BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sebagai akibat dari makin majunya ilmu dan technology kedokteran serta makin meningkatnya pendidikan, penghasilan serta kesadaran masyarakat terhadap kesehatan, disamping mendatangkan banyak manfaat yang ditandai dengan makin meningkatnya mutu pelayanan kesehatan serta status kesehatan masyarakat, ternyata juga mendatangkan banyak masalah, salah satu dari masalah yang dimaksud yang memperhatikan semua pihak adalah makin meningkatnya biaya kesehatan ( Health Cost). Mudah dipahami karena pelayanan kesehatan apalagi dikelola oleh rumah sakit adalah usaha yang padat karya, padat teknologi serta padat modal. Dalam pengaturan pengelolaan Barang Milik Negara sesuai UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara, serta arah penyusunan pedoman pelaksanaan di bidang pengelolaan BMN, sebagai tindak lanjut dari UU No. 1 Tahun 2004 adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah, dalam pengelolaan BMN selama ini adalah belum lengkapnya data mengenai jumlah, nilai, kondisi dan status kepemilikannya,belum tersedianya database yang akurat dalam
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sebagai akibat dari makin majunya ilmu dan technology kedokteran serta makin
meningkatnya pendidikan, penghasilan serta kesadaran masyarakat terhadap kesehatan,
disamping mendatangkan banyak manfaat yang ditandai dengan makin meningkatnya mutu
pelayanan kesehatan serta status kesehatan masyarakat, ternyata juga mendatangkan banyak
masalah, salah satu dari masalah yang dimaksud yang memperhatikan semua pihak adalah
makin meningkatnya biaya kesehatan ( Health Cost). Mudah dipahami karena pelayanan
kesehatan apalagi dikelola oleh rumah sakit adalah usaha yang padat karya, padat teknologi
serta padat modal.
Dalam pengaturan pengelolaan Barang Milik Negara sesuai UU No. 1 Tahun 2004 tentang
Perbendaharaan Negara, serta arah penyusunan pedoman pelaksanaan di bidang pengelolaan BMN,
sebagai tindak lanjut dari UU No. 1 Tahun 2004 adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas
beban APBN atau berasal dari perolehan lainnya yang sah, dalam pengelolaan BMN selama ini
adalah belum lengkapnya data mengenai jumlah, nilai, kondisi dan status
kepemilikannya,belum tersedianya database yang akurat dalam rangka penyusunan Neraca
Pemerintah pengaturan yang ada belum memadai dan terpisah-pisah kurang adanya persamaan
persepsi dalam hal pengelolaan BMN ( Atikel Direktorat Barang Milik Negara)
Rumah sakit sebagai mata rantai pelayanan kesehatan mempunyai fungsi utama
penyembuhan dan pemulihan kesehatan yang dilaksanakan secara terpadu dengan upaya
peningkatan kesehatan dan pencegahan penyakit sehingga merupakan pelayanan paripurna.
Agar operasional rumah sakit dapat berjalan efektif dan efisien, maka diperlukan manajemen
yang baik.
1
2
Salah satu faktor penunjang dalam pelayanan rumah sakit kepada masyarakat adalah Alat
kesehatan. Alat kesehatan tersebut harus dikelola dan dirawat dengan baik, agar tetap terjaga
dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang panjang, sehingga rumah sakit dapat
meminimalisasi penganggaran alat kesehatan oleh karena itu diperlukannya manajemen
logistik yang baik.
Pelaksanaan manajemen logistik terdiri dari berbagai fungsi, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, pengawasan , pengadaan, pencatatan, penyimpanan atau penggudangan,
pendistribusian, pemeliharaan dan penghapusan. Apabila diteliti dan diuraikan lebih
mendalam tentang fungsi logistik, maka jelas antara fungsi tersebut terdapat hubungan yang
saling terkait.
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksaannya sehingga akan
sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang baik menuntut
adanya system monitoring, evaluasi, dan repoting yang memadai dan berfungsi sebagai
umpan balik untuk tindakan pengendalian terhadap divisi-divisi yang terjadi.
Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit
mendapatkan dukungan bahkan sebagainya akan berakibat tidak lancar dalam
pelaksanaannya.dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan
pencapaian tujuan (sasaran) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara pimpinan/staf,
perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dengan masing-masing kegiatan yang dilakukan
sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarah pada pencapaian tujuan
organisasi.
Fungsi pengadaan adalah proses untuk mengadakan obat dalam rangka memenuhi
kebutuhan obat di rumah sakit yang telah ditentukan dalam fungsi perencanaan. Fungsi
penyimpanan merupakan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan, pengamatan mutu secara
fisik, pengendalian peresediaan, penanganan obat hilang dan rusak akibat penanganan
sebelumnya.
3
Fungsi penyimpanan sangat erat dengan pengelolaan gudang, yaitu suatu penyimpanan
barang yang mempunyai administrasi khusus, jelas batasan dan sistem pengamanannya
(Departemen Kesehatan RI, 1996).
Fungsi pemeliharaan adalah proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya
guna dan daya hasil barang melalui pencegahan yang disebabkan kerusakan fisik dan
biologis. Fungsi penghapusan adalah kegiatan pembebasan barang dari pertanggungjawaban
yang seharusnya. Penghapusan barang dilakukan apabila barang telah rusak berat serta
barang sudah berumur.
Tidak tersedianya alat kesehatan yang dibutuhkan dalam kegiatan pelayanan kesehatan
akan mempengaruhi kinerja, berupa nilai tingkat layanan untuk memfasilitaskan setiap
ruangan yang dibutuhkan menjadi menurun. Hal ini akan menyebabkan pendapatan yang
hilang akibat ketidakmampuan pelayanan kesehatan menyediakan layanan sepenuhnya.
1.2 Tujuan Kegiatan PBL-II
1.1.1 Tujuan Umum
Tujuan umum dilaksanakan kegiatan PBL II adalah untuk memperoleh gambaran
mengenai manajemen logistik aset barang milik negara di Rumah Sakit Bhayangkara
Selapa Polri Tahun 2010.
1.2.2 Tujuan Khusus
1. Diketahui proses perencanaan kebutuhan logistik di Rumah Sakit Bhayangkara
Selapa Polri Tahun 2010.
2. Diketahui bagaimana proses penganggaran yang dilakukan di Rumah Sakit
Bhayangkara Selapa Polri Tahun 2010.
3. Diketahui proses pengadaan di Rumah Sakit Bhayangkara Selapa Polri Tahun 2010.
4
4. Diketahui proses penyimpanan logistik di Rumah Sakit Bhayangkara Selapa Polri
Tahun 2010.
5. Diketahui proses pendistribusian logistik di Rumah Sakit Bhayangkara Selapa Polri
Tahun 2010.
6. Diketahui proses pemanfaatan dan pemeliharaan logistik di Rumah Sakit
Bhayangkara Selapa Polri Tahun 2010.
7. Diketahui proses pengendalian logistik di Rumah Sakit Bhayangkara Selapa Polri
Tahun 2010.
8. Diketahui proses penghapusan logistik di Rumah Sakit Bhayangkara Selapa Polri
Tahun 2010.
1.3. Manfaat PBL II
1.3.1 Manfaat Bagi Mahasiswa
1. Mengaplikasikan berbagai teori yang didapat di bangku kuliah serta
mengembangkan kompetensi diri dengan menggunakan metode yang relevan
untuk menganalisis situasi, mengidentifiaksi masalah dan menetapkan
alternatif pemecahan masalah.
2. Praktek Belajar Lapangan merupakan media pelatihan dan persiapan menuju
dunia kerja, sehingga penulis mampu mempersiapkan segala hal yang
berhubungan dengan dunia kerja yang akan digeluti nantinya.
3. Mendapatkan pengalaman belajar dalam tim (team work) untuk memecahkan
masalah kelompok, bertanggung jawab terhadap tugas, berdiskusi secara aktif,
brainstorming dan bersama-sama membangun kinerja kelompok dengan baik.
