BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Perusahaan Tinjauan perusahaan yang dilakukan penulis terhadap perusahaan meliputi sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya tetapi lebih memfokuskan pada bagian penggajian. Adapun latar belakang dari ruang lingkup kegiatan perusahaan, penulis akan menguraikan dibawah ini. 3.1.1. Sejarah Perusahaan Sebelum dimulainya izin usaha perkebunan PT. Sinar Siak Dian Permai. PT.KPN adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan kelapa sawit yang beralamat Estate Office di Jl. Raya Lintas Timur KM 31 Kabupaten Siak-Riau yang berdiri pada tahun 1971. Pada tahun 2005 PT. KPN diambil alih oleh Wilmar Group dan pada 2006 berubahlah nama menjadi PT. Sinar Siak Dian Permai hingga saat ini, setelah perkebunan dikelola dengan baik maka didirikanlah pemukiman dan semua prasarana yang menunjang kegiatan di areal perkebunan dengan tanda daftar perusahaan ( TDP ) No.040111501547 yang di keluarkan oleh pemerintah kota Pekan baru provinsi Riau. Perusahaan ini juga mengembangkan Batching plant di beberapa provinsi di indonesia yang didukung oleh tenaga kerja profesional dan berpengalaman. PT. Sinar Siak Dian Permai memiliki visi dan misi yang sangat variabel dengan perusahaan induk yakni, Wilmar Group. Visi dan misi PT. Sinar Siak Dian Permai adalah: 17
134
Embed
BAB III PEMBAHASAN...kayawan, laporan data absen, pengaturan, backup&restore, ubah password dan logout. 3.2.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan Sesuai dengan ruang lingkup yang dibahas
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
Tinjauan perusahaan yang dilakukan penulis terhadap perusahaan meliputi
sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsinya tetapi lebih memfokuskan
pada bagian penggajian. Adapun latar belakang dari ruang lingkup kegiatan
perusahaan, penulis akan menguraikan dibawah ini.
3.1.1. Sejarah Perusahaan
Sebelum dimulainya izin usaha perkebunan PT. Sinar Siak Dian Permai.
PT.KPN adalah salah satu perusahaan yang bergerak di bidang perkebunan kelapa
sawit yang beralamat Estate Office di Jl. Raya Lintas Timur KM 31 Kabupaten
Siak-Riau yang berdiri pada tahun 1971.
Pada tahun 2005 PT. KPN diambil alih oleh Wilmar Group dan pada 2006
berubahlah nama menjadi PT. Sinar Siak Dian Permai hingga saat ini, setelah
perkebunan dikelola dengan baik maka didirikanlah pemukiman dan semua
prasarana yang menunjang kegiatan di areal perkebunan dengan tanda daftar
perusahaan ( TDP ) No.040111501547 yang di keluarkan oleh pemerintah kota
Pekan baru provinsi Riau. Perusahaan ini juga mengembangkan Batching plant di
beberapa provinsi di indonesia yang didukung oleh tenaga kerja profesional dan
berpengalaman.
PT. Sinar Siak Dian Permai memiliki visi dan misi yang sangat variabel
dengan perusahaan induk yakni, Wilmar Group. Visi dan misi PT. Sinar Siak
Dian Permai adalah:
17
18
Visi “ Menjadi market leader dibidang Trading TBS dan menjadi produksi
minyak kelapa sawit terbesar”.
Misi ”Men-suport penyediaan bahan baku minyak kelapa sawit dan menjadi
sumber informasi terhadap perkembangan produksi sawit di wilayah
oprasionalnya ke Trading Departemen dan Wilmar Group”.
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Untuk mencapai tujuannya, sebuah perusahaan memerlukan organisasi.
Organisasi yang baik dalam perusahaan adalah yang berdasarkan perencanaan
mengenai apa dan siapa pelaksananya serta bagaimana cara melaksanakan
pekerjaan yang paling efisien. Struktur organisasi merupakan alat yang
memberikan pengelompokan kegiatan-kegiatan khusus. Berikut ini merupakan
struktur organisasi PT. Sinar Siak Dian Permai.
