25 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisa Permasalahan CV Delta Computindo belum mempunyai aplikasi untuk pencatatan transaksi dan mengelola data. Setiap ada transaksi bagian penjualan mencatat dalam excel dan pembuatan laporan berasal dari data di excel kemudian diolah menjadi laporan untuk manager. Penagihan piutang dengan cara mencari data pelanggan yang kreditnya mau jatuh tempo lalu ditelepon untuk memberitahukan bahwa pembayaran kredit sudah mau jatuh tempo. Pembayaran utang dimulai dari bagian akuntan mengecek data hutang dari excel apakah ada utang yang belum terbayar jika ditemukan ada yang belum terbayar dan mendekati jatuh tempo maka akan diadakan pembayaran utang ke suplier. Dengan kondisi yang berjalan saat ini, tidak efisien dalam waktu kerja dan biaya. Pertama bagian penjualan harus mencari data dalam excel satu persatu untuk pembuatan laporan buat manager. Kedua akuntan mengecek data satu persatu dari excel untuk memberitahukan melalui telepon pelanggan kredit yang mau jatuh tempo. Ketiga bagian akuntan mencari data utang dari excel satu persatu untuk melakukan pembayaran hutang. Pencatatan transaksi yang terpisah-pisah juga rentan terjadi kehilangan data dan kesulitan untuk mencari history transaksi untuk pembuatan laporan.
87
Embed
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Analisa ...sir.stikom.edu/id/eprint/2002/5/BAB_III.pdf · akan membeli barang terlebih dahulu memilih barang dan di serahkan ke bagian
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
25
BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1 Analisa Permasalahan
CV Delta Computindo belum mempunyai aplikasi untuk pencatatan transaksi dan
mengelola data. Setiap ada transaksi bagian penjualan mencatat dalam excel dan
pembuatan laporan berasal dari data di excel kemudian diolah menjadi laporan untuk
manager. Penagihan piutang dengan cara mencari data pelanggan yang kreditnya mau
jatuh tempo lalu ditelepon untuk memberitahukan bahwa pembayaran kredit sudah
mau jatuh tempo. Pembayaran utang dimulai dari bagian akuntan mengecek data
hutang dari excel apakah ada utang yang belum terbayar jika ditemukan ada yang
belum terbayar dan mendekati jatuh tempo maka akan diadakan pembayaran utang ke
suplier.
Dengan kondisi yang berjalan saat ini, tidak efisien dalam waktu kerja dan biaya.
Pertama bagian penjualan harus mencari data dalam excel satu persatu untuk
pembuatan laporan buat manager. Kedua akuntan mengecek data satu persatu dari
excel untuk memberitahukan melalui telepon pelanggan kredit yang mau jatuh tempo.
Ketiga bagian akuntan mencari data utang dari excel satu persatu untuk melakukan
pembayaran hutang. Pencatatan transaksi yang terpisah-pisah juga rentan terjadi
kehilangan data dan kesulitan untuk mencari history transaksi untuk pembuatan
laporan.
26
Pada gambar 3.1 di bawah dapat dilihat proses pembuatan daftar harga
angsuran penjualan yang dibuat oleh bagian administrasi dan ditujukan untuk
pelanggan. Terdapat proses memilih barang yang mau dijual secara kredit,
menghitung angsuran perbulan dan hasilnya daftar harga angsuran penjualan untuk
pelanggan.
Dokument Flow Membuat Daftar Harga Penjualan Kredit
PelangganBagian administrasi
Ph
ase
Start
Daftar
Barang
Memilih Barang
yang mau di jual
secara kredit
Menghitung
angsuran per
bulan
Daftar harga
penjualan
kreditDaftar harga
penjualan
Daftar harga
penjualan
kredit
Gambar 3.1 Document Flow membuat daftar harga penjualan kredit
27
Document Flow Penjualan Tunai
Bagian PenjualanPelanggan
Ph
ase
Start
Memilih
barang
Menghitung total
harga
MembayarMenghitung uang
kembali
Membuat nota
penjualan
tunai
Nota
penjualan
tunai
Nota
penjualan
tunai
Nota
penjualan
tunai
Gambar 3.2 Document Flow Penjualan Tunai
Pada gambar 3.3 document flow penjualan tunai dijelaskan bahwa pelanggan yang
akan membeli barang terlebih dahulu memilih barang dan di serahkan ke bagian
penjualan untuk dihitung total harganya kemudian pelanggan melakukan pembayaran
dan bagian penjualan akan menghitung kembalian uangnya dan membuat nota
28
penjualan tunai.