5
4. Mendapatkan pengalaman dalam melakukan teknik pengumpulan data umum
dan data kesehatan, proses pengolahan data, melakukan analisis dan
manajemen data serta menggunakan metode sederhana dalam statistik
deskriptif.
1.3.2. Manfaat Bagi FIKes UHAMKA
1. Terlaksananya salah satu dari upaya untuk mengimplementasikan catur darma PTM
Muhammadiyah; yaitu akademik, penelitian, pengabdian masyarakat, dan Al- islam
dan Kemuhammadiyahan.
2. Terbinanya suatu jaringan kerjasama yang berkelanjutan dengan institusi tempat
PBL II dalam upaya meningkatkan keterkaitan dan kesepadanan antara substansi
akademik dengan kompetensi sumber daya manusia yang kompetensi dan
dibutuhkan dalam pembangunan kesehatan masyarakat.
3. Menjadi bahan masukan yang penting bagi tersusunnya kurikulum yang sesuai
dengan kebutuhan nyata di lapangan.
4. Mendapat keuntungan dengan melibatkan dosen dan mahasiswa dalam kegiatan
yang mencakup tiga hal, yaitu PBL, penelitian ilmiah dan pengabdian masyarakat.
5. Meningkatnya kapasitas dan kualitas pendidikan dengan melibatkan tenaga
terampil dari lapangan dalam kegiatan proses pembelajaran dilapangan.
6
1.3.3. Manfaat bagi Rumah Sakit
1. Memperoleh manfaat dari kompetensi mahasiswa dengan melibatkannya untuk
membantu kegiatan manajemen.
2. Dapat bekerja sama dengan tenaga dosen akademik untuk memberi asupan yang
relevan dengan kegiatan manajemen maupun operasional di Rumah Sakit tempat
dilaksanakannya PBL II.
3. Dapat memperoleh asupan yang lebih luas melalui kegiatan seminar, lokarya, dan
lain sebagainya, khususnya dalam mencari solusi masalah yang dihadapi oleh
instansi.
4 . Dapat mengembangkan kemitraan dengan Fikes UHAMKA dan institusi lain yang
terlibat dalam PBL II, baik untuk kegiatan penelitian maupun pengembangan.
7
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Manajemen
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi
lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
2.1.1 Sifat Manajemen
a. Terdapat dimana-mana dan ada sejak manusia berusaha memenuhi kebutuhannya.
b. Bentuk manajemen terrentu untuk saat tertentu guna menyediakan sumber-sumber
ekonomi yang ada untuk dapat hidup.
c. Fungsi manajemen pada hakekatnya memilih berbagai alternatif.
d. Manajemen yang baik akan menggunakan waktu, tenaga dan modal dengan optimal
untuk mendapatkan hasil atau keuntungan maksimal. (Mia Laksmiwati, 2006)
2.1.2 Perkembangan Manajemen
a. Sebelum tahun 1800
1. Peranan dan pentingnya manajemen dalam suatu perusahaan belum pakai
2. Ada anggapan bahwa perusahaan juga sebagai manager yang professional.
b. Tahun 1841-1945 : Henry Fayol
Menurutnya manajemen adalah perencanaan, pengorganisasian, pemberian
perintah, pengkoordinasian dan pengendalian.
c. Tahun 1885
Mempelajari metode kerja secara lebih ilmiah hingga terbit bukunya yaitu The
Principles of Scientific Management, yang isinya :
1. Semua pekerjaan dapat diobservasi dan dianalisis guna menentukan satu cara
terbaik untuk menyelesaikannya.
7
8
2. Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara
ilmiah.
3. Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji
pemegang jabatan dengan dasar insetif yaitu menyamakan gaji dengan hasil
kerjanya.
4. Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan dan pemeriksaan
pekerjaan.
d. Tahun 1930
1. Adanya depresi menyebabkan dasar-dasar manajemen diterapkan secara luas.
2. Dalam perkembangannyadibutuhkan manajemen pada semua tingkatan, sehinnga
diperlukan tenaga ahli dalam bidang manajemen. Hal ini membuka peluang bagi
universitas, lemabaga dan sekolah tinggi untuk menyelenggarakan perkuliahan
atau lokakarya dan sebagainya. (Mia Laksmiwati, 2006)
2.2 Fungsi Manajemen
1. Manajemen adalah fungsi manajemen adalah semua kegiatan yang dilakukan manajer.
Kegiatan tersebut bermacam-macam tergantung jenis perusahaan, produk, kebijaksaan
dan lain-lain. Meskipun demikian tugas manajer ada persamaanya yaitu :
a. Menetapkan tujuan baik yang belum maupun yang khusus
b. Menetapkan kebijaksaan kegiatan
c. Merencanakaan kegiatan untuk mencapai tujuan
d. Mengorganisir fungsi-fungsi perusahaan
e. Memanfatkan sumber-sumber ekonomi
f. Melakukan pengendalian
2. Perencanaan : pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang
dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai
dengan mempertimbangkan kondisi diwaktu yang akan datang.
Jadi perencanaan merupakan :
a. Pedoman dalam mencapai tujuan
b. Fungsi manajemen yang pertama-tama harus dilakukan
9
c. Proses yang tidak akan berakhir bila telah ditetapkan
d. Suatu yang “harus dibuat” bukan “sebaiknya dibuat”
1) Lingkup perencanaan meliputi persoalan-persoalan :
a. Apa yang akan dilakukan
b. Bagaimana melakukan
c. Kapan akan dilakukan
d. Di mana akan dilakukan
e. Mengapa melakukan
f. Siapa yang akan melakukan
2) Batasan perencanaan
a. Meramalkan : tentukan arah perusahaan akan menuju ke mana
b. Menentukan tujuan : tentukan hasil terakhir yang diinginkan
c. Merumuskan strategi : putusan bagaimana dan kapan hasil pencapaian
d. Menyusun laporan : tetapkan prioritas, urutan dan jadwal tindakan
e. Menyusun anggaran : alokasikan sumber ekonomi
f. Menetapakan prosedur : bakukan cara kerja
g. Merumuskan kebijakan : buatlah pedoman pelaksanaan tugas-tugas
3) Manfaat perencanaan
1. Merupakan petunjuk untuk bertindak
2. Merupakan media pengawasan
3. Membantu manajer mengantisipasi masalah potensial
4. Mengurangi kemungkinan adanya kesalahan
5. Menghemat biaya, waktu dan tenaga
4) Sisi negatifnya perencanaan
a. Untuk membuat rencana kadang dibutuhkan waktu, dana dan tenaga yang tidak
sedikit. Sehingga banyak perusahaan tidak meembut rencana, apalagi jika
perusahaan tersebut membutuhkan keuntungan yang tidak sedikit. Mereka
beranggapan tanpa rencanapun sudah mendapatkan keuntungan.
b. Kadang manajer hanya berkonsentrasi pada tujuan yang sudah pasti dapat
dicapai dengan kata lain ia takut gagal sehingga ia menghindari peluang yang
10
sebenarnya potensial tetapi mengandung resiko, sehingga terkadang kurang
tergali daya juang, kreativitas dan profesionalismenya.
5) Penyusunan rencana
a. Menetapakan tujuan
b. Menyusun anggapan
c. Menentukan berbagai alternatif tindakan
6) Mengambil keputusan
a. Pengambilan keputusan harus bersifat rasional, baik dan tepat waktu
b. Proses pengambilan keputusan yaitu
1. Menetapakan masalah
2. Menemukan faktor-faktor yang penting dalam msalah tersebut yang dapat
digunakan ntuk memecah masalah
3. Meneliti informasi untuk menemukan hubungan sebab akibat
4. Mengidentifikasi dan menyusun daftar berbagai kemungkinan pemecahan
masalah
5. Menyelidiki dan menilai setiap kemungkinan pemecahan masalah
6. Memilih pemecahaan yang paling baik
7. Melaksanakan keputusan
7) Menyusun rencana pendukung
Setelah diputuskan rencana yang akan dilaksanakan selanjutnya dibuat pula rencana
atau langkah guna mendukung pencapaian rencana induk.