STRUKTUR ORGANISASI
PT. SINAR SIAK DIAN PERMAI
Sumber : PT.Sinar Siak Dian Permai Tahun 2019
Gambar III.I. Struktur Organisasi PT. Sinar Siak Dian Permai
19
Berikut adalah Fungsi dan wewenang dari bagian penggajian yang terdapat
pada struktur organisasi PT.Sinar Siak Dian Permai, sebagai berikut:
1. Devisioner Manager
mempunyai fungsi wewenang mengangkat, memutasi, mempromosikan
dan memberikan sanksi serta memberhentikan karyawan PT. Sinar Siak Dian
Permai dibawah direksi. menyampaikan dan bertanggung jawab atas laporan
semua kegiatan perusahaan serta mengadakan koordinasi, konsultasi dan tindak-
tindak dengan pemerintahan maupun swasta dalam usaha meningkatkan dan
mengembangkan perusahaan. bertindak sebagai pimpinan umum perusahaan
mengkoordinir tindakan direksi dalam oprasional perusahaan.
2. KTU
mempunyai fungsi mencatat, menyimpan mengamankan dan memelihara
dokumen perusahaan, menyelenggarakan kegiatan administrasi karyawan
menyiapkan laporan dengan bagian lainnya.
3. PGA
mempunyai fungsi menyusun rencana dan strategi perusahaan dalam
jangka panjang di bidang masing-masing karywan, mengidentifikasi seluruh asfek
kegiatan perusahaan, menyusun prosedur kerja dan kebijakan dilingkungan.
4. Casher
mempunyai fungsi mendistribusikan laporan harian ke departemen/
jabatan terkait, mengarsipkan catatan mutu, mengadakan peralatan pendukung
oprasional seperti kertas dan lain-lain, menyampaikan keluhan personil produksi
ke PGA, menyerahkan data cuti lembur dan konfensasi ke PGA tepat waktu, dan
melaporkan setiap permasalahan dalam pembuatan surat-surat yang keluar kepada
Head of Departement.
5. Payroll
mempunyai fungsi berkaitan dengan sumber daya manusia dibidang
akuntansi untuk memproses gaji karyawan atau perhitungan gaji karyawan dan
20
distribusi gaji karyawan berdasarkan absensi jam kerja atau jumlah hari dan
lembur dalam satu bulan serta potangan, serta tunjangan masa kerja dan
memastikan setiap karyawan tidak mendapatkan slip gaji yang salah, dan
menyerahkan laporan gaji karyawan ke devisioner manager setiap bulan.
3.2. Tinjauan Kasus
Dalam persaingan di dunia bisnis kecepatan dan keakuratan dalam
pengolahan data sangat penting demi kemajuan usaha. Dalam bidang penggajian
khususnya, dalam melakukan penggajian tentu saja memerlukan perhitungan gaji
dan perusahaan harus menghitung dengan cara melakukan penggajian secara
detail tanpa kesalahan dalam perhitungan, tetapi masih banyak yang melakukan
aktifitas atau transaksi secara manual. Untuk mencari sebuah data memerlukan
waktu yang cukup lama dikarenakan banyaknya dokumen, meskipun dokumen
tersebut telah tersusun rapi tetapi tetap saja membutuhkan waktu yang cukup lama
untuk mencari dokumen tersebut. Untuk memudahkan proses penggajian di PT.
Sinar Siak Dian Permai, maka diperlukan suatu analisa dan usulan atas
kelemahan yang dapat memberikan kemudahan dalam melakukan transaksi.
Berikut proses analisa usulan terkait yakni, melakukan login, input file data user,
data karyawan, data bagian, transaksi hitung gaji, laporan slip gaji, laporan data
kayawan, laporan data absen, pengaturan, backup&restore, ubah password dan
logout.
3.2.1. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Sesuai dengan ruang lingkup yang dibahas dalam tugas akhir ini, maka
proses analisa usulan sistem berjalan yang diambil dari rancang bangun sistem
21
informasi akuntasi pada PT. Sinar Siak Dian Permai. Secara umum proses bisnis
sistem berjalan meliputi:
1. Prosedur Absensi
Mandor menyediakan buku absensi karyawan untuk di masukkan ke
laporan harian realisasi pekerja dan finger print sebagai alat bantu absen yang
dilakukan saat karyawan masuk dan keluar jam kerja, dimana setiapbulannya akan
diarsipkan. hasil data absensi finger print akan masukan kebagian EBSI masing-
masing mandor, setelah itu mandor menyerahkan absensi dan laporan harian
realisasi pekerja kebagian Payroll. Kemudian mengarsipkan data itu kedalam arsip
absensi.
