24 BAB III PEMBAHASAN 3.1. Tinjauan Umum Percetakan Seni Indah Pontianak 3.1.1. Sejarah Percetakan Seni Indah Pontianak Percetakan Seni Indah beralamat di Jalan Nusa Indah Baru Blok A-6. Perusahaan ini didirikan oleh Akong pada November 2000 yang dari awal bergerak dalam bidang penjualan ATK (alat tulis kantor) dan kemudian diturunkan kepada anaknya yang bernama Hengky pada Juni 2010 sampai sekarang dikarenakan ayahnya akong sudah tidak lagi bisa mengurus bisnis tersebut. a. Visi Menjadi perusahaaan yang dapat memenuhi permintaan konsumen dengan produk yang berkulitas dan meningkatkan produktivitas demi memajukan perushaan. b. Misi Sedangkan misi dari perusahaan Percetakan Seni Indah terdidri dari: 1. Kepuasan konsumen 2. Memberikan pelayanan yang baik untuk pelanggan 3. Memberikan kualiatas terbaik dan dapat dipercaya 3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi menjelaskan bagan yang ada diperusahaan Percetakan Seni Indah. Adapun struktur organisasi akan digambarkan sebagai berikut:
46
Embed
BAB III PEMBAHASAN - repository.bsi.ac.id · Gambar III.I. Struktur organisasi Percetakan Seni Indah Adapun fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut : 1. Owner a. Memiliki
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
24
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Tinjauan Umum Percetakan Seni Indah Pontianak
3.1.1. Sejarah Percetakan Seni Indah Pontianak
Percetakan Seni Indah beralamat di Jalan Nusa Indah Baru Blok A-6.
Perusahaan ini didirikan oleh Akong pada November 2000 yang dari awal
bergerak dalam bidang penjualan ATK (alat tulis kantor) dan kemudian
diturunkan kepada anaknya yang bernama Hengky pada Juni 2010 sampai
sekarang dikarenakan ayahnya akong sudah tidak lagi bisa mengurus bisnis
tersebut.
a. Visi
Menjadi perusahaaan yang dapat memenuhi permintaan konsumen dengan
produk yang berkulitas dan meningkatkan produktivitas demi memajukan
perushaan.
b. Misi
Sedangkan misi dari perusahaan Percetakan Seni Indah terdidri dari:
1. Kepuasan konsumen
2. Memberikan pelayanan yang baik untuk pelanggan
3. Memberikan kualiatas terbaik dan dapat dipercaya
3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi
Struktur organisasi menjelaskan bagan yang ada diperusahaan Percetakan
Seni Indah. Adapun struktur organisasi akan digambarkan sebagai berikut:
25
Sumber: Data Primer
Gambar III.I. Struktur organisasi Percetakan Seni Indah
Adapun fungsi dari tiap-tiap bagian adalah sebagai berikut :
1. Owner
a. Memiliki tugas yang luas dan terbatas
b. Sebagai komunikator, pengambilan keputusan, pemimpin, pengelola dan
eksekutor
c. Sebagai pemimpin, memberikan saran dan motivasi kepada para
bawahannya dan menggerakkan perusahaan.
d. Mengawasi operasi organisasi setiap hari, bulan dan tahunan.
