BAB II LANDASAN TEORI - repository.bsi.ac.id · 5. Surat tugas dari perusahaan yang menginformasikan tujuan pimpinan atau surat dari sponsor yang mengundang pihak perusahaan tersebut

7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Administrasi

2.1.1. Pengertian Administrasi

Menurut Sondang dalam (Wijaya & Irawan, 2018) mendefinisikan bahwa

“Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau

lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah

ditetapkan sebelumnya”.

Menurut George R. Terry dalam (Suyetty, Mulyani, & Endang, 2017) “

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan

perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan

yang telah ditetapkan".

Menurut The Liang Gie dalam (Hamali & Budihastuti, 2019) menyatakan

sebagai berikut “Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap

pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai

tujuan tertentu”.

Sehingga dapat disimpulkan dari pengertian diatas bahwa administrasi adalah

merupakan suatu proses kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang untuk

mencapai tujuan bersama.

2.1.2. Fungsi Administrasi

Menurut Quible dalam (Saggaf, Salam, Kahar, & Akib, 2014) terdapat lima

jenis fungsi pendukung administrasi dalam perkantoran, yakni sebagai berikut:

8

1. Fungsi rutin

Fungsi administrasi jika dalam perkantoran yang membutuhkan pemikiran

minimal seperti pencatatan, pendokumentasian, pengarsipan, dan lain-lain.

2. Fungsi teknis

Fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan

perkantoran yang memadai seperti familieritas dengan beberapa software.

Pelayanan administrasi berkenaan dengan pemanfaatan teknologi yang

terintegrasi.

3. Fungsi analisis

Fungsi yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif, disertai kemampuan untuk

mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan maupun

membuat keputusan.

4. Fungsi interpersonal

Fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan

keputusan, serta keterampilan berhubungan dengan orang lain, seperti

mengkoordinasikan tim.

5. Fungsi manajerial

Fungsi manajerial dalam organisasi berkaitan antara lain dengan pelaksanaan

sistem dan prosedur administrasi suatu organisasi.

2.1.3. Unsur-unsur Administrasi

Faktor penyebab terjadinya administrasi yaitu mengandung empat pokok

pikiran yakni sekelompok orang, usaha kerja sama, proses penataan atau

penyelenggaraan dan tujuan tertentu. Adapun tentang unsur-unsur administrasi itu

dapat diikuti penjelasannya yang berikut (Gaol, 2015):

9

1. Organisasi

Unsur pertama dari administrasi yang merupakan wadah di mana kegiatan-

kegiatan administrasi dijalankan. Dalam organisasi dikelompokkan orang-orang,

tugas-tugas, wewenang, dan tanggung jawab serta hubungan di antara para pekerja

atau unit-unit tugas. Organisasi juga sebagai salah satu unsur administrasi yang

menunjukkan adanya suatu proses penataan, pengaturan, penyusunan, pembagian

kerja dari usaha kerja sama. Pengertian ini lebih tepat dinamakan pengorganisasian

(organizing).

2. Manajemen

Unsur kedua administrasi ini mempunyai pengertian sebagai aktivitas

menggerakkan segenap orang dan mengarahkan semua fasilitas yang dipunyai oleh

sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

3. Komunikasi

Unsur ketiga adalah komunikasi. Proses tentang penyampaian berita dari sumber

berita ke suatu tujuan tertentu. Komunikasi administrasi ialah suatu proses

penyampaian berita dari sumber berita ke penerima berita yang terjadi dalam suatu

organisasi tertentu dan dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut.

4. Kepegawaian

Unsur keempat dari adminstrasi. Merupakan suatu kegiatan yang mengurus tenaga

kerja tertentu. Perinciannya meliputi sejak penerimaan, kemudian diikuti dengan

penempatan, pembimbingan, peningkatan sampai dengan pemberhentian.

Perincian kegaiatan dari menerima ingga memberhentikan dinamakan administrasi

kepegawaian.

