-
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Standard Operating Procedure (SOP)
2.1.1 Pengertian Standard Operating Procedure (SOP)
Bagi dunia kerja, SOP merupakan salah satu acuan karyawan
untuk
melaksanakan suatu pekerjaan agar efektif dan efesien. Pada
dasarnya SOP (Standard
Operating Procedure) merupakan suatu perangkat lunak yang
mengatur Suatu tahapan
proses kerja atau suatu prosedur (Budiharjo, 2014:7). Menurut
Hartatik (2014:36) SOP
adalah sebuah acuan kerja yang baik, baku dan dapat mempermudah
mengontrol dan
mengendalikan kegiatan operasional dalam suatu perusahaan.
Menurut Tambunan (2008:79) SOP merupakan suatu pedoman yang
berisi
prosedur standar yang berada pada suatu organisasi yang berguna
untuk memastikan
bahwa semua keputusan, tindakan, penggunaan fasilitas- fasilitas
proses dilakukan oleh
orang-orang yang berada pada organisasi berjalan secara efesien,
efektif, sistematis.
SOP (Standard Operating Procedures) yaitu suatu sistem yang
berguna atau digunakan
untuk mengendalikan pekerjaan. Pengertian ini berdasar pada
pengertian menurut
Ekotama (2013:41).
Sedangkan Santosa (2014:8) menjelaskan mengenai suatu
langkah-langkah
khusus yang spesifik yang digunakan untuk menjelaskan dari suatu
aktifitas secara
terperinci untuk menyempurnakan suatu Pekerjaan sesuai dengan
regulasi, perusahaan,
kesehatan, pendidikan, penerbangan, perindustrian bahkan
menjalankan usaha kecil.
Secara luas, SOP merupakan dokumen yang menjelaskan aktivitas
opersional yang
dilaksanakan pada kehidupan sehari-hari, dengan tujuan agar
tugas-tugas tersebut
dilaksanakan secara benar, tepat, dan konsisten.
Suatu perusahaan pasti memerlukan suatu prosedur kerja untuk
dijadikan
sebagai pedoman kerja. Tata kerja, penting artinya sebagai pola
kerja yang tak lain
-
meruapakan penjabaran sari suatu tujuan,sasaran, program kerja,
fungsi-fungsi dan
kebijaksanaan kedalam kegiatan pelaksanaan yang nyata
(Sedarmayanti, 2009:134).
Agar dapat terlihat jelas perbedaan dari masing-masing
pengertian SOP, menurut maka
berikut ini adalah arti tata kerja. Prosedur kerja dan sistem
kerja (Sedarmayanti,
2009:134)
1. Tata kerja adalah cara-cara pelaksanaan kerja yang seefesien
mungkin atas
sesuatu tugas dengan mengingat, segi-segi tujuan, peralatan,
fasilitas, tenaga
kerja, waktu, ruang dan biaya yang tersedia.
2. Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang berkaitan
satu dengan lainya
sehingga menunjukan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta
jalan yang
harus dirempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang
tugas.
3. Sistem kerja adalah suatu rangkaian tata kerja dan prosedur
kerja yang
kemudian membentuk suatu kebulatan pola tertentu dalam
rangkan
melaksanakan suatu bidang pekerjaan.
Menurut Moekijat (2002) prosedur adalah langkah-langkah atau
pelaksanaan
pekerjaan dimana pekerjaan itu dilakukan berhubungan dengan yang
dilakukan,
bagaimana melakukanya, kapan melakukanya, dimana melakkanya, dan
siapa yang
melakukan pekerjaan tersebut.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa Standars
Operating Procedure (SOP)
merupakan dokumen tertulis yang memuat langkah-langkah khusus
dalam kegiatan
rutin perusahaan agar tindakan tersebut tepat dan berjalan
secara efektif dan efesien
yang membentuk suatu pola tertentu.
2.1.2 Manfaat Standard Operating Procedure (SOP)
Dalam pembuatan SOP, perlu diketahui juga manfaat dari pembuatan
SOP
tersebut. Berikut manfaat dan fungsi dari SOP oleh Puji
(2014:51) yaitu :
a. Melancarkan dan menjelaskan tugas karyawan atau tim/unit
kerja.
b. Bila terjadi penyimpanganm dapat dijadikan sebagai barang
bukti
-
c. Mengetahui hambatan-hamabatan dalam suatu perusahaan dan
dapat
dikendalikan dengan baik.
d. Mengarahkan karyawan/pegawai agar disiplin dan konsisten
(2014) dalam
bekerja.
e. Sebagai suatu acuan dalam melaksanakan pekerjaan yang
bersifat rutin.
Dari penjelasan di atas, manfaat menurut Hartatik digunakan
untuk membantu
karyawan dalam melaksanakan pekerjaan dan sebagai pedoman dalam
menjalankan
pekerjaan tersebut. Selain itu, SOP tidak hanya bermanfaat bagi
tingkat manajeria l
sebagai perancang prosedur, tetapi juga bermanfaat bagi non
manajerial sebagai
pelaksana. SOP juga membantu tingkat manajerial maupun non
manajerial untuk
melaksanakan fungsi manajemen pada setiap devisi/bagian. Manfaat
SOP dalam
melaksanan fungsi manahemen (Nuraida, 2008:36) adalah :
1. Planning- contolling
a. Membantu dalam mencapai tujuan
b. Merencanakan serta seksama mengenai besarnya beban kerja yang
optimal
bagi masing-masing pegawai
c. Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya
d. Memudahkan pengawasan yang berkaitan dengan hal-hal yang
seharusnya
dilakukan. Menilai apakah pelaksanaanya sudah sesuai dengan
prosedur
apabila pelaksanaan pekerjaan tidak sesuai dengan prosedur maka
perlu
diketahui penyebabnya. Hal ini dilakukan sebagai bahan masukan
dalam
tindakan koreksi terhadap pelaksanaan atau revisi terhadap
prosedur.
Dengan adanya prosedur yang telah dibekukan maka dapat
disampaikan
proses umpan balik yang konstruktif.
2. Organizing
a. Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh
bawahan
mengenai bagaimana tanggung jawab setiap prosedur pada
masing-mas ing
bagian/devisi, terutama pada saat pelaksanaan yang berkaitan
dengam
bagian-bagian lain. Misalnya bagian/devisi yang terlibat
dalam
-
inventarisasi barang-barang kantor suatu organisasi adlah bagian
saran dan
prasarana serta bagian keuangan.
b. Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor
serta
dokumen-dokumen kantor yang diperlukan.
c. Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih baik dan
lebih lancar
serta menciptakan konsistensi kerja.
3. Staffing Leading
a. Membantu atasan dalam memberikan training atau dasar-dasar
instruks i
kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama. Prosedur
mempermudah
orientasi bagi pegawai baru.
2.1.3 Prinsip-prinsip Prosedur Kerja
Mengingat pentingnya tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja
maka teknik
yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat
dipenuhi prinsip-prinsip, dan
menurut Sedarmayanti (2009:136) adalah sebagai berikut:
1. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem tata kerja, harus
disusun dengan
memperhatikan segi-segi tujuan, fasilitas, peralatan, material,
biaya, dan waktu
yang tersedia seta segi luas, macam, dan sifat dari tugas atau
pekerjaan.
2. Untuk mempersiapkan prosedur dengan tepat maka terlebih
dahulu
dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema
organisas i
berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur
kegiatan
didalam organisasi lainya.
3. Hendaknya ditentukan suatu pokok bidang tugas yang akan
dibuat bagain
prosedurnya.
4. Perlu pendaftaran secara rinci tentang pekerjaan yang harus
dilakukan disertai
dengan waktu yang diperlukan untuk menjalankan pekerjaan
tersebut.
5. Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian
pekerjaan, maka
antara tahap yang satu dengan tahap yang selanjutnya diharuskan
adamya
hubungan yang sangat erat dan keseluruhanya menuju satu
tujuan.
-
6. Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu
untuk pelaksanaan
dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksudkan.
7. Perlu adanya ketetapan kecakapan dan ketrampilan tenaga kerja
yang
diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas termaksud.
8. Tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun
secara tepat sehingga
memiliki stabilitas dan fleksibilitas.
9. Penyusunan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja,
harus selalu
disesuaikan dengan perkembangan teknologi.
10. Untuk menggambarkan tentang penerapan suatu prosedur
tertentu sebaiknya
dipergunakan symbol dan skema atau bagan prosedur dengan
setapat-tepatnya.
Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja.
Sedangkan menurut Puji (2014:45) pelaksanaan SOP harus memenuhi
prinsip-prins ip
sebagai berikut :
1. Konsisten. Dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu,
oleh siapapun,
dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi.
2. Komitmen. Dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh
jajaran
organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaanya terbuka terhadap
kritik maupun
saran guna untuk penyempurnaan-penyempurnaan agar memperoleh
prosedur
yang benar-benar efisien dan efektif.
4. Mengikat. Mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan
prosedur standar yang telah ditetapkan.
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai
peran-peran tertentu
dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu
tidak
melaksanakan perannya dengan baik, hal ini akan mengganggu
keseluruhan
proses, yang akan berdampak pada proses penyelenggaraan
perusahaan.
6. Terdokumentasi dengan baik. SOP harus didokumentasikan dengan
baik,
sehingga dapat dijadikan referensi bagi setiap mereka yang
membutuhkan.
-
2.1.4 Tujuan dan Fungsi SOP
Dibuatnya sebuah SOP dalam sebuah perusahaan, memiliki tujuan
khusus bagi
organisasi tersebut. Tujuan yang paling penting dalam pembuatan
SOP adalah untuk
memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggungjawab para pegawai
dalam
perusahaan sehingga tehindar dari kesalahan oleh pihak yang tak
berwenang. Adapun
menurut Kasma, dkk (2012:7) tujuan dari adanya SOP adalah
sebagai berikut:
1) Agar petugas/pegawai dapat menjaga tingkat kinerja atau
konsistens i
petugas/pegawai atau tim dalam organisasi atau bahkan unit
kerja
2) Agar memahami suatu peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam
organisasi
3) Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawan dari
petugas/pegawai
terkait.
4) Melindungi organisasi atau unit kerja dan petugas/pegawai
dari malpraktik atau
kesalah administarasi lainya.
5) Untuk melindungi kesalahan/kegagalan , keraguan , dan
duplikasi.
Sedangkan fungsi SOP diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Memperlancar tugas yang dimiliki oleh petugas/pegawai atau
tim
2) Sebagai dasar hukum bila tejadi penyimpangan
3) Mengetahui dengan jelas suatu hambatan dan mempermudah dalam
hal
pelacakan.
4) Mengerahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam
bekerja
5) Sebagai pedoman atau panduan dalam melaksanakan pekerjaan
tim.
Dengan menjelaskan tujuan fungsi dari SOP diatas, maka dapat
disimpulkan bahwa
dengan adanya SOP sangat dibutuhkan oleh suatu organisasi dan
memiliki peran yang
penting untuk mencapai tujuan organisasi secara efektif dan
efesien.
2.1.5 Teknik penyusunan SOP
Dalam penulisan suatu prosedur, teknik penyususunan SOP
diperlukan untuk
mencari yang efektif dan efesien bagi setiap kantor dalam
membuat suatu pedoman
-
kerja. Banyak teknik dan metode yang digunakan untuk menulis
prosedur. Menurut
Nuraida(2008:23) cara penulisan prosedur yang dimaksud
adalah:
1. Deskriptif
Deskriptif adalah prosedur kerja yang dituliskan dengan tidak
adanya simbol
khusus dan disajikan secara sederhana.
2. Chart
Chart adalah prosedur dalam bentuk gambar atau simbol yang
biasanya terliha t
lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahamai dan diterapkan ke
dalam
pekerjaan, maka disusun berbagai simbol bagi kegiatan yang
bersifat penting.
Simbol dapat membuat gambar-gamber visual yang menggambarkan
intruks i-
intruksi, berbagai macam kegiatan, perpindahan satu kegiatan ke
kegiatan
lainya, dan sebagainya menjadi tampak jelas sehubungan yang
berkaitan kaitan
atau ketergantungan dari satu kegiatan terhadap kegiatan yang
lainya. Chart
dapat berarti peta, diagram, tabel, atau gambar. Penulisan
prosedur dengan
chart adalah sebagai berikut:
a. Gambar/skema
Gambar/skema digunakan pada perusahan assembling. Pembuatan
knock
dowm furniture, blender, kreta dorong bayi, dan sebgaimanya,
harus
membuat gambar-gambar mengenai tahapan atau cara memakai dan
melepaskan alat tersebut yang merupakan panduan bagi
konsumen.
b. Arus pergerakan dokumen (Document Flow Chart)
Di dalam Document Flow chart dapat diketahui bagian/divisi yang
terlibat
dalam prosedur untuk mencapai suatu tujuan tertentu,
tanggungjawab setiap
bagian/divisi terhadap arus pergerakan dokumen dari awal sampai
akhir
antara lain untuk mengetahui apa saja dan berapa rangka/tembusan
yang
diperlukan dalam tiap arus pergerakan dokumen. Dengan kata
lain
document flow chart menunjukan perpindahan formulir kantor
beserta
salinan dokumen tersebut dari satu bagian ke bagian lainya.
-
c. Proses kegiatan (Proses Chart)
Proses kegiatan perusahaan melewati satu atau beberapa
bagian/departemen. Dengan demikian dapat terjadi beberapa proses
dalam
bagian/departemen yang sama. Jadi, yang menjadi perhatian
penting bukan
dokumen dan bagian/department, melainkan proses pelaksanaan
suatu
prosesdur kerja. Simbol memperlihatkan segala proses yang
berangkap di
dalam suatu prosedur dari awal hingga akhir.
d. Diagram gerakan (Movement Diagram )
Diagram gerakan emnunjukan gerakan ruangan. Diagram gerakan
dapat
digambarkan dalam sebuah lay out berskala pada sebuah meja atau
floor
plan sehingga gerakan tersebut dapat diukur dan dipandang
dalam
hubunganya dengan faktor-faktor fisik.
Kata teknik diartikan sebagai sistematika tindakan yang sangat
spesifik dalam pola
sistematis untuk menyusun prosedur operasional standar suatu
organisasi. disebut
sangat spesifik karena antar teknik terdapat perbedaan cara dan
guna yang mencolok,
meskipun peran saling mendukung satu sama lain untuk
mengefektifkan prosedur.
Berikut ini merupakan penjabaran teknik penyusunan SOP menurut
Tambunan (2008),
yaitu :
1. Teknik Naratif Teknik
Naratif adalah teknik yang menggunakan kekuatan narasi dan
penjelasan
dengan kalimat sesuai dengan kaidah bahasa yang benar ditambah
istilah lazim
yang digunakan dalam organisasi untuk menjelaskan langkah
kegiatan di dalam
organisasi, baik terkait dengan kegiatan operasional maupun
administras i.
Semakin baik cara penyampaian, semakin baik pula potensi
kemudahan
pemahaman dan pelaksanaan prosedur. Prinsip tentang keseragaman
dan
konsistensi dalam penggunaan istilah menjadi sangat penting agar
tidak ada
perbedaan persepsi diantara para pembaca dan pelaksana prosedur.
