25 BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1. Tinjauan Perusahaan 3.1.1. Sejarah PT.Santos Jaya Abadi PT Santos Jaya Abadi yang mewarisi tradisi sekental kopinya. Sebagai usaha keluarga pemilik merk kopi terbesar di Indonesia, akar perusahaan ini mulai tumbuh dari sebuah industri rumah tangga sederhana di Surabaya, di mana lebih dari 79 tahun silam pada tahun 1927, Sang Pelopor Go Soe Loet memproduksi kopi terkenalnya. Dalam rentang waktu tak terlalu lama, perusahaan mulai memproduksi kopi dengan merk “Kapal Api” yang secara langsung mengaspirasikan simbol teknologi tertinggi dan kemewahan pada zaman tersebut. Lebih dari itu, inspirasi untuk senantiasa mengacu pada kualitas, menjadikan perusahaan mengalami kemajuan yang pesat dan berkelanjutan. Pada tahun 1970, perusahaan melakukan perkembangan sekaligus perubahan. Generasi kedua mulai tampil untuk memastikan kelanjutan dan kesuksesan usaha dengan memperkenalkan mesin dan peralatan mutakhir, mengembangkan manajemen, meningkatkan keterampilan tenaga kerja serta memperluas penyebaran produk hingga tersedia di seluruh Jawa Timur. Tahun 1980 kami membangun pabrik yang sekarang berada di Sepanjang, Sidoarjo, Jawa timur. Pada tahap ini, merk Kapal Api telah menjadi penyangga utama perusahaan yang tersebar rata di seluruh Indonesia sekaligus menjadi pemimpin pasar dengan rangkaian produk lengkapnya. Melanjutkan sukses merk Kapal Api dan demi kepuasan pelanggan, PT Santos Jaya Abadi memperkenalkan beberapa merk kopi lain yang juga berhasil meraih sukses di
13
Embed
BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN...4. Operator Forklift Menata barang sesuai dengan layout yang sudah ditentukan. 5. Admin Menginput data barang masuk dan barang keluar. 6.Helper Membantu
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
25
BAB III
ANALISA SISTEM BERJALAN
3.1. Tinjauan Perusahaan
3.1.1. Sejarah PT.Santos Jaya Abadi
PT Santos Jaya Abadi yang mewarisi tradisi sekental kopinya. Sebagai usaha
keluarga pemilik merk kopi terbesar di Indonesia, akar perusahaan ini mulai tumbuh
dari sebuah industri rumah tangga sederhana di Surabaya, di mana lebih dari 79
tahun silam pada tahun 1927, Sang Pelopor Go Soe Loet memproduksi kopi
terkenalnya. Dalam rentang waktu tak terlalu lama, perusahaan mulai memproduksi
kopi dengan merk “Kapal Api” yang secara langsung mengaspirasikan simbol
teknologi tertinggi dan kemewahan pada zaman tersebut. Lebih dari itu, inspirasi
untuk senantiasa mengacu pada kualitas, menjadikan perusahaan mengalami
kemajuan yang pesat dan berkelanjutan.
Pada tahun 1970, perusahaan melakukan perkembangan sekaligus perubahan.
Generasi kedua mulai tampil untuk memastikan kelanjutan dan kesuksesan usaha
dengan memperkenalkan mesin dan peralatan mutakhir, mengembangkan
manajemen, meningkatkan keterampilan tenaga kerja serta memperluas penyebaran
produk hingga tersedia di seluruh Jawa Timur. Tahun 1980 kami membangun pabrik
yang sekarang berada di Sepanjang, Sidoarjo, Jawa timur. Pada tahap ini, merk
Kapal Api telah menjadi penyangga utama perusahaan yang tersebar rata di seluruh
Indonesia sekaligus menjadi pemimpin pasar dengan rangkaian produk lengkapnya.
Melanjutkan sukses merk Kapal Api dan demi kepuasan pelanggan, PT Santos Jaya
Abadi memperkenalkan beberapa merk kopi lain yang juga berhasil meraih sukses di
26
pasaran, yaitu Excelso, ABC, Good Day, Ya dan Kapten. Hingga kini, PT Santos
Jaya Abadi dengan rangkaian produknya telah menjadi bagian dari keseharian dan
bahkan berlangsung dari generasi ke generasi.
