-
26
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Organisasi
3.1.1. Sejarah dan Perkembangan PT Bina Kasih Abadi
PT Bina Kasih Abadi adalah sebuah perusahaan yang bergerak di
bidang
Distributor, Trading. Barang yang di jual adalah bahan kimia,
yaitu Caustic Soda
Liquid dan Caustic Soda Flake. Caustic soda merupakan bahan baku
penting dan
juga bahan yang digunakan dalam berbagai proses kimia di banyak
industri. ASC
menghasilkan produk caustic soda dalam bentuk larutan dengan
konsentrasi 48%
(Liquid caustic Soda) dan juga dalam bentuk padat dengan tingkat
kemurnian
diatas 98% (Flake Caustic Soda). Contoh aplikasi caustic soda
yang digunakan
dalam jumlah kecil diantaranya produk pembersih rumah tangga,
pembersih botol
minuman, pembuatan sabun skala kecil, dan lain-lain.
PT Bina Kasih Abadi Mulai berdiri pada tanggal 1993, sesuai akta
notaris
Alfonsus Irawan Songgono dan bertempat di Jl. Cempaka putih
tengah 22A/3A,
Jakarta 10510 – Indonesia. Berkomitmen untuk memproduksi bahan
kimia
berkualitas tinggi dengan harga yang kompetitif secara global
dan memberikan
layanan pelanggan yang efisien setiap saat. Berada dalam bisnis
selama jangka
waktu yang panjang PT Bina Kasih Abadi telah menerima standar
internasional
untuk pengakuan jaminan kualitas
-
27
PT Bina Kasih Abadi adalah perusahaan Distributor Trading
(perdagangan),
perusahaan yang usaha utamanya membeli barang atau membeli
produk langsung
dari produsen dan menjualnya kembali kepada pihak lain melalui
transaksi yang
bertujuan untuk mendapatkan laba. PT Bina Kasih Abadi sudah
mendapatkan
potongan harga pembelian saat mengambil produk ke produsen.
3.1.2. Struktur dan Tata kerja PT Bina Kasih Abadi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara
tiap bagian
serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan
dalam menjalankan
kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang di harapakan dan
di inginkan.
Struktur Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan
kegiatan pekerjaan
antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan
aktivitas dan fungsi
dibatasi. Dalam struktur organisasi yang baik harus menjelaskan
hubungan
wewenang siapa melapor kepada siapa, jadi ada satu pertanggung
jawaban apa
yang akan di kerjakan.
Berikut ini adalah gambar struktur organisasi dari PT Bina Kasih
Abadi:
-
28
Sumber: PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.1 : Stuktur organisasi PT Bina Kasih Abadi
Berdasarkan struktur organisasi tersebut dapat dipaparkan tugas
dari
masing-masing bagian, ialah sebagai berikut:
SELVY RAMDHANI SEKRETARIS & FINANCE
ALFONSUS IRAWAN SONGGONO
DIREKTUR UTAMA
FITRI MARATUS SHOLIHAH STAFF ADMIN
YOPI DRIVER & COLLECTOR
NUR LELA OFFICE GIRL
RAEL PATPATU SONGGONO
MANAGER MARKETING
-
29
1. Direktur
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:
a. Memutuskan dan menentukan peraturan dan kebijakan
tertinggi
perusahaan
b. Bertanggung jawab dalam memimpin dan menjalankan
perusahaan
c. Bertanggung jawab atas kerugian yang dihadapi perusahaan
termasuk juga
keuntungan perusahaan
d. Merencanakan serta mengembangkan sumber-sumber pendapatan
dan
pembelanjaan kekayaan perusahaan
e. Bertindak sebagai perwakilan perusahaan dalam hubungannya
dengan
dunia luar perusahaan
f. Menetapkan strategi-strategi stategis untuk mencapakai visi
dan misi
perusahaan
g. Mengkoordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di perusahaan,
mulai
bidang administrasi, kepegawaian hingga pengadaan barang.
h. Mengangkat dan memberhentikan karyawan perusahaan
i. Bertanggung jawab dalam memimpin dan membina perusahaan
secara
efektif dan efesien.
j. Mewakili perusahaan, mengadakan perjanjian-perjanjian,
merencanakan
dan mengawasi kinerja karyawan.