Document flow Penjualan Kredit
Pelanggan Bagian administrasiPh
ase
Start
Daftar harga
angsuran
penjualan
Memilih
barang
yang akan
di kredit
Mecatat
transaskis
Pembayaran
uang muka
Menghitung
kembalian
Faktur
Penjualan
kredit
Faktur
Penjualan
kredit
Faktur
Penjualan
kredit
Sudah daftar
pelanggan?
ya
Mendaftarkan
pelanggan
baru
tidak
tidak
Ada transaksi kredit
belum lunas?
End
ya
Membuat
faktur
penjualan
Gambar 3.3 Document Flow Penjualan Kredit
Gambar 3.3 menjelaskan proses Bagian administrasi melayani pelanggan yang
mau melakukan transaksi penjualan kredit yang dimulai dari pelanggan memilih tipe
angsuran kredit di daftar harga angsuran penjualan setelah itu bagian penjualan
mengecek apakah pelanggan sudah terdaftar jika belum maka akan dilakukan
pendaftaran pelanggan dan bagian administrasi juga mengecek apakah pelanggan ada
transaksi penjualan kredit yang belum lunas jika belum lunas maka akan dilanjut
29
transaksi penjualan kredit. Pelanggan melakukan pembayaran uang muka dan bagian
administrasi menghitung kembalian dan membuat faktur penjualan kredit untuk
pelanggan.
Document Flow Pembelian Tunai dan Kredit
Bagian Gudang Bagian Pembelian Manager Supplier
Ph
ase
Start
Mengecek
Stok
tersedia
Membuat
permintaan
barang
Daftar
permintaan
barang
Daftar
permintaan
barang
Membuat
permohonan
penawaran harga
Permohonan
penawaran
hargaPermohonan
penawaran
harga
Permohonan
penawaran
harga
Membuat
penawaran
harga
Penawaran
harga
Penawaran
harga
Penawaran
harga
Membuat
surat
purchase
order
Surat
purchase
order
Surat
purchase
order
Surat purchase
order
Menyetujui
purchase
order
Surat
purchase
order
disetujui
Surat
purchase
order
disetujui
Surat purchase order
disetujui
Mengirimkan
barang
beserta nota/
faktur
Nota/faktur
Melakukan
pembayaran
Bukti
pembayaranBukti
pembayaran
Bukti
pembayaran
End
Gambar 3.4 Document Flow Pembelian Kredit
30
Pada Gambar 3.4 menjelaskan tentang proses pembelian tunai dan kredit yang
dilakukan secara manual. Proses dimulai dari bagian gudang yang melakukan
pengecekan data barang. Jika ternyata stok minimal maka bagian membuat daftar
perminataan barang kemudian diserahkan kepada bagian pembelian dibuatkan surat
permohonan penawaran harga untuk supplier, setelah itu supplier membalas dengan
surat penawaran harga kemudian bagian pembelian membuat surat purchase order dan
menyerahkannya ke manager untuk disetujui, jika disetujui maka surat purchase order
akan dikirim ke supplier agar supplier mengirimkan barang beserta nota/faktur setealh
dikirim bagian gudang bisa melakukan pembayaran tunai secara langsung atau kredit
sesuai dengan ketentuan jatuh tempo supplier
Dokument flow retur pembelian CV Delta computindo
Bagian Gudang Supplier
Phase
start
Mengisi
form
retur
Retur
pembelianRetur
pembelian
Retur
pembelian
keputusan
retur
setuju
Membuat
surat retur
pembeliah
Surat hasil
retur
Surat hasil
retur
yatidak
end
Gambar 3.5 Document Flow Retur Pembelian
31
Pada Gambar 3.5 Menjelaskan tentang proses retur pembelian pada CV Delta
Computindo proses retur pembelian dilakukan ketika ada barang yang tidak sesuai
dengan yang diinginkan. proses pertama bagian gudang mengisi form retur pembelian
yang kemudian diterima oleh supplier untuk memberi keputusan apakah bisa di retur
atau tidak, hasil keputusan supplier akan dikirim oleh bagian gudang.
Document Flow Retur Penjualan
Pelanggan Bagian Penjualan
Phas
e
Start
Mngembalikan
barang dan
nota/faktur
Mengecek
barang dan
nota/faktur
Sesuai?
Menukar barang
dengan barang
baru
ya
Menerima
barang
dan nota/
faktur
Nota/faktur
Nota/faktur
End
Mencatat
transaksi
retur
penjualan
tidak
Gambar 3.6 Document Flow Retur Penjualan
Pada Gambar 3.6 Menjelaskan tentang proses retur penjualan pada CV Delta
Computindo proses retur penjualan dilakukan ketika ada pelanggan yang mau
32
menukarkan barang yang di belinya karena ada rusak/cacat. Bagian penjualan
mengecek nota/faktur dan kondisi barang jika sesuai maka barang pelanggan akan di
tukar dengan yang baru dan dicatat transaksi retur penjualannya.
