-
21
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Umum
Koperasi adalah badan hukum yang berdasarkan atas asas
kekeluargaan
yang anggotanya terdiri dari orang perorangan atau badan hukum
dengan tujuan
untuk mensejahterakan anggotanya. Pada umumnya koperasi
dikendalikan
bersama-sama oleh seluruh anggotanya, dimana setiap anggota
koperasi memliki
hak suara yang sama dalam setiap keputusan yang diambil
koperasi.
Menurut UU No.25 1992 koperasi adalah badan usaha yang
beranggotakan
orang-orang atau badan hukum koperasi, dengan melandaskan
kegiatannya
berdasarkan prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan
ekonomi rakyat
yang berasazkan kekeluargaan. Prinsip-prinsip koperasi merupakan
landasan
pokok koperasi dalam menjalankan usahanya sebagai badan usaha
dan gerakan
ekonomi rakyat, prinsip tersebut diantaranya kemandirian,
keanggotaan bersifat
terbuka pengolahan dilakukan secara demokratis, pembagian sisa
hasil usaha
dilakukan secara adil sebanding jasa usaha masing-msing
anggota.
Karakteristik koperasi yang membedakan dengan badan usaha lain
adalah
bahwa anggota koperasi memiliki identitas ganda, yaitu sebagai
pemilik sekaligus
pengguna jasa koperasi. Dengan semakin berkembangnya kegiatan
usaha
koperasi, tuntutan agar pengolahan koperasi dilakukan secara
profesional akan
sangat berpengaruh besar, salah satu upaya tersebut adalah
pengembangan dan
sistem informasi untuk mrembutuhkan koperasi melalui akuntansi,
khususnya
digunakan untuk penyusunan laporan kegiatan dan keuangan dalam
koperasi.
-
22
Untuk mempermudah pemahaman sistem berjalan pada KOPPAS Mede
maka akan dijelaskan secara gais besarnya tentang sejarah
perusahaan, struktur
organisasi, beserta fungsi dari masing-masing bagian.
3.2. Tinjauan Perusahaan
Dalam melaksanaan kegiatan usahanya KOPPAS Mede terdapat aturan
yag
telah ditentukan dalam hal ini struktur torganisasi yang
menggambarkan garis
perintah serta fungsi-fungsi pelaksana tentang semua kegiatan
dalam koperasi
sehingga koperasi dapat berjalan dengan baik. Penulis akan
menjelaskan tugas
masing-masing bagian.
3.2.1.Sejarah Perusahaan
Koperasi sebagai organisasi ekonomi yang berwatak sosial harus
bisa
dikembangkan dan tumbuh subur ditengah-tengah masyarakat
Indonesia, dan
merupakan salah satu urat nadi perekonomian bangsa. Mengingat
pentingnya
koperasi didalam lingkungan pasar dan juga sesuai dengan anjuran
pemerintah
dengan SK Kepala Kantor Wilayah Koperasi Daerah Khusus Ibukota
No.427 agar
tiap-tiap pasar mempunyai satu badan usaha ekonomi, yaitu
Koperasi. Atas dasar
tesebut diatas bebeapa orang dari pedagang Pasar Mede
berkeinginan mendirikan
koperasi dan usulan tersebut disambut baik oleh seluruh
pedagang. Sebab sejak
berdirinya Pasar Mede, wadah yang mempersatukan dikalangan
pedagang belum
ada dalam bentuk apapun. Pada pertengahan bulan januari 1980
seluruh pedagang
diundang untuk menghadiri rapat dalam rangka pembentukan
koperasi.
-
23
Pada tanggal 21 April 1981 secara resmi Koperasi Pasar Mede
yang
disingkat KOPPAMED, yang diresmikan oleh Kepala Kantor
Koperasi
(KAKANKOP) Jakarta Selatan dengan Badan Hukum No.
1423/BH/1980.
Koperasi berkedudukan di Pasar Mede Lt.4, Jl.RS.FATMAWATI
RT.002/005
CILANDAK JAKARTA SELATAN.