2. Manager Marketing
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:
-
30
a. Menciptakan, menumbuhkan, dan memelihara kerja sama yang
baik
dengan konsumen.
b. Merumuskan target penjualan.
c. Merumuskan standard harga jual dengan koordinasi bersama
Direktur
Operasional serta Departemen terkait.
d. Menanggapi permasalahan terkait keluhan pelanggan jika tidak
mampu
ditangani oleh bawahan.
e. Melakukan langkah antisipatif dalam menghadapi penurunan
order.
f. Memberikan persetujuan kredit pelanggan dalam batas – batas
yang wajar.
g. Melakukan demarketing jika terjadi overload produksi.
h. Melakukan analisa pelanggan yang mengalami kecenderungan
kredit
macet.
3. Sekertaris & Finance
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:
a. Membuat laporan bulanan
b. Membuat laporan tahunan
c. Mengurus pembayaran pajak bulanan dan tahunan
d. Mengurus laporan pajak
e. Mengatur jadwal pertemuan direktur
f. Mengatur jadwal pembayaran tagihan
g. Mengatur keuangan perusahaan
h. Mewakili pertemuan apabila direktur berhalangan hadir
-
31
4. Staff Administrasi
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:
a. Filling data (menyimpan data)
b. Menjawab telepon masuk
c. Menerima tamu
d. Menerima bantuan pekerjaan dari sekertaris
e. Membuat invoice atau tagihan hutang
f. Melakukan order barang
g. Mengecek pengiriman customer
5. Driver dan Collector (Supir dan penagihan)
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:
a. Mengirim invoice (Data Penagihan) kepada customer
b. Mengerjakan tugas tugas yang diberikan perusahaan
c. Mengerjakan tugas tugas yang diberikan direktur
d. Mengambil Giro pada perusahaan customer jika melakukan
pembayaran
6. Office girl (Petugas Kebersihan)
Tugas dan Tanggung Jawab Jabatan:
a. membersihkan dan merapikan ruangan kantor
b. membersihkan halaman kantor
c. mengerjakan tugas yang di berikan karyawan
3.1.3 Jenis Produk yang dijual PT Bina Kasih Abadi
Produk yang dijual adalah Natrium hidroksida (NaOH), juga
dikenal
sebagai soda kaustik, soda api, atau sodium hidroksida, adalah
sejenis basa logam
https://id.wikipedia.org/wiki/Natriumhttps://id.wikipedia.org/wiki/Natriumhttps://id.wikipedia.org/wiki/Basa
-
32
kaustik. Natrium Hidroksida terbentuk dari oksida basa Natrium
Oksida
dilarutkan dalam air. Natrium hidroksida membentuk larutan
alkalin yang kuat
ketika dilarutkan ke dalam air. NaOH digunakan di berbagai macam
bidang
industri, kebanyakan digunakan sebagai basa dalam proses
produksi bubur
kayu dan kertas, tekstil, air minum, sabun dan deterjen. Natrium
hidroksida adalah
basa yang paling umum digunakan dalam laboratorium kimia.
Ada beberapa jenis Produk yang dijual oleh PT Bina Kasih Abadi,
yaitu :
1. Caustic Soda Liquid
Caustic soda merupakan bahan baku penting dan juga bahan yang
digunakan
dalam berbagai proses kimia di banyak industri. ASC menghasilkan
produk
caustic soda dalam bentuk larutan dengan konsentrasi 48% (Liquid
caustic
Soda) dan juga dalam bentuk padat dengan tingkat kemurnian
diatas 98%
(Flake Caustic Soda).
2. Chlorine
Chlorine sendiri biasa dikenal dengan disebut dengan kaporit.
Chlorine
(kaporit) sendiri merupakan bahan kimia yang sering sekali
digunakan untuk
membunuh bakteri dengan cepat dan sederhana pada air , namun
Chlorine
sendiri jika di gunakan dengan skala besar dapat menghasilkan
reaksi kimia
yang berlebihan.