Meskipun
tampak mudah, namun sesungguhnya sangat sulit untuk membuat
prosedur
yang efektif dengan menggunakan teknik naratif. Kunci penggunaan
teknik
-
naratif adalah cara penggunaan dan penyampaian kalimat dan tata
bahasa yang
tepat dan sistematis. Bila langkah tersebut dijelaskan dengan
narasi yang tidak
sesuai, sulit pembaca memahami secara segera.
2. Teknik Bagan Arus Teknik bagan arus (flowchart)
merupakan teknik spesifik yang sangat dikenal dalam pengembangan
sistem
informasi dan penyusunan prosedur operasional standar. Teknik
ini
menggunakan simbol yang khas, dimana setiap simbol
mempresentasikan
makna tertentu dari kegiatan atau keputusan hingga penyimpanan
dokumen.
Dengan menggunakan gambar, banyak penjelasan yang dapat dihemat.
Namun,
untuk penggunaan simbol bukan berarti tidak menggunakan lagi
kalimat.
Pembuatan kolom dalam bagan arus tergantung pada teknik bagan
arus yang
digunakan.
3. Teknik Tabular
Teknik tabular digunakan untuk melakukan analisis kegiatan dalam
proses
penyusunan SOP, tetapi bukan berarti tidak dapat ditampilkan
sebagai bagian
dari proses operasional tertentu. Langkah-langkah yang potensial
ada di dalam
suatu prosedur operasional standar analisis, termasuk
penghitungan manfaat
serta waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah langkah
atau
kegiatan. Manfaat dengan menyajikan tabel teretentu terkait
dengan prosedur,
pada dasarnya dapat membantu pelaksana untuk memahami prosedur
secara
baik. Tiap organisasi pasti memiliki langkah rutin dan berulang
yang membantu
pengefektifan prosedur.
4. Teknik Campuran (Gabungan)
Merupakan gabungan atau kombinasi dari ketiga teknik sebelumnya.
Tujuan
dari teknik ini adalah untuk menyajikan SOP yang dapat dipahami
semua yang
terlibat juga berkepentingan.
Menurut Tambunan (2008) menjelaskan kunci sukses teknisnya,
terletak pada
keakuratan pemahaman dan pendefinisian kondisi dan kebutuhan
organisasi. Pada
-
intinya, setiap organisasi memiliki kondisi dan kebutuhan yang
berubah. Maka dari itu,
metode dan teknik harus terus dievaluasi dan diperbaharui.
2.1.6 Simbol-simbol dalam prosedur
Untuk menggambarkan tentang penerapan suatu prosedur tertentu
sebaiknya
dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan
setapat-tepatnya. Simbol
mempelihatkan segala proses yang berangkai di dalam suatu
prosedur dari awal hingga
akhir. Tindakan-tindakan ditunjukan oleh simbol-simbol yang
diatur secara vertical
dangan urutan kronologis di mana tindakan terkahir dicantumkan
pada bagian bawah
gambar. Simbol-simbol yang umum dipergunakan untuk menggambarkan
suatu
prosedur dilihat pada gambar 2.1 untuk simbol bagan arus dasar
dan gambar 2.3 untuk
Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur.
Menurut Tambunan (2013: 315), dalam teknik bagan arus
(flowchart) dikenal
berbagai kelompok simbol sesuai kegunaannya, dimana setiap
simbolnya mewakili
makna kegiatan atau peran tertentu. Kelompok simbol ini terbagi
menjadi 2 bagian,
yaitu simbol bagan arus dasar dan simbol bagan arus kegiatan
rinci prosedur.
Gambar 2.1 Simbol Bagan Arus Dasar Sumber: Tambunan
(2013:326)
(Persiapan)
(Dokumen)
(Proses)
(Proses Pengganti)
(Keputusan)
(Data)
(Proses Utuh)
(Kegiatan Manual)
(Masukan Manual)
(Kartu)
(Pemisah Prosedur)
-
Berikut merupakan Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur,
dapat terlihat pada
gambar 2.2 dibawah ini:
(Tampilan)
(Sortir)
(Penghubungan)
(Tunda)
(Penggabungan)
(Penguraian)
(Arsip tetap) (Arsip Sementara)
(Pemaduan)
(Pilihan)
Gambar 2.2 Simbol Bagan Arus Kegiatan Rinci Prosedur Sumber:
Tambunan (2013: 328)
2.1.7 Format standard Operating Procedures (SOP)
SOP berdasarkan jumlahnya dikelompokkan ke dalam dua kategori
yaitu
Technical dan administrative. Berbeda dengan Technicalm
administrative memilik i
lima elemen berdasarkan quality manual, Guidance for preparing
standard operating
procedure, EPA (2007), yaitu :
1. Title page (Halaman Judul)
Bagian ini terdiri dari judul, pihak yang mengeluarkanSOP, pihak
yang
mnyetujui atau mengesahkan SOP dan tanggal pengesahan SOP
tersebut.
2. Table Of Content (Daftar Isi)
Bagian ini memuat daftar isi yang ada dalam buku panduan SOP
3. Procedure (Administrative SOP)
Bagian ini terdiri dari :
-
a. Purpose (Mengidentifikasi tujuan suatu proses)
b. Applicability/ Scope (Mengindentifikasi ruang lingkup
prosedur yang
digunakan)
c. Summary of Procedure (Rangkuman prosedur)
d. Definition (Pengertian dari beberapa isti’lah)
e. Personnel Qualification/Responsibilities
f. Procedure (langkah-langkah prosedur kerja)
g. Criteria, checklist, or other standard (Form yang
digunakan)
h. Quality Control (Menjelaskan langkah-langkah pengendalian
kerja)
2.1.8 Komponen Standard Operating Procedure (SOP)
Pada tiap SOP per halaman dibuat header yang terdiri dari
komponen-
komponen seperti yang ada pada tabel 2.1 contoh Headaer SOP
:
Tabel 2.1 Contoh header SOP
Logo Perusahaan (Nama Perusahaan)
Standard Operating
Procedure
No. Dokumen
Revisi
Judul Tanggal
Halaman
Sumber : Puji (2014)
Berikut ini merupakan penejalasan dari header SOP:
1) Logo Perusahaan : merupakan gambar dari logo perusahaan
2) Prosedur : merupakan tiper penulisan dokumen. Pada dokumen
SOP ditulis
Standard Operating Procedure
3) Judul : Merupakan identitas SOP yang dibuat. Misalnya diisi
“Prosedur
Penyimpanan Arsip”, berarti SOP tersebut berisi mengenai
penyimanan arsip.
-
4) Nomor dokumen : dalam pembutan SOP, akan dibutuhkan sistem
penomoran
sebagai nomor identitas dokumen dan untuk mengitegrasikan antar
SOP.
5) Revisi : Menjelaskan SOP ini sudah mengalami pembenahan yang
ke berapa
kali perbaikan.
6) Tanggal : merupakan tanggal SOP diberlakukan efektif kepada
unit terkait.
7) Halaman : menunjukan halaman ke beberapa dari total
keseluruhan halam SOP
tersebut. Misalnya 3 dari 28, berarti halaman ketiga dari total
28 halaman.
2.1.9 Buku pedoman standard operating procedure (SOP)
Buku pedoman untuk SOP, merupakan sebuah buku kecil yang
memuat
beberapa hal, diantaranya yaitu sebagai berikut; Menurut
Moekijat (2008)
1. Garis besar susunan organisasi pada suatu perusahaan
(tugas-tugas tiap jabatan
tanpa nama)
2. Metode atau sistem yang berhubungan dengan pekerjaan dalam
suatu
perusahaan.
3. Formulir- formulir yang dapat digunakan dalam pelaksanaan
SOP.
4. Tanggal dikeluarkannya dan penanggungjawab atas pengeluaranya
SOP
tersebut.