3.2 Analisa Kebutuhan Sistem
Berdasarkan permasalahan yang telah dianalisa, CV Delta Computindo
membutuhkan aplikasi penjualan dan pembelian. Dengan adanya sistem ini, Setiap
transaksi dicatat dalam database dan dioalah di aplikasi sehingga tidak perlu lagi
mencari data dalam excel untuk pembuatan laporan- laporan untuk manager. Fungsi lain
yang dibutuhkan penerapan sistem informasi adalah pembuatan kartu utang dan piutang
sebagai informasi untuk mengetahui saldo total hutang, total piutang serta rinciannya.
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan Sistem pada penelitian ini menggunakan diagram-diagram
perancangan seperti blok diagram, digram berjenjang, data flow diagram (DFD), Entity
Relationship Diagram (ERD) dan desain tampilan antar muka.
3.3.1 Blok Diagram
Blok diagram menggambarkan alur proses alur proses sistem yang
dikelompokan berdasarkan input, proses dan output. Dengan adanya blok diagram dapat
diketahui data-data yang diinputkan kedalam sistem, proses yang dilakukan sistem dan
hasil output sistem.
33
BLOK DIAGRAM
PROSESINPUT OUTPUT
Phas
e
Data lama angsuran
Data besar
persentase bunga
Setting kredit
penjualan
Data setting kredit
penjualan
Membuat daftar
harga penjualan
kredit
Daftar harga
penjualan kreditData barang
Penjualan tunai Nota penjualan tunaiData transaksi
penjualan tunai
Data pelanggan
Data transaksi
penjualan kredit
Penjualan kredit
Login Halaman utama userUsername dan
password user
Pembelian tunai dan
kredit
Data transaksi
pembelian tunai
Data transaksi
pembelian kredit
Kartu Piutang
pelanggan
Kartu piutang
penjualan
Surat permintaan
barang
Surat permohonan
penawaran harga
Surat purchase order
Kartu hutang
Supplier
Data supplier
Data retur pembelian
Retur penjualan
Bukti Retur
Penjualan
Dataretur pembelian Retur pembelianBukti Retur
Pembelian
Faktur Penjualan
Kredit
Gambar 3.7 Blok Diagram penjualan dan pembelian
34
Blok diagram diatas menggambarkan input, proses dan output yang terjadi di
alur proses aplikasi. Penjelasan dari ketiga bagian tersebut dijelaskan dibawah ini :
1. Input
1. Data Username dan Password digunakan untuk proses login aplikasi sesuai hak
akses user.
2. Data lama angsuran merupakan data jumlah berapa kali pelanggan akan
melakukan pembayaran angsuran kredit.
3. Data besar persentase bunga merupakan merupakan data yang dibutuhkan untuk
untuk mendapatkan harga pokok penjualan kredit.
4. Data setting kredit merupakan data hasil dari setting kredit digunakan untuk
menghitung besar angsuran perbulannya.
5. Data barang merupakan data master barang yang berisikan detail barang.
6. Data pelanggan merupakan data master pelanggan yang berisikan id pelanggan,
nama pelanggan, alamat pelanggan, no telpon, no ktp.
7. Data Supplier merupakan data master supplier yang berisikan detail supplier
8. Data transaksi penjualan kredit merupakan detail transaki penjualan kredit
seperti nama barang, jumlah barang, nama pelanggan, uang muka, tanggal
pembelian.
9. Data transaksi pembelian kredit merupakan detil transaksi pembelian kredit ke
supplier seperti nama barang, jumlah barang, harga satuan, total harga, nama
supplier, tanggal transaksi.
10. Data retur penjualan merupakan detil retur penjualan yang terjadi karena
customer yang mengembalikan barang yang rusak.
35
11. Data retur pembelian merupakan detil retur pembelian yang terjadi karena
barang yang sampai tidak sesuai dengan permintaan.
2. Proses
1. Proses Login merupakan proses untuk masuk aplikasi sesuai dengan hak akses
user.
2. Proses setting kredit merupakan proses untuk merubah persentase bunga dan
lama angsuran dalam aplikasi.
3. Proses membuat daftar harga penjualan kredit merupakan proses untuk
pembuatan brosur penjualan kredit
4. Proses penjualan tunai merupakan proses transaksi penjualan yang dilakukan
oleh bagian penjualan ke pelanggan umum.
5. Proses penjualan kredit merupakan proses transaksi penjualan yang dilakukan
oleh bagian administrasi ke pelanggan.
6. Proses pembelian tunai dan kredit merupakan proses untuk melakukan transaksi
pembelian barang ke supplier.
7. Proses retur penjualan merupakan proses pengembalian barang karena ada yang
rusak dari customer.
8. Proses retur Pembelian merupakan proses pengembalian barang supplier karena
barang tidak sesuai dengan permintaan.
3. Output
1. Halaman utama user merupakan halaman yang muncul pertama kali saat user
melakukan login.
