BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Prosedur Menurut Para Ahli 2.1.1 Pengertian Prosedur Menurut Allen (2008:147) prosedur merupakan metode atau cara yang baku untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. Prosedur diperlukan agar pelaksanaan pekerjaan dilaksanakan menurut metode tertentu sehingga diperoleh dari hasil yang seragam. Perusahaan yang dikelola dengan baik akan memiliki prosedur yang terdefinisi dengan hati- hati dalam berurusan dengan semua pekerjaan rutin. Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald, dan Warren D. Stallings, Jr. Prosedur merupakan urutan-urutan dan tahapan-tahapan intruksi yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, dan bagaimana mengerjakannya. Menurut Koontz dan Weihrich (2008:38), jenis-jenis rencana meliputi : misi, tujuan, strategi, kebijaksanaan, prosedur, peraturan, program, dan anggaran. Prosedur terdiri dari rangkaian peraturan yang harus diikuti untuk mencapai tujuan tertentu. Prosedur harus mendapat perhatian serius dalam manajemen administrasi perkantoran. Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem informasi manajemen dilakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik akan efektif dan efisien jika didukung oleh prosedur yang baik. 2.1.2 Definisi Prosedur
12
Embed
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Prosedur Menurut Para Ahli 2.1.1 … · lain, dan persediaan pada perusahaan jasa konsultan pada umumnya adalah alat tulis kantor, semua persediaan tersebut
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Prosedur Menurut Para Ahli
2.1.1 Pengertian Prosedur
Menurut Allen (2008:147) prosedur merupakan metode atau cara yang baku untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu. Prosedur diperlukan agar pelaksanaan pekerjaan
dilaksanakan menurut metode tertentu sehingga diperoleh dari hasil yang seragam.
Perusahaan yang dikelola dengan baik akan memiliki prosedur yang terdefinisi dengan hati-
hati dalam berurusan dengan semua pekerjaan rutin. Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald,
dan Warren D. Stallings, Jr. Prosedur merupakan urutan-urutan dan tahapan-tahapan intruksi
yang menerangkan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan,
dan bagaimana mengerjakannya.
Menurut Koontz dan Weihrich (2008:38), jenis-jenis rencana meliputi : misi, tujuan,
strategi, kebijaksanaan, prosedur, peraturan, program, dan anggaran. Prosedur terdiri dari
rangkaian peraturan yang harus diikuti untuk mencapai tujuan tertentu.
Prosedur harus mendapat perhatian serius dalam manajemen administrasi
perkantoran. Setiap uraian pekerjaan harus didukung oleh prosedur kerja yang baik. Sistem
informasi manajemen dilakukan dalam prosedur. Sistem informasi manajemen yang baik
akan efektif dan efisien jika didukung oleh prosedur yang baik.
2.1.2 Definisi Prosedur
Kegiatan administratif perkantoran harus mempunyai pola kerja yang baik sehingga
menunjang pencapaian tujuan organisasi dengan didukung oleh pencatatan tertulis mengenai
langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mencapai tujuan yang telah tentukan.
Prosedur perkantoran atau sistem perkantoran adalah urutan langkah-langkah (atau
pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan), dimana pekerjaan tersebut dilakukan, berhubungan
dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana melakukannya, dan siapa
yang melakukannya (Moekijat, 2008:53). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa
prosedur merupakan :
1. Metode-metode yang dibutuhkan untuk menangani aktifitas-aktifitas yang akan datang.
2. Urutan aktifitas untuk mencapai tujuan tertentu.
3. Pedoman untuk bertindak.
Menurut Moekijat (2008:106) metode menujukkan cara pelaksanaan pekerjaan dari
suatu tugas yang terdiri atas satu atau lebih kegiatan yang bersifat tulis-menulis oleh seorang
pegawai. Dengan demikian serangkaian metode yang disatukan akan membentuk suatu
prosedur.
2.1.3 Prosedur yang Tertulis
Prosedur kerja dalam setiap kantor hendaknya :
1. Bersifat formal, artinya prosedur tersebut diakui oleh semua orang dalam organisasi.
2. Tertulis, dan
3. Prosedur hendaknya selalu terbaharui, artinya selalu up to date dengan perkembangan
organisasi yang aktif dan dinamis.