5. Instruksi atau panduan mengenai bagaimana menggunakan buku
pedoman
tersebut.
Buku manual pelaksanaan prosedur mempunyai keuntungan yang
sangat besar dalam
suatu organisasi, dimana buku pedoman tersebut dalam menjalankan
pegawai dalam
melaksanakan pekerjaan dan mengetahui batasan batasan dalam
melakukan pekerjaan.
Adapun keuntungan adanya buku pedoman perosedur menurut Moekijat
(2008) yaitu
sebagai berikut:
a. Menulis prosedur menghasilkan suatu sistem dapat kembali,
baik sistem dalam
perusahaan maupun sistem lainya yang menyangkut kegaitan
operasional
perusahaan.
-
b. Adanya buku pedoman prosedur dapat membantu dalam hal
pembagian
pekerjaan yang adil diantara para pegawai.
c. Buku pedoman prosedur yang ada dikantor dapat membantu
sekaligus
meringankan (membantu dan mempermudah) dalam proses
pengawasan
d. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai dalam
menyusun
pendisiplinan kerja dalam perusahaan.
Sedangkan kerugian adanya buku pedoman prosedur adalah sebagai
berikut
a. Adanya sebuah pencatatan dari sebuah aturan atau prosedur
yang berserakan
atau tercecer.
b. Isi pekerjaan suatu jabatan tidak selalu tetap atau
berubah-ubah.
c. Dalam proses menyiapkan suatu buku panduan memerlukan waktu
yang lama
sehingga menyebabkan kadarluarsa dan karyawan sering tidak
menghiraukan
adanya buku panduan dalam beekrja.
d. Adanya Buku pedoman prosedur dapat mematikan inisiatif atau
kretifitas suaut
pegawai untuk berkarya sendiri.
2.1.10 Tinjauan Formulir
Dalam zaman modern seperti ini, hamper semua instansi atau
kantor yang
menggunakan formulir (form) dalam melakukan kegiatan
transaksi
a. Pengertian Formulir
Menurut Sedarmayanti (2009:223) formulir sebagai sesuatu
bentuk
lembaran cetakan dengan kolom-kolom di dalamnya yang harus diisi
dengan
angka, jawaban, ataupun keterangan yang sesuai dengan pernyataan
ataupun
instruksi yang ada. Sedangkan menurut Laksmi dkk (2008:100)
formulir dapat
diartikan sebagai lembaran kertas/kartu lepas berukuran tertentu
yang telah
dipersiapkan sebelumnya secara tercetak dengan uraian-uraian,
kolo-kolom,
garis-garis, atau ruang-ruang untuk mengumpet, mencatat, atau
menyampaikan
informasi yang diperlukan. Menurut Tathgati (2014) formulir
merupakan alat
-
bantu berupa lembar yang digunakan dalam melaksanakan sebuah
proses atau
kegiattan dan mencatat hasilnya sesuai prosedur.
Jadi setalah menyimak pengertian formulir diatas, dapat
disimpulkan
bahwa formulir merupakan bentuk lembaran cetakan yang dipakai
untuk
menyampaikan informasi yang diperlukan sebagian besar pekerjaan
tata usaha
mempergunakan formulir sebagai alat dasar pekerjaan
administrative.
b. Tujuan dan Manfaat Formulir
Pembuatan dan penggunaan formulir yang sedemikian
banyanknya,
antara lain disebabkan oleh karena formulir sangat bermanfaat
bagi
pelaksanaan operasi kegiatan kantor. Adapun tujuan dan manfaat
digunakanya
seuatu formulir oleh setiap kantor menurut Sedarmayanti (2009)
adalah:
1) Untuk mengurangi kesibukan menyalin atau mengutip kembali
keterangan secara berulang-ulang. Hal ini penting untuk
tidak
menghambat waktu kerja, dan juga untuk menghindarkan
kelelahan
atau pembakuan kerja.
2) Untuk mengadakan suatu keseragaman atau pembakuan kerja.
3) Untuk mempermudah dalam proses mengklarifikasi data.
4) Untuk mempermudah tata kerja, prosedur kerja serta sistem
kerja.
5) Sebagai alat pemberian instruksi kerja.
6) Sebagai alat perencanaan, karena didalamnya terdapat data
kuantitat if
maupun kualitatif.
7) Sebagai alat untuk kegiatan pengawasan dan evaluasi.
Menurut Tathagati (2014) manfaat dari penggunaan formulir dalam
organisas i
adalah sebagai berikut :
1) Formulir yang telah ditanda tangan menunjukan siapa
penanggung
jawab terjadinya sebuah proses.
2) Merekam data proses sebagai bukti bahwa proses telah jadi
atau
dilaksanakan.
-
3) Mengurangi kemungkinan kesalahan dalam proses dengan
menyatakan
semua kejadian dalam bentuk tertulis dan dapat dijadikan alat
bukti
apabila ada kesalahan.
4) Menyampaikan informasi pokok secara tertulis dari satu
individu ke
individu lain, dari satu unit kerja ke unit kerja lain di
dalam
organisasi,atau dari organisasi ke pihak lain di luar
organisasi.
Penggunaan formulir dimaksudkan untuk peningkatan efesiensi
kerja
dari kantor yang bersangkutan. Oleh karena itu tepatlah apabila
dalam setiap
kantor, diusahakan adanya keberagaman dalam pembuatan,
penggunaan,
penyimpanan, dan pemeliharaan formulir.
c. Pedoman pembuatan
Semakin modern suatu kantor, maka semakin banyak diperlukan
penggunaan formulir dalam rangka pengoprasian operasi kegiatan.
Tetapi perlu
diperhatikan adanya keseragaman dalam bidang formulir ini.
Perlu
diperhatikan, bahwa efesien ketepatan tata kerja penggunaan
formulir
terhantung pula pada ketepatan cara pembuatan formulir
tersebut.
Menurut Sedarmayanti (2009) dalam rangka merancang (membuat
formulir), maka pedoman yang perlu diperhatikan antara lain
:
1) Tugas pokok organisasi
2) Pekerjaan dan keterangan yang diburuhkan untuk melakukan
tugas
termaksud.
3) Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat
dibuat
pengklarifikasian pekerjaan.
4) Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan
pekrejaan harus
dilakukan.
5) Frekuensi pekerjaan termaksud dilakukan, dan bagaimana
hubungan
kerja antar unit dalam rangka pelaksanaan tugas.
6) Dalam cara atau teknik pembuatanya harus diperhatikan hal-hal
sebagai
berikut:
-
o Gunakan kertas yang cukup kuat, tetapi tidak terlalu
tebal.
o Sebaiknya menggunakan huruf cetak, dengan menggunakan
kertas yang berwarna putih sehingga huruf dapat mudah
terbaca.
o Gunakan lembaran yang cukup luasnya sehingga masih dapat
memungkinkan dipakai untuk disposisi, instruksi, ataupun
catatan lainya.
o Pembuatan hendaknya menunjukan suatu gambaran yang
sistematis tentang keterangan yang ingin diperoleh.
o Ukuran harus disesuaikan dengan kebutuhan pengisian dan
penyimpanan.
o Apabila formulir nantinya akan dimasukan ke dalam komputer
atau mesin data processing, maka harus diperhatikan ukuran
dan
tebal tipisnya kertas serta hendaknya diusahakan pula bahwa
antar kolom memiliki space yang cukup sehingga memudahkan
proses berikutnya.
o Hendaknya digunakan kode tertentu yang sekaligus
menunjukan
tentang jumlah berapa lembar dan oleh siapakah formulir itu
dibuat.
d. Pengendalian Formulir
Pengendalian formulir adalah kegiatan yang dilakukan secara
teratur
dan terus menerus sehingga dapat bermanfaat seperti yang
diinginkan dalam
hal pengurusan informasi yang dimaksud. Menurut Sedarmayanti
(2009:226)
formulir digunakan untuk:
1) Mencagah jangan sampai ada formulir yang digunakan tidak
sebagaimana mestinya.
