi yang dilakukan oleh pengguna dapat merupakan
transaksi yang sifatnya periodik. Transaksi yang bersifat periodik adalah transaksi
yang selalu dilakukan pada tiap periode. Sebagai contoh, transaksi pembayaran
gaji pegawai dimana setiap periode pembayaran gaji pegawai selalu dilakukan.
Untuk membantu pengguna dalam mempercepat penginputan transaksi yang
bersifat periodik maka diperlukan sebuah fitur pembuatan template jurnal, di
mana melalui fitur pembuatan template jurnal, pengguna dapat menentukan akun-
akun yang akan ditransaksikan secara periodik dan dapat langsung menggunakan
template tersebut pada transaksi.
Melalui fitur input jurnal, akun-akun yang dapat digunakan dalam sebuah
transaksi akan dipilah berdasarkan jenis transaksinya. Sehingga pengguna dapat
terbantu dalam hal pemilahan akun-akun yang ada. Sedangkan melalui fitur
template jurnal pengguna dapat menyimpan template jurnal yang dibutuhkan dan
dapat menggunakan template jurnal tersebut ke dalam fitur input jurnal.
4. Ayat Jurnal Penyesuaian
Pada akhir periode dari sebuah siklus akuntansi beberapa akun yang ada
harus disesuaikan. Sehingga akun-akun yang ada pada neraca saldo
mencerminkan saldo sebenarnya. Berdasarkan pernyataan tersebut terdapat
kebutuhan fitur inputan jurnal penyesuaian yang dapat membantu pengguna
dalam melakukan penyesuaian. Tidak hanya itu untuk dapat membatu pengguna
27
mempercepat penginputan transaksi penyesuaian yang bersifat periodik maka fitur
inputan jurnal penyesuaian juga harus dapat mengaplikasikan fitur template jurnal
yang ada.
Melalui sistem komputasi akuntansi keuangan, pengguna dapat melakukan
penyesuaian terhadap akun-akun yang perlu disesuaikan dan pengguna dapat
mengaplikasikan template jurnal yang telah dibuat ke dalam fitur inputan jurnal
penyesuaian.
5. Penyusunan Laporan
Penyusunan laporan keuangan merupakan tahap terakhir dari siklus
akuntansi. Melalui laporan keuangan yang dihasilkan tiap periode, pihak
manajemen sebuah organisasi dapat menentukan kebijakan-kebijakan yang akan
diambil berdasarkan kondisi keuangan sebuah organisasi.
Selain melakukan pencetakan laporan keuangan standar (Laporan Rugi
Laba, Laporan Perubahan Modal, Neraca, Laporan Arus Kas, dan Catatan Atas
Laporan Keuangan) terdapat beberapa aspek yang perlu diperhatikan yaitu, (1)
penguna dapat melakukan pencetakan jurnal dan buku besar sebagai dasar
pengecekan apakah suatu transaksi pernah dijurnal sebelumnya atau tidak, (2)
penggguna dapat melakukan pencetakan neraca saldo percobaan sebagai bahan
pertimbangan pengguna untuk melakukan transaksi penyesuaian pada periode
tersebut, (3) pengguna dapat melakukan pencetakan neraca lajur sebagai dasar
pengecekan laporan keuangan standar yang akan dicetak.
Adanya kebutuhan pencetakan data laporan keuangan standar dan
pencetakan data transaksi keuangan, mengakibatkan adanya kebutuhan akan
sebuah sistem komputasi yang mampu memberikan layanan pencetakan data
28
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh pengguna.
Sistem komputasi akuntansi keuangan memiliki fitur-fitur yang dapat
digunakan untuk melakukan pencetakan data informasi keuangan seperti, cetak
jurnal, cetak buku besar, cetak neraca saldo percobaan, cetak neraca saldo, cetak
laporan laba rugi, cetak laporan perubahan modal, cetak neraca, cetak laporan arus
kas dan cetak catatan atas laporan keuangan.