2. Keuangan
a. Mengelola segala keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran
b. Membuat laporan keuangan
c. Menyiapkan dana kas kecil
3. Bagian Gudang
a. Mencatat setiap barang masuk maupun keluar
b. Menyusun barang – barang digudang
4. Marketing
a. Melakukan pemasaran barang pada pelanggan tetap maupun pembeli
Owner
Keuangan Bagian Gudang
Marketing
Bagian Lapangan
26
b. Meningkatkan penjualan barang
c. Menjalin hubungan baik pada pelanggan tetap dan membangun relasi pada
calon pelanggan
5. Bagian Lapangan
a. Mengantar barang-barang pesanan pelanggan
b. Sebagai penagih kalau pelanggan belum membayar
c. Juga mengambil pesanan dari pelanggan
3.2. Analisa Kebutuhan
Adanya aplikasi yang dirancang dengan tujuan untuk mengelola penjualan
dan persediaan alat tulis kantor pada Percetakan Seni Indah, tentunya diharapkan
dapat memenuhi beberapa kebutuhan fungsional yang tidak dapat dipenuhi oleh
sistem konvensional yang sedang berjalan seperti kebutuhan akan keamanan data
dan hak akses terhadap berbagai fungsi yang terdapat dalam aplikasi. Adapun
kebutuhan fungsional dan prosedurnya sebagai berikut:
1. Fungsi Login
Dengan adanya fungsi login, maka pengguna diharuskan untuk memasukan
username dan password terlebih dahulu sebelum dapat menggunakan fungsi
lain aplikasi yang telah tersedia. Username dan password yang dimasukan
harus sesuai dengan username dan password yang terdapat di tabel user pada
database.
27
2. Fungsi Hak Akses
Fungsi ini digunakan untuk membatasi akses pengguna terhadap fungsi yang
tersedia sesuai dengan jabatan masing-masing. Hak akses dibagi menjadi 3
level sebagai berikut:
Tabel III.1. Tabel Keterangan Hak Akses
No. Level
Akses
Fungsi Yang Di
Izinkan Hak Akses
Keterangan
1. Owner a. Data barang
b. Data user
c. Data pelanggan
d. Data supplier
e. Input
pembelian
f. Input pelunasan
hutang
g. Input penjualan
h. Input penjualan
retail
i. Input pelunasan
piutang
j. Laporan
a. Tambah, edit, batal,
simpan
b. Tambah, edit, batal,
simpan, hapus
c. Tambah, edit, batal,
simpan
d. Tambah, edit, batal,
simpan
e. Tambah, batal, simpan
f. Batal, bayar
g. Tambah, edit, batal,
simpan, cetak
h. Tambah item, edit, hapus,
batal, simpan (cetak)
i. Batal, bayar
j. Cetak
edit available
jika faktur
belum di cetak
2. Admin a. Input barang
b. Input pelanggan
c. Input supplier
d. Input
pembelian
e. Input penjualan
f. Input penjualan
retail
g. Pelunasan
hutang
h. Pelunasan
Piutang
i. Laporan
a. Tambah, edit, batal,
simpan
b. Tambah, edit, batal,
simpan
c. Tambah, edit, batal,
simpan
d. Tambah, batal, simpan
e. Tambah, edit, batal,
simpan, cetak
f. Tambah item, edit, hapus,
batal, simpan, (cetak)
g. Batal, bayar
h. Batal, bayar
i. Cetak
edit available
jika faktur
belum di cetak
3. Marketing a. Input Penjualan
b. Input penjualan
retail
a. Tambah, edit, batal,
simpan, cetak
b. Tambah item, edit, hapus,
batal, simpan (cetak)
edit available
jika faktur
belum di cetak
Sumber: Penelitian 2017
28
3. Fungsi Pengolahan data user
Didalam data user digunakan memasukan data pengguna yang berguna untuk
mengatur hak akses pengguna terhadap menu-menu yang ada pada aplikasi
yang dirancang. Kemudian nama user yang didapatkan berdasarkan id user
saat login akan dicantumkan didalam faktur penjualan, yang untuk
memberikan keterangan user mana yang mengeluarkan faktur penjualan
tersebut agar dapat mempermudah dalam menangani human error dalam
pembuatan faktur penjualan.
4. Fungsi pengolahan data supplier
Fungsi ini memasukan data para supplier yang akan digunakan (dipanggil
kembali) sebagai informasi pemasok dari transaksi pembelian.
5. Fungsi pengolahan data pelanggan
Fungsi ini memasukan data master para pelanggan yang akan digunakan
(dipanggil kembali) sebagai informasi pembeli pada transaksi penjualan.
6. Fungsi pengolahan data barang
Fungsi ini memasukan data master rincian perjenis barang yang
sedang/pernah dijual di percetakan seni indah.