10

5. Keuangan

Unsur kelima dari administrasi adalah keuangan. Penataan, pengaturan atau

pengelolaan yang mulai dari saat menentukan dari mana sumber biaya atau uang

didapat, kemudian cara menggunakan uang jika sudah didapat, dan cara

mempertanggungjawabkan secara sah dan efisien dapat dinamakan administrasi

keuangan. Secara sah itu berarti bahwa kegiatannya sesuai dan mengikuti

peraturan yang ada dan berlaku, adapun efisien berarti kegiatan-kegiatannya

dilakukan dengan perhitungan yang teliti sehingga apa yang dikorbankan dan apa

yang diperoleh merupakan imbangan yang wajar dan terbaik.

6. Perbekalan

Perbekalan merupakan unsur keenam dalam administrasi adakalanya disebut

materil, perlengkapan, logistik, peralatan, dan lain-lain nama. Suatu proses yang

mengurus barang-barang perbekalan dan mulai dari saat menentukan pemikiran

berapa besar dan banyaknya barang-barang yang dibutuhkan mengadakan atau

menyediakan barang tersebut di tempat, kemudian pemakaian, pemeliharaan dan

sampai dengan penyingkirannya dinamakan administrasi perbekalan.

7. Tata usaha

Unsur ketujuh dari administrasi adalah kegiatan yang bersasaran bahan-bahan

keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Penataan bahan keterangan mulai dari

saat menghimpun, mencatat bahan-bahan keterangan sampai dengan mengolah,

menggadakan, mengirim, dan menyimpan bahan-bahan keterangan tersebut

dinamakan tata usaha. Keenam aktivitas tersebut dapat berdiri sendiri dan tidak

merupakan urutan waktu.

11

8. Perwakilan atau hubungan masyarakat

Unsur terakhir ini merupakan suatu aktivitas yang berusaha untuk menjaga

hubungan hubungan baik atau jalinan baik antara organisasi yang satu dengan

organisasi yang lain.

2.1.4. Ciri-Ciri Administrasi

Ada beberapa ciri pokok administrasi yang harus diketahui. Ciri-ciri pokok

menurut (Pratama, 2019) tersebut dapat dilihat sebagai berikut:

1. Terdiri dari sekelompok orang

Ciri pokok ini berarti kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi apabila kegiatan

dilakukan oleh lebih dari satu orang.

2. Kerja sama

Arti ciri pokok ini adalah suatu kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi

apabila dalam kegaiatan ini ada dua orang atau lebih yang bekerja sama.

3. Pembagian tugas

Berarti suatu kegiatan administrasi yang tidak sekedar kegiatan kerja sama. namun,

harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.

4. Administrasi berupa kegiatan yang runut dalam suatu proses

Arti ciri ini yakni suatu kegiatan administrasi yang berlangsung dalam tahapan-

tahapan tertentu secara berkesinambungan.

5. Tujuan

Tujuan artinya segala sesuatu yang telah direncanakan dan dijalankan, sehingga

dapat terlaksana perencanaan tersebut. Karakteristik pokoknya yaitu dengan

melakukan kegiatan kerja sama, maka sesuatu yang diingikan akan tercapai.

12

2.2. Perjalanan Dinas

2.2.1. Pengertian Perjalanan Dinas

Menurut (Wati & Selfiana, 2016) menyimpulkan bahwa “Perjalanan dinas

adalah kegiatan dinas yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan yang bertujuan untuk

melakukan transaksi bisnis, yaitu meninjau perusahaan di luar kota, bernegosiasi

dengan klien, membuka pasar baru, atau untuk menghadiri seminar dan konferensi”.

Menurut (Lestari & Purnama Dewi, 2016) menyimpulkan bahwa “Perjalanan

dinas adalah sebuah kegiatan perjalanan yang dilakukan untuk mewakili sebuah

lembaga atau perusahaan, dengan maksud dan tujuan tertentu, yang dibiayai oleh

lembaga atau perusahaan”.

Sehingga dari pendapat tersebut diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa

perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh karyawan atau pimpinan suatu

lembaga atau perusahaan yang berhubungan dengan keperluan dinas, perjalanan dinas

meliputi perjalanan dinas dalam kota dan luar kota, maupun perjalanan dinas luar

negeri yang biayanya ditanggung oleh perusahaan dan dilakukan lebih dari satu hari.