3. Pengorganisasian
a. Pengorganisasian adalah suatu usaha menyusun komponen-komponen
pokokorganisasi yaitu personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik sedemikian rupa
sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan.
4. Pengarahan
a. Pengarahan adalah aspek hubungan manusiawi dalam pimpinan yang mengikat para
bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektifitas
dan efisien untuk mencapai tujuan..
b. Prinsip :
11
1. Mengarah pada tujuan
2. Keharmonisan dengan tujuan
3. Kesatuan komando
c. Cara- cara pengarahan
1) Orientasi
2) Perintah
3) Delegasi wewenang
5. Pengkoordinasian
Suatu proses pengintegrasian, sasaran dan kegiatan-kegiatan yang terpisah dalam rangka
mencapai tujuan secara efisien. Tanpa koordinasi individu, dan bagian atau divisi akan
kehilangan pedoman atas peran mereka dalam organisasi.
Syarat agar koordinasi dapat berjalan dengan baik :
a. Organisasi yang sederhana dengan system dan prosedur yang jelas
b. Sistem komunikasi yang baik
c. Umpan balik secara formal maupun informal
6. Pengendalian
Untuk mengetahui hasil yang telah dicapai dengan membandingkan dengan standar atau
rencana serta dapat melakukan perbaikan jika terjadi penyimpangan. Pengendalian perlu
dilakukan ada setiap tahap agar segera dapat diketahui gejala penyimpangan sehingga
tindakan korektif atau tindakan preventif dapat dilakukan. Jadi pengendalian disini adalah
suatu proses untuk menjamin bahwa tujuan organisasi perusahaan dapat tercapai sesuai
dengan yang telah ditentukan. (Mia Laksmiwati, 2006)
2.3 Pengertian Logistik
Proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang,
suku cadang dan barang jadi dari supplier, diantara fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada
para pelanggan. (Lukas Dwi Antara dan Rumsari Hadi Sumarto, 2005)
12
2.3.1 Tujuan Logistik
Menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang
tepat pada waktu yang dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi di
mana ia dibutuhkan dan dengan total biaya yang rendah. (Lukas Dwi Antara dan
Rumsari Hadi Sumarto, 2005)
2.3.2 Perencanaan Logistik
Perencanaan merupakan kegiatan pemikiran, penelitian, perhitungan dan
perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan di masa yang akan datang, baik
berkaitan dengan kegiatan-kegiatan operasional dalam pengelolaan logistik,
penggunaan logistik, pengorganisasian maupu pengendalian logistik.
2.3.3 Pengawasan Logistik
Pengawasan merupakan setiap upaya untuk menjaga pelaksanaan setiap tindakan
dan kegiatan dalam pengelolaan logistik sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan,
baik berkaitan dengan pemakaian atau penggunaan logistik, proses maupun hasil atau
keluaran (output) pengelolaan logistik. (Lukas Dwi Antara dan Rumsari Hadi
Sumarto, 2005)
2.3.4 Pengadaan Logistik
Pengadaan merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan logistik sesuai
dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun
tempat dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan. (Richardus Eko
Indrajit dan Richardus Djokopranoto, 2003)
2.3.4.1 Cara-Cara Pengadaan
1. Membeli
Membeli merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan
organisasi membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier
13
untuk mendapatkan sejumlah logistik sesuai dengan kesepakatan kedua
belah pihak.
2. Meminjam
Meminjam merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh
dari pihak lain dengan tanpa memberikan kontraprestasi (imbalan) dalam
bentuk apapun.
3. Menyewa
Menyewa merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik yang diperoleh
dari pihak lain dengan memberikan kontraprestasi (imbalan) sesuai
kesepakatan kedua belah pihak.