7. Fungsi input pembelian
Untuk memasukan data pembelian serta berelasi dengan menu pelunasan
hutang yang mana status hutang didapat dari keterangan saat memasukan data
pembelian apakah berstatus cash atau kredit.
8. Fungsi input penjualan
Menu penjualan ini dikhususkan untuk mengolah transaksi penjualan yang
dilakukan secara grosir ataupun transaksi penjualan bagi pelanggan yang
29
sudah menjadi pelanggan tetap Percetakan Seni Indah Pontianak atau
penjualan yang dilakukan dengan status tidak lunas. Pada menu penjualan ini
pengguna dapat memilih status penjualan apakah cash atau kredit. Menu ini
berelasi dengan menu pelunasan piutang yang mana status piutang didapat
dari keterangan saat memasukan data penjualan apakah berstatus cash atau
kredit.
9. Penjualan Retail
Menu penjualan retail dikhususkan untuk mengolah transaksi penjualan
terhadap pelanggan umum. Pada menu penjualan retail tidak lagi terdapat
pilihan status penjualan atau kode pelanggan.
10. Fungsi pelunasan hutang
Fungsi ini digunakan untuk memasukan data pembelian yang akan dilunasi.
11. Fungsi pelunasan piutang
Fungsi ini digunakan untuk memasukan data penjualan yang akan dilunasi.
12. Fungsi laporan
Fungsi ini digunakan untuk menampilkan laporan data barang, data supplier,
data pelanggan, data pembelian, penjualan, hutang, dan piutang. Laporan
dapat dicetak keseluruhan, per kode, atau berdasarkan periode.
3.3. Spesifikasi Rancangan Masukan (Input)
Berikut adalah rincian dokumen masukan yang dibutuhkan dalam aplikasi
penjualan ATK Percetakan Seni Indah Pontianak.
1. Nama Dokumen : Faktur pembelian barang
Fungsi : Sebagai bukti pembelian barang dari supplier
30
Sumber : Supplier
Tujuan : Owner atau Admin
Media : Kertas
Jumlah : Minimal 1 lembar, maksimal tidak terbatas
Frekuensi : 1-3 kali seminggu
Bentuk : Lihat lampiran A-1
3.4. Spesifikasi Rancangan Keluaran (Output)
Berikut adalah rincian dokumen keluaran yang dihasilkan oleh aplikasi
penjualan ATK Percetakan Seni Indah Pontianak.
1. Nama Dokumen : Stok barang
Fungsi : Menampilkan laporan stok barang yang sedang atau
pernah dijual di percetakan seni indah
Sumber : Owner
Tujuan : Marketing
Media : Kertas
Jumlah : Minimal 1 lembar, maksimal tidak terbatas
Frekuensi : 1 minggu sekali
Bentuk : Lihat lampiran B-1
2. Nama Dokumen : Laporan supplier
Fungsi : Menampilkan data supplier
Sumber : Admin
Tujuan : Owner
Media : Kertas
31
Jumlah : Minimal 1 lembar, maksimal tidak terbatas
Frekuensi : Tergantung kebutuhan
Bentuk : Lihat lampiran B-2
3. Nama Dokumen : Laporan pelanggan
Fungsi : Menampilkan data pelanggan
Sumber : Admin
Tujuan : Owner
Media : Kertas
Jumlah : Minimal 1 lembar, maksimal tidak terbatas
Frekuensi : Tergantung kebutuhan
Bentuk : Lihat lampiran B-3
4. Nama Dokumen : Faktur Penjualan
Fungsi : Sebagai bukti penjualan
Sumber : Marketing
Tujuan : Konsumen
Media : Kertas
Jumlah : Minimal 1 lembar, maksimal tidak terbatas
Frekuensi : Setiap kali ada transaksi penjualan
Bentuk : Lihat lampiran B-4
5. Nama Dokumen : Laporan penjualan
Fungsi : Menampilkan laporan penjualan barang
Sumber : Admin
Tujuan : Owner
Media : Kertas
32
Jumlah : Minimal 1 lembar, maksimal tidak terbatas
