BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN · 3.2.2. Stuktur Organisasi Dan Fungsi Pada Centro Department Store Resinda Park Mall Karawang mempunyai karyawan-karyawan dan mempunyai tanggung

16

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 Umum

Perkembangan teknologi komputer yang sangat pesat membawa imbas pada

seluruh lapisan bidang usaha, sehingga komputerisasi dalam bidang tuntutan yang

mendasar dewasa ini. kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat sangat

diperlukan sebagai pertimbangan proses pengambilan keputusan selanjutnya. Dalam

hal ini, usaha dagang yang merupakan salah satu instansi penting dalam instansi lain

juga membutuhkan pengolahan informasi yang optimal supaya memberikan

pelayanan yang terbaik bagi instansi lain maupun konsumen. Keterbatasan yang

dimiliki oleh pihak intern dalam penyajian informasi akan membawa pada

ketidakpuasan dan ketidaknyamanan bagi pengguna jasa perusahaan.

Dengan masih adanya sistem persediaan barang pada Centro Department

Store Karawang yang menggunakan cara manual, mulai dari Masih adanya

kekurangan dalam pengolahan data seperti memasukkan data barang yang kurang

benar, sehingga informasi data barang tidak sesuai dengan yang sebenarnya. Proses

pencarian data yang memerlukan banyak waktu dan tenaga sehingga kinerja dari

sistem yang ada menjadi lambat dan tidak akurat.

Dengan terjadinya masalah tersebut diatas, diperlukan sarana yang dapat

meringankan tugas seorang pemimpin, bagian expedition dalam menyelesaikan suatu

masalah terutama masalah pengolahan persediaan barang.

17

3.2. Tinjauan Perusahaan

3.2.1. Sejarah Perusahaan

Centro Lifestyle Department Store berdiri pada bulan November 2003 di The

Plaza Semanggi Jakarta. The Plaza Semanggi merupakan pilihan yang tepat, karena

terletak ditengah kawasan sentra bisnis yang strategis dan eksklusif. Perkembangan

selanjutnya, Centro kembali mendirikan gerai-gerai baru diberbagai kota besar di

Indonesia, yaitu Centro Discovery Shopping Mall Bali, Centro Margo City Depok,

Centro Plaza Ambarrukmo Yogyakarta, Centro Mall of Indonesia Kelapa Gading,

Centro Galaxy Mall Surabaya, Centro Solo Paragon Mall, dan Centro Summarecon

Mal Serpong yang berdiri sejak November 2006.

Sebagai department store, Centro selalu menyediakan segala kebutuhan

fashion dan lifestyle untuk masyarakat kalangan menengah dan menengah ke atas.

Untuk memenuhi kepuasan Customer, Centro menghadirkan koleksi fashion dan

lifestyle untuk Ladies, Men, Kids, Shoes, Bags, Accessories dan Home Décor &

Appliancesd ari berbagai brand internasional ternama seperti Guess, Elle, Hush

Puppies, Levi’s, Lee Cooper, Animal Planet dan masih banyak lagi. Tidak hanya itu

saja, brand nasional seperti Raden Sirait, Nikicio, Yongki Komaladi dan

lainnya pun bisa ditemukan diseluruh gerai Centro.

Centro juga memiliki berbagai program istimewa, salah satunya Centro

Friends, sebuah program membership yang memberikan banyak manfaat, seperti

informasi paling update mengenai fashion dan lifestyle serta promo yang sedang

berlangsung di Centro. Selain itu, member CentroFriends juga akan mendapatkan

diskon tambahan untuk promo tertentu.

18

3.2.2. Stuktur Organisasi Dan Fungsi

Pada Centro Department Store Resinda Park Mall Karawang mempunyai

karyawan-karyawan dan mempunyai tanggung jawab masing-masing terhadap

perusahaan. Struktur organisasi perusahaan adalah jaringan kerjasama dalam

sekelompok orang guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut skema

struktur organisasi pada Centro Department Store :

Sumber: Centro Department Store Resinda Park Mall Karawang

Gambar III.1.Struktur Organisasi

19

Tugas pokok dari masing-masing bagian yang ada di struktur Organisasi

Centro Department Store tersebut adalah sebagai berikut :

a. Store Manager :

1) Bertanggung jawab terhadap jalannya operasional toko : Sales,

Shrinkage, Customer Service, Merchandising, Karyawan, Fixed

Asset, Profit and Loss, Pencegahan Kebakaran

2) Bertanggung jawab terhadap buka tutup brankas bersama dengan

Asst. Store Manager.

3) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.

4) Berkoordinasi dengan Aparat Wilayah seperti : Polsek, Polres, dan

Polda

5) Menciptakan suasana kerja yang kondusif dan energic.

6) Memberikan secara aktif motivasi kepada seluruh karyawan.

7) Mempertahankan standarisasi kerja yang telah dijalankan.

b. Assistant Manager :

1) Mengecek seluruh bagian toko dan menyampaikan hasil kepada store

manager

2) Memegang kunci brangkas finance

3) Bertanggung jawab terhadap buka tutup brankas bersama dengan

Store Manager

4) Memback Up toko apabila Store Manager tidak ada di tempat.

5) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.

20

6) Membantu dan mensupport Store Manager dalam meningkatkan

performance toko.

7) Berkoordinasi secara terus menerus dengan Supervisor Expedition

untuk mengantisipasi terjadinya shrinkage dan mempercepat proses

penerimaan barang.

8) Berkoordinasi dengan Personnel Spv. untuk menciptakan suasana

kerja yang kondusif dan tidak melupakan nilai - nilai tugas dan

tanggung jawab.

c. Store Support Manager :

1) Bertanggung jawab terhadap buka tutup brankas bersama dengan

Store Manager

2) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.

3) Membantu dan mensupport Store Manager dalam meningkatkan

performance toko.

4) Berkoordinasi dengan Personnel Spv. untuk menciptakan suasana

kerja yang kondusif dan tidak melupakan nilai - nilai tugas dan

tanggung jawab.

5) Berkoordinasi dengan Finance Spv. untuk memastikan semua

prosedur telah berjalan sesuai dengan standart.

6) Berkoordinasi dengan Personnel Spv. untuk mengantisipasi turn over

keluar masuknya karyawan yang terlalu cepat dan membuat schedule

/ program training yang berkesinambungan.

21

d. Vm (Visual Merchandising) :

1) Membuat desain-desain aksesoris yang di butuhkan

2) Membuat banner produk-produk terbaru

3) Mengatur kerapihan toko

4) Membuat desain gaya patung dengan pakaian-pakaian terbaru milik

centro

e. SPV Finance :

1) Membantu Support Manager dalam memaintenance Finance Dept.

2) Membuat Work Plan tentang aktivitas dan program - program yang

akan dijalankan.

3) Menjalankan Check List Supervisor.

4) Mengevaluasi setiap saat perkembangan program finance dept. baik

intern maupun extern (HO) dilaporkan ke Store Manager berupa L O

F (Laporan Operasional Finance dept).

5) Memperlancar proses pelaporan dan proses perbaikan fasilitas IT.

6) Membina hubungan baik secara positif dengan semua SPG / SPB dan

menciptakan suasana kerja yang kondusif.

7) Membantu dan memperlancar operasional kasir bila terjadi antrian

yang ada di wilayahnya.

8) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.

f. SPV Area :

1) Report to Store Manager & Store Operation Manager.

2) Membantu Store Manager dalam memaintenance area

22

3) Menjaga performance area seperti : area, shrinkage, cleaning, visual

merchandising presentation, promosi, attitude karyawan, servise

customer

4) Membuat Work Plan tentang aktivitas dan program - program yang

akan dijalankan.

5) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.

6) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali membahas

evaluasi sales dan perkembangan counter.

7) Mengikuti meeting koordinasi dengan Store Manager/ Store

Operation Manager seminggu satu kali.

8) Mengikuti meeting koordinasi secara periodik dengan bagian

Merchandising

9) Menjalankan Check List Supervisor.

10) Mengevaluasi setiap saat perkembangan counter dan dirangkum serta

dilaporkan ke Store Manager berupa L O C ( Laporan Operasional

Counter ).