1. Visi ,Misi Dan Values PT SANTOS JAYA ABADI
A. VISI
Menjadi Pemimpin pasar dalam produk makanan dan minuman berbasis kopi
di Asia
B. MISI
Menyediakan produk unggulan yang berbasis kopi untuk memenuhi kebutuhan
dan kepuasan pelanggan dengan:
1. Peningkatan Mutu Produk Dan Layanan
2. Pengembangan Sumber Daya Manusia
3. Perbaikan Terus Menerus
C. VALUES
1. Customer Focus
2. Work Excellence
3. Teamwork
4. Continuous Learning
27
3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi
Sumber : PT.SANTOS JAYA ABADI (2005)
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Fungsi Organisasi :
1. SPV Warehouse
Penanggung jawab tertinggi dalam bagian warehouse, yang mempunyai
tugas mengawasi organisasi, menetapkan kebijakan dan menyetujui
rencana kerja.
2. Assisten Warehouse
Merencanakan tata letak penyimpanan dan pengeluaran barang atau
bahan dan pemenuhan kelengkapan fasilitas yang menunjang.
3. Checker Warehouse Packaging
a. Menjaga keamanan asset gudang dan dokumen penting dalam
pengelolanya
SPV Warehouse
Assisten Warehouse
Packaging
Operator Forklift
Helper Packaging
Cheker Warehouse
Packaging
Admin Warehouse
Packaging
28
b. Melakukan pengiriman barang ke relasi sesuai dengan faktur
pengiriman dengan tepat waktu.
c. Menerima barang pengiriman dari supplier.
4. Operator Forklift
Menata barang sesuai dengan layout yang sudah ditentukan.
5. Admin
Menginput data barang masuk dan barang keluar.
6.Helper
Membantu tugas operasional checker warehouse packaging.
3.2 Prosedur Sistem Berjalan
Dalam sistem berjalan pada PT. Santos Jaya Abadi terdapat beberapa
prosedur dalam hal Inventrory Packaging diantaranya :
1. Prosedur penerimaan barang
Admin gudang packaging menerima surat jalan dari pihak supir, setelah itu pihak
QC mengecek keadaan mobil dan barang muatan jika sesuai dengan standar QC,
maka QC akan menyuruh helper untuk membongkar muatan barang dan
menyimpan kepalet dengan susunan 13 tumpukan jika ke pcs akan menjadi
1600pcs. Jika sudah sesuai maka cheker akan Memberikan lebel barang setelah
diberi lebel barang maka operator forklift akan memasukan barang ke gudang dan
menempatkan barang ke rak sesuai tempat yang sudah di tetapkan di layout
gudang packging.
2. Prosedur pengecekan barang
Setelah barang masuk ke gudang, kemudian bagian team inventory yang diketuai
oleh cheker inventory akan mengecek barang yang datang apakah sesuai dengan
29
laporan atau tidak. Jika sesuai, maka barang akan disimpan, dan jika tidak sesuai
maka akan ada B.A (Berita Acara) oleh pihak admin dan barang akan di
kembalikan lagi ke pihak supplier dan menggati dengan barang yang sesuai.
3. Prosedur update stock barang
Bagian admin akan meng-update data stock barang sesuai dengan laporan dari
team inventory kemudian akan menyerahkan laporan stock barang kepada
warehouse assisten.
4. Prosedur pengiriman barang ke produksi
Bagian admin akan menerima email permintaan barang dari pihak produksi,
admin akan mencetak surat permintaan barang yang akan diberikan kepada cheker
out, kemudian cheker out akan memerintah helper out untuk menyiapkan barang
yang sesuai di surat permintaan barang jika barang sudah di ambil dari rak
penyimpanan akan di bawa ke area out gudang.Setelah barang siap di kirim ke
produksi dari pihak cheker out akan membuat surat jalan yang akan diberikan
kepada driver warehouse, kemudian driver warehouse memberikan surat jalan ke
cheker transit produksi.