3. Ethylene Dichloride
VCM merupakan produk yang memiliki kegunaan di berbagai bidang.
Adapun
berbagai kegunaan VCM yang dihasilkan, seperti bahan baku
pembuatan PVC,
dan Untuk membuat plastik yang digunakan sebagai pembungkus
maupun
kantung selain itu dapat juga dibuat menjadi botol sebagai media
penyimpan.
https://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Oksida_basa&action=edit&redlink=1https://id.wikipedia.org/w/index.php?title=Alkalin&action=edit&redlink=1https://id.wikipedia.org/wiki/Natriumhttps://id.wikipedia.org/wiki/Natriumhttps://id.wikipedia.org/wiki/Bubur_kayuhttps://id.wikipedia.org/wiki/Bubur_kayuhttps://id.wikipedia.org/wiki/Kertashttps://id.wikipedia.org/wiki/Tekstilhttps://id.wikipedia.org/wiki/Air_minumhttps://id.wikipedia.org/wiki/Sabunhttps://id.wikipedia.org/wiki/Deterjen
-
33
4. Vinyl Chloride Monomer
Sama seperti Ethylene Dichloride, VCM merupakan produk yang
memiliki
kegunaan di berbagai bidang. Adapun berbagai kegunaan VCM
yang
dihasilkan, seperti bahan baku pembuatan PVC.
5. Poly Vinyl Chloride (PVC)
PVC adalah salah satu unsur kimia polimer termoplastik yang
berfungsi
sebagai cairan kimia yang memiliki berat molekul kecil, yang
bisa melunak
jika dipanaskan dan bisa mengeras jika di dinginkan. Produk ini
biasa
digunakan sebagai bahan dalam pembuatan pakaian maupun peralatan
yang
mengandung unsur plastik. Contohnya seperti: Pipa, bingkai
jendela dan pintu,
insulasi kabel listrik, atap, dan lain lain.
Berikut adalah jenis produk yang terdapat pada wibsite supplier
PT Bina
Kasih Abadi yaitu PT Sulfindo Adi Usaha.
Table III.1
Jenis Produk yang dijual
Sumber : PT Bina Kasih Abadi
Berdasarkan data produk tersebut, tidak semua produk yang
diperjual
belikan, yaitu hanya caustic soda liquid dan caustic soda
flakes, karena untuk saat
ini customer dari PT Bina kasih Abadi hanya membutuhkan kedua
produk
tersebut.
-
34
3.2. Hasil Penelitian
Berdasarkan data yang telah dikumpulkan dengan melakukan
riset
langsung, penulis mencoba memaparkan hal-hal dalam proses
pelaksanaan
prosedur penjualan barang pada PT Bina Kasih Abadi. Penjualan
barang
dibutuhkan prosedur dalam pelaksaan penjualan yang baik untuk
mejalankan
penjualan agar lebih efisien, Penjualan barang pada perusahaan
PT Bina Kasih
Abadi dilakukan secara kredit dan tunai penjualan kredit
3.2.1. Prosedur penjualan Barang secara Tunai
Penjualan tunai merupakan penjualan yg bebas dari resiko
kerugian akibat
tidak terbayarnya barang. Oleh karena itu alur prnjualan tunai
ini diusahakan di
buat sesederhana mungkin kepada customer.
Dibawah ini terdapat alur atau prosedur penjualan secara tunai,
prosedur
tersebut dibuat menggunakan flowchart agar lebih mudah untuk
memahami dapat
dilihat pada gambar III.7.