Pada kenyataannya, masih terdapat beberapa kantor yang hanya membuat prosedur
kerja secara lisan dan belum atau tidak menganggap perlu untuk membuat prosedur tersebut
dalam bentuk tulisan. Hal ini mengakibatkan terjadinya miscommunication atau
misunderstanding yang disebabkan oleh adanya perbedaan persepsi antara perancang
prosedur dengan pelaksana prosedur tersebut, atau antar pelaksana prosedur itu sendiri.
Koordinasi kerja menjadi lebih sulit sehingga pencapaian tujuan terhambat. Oleh karena itu,
prosedur kerja sebaiknya dibuat secara tertulis agar tercipta komunikasi yang sinkron,
terutama bagi pihak-pihak pada level bawah yang lebih memerlukan pedoman tertulis sebagai
patokan dalam bertindak.
Dalam suatu organisasi, agar kinerja yang bekerja sama dalam suatu kelompok
efektif, maka tugas yang paling penting bagi atasan adalah mengetahui bahwa individu-
individu tersebut memahami akan tujuan yang hendak dicapai serta mengerti bagaimana cara
untuk mencapai tujuan tersebut. Semakin jelas prosedur kerja maka bawahan semakin
mengerti apa yang seharusnya dikerjakan dan dicapai.
Menurut Moekijat (2008:108), prosedur perkantoran ditulis dibuku pedoman kantor,
daftar tugas, atau dalam formulir lepas. Di dalam buku pedoman kantor (buku pedoman
prosedur) atau formulir lepas tersebut dimuat intruksi-intruksi tertulis mengenai apa yang
harus dilakukan, bagaimana pekerjaan dilakukan, dimana pekerjaan dilakukan, dan memberi
informasi tentang sistem yang membuat organisasi.
2.2 Persediaan Barang Menurut para Ahli
2.2.1 Pengertian Persediaan Barang
Menurut Hendayani (2011:61) persediaan barang atau disebut inventory adalah
barang-barang yang biasanya dijumpai digudang tertutup, lapangan terbuka, atau tempat-
tempat penyimpanan lain, baik berupa bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi, barang-
barang untuk kepentingan operasi perusahaan, dan barang-barang untuk keperluan operasi
proyek.
Menurut Ghani dalam Hendayani (2011:62) “Persediaan adalah kumpulan stock
barang (material mentah, komponen, barang setengah jadi, dan barang jadi) yang menunggu
untuk diproses, dipindahkan atau digunakan pada titik rantai penyediaan barang (supply
chain).
Sedangkan menurut Herjanto dalam Hendayani (2011:62) “Persediaan adalah bahan
atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya
untuk proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali dan untuk suku cadang dari
peralatan atau mesin”.
Persediaan merupakan salah satu aset yang berharga dan sangat mahal dalam suatu
perusahaan. Pada satu sisi lain, manajemen menghendaki biaya yang tertanam pada
persediaan itu minimum, namun dilain pihak sering kali para pengguna atau konsumen
mengeluh karena kehabisan persediaan. Manajemen harus mengatur perusahaan berada pada
suatu kondisi aman ke dua kepentingan tersebut dapat terpuaskan. Yang dikatagorikan
inventory adalah raw material, work in process dan finished goods, setiap perusahaan
memiliki jenis inventory, perencanaan dan sistem pengendalian yang spesifik. Persediaan
pada bank adalah uang kas, pada rumah sakit adalah persediaan darah, obat-obatan dan lain-
lain, dan persediaan pada perusahaan jasa konsultan pada umumnya adalah alat tulis kantor,
semua persediaan tersebut dimaksudkan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan
operasional pada perusahaan jasa maupun manufaktur.
2.2.2 Manajemen Persediaan
Hendayani memberikan definisi tentang manajemen persediaan (2011:64)
“Manajemen persediaan adalah kunci penting dalam perencanaan dan operasi sistem
logistik”. Persediaan adalah kumpulan stok barang yang menunggu untuk diproses,
dipindahkan atau dijual, contoh stok barang yang bisa dikategorikan sebagai persediaan
misalnya :
1. Bahan mentah yang telah dipersiapkan oleh perusahaan sebagai safety stock, biasanya
jumlah dari persediaan ini telah diperhitungkan sebelumnya oleh pihak manajemen
logistik.
2. Bahan mentah yang telah diproses dan menunggu proses selanjutnya, yang biasa disebut
produk setengah jadi.
3. Setiap barang komponen, bahan mentah ataupun produk yang disimpan terlebih dahulu
oleh produsen sebelum didistribusikan dan dikelola menggunakan sistem rantai pasokan.