11) Berkoordinasi dengan para Supplier untuk meningkatkan

performance area.

12) Membuat ranking sales bulanan per supplier berupa prosentasi dan

dilaporkan ke semua supplier.

13) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /

SPB dan menciptakan suasana kerja yang kondusif.

23

14) Membantu dan memperlancar operasional kasir bila terjadi antrian

yang ada di wilayahnya.

15) Bertanggung jawab dalam memberikan informasi dan sebagai

perantara komunikasi antara sales promotion girl (SPG)/ sales

promotion boy (SPB)

g. HRD :

1) Melakukan kegiatan Operational HR, seperti : membuat draft iklan

lowongan kerja, menampung surat lamaran kerja yang masuk

sebagai bank data, memanggil calon karyawan untuk mengikuti tes/

seleksi, membuat jadwal training & development, membuat struktur

organisasi & job description masing-masing departemen, Tertib

Administrasi

2) Membuat Personnel Supervisor Work Plan tentang aktivitas dan

program - program yang akan dijalankan.

3) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.

4) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali, membahas

evaluasi sales & perkembangan disiplin karyawan dan beberapa

kebijakan - kebijakan baru.

5) Mengikuti meeting koordinasi dengan management setiap seminggu

sekali.

6) Berkoordinasi dengan HO ( HRD HO ) untuk meningkatkan

performance toko.

24

7) Berkoordinasi dengan pihak extern ( Disnaker dan Jamsostek ) untuk

memperlancar proses ketenagakerjaan yang telah distandartkan oleh

pemerintah.

8) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /

SPB dan menciptakan suasana kerja yang kondusif.

9) Membantu dan memperlancar operasional kasir bila terjadi antrian.

h. Koordinator Area :

1) Report to Supervisor Area.

2) Membantu Supervisor dalam memaintenance area.

3) Membantu Supervisor membuat Work Plan tentang aktivitas dan

program - program yang akan dijalankan.

4) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.

5) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali, membahas

evaluasi sales dan perkembangan counter.

6) Mengikuti meeting koordinasi dengan Management Toko setiap dua

minggu sekali.

7) Menjalankan Check List Coordinator secara konsisten.

8) Bersama-sama dengan Supervisor mengevaluasi setiap saat

perkembangan counter dan di rangkum serta dilaporkan ke Store

Manager berupa L O C (Laporan Operasional Counter).

9) Membantu Supervisor untuk berkoordinasi dengan para MD untuk

meningkatkan performance area.

25

10) Membantu Supervisor membuat ranking sales bulanan per-Dept.

berupa prosentasi dan dilaporkan ke semua supplier.

11) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /

SPB dan menciptakan suasana kerja yang kondusif.

12) Membantu dan memperlancar operasional kasir bila terjadi antrian

yang ada di wilayahnya.

i. Koordinator Finance & IT :

1) Report to Finance Supervisor.

2) Membantu Supervisor dalam memaintenance Finance Dept. meliputi

: Menghitung hasil penjualan, Membagi modal dan menyerahkan ke

petugas kasir, Melayani penukaran uang kecil, Melaksanakan

administrasi di ruang finance ( tertib administrasi )

3) Membantu Supervisor membuat Work Plan tentang aktivitas dan

program - program yang akan dijalankan.

4) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.

5) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali, membahas

evaluasi customer service dan kasir.

6) Mengikuti meeting koordinasi dengan Management Toko setiap dua

minggu sekali.

7) Menjalankan Check List Coordinator secara konsisten.

8) Bersama-sama dengan Supervisor mengevaluasi setiap saat

perkembangan counter dan di rangkum serta dilaporkan ke Store

26

Manager & Store Support Manager berupa L O F (Laporan

Operasional Finance).

9) Membantu Supervisor untuk berkoordinasi dengan Finance HO

untuk untuk meningkatkan performance toko melalui antisipasi -

antisipasi terjadinya kerusakan system.

10) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /

SPB, khususnya petugas kasir dengan menciptakan suasana kerja

yang kondusif.