2.2.2. Macam-macam Perjalanan Dinas

Menurut (Rachmawati, Retnasari, & Sunarto, 2018) perjalanan dinas pimpinan

dapat diklasifikasikan sebagai berikut:

1. Tujuan

Klasifikasi tujuan dibedakan menjadi perjalanan dinas pimpinan untuk

pelaksanaan pengawasan di kantor cabang atau perusahaan cabang, seminar,

diklat, tender, janji temu, pertemuan atau rapat, penjajakan kerjasama, menghadiri

13

acara seremonial ataupun kegiatan sosial.

2. Sarana transportasi

Dapat dibedakan menjadi perjalanan dinas melewati darat, udara dan laut.

3. Waktu

Lamanya waktu dibedakan menjadi perjalanan dinas dalam 1 hari dan perjalanan

dinas lebih dari 1(satu ) hari.

4. Wilayah

Wilayah negara tujuan dibedakan menjadi perjalanan dinas dalam negeri dan luar

negeri.

2.2.3. Membuat Perencanaan Perjalanan Dinas

Perencanaan perjalanan dinas memuat agenda perjalanan yang akan dilakukan

oleh pimpinan, meliputi semua jenis perjalanan, baik perjalanan antar kota dalam satu

provinsi, sampai dengan perjalanan ke luar negeri. Dalam menyusun rencana

perjalanan, sekretaris mengatur supaya pimpinan merasa nyaman dalam

perjalanannya.

Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menyusun perencanaan

perjalanan dinas pimpinan (Sedianingsih, Soetanto, & Mustika, 2017) adalah:

1. Perencanaan Transportasi

Menurut wursanto dalam (Sedianingsih et al., 2017) yang perlu diperhatikan dalam

penyusunan rencana transportasi, yaitu:

a. Prinsip efisiensi dan efektifivitas, penentuan jenis transportasi yang akan

digunakan oleh pimpinan harus didasarkan pada prinsip efisien dan efektif.

b. Transportasi, meliptui transportasi kebernagkatan, transportasi

14

kepulangan, transportasi lokal selama menjalankan tugas kedinasan.

c. Menentukan beberapa alternative tranasportasi

d. Sekretaris harus mengetahui secara pasti tempat tujuan perjalanan dinas.

e. Lama perjalanan dinas. Untuk perjalanan dinas yang cukup lama akan

efektif jika menggunakan kendaraan pribadi, jasa biro perjalanan, dengan

kereta api, dan sebagainya.

f. Untuk menyusun rencana transportasi, sebaiknya sekretaris memiliki daftar

lengkap antara lain tentang:

1) Nama agen biro perjalanan.

2) Nama maskapai atau agen maskapai penerbangan.

3) Daftar perjalanan kereta api

4) Nama bandara di Indonesia atau luar negeri.

2. Perencanaan Akomodasi

Perencanaan yang berhubungan dengan tempat penginapan selama pimpinan

menjalankan perjalanan dinas. Sekretaris perlu mengetahui hal-hal sebagai berikut:

a. Tempat tujuan perjalanan dinas

Hal ini penting untuk menghubungi hotel yang akan digunakan oleh

pimpinan untuk menginap.

b. Lama tugas perjalanan dinas

Untuk tugas yang lebih dari satu hari tentu membutuhkan penginapan.

c. Acara perjalanan dinas

Untuk perjalanan dinas seperti seminar, rapat kerja, dan sejenisnya,

biasanya biaya sudah termasuk biaya akomodasi dan konsumsi.

15

3. Perencanaan keuangan

Semua biaya perjalanan dinas yang harus dibayarkan kepada pihak yang bepergian

dibuatkan suatu daftar yang disebut dengan Perhitungan Biaya Perjalanan Dinas.

2.2.4. Macam-macam Dokumen Perjalanan Dinas

Dalam perjalanan dinas diperlukan beberapa dokumen penting yang harus

dimiliki oleh pimpinan atau karyawan yang akan melakukan perjalanan dinas.