-
35
Diterima dan
membuat PO
BKA
Sumber : Data diolah
Gambar III.2 : Flowchart Prosedur Penjualan Tunai PT Bina Kasih
Abadi
CUSTOMER PT BKA SUPPLIER PABRIK
Struk & SJ
Selesai
Quotations
Quotations
diterima dan
mengecek
Mendistribuskan
Mendistribuskan
Mendistribuskan
Ya
Tidak
ditolak
PO Pembayaran
100%
Mendistribusikan
PO BKA dan
PO Customer
Mendistribusikan
Surat Jalan
Mendistribusikan
Surat Jalan
diterima dan
membuat sj
sulfindo
SJ BKA dan SJ
Sulfindo
Mengirim barang
ke customer
Barang Diterima
Struk Timbangan
Mendistribusikan
Mendistribusikan
Struk & SJ
diterima dan
membuat
invoice
Struk & SJ
diterima dan
membuat
invoice
diterima
Menerima dan
mengecek harga
Diterima dan
memberikan
harga
PO diterima
dan membuat
Surat Jalan
Menerima dan
mengecek
harga
Mulai
-
36
Keterangan Prosedur penjualan tunai yang terdapat pada flowchart
dapat
dijelaskan sebagai berikut:
1. permintaan barang dari Customer
2. customer mengirim quotation (Permintaan harga)kepada PT Bina
Kasih
Abadi melalui email
Sumber: PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.3
Surat Permintaan Harga (quotation) Customer PT BKA
3. Setelah quotation diterima maka direktur dan manager
marketing memberikan
harga barang tersebut yang sebelumnya diberikan oleh supplier
dan mengirim
surat penawaran harga melalui email kepada customer.
Sumber: PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.4: Surat Penawaran Harga PT BKA
-
37
4. Setelah kedua belah pihak menyetujui harga tersebut, maka
customer
mengirim PO (Purchase Order) melalui email kepada PT Bina Kasih
Abadi.
Sumber : PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.5 : Lembar PO Customer PT Bina Kasih Abadi
5. Customer melakukan pembayaran sesuai dengan harga yang
disepakati melaui
transfer bank yang langsung diterima oleh direktur.
6. Setelah pembayaran diterima, staff admin PT Bina Kasih Abadi
membuat PO
(Purchase Order) untuk di kirimkan kepada supplier Adi Usaha
melalui
email.
a) Mengirimkan PO (Purchase Order) PT Bina Kasih Abadi
Sumber : PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.6: Lembar PO PT Bina Kasih Abadi
-
38
b) Mengirimkan PO (Purchase Order) customer PT Bina Kasih
Abadi
c) Kedua PO tersebut dikirimkan agar supplier Mengetahui harga
yang telah
di sepakati dan tidak terjadi kecurangan.
7. Staff admin menulis jadwal pengiriman pada buku agenda dan
melakukan
order barang untuk dijadwalkan tiba besok pagi melalui
telepon.
Sumber: PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.7: Buku Agenda Pengiriman PT Bina Kasiih Abadi
8. supplier membuat jadwal pengiriman untuk customer PT Bina
Kasih Abadi
dan memberikan info kepada pabrik.
9. Pabrik supplier Membuat kedua surat jalan tersebut dan
melakukan
pengiriman barang kepada customer PT Bina Kasih Abadi.
Sumber : PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.8: Surat Jalan PT Bina Kasih Abadi
-
39
Sumber : PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.9: Surat Jalan Supplier PT Bina Kasih Abadi
10. Customer Melakukan pengecekan barang sesuai dengan timbangan
atau tidak
dan melaporkan ke manager marketing PT Bina Kasih Abadi.
11. Jika barang sudah sesuai dengan timbangan maka surat jalan
tidak perlu
melakukan pembetulan, tetapi jika timbangan tidak sesuai dengan
surat jalan
makan surat jalan perlu melakukan pembetulan, selanjutnya supir
memberikan
surat jalan kepada supplier
Sumber : PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.10: Struk Timbangan
-
40
12. supplier membuat invoice / Tagihan kepada PT Bina Kasih
Abadi yang
dibayarkan atau dilunasi 2 (dua) bulan setelah invoice datang.
Pada invoice
terdapat surat jalan supplier dan juga surat jalan PT Bina Kasih
Abadi
Sumber : PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.11: Invoice Supplier PT Bina Kasih Abadi
13. Selanjutnya, PT Bina Kasih Abadi membuat invoice untuk
customer yang
dilampirkan dengan Surat jalan PT Bina Kasih Abadi, Purchase
Order,Faktur
Pajak, dan Struk timbangan Barang.