Frekuensi : Per satu minggu
Bentuk : Lihat lampiran B-5
6. Nama Dokumen : Laporan pembelian
Fungsi : Menampilkan laporan pembelian barang
Sumber : Admin
Tujuan : Owner
Media : Kertas
Jumlah : Minimal 1 lembar, maksimal tidak terbatas
Frekuensi : Per satu minggu
Bentuk : Lihat lampiran B-6
7. Nama Dokumen : Laporan hutang
Fungsi : Menampilkan laporan pembelian yang masih tercatat
sebagai hutang
Sumber : Admin
Tujuan : Owner
Media : Kertas
Jumlah : Minimal 1 lembar, maksimal tidak terbatas
Frekuensi : Per satu minggu
Bentuk : Lihat lampiran B-7
8. Nama Dokumen : Laporan piutang
Fungsi : Menampilkan laporan penjualan yang masih tercatat
sebagai piutang
Sumber : Admin
33
Tujuan : Owner
Media : Kertas
Jumlah : Minimal 1 lembar, maksimal tidak terbatas
Frekuensi : Per satu minggu
Bentuk : Lihat lampiran B-8
3.5. Entity Relationship Diagram
Aplikasi penjualan ATK Percetakan Seni Indah Pontianak pada
perancangan basis data menghasilkan pemetaan tabel yang digambarkan dengan
Entity Relationship Diagram (ERD) serta Logical Record Structur (LRS).
A. Entity Relationship Diagram
Adapun rancangan basis data yang digunakan dalam aplikai penjualan alat
tulis kantor ini, dijabarkan menurut masing-masing entitas serta hubungan antar
entitas digambarkan dalam bentuk diagram ER sebagai berikut:
Sumber: Penelitian 2017
Gambar III.2. Entity Relationship Diagram Rancangan Basis Data Aplikasi
Penjualan dan Persediaan ATK
34
B. Logical Record Stucture
Adapun representasi dari tabel-tabel yang terdapat dalam basis data
aplikasi penjualan alat tulis kantor ini dijabarkan dalam bentuk LRS, yang
memperlihatkan struktur dan hubungan dari masing-masing tabel.
Sumber: Penelitian 2017
Gambar III.3. Logical Record Structure Rancangan Basis Data Aplikasi
Penjualan dan Persediaan ATK
3.6 Spesifikasi File
Merupakan penjabaran mengenai bentuk-bentuk file database yang
digunakan pada program penjualan ATK Percetakan Seni Indah Pontianak.
Spesifikasi file disimpan dalam database dengan nama “db_seniindah” dengan
rincian file sebagai berikut:
35
1. File Data Barang
Nama File : Data Barang
Akronim : tblData_Barang.dbo
Fungsi : Menyimpan data rinci barang
Tipe File : File master
Organisasi File : File sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
Panjang Record : 140 Byte
Kunci Field : Kode_Barang
Software : SQL Server 2014
Tabel III.2. Spesifikasi File Barang
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Barang Kode_Barang varchar 7 Primary Key
2. Nama Barang Nama_Barang varchar 70
3. Harga Beli Harga_Beli int 11
4. Harga Jual Harga_Jual int 11
5. Stok Stok int 11
6. Kategori Kategori varchar 30
Sumber: Penelitian 2017
2. File Data Pelanggan
Nama File : Data Pelanggan
Akronim : tblData_Pelanggan.dbo
Fungsi : Menyimpan data rinci pelanggan
Tipe File : File master
Organisasi File : File Sequential
Akses File : Random
Media : Hard Disk
36
Panjang Record : 188 Byte
Kunci Field : Kode_Pelanggan
Software : SQL Server 2014
Tabel III.3. Spesifikasi File Data Pelanggan
No Elemen Data Akronim Tipe Panjang Keterangan
1. Kode Pelanggan Kode_Pelanggan varchar 7 Primary Key
2. Nama Pelanggan Nama_Pelanggan varchar 50 Allow Nulls