4. Produk jadi, setiap barang komponen yang dengan sengaja disimpan terlebih dahulu
sebagai stok untuk antisipasi apabila kehabisan persediaan.
5. Produk yang sengaja disimpan sebagai cadangan bila suatu waktu diperlakukan mendadak.
Manajemen persediaan mempunyai kaitan atau hubungan yang sangat erat dengan
manajemen logistik, karena di dalam manajemen logistik terdapat manajemen persediaan
yang berfungsi sebagai studi yang digunakan untuk mengendalikan persediaan yang pada
akhirnya akan menjadi salah satu faktor pendukung dari manajemen logistik. Secara singkat,
di dalam manajemen logistik terdapat manajemen persediaan.
2.2.3 Tujuan Manajemen Persediaan
Manajemen persediaan mempunyai tujuan tersendiri dalam pencapaian target yang
ingin diraih oleh perusahaan melalui persediaan yang telah di manajemen dengan baik.
Menurut Hendayani (2011:68) “Tujuan manajemen persediaan adalah untuk meningkatkan
tingkat pelayanan persediaan untuk meminimal ongkos total operasional sementara dan dapat
terpenuhinya kebutuhan pelayanan konsumen”.
Hal yang harus diperhatikan pula oleh perusahaan, terutama perusahaan jasa
konsultan yang sangat bergantung pada kebutuhan alat tulis kantor dan peralatannya,
kemudian perusahaan manufaktur yang sangat bergantung pada bahan baku dari alam, seperti
halnya persediaan bahan baku yang merupakan sumber daya alam yang terbatas.
Berdasarkan penjelasan diatas, terdapat beberapa alasan untuk memilki persediaan
antara lain : meningkatkan tingkat pelayanan, mengurangi kekurangan ongkos logistik,
beradaptasi dengan kebutuhan pengguna, konsumen dan lead time yang acak.
2.2.4 Biaya-Biaya Persediaan
Menurut Assuri (2008:242) unsur-unsur biaya yang terdapat dalam persediaan dapat
digolongkan menjadi 4 (empat) golongan, yaitu :
1. Biaya Pemesanan (ordering costs)
Dengan biaya pemesanan ini dimaksudkan adanya biaya-biaya yang dikeluarkan
berkenaan dengan pemesanan barang-barang atau bahan-bahan dari penjual sejak dari
pesanan (order) dibuat dan dikirim ke penjual, sampai barang-barang atau bahan-bahan
tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang atau daerah pengolahan
(process areas).
2. Biaya yang terjadi dari adanya persediaan (inventory carraying costs)
Biaya-biaya yang diperlukan berkenaan dengan adnaya persediaan yang meliputi seluruh
pengeluaran yang dikeluarkan perusahaan sebagai akibat adanya sejumlah persediaan. Jadi
biaya ini berhubungan dengan terjadinya persediaan dan disebut juga dengan mengadakan
persediaan (stock holding costs).
3. Biaya Kekurangan Persediaan (out of stock costs)
Yang dimaksud dengan biaya ini adalah biaya-biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya
persediaan yang lebih kecil dari pada jumlah yang diperlukan, seperti kerugian atau biaya-
biaya tambahan yang diperlukan karena seorang pelanggan meminta atau memesan suatu
barang sedangkan barang atau bahan yang dibutuhkan tidak tersedia disamping juga dapat
merupakan biaya-biaya yang timbul akibat pengiriman kembali pesanan (order) tersebut.
4. Biaya-biaya yang berhubungan dengan kapasitas (capacty associated costs)
Yang dimaksudkan dengan capacty associated costs adalah biaya-biaya terdiri atas kerja
lembur, biaya latihan, biaya pemberhentian kerja, dan biaya-biaya pengangguran (idle time
costs). Biaya-biaya ini terdiri karena adanya penambahan atau pengurangan kapasitas, atau
bila terlalu banyak atau terlalu sedikitnya kapasitas yang digunakan pada suatu waktu
tertentu.
2.2.5 Kategori Persediaan
Menurut Hendayani (2011:77) kategori persediaan sendiri adalah sebagai berikut :
1. Persediaan Pengamanan (safety stock)
Disebut sebagai buffer stock, sebagai antisipasi unsur ketidakpastiaan permintaan dan
menghindari kemungkinan terjadinya stock out.
2. Persediaan Antisipasi (anticipation stock)
Disebut sebagai stabilization stock, dilakukan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
yang dapat diperkirakan.