2) Mencegah jangan sampai ada formulir yang dirubah tanpa
persetujuan
sebalumnya.
3) Mencegah jangan sampai ada formulir yang beredar tanpa
sepengatahuan/persetujuan yang berwenang.
-
4) Agar pekerjaan rutin tidak dirubah tanpa rencana, sehingga
formulir
tidak dirubah secara mendadak.
Formulir adalah alat yang penting dalam melaksanakan pekerjaan
kantor pada
umumnya, dan pada khususnya dalam pengurusan informasi, maka
dalam merancang
formulir hendaknya dipertimbangkan mengenai bentuk, panjang atau
luasnya ruang
(kolom) yang akan diisi, serta besar kecilnya formulir.
2.1.11 Pengujian dan Review SOP
Untuk menghasilkan SOP yang segala aspek kebutuhan perusahaan
terpenuhi,
adapun langkah- langkah pengujian dan review dilakukan sebagai
berikut: Puji (2014)
1. Sebelum dilakukan pengujian, hasil penuisan SOP dikirimkan
kepada pihak
yang terlibat langsung dalam proses pembuatan, dengan tujuan
untuk
memperoleh kritikan dan masukan.
2. Selanjutnya dilakukan simulasi sejauh mana SOP yang telah
dibuat dapat
berjalan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dari simulasi
tersebut dapat
diketahui kelemahan pada SOP, sehingga nantinya akan ada
penyempurnaan
atau pembuatan kembali SOP.
3. Proses simulasi akan menghasilkan sesuatu yang nantinya akan
ditindaklanjut i
oleh tim pengembangan.
4. SOP yang telah dirumuskan, selain membekukan prosedur yang
telah berjalan,
dapat juga menyederhanakan prosedur yang sudah ada atau membuat
prosedur
baru yang lebih tepat, efektif dan efesien.
5. Pelaksanaan uji coba dalam praktik penyelenggaraan
prosedur-prosedur
perusahaan, sebenernya memiliki tujuan yaitu melihat sejauh mana
kesesuaian,
ketepatan, dan kemudahan SOP dalam menjalankanya.
6. Proses selanjutnya adalah review. Proses ini dilakukan untuk
mengevaluas i
hasil uji coba, sehingga akhirnya tim pengembangan SOP dapat
menghasilkan
SOP yang benar-benar Valid dan Reliable yang berarti SOP menjadi
instrument
-
yang dibutuhkan secara tepat oleh pengguna dalam penyelenggaraan
prosedur-
prosedur dalam organisasi.
2.2 Tinjauan Komunikasi
2.1.1 Pengertian Komunikasi
Menurut Widjaja (2000:66) komunikasi adalah suatu proses dimana
seseorang atau
beberapa orang, kelompok, organisasi, dan masyarakat
menciptakan, dan
menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang
lain. Tanpa
adanya komunikasi yang baik, maka informasi akan sulit untuk
diterima.
2.1.2 Tujuan Komunikasi
Adapun tujuan dari adanya komunikasi menurut Widjojo (2000:67)
yaitu:
1. Agar penerima pesan dapat menangkap makna maupun arti pesan
yang
terkandung dalam komunikasi yang kita sampaikan, sehingga
tercipta satu
tujuan.
2. Agar dapat memahami kemauan masyarakat, sehingga tujuan yang
diinginkan
bersama dapat terlaksana dengan baik.
3. Agar gagasan yang kita sampaikan dapat diterima orang lain.
Kita berusaha
supaya gagasan tersebut dapat diterima pihak lain dengan
pendekatan
persuasive, bukan merupakan bentuk pemakasaan.
4. Menggerakkan orang lain untuk melakukan sesuatu, menggerakan
sesuatu itu
dapat bermacam-macam, mungkin berupa kegiatan.
2.1.3 Fungsi Komunikasi
Komunikasi memiliki fungsi yang sangat membantu sekelompok
orang
maupun organisasi untuk memenuhi kebutuhan. Komunikasi berfungsi
secara
menyeluruh baik dalam lingkungan individu maupun sekelompok
organisasi. Adapun
fungsi komunikasi yang terdapat dalam buku Ilmu Komunikasi Suatu
Pengantar (2005
: 5) karya Deddy Mulyana yaitu:
http://infowuryantoro.blogspot.com/2012/03/pengertian-komunikasi-dan-definisi.html
-
1. Berfungsi sebagai kelangsungan hidup diri-sendiri untuk
menampilkan diri kita
sendiri pada kalangan masyarakat, untuk menjalin suatu hubungan
yang balik
pada kehidupan bermasyarakat.
2. Berfungsi sebagai kelangsungan hidup dalam kehidupan
bermasyarkat, hal ini
digunakan untuk memperbaiki hubungan social dalam kehidupan
bermasyarakat.
2.1.4 Pengertian Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya semua manusia membutuhkan komunikasi dalam
menyampaikan informasi, takterkecuali oleh suatu organisasi.
Selain pemaparan
pengertian organisasi secara umum, terdapat pengertian
komunikasi bisnis.
Komunikasi bisnis merupakan komunikasi yang digunakan untuk
dunia bisnis, yang
mencakup berbagai macam bentuk jenis komunikasi, baik komunikasi
verbal maupun
komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu Menurut
Purwanto (2006:4).
Sedangkan Komunikasi bisnis menurut Sri Haryani ( 2001: 65)
Komunikas i
bisnis merupakan suatu pertukaran ide-ide, opini, instruksi,
informasi, atau yang
sejenisnya yang dapat di kemukakan baik dengan cara personal
atau dengan cara non-
personal dengan menggunakan symbol atau tanda unutk dapat
mencapai suatu tujuan
perusahaan
Menurut pendapat para ahli diatas, dapat ditarik kesimpulan
bahwa yang
dimaksud dengan komunikasi bisnis yaitu pertukaran pendapat,
informasi, gagasan,
instruksi yang memiliki tujuan tertentu, disajikan secara
personal atau impersona l
melalui simbol – simbol, sinyal maupun tindakan.
2.1.5 Fungsi dan Tujuan Komunikasi Bisnis
-
Selain mengemukakan pengertian dari komunikasi bisnis, Djoko
Purwanto juga
mengemukakan bahwa Komunikasi bisnis memiliki fungsi khusus,
yaitu fungs i
komunikasi bisnis terdiri dari fungsi informative, regulatory,
persuasive, integrative :
1. Informative
Fungsi informative dalam kegiatan komunikasi bisnis ini
diperlukan oleh
seorang karyawan maupun manajer untuk dapat menyelesaikan
tugas-tugasnya
secara efisien. Pada prinsipnya, informasi yang dibutuhkan
mengenai :
a. Hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan, yaitu: prosedur
yang
berlaku, prosedur serta tujuan suatu perusahaan yang harus
dicapai.
b. Keberhasilan yang dapat dicapai oleh perusahaan.
2. Regulatory
Komunikasi dalam bisnis juga berfungsi sebagai pengatur dan
pengendali suatu
perusahaan. Adapun bentuk dari fungsi ini adalah sebuah perintah
maupun
laporan.
3. Persuasive
Fungsi ini tercermin pada antar karyawan dalam perusahaan, dalam
hal ini
pengirim pesan berharap agar penerima pesan dapat menerima ide,
gagasan
atau maksud yang terkandung dalam komunikasi tersebut.
4. Integrative
Komunikasi dalam bisnis atau organisasi juga berfungsi sebagai
integrat if,
yakni untuk membuat organisasi atau perusahaan tersebut dapat
beroperasi
secara utuh dan terpadu. Dalam hal ini, termasuk fungsi
penjadwalan aktivita s
dan koordinasi, penetapan saluran informasi dan otoritas, serta
untuk menarik
dan melatih karyawan.