Koperasi ini mempunyai kegiatan yang mengusahakan kebutuhan
anggotanya yang bergerak dibidang simpan pinjam dan pengadaan
dan penyaluran
barang. Seiring dengan berjalannya waktu koperasi ini pun
mengalami
perkembangan, sehingga pada saat ini KOPPAS Mede ini mempunyai
usaha baru,
yaitu:
1. Usaha jasa meliputi penerimaan jasa pengurusan Surat Ijin
Tertulis, seperti:
a. NPWP
b. Surat Perpanjangan Usaha
c. Pembuatan Akta
2. Usaha Komoditi Umum seperti bahan-bahan sembako.
3. Bidang Penjualan Elektronik seperti : Kredit Tv, Radio, Mesin
Cuci, dll.
3.2.2.Struktur Organisasi
Dalam menjalankan koperasi sangatlah diperlukan kerjasama yang
baik
antara pimpinan pengurus koperasi, anggota dan
karyawan-karyawannya, demi
terciptanya tujuan dari pada koperasi itu sendiri. Organisasi
dan struktur
merupakan wadah yang senantasa mencari penyelesaian untuk
menghadapi
perkembangan eksternal dan internal organisasi. Adapun struktur
organisasi pada
Koperasi Pasar Mede adalah sebagai berikut:
-
24
Sumber: Koperasi Pedagang Pasar Mede
Gambar III.1. Struktur Organisasi KOPPAS Mede
Dari struktur organisasi diatas dapat dijelaskan adanya
pembagian tugas dan
tanggung jawab masig-masing personil, pembagian tugasnya antara
lain sebagai
berikut :
1. RAT (Rapat Anggota Tahunan)
Anggaran dasar koperasi menyebutkan:
a. Rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi dalam
koperasi.
b. Tiap anggota mempunyai satu suara dalam rapat anggota.
c. Rapat anggota diadakan sekurang-kurangnya dalam setahun
atas
kehendak Pejabat, Permintaan tertulis dari 1/10 (sepersepuluh)
dari
jumlah anggota, serta atas kehendak pengurus.
Ketua
RAT
Pengurus Pengawas
Pengurus
RAT
Sekertaris Bendahara
-
25
2. Pengurus
Pengurus mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Mengelola koperasi dan usahanya.
b. Mewakili koperasi dihadapan dan diluar pengadilan.
c. Menyelenggarakan dan memelihara buku daftar anggota, buku
daftar
pengurus, dan buku-buku lainnya yang diperlukan.
d. Menyelenggaraka rapat anggota.
e. Melakukan segala perbuatan hukum untuk dan atas nama
koperasi.
3. Pengawas
Pengawas memliki tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan kepengawasan terhadap pelaksanaan kebijaksanan
dan
pengolahan koperasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) bulan
sekali.
b. Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasannya dan
disampaikan
kepada pengurus dengan tembusan kepada pemerintah.
4. Ketua Koperasi
Ketua mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Mengadakan hubungan dengan pihak-pihak lain dalam upaya satu
usaha
memajukan KOPPAS (Koperasi Pasar) untuk meningkatkan
kesejahteraan anggota.
b. Memimpin rapat anggota, rapat kerja anggota, rapat
koordinasi, rapat
pengurus serta rapat lainnya.
c. Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap jalannya usaha
koperasi.
d. Mengesahkan surat-surat yang berisi ksgiatan organisasi baik
kedalam
maupun kaluar lingkungan koperasi.
-
26
5. Manager
Manager mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan tugas pengurus dalam memimpin perusahaan
koperasi,
agar koperasi dapat berjalan dengan lancar, efisien, dan
efektif.
b. Mendatangani surat persetujuan/perjanjian pinjaman.
c. Dalam penentuan pinjaman pengurus bersama pelaksana
meentukan
kebujaksanaan berdasarkan peraturan-peraturan yang telah
ditetapkan.
6. Sekretaris
Sekretaris mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Memelihara semua arsip dengan retensi yang memenuhi
persyaratan
demi menjaga kelengkapan organisasi usaha.
b. Membuat catatan-catatan penting, notulen rapat, baik rapat
pengurus
maupun anggota.
c. Menandatangani surat keluar bersama ketua segala sesuatu
yang
berkaitan dengan organisasi.
d. Mengajukan dan menyusun laporan baik untuk pejabat maupun
persiapan
rapat anggota tahunan.
7. Bendahara
Bendahara mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Mengatur serta memelihara pengguanaan harta atau modal
koperasi agar
dapat diguankan secara efektif dan efisien.
b. Bertanggung jawab atas keamanan keuangan dan kas
koperasi.
c. Mencatat dan membuat laporan keuangan.
d. Mengadakan kontrolatau penelitian keadaan keuangan pada
setiap saat
masuk atau kelua uang pada pembukuan yag dikerjakan pada
pengelola.
