BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN - repository.bsi.ac.id · Swasta yang berdiri tahun 2006 dibawah naungan Yayasan Bangun Mulia yang ber alamatkan di Jl. Kaliabang Tengah No.20 Bekasi

31

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Sekolah

Yayasan Bangun Mulia merupakan salah satu lembaga pendidikan yang

terletak di Jalan Kaliabang No.10 Bekasi Utara, Kota Bekasi dengan No SK Izin

Operasional 800/3575-DIKMEN/X/2011 dan SK Pendirian Sekolah 421/4233-

Binprog/XII/2008. Yayasan Bangun Mulia berdiri mulai tahun 1991 sekaligus

mendirikan TK Permata Hijau. Awal berdirinya TK Permata Hijau mendapat

simpatik dari masyarakat dan mempunyai murid 40 siswa. Yayasan Bangun Mulia

pada tahun ketiga tepatnya tahun 1993 kembali mendirikan TK Alinda yang

berdomisili di Perumahan Alinda Kencana, tetapi karena tidak mendapat simpati

masyarakat pada tahun yang sama TK Alinda di tutup. Belajar dari pendirian TK

Alinda dan mengevaluasi titik kelemahan dalam cara pendirian Taman Kanak-

kanak. Yayasan Bangun Mulia kembali mendirikan TK Bina Insani yang terletak

di Rawa Lumbu Bekasi Timur pada tahun 1995. TK Bina Insani bertahan berdiri

hanya 2 tahun dan pada tahun 1997 TK Bina Insani kembali di tutup. Yayasan

Bangun Mulia mencoba membuka lembaga kursus Bahasa Inggris dengan nama

Lembaga Kursus Salford terletak di Ruko Permata Hijau, Bekasi Utara.

Sampailah pada Tahun 1998 Yayasan Bangun Mulia atas persetujuan Masyarakat

Vila Mas Garden dan Kavling Perwira Sari membuka TK – SD – SMP dan SMA

Travina Prima. Awal Tahun Pelajaran 1998/1999 resmi dibuka dan menerima

32

Murid Baru. Seiring berjalan waktu pada tahun 1999/2000 Yayasan

Bangun Mulia kembali mendirikan Sekolah SMK Travina Prima.

3.1.1. Sejarah Sekolah

SMK Vinama 2 Kota Bekasi merupakan Sekolah Menengah Kejuruan

Swasta yang berdiri tahun 2006 dibawah naungan Yayasan Bangun Mulia yang

ber alamatkan di Jl. Kaliabang Tengah No.20 Bekasi Utara dengan memiliki 27

rombongan belajar yang jumlah siswa per kelas 32 orang sesuai dengan standar

nasional pendidikan. SMK Vinama 2 Kota Bekasi mempunyai siswa 844 Siswa

dari 5 program keahlian yaitu :

a. Teknik Komputer dan Jaringan (TKJ)

b. Teknik Kendaraan Ringan (TKR)

c. Teknik Sepeda Motor (TSM)

d. Akuntansi dan Keuangan (AK)

e. Assisten Keperawatan (KEP)

Serta memiliki ruang pendukung kegiatan belajar dan mengajar diantaranya :

a. Lab. Jaringan

b. Lab. Perakitan

c. Lab. Simulasi Digital

d. Lab. AutoCAD

e. Lab. Klinik SMK Vinama 2

f. Bengkel Sepeda Motor

g. Bengkel Mobil

33

A. Visi SMK Vinama 2 Kota Bekasi

Visi SMK Vinama 2 Kota Bekasi adalah Menjadi sekolah kejuruan yang

menghasilkan sumber daya manusia (SDM) yang berbudaya dan unggul

dalam pembinaan pendidikan dan berkarakter.

B. Misi SMK Vinama 2 Kota Bekasi

Misi SMK Vinama 2 Kota Bekasi yaitu :

1. Membentuk sumber daya manusia (SDM) yang siap untuk mengisi

kebutuhan DU/DI.

2. Membentuk sumber daya manusia (SDM) yang siap bersaing di

eraglobalisasi.