11) Mengusahakan semaksimal mungkin tidak terjadinya antrian panjang

di kassa dan cepat tanggap bila terjadi masalah di kassa.

j. Koordinator Ekspedisi :

1) Membantu Supervisor dalam Operasional Expedisi meliputi :

Membongkar barang, Mencocokan surat jalan dengan fisik barang,

Membuat inventory toko, Mencatat semua penerimaan dan

pengeluaran dengan baik dan benar, Membuat laporan LSPB segera

bila terjadi masalah penerimaan (Plus/Minus), Mengkoordinasi

ruangan expedisi sebaik mungkin

2) Membantu Supervisor membuat Work Plan tentang aktivitas dan

program - program yang akan dijalankan.

3) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua pihak

(eksternal & internal).

27

4) Melaksanakan meeting counter setiap seminggu sekali, membahas

evaluasi permasalahan yang ada di expedisi baik consignment

maupun direct purchase.

5) Mengikuti meeting koordinasi dengan Management Toko setiap dua

minggu sekali.

6) Bersama-sama dengan Supervisor mengevaluasi setiap saat

perkembangan toko khususnya yang berhubungan dengan expedisi

dan di rangkum serta dilaporkan ke Store Manager & Store Support

Manager berupa L O G A (Laporan Operasional General Affair).

7) Membantu Supervisor untuk berkoordinasi dengan Inventory Control

HO dan Distribution Center untuk mengantisipasi terjadinya

kesalahan pengiriman.

8) Membina hubungan yang baik secara positif dengan semua SPG /

SPB, petugas kasir dengan menciptakan suasana kerja yang kondusif.

9) Mengusahakan semaksimal mungkin tidak terjadinya keterlambatan

pembongkaran barang dan keterlambatan pemajangan barang.

k. Cashier :

1) Menghapal diskon-diskon yang di berikan setiap hari

2) Membantu customer dalam proses transaksi dengan cepat dan

sebagai informator

3) Melaksanakan standart service cashier

4) Mengantisipasi terjadinya kesalahan - kesalahan pengetikan dengan

melaksanakan standart pengetikan yang diterbitkan oleh MIS

28

5) Menyimpan barang - barang batalan dan menyerahkannya ke

Coordinator Counter

6) Menghitung modal dan merapikan uang hasil penjualan berdasarkan

pecahan uang

7) Men-settle hasil penjualan credit card / debit card

l. Fashion Assistant :

1) Report to Koordinator Area.

2) Bertanggung jawab dalam penjualan harian

3) Melakukan penjualan dengan program yang telah diberikan

4) Bertanggung jawab mencatat semua penjualan yang telah terjadi

5) Mencapai Target Sales - Menjaga Tingkat Shrinkage (angka

kehilangan barang)

6) Memberikan laporan penjualan kepada Supervisor Area

7) Membina dan menjaga hubungan baik dengan semua Supplier.

8) Melaksanakan meeting counter seminggu sekali, membahas evaluasi

pada information area.

9) Menjalankan Day to Day Activity Fashion Assistance.

10) Menjaga hubungan baik secara positif dengan semua karyawan dan

menciptaka suasana kerja yang kondusif.

29

3.3 Proses Bisnis Sistem Berjalan

Kegiatan rangkaian yang terstruktur dalam pelaksanaan satu proses, dalam

sistem kelancaran pengolahan tiap data, ataupun bentuk aktifitas apabila didukung

dengan prosedur yang baik dan tepat, maka sistem berjalan tampak teratur dan output

yang dihasilkan serta mutu pelayanan akan baik.

Adapun prosedur persediaan barang digudang Centro Department Store

adalah sebagai berikut :

a. Porsedur Pemesanan Barang

Pemesanan barang yang dilakukan Centro Department Store adalah fashion

assistant memberikan daftar kebutuhan barang kepada koordinator area untuk

di setujui oleh assistant store manager. Dan fashion assistant memberikan

laporan harian kepada Koordinator Area dengan data dikelola oleh Supervisor

Area dan data laporan bulanan dikirimkan kepada supplier. Data laporan

harian di dapat dari hasil laporan penjualan yang berlangsung satu hari penuh,

dari waktu buka toko sampai tutup toko.

b. Proses Penerimaan Barang

Setelah melakukan pemesanan barang, Expedition mengeluarkan Surat Jalan.