Sumber : PT Bina Kasih Abadi
Gambar III.12: Invoice PT Bina Kasih Abadi
-
41
14. Driver mengirim invoice tersebut, dan pembayaran sudah
dilunasi
sebelumnya.
15. Jika Timbangan kurang maka pembayaran pun dikembalikan
kepada customer
sesuai dengan timbangan yang kurang, jika hasil timbangan lebih
maka
customer harus melakukan tambahan pembayaran.
Berikut contoh timbangan yang di maksud,
a. Permintaan PO dari cutomer : 25.000 TON CSL
b. Hasil timbangan pengiriman : 24.000 TON CSL
Maka, PT Bina Kasih Abadi mengembalikan pembayaran sesuai
dengan
kekurangan timbangan 1.000 TON CSL. Sebaliknya jika hasil
timbangan
sesuai dengan permintaan maka PT Bina Kasih Abadi tidak
perlu
mengembalikan uang dan hanya mengirimkan invoice saja.
3.2.2 Prosedur Penjualan Barang Secara Kredit
Penjualan kredit adalah penjualan barang yg pembayarannya di
tangguhkan sampai beberapa waktu kemudian sesuai dengan
penjanjian
penjualan. Dengan penjualan kredit artinya penjual menyeluarkan
barang tanpa
memperoleh kompensasi langsung dari pembeli penjualan jenis ini
menyandung
resiko kerigian karena memungkinkan pelanggan melanggar
perjanjian [tidak
membayar, terlambat membayar atau membeli dan bangkrut. Oleh
karena itu
penjualan kredit ini harus diikuti dengan kehati-hatian,
misalnya dengan
menerapkan prosedur penjualan kredit secara ketat.
Dibawah ini terdapat alur atau prosedur penjualan secara kredit,
prosedur
tersebut dibuat menggunakan flowchart agar lebih mudah untuk
memahami dapat
dilihat pada gambar III.8.
-
42
CUSTOMER PT BKA SUPPLIER PABRIK
Sumber : Data diolah
Gambar III.13 : Flowchart Prosedur Penjualan Kredit PT Bina
Kasih Abadi
Quotations
Quotations
diterima dan
mengecek
Mendistribuskan
Mendistribuskan
Mendistribuskan
Menerima dan
mengecek
harga
Ya
Tidak
ditolak
PO
Pembayaran 100%
Mendistribusika
n
PO BKA dan
PO Customer
Mendistribusikan
Surat Jalan
Mendistribusikan
Surat Jalan
diterima dan
membuat sj
sulfindo
SJ BKA dan SJ
Sulfindo
Mengirim barang
ke customer
Barang Diterima
Struk
Timbangan
Mendistribusika
n
Struk & SJ
Mendistribusikan
Struk & SJ
diterima dan
membuat
invoice
Struk & SJ
diterima dan
membuat
invoice
Invoice Diterima
Menerima dan
mengecek harga
Diterima dan
membuat PO
BKA
Diterima dan
memberikan
harga
PO diterima
dan membuat
Surat Jalan
Mulai
Selesai
-
43
Keterangan prosedur penjualan kredit terdapat pada flowchart
dapat dijelaskan
sebagai berikut.
1. permintaan barang dari Customer
2. customer mngirim quotation kepada PT Bina Kasih Abadi melalui
email
3. Setelah quotation diterima maka direktur dan manager
marketing
memberikan harga barang tersebut yang sebelumnya diberikan oleh
supplier
4. Setelah kedua belah pihak menyetujui harga tersebut, maka
customer
mengirim PO (Purchase Order) melalui email kepada PT Bina Kasih
Abadi.
5. Staff admin PT Bina Kasih Abadi membuat PO (Purchase Order)
untuk di
kirimkan kepada supplier melalui email.
a. Mengirimkan PO (Purchase Order) PT Bina Kasih Abadi
b. Mengirimkan PO (Purchase Order) customer PT Bina Kasih
Abadi
c. Kedua PO tersebut dikirimkan agar supplier Mengetahui harga
yang telah
di sepakati dan tidak terjadi kecurangan.
6. Staff admin melakukan order barang untuk dijadwalkan tiba
besok pagi
melalui telepon.