4. Membuat Sendiri
Membuat sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan
jalan membuat sendiri yang dilakukan pleh pegawai atau suatu unit kerja
tertentu.
5. Menukarkan
Menukarkan merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan jalan
menukarkan logistik yang dimiliki dengan logistik yang dibutuhkan
organisasi dari pihak lain.
6. Subsitusi
Subsitusi merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan cara
mengganti material lain yang memiliki fungsi sama untuk memenuhi suatu
kebutuhan tertentu.
7. Pemberian atau Hadiah
Pemberian (hadiah) merupakan cara pemenuhan kebutuhan logistik dengan
menggunakan logistik yang merupakan pemberian atau hadiah dari pihak
lain.
8. Perbaikan atau Rekondisi
Perbaikan merupakan cara pemenuhan logistik dengan jalan memperbaiki
logistik yang telah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit
logistik maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baik diantara
14
instrumen logistik yang rusak sehingga instrumen-instrumen yang baik
tersebut dapat disatukan dalam satu unit atau beberapa unit logistik dan pada
akhirnya satu atau beberapa unit logistik tersebut dapat dioperasikan dan
kebutuhan logistik dapat dipenuhi.
2.3.4.2 Sistem Pengadaan Logistik
1. Sistem Sentralisasi
Kewenangan pengadaan logistik bagi seluruh unit kerja dalam organisasi
diberikan pada suatu unit kerja tertentu.
Kelebihan :
a. Dapat mengurangi harga persatuan.
b. Dapat mengurangi biaya tambahan.
c. Dapat mendukung program standarisasi dan pertukaran antar bagian
Kekurangan :
a. Kebutuhan mendesak tidak dapat dilayani
b. Pemenuhan kebutuhan logistik tidak sesuai kebutuhan
2. Sistem Desentralisasi
Kewenangan pengadaan logistik bagi seluruh unit kerja dalam organisasi
diberikan pada masing-masing unit kerja.
Kelebihan :
a. Kebutuhan akan cepat terpenuhi.
b. Ketepatan pembelian logistik
Kekurangan :
a. Menimbulkan tertumpuknya barang-barang.
b. Terdapat bermacam-macam bentuk, tipe, ukuran logistik.
c. Biaya persatuan lebih besar.
d. Biaya tambahan relatif lebih besar.
15
3. Sistem Campuran
Logistik yang dibutuhkan oleh seluruh unit kerja atau beberapa unit kerja
pengadaan logistik dengan sistem sentralisasi dan yang bersifat khusus
untuk suatu unit kerja dilakukan dengan sistem desentralisasi. (Richardus
Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto, 2003).
2.3.4.3 Perencanaan Pengadaan dan Penentuan Kebutuhan
Dalam upaya menentukan dan menetapkan kebutuhan logistik, ada beberapa
faktor yang harus senantiasa diperhatikan dan dipertimbangkan, antara lain :
1. Faktor Fungsional
2. Faktor Biaya dan Manfaat
3. Faktor Anggaran
4. Faktor keamanan dan Kewibawaan (Prestise)
5. Faktor Standardisasi dan Normalisasi
2.3.4.4 Pengadaan Logistik dengan Cara Pembelian
1. Tujuan atau Orientasi Pembelian
2. Siklus Pembelian dan Pengelolaan Administrasi
2.3.5 Pencatatan Logistik
2.3.5.1. Pengertian dan Manfaat Inventarisasi Logistik
Inventarisasi logistik merupakan kegiatan untuk memperolah data atas
seluruh logistik yang dimiliki atau dikuasai atau diurus oleh organisasi, baik
yang diperoleh dari usaha pembuatan sendiri, pembelian,pertukaran, hadiah,
maupun hibah, baik berkaitan dengan jenis dan sfesifikasinya, jumlah, sumber,
waktu pengadaan, harga, tempat, dan kondisi, serta perubahan-perubahan yang
terjadi guna mendukung proses pengendalian dan pengawasan logistik, serta
16
mendukung efektivitas dan efisien dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
(Lukas Dwi Antara dan Rumsari Hadi Sumarto, 2005)
Adapun beberapa manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya
inventarisasi logistik secara baik, yaitu sebagai berikut :
1) Memberikan informasi atau keterangan bagi yang membacanya
2) Menjamin keamanan logistik
3) Memberikan masukan untuk pengambilan keputusan dalam manajemen
logistik
4) Sebagai alat pertanggungjawaban
2.3.5.2 Teknik Inventarisasi Barang dengan Kartu Barang
Yang dimaksud teknik inventarisasi barang dengan kartu barang adalah
cara pencatatan ( logistik ) dengan menggunakan kartu barang. Sementara itu,
kartu barang adalah suatu lembaran atau formulir yang berisi informasi suatu
barang dan secara fisik dibuat dari kertas yang relative tebal. Kartu barang
sendiri dapat dibedakan atas kartu barang untuk barang habis pakai dan kartu
barang untuk barang tahan lama.