3. Persediaan dalam Pengiriman (transit stock)
Disebut juga sebagai work inprocess, merupakan persediaan yang masih dalam proses
pengiriman atau masih menunggu proses selanjutnya.
2.2.6 Arti dan Tujuan Pengawasan Persediaan
Seperti kita telah ketahui bahwa setiap perusahaan perlu mengadakan persediaan
untuk dapat menjamin kelangsungan hidup usahanya. Untuk mengadakan persediaan ini
dibutuhkan sejumlah uang yang diinvestasikan dalam persediaan tersebut. Oleh sebab itu
setiap perusahaan haruslah dapat mempertahankan suatu jumlah persediaan yang optimum
yang dapat menjamin kebutuhan bagi kelancaran kegiatan perusahaan dalam jumlah dan
mutu yang tepat serta dengan biaya yang serendah-rendahnya. Dari keterangan diatas Assauri
mendefinisikan (2008:249) “Pengawasan persediaan merupakan masalah yang penting,
karena jumlah persediaan masing-masing barang atau bahan akan menentukan dan
mempengaruhi kelancaran proses produksi dan operasi serta keefektifan dan efisiensi
perusahaan tersebut.
Suatu pengawasan persediaan yang dijalankan oleh suatu perusahaan sudah tentu
mempunyai tujuan-tujuan tertentu. Tujuan pengawasan persediaan yang dijalankan yaitu
untuk memelihara terdapatnya keseimbangan anatara kerugian-kerugian serta penghematan
dengan adanya suatu tingkat persediaan tertentu, dan besarnya biaya dan modal yang
dibutuhkan untuk mengadakan persediaan tersebut. Menurut Assuri (2008:249) “Tujuan
pengawasan persediaan secara terperinci dapat dinyatakan sebagai usaha untuk :
1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan
terhentinya kegiatan produksi dan operasi.
2. Menjaga pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-
lebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar.
3. Menjaga pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya
pemesanan menjadi besar.
2.3 Pengertian Operasional
2.3.1 Pengertian Kegiatan Operasional
Menurut Prasetya dan Lukiastuti (2011:3) kegiatan operasi merupakan bagian dari
kegiatan organisasi yang melakukan proses transformasi dari masukan (input) menjadi
keluaran (output). Masukan dapat berupa sumber daya yang diperlukan (seperti : manusia,
mesin material, persediaan, modal, metode, energi, dan informasi). Sedangkan keluaran
berupa barang jadi, barang setengah jadi, atau jasa.
Secara umum kegiatan operasi merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan
penciptaan atau pembuatan barang, jasa, atau kombinasinya melalui proses transformasi dari
masukan sumber daya produksi/faktor produksi menjadi keluaran yang diinginkan. Istilah
manajemen operasi sebenarnya mengandungpengertian yang lebih luas, oleh karena itu,
dalam perkembangannya sering digunakan istilah manajemen operasi saja karena,
manajemen operasi mencakup kedua jenis kegiatan, baik yang menghasilkan barang maupun
jasa.
Menurut Forgaty dalam Prasetya dan Lukiastuti (2011:2) mendefinisikan bahwa
“Manajemen operasi adalah suatu proses yang secara berkesinambungan dan efektif
menggunakan fungsi manajemen untuk mengintegrasikan secara efisien dalam rangka
mencapai tujuan”.
Unsur-unsur pokok dalam definisi tersebut, yaitu :
1. Berkelanjutan, berarti manajemen operasi bukan suatu kegiatan yang berdiri sendiri.
Keputusan manajemen bukan merupakan suatu tindakan sesaat, melainkan tindakan yang
berkelanjutan.
2. Efektif, berarti segala pekerjaan harus dilakukan secara tepat dan sebaik-baiknya, serta
mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.
3. Fungsi Manajemen, berarti kegiatan manajemen produksi dan operasi memerlukan
pengetahuan yang luas, mencakup planning, organizing, actuating, dan controlling.
Dalam pelaksanaannya, berbagai sumber daya diintefrasikan menghasilkan barang dan
jasa.
4. Efisiensi, berarti manager operasi dituntut untuk mempunyai kemampuan kerja secara
efisien agar dapat mengoptimalkan penggunaan sumber daya.
5. Tujuan, berarti kegiatan manajemen operasi harus mempunyai tujuan untuk menghasilkan
suatu produk sesuai yang direncanakan.
