38 BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM 3.1 Analisa Sistem Sebuah sistem informasi yang baik memerlukan syarat yang sederhana yaitu mampu memfasilitasi pelaku- pelakunya dengan memberikan output yang sesuai dengan input yang diberikan. Serta memiliki sinkronisasi antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Tahapan analisa permasalahan (Problem Analysis) bertujuan untuk mempelajari dan memahami permasalahan inti yang dihadapi oleh suatu sistem secara menyeluruh, untuk kemudian dianalisa problem, peluang dan batasannya. Berikut akan dipaparkan sistem yang sudah ada beserta masalah yang dihadapi untuk kemudian diberikan suatu usulan sistem yang diharapkan dapat meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalisir permasalahan- permasalahan yang dihadapi.
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
38
BAB III
ANALISA DAN DESAIN SISTEM
3.1 Analisa Sistem
Sebuah sistem informasi yang baik memerlukan syarat yang sederhana
yaitu mampu memfasilitasi pelaku-pelakunya dengan memberikan output yang
sesuai dengan input yang diberikan. Serta memiliki sinkronisasi antara bagian
yang satu dengan bagian yang lain.
Tahapan analisa permasalahan (Problem Analysis) bertujuan untuk
mempelajari dan memahami permasalahan inti yang dihadapi oleh suatu sistem
secara menyeluruh, untuk kemudian dianalisa problem, peluang dan batasannya.
Berikut akan dipaparkan sistem yang sudah ada beserta masalah yang dihadapi
untuk kemudian diberikan suatu usulan sistem yang diharapkan dapat
meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalisir permasalahan-permasalahan yang
dihadapi.
3.1.1 Sistem Lama
PDAM Kediri saat ini telah menggunakan sistem informasi yang
terkomputerisasi, meskipun masih ada juga beberapa bagian yang
menggunakan sistem manual. Salah satu sistem yang terkomputerisasi di
PDAM Kediri yaitu pelayanan tagihan airnya.
Pada PDAM Kediri sistem pembayaran tagihan air dapat dilakukan di 2
tempat, yaitu di PDAM dan di kantor pos. Sejak Oktober 2006, PDAM Kediri
39
telah menjalin kerjasama dengan kantor pos. Jadi pelanggan bisa juga
membayar tagihannya melalui kantor pos, tetapi hanya melayani untuk
pembayaran antara tanggal 1-20 saja. Untuk selanjutnya, pembayaran harus
dilakukan langsung di PDAM karena tenggat akhir untuk membayar adalah
tanggal 20. Jadi pembayaran diatas tanggal 20 adalah pembayaran yang
disertai denda.
Prosedur pembayaran tagihan adalah pelanggan menyerahkan rekening
tagihan bulan sebelumnya kepada petugas yang menghitung rekening dan
menunggu dipanggil untuk membayar tagihan air sesuai yang dipakai bulan
ini. Pelanggan akan diberikan rekening tagihan air baru untuk bulan ini.
Berikut adalah prosedur pembuatan rekening tagihan air :
1. Unit kerja yang menangani pembuatan rekening menerima setiap hari dari
unit kerja yang menangani pelayanan pelanggan kartu-kartu pembacaan
meter (KMP) dan DSMP hasil pembacaan meter air pelanggan.
2. Membukukan kartu pembacaan meter pelanggan ke dalam Kartu
Perhitungan Rekening (KPR).
3. Melakukan perhitungan pemakaian air secara cermat dan benar.
4. Membuat Rekening (R) rangkap 2 dan Daftar Rekening Air yang harus
ditagih (DRD) rangkap 3 berikut Rekapitulasi Per Blok atau golongan
pelanggan dalam rangkap 2.
5. Menyerahkan R rangkap 2 dan DRD rangkap 3 berikut Rekapitulasinya
kepada unit kerja yang menangani penelitian rekening.
40
6. Unit kerja yang menangani penelitian rekening mencocokkan antara KPR,
R 1,2 dan DRD 1,2,3. Kebenaran hasil pencocokan diparaf dan diteruskan
kepada direksi untuk ditandatangani dan dibubuhi cap perusahaan.
7. Mendistribusikan R 1,2 dan DRD 1,2,3 kepada :
- KPR dikembalikan kepada unit kerja yang menangani pembuatan
rekening
- R 1,2 dan DRD 1 diteruskan ke unit kerja yang menangani
penagihan/kasir
- DRD 2 dan Rekapitulasi 1 diteruskan ke unit kerja yang menangani
akuntansi
- DRD 3 dan Rekapitulasi 2 sebagai arsip untuk bahan Laporan
Rekening Air
3.1.2 Masalah
Berikut adalah masalah-masalah yang terdapat pada sistem tersebut :
1. Karena banyaknya data dan beban kerja yang harus dikerjakan, maka
seringkali terjadi hilangnya laporan-laporan manual yang berhubungan
dengan sistem diatas.