Terlepas dari Fungsi komunikasi bisnis, terdapat tujuan dalam
menjalankan
komunikasi bisnis, Berikut ini adalah beberapa tujuan komunikasi
bisnis yakni :
1. Meningkatkan goodwill (nama baik) perusahaan
2. Meningkatkan hubungan baik perusahaan dengan masyarakat
-
3. Meningkatkan fungsi kepemimpinan dalam perusahaan
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa fungsi komunikasi
bisnis
dalam suatu organisasi digunakan untuk menunjang tercapainya
suatu tujuan organisas i
yang telah disusun secara matang, karena tanpa adanya komunikasi
yang baik, maka
tujuan komunikasi akan sulit tercapai. Selain itu tujuan dari
adanya komunikasi bisnis
yaitu agar menyelaraskan hubungan baik dengan berbagai pihak
maupun organisas i
dalam masyarakat.
2.1.6 Bentuk-bentuk Komunikasi Bisnis
Pada umumnya terdapat dua bentuk komunikasi bisnis yang sering
digunakan
pada suatu perusahaan tertentu, diantaranya yaitu (Djoko
Purwanto 2011) :
1. Komunikasi Verbal (Verbal Communications)
Komunikasi verbal adalah bentuk komunikasi yang disampaikan
kepada pihak
penerima pesan melalui tulisan (written) maupun lisan (oral).
Contoh dalam hal ini
antara lain penyampaian pesan melalui surat, memo, E-mail, rapat
pimpinan, briefing
kepada karyawan,dll. Penyampaian pesan lewat tulisan maupun
lisan memiliki suatu
harapan bahwa penerima pesan akan dapat membaca atau mendengar
apa yang akan
dikatakan oleh pengirim pesan.
2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi Nonverbal adalah bentuk komunikasi yang dalam
penyampaianya
menggunakan kata-kata, gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat
(body language)
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain.
2.1.7 Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis dapat disampaikan melalui berbagai jenis
bentuk, seperti
surat, memo dan laporan. Salah satu kebaikan dari komunikasi
tertulis (written
communications) adalah penulis mempunyai kesempatan untuk
merencanakan dan
mengendalikan pesan-pesan mereka. Suatu format tulisan
diperlukan jika informas i
-
yang disampaikan kompleks, dibutuhkan catatan permanen untuk
referesi dimasa yang
akan datang, dan jumlah audience besar dan menyebar (Purwanto
2011 : 156)
Sedangkan menurut Fariyanto (2015:73) Komunikasi tertulis adalah
komunikasi yang
dilakukan melalui tulisan seperti yang dilakukan dalam surat
menyuratmelalui pos,
telegram, telefax, fax, e-mail dan sebagainya. Dalam dunia
bisnis dapat dijumpa i
berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya :
1. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang
menunggak
pembayaranya.
2. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada
pihak lain
3. Membuat dan memngirim surat konfirmasi barang kepada
penlanggan.
4. Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada
pihak lain.
Komunikasi tulisan adalah suatu proses penyampaian pesan
komunikas i
dengan menggunakan kata-kata dalam bentuk tulisan. Melalui
komunikasi tulisan,
diharapkan orang akan memahamai apa yang disampaikan penulis.
Penyampaian suatu
pesan lewat tulisan tertentu memiliki suatu harapan bahwa
seseorang akan dappat
menggunkan tulisan dan ucapan (lisan), sedangkan untuk menerima
pesan-pesan
seseorang dapat menggunakan pndengaran dan bacaan.
Komunikasi tertulis dapat dipilih jika sebagai berikut :
a. pesan atau subjek yang ingin disampaikan cukup banyak dan
kompleks,
memerlukan penjelasan yang panjang lebar, memerlukan visualisasi
pesan
dalam bentuk angka-angka, grafik, gambar dan statistic.
b. Tidak dibutuhkan tanggapan cepat dari penerima pesan.
Syarat-syarat untuk berkomunikasi tertulis secara efektif adalah
sebagai berikut :
1. Menciptakan suasana yang menyenangkan
2. Menggunakan Bahasa yang mudah ditangkap dan dimengerti
3. Pesan yang disampaikan dapat menggugah perhatian atau minat
dari pihak
komunikan
4. Pesan dapat menggugah kepentingan dipihak komunikan yang
dapat
menguntungkan
-
5. Pesan dapat menumbuhkan suatu penghargaan atau reward di
pihak
komunikan.
Berbicara tenang minat di pihak komunikan dapat dikemukakan
bahwa minat akan
timbul jika ada uncur-unsur sebagai berikut:
1. Tersedianya suatu hal yang menarik minat
2. Terdapat kontras, yaitu perbedaan antara hal yang satu
denganyang lainya,
sehingga apa yang menonjol itu menumbuhkan perhatian.
3. Terdapat harapan untuk mendapat keuntungan atau mungkin
gangguan dari hal
yang dimaksudkan.
2.1.8 Kelebihan komunikasi tertulis
Menurut Subana (200:75 ) dalam Feriyanto (2015: 75) dalam
komunikas i
tulisan kita mempunyai cukup waktu untuk merumuskan dan
merancang pesan yang
disampaikan. Pengertian komunikasi tertulis adalah suatu proses
penyampaian pesan
komunikasi dengan menggunakan kata-kata dalam tulisan.
Sedangkan menurut Bowee dan Thill (1989) dalam Feriyanto
(2015:74) Komunikas i
dilakukan baik antara individu dan bagian dalam struktur
organisasi perusahaan
maupun dengan pihak ketiga. Dalam penyampaian pesan secara
tertulis, mempunya i
keuntungan yang sangat besar antara lain yaitu :
a. Adanya kesempatan untuk mengontrol pesan
b. Isi pesan yang disampaikan dapat memuat informasi yang sangat
kompleks dan
memerlukan uraian yang sangat detail.
c. Pesan yang terkandung dapat didokumentasikan, sehingga dapat
dimanfaatkan
untuk rujukan pada masa mendatang.
d. Pesan dapat disebarkan secara luas, ketika khalayak yang
ingin dijangkau
sangat besar dan terpisah secara geografis.
2.1.9 Hambatan-hambatan komunikasi tertulis
-
Masih menurut Feriyanto (2011:80) dalma komukasi tertulis
ditemukan
beberpa masalah, diantaranya yaitu sebagai berikut:
1. hambatan Umum
Hmbatan dari sender atau pengirim pesan, hal ini dapat
dipengaruhi
oleh perasaan atau situasi emosional
Hambatan dalam penyandian/simbol penyebabnya karena bahasa
yang
digunakan tidak jelas sehingga mempunyai arti ambigu atau lebih
dari
satu arti, simbol yang digunakan antara pengirim dan penerima
tidak
sama. Penyebab lain adalah Bahasa yang terlalu rumit.
Hambatan Media adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan
media komunikasi.
Hambatan dalam Bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam
menafsirkan
sandi oleh penerima pesan.
Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada
saat
menerima/mendengarkan pesan, sikap pransangka tanggapan yang
keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.
Hambatan dalam memberikan umpan balik feedback . Umpan balik
yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya suatu pesan
akan
tetapi memberikan interpretative, tidak tepat akturat atau tidak
jelas dan
sebagainya.
2. Hambatan Fisik
Hambatan fisik dapat mengganggu komunikais tertulis yang
efektif, misalnya
gangguan kesehatan,gangguan alat komunikasi dan sebagainya.
3. Hambatan semantic
Hambatan semantic adalah hambatan pada penggunaan kata-kata
yang
dipergunakan dalam komunikasi kadang-kadang mempunyai arti
mendua yang
berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan
dan penerima
pesan.