3.1.2 Kebutuhan keamanan informasi keuangan
Keamanan komputer atau computer security pada umumnya mencakup
tiga aspek, yaitu privacy, integrity, dan authentication. Kebutuhan akan keamanan
informasi dalam sektor akuntansi perlu diperhatikan mengingat sensitifitas data
yang diolah dan informasi yang dihasilkan oleh sektor akuntansi. Dengan
demikian, sistem komputasi akuntansi keuangan perlu untuk memperhatikan
aspek-aspek keamanan tersebut.
1. Privacy
Hal utama dari aspek privacy adalah bagaimana untuk menjaga informasi
dari pihak-pihak yang tidak memiliki hak untuk mengakses informasi tersebut.
Dengan demikian perlu adanya sebuah batasan akses yang telah ditentukan
sehingga informasi dapat sampai kepada pengguna yang berhak untuk mengakses
informasi.
Melalui sistem komputasi akuntansi keuangan, pengguna dibatasi oleh
login username dan password terhadap aplikasi sebelum dapat mengakses semua
fitur yang berada di dalamnya. Pengguna yang belum terdaftar, tidak dapat
mengakses aplikasi tersebut. Pengguna akan diberikan password default dan harus
mengganti password mereka setelah login ke dalam aplikasi. Password setiap
29
pengguna ini akan dienkripsi sebelum disimpan dalam basis data. Hal ini
dilakukan untuk menjaga privacy setiap penggunanya. Administrator aplikasi dan
basis data pun tidak akan dapat mengetahui password pengguna. Mereka hanya
dapat me-reset ulang password pengguna menjadi password default apabila
seorang pengguna lupa terhadap password mereka. Masing-masing pengguna
akan dicatat ke dalam tabel log apabila pengguna melakukan transaksi dalam
aplikasi. Nama pengguna dan deskripsi mengenai pencatatan ke dalam log ini
akan dilakukan enkripsi dan hanya dapat ditampilkan pada sebuah form
pencatatan log. Hal ini untuk mencegah manipulasi data dan deskripsinya pada
tabel log. Dalam hal ini aspek privacy sistem benar-benar diperhatikan pada saat
aplikasi mulai dijalankan.
Setiap pengguna memiliki level akses yang telah ditentukan oleh
administrator aplikasi. Setiap level akses dapat memiliki hak akses yang berbeda-
beda dalam kaitannya dengan fitur-fitur yang dapat diakses berdasarkan level
akses tersebut. Oleh karena itu, hanya pengguna yang terotorisasi yang dapat
mengakses aplikasi.
2. Integrity
Integrity berkaitan dengan perubahan informasi. Informasi tidak boleh
diubah tanpa izin pemilik informasi. Dalam sebuah departemen akuntansi dalam
organisasi ada pembatasan, misalnya seorang staf EDP dibatasi hanya dapat
melakukan inputan jurnal namun tidak dengan manajemen daftar akun. Seorang
manajer dibatasi hanya dapat mengakses laporan keuangan.
Melalui fitur pengelompokan pengguna atau level akses yang ada pada
sistem komputasi akuntansi keuangan, perubahan informasi hanya dapat
30
dilakukan oleh level yang berhak mengubah saja. Misalnya level akses staff EDP
berhak memiliki akses untuk melakukan penjurnalan. Setiap perubahan yang
dilakukan akan tercatat pada tabel log di basis data berdasarkan username
pengguna tersebut. Manipulasi data (DML) seperti penyimpanan, pengubahan dan
penghapusan data yang dilakukan oleh setiap pengguna akan tercatat pada tabel
(log) basis data yang hanya dapat ditampilkan pada form pencatatan log pada
aplikasi. Pada form pencatatan log akan ditampilkan username pengguna yang
melakukan manipulasi data, waktu pada saat pengguna melakukan perubahan data
tersebut, dan deskripsi mengenai perubahan yang telah dilakukan oleh pengguna.
Dengan demikian aspek integritas informasi yang ada pada sistem informasi
akuntansi keuangan dapat terjaga.