3. Membentuk sumber daya manusia (SDM) yang siap mandiri.

4. Membentuk sumber daya manusia (SDM) yang berwawasan IPTEK dan

IMTAQ.

C. Tujuan SMK Vinama 2 Kota Bekasi

Tujuan SMK Vinama 2 Kota Bekasi yaitu :

1. Mempersiapkan peserta didik bertaqwa terhadap Tuhan Maha Esa dan

berakhlak mulia.

2. Mempersiapkan peserta didik agar menjadi manusia yang berkepribadian,

cerdas, berkualitas, dan berprestasi, dalam bidang akademik dan

nonakademik.

3. Membekali peserta didik agar memiliki keterampilan budaya daerah serta

mampu mengembangkan diri secara mandiri.

4. Menanamkan peserta didik bersikap ulet dan gigih dalam berkompetensi,

beradaptasi dengan lingkungan dan mengembangkan sikap sportifitas.

34

5. Membekali peserta didik dengan ilmu pengetahuan dan teknologi agar

mampu bersaing dan melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Struktur organisasi adalah suatu mekanisme dimana perusahaan atau

organisasi dikelola. Struktur Organisasi menunjukkan bagian dan susunan

perwujudan pola yang mempunyai fungsi, bagian, atau posisi. Struktur Organisasi

bermanfaat bagi seluruh karyawan untuk mengetahui dan mewujudkan

kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam

suatu organisasi.

Berikut ini adalah struktur organisasi SMK Vinama 2 Kota Bekasi :

Gambar III.1. Struktur Organisasi SMK Vinama 2 Kota Bekasi

Sumber : SMK Vinama 2 Bekasi (2018)

35

Adapun fungsi dari struktur organisasi SMK Vinama 2 Kota Bekasi, yaitu

:

1. Ketua Yayasan

a. Memberikan nasihat, arahan, dan pertimbangan kepada pengurus dan

pelaksana lembaga.

b. Memberikan pembelaan kepada semua anggota kepengurusan lembaga.

c. Mempertimbangkan, memberikan saran dan arahan dalam mengangkat

dan memberhentikan anggota kepengurusan.

d. Meminta laporan pertanggung jawaban pengurus lembaga.

e. Memberi penjelasan kepada masyarakat terkait program dan kebijakan

lembaga.

f. Sebagai pegambil kebijakan tertinggi ketika lembaga mengalami masalah

yang dianggap darurat.

2. Sekretaris Yayasan

a. Berkaitan dengan surat menyurat.

b. Membuat undangan untuk pertemuan atau keperluan lain.

c. Melakukan agenda dan penataan persuratan.

d. Mengatur jalannya rapat dan sebagai mediasi pertemuan.

e. Melakukan dokumentasi setiap kegiatan dan kearsipan.

f. Mencatat semua alamat dan nomor telepon pengurus dan dewan guru.

36

3. Kepala Sekolah

Kepala sekolah sebagai manager dan sekaligus administrasi, supervisor,

motivator, dan edukator melaksanakan fungsi perencanaa, pengorganisasian,

pengarahan koordinator dan pengawasan bagi keseluruhan kegiatan pendidikan

sekolah.

a. Mengatur proses kegiatan belajar mengajar.

b. Membuat program tahunan semester berdasarkan kalender pendidikan.

c. Pembagian tugas guru, jadwal pelajaran, pengembangan bidang studi

pengajaran keterampilan.

d. Pelaksanaan Ujian Akhir untuk kenaikan kelas atau tamat belajar.

e. Penyusunan norma penilaian.

f. Penetapan kenaikan kelas.

g. Laporan kemajuan hasil belajar siswa.

h. Mengatur administrasi sekolah.

i. Mengatur pembinaan siswa.

j. Mengatur pembinaan kepegawaian.

k. Melakukan evaluasi terhadap kinerja tenaga pendidik.

l. Menentukan kebijakan.

m. Mengatur pengadaan dan penggunaan perlengkapan.

n. Mengatur hubungan masyarakat.