Menurut Prasetya dan Lukiastuti (2011:2) “Manajemen operasi adalah serangkaian
aktifitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input
menjadi output dan suatu kegiatan yang berhubungan dengan penciptaan. Dan Prasetya dan
Lukiastuti berpendapat tentang pengertian operasi (2011:2) “Operasi adalah suatu wilayah
manajemen yang mempunyai pengaruh pada produktifitas”.
2.3.1 Strategi Operasi
Menurut Prasetya dan Lukiastuti (2011:17) “Strategi operasi adalah strategi
fungsional yang harus didukung dengan strategi bisnis dan harus menjadi pola yang konsisten
dalam keputusan”.
Strategi operasi berhubungan dengan pengembangan dari perencanaan jangka panjang
untuk memutuskan bagaimana penggunaan yang baik dan sumber daya terbesar, perusahaan
yang dianggap sebagai ukuran tertinggi dari kesesuaian antara sumber-sumber yang ada
dalam perencanaan jangka panjang strategi perusahaan.
Menurut pendapat Skinner dalam Prestya dan Lukiastuti (2011:17) operasi harus
berhubungan penuh dengan strategi bisnis, strategi operasi dan keputusan harus diisi secara
penuh dari bisnis dan harus menambah keunggulan bersaing bagi perusahaan. Dalam hal ini
semua fungsi dari perusahaan harus berkoordinasi dengan baik untuk mendukung perusahaan
dalam pencapai keunggulan bersaing. Koordinasi antar fungsi dari kepuasan yang dibuat
adalah untuk memfasilitasi strategi operasi yang dikembangkan dengan tim manager antar
bisnis secara keseluruhan.
2.3.3 Fungsi operasi dalam Organisasi
Perusahaan besar umumnya memberikan tugas atau suatu fungsi pada departemen-
departemen yang terpisah yang berarti menuntut tanggung jawab masing-masing Menurut
Deitiana (2011:2) “Untuk menghasilkan barang dan jasa, seluruh organisasi melakukan tiga
fungsi. Fungsi-fungsi ini sangat diperlukan tidak hanya untuk produksi tapi juga untuk
kelangsungan hidup organisasi”. Fungsi tersebut antara lain :
1. Fungsi Pemasaran
Fungsi ini membuat adanya permintaan atau paling tidak mendapatkan pesanan untuk
membuat barang dan jasa.
2. Fungsi Produksi/Operasi
Fungsi ini menghasilkan produk.
3. Fungsi Keuangan/Akutansi
Fungsi ini memantau apakah perusahaan berjalan dengan baik membayar seluruh tagihan
dan mencari sumber dana.
2.3.4 Konsep Dasar Proses Persediaan Barang Operasional Perusahaan
Menurut Deitiana (2011:186) “Persediaan atau inventory berfungsi untuk melayani
beberapa kepentingan dalam perusahaan agar operasi perusahaan dapat berjalan dengan
fleksibel”.
Menurut deitiana (2011:187) “Persediaan memiliki beberapa fungsi penting yang
menambah fleksibilitas dari operasi suatu perusahaan”. Antara lain :
1. Untuk memberikan stok agar memenuhi permintaan yang diantisipasi akan terjadi.
2. Untuk menyeimbangkan produk dengan distribusi.
3. Untuk memperoleh keuntungan dari potongan kuantitas, karena membeli dengan jumlah
banyak biasanya ada potongan harga.
4. Untuk hedging terhadap inflasi dan perubahan harga.
5. Untuk menghindari kekurangan stok yang dapat terjadi karena cuaca, kekurangan pasoka,
mutu, ketidak tepatan pengiriman.
6. Untuk menjaga kelangsungan operasi dengan cara persediaan dalam proses tersebut.
Pada dasarnya persediaan mempermudah atau memperlancar jalannya operasi
perusahaan jasa maupun pabrik yang harus dilakukan secara berturut-turut untuk
memproduksi barang-barang serta selanjutnya menyampaikannya kepada pengguna dan
pelanggan atau konsumen.
Menurut Assauri (2008:238) “Persediaan merupakan salah satu unsur yang paling
aktif dalam operasi perusahaan yang secara kontinu diperoleh, diubah, yang kemudian dijual
kembali”.
Dari keterangan diatas dapatlah diketahui bahwa persediaan barang sangat penting
bagi suatu perusahaan, pabrik, maupun jasa, karena menghubungkan antara operasi yang
berurutan dalam pembuatan suatu proses barang maupun jasa dan menyampaikannya kepada
konsumen. Hal ini berarti dengan adanya persediaan memungkinkan terlaksananya operasi