2. Prosedur Perhitungan Gaji
Bagian payroll membuat data perhitungan gaji atas dasar data laporan
harian realisasi pekerja dari mandor dan data absen beserta data finger print,
kemudian menghitung gaji untuk slip gaji berdasarkan pendapatan harian kerja
perhari sebesar 112.000 setiap masing-masing karyawan dan tunjangan serta
lembur dan potongan lainnya juga mendapatkan satu hari cuti setiap bulannya.
setelah perhitungan selesai kemudian membuat slip gaji, bagian payroll minta
persetujuan devisioner manager untuk di ACC, setelah di tanda tangani diarsipkan
menjadi arsip data perhitungan slip gaji / amprahan gaji,.
3. Prosedur Pembayaran Gaji
Proses penyerahan gaji dilakukan pada awal bulan. bagian Payroll
menyerahkan slip gaji kepada masing-masing karyawan kemudian
menandatangani sebagai bukti penyerahan gaji dan copy slip gaji yang di tanda
tangani diarsipkan. Kemudian gaji dibayarkan kepada karyawan.
22
3.2.2. Activity Diagram
Sumber : PT. Sinar Siak Dian Permai (2019)
Gambar III.2.Activity diagram PT. Sinar Siak Dian Permai
23
3.2.3. Dokumen Masukan
Dokumen masukan berisi mengenai gambaran masukkan yang dihasilkan
oleh bagian penggajian, dimana setiap masukkan yang dapat dirinci sebagai
besikut:
1. Nama Dokumen : Absensi Karyawan
Fungsi : Untuk mengetahui kehadiran kayawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : mandor
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap karyawan masuk kerja
Jumlah : 1 Lembar
2. Nama Dokumen : Data laporan harian realisasi pekerjaan
Fungsi : Mengetahui karyawan yang menerima harian kerja
Sumber : mandor
Tujuan : bagian payroll
Media : Setiap hari kerja
Frekuensi : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
3. Nama Dokumen : Data Karyawan
Fungsi :Untuk mengetahui jumlah karyawan yang
menerima gaji
Sumber : PGA
Tujuan : payroll
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap bulan
Jumlah : 1 Lembar
24
3.2.4. Dokumen Keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan dari proses sistem
output atau disebut dengan dokumen keluaran. Adapun yang termasuk dalam
dokumen keluaran sebagai berikut:
1. Nama Dokumen : Rekap Absen finger
Fungsi : Untuk mengetahui data absen kayawan
Sumber : Karyawan
Tujuan : payroll
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap bulan
Jumlah : 1 Lembar
2, Nama Dokumen :Perhitungan Gaji
Fungsi : Untuk Mengetahui hitungan gaji selama sebulan
Sumber : payroll
Tujuan : devisioner manager
Media : Setiap akan melakukan laporan gaji
Frekuensi : Kertas
Jumlah : 1 Lembar
3. Nama Dokumen : Slip Gaji
Fungsi :Sebagai bukti menerimaan gaji karyawan
Sumber : payroll
Tujuan : karyawan
Media : Kertas
Frekuensi : Setiap awal bulan
Jumlah : 1 Lembar
25
3.2.5. Permasalahan Pokok
Berdasarkan hasil pengamatan dan analisa terdapat beberapa permasalahan
yang dihadapi di PT. Sinar Siak Dian Permai diantaranya sebagai berikut:
1. Keamanan data tidak terjamin
2. Kerapihan Data Kurang
3. Prosedur perhitungan gaji yang dilakukan secara manual yang kemungkinan
dapat menyebabkan kesalahan dalam perhitungan gaji sehingga keakuratan
data masih rendah.
4. Membutuhkan waktu yang lebih lama dan membutuhkan ketelitian yang
tinggi dalam perhitungan absensi dan prosedur perhitungan untuk slip gaji.
3.2.6. Pemecahan Masalah
Untuk mengatasi permasalahan-permasalahan diatas, maka diperlukan adanya
sistem terkomputerisasi sehingga menghasilkan informasi lebih mudah, cepat dan
akurat. Adapun alternatif pemecahan masalah sebagai berikut:
1. Keamanandata lebih terjamin, dan dapat lebih meringkas penyimpanan data
atau arsip data yang tidak perlu.
2. Dengan data yang diproses secara terkomputerisasi maka informasi yang
dihasilkan lebih efektif dan efisien, rapih dan lebih mengikuti perkembangan
zaman.
3. perhitungan perincian gaji, dan format slip gaji menggunakan sistem yang
tersimpan ke dalam database sehingga bisa mempersingkat waktu pengerjaan
dan mempunyai tempat penyimpanan data yang relatif aman.