2. Data setting kredit merupakan data hasil dari setting kredit digunakan untuk
36
menghitung besar angsuran perbulannya.
3. Daftar harga penjualan kredit merupakan daftar yang di berikan ke pelanggan
untuk informasi harga penjualan kredit.
4. Nota penjualan merupakan bukti penjualan tunai untuk pelangganyang
melakukan transaksi penjualan tunai.
5. Faktur penjualan kredit merupakan bukti penjualan kredit kepada pelanggan.
6. Kartu piutang pelanggan merupakan kartu detail hutang pelanggan yang
melakukan transaksi penjualan kredit.
7. Kartu piutang penjualan merupakan kartu yang berisikan nama pelanggan dan
detail piutangnya.
8. Surat permintaan barang merupakan surat yang ditujukan untuk bagian
pembelian yang berisikan kode barang, nama barang dan jumlah yang diminta.
9. Surat permohonan penawaran harga merupakan surat yang ditujukan untuk
supplier.
10. Surat Purchase Order merupakan surat yang ditujukan ke manager untuk
memverifikasi atas penawaran harga dari supplier.
11. Kartu hutang pembelian merupakan kartu yang berisikan hutang kepada supplier
yang belum lunas.
12. Bukti retur penjualan merupakan daftar barang yang dikembalikan customer
karena rusak.
13. Bukti retur pembelian merupakan daftar barang yang dikirim oleh supplier
tidak sesuai permintaan.
37
3.3.2 System Flow Diagram
Diagram System flow menggambarkan alur proses setiap fungsional sistem . Dengan
adanya system flow diagram, pembuat sistem dan penguji sistem dapat mengetahui
bagiamana alur proses dalam sistem yang seharusnya terjadi. Diagram System flow
Aplikasi penjualan dan pembelian adalah sebagai berikut :
1. System Flow Proses Login
System flow ini menjelaskan alur proses user melakukan login ke dalam aplikasi
penjualan dan pembelian CV Delta Computindo.
System Flow Proses Login
UserAplikasi Penjualan dan pembelian CV Delta
Computindo
Start
Masukan username
dan password
UserValidasi data
Data valid?
Memberi
peringatan
gagal login
tidak
Informasi
status login
gagal
Cek hak
akses userya
Halaman
utama user
End
Gambar 3.8 System flow Login
38
2. System Flow Setting Kredit Penjualan
System Flow ini menjelaskan tentang bagaimana mengatur besar persentase
bunga kredit dan lama angsuran.
System Flow Setting Kredit Penjualan
Bagian Administrasi Aplikasi Penjualan dan pembelian
Phase
Start
Memilih menu
setting kredit
Setting
kredit
Menampilkan
data setting
kredit
Tampilkan data setting
kredit
Ubah data lama
kredit dan besar
bunga
Simpan data
setting kredit
Tampilkan pesan
setting kredit telah di
ubah
End
Gambar 3.9 System Flow Setting Kredit Penjualan
39
3. System Flow Membuat Daftar Harga Penjualan Kredit
System flow ini menjelaskan proses alur sistem membuat daftar harga
penjualan kredit untuk setiap barang yang ingin dibuatkan rincian kredit. Daftar harga
penjualan kredit ini sebagai informasi rincian harga untuk pelanggan yang ingin
melakukan pembelian barang secara kredit.
Sysflow Membuat Daftar Harga Penjualan Kredit
Bagian AdministrasiAplikasi Penjualan dan Pembelian pada CV Delta
Computindo
Ph
ase
Start
Input kode barang,
besar bunga, uang
muka, lama angsuran
Hitung angsuran perbulan
Angsuran Perbulan =(Kredit pokok +
Biaya Adminitrasi+ (Bunga % x Kredit
pokok)) / Lama Angsuran
barang
Tambah kredit barang
lagi?
ya
Simpan data
daftar kredit
Daftar
kredit
Detil
Daftar
kredit
Daftar harga
penjualan kredit
End
tidak
Setting
kredit
Cetak daftar
harga
angsuran
Gambar 3.10 System Flow Membuat Daftar Harga Penjualan Kredit
40
4. System Flow Penjualan Tunai
System flow ini menjelaskan alur proses transaksi penjualan tunai oleh bagian
penjualan ke pelanggan. proses dimulai dari bagian penjualan memasukan data
barang lalu sistem akan menghitung grandtotal dan uang kembalian serta mencetak
nota penjualan.