7. supplier membuat jadwal pengiriman untuk customer PT Bina
Kasih Abadi
dan memberikan info kepada pabrik.
8. Pabrik supplier Membuat kedua surat jalan tersebut dan
melakukan
pengiriman barang kepada customer PT Bina Kasih Abadi.
9. Customer Melakukan pengecekan barang sesuai dengan timbangan
atau tidak
dan melaporkan ke manager marketing PT Bina Kasih Abadi.
10. Jika barang sudah sesuai dengan timbangan maka surat jalan
tidak perlu
melakukan pembetulan, tetapi jika timbangan tidak sesuai dengan
surat jalan
-
44
makan surat jalan perlu melakukan pembetulan, selanjutnya
supir
memberikan surat jalan kepada supplier
11. supplier membuat invoice/tagihan kepada PT Bina Kasih Abadi
yang
dibayarkan atau dilunasi 2 (dua) bulan setelah invoice datang.
Pada invoice
terdapat surat jalan supplier dan juga surat jalan PT Bina Kasih
Abadi
12. Selanjutnya, setelah invoice diterima PT Bina Kasih Abadi
membuat invoice
untuk customer yang dilampirkan dengan Surat jalan PT Bina Kasih
Abadi,
Purchase Order,Faktur Pajak, dan Struk timbangan Barang.
13. Driver mengirim invoice tersebut melalui pos indonesia dan
datang langsung
ke perusahaan tersebut.
14. Pembayaran tagihan customer dilakukan setelah satu bulan
dari terima
invoice.
15. Pembayaran melalui transfer bank dan juga bisa menggunakan
GIRO.
16. Pengambilan giro dilakukan oleh driver PT Bina Kasih Abadi
yang datang
langsung ke perusahaan customer tersebut.
3.2.3 Kendala Prosedur Penjualan Barang
Kendala yang terdapat dalam prosedur penjualan pada PT Bina
Kasih,
kendala tersebutberasal dari perusahaan maupun berasal dari luar
perusahaan.
Adapun kendala tersebut sebagai berikut :
1. Pembayaran yang dilakukan oleh customer terkadang terjadi
kredit macet, hal
ini dikarenakan PT Bina Kasih terlambat memberikan tagihan
kepada
customer, yang terjadi adalah kemunduran pembayaran dan karena
hal itu PT
Bina Kasih juga terlambat melakukan pembayaran kepada
supplier.
-
45
2. Masih menggunakan sistem penjualan secara manual, maksudnya
adalah
perusahaan PT Bina kasih tidak menggunakan aplikasi penjualan
yang
terdapat pada komputer agar tidak terjadi selisih barang. Karena
hal ini PT
Bina Kasih sering kali selisih barang dengan supplier dan
apabila mengecek
sisa pengiriman barang membutuhkan waktu untuk mencari PO
customer
untuk melihat sisa pengiriman barang.
3. Harga yang diberikan oleh supplier setiap bulan mengalami
perubahan harga,
tidak stabil. Hal ini membuat customer sering kali komplain
karena harga
yang tidak stabil.
3.2.4 Cara Mengatasi Kendala yang terjadi pada prosedur
penjualan
Untuk mengatasi kendala dalam prosedur administrasi penjualan di
PT Bina
Kasih Abadi, dengan cara sebagai berikut:.
1. Kendala pada pembayaran atau kredit macet sering terjadi,
oleh karena itu
pembayaran pada supplier juga mengalami kredit macet. Solusi
untuk hal ini
biasanya PT Bina Kasih Abadi meminta kepada supplier untuk
diberikan
keringanan pembayaran dan menggunakan dana pribadi direktur
terlebih
dahulu.
2. Karena tidak menggunakan aplikasi penjualan dan masih secara
manual
sering terjadi selisih barang dengan supplier, maka PT Bina
Kasih Abadi
mencocokkan dengan supplier setiap dua minggu sekali.
3. Harga yang tidak stabil sering terjadi, untuk hal ini maka PT
Bina Kasih
Abadi meminta kepada supplier untuk harga berlaku sampai bulan
apa saja.