4. Hambatan Psikologis
-
Hambatan psikologis kadang-kadang mengganggu komuniasi, misalnya
yaitu
perbedaan nilai-nilai dan harapan yang berbeda antara pengirim
dan penerima
pesan.
2.1.10 Pengertian Konfirmasi
Menurut Kamus istilah ekonomi popular M Ralonas (2012: 150 )
pengetian dari
Konfirmasi (Confirmation) adalah sebagai berikut:
1. Suatu bentuk komunikasi tertulis kepada pihak lain/pihak luar
perusahaan atau
mitra yang menjelaskan hal-hal yang relevan secara terperinci
mengena i
transaksi yang telah disepakai atau disetujui dalam pembicaraan
melalui
telepon atau telefax.
2. Adalah suatu fungsi audit, dalam hal ini bank meminta nasaha
untuk memerik sa
kebenaran akun guna untuk mendtiteksi apabila tejadi kesalahan.
Konfirmas i
positif adalah permintaan kesejumlah nasabah untuk memeriksa
semua jumlah
apakah sudah benar atau sesuai. Sedangkan konfirmasi negatif
merupakan
permintaan untuk memberi jawaban atas saldo yang harus dicocokan
apabila
hanya terdapat kekelruan atau perbedaan (tidak sesuai)
Tujuan konfirmasi adalah untuk memverifikasi setiap transaksi
dengan pihak luar
(counter party) yang harus sesuai dengan syarat yang telah
ditetapkan sebelumnya
2.3 Tinjauan Transaksi
2.3.1 Pengertian Transaksi
Menurut Yulianto (2008:236) Transaksi merupakan suatu kegiatan
yang
diakukan seseorang yang menimbulkan perubahan terhadap harta
atau keuangan yang
dimiliki baik itu bertambah ataupun berkurang. Misalnya menjual
harta, membeli
barang, membayar hutang, serta membayar berbagai macam biaya
untuk memenuhi
kebutuhan hidup. Dalam transaksi terdapat administrasi
transaksi. Adapun yang
dimaksud dengan administrasi disini adalah kegiatan yang
digunakan untuk mencatat
-
suatu perubahan keuangan seseorang atau oraganisasi yang
dilakukan dengan metode-
metode tertentu secara teliti dan jelas.
2.3.2 Jenis-jenis Transaksi
Setelah kita memahami tentang pengertian transaksi baik itu
transaksi keuangan
ataupun transaksi bisnis. Kini kita akan membahas tentang
jenis-jenis transaksi yang
ada pada kehidupan sehari-hari. Menurut Sugiarto (2002 ) Dalam
kehidupan sehari-
hari transaksi yang dilakuakan suatau perusahaan dibagi menjadi
2 (dua) jenis, yakni:
1. Transaksi internal
Transaksi internal adalah transaksi yang yang hanya dilakukan
oleh personalia
yang berada dalam suatu perusahaan. Transaksi internal lebih
menekankan
mengenai persoalan atau problem dalam suatu perusahaan itu
sendiri. seperti
halnya masalah mengenai keuangan.
Transaksi internal juga bisa dikatakan sebagai bukti pencatatan
atau bukti
tertulis mengenai kegiatan-kegiatan khususnya keuangan dalam
suatu
perusahaan. Karena hanya perusahaan tersebut yang hanya
mengetahui alur
keuangan tersebut.
2. Transaksi eksternal
Transaksi eksternal adalah transaksi yang melibatkan pihak luar
perusahaan
dalam kegiatan operasional perusahaan. Transaksi eksternal dapat
dikatakan
sebagai bentuk kerjasama suatu perusahaan dalam menjalankan
transaksi dan
sebagai bukti pencatatan maupun bukti kegiatan berhubungan baik
dengan
pihak luar perusahaan.. contoh transaksi eksternal dalalm hal
ini adalah :
transaksi pembelian, penempatan dana, pembayaran hutang maupun
piutang
dll.
2.3.3 Bukti Transaksi
Bukti transaksi adalah sebuah bukti yang tertulis pada setiap
kegiatan transaksi yang
terjadi pada suatu perusahaan. Manfaat dari bukti transaksi itu
sendiri adalah sebagai
-
bukti tertulis atas transaksi yang telah dilakukan yang
bertujuan untuk menghindar i
terjadinya permasalahan atau sengketa kelak. Menurut Sariono
Endro (2007) bukti
transaksi memiliki 2 jenis, yaitu:
1. Bukti transaksi internal
Bukti transaksi internal adalah bukti yang berasal dari kegiatan
transaksi dalam suatu
perusahaan itu sendiri. Bukti ini digunakan untuk
2. Bukti transaksi eksternal
Bukti transaksi eksternal adalah bukti pencatatan dari kegiatan
transaksi dalam suatu
organisasi dengan perusahaan atau pihak luar. Berikut merupakan
bukti eksternal,
yaitu:
a. Faktur
Faktur merupakan sebuah bukti transaksi yang dibuat oleh pihak
luar atau
penjual untuk disampaikan kepada pihak pembeli mengenai hasil
perhitungan dalam
proses penjualan suatu barang yang dilakukan secara kredit.
Faktur dibuat rangkap dua,
yaitu faktur aseli dan faktur fotokopi. Faktur aseli untuk pihak
pembeli yang digunakan
sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit. Sedangkan
faktur kopiannya untuk
pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara
kredit.
b. Kuitansi (official receipt)
Kuitansi merupakan sebuah bukti transaksi tentang penerimaan
uang atas
pembayaran suatu barang ataupun yang lainnya. Kuitansi dibuat
dan ditanda tangani
oleh kedua pihak baik pihak yang menerima uang atapun juga pihak
yang telah
melakukan pembayaran.
c. Nota debet (debit memo)
Nota debet adalah sebuah bukti transaksi mengenai perhitungan
atau
pemberitahuan yang berasal dari sebuah perusahaan atau suatu
badan usaha kepada
konsumennya. Nota debet memberitahukan kepada konsumen bahwa
akunnya telah
didebet dengan jumlah tertentu.
d. Nota kredit
-
Nota kredit adalah sebuah bukti transaksi tentang pemberitahuan
atau
perhitungan yang dikirim oleh sebuah perusahaan atau badan usaha
kepada
pelanggannya. Nota kredit diberikan kepada pelanggan agar tahu
bahwa akunnya telah
dikredit dengan jumlah tertentu.
e. Cek (cheque)
Cek merupakan bukti transaksi yang terbentuk dalam sebuah surat
perintah
kepada suatu bank untuk membayar sejumlah uang dari seorang
nasabah sesuai dengan
isi cek tersebut. Cek ditandatangani oleh pihak yang menjadi
nasabah, dan nasabah
tersebut mempunyai simpanan atau tabungan pada bank tersebut
dalam bentuk giro.
f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah sebuah bukti transaksi yang terbentuk dalam
sebuah surat
perintah dari nasabah kepada pihak bank agar memindahbukukan
sejumlah uang dari
rekeningnya ke rekening penerima.
g. Rekening Koran
Rekening koran yaitu sebuah bukti transakasi tentang mutasi kas
pada bank
yang disusun oleh pihak bank untuk para nasabahnya. Rekening
koran digunakan
sebagai dasar penyesuaian kegiatan pencatatan antara saldo kas
pada perusahaan, dan
juga saldo kas pada bank.
h. Bukti setoran bank
Bukti setoran bank adalah bukti transaksi oleh setiap nasabah
pada saat
melakukan setoran kepada bank. Sebelum melakukan transaksi
penyetoran pada bank,
terlebih dahulu asabah harus mengisi slip setoran yang telah
disediakan oleh bank.
i. Bukti memorandum
Bukti memorandum adalah suatu bukti transaksi yang dikeluarkan
oleh
pimpinan suatu perusahaan ataupun pihak tertentu yang memiliki
wewenang. Bukti
memorandum digunakan untuk menjelaskan kejadian-kejadian yang
berlangsung
didalam internal perusahaan tersebut. Bukti memorandum ini
biasanya terjadi pada
akhir periode kegiatan pada suatu perusahaan, seperti halnya
memo untuk mencatat
gaji para pegawai yang masih belum dibayar.