System Flow Penjualan Tunai
Bagian PenjualanAplikasi Penjualan dan Pembelian CV Delta
ComputindoPelanggan
Phas
e
Hitung
kembalian
Input
pembayaran
Simpan Data
Transaksi
Penjualan Tunai
Penjualan
Tunai
Detil
penjualan
tunai
Nota
penjualan
tunai
Nota
penjualan
tunai
Nota
penjualan
tunai
End
Memasukan Kode
barang
Menampilkan data
barangBarang
Tampilkan data barang
Pilih barang
dan masukan
jumlah
Hitung
Subtotal,Hitung
grantotal
Start
Tampilkan detail
penjualan
Cetak nota
penjualan tunai
Tambah
barang
lagi?
ya
tidak
tidak
Batal?
ya
Gambar 3.11 System Flow Penjualan Tunai
41
5. System Flow Penjualan Kredit
System Flow ini menjelaskan alur proses sistem penjualan kredit oleh bagian
administrasi ke pelanggan. Proses dimulai dari mengecek pelanggan apakah
mempunyai transaksi penjualan yang belum lunas, jika tidak ada maka proses akan
dilanjutkan dengan bagian administrasi memilih angsuran kredit yang dipilih
pelanggan setelah itu pelanggan akan membayara uang muka dan sistem akan
menghitung uang kembalian pelanggan seta mencetak kartu faktur penjualan kredit.
System Flow Penjualan Kredit
Bagian Administrasi Aplikasi Penjualan dan Pembelian pada CV Delta Computindo Pelanggan
Phase
Start Menampilkan
data PelangganPelanggan
Input nama
pelanggan
Pilih tipe
kredit
Menampilkan pesan
ada transaksi yang
belum lunas
Memilih
pelanggan
Mengecek
status
Pelanggan
Status
Lunas?
Tampilkan pesan
pelanggan belum
lunas
Menampilkan pesan
pelanggan belum
lunas
tidakMemasukan Kode
barang
ya
Menampilkan data
barang
Detil Daftar Kredit
Barang
Tampilkan data
barang
Pilih
barang dan
masukan
jumlah
Hitung
Subtotal,Hitung
grantotal
Tambah
lagi?ya
Menampilkan
tipe kredit
Setting
Kredit
Tampilkan setting
kredit
Menghitung
harga pokok
Masukan
uang muka
tidak
Hitung
detail kredit
Tampilkan detail
kredit
Masukan
pembayara
n uang
muka
Hitung
uang
kembali
Tampilkan Uang
Kembali
Update status
Pelanggan = “BELUM
LUNAS”
Pelanggan
Batal? Simpan data
transaksi penjualan
kredit
Penjualan
kredit
Detil penjualan
kredit
tidak
Cetak
faktur
penjualan
kredit
Faktur
Penjualan
Kredit
Faktur
Penjualan
Kredit
Faktur
Penjualan
Kredit
End
ya
Gambar 3.12 System Flow Penjualan Kredit
42
6. System Flow Pembayaran Angsuran Pelanggan
System Flow ini menjelaskan alur proses system pembayaran angsuran kredit
pelanggan ke bagian administrasi yang dimulai dari menginputkan kode transaksi
penjualan kredit maka sistem akan menampilakan data penjualan kredit pelanggan.
Pelanggan melakukan pembayaran dan sistem akan menghitung uang kembalian serta
cetak kartu hutang pelanggan.
Sysflow Pembayaran Angsuran Penjualan
Bagian Administrasi Aplikasi Penjualan dan Pembelian Pada CV Delta Computindo Pelanggan
Phas
e
Start
Mencari
pelanggan Input nama
pelanggan
Pelanggan
Tampilkan Data
pelanggan
Lunas
Menampilkan rincian
tidak
Hitung
KembalianMasukan data
pembayaran
Kartu
Piutang
Pelanggan
End
ya
Pesan pelanggan
bebas angsuran
Menampilkan
pesan pelanggan
bebas angsuran
Jatuh
tempo?
tidak
Hitung denda
ya
Tampilkan
rincian
pembayaran
Menampilkan rincian
Penjualan
Kredit
Tampilkan
Kembalian
Batal?
Simpan
angsuran
Sisa
Angsuran
=”0"
Penjualan
Kredit
Angsuran
Update status
pelanggan =
“LUNAS”
ya Pelanggan
Cetak Kartu
Piutang Pelanggan
tidak
Kartu
Piutang
Pelanggan
Gambar 3.13 System Flow Pembayaran Angsuran Pelanggan
43
7. System Flow Pembelian Tunai dan Kredit
System flow ini menjelaskan alur proses penyimpanan data transaksi
pembelian tunai dan kredit oleh bagian pembelian setelah bagian gudang
menyerahkan daftar permintaan barang dilanjutkan dengan menghubungi supplier
untuk meminta daftar harga setelah diterima bagian pembelian membuat daftar
pembelian barang yang diserahkan ke manager untuk disetujui kemudian akan
dilanjutkan pembelian barang ke supplier.