4. Kepala Tata Usaha

a. Menyususn program tata usaha sekolah.

b. Pengelolaan keuangan sekolah.

37

c. Mengatur segala sesuatu yang terkait dengan penyediaan keperluan

sekolah.

d. Melaksanakan penyelesaian kegiatan penggajian guru atau pegawai,

laporan bulanan, rencana keperluan perlengkapan kantor atau sekolah dan

rencana belanja bulanan.

e. Menyusun administrasi pegawai, guru, dan siswa.

f. Menginvestaris seluruh data.

g. Membukukan surat keluar dan surat masuk.

h. Mengajukan usulan kenaikan pangkat guru berkala.

i. Pembinaan dan pengambangan karier pegawai tata usaha sekolah.

j. Menyusun administrasi perlengkapan sekolah.

k. Membantu guru dalam mengatur pemberkasan sertifikasi guru.

l. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurus tata usaha secara

berkala.

5. Waka Kesiswaan

a. Mengatur pelaksanaa bimbingan konseling.

b. Mengatur dan mengkoordinasikan pelaksanaan 7K (Keamanan,

Kebersihan, Ketertiban, Keindahan, Kekeluargaan, Kesehatan, dan

Kerindangan).

c. Mengatur pelaksanaan kurikuler dan ekstrakurikuler.

38

d. Menyusun dan mengatur pelaksanaan pemilihan siswa teladan sekolah.

e. Menyelenggarakan pecan kegiatan cerdas cermat antar siswa atau kegiatan

bermanfaat lainnya.

6. Waka Kurikulum

a. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan.

b. Menyusun pembagian tugas guru dan menjadwal pelajaran.

c. Mengatur penyusunan program pengajaran, program semester, program

satuan pelajaran, persiapan mengajar, dan penyesuaian kurikulum.

d. Mengatur kegiatan kurikuler dan dan ektrakurikuler.

e. Menyusun program dan jadwal pelaksanaan ujian akhir sekolah atau

nasional.

f. Mengatur pelaksanaan program penilaian kriteria kenaikan kelas, kriteria

kelulusan dan laporan kegiatan belajar siswa serta pembagian raport dan

STTB.

g. Mengatur pelaksanaan program perbaikan dan pengajaran.

h. Mengatur pemanfaatan lingkungan sebagai sumber belajar.

i. Mengatur pengembangan MGMP dan koordinator mata pelajaran.

j. Mengatur mutasi siswa.

k. Melakukan supervisi administrasi dan akademis.

l. Menyusun laporan.

39

7. Waka Hubin

a. Membantu Kepala Sekolah dalam pelaksanaan tugas hubungan Industri

atau masyarakat meliputi : menyusun dan melaksanakan program kerja,

mengarahkan, membina, memimpin, mengawasi serta mengkoordinasikan

pelaksaan tugas khususnya di bidang hubungan kerjasama dengan dunia

Industri/ dunia usaha, masyarakat dalam maupun luar sekolah serta

memasarkan tamatan SMK.

b. Merencanakan program kerja hubungan Industri atau masyarakat.

c. Membuat sasaran mutu.

d. Bersama Ketua Program Keahlian merencanakan program kerja hubungan

industry setiap program keahlian dalam pelaksanaan sistem ganda.

e. Mengkoordinasikan dengan para ketua program keahlian tentang program

kerja hubungan industri atau dunia usaha dan masyarakat serta

pelaksanaannya.

f. Mengkoordinasikan pembuatan peta dunia kerja atau industry yang

relevan.

g. Mempromosikan sekolah dan mengkoordinasikan penelusuran tamatan.

h. Merencanakan program-program Praktek Kerja Lapangan, penyesuaian

kurikulum serta mengkoordinir pelaksanaannya bersama Wakasek Bidang

Kurikulum.