1. Teknik inventarisasi untuk barang habis pakai
Beberapa ketentuan inventarisasi barang habis pakai diantaranya :
a. Setiap satu jenis barang dibuatkan satu barang kartu
b. Kartu barang di simpan dalam kotak atau file khusus, dan diurutkan
secara alfabetis sesuai dengan nama barang
c. Setiap ada perubahan jumlah logistik, baik karena adanya pemasukan
barang maupun pengeluaran barang harus secepatnya dicatat
d. Setiap kartu barang harus dapat menunjukkan persediaan barang pada
saat itu
17
e. Untuk unit pemakai barang, setiap ada pemasukan barang harus disertai
bukti penerimaan barang yang berupa Bon Pengeluaran Barang atau
Surat Penyerahan Barang atau Bon Gudang
f. Untuk unit penggudangan dan atau distribusi, setiap ada pemasukan
barang harus disertai bukti pemasukan barang yang dapat berupa kuitansi,
nota, surat pengantar barang, tanda terima, ataupun berita acara
penyerahan atau serah terima barang, di sampaing itu, penting dicatat,
atas tanggal masuk barang, sumber, jumlah, dan total persediaan barang
g. Setiap bukti pemasukan barang maupun bukti pengeluaran barang harus
di beri nomor kode bukti yang diurutkan berdasarkan urutan kronologis
transaksi maupun pengeluaran barang guna mempermudah untuk
pengecekan barang
h. Bukti-bukti pemasukan barang disimpan dalam satu tempat atau map
khusus yang berisi bukti-bukti penerimaan logistik
i. Bukti-bukti pengeluaran barang harus disimpan dalam tempat atau map
khusus yang berisi bukti-bukti pengeluaran barang
2. Teknik Inventarisasi Untuk Barang Tahan Lama
Teknik Inventarisasi untuk barang tahan lama dengan menggunakan
sistem kartu barang ditujukan untuk kepentingan pemantauan atas keamana
dan keselamatan barang, biaya operasional barang, dan kondisi barang.
2.3.5.3 Buku Induk Barang Inventaris, Buku Golongan Barang inventaris,
dan Daftar Inventaris Ruangan
Buku induk barang inventaris merupakan buku yang dipakai untuk
mencatat semua barang inventaris adalah nomor urut, tanggal pembukuan, kode
barang, nama barang, sfesifikasinya, barang, jumlah, nama satuan, tahun
pembuatan, asal barang, tanggal penyerahan, keadaan barang, harga, dan
keterangan lain.
18
Kegiatan pencatatan ini merupakan kelanjutan dari proses pengadaan
logistik. Dalam kegiatan pencatatan barang inventaris ini harus disertakan bukti-
bukti pengadaan logistik yang dapat berupa kuitansi, nota, faktur, atau surat
pengantar barang, tanda terima, ataupun berita acara serah terima barang.