System Flow Pembelian Tunai dan Kredit
ManagerBagian Gudang Bagian Pembelian Supplier
Pha
se
Start
Apakah
tersedia
Tidak
Daftar
Permintaan
Barang
Daftar
Permintaan
Barang
Daftar
Permintaan
Barang
End
ya
Surat POSurat PO
Surat PO
Memverifikasi
PO
Membuat
Purchase
Order
Surat PO
Sudah
diverifikasi
Surat PO
Sudah
diverifikasi
Surat PO
Sudah
diverifikasi
Mengirim
barang
pesanan
Tagihan
pembelian
barang
Nota/faktur
pembelianNota/faktur
pembelian
Nota/faktur
pembelianMembuat
permintaan
barang
Pengecekan
stok barang
Kartu stok
barang
Pembelian
Masukan
nama
Supplier
Cari PO dari
nama
Supplier
PO
Ada
tidak
Menampilkan
Kode POya
Tampilkan
Kode PO
Masukan data
pembelian
Batal
Simpan Data
Pembelian
tidak
1ya
1
Pembayaran
Hutang
Gambar 3.14 System Flow Pembelian Tunai dan Kredit
44
8. System Flow Pengecekan Stok Barang
System flow ini menjelaskan tentang alur proses pengecekan stok barang
untuk mengetahui stok barang yang ada dalam gudang, hasil output yang dihasilkan
adalah kartu stok barang.
System Flow Pengecekan Stok Barang
Bagian Gudang Aplikasi Penjualan dan Pembelian CV Delta Computindo
Ph
ase
Start
Pilih menu
cek stok
barang
Menampilkan
data barang
berdasarkan
stok terkecil
barang
Tampilkan data
barang berdasarkan
stok terkecil
Cetak kartu
stokCetak kartu stok?
Cetak kartu
stok barang
berdasarkan
stok terkecil
ya
Kartu Stok
barang
End tidak
Gambar 3.15 System Flow Pengecekan Stok Barang
9. System Flow Membuat Permintaan Barang
System Flow ini menjelaskan tentang alur proses sistem membuat permintaan
barang. Permintaan barang dilakukan oleh bagian gudang berdasarkan stok barang
yang sedikit. Output yang dihasilkan dari proses ini adalah daftar permintaan barang.
45
System Flow Membuat Permintaan Barang
Bagian GudangAplikasi Penjualan dan Pembelian Pada CV Delta
Computindo
Phas
e
Start
Input data
barang
Tambahkan
barang
Tambah
lagiya
Simpan
permintaan
tidak
Permintaan
Barang
Daftar
permintaan
Barang
Daftar
permintaan
barang
Menampilkan
detil permintaan
tidak
Ubah data
permintaan
ya
Detil permintaanEnd
Gambar 3.16 System Flow Membuat Permintaan Barang
10. System Flow Membuat Purchase Order
System flow ini menjelaskan alur proses membuat purchase order untuk
transaksi pembelian purchase order berasal dari daftar permintaan barang oleh
gudang dan surat penawaran harga dari supplier.
46
System Flow Membuat Purchase Order
Bagian Pembelian Supplier
Phas
e
Start
Membuat
permohonan
penawaran
harga
Mencari
ketersediaan
barang
Menentukan
rincian harga
Surat
penawaran
harga
Surat
penawaran
hargatidak
tersediaya
Surat
penawaran
harga
Cocok
Tidak
membuat
Purchase
Order
Ya
Surat PO
Surat
Purchase
Orde
End
Surat
permohonan
penawaran
harga
Surat
permohonan
penawaran
harga
Supplier
Permintaan
permohonan
Surat
permohonan
penawaran harga
Masukan
nama supplier
Cari data
supplier
Supplier
Ada?tidak
Tampilkan
deil barang
ya
Masukan data
Barang
Tambah
barang lagiya
Hitung grand
totalMasukan
biaya lain-
lain
tidak
Batal?
Simpan data
Purchase
Order
tidak
1
ya
Cetak
Purchase
order
1
Gambar 3.17 System Flow Membuat Purchase Order
47
11. System Flow Pembayaran Hutang
System flow ini menjelaskan alur proses pembayaran hutang ke supplier
berdasarkan transaksi pembelian yang beluj lunas. Proses dimulai dari memasukan
nama supplier dan akan dicari transaksi yang belum lunas jika ditemukan maka akan
muncul detail transaksi yang belum lunas dan dilanjutkan dengan memasukan data
pembayaran.
System Flow Pembayaran Hutang
Bagian Pembelian Aplikasi Penjualan dan Pembelian pada CV Delta Computindo
Ph
ase
Start
Memasukan
nama supplier
Mencari transaksi yang belum
lunas dari nama supplier
Pembelian
Ada?