2. Karena banyaknya pelanggan PDAM Kediri yang memiliki pekerjaan
yang berbeda-beda dari segi waktu, kondisi dan keadaan, maka tidak
semua pelanggan dapat mengetahui tagihan airnya setiap bulan secara
langsung dengan datang sendiri ke PDAM.
41
3.1.3 Usulan Sistem Baru
Melihat masalah yang ada diatas, maka penulis memberikan solusi
pengembangan sistem yang berhubungan dengan pelayanan tagihan air di
PDAM Kediri, yaitu dengan dibuatnya suatu sistem layanan tagihan air yang
berbasis SMS. Sistem baru ini diharapkan dapat meminimalisir kendala jarak
yang dialami oleh pelanggan PDAM Kediri yang tidak dapat mengetahui
secara langsung tagihan airnya setiap bulan.
Dengan sistem ini pula, pelanggan dapat mengajukan komplain/pengaduan
cukup melalui SMS yang dikirimkan ke PDAM Kediri. Selain itu, sistem ini
juga mampu memberi info kepada pelanggan-pelanggan yang bermasalah
pembayaran tagihan airnya. Sistemnya yaitu pelanggan-pelanggan yang telah
melampaui batas pembayaran akan diberi sms yang berisi informasi
keterlambatannya.
42
3.2 IOFC (Information Oriented Flow Chart) Sistem Informasi Layanan
Tagihan Air
Gambar 3.1 IOFC Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri
43
3.3 Context Diagram
Yaitu diagram tingkat atas, merupakan diagram dari sebuah sistem yang
menggambarkan aliran-aliran data yang masuk dan keluar dari sistem dan yang
masuk dan keluar dari entitas luar.
Dalam penulisan laporan ini diawali dengan pembuatan contex diagram
dengan maksud untuk mengetahui logika dan alur dari sistem. Untuk lebih
jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.2 berikut:
Gambar 3.2 Context Diagram Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM
Kediri
44
3.4 DFD (Data Flow Diagram)
DFD adalah data yang tersimpan dan proses dengan proses yang
terhubung dengan data tersebut. DFD menggambarkan semua proses, meskipun
proses tersebut terjadi dalam waktu yang berbeda dan DFD bukan flowchart.
3.4.1 DFD level 1
Gambar 3.3 DFD Level 1 Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri
45
3.4.2 DFD level 2 Info Tagihan
Gambar 3.4 DFD Level 2 Info Tagihan
3.4.3 DFD level 2 Info Keluhan
Gambar 3.5 DFD Level 2 Info Keluhan
46
3.4.4 DFD level 2 Info Pelanggan Bermasalah
Gambar 3.6 DFD level 2 Info Pelanggan Bermasalah
3.5 ERD (Entity Relationship Diagram)
Setelah tercipta DFD (Data Flow Diagram), langkah selanjutnya adalah
membuat ERD (Entity Relationship Diagram) guna memperjelas aliran informasi
di dalam sistem ini.