-
27
3.3. Proses Bisnis Sistem Berjalan
Prosedur sistem berjalan pada Koperasi Pasar Mede adalah
sebagai
berikut:
1. Prosedur Simpanan Anggota
Setiap melakukan transaksi simpanan, anggota membawa buku tanda
anggota
(BTA) ke bendahara, kemudian bendahara mencatat di buku tanda
anggota
(BTA) sesuai jumlah uang yang diterima dari anggota. Simpanan
tersebut
terdiri dari:
a. Simpanan Wajib
Simpanan wajib adalah simpanan yang harus dibayar anggota
setiap
bulannya. Setiap anggota membayar 100.000/bulan. Simpanan
wajib
tidak dapat diambil kembali selama yang besangkutan masih
menjadi
anggota koperasi.
b. Simapan Pokok
Simpanan pokok adalah simpanan yang harus disetor pada saat
seorang
calon anggota masuk menjadi anggota koperasi.
c. Simpanan Wajib Khusus
Simpanan wajib khusus adalah simpanan yang besarnya tidak
ditentukan,
tetapi bergantung kepada kemampuan anggota. Simpanan yang
dapat
diambil kapan aja.
d. Simpanan Sukarela
Simpanan sukarela bersifat sukarela artinya setiap anggota tidak
di
wajibkan untuk membayar simpanan ini. Besar jumlah simpanan ini
tidak
ditentukan oleh koperasi.
-
28
Kemudian bendahara mencatat simpanan tersebut ke data
simpanan
anggota, mencatat dibuku anggota dan mencatat di bukti
penerimaan dua
rangkap. Satu rangkap diberikan ke anggota dan satu rangkap
disimpan
bendahara untuk diarsipkan.
2. Prosedur Pinjaman Rutin
Setiap anggota yang akan melakukan pinjaman diwajibkan tidak
memiliki
hutang pinjaman dan memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.
Anggota
dapat mengajukan permohonan pinjaman dengan cara mengisi
formulir
pinjaman dan di serahkan ke bendahara untuk dicek. Kemudian
bendahara
menyerahkan ke manager untuk diacc. Setelah itu bendahara
mencatat di
piutang pinjaman.
3. Prosedur Angsuran Pinjaman
Anggota diwajibkan membayar angsuran pinjaman setiap lima bulan
atau
sepuluh bulan selama batas waktu yang telah ditentukan. Anggota
membawa
BTA (Buku Tanda Anggota) dan uang diberikan ke bendahara,
kemudian
bendahara mencatat di piutang pinjaman dan mencatat di BTA, dan
mencatat
di bukti penerimaan. Satu rangkap diberikan anggota, satu
rangkap di simpan
bendahara untuk diarsipkan. Setelah itu BTA dikembalikan ke
anggota.
4. Prosedur Laporan
Bendahara membuat laporan simpanan dan laporan pinjaman
untuk
diserahkan ke manager setiap sebulan sekali untuk diacc.
-
29
3.4. Unified Modelling Language (UML)
Unified Modelling Language (UML) merupakan bahasa pemodelan
untuk
sistem atau perangkat lunak yang berparadigma berorientasi
objek. Pemodelan
(modelling) sesungguhnya digunakan untuk menederhanakan
permasalahan-
permasalahan yang kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah
dan
dipahami. Tujuan dari Unified Modelling Language adalah sebagai
berikut:
1. Memberikan bahasa pemodelan yang bebas dari berbagai
bahasa
pemrograman dan proses rekayasa.
2. Menyatukan praktek-praktek terbaik yang terdapat dalam
pemodelan.
3. Memberikan model yang siap dipakai bahasa pemodelan visual
yang
ekspresif untuk mengembnagkan dan saling menukar model dengan
dan
dimengerti secara umum.
4. UML bisa berfungsi sebagai cetak biru (blue print) karena
sangat lengkap dan
detail. Dengan cetak biru ini maka akan bisa diketahui informasi
secara detail
tentang coding program atau bahkan membaca program dan
mengiterpretasikan kembali kedalam bentuk diagram (reserve
enginering).