26
4. Perlunya sistem aplikasi penggajian khusus yang terkomputerisasi untuk
meminimalisasi adanya kesalahan pencatatan dan perhitungan gaji.
3.3. Analisa Kebutuhan Software
Analisa kebutuhan software merupakan hasil dari data-data yang telah
dilakukan analisa mengenai permasalahan yang telah diterjadi pada PT. Sinar Siak
Dian Permai dalam pengolahan data penggajian. Ada pun analisa kebutuhan
software akan dijelaskan dengan Analisa kebutuhan, Use Case Diagram dan
Activity Diagram.
3.3.1. Analisa Kebutuhan
Berikut ini spesifikasi sistem penggajian PT. Sinar Siak Dian Permai:
1. Halaman Payroll
a. Login payroll
b. payroll dapat mengakses menu utama
c. payroll dapat menginput data karyawan
d. payroll dapat menginput data bagian
e. payroll dapat melakukan transaksi untuk slip gaji
f. payroll dapat melakukan laporan data karyawan
g. payroll dapat melakukan laporan absen
h. payroll dapat melakukan laporan transaksi cetak slip Gaji
i. payroll dapat melakukan backup&restore data
27
j. payroll dapat melakukan ganti password
k. payroll logout
2. Halaman Divisioner Manager
a. Login Divisioner manager
b. D.manager dapat mengakses menu utama
c. .D manager dapat menginput data user
d. D.manager dapat mengakses data karyawan
e. Devisioner manager dapat megakses data bagian
f. D.manager dapat melakukan laporan data karyawan
g. D.manger dapat melakukan laporan absen
h. D.manager dapat melakukan laporan transaksi cetak slip Gaji
i. D.manager dapat melakukan backup&restore data
j. D.manager dapat melakukan ganti password
k. Divisioner manager logout
28
3.3.2. Use Case Diagram
1. Halaman payroll
Input Username
LogIn
Input Password
PAYROLL
Menu
File
Menu Transaksi
Mengelolah Data Karyawan
Mengelolah Data Bagian
Menu Laporan
Mengelolah Transaksi
Pengaturan
Melihat Laporan karyawan
Log Out Melihat Laporan Transaksi
Melihat
Laporan Absen
Mengolah BackUp data
Keluar Dari
Program
Keluar Dari
Program
Mengolah Ubah
password
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.3. Use case diagram halaman payroll
<<extend>> <<extend
>>
<<extend>> <<extend
>>
29
Tabel III.1.
Deskripsi use case payroll
Use Case Narative Halaman payroll
Tujuan Payroll dapat melihat data yang ada di dalam
halaman payroll.
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk masuk ke
halaman payroll yang di dalamnya ada menu
file, data karyawan, data bagian, menu transaksi,
menu laporan karyawan,transaksi slip gaji
,absen,pengaturan untuk cadangan&pulih data
,ubah password,keluar dari akun dan sistem.
Skenario Utama
Aktor payroll
Kondisi Awal Aktor membuka aplikasi halaman payroll
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu
utama
2. Aktor memilih data file
3. Aktor memilih data
transaksi
4. Aktor memilih data
laporan
5. Aktor memilih keluar
-Sistem ini akan menampilkan menu utama
-Sistem ini akan menampilkan informasi data
karyawan dan data bagian
-Sistem ini akan menampilkan informasi data
transaksi untuk slip gaji
-Sistem ini akan menampilkan informasi data
laporan karyawan,absen,transaksi cetak cetak
slip gaji,
-Sistem ini akan menampilkan keluar program
30
2. Halaman D.Manager Input
Username
LogIn
Input Password
D.MANAGER
Menu File
Mengelolah Data Karyawan
Mengelolah Data Bagian
Menu
Laporan
Mengolah Data User
Pengaturan
Melihat Laporan karyawan
Log Out
Melihat Laporan Transaksi
Melihat Laporan Absen
Mengolah BackUp data
Keluar Dari
Program
Keluar Dari
Program
Mengolah Ubah
password
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.4.Use case diagram halaman D.manager
<<
exte
nd
>>
<<
exte
nd
>>
<<
exte
nd
>>
<<
exte
nd
>>
31
Tabel III.2.