Menurut Wursanto dalam (Sedianingsih et al., 2017) dokumen perjalanan

dinas terdiri atas:

1. Dokumen internal

Dokumen internal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau

perusahaan yang bersangkutan, meliputi:

a. Surat tugas atau Surat Perintah Jalan

Adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada

seseorang untuk melaksanakan suatu tugas kedinasan.

b. Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD)

Adalah surat perintah dari pejabat berwenang kepada seseorang untuk

mengadakan perjalanan dinas.

2. Dokumen eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh lembaga atau

perusahaan yang terkait. Jenis dokumen eksternal yang dibutuhkan berbeda-beda

tergantung pada jenis transportasi yang digunakan dalam perjalanan dinas dan

wilayah perjalanan dinas.

16

Menurut Wursanto dalam (Sedianingsih et al., 2017) jenis dokumen eksternal

antara lain:

1. Kartu Tanda Penduduk ( KTP ), Kartu Keluarga, dan ijazah pendidikan terkahir.

Dokumen-dokumen tersebut diperlukan untuk mengurus paspor.

2. Paspor

Paspor merupakan tanda bukti kewarganegaraan atau tanda bukti diri di negara

lain. Tanpa paspor seseorang tidak bisa bepergian keluar negeri.

3. Fiskal

Fiskal merupakan pajak yang harus dibayarkan kepada pemerintah sehubungan

dengan perjalanan seseorang ke luar negeri.

4. Visa

Visa adalah surat izin yang diberikan kepada seseorang yang akan mengadakan

perjalanan ke luar negeri atau ke negara lain.

2.2.5. Menangani Dokumen Perjalanan Dinas

Untuk melakukan perjalanan dinas lingkup dalam negeri, tidak ada dokumen

perjalanan yang bersifat khusus. Jika akan melakukan perjalanan luar negeri, sekretaris

perlu mengurus dokumen perjalanan yang bersifat khusus seperti paspor dan visa.

Dalam (Sedianingsih et al., 2017) syarat-syarat yang diperlukan untuk

mengurus paspor adalah:

1. Kartu Tanda Pengenal pimpinan.

2. Kartu Keluarga pimpinan.

3. Ijazah dari pendidikan terakhir pimpinan.

17

4. Pas foto.

5. Surat tugas dari perusahaan yang menginformasikan tujuan pimpinan atau surat

dari sponsor yang mengundang pihak perusahaan tersebut untuk melakukan

perjalanan dinas.

6. Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai

7. Surat Keterangan Kelakuan Baik sehubungan dengan tujuan perjalanan ke luar

negeri.

8. Akta Kelahiran.

Setelah persyaratan dilengkapi, kemudian proses pembuatan paspor baru yaitu,

dapat membuat paspor baru secara manual, yaitu dengan datang ke kantor imigrasi

untuk mengisi formulir yang disediakan dan menyerahkan persyaratan di atas.

Kemudian formulir tersebut diserahkan ke loket untuk mendapatkan bukti tanda terima

serta jadwal pengambilan sidik jari dan foto. Setelah tahap tersebut selesai, selanjutnya

tahap wawancara, dilakukan untuk memverikasi dokumen asli dan maksud tujuan

pembuatan paspor. Setelah tahapan ini selesai, proses selanjutnya adalah melakukan

pembayaran. Selanjutnya menunggu informasi kapan paspor akan selesai dan bisa

diambil. Pembuatan dengan cara online, yaitu sebelumnya mendaftarkan permohonon

formulir pembuatan paspor baru yang telah tersedia di aplikasi antrian paspor. Dengan

mengisi sesuai tanggal dan jam yang diinginkan oleh pimpinan untuk datang ke

imgirasi. Tidak lupa pula pimpinan membawa bukti kode booking yang sudah dibuat

di aplikasi antrian paspor untuk ditunjukkan kepada petugas imigrasi yang akan

ditukarkan dengan nomer urut panggilan pembuatan paspor. Untuk kemudian proses

selanjutnya sama dengan pembuatan paspor secara manual.

18

Sedangkan visa baru bisa diurus apabila paspor telah jadi. Pengurusan visa

dilakukan di kedutaan negara yang akan dikunjungi yang ada di Indonesia. Pengurusan