40

8. Kaprog Otomotif

a. Bertanggung jawab kepada Kepala Sekolah atas terlaksananya kegiatan

pembelajaran praktik dan pengelolaan bengkel.

b. Merencanakan dan melaksanakan seluruh kegiatan pembelajaran praktik di

Kompetensi Keahlian Teknik Mekanik Otomotif.

c. Bersama Ketua Urusan Kurukulum menyusun jadwal kegiatan

pembelajaran praktik.

d. Membuat tata tertib bengkel.

e. Menentukan kebutuhan bahan dan alat kegiatan pembelajaran praktik.

f. Melaksanakan perbaikan dan perawatan sarana prasarana kegiatan

pembelajaran kegiatan praktik.

g. Melaksanakan pengembangan bengkel.

9. Kaprog Teknik Komputer Jaringan (TKJ)

a. Menyusun program dan pengembangan program studi.

b. Mengkoordinasi pengunaan ruang praktek.

c. Meningkatkan prestasi dalam jurusan yang bersangkutan.

d. Mengevaluasi kemajuan dan kemampuan siswa dalam program studi

bersangkutan.

e. Mengkoordinasikan kegiatan guru-guru praktek dan teori.

41

f. Merencanakan dan menyiapkan bahan-bahan sesuai dengan kebutuhan

kegiatan praktik.

g. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan program studi secara berkala

kepada kepala sekolah.

10. Kaprog Akutansi

a. Menyusun program kegiatan-kegiatan program akutansi.

b. Merumuskan tujuan program akutansi.

c. Menyusun anggaran kegiatan pembelajaran praktik akutansi.

d. Mencatat dan menyediakan kebutuhan alat dan bahan kegiatan pekan

praktik.

e. Merencanakan dan melaksanakan uji kompetensi siswa.

f. Menginventaris soal dan nilai dari guru mata diklat program akutansi.

11. Kaprog Keperawatan

a. Menyusun program dan pengembangan program studi.

b. Mengkoordinasi penggunaan ruang praktek.

c. Meningkatkan prestasi dalam jurusan yang bersangkutan.

d. Mengevaluasi kemajuan dan kemampuan siswa dalam program studi

bersangkutan.

e. Mengkoordinasikan kegiatan guru-guru praktek dan teori.

42

f. Merencanakan dan menyiapkan bahan-bahan sesuai dengan kebutuhan

kegiatan praktek.

g. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan program studi secara berkala

kepada kepala sekolah.

12. Staff Guru

a. Melaksanakan kegiatan belajar mengajar.

b. Menjaga ketertiban kelas selama mengajar.

c. Meningkatkan kualitas belajar mengajar di sekolah.

d. Mengembangkan kepribadian siswa melalui motivasi yang dapat

menunjang aktivitas kegiatan belajar mengajar.

13. Karyawan

a. Melaksanakan tugas kebersihan.

b. Mengusulkan kebutuhan bahan dan alat kebersihan.

c. Mengantar surat, dokumen, atau barang-barang.

d. Menyiapkan ruang rapat atau pertemuan atau ruang praktek.

e. Memelihara dan menjaga barang-barang milik sekolah.

43

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Prosedur Sistem Ulangan yang berjalan secara konvensional di SMK

Vinama 2 Kota Bekasi, yaitu :

1. Prosedur Pembuatan Soal Ulangan

Setiap guru mata pelajaran wajib membuat soal Adaptif dan Normatif 30

soal pilihan ganda dan 5 essay, soal produktif 25 pilihan ganda dan 5

essay. Kemudian soal diserahkan kepada panitia ulangan dalam bentuk

hard file.

2. Prosedur Pendistribusian Soal Ulangan

Panitia ulangan memperbanyak jumlah soal sesuai dengan jumlah siswa,

kemudian diberkaskan sesuai jadwal dan ruangan yang telah ditentukan.

3. Prosedur Pengerjaan Soal Ulangan

Pengawas ulangan membagikan lembar soal kepada siswa, kemudian

siswa menjawab soal dilembar jawaban yang telah disediakan oleh pihak

panitia ulangan.

4. Prosedur Pengoreksian dan Penilaian

a. Siswa mengumpulkan lembar jawaban yang sudah di isi kepada

pengawas ulangan untuk diserahkan kepada panitia ulangan.

Kemudian lembar jawaban dikelompokkan sesuai kelas dan mata

pelajaran untuk diserahkan kepada guru mata pelajaran.