-
j. Surat konfirmasi (Confirmation letter)
surat yang berisi tentang penjelasan yang lebih berfugnsi
sebagai
pemberitahuan , penegasan atau usaha untuk meyakinkan atau usaha
untuk meyakinkan
seseorang atau suatu lembaga maupun organisasi atas sesuatu.
Dalam menulis surat konfirmasi pada paragraf awal menjelaskan
tentang latar belakang
perlunya dibuatkan surat konfirmasi. Selanjutnya paragrap kedus
dijelaskan mengena i
rinci tantang apa yang akan dikonfirmasikan. Terkhir ada
paragrap skhir atau penutup
perlu adanya penjelasan untuk suatu penghargaan, misalnya ucapan
terimakasih.
2.4 BANK
2.4.1 Pengertian Bank
Pengertian Bank Menurut Mulyana (2011:76) adalah Lembaga
keuangan
(financial institution) adalah bedan usaha yang bergerak dalam
pembiayaan keuangan
atau lembaga yang modalnya berbentuk uang (financial assets).
Uang sebagai modal
utama lembaga keuangan ini ditawarkan kepada nasabah dalam
bentuk produk
lembaga keuangan, misalnya pinjaman midal, obligasi, dan
sebagainya.
Bank adalah lembaga keuangan yang dalam menjalankan kegiatanya
mencangkup
sebagai berikut:
1. Menghimpun dana (funding) yang berasal dari masyarakat dalam
bentuk
simpanan, bank sebagai tempat penyimpanan uang atau tempat
berinvestas i
untuk masyarakat. Untuk memenuhi tujuan tersebut, bank
menyediakan sarana
yang disebut dengan simpanan yang bertujuan untuk mengamankan
simpanan
tersebut. Jenis simpanan yang ditawarkan sangat bervariasi
bergantung pada
bank yang bersangkutan. Pada dasarnya, jenis simpanan yang ada
di bank
terdiri atas simpanan giro (demand deposito), simpanan tabungan
(saving
deposito) dan simpanan deposito (time deposit)
2. Menyalurkan dana (lending) ke masyarakat, yaitu memberikan
pinjaman
(kredit) kepada masyarakat yang membutuhkan. Jenis kredit yang
biasa
-
diberikan oleh hampir semua bank seperti kredit modal kerja,
atau kredit
perdagangan yang bermanfaat bagi masyarakat itu sendiri.
3. Memberikan jasa-jasa lainya (services) , seperti mengirim
uang (transfer),
penagihan surat-surat berharga dari dalam kota dan dalam negeri
(Clearing),
penagihan surat-surat berharga yang berasal dari luar kota dan
luar negeri
(clearing) dan berbagai jasa lainya.
2.4.2 Fungsi perbankan
Bank sangat penting bagi pertumbuhan ekonomi satu Negara karena
memberikan
peminjaman modal bagi para pengusaha, fungsi bank secara detail
adalah sebagai
berikut:
1. Sebagai modal investasi, artinya dapat dijadikan sebagai
salah satu model
berinvestasi, sekalipun pada umumnya merupakan jenis investasi
jangka
pendek maupun jangka panjang.
2. Sebagai cara melindungi nilai, artinya dapat berfungsi
sebagai salah satu cara
untuk menghilangkan risko disebut juga risk management.
3. Informasi berharga, artinya dapat berfungsi sebagai sarana
untuk memberikan
informasi mengenai harga barang komoditas tertentu pada kemudian
hari
(price discovery).
4. Fungsi Spekulatif, artinya dapat memberikan kesempatan
spekulasi terhadap
perubahan nilai pasar.
2.4.3 Deposito
Menurut Adler (2010:62) Deposito adalah produk bank yang
dikerluarkan
untuk menarik dana dari publik. Tingkat bunga yang diperoleh
investor tergantung
tingkat bunga yang ditawarkan bank tersebut.
-
(Menurut Supartji 200:58) jenis-jenis deposito adalah sebagai
berikut:
a. Time deposit
Adalah deposito berjangka yang telah terikat oleh waktu yang
telah ditentukan.
Apabila waktu yang tersebut telah habis, maka deposan dapat
menarik
simpanan deposito berjangka dari bank, atau memperpanjang
simpanan
tersebut dengan jangka waktu yang diinginkan atau automatic roll
over (ARO),
yaitu melakukan perpanjangan secara otomatis, apabila pada saat
tanggal jatuh
tempo tidak ada pencairan dana dari si pemilik deposito.
b. Deposito On Call
Adalah simpanan uang yang bersidat tetap dari bank selama bulan
dibutuhkan
oleh penyimpannya. Apabila si penyimpan membutuhkan uang
simpananya,
maka terlebih dahulu perlu meberitahukannya kepada bank,
tergantung pada
perjanjian antara penyimpan dengan bank.
c. Demand Deposit
Adalah jenis deposito dimana penyimpan dapat menarik atau
menyetor uang
pada setiap saat.
2.5 Program Kemitraan
Program kemitraan adalah program yang dipersiapkan untuk
meningkatkan
kemampuan pada usaha kecil agar dapat mandiri dan tangguh
melalui pemanfaatan dan
bagian laba BUMN (Hafsah, 2013:43)
Hafsah (2013:43) mengemukakan, “kemitraan adalah suatu strategi
bisnis yang
dilakukan oleh dua pihak atau lebih dalam jangka waktu tertentu
untuk meraih
keuntungan bersama dengan prinsip saling membutuhkan saling
membesarkan”.
kemitraan merupakan suatu hubungan kerjasama usaha pada pihak
yang strategis,
berdasar prinsip pada saling membutuhkan, saling mendukung, dan
saling
menguntungkan dan diseretai dengan pembinaan dan pengembangan
UKM oleh usaha
besar (Rachmat (2013:40)).
-
Berikut merupakan tujuan kemitraan menurut Rachmat (2013:45)
yaitu sebagai
berikut:
1. Memberikan peningkatan terhadao pendapatan usaha kecil dan
masyarakat.
2. Memberikan peningkatan atas perbolehan nilai tambah bagi
pelaku kemitraan.
3. Memberikan peniingkatan terkait pemeran dan pemberdayaan
masyarakat.
4. Meningkatkan pertumbuhan ekonomi pedesaaan, wilayah dan
nasional.
5. Untuk memperluas kesempatan kerja
6. Untuk meningkatkan ketahanan ekonomi nasional.
Rachmat (2013:51) berpendapat bahwa program kemitraan adalah
suatu wadah
untuk mengembangkan UKM disebabkan program ini dapat menjawab
dan mengatas i
kelemahan-kelemahan yang selama ini terjadi pada UKM di
Indonesia menginga t
mekanisme dan struktur berdasarkan KEP-2361MBU/2003 yang
merupakan peraturan
yang keluar dikarenakan peraturan sebelumnya belum dapat
tercapai. Maka, unit
program kemitraan sekurang-kurangnya melakukan fungsi pembinaan,
evaluas i,
penyaluran, penagihan , pelatihan, monitoring, promosi, fungsi
administrasi dan
keuangan. Unit kemitraan di kantor pusat dibentuk dengan
memperhatikan kondisi
perusahaan. Sedangkan bentuk pelaksanaan di kantor cabang atau
perwakilan
disesuaikan dengan kebutuhan
-