Setelah itu expedition membuat Bukti Pemrosesan Barang, lalu bukti

pemrosesan barang diberikan ke Koordinator Area untuk dimintai persetujuan

kepada Assistant manager. Bukti pemrosesan barang didapat dari Surat Jalan

dan List Barang. Copyan List Barang dan Surat jalan akan dijadikan arsip.

Fungsi dokumen Pemrosesan adalah dokumen yang berisi data barang yang

telah dikirim dan sudah masuk ketempat penyimpanan barang di toko.

30

c. Pengecekan Barang

Pengecekan Barang dimulai dari pengambilan arsip List Barang, yang

kemudian diberikan kepada expedition untuk dilakukan ceklis barang. Apabila

barang sudah sesuai maka barang akan di display dan apabila ada kerusakan

barang maka barang tersebut tidak di ceklis dan tidak di display, dan

expedition akan memberitahukan kepada supplier.

d. Prosedur Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan dilakukan pada saat akhir bulan. Laporan barang didapat

dari expedition dan di cocokkan oleh FA (fashion Assistant) sesuai atau tidak

nya dengan hasil penjualan. Laporan yang dibuat sebulan sekali kemudian

diberikan kepada supplier dan di arsipkan kedalam arsip laporan persediaan

stok barang.

31

3.4 Unified Modelling Languange (UML)

3.4.1 Activity Diagram

Sumber: Data Olahan

Gambar III.2.Activity Diagram

32

3.5 Spesifikasi Sistem Berjalan

Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah pencarian dari

bentuk-bentuk dokumen yang digunakan dalam proses persediaan barang. Bentuk

dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan

dokumen keluaran.

3.5.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen input atau dokumen masukan yaitu segala bentuk dokumen

masukan baik yang berasal dari lingkungan dalam maupun dari lingkungan luar

organisasi perusahaan, yang mana dokumen itu akan diolah dalam suatu proses agar

dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan. Adapun dokumen masukan tersebut

adalah:.

1. Nama Dokumen : Surat Orderan Barang (faktur)

Fungsi : Sebagai Bukti Datang Barang

Sumber : Supplier

Tujuan : Expedition

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Kali Datang Barang

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran A-1

33

3.5.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen-dokumen yang keluar saat proses. Dibawah ini adalah uraian

bentuk dokumen keluar yang ada dalam sistem persediaan barang di Centro

Department Store :

1. Nama Dokumen : Form Permintaan Barang

Fungsi : Untuk bukti proses Barang

Sumber : FA

Tujuan : Supplier

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap Kali Pemesanan Barang

Jumlah : 1 lembar

Bentuk : Lampiran B-1

2. Nama Dokumen : Kartu Stock Barang

Fungsi :Untuk melakukan stock barang dan pengecekan barang

Sumber : FA

Tujuan : Expedition

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap kali pengecekan stock barang

Jumlah : 1 Lembar

Bentuk : Lampiran B-2

34

3.6 Permasalahan Pokok

Adapun permasalahan yang terdapat di Centro Department store yaitu :

1. Sistem persediaan barang yang telah berjalan di Centro Department

Store masih secara konvensional

2. Laporan perhitungan persediaan barang masih secara konvensional

3. Proses pemesanan barang masih menggunakan surat biasa

kemungkinan bukti pemesanan barang akan cepat hilang.

3.7 Pemecahan Masalah

Adapun cara yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut

adalah:

1. Proses sistem persediaan barang seharusnya sudah secara terintegrasi.

2. Proses laporan persediaan barang seharusnya sudah menggunakan sistem

agar dapat memudahkan pelaporan sehingga mengurangi kemungkinan

kesalahan barang

3. Proses pemesanan barang seharusnya sudah menggunakan sistem

aplikasi pemesanan barang yang sudah terlink secara database yang

dapat mengurangi kehilangan bukti pemesanan barang.