Deskripsiuse case DManager
Use Case Narative Halaman D.Manager
Tujuan D.Manager dapat melihat data yang ada di
dalam halaman Devisioner Manager
Deskripsi Sistem ini memungkinkan aktor untuk masuk ke
halaman Devisioner Manager yang di dalamnya
ada menu file, data user, data karyawan,data
bagian,laporan,pengaturan,keluar akun
Skenario Utama
Aktor Devisioner Manager
Kondisi Awal Aktor membuka Aplikasi halaman D.Manager
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1. Aktor memilih menu
utama
2. Aktor memilih data file
3. Aktor memilih data
laporan
4. Aktor memilih menu
pengaturan
-Sistemini aka menampilkan menu utama
-Sistem ini akan menampilkan informasi data
user,data karyawan,data bagian
-Sistem ini akan menampilkan informasi data
laporan karywan,,absen,transaksi cetak slip gaji
-Sistem ini akan menampilkan informasi
cadangan&pulih data,ubah password
5. Aktor memilih menu
keluar
-Sistem ini akan menampilkan informasi keluar
program
32
3.3.1. Activity Diagram
1. Halaman payroll
a. payroll dapat melakukan login.
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.5.Activity diagram halaman payroll melakukan login
33
b. payroll dapat mengakses menu utama.
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.6.Activity diagram halaman payroll mengakses menu utama
34
c. payroll dapat menginput data karyawan
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.7. Activity diagram halaman payrolll data karawan
35
d. payroll dapat menginput data bagian
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.8. Activity diagram halaman payrolll data bagian
36
e. payroll dapat melakukan transaksi slip gaji
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.9. Activity diagram halaman payrolll data transaksi
37
f. payroll dapat mengakses laporan data karyawan
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.10. Activity diagram halaman payrolll laporan karyawan
g. payroll dapat mengakses laporan data absen
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.11. Activity diagram halaman payrolll laporan absen
38
h. payroll dapat mengakses laporan transaksi cetak slip gaji
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.12. Activity diagram halaman payrolll laporan transaksi
39
i. payroll dapat melakukan backup&restore data
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.13. Activity diagram halaman payrolll cadangan&pulih data
40
j. payroll dapat melakukan ubah password
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.14. Activity diagram halaman payrolll ubah password
41
k. payroll logout
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.15. Activity diagram halaman payrolll logout
2. Halaman Devisioner Manager.
a. D.manager dapat melakukan login.
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.16. Activity diagram halaman D.manager melakukan login.
42
b. D. manager dapat mengakses menu utama
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.17. Activity diagram halaman D.manager mengakses menu utama
43
c. D. manager dapat menginput data user
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.18. Activity diagram halaman D.manager menginput data user
44
d. D.manager dapat mengakses data karyawan
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.19. Activity diagram D.manager mengakses data karyawan
45
e. D.manager dapat mengakses data bagian
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.20. Activity diagram halaman D.manager mengakses data bagian
46
f. D.manager dapat mengakses laporan data karyawan
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.21. Activity diagram D.manager mengakses laporan karyawan
g. D.manager dapat mengakses laporan data absen
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.22. Activity diagram D.manager mengakses laporan absen
47
h. D.manager dapat mengakses laporan transaksi cetak slip gaji
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.23. Activity diagram halaman D,manager laporan transaksi
48
i. D,manager dapat melakukan cadangan&pulih data
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.24. Activity diagram halaman D,manager cadang&pulihkan data
49
j. D.manager dapat melakukan ubah password
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.25. Activity diagram halaman D.manager ubah password
k. D.manager Logout
Sumber : Penulis (2019)
Gambar III.26. Activity diagram halaman D.manager logout
50
3.4. Desain
Desain adalah bagian dari rancangan suatu sistem atau gambaran mengenai
sistem yang akan berjalan.
3.4.1. Entity Relationship Diagram (ERD)
Entity Relationship Diagram (ERD) menjelaskan hubungan antar data
dalam basis data yang terdiri dari objek-objek dasar yang mempunyai hubungan
atau relasi antar objek-objek tersebut. ERD yang ada pada sistem ini sebagai
berikut
Sumber : Penulis
Gambar III.27. Entity Relationship Diagram Penggajia
51
3.4.2. Logical Record Structure (LRS)
Logical Record Structure (LRS) adalah kelanjutan dari ERD yang
menunjukkan gambaran dari database yang terhubung. Berikut ini adalah LRS
dari analisa usulan sistem penggajian pada PT.Snar Siak Dian Permai:
Sumber: penulis
Gambar III.28. Logical Record Structure Penggajian