Tampilkan
detil
pembelian
yatidak
Tampilkan
detil
pembelian
Masukan data
pembayaran
Simpan data
pembayaranPembelian
Bayar
HutangEnd
Gambar 3.18 System Flow Pembayaran Hutang
48
12. System Flow Retur Penjualan
System Flow ini menjelaskan tentang alur proses retur penjualan yang terjadi
karena pelanggan mengembalikan barang yang tidak sesuai atau cacat. System Flow
retur penjualan dimulai dari bagian penjualan memilih menu retur penjualan dan
menginputkan kode transaksi dan keterangan retur, rubah data jika diperlukan untuk
merubah data retur penjualan.
System Flow Retur Penjualan
Bagian Penjualan Aplikasi Penjualan dan Pembelian pada CV Delta Computindo
Phas
e
Start
Pilih tunai/kredit
dan masukan kode
transaksi
Mencari kode
penjualan tunai
Penjuala
n TunaiTunai?Tunai?
Ada
Menampilkan pesan
kode penjualan
ditemukan
Mencari kode
penjualan tunai
Ada?
ya
Menampilkan pesan
kode penjualan
ditemukan
Penjualan
Kredit
Tampilkan Kode
penjualan
ditemukan
Tampilkan Kode
penjualan ditemukan
1
2
tidak
2
1
Menampilkan Detil
penjualan barang kredit
Menampilkan Detil
penjualan barang tunai
Detil
Penjualan
Tunai
Detil
Penjualan
Kredit
Tampilkan detil
penjualan barang
kredit
Tampilkan detil
penjualan barang
tunai
Pilih Detail barang dan
masukan jumlah retur
barang
Menampilkan detil
redtur penjualan
Hitung grand total retur
Penjualan
Tampilkan detil
retur Penjualan
Batal?
Simpan data retur
penjualan
tidak
Retur Penjualan
Detil Retur Penjualan
Menampilkan pesan
Data retur penjualan
tersimpan
Tampilkan pesan
data retur penjualan
tersimpan
End
ya
Cetak bukti retur
penjualan
Bukti retur penjualan
Gambar 3.19 System Flow Retur Penjualan
49
13. System Flow Retur Pembelian
System Flow ini menjelaskan alur proses sistem retur pembelian setelah
barang diterima dan di cek keadaannya jika ada yang tidak sesuai dengan
permintaaan maka bagian gudang akan mencatatnya kedalam database untuk
pembuatan laporan retur pembelian.
System Flow Retur Pembelian
Bagian Pembelian Aplikasi Penjualan dan Pembelian pada CV Delta Computindo
Ph
ase
Start
Memasukan No
Nota /No Faktur
Mencari No
Nota / No
Faktur
Retur
Pembelian
Pembelian
Ada?
Tampilkan
Kode
Pembelian
yatidak
Tampilkan
Kode
Pembelian
Masukan data
barang retur
Hitung Grand
Total
Menampilkan
Grand Total
Tampilkan
Kode
Pembelian
Masukan
Keterangan retur
Batal?
Simpan data
Retur
Pembelian
tidak
End
ya
Cetak bukti
retur
pembelian
Bukti Retur
Pembelian
Gambar 3.20 System Flow Retur Pembelian
50
3.3 Data Flow Diagram
Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran aliran informasi yang terlibat dalam
suatu prosedur (event) yang terdapat dalam suatu sistem. Diagram ini menjelaskan
alur data yang terjadi pada setiap proses. Adapun penjelasan dari DFD dapat dilihat
sebagai berikut :
1. Context Diagram
Context Diagram merupakan diagram pertama dalam rangkaian DFD yang
menggambarkan entitas – entitas yang berhubungan dengan suatu sistem.