44

b. Guru mata pelejaran mengecek satu persatu lembar jawaban siswa

untuk diberikan penilaian, kemudian merekap nilai ulangan siswa ke

dalam lembar format penilaian yang disediakan panitia ulangan untuk

diserahkan kembali kepada panitia ulangan.

c. Panitia ulangan mengelompokkan format penilaian ulangan dari guru

mata pelajajaran sesuai kelas untuk diserahkan kepada wali kelas.

d. Siswa dapat mengetahui nilai murni ulangan setelah guru mata

pelajaran membagikan lembar jawaban yang sudah diberi nilai.

3.3 Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

Spesifikasi sistem berjalan merupakan pembahasan mengenai bentuk dari

dokumen-dokumen sistem berjalan dalam proses ulangan baik ulangan harian,

ulangan tengah semester dan ulangan akhir semester di SMK Vinama 2 Kota

Bekasi.

Spesifikasi sistem berjalan tersebut terdiri dari dokumen masukan dan

dokumen keluaran.

A. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan merupakan segala bentuk masukan yang berupa

dokumen yang diolah dalam proses yang dapat menghasilkan keluaran atau output

yang di inginkan.

1. Nama Dokumen : Form Daftar Nilai Siswa

Fungsi : Sebagai dokumen penilaian siswa

45

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap di adakan nya ulangan

Format : Lampiran A-1.

2. Nama Dokumen : Daftar Hadir

Fungsi : Sebagai dokumen bukti kehadiran siswa

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru Panitia

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap di adakan nya ulangan

Format : Lampiran A-2.

3. Nama Dokumen : Berita Acara

Fungsi : Sebagai dokumen bukti diselenggarakan ulangan

Sumber : Guru Pengawas

Tujuan : Guru Panitia

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap di adakan nya ulangan

Format : Lampiran A-3.

46

B. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dihasilkan dari proses

sistem output atau disebuat juga dengan dokumen keluaran.

1. Nama Dokumen : Lembar Soal

Fungsi : Sebagai dokumen pengambilan nilai

Sumber : Guru

Tujuan : Siswa

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap di adakan nya ulangan

Format : Lampiran B-1.

2. Nama Dokumen : LJK Ternilai

Fungsi : Sebagai hasil ulangan siswa

Sumber : Siswa

Tujuan : Guru

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap di adakan nya ulangan

Format : Lampiran B-2.

47

3.4 Permasalahan Pokok

Masalah yang terjadi di SMK Vinama 2 Kota Bekasi yaitu dikarenakan

sistem ulangan yang berjalan selama ini masih bersifat konvensional, sehingga

ulangan yang dilakukan saat ini masih banyak menemui masalah, seperti :

1. Rawan dalam penyiapan bahan ulangan

2. Penggandaan dan distribusi naskah soal

3. Perlu langkah pengoreksian dan penilaian

4. Kecurangan selama pelaksanaan ulangan

5. Membutuhkan banyak biaya, tenaga, dan waktu

3.5 Pemecahan Masalah

Berdasarkan dari permasalahan yang terjadi di SMK Vinama 2 Kota

Bekasi tersebut maka penulis memberikan alternatif pemecahan masalah yaitu

dengan membangun sistem informasi ulangan berbasis web dengan menggunakan

bahasa pemrograman PHP sebagai tampilan dan MySQL sebagai database, yang

bertujuan untuk kegiatan ulangan harian, ulangan tengah semester, dan ulangan

akhir semester, dengan adanya sistem informasi ulangan berbasis web ini

diharapkan mampu menjawab kekurangan dari sistem konvensional sebagai

berikut :

1. Mempermudah penyiapan bahan ulangan

2. Mempercepat proses penggandaan dan distribusi soal

3. Mempercepat proses pengoreksian dan penilaian

48

4. Mengurangi kecurangan siswa untuk mencontek saat proses ulangan

berlangsung karena soal yang disajikan akan di acak oleh sistem.

5. Mengurangi penggunaan biaya, tenaga dan waktu.