Berikut ERD dari sistem informasi layanan tagihan air PDAM Kediri :
a) ERD Logic
47
Gambar 3.7 ERD Logic Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri
Gambar 3.8 ERD Phisic Sistem Informasi Layanan Tagihan Air PDAM Kediri
49
3.6 Desain Database
1. Tabel Pelanggan
Primary Key : NoSL
Tabel 3.1 Tabel Pelanggan
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. NoSL text 6 No sambungan dari PDAM
ketika resmi mendaftar menjadi pelanggan PDAM
2. Nama text 35 Nama pelanggan3. Wilayah text 15 Kode wilayah4. AlmtPelanggan text 35 Alamat pelanggan5. NoHP text 15 No HP pelanggan6. Kec text 25 Kecamatan7. Desa text 25 Nama Desa8. Pekerjaan text 30 Pekerjaan pelanggan9. Foto text 35 File foto pelanggan10. Tgldaftar Date/time Tgl daftar menjadi pelanggan11. Keperluan text 50 Keperluan pasang 12. Diameter text 5 Diameter pipa air13. TglPasang Date/time Tgl pasang baru air
2. Tabel Detail Wilayah
Primary Key : idDetailWilayah
Foreign Key : KodeWilayah
Tabel 3.2 Tabel Detail Wilayah
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. idDetailWilayah text 2 No ID detail wilayah2. Kodewilayah text 2 Kode wilayah3. Desa text 25 Nama desa
50
3. Tabel Wilayah
Primary Key : KodeWilayah
Tabel 3.3 Tabel Wilayah
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. KodeWilayah text 2 Kode tiap wilayah2. NamaWilayah text 15 Nama wilayah
4. Tabel Kelompok
Primary Key : idkelompok
Foreign Key : KodeWilayah
Tabel 3.4 Tabel Kelompok
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. idkelompok text 5 ID tiap kelompok2. kelompok text 10 Jenis kelompok3. kodewilayah text 2 Kode tiap wilayah
5. Tabel IsiKelompok
Primary Key : idisikelompok
Foreign Key : idkelompok
Tabel 3.5 Tabel Isi Kelompok
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. idisikelompok text 2 ID dari isi kelompok2. idkelompok text 5 ID tiap kelompok3. isikelompok text 30 Nama kelompok
51
6. Tabel Jabatan
Primary Key : idjabatan
Tabel 3.6 Tabel Jabatan
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. idjabatan text 5 ID jabatan karyawan2. jabatan text 20 Nama jabatan
7. Tabel Karyawan
Primary Key : nip
Foreign Key : idjabatan
Tabel 3.7 Tabel Karyawan
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. nip text 11 NIP karyawan2. nama text 25 Nama karyawan3. ttl text 35 Tempat & tgl lahir karyawan4. jeniskel text 6 Jenis kelamin karyawan5. almt text 30 Alamat karyawan6. idjabatan text 20 Nama jabatan7. foto text 35 File foto karyawan8. kodeakses text 5 Kode akses karyawan9. sandi text 35 Password
52
8. Tabel Keluhan
Primary Key : NoKel
Foreign Key : NoSL
Tabel 3.8 Tabel Keluhan
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. NoKel Number No keluhan yang masuk2. NoSL text 6 No sambungan dari PDAM
ketika resmi mendaftar menjadi pelanggan PDAM
3. Keluhan text 30 Keluhan pelanggan4. TglMasuk1 Date/time Tanggal masuk keluhan5. TglMasuk2 Date/time Bulan masuk keluhan6. TglMasuk3 Date/time Tahun masuk keluhan
9. Tabel AirPerBulan
Primary Key : NoByr
Foreign Key : idkelompok, NoSL
Tabel 3.9 Tabel Air Per Bulan
No Nama Tipe Data Panjang Keterangan1. NoByr AutoNumber No pembayaran tagihan2. NoSL text 6 No sambungan3. Pemakaian Number Pemakaian air per bulan4. Bln text 2 Bulan pembayaran5. TotalBayar text 11 Total pembayaran tagihan6. TglBayar Date/time Tgl pembayaran tagihan7. Thn text 4 Tahun pembayaran8. idkelompok text 5 ID tiap kelompok
53
3.7 Desain Menu Sistem Informasi Layanan Tagihan Air Berbasis SMS
PDAM Kediri
Sistem ini bisa diakses oleh 3 bagian dengan hak akses yang
berbeda-beda sesuai dengan jabatannya, antara lain Manajer, Admin dan
Operator.
Manajer bisa mengakses menu laporan & grafik, Admin bisa
mengakses seluruh menu, sedangkan Operator hanya bisa mengakses menu
transaksi dan PDAM Akses. Yang menangani info tagihan air, info keluhan
pelanggan dan info pelanggan bermasalah.
Berikut adalah desain menu Sistem Informasi Layanan Tagihan Air Berbasis
SMS PDAM Kediri :
54
Gambar 3.9 Desain Menu Sistem Informasi Layanan Tagihan Berbasis SMS
PDAM Kediri
55
3.8 Flowchart Program
3.8.1 Proses Entry Data Pelanggan
Gambar 3.10 Proses Entry Data Pelanggan
56
3.8.2 Proses Entry Data Karyawan
Gambar 3.11 Proses Entry Data Karyawan
57
3.8.3 Proses Entry Data Transaksi
Gambar 3.12 Proses Entry Data Transaksi
58
3.8.4 Proses SMS Info Masuk dari Pelanggan
Gambar 3.13 Proses SMS Info Masuk dari Pelanggan
59
3.8.5 Proses SMS Keluhan Masuk dari Pelanggan
Gambar 3.14 Proses SMS Keluhan Masuk dari Pelanggan