-
30
3.4.1.Use Case Diagram (*)
3.4.2.Activity Diagram
1. Activity Diagram Simpanan Anggota
Gambar III.3. Activity Diagram Simpanan Anggota
Keterangan
BTA : Buku Tanda Anggota
-
31
2. Activity Diagram Pendaftaran Pinjaman Rutin
Gambar III.4. Activity Diagram Pendaftaran Pinjaman Rutin
-
32
3. Activity Diagram Pembayaran Angsuran
Gambar III.5. Activity Diagram Pembayaran Angsuran
-
33
4. Activity Diagram Laporan
Gambar III.6. Activity Diagram Laporan
3.5. Spesifikasi Sistem Berjalan
Pada spesifikasi sistem berjalan, penulis telah mendapatkan
dokumen yang
dipergunakan pada sistem simpan pinjam pada Koperasi Pasar Mede,
yaitu
diantaranya sebagai berikut:
3.5.1.Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
1. Nama Dokumen : Data Anggota
Fungsi file : Sebagai bukti data-data anggota koperasi
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
-
34
Media : Kertas
Format : Lampiran A – 1
Jumlah : Satu Lembar
2. Nama Dokumen : Simpanan Anggota
Fungsi file : Sebagai data simpanan anggota
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Format : Lampiran A – 2
Jumlah : Satu Lembar
3. Nama Dokumen : Formulir Pinjaman Rutin
Fungsi file : Formulir untuk mengajukan permohonan pinjaman
Sumber : Anggota
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Format : Lampiran A – 3
Jumlah : Satu Lembar
4. Nama Dokumen : Piutang Pinjaman
Fungsi file : Sebagai data piutang pinjaman anggota
Sumber : Bendahara
Tujuan : Bendahara
Media : Kertas
Format : Lampiran A – 4
Jumlah : Satu Lembar
-
35
3.5.2.Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
1. Nama Dokumen : Buku Tanda Anggota
Fungsi file : Sebagai buku tabungan anggota
Sumber : Bendahara
Tujuan : Anggota Koperasi
Media : Kertas
Format : Lampiran B – 1
Jumlah : Satu Lembar
2. Nama Dokumen : Bukti Peneriman Kas
Fungsi file : Sebagai bukti penerimaan kas
Sumber : Bendahara
Tujuan : Anggota Koperasi
Media : Kertas
Format : Lampiran B – 2
Jumlah : Satu Lembar
3. Nama Dokumen : Laporan Simpanan
Fungsi file : Sebagai data total seluruh simpanan anggota
Sumber : Bendahara
Tujuan : Manager
Media : Kertas
Format : Lampiran B – 3
Jumlah : Satu Lembar
-
36
4. Nama Dokumen : Laporan Pinjaman
Fungsi file : Sebagai data total seluruh pinjaman anggota
Sumber : Bendahara
Tujuan : Manager
Media : Kertas
Format : Lampiran B – 4
Jumlah : Satu Lembar
3.6. Permasalahan Pokok
Sistem simpan pinjam yang telah berjalan di Koperasi Pedagang
Pasar
Mede Cilandak umumnya telah berjalan dengan baik. Dalam
prosedur
permohonan anggota, prosedur simpanan anggota, prosedur
permohonan
pinjaman, prosedur angsuran pinjaman sampai proses laporan,
tetapi penulis
melihat adanya permasalahan dalam pelaksanaan sistem tersebut.
Adapun
permasalahan adalah sebagai berikut :
1. Membutuhkan waktu yang cukup lama dalam pengecekan data
dan
pembuatan laporan dalam melakukan transaksi simpan pinjam.
2. Dokumen masih dalam bentuk arsip, sehingga mudah hilang,
sobek dan
rusak.
3. Besarnya kemungkinan terjadi kesalahan oleh petugas dalam
pencatatan data.
4. Tidak adanya bukti angsuran pinjaman yang diberikan ke
anggota.
-
37
3.7. Pemecahan Masalah
Pemecahan masalah yang timbul dalam proses simpan pinjam pada
Koperasi
Pasar Mede Jakarta Selatan adalah :
1. Membuat database untuk menyimpan data.
2. Merubah sistem manual menjadi tekomputerisasi.
3. Membuat validasi pada program yang akan dibuat dalam sistem
simpan
pinjam.
4. Membuat dokumen baru sekaligus bukti angsuran kepada
anggota.