5. Laporan
Bagian Cheker out akan menyerahkan faktur bukti serah terima barang kepada
admin warehouse dan mencetak data barang keluar, kemudian admin menyimpan
faktur bukti serah terima barang yang diserahkan oleh bagian cheker out.
30
3.3. Activity Diagram
1. Prosedur penerimaan barang.
Gambar 3.2 Activity Diagram Prosedur Penerimaan Barang
31
2. Prosedur pengecekan barang.
Gambar 3.3 Activity Diagram Prosedur Penerimaan Barang
32
3. Prosedur update stock barang
Gambar 3.4 Activity Diagram Prosedur Update Stock barang
33
4. Prosedur pengiriman barang ke produksi
Gambar 3.5 Activity Diagram Prosedur Pengiriman barang ke produksi
34
5. Laporan
Gambar 3.6 Activity Diagram Laporan
3.4. Spesifikasi Dokumen Masukan
Dokumen masukan merupakan dokumen masukan yang mengalami proses
awal dari sistem Inventrory Packaging pada PT. Santos Jaya Abadi bentuk dokumen
masukan tersebut adalah sebagai berikut :
A. Dokumen Masukan
1. Nama : Surat jalan
Fungsi : Memberi kejelasan terhadap barang yang masuk
Sumber : Supplier
Tujuan : Warehouse Packaging
35
Media : Kertas
Jumlah : 3 (Tiga) Rangkap
a. Rangkap pertama untuk supplier
b. Rangkap kedua untuk security
c. Rangkap ketiga untuk warehouse packaging
Frekuensi : Setiap Pengiriman
Bentuk : Lampiran.A1
3.5. Spesifikasi Dokumen Keluaran
A. Dokumen Keluaran
1. Nama : Bukti Serah Terima Barang
Fungsi : Memberi kejelasan terhadap barang yang akan dikirim
Sumber : Warehouse Packaging
Tujuan : Checker transit produksi
Media : Kertas
Jumlah : 3 (Tiga) Rangkap
a. Rangkap pertama untuk warehouse packaging
b. Rangkap kedua untuk PPIC
c. Rangkap ketiga untuk Checker transit
Frekuensi : Setiap Pengiriman
Bentuk : Lampiran B1
36
3.6. Permasalahan Pokok
Setiap penulis mempelajari dan menganalisa sistem berjalan pada warehouse
packaging khususnya sistem stock barang. Ada beberapa hal yang menjadi
permasalahan dalam sistem tersebut, antara lain :
1. Sistem stock barang pada warehouse packaging belum menggunakan system
terkomputerisasi seperti :
a. Cara stock opname masih menggunakan buku catatan stok barang
b. Pencatatan data barang masuk dan keluar masih menggunakan buku
catatan stok barang
sehingga sulit sekali dalam pencarian dan persediaan barang sehingga
terjadinya minus barang.
2. Penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas lebih banyak resiko karena
media tersebut menimbulkan banyak kemungkinan misalnya kehilangan data,
rusak ataupun sobek. Dan waktu yang dibutuhkan lama untuk proses
pembuatan laporan persediaan barang, pencarian data dan informasi yang
dihasilkan beserta laporan-laporan tidak cepat
3.7. Pemecahan Masalah
Dari analisa diatas, maka penulis mencoba memberikan usulan alternatif
permasalahan umum pada sistem yang ada. Yaitu sebagai berikut:
1. Dengan dibuatkan perancangan sistem berbasis dekstop dapat mempermudah
proses stok opname dan pencarian data.
2. Pencarian data pada sistem terkomputerisasi lebih cepat dan efisien, tidak
harus melihat dokumen satu-persatu, tidak membutuhkan waktu yang lama
untuk mencari data, karena didalam sistem terkomputerisasi sudah dirancang
37
dengan perintah-perintah (query), kata kunci atau kunci utama (primary key)
dari masing-masing data untuk mempermudah dan mempercepat pencarian