Gambar 3.21 Context Diagram aplikasi penjualan dan pembelian
laporan penjualan per periode
laporan pembelian per periode
kartu summary hutang
kartu summary piutang
surat purchase order
verifikasi purchase order
surat permintaan barang
kartu stok barang
data permintaan
data barang
data pengguna
surat permohonan penawaran harga
data permohonan penawaran harga
data supplier
data purchase order
data pembelian
data retur pembelian
surat purchase ordernota penjualan tunai
data penjualan tunai
data retur penjualan
kartu piutang pelanggan
daftar harga penjualan kredit
data daftar harga penjualan kredit
data penjualan kredit
data pelanggan
data setting penjualan kredit
data pembayaran angsuran
data periode
data pembayaran
laporran retur penjualan
laporan retur pembelian
Faktur penjualan kredit
bukti retur penjualan bukti retur pembelian
Bukti pembayaran angsuran
1
Aplikasi penjualan dan pembelian pada CV Delta Computindo
bagian administrasi
bagian gudang
bagian penjualan
bagian pembelian
Manager
51
2. Hierarchy Input Proses Output
Diagram berjenjang merupakan alat perancangan sistem yang dapat
menampilkan seluruh proses yang terdapat pada suatu aplikasi tertentu dengan jelas
dan terstruktur. Pada rancang bangun aplikasi penjualan dan pembelian terdiri dari
enam proses utama yaitu, proses laporan, penerimaan tunai dan kredit, maintenance
barang, maintenance supplier, penjualan tunai dan penjulan kredit. Masing-masing
dari proses utama tersebut akan dijabarkan kembali ke dalam subproses. Dari diagram
berjenang berikut ini akan terlihat dengan jelas masing – masing sub level dari Data
Flow Diagram (DFD). Adapun penjelasan gambar diagram berjenjang dapat dilihat
pada Gambar 3.22
1
Aplikasi Penjualan
dan Pembelian pada
CV Delta
Computindo
1.1
Maintenance
Master
1.3
pembelian
1.2
Penjualan
1.4
Laporan
1.1.1
Maintenance
data
pengguna
1.1.2
Maintenance
data Supplier
1.1.3
Maintenance
data
Customer
1.3.2
membuat
permintaan
barang
1.3.3
membuat
permohonan
penawaran
harga
1.3.4
membuat
purchase
order
1.3.6
transaksi
pembelian
tunai dan
kredit
1.3.7
transaksi
retur
pembelian
1.2.1
membuat
daftar harga
penjualan
kredit
1.2.3
transaksi
penjualan
kredit
1.2.4
pembayaran
angsuran
penjualan
1.2.2
transaksi
penjualan
tunai
1.2.5
retur
penjualan
1.1.4
Maintenance
data barang
1.1.5
Maintenance
data setting
kredit
penjualan
1.4.1
membuat
laporan retur
penjualan
1.4.2
membuat
laporan retur
pembelian
1.4.5
membuat
laporan
penjualan
per periode
1.3.5
verifikasi
purchase
order
1.4.6
membuat
laporan
pembelian
per periode
1.4.3
membuat
kartu hutang
pembelian
1.4.4
membuat
kartu piutang
penjualan
1.3.1
membuat
kartu stok
barang
Gambar 3.22 Diagram Jenjang Proses Penjualan dan Pembelian
52
3. Data Flow Diagram (DFD)
Proses yang terdapat pada DFD digambarkan sesuai dengan alir sistem baru
masing-masing stakeholder. Pada Data Flow Diagram ini akan dijelaskan secara detil
mengenai penjualan dan pembelian. DFD untuk aplikasi yang sedang dikembangkan
telah didefinisikan menjadi sub sistem Level 0 yang terdiri dari empat (4) fungsional,
yaitu: Maintenance master, penjulan, pembelian dan laporan .
53
Gambar 3.23 Level 0 Diagram
data user
data pengguna
data barang
data barang
data pelanggan
data setting penjualan kredit
data supplier
data setting kredit
data supplier
data pelanggan
data penjualan tunai
data penjualan kredit
data retur penjualan
data penjualan tunai
data retur penjualan
kartu piutang pelanggan
nota penjualan tunai
data penjualan kredit
data supplierdata setting kredit
data daftar harga penjualan kredit
data daftar harga penjualan kredit
daftar harga penjualan kredit
data transaksi penjualan kredit
data supllier
data permohonan penawaran harga
data permohonan penawaran harga
surat penawaran harga
data pembelian kredit
data purchase order
data purchase order
surat purchase order
data permintaan barang
data barang
kartu stok barang
data permintaan barang
daftar permintaan barang
verifikasi purchase order
data pembelian kredit
data penjualan tunai
data penjualan kredit
data retur pembelian
data retur pembelian
laporan penjualan per periode
laporan pembelian per periode
kartu summary hutangkartu summary piutang
data retur pembelian
data retur penjualan
data pembayaran angsuran penjualan
data pembayaran angsuran penjualan
data barang
data periode
data pembayaran
Laporan retur pembelian
laporan retur penjualan
faktur penjualan kreditbukti pembayaran angsuran
Bukti retur penjualan
bukti retur pembelian
Manager
bagian gudang
bagian
pembelian
bagian
penjualan
bagian
administrasi
1.1
maintenance master
1.2
penjualan
1 Pengguna
2 barang
3 setting kredit
4 supplier
5 pelanggan
6 penjualan tunai
7 retur penjualan
8 penjualan kredit
9 daftar harga
1.3
pembelian10 permohonan
11 pembelian
12 PO
13 permintaan
1.4
laporan
14 retur pembelian
15 angsuran
54
4. Level 1 Maintenance Master
Pada level 1 maintenance master menggambarkan sub proses dari fungsional
maintenance data master. Pada level 1 ini terlihat lima sub proses yaitu maintenance
data user, maintenance data supplier, maintenance data pelanggan, maintenance data
setting kredit penjualan dan maintenance data barang.
Gambar 3.24 Level 1 Maintenance Master
5. Level 1 Penjualan
Pada level 1 penjualan menggambarkan sub proses dari fungsional penjualan.
Pada level 1 ini terlihat lima sub proses yaitu membuat daftar harga penjualan kredit,