3. Authentication
Authentication berhubungan dengan akses terhadap informasi. Autentikasi
berfungsi untuk meyakinkan bahwa orang yang mengakses atau memberikan
informasi adalah benar orang yang memiliki hak untuk melakukan itu. Pada sektor
akuntansi, informasi laporan keuangan seperti laporan laba rugi hanya boleh
diakses untuk pihak manajemen suatu organisasi saja. Oleh karena itu, pengguna
yang ingin mengakses informasi laporan keuangan harus terdaftar sebagai anggota
manajemen organisasi yang bersangkutan.
Melalui fitur aplikasi dan level akses pengguna, maka hanya pengguna
yang terotorisasi pada organisasi yang dapat mengakses aplikasi. Selain itu akses
informasi dapat dibatasi oleh level akses. Setiap level akses akan ditentukan fitur
apa saja yang dapat mereka akses. Pada gambar 3.1 merupakan bentuk pemetaan
pengaturan pengguna dan fitur pada level akses.
31
Gambar 3.1 Pemetaan pengaturan pengguna dan fitur pada level akses
Masing-masing level akses terdiri dari fitur-fitur apa saja yang dapat
diakses. Satu level akses ini dapat terdiri dari beberapa pengguna. Misalnya Adi,
Budi dan Cintya berada pada level akses manajer. Pengguna yang berada pada
level akses manajer dapat mengakses informasi laporan keuangan. Sedangkan
pengguna yang berada pada level akses staf EDP dapat mengakses input jurnal.
3.2 Perancangan Sistem
Perancangan sistem yang digunakan pada tugas akhir ini meliputi Data
Flow Diagram (DFD), arsitektur sistem yang menunjukkan relasi atau hubungan
antar elemen dalam sistem, Entity Relationship Diagram (ERD), Struktur Tabel,
dan Rancangan Antar Muka. Pada Entity Relationship Diagram (ERD) terbagi
lagi menjadi dua bagian model sistem yaitu Conceptual Data Model (CDM) dan
Physical Data Model (PDM).
3.2.1 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) menunjukkan aliran data dalam Rancang
Bangun Prototype Produk Paket Sistem Komputasi Akuntansi Keuangan..
Gambar 3.2 merupakan bentuk rancangan dari DFD Context Diagram pada
Rancang Bangun Prototype Produk Paket Sistem Komputasi Akuntansi
Keuangan.
32
Catatan_Atas_Laporan Keuangan
Laporan_Arus_Kas
Request_Cetak_Catatan
Request_Cetak_Arus_Kas
Request_Cetak_Neraca
Laporan_Perubahan_Modal
Request_Cetak_Perubahan_Modal
Laporan_Laba_Rugi
Request_Cetak_laba_Rugi
Laporan_Neraca_Saldo
Request_Cetak_Neraca_lajur
Request_Cetak_Neraca_Saldo
Laporan_Buku_Besar
Request_Cetak_Buku_Besar
Laporan_Jurnal
Request_Cetak_Jurnal
Validasi_Tutup_Buku
Request_Tutup_Buku
Validasi_Input_Penyesuaian
Inputan_Penyesuaian
Validasi_Input_Transaksi
Inputan_Transaksi
Validasi_Input_Periode
Data_Periode
Validasi_Input_Template
Data_Template
Data_Akun
Validasi_Input_User
Data_User
Validasi_Input_Level_Akses
Data_Level_Akses
Validasi_Input_profil
Data_Profil_Organisasi
Validasi_Inisialisasi
Input_User_Pwd
Inisialiasi_Database
0
Rancang Bangun Prototype
Produk Paket Sistem Komputasi
Akuntansi Keuangan
+
Staf
Akuntansi
Gambar 3.2 Context Diagram
Pada Gambar 3.3 menggambarkan DFD menggambarkan DFD Level 0
Rancang Bangun Prototype Produk Paket Sistem Komputasi Akuntansi Keuangan
yang terdiri dari 12 proses yaitu inisialisasi database, login, edit info perusahaan,