2.3.6 Penggudangan Logistik
2.3.6.1 Pengertian dan pedoman Penggudangan Logistik
Penggudangan merupakan serangkaian kegiatan pengurusan dalam
penyimpanan logistik mulai dari kegiatan penerimaan, pencatatan, pemasukan,
penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan, pengeluaran, dan
pendistribusian sampai dengan kegiatan pertanggungjawaban pengelolaan
gudang (pembuatan laporan-laporan) dengan tujuan mendukung kontinuitas
kerja unit kerja, sekaligus mendukung efektivitas dan efisien organsasi secara
keseluruhan.
Pedoman untuk melakukan kegiatan penggudangan, diantaranya:
1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik
2. Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin
keamanan barang maupun menyediakan peranti pertanggung jawaban
pengelolaan penggudangan
3. Melakukan penyimpanan logistik secara tepat sehingga logistik yang ada
mudah di cek, ditemukan, dan diambil
4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin
keamanan dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak
yang berkepentingan
19
5. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang
tidak sekadar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai
(ready for use) (Lukas Dwi Antara dan Rumsari Hadi Sumarto, 2005)
2.3.6.2 Kesalahan Umum dalam Penggudangan Logistik
Beberapa kesalahan umum dalam pengelolaan penggudagan, diantaranya :
1. Memperlakukan, memanfaatkan dan memfungsikan gudang sebagai “bak
sampah” sehingga logistik yang rusak, logistik yang tidak atau akan terpakai,
logistik persediaan, kardus-kardus dan kertas-kertas yang siap dijual secara
campur aduk semuanya dimasukkan ke dalam gudang
2. Sering kegiatan penggudangan ditangani ala kadarnya, tanpa perencanaan
yang baik, baik berkaiatan dngan tata cara, prosedur, maupun pengelolaan
administratifnya
3. Tidak diketahui jumlah persediaan logistik secara tepat karena tidak tertibnya
pencatatan dan distribusi logistik bagian gudang
4. Banyaknya logistik yang kadaluarsa karena kesalahan dalam pengeluaran
logistik
5. Banyaknya kerusakan logistik yang hilang, baik sebelum logistik masuk
gudang maupun setelah masuk gudang, baik karena ketidak profesionalan
petugas gudang maupun penyelewengan petugas gudang, baik secara
individual maupun bersama-sama dengan pihak lain
6. Lamanya pelayanan bagian penggudangan dalam distribusi logistik, baik
yang disebabkan ketidakprofesionalan petugas gudang, kesalahan dalam
penempatan dan perancangan tata ruang gudang yang ada, maupun sistem
distribusi logistik yang tidak tepat
20
2.3.6.3 Macam-Macam Gudang
Gudang merupakan bangunan yang memiliki tiga dimensi (panjang,
lebar, dan tinggi ), memiliki dinding dan atap, hanya petugas gudang yang boleh
masuk keluar gudang hanya untuk menyimpan logistik (barang).
Dilihat secara fisik gudang di bedakan kedalam dua bagian, diantaranya :
1. Gudang terbuka sering dibedakan atas gudang terbuka yang tidak diolah dan
gudang terbuka diolah. Gudang terbuka tidak diolah berupa suatu lapangan
terbuka, yang permukaannya hanya diartikan tanpa diperkeras.
Penggudangan gudang semacam ini tidak memakan biaya yang besar dalam
pemeliharaannya diperuntukkan hanya untuk logistik yang tidak terpengaruh
oleh perubahan cuaca atau hanya untuk penyimpanan yang sifatnya
sementara
2. Gudang semi tertutup atau sering disebut dengan istilah lumbung merupakan
bangunan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan
diperuntukkan untuk menyimpan logistik yang memerlukan pertukaran udara
maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap terhadap udara
Dilihat berdasarkan fungsi gudang dibedakan ke dalam dua bagian, diantaranya:
1. Dengan mendasarkan pembedaan fungsional, antara lain gudang operasional,
gudang perlengkapan, gudang pemberangkatan, dan gudang musiman
2. Dengan mendasarkan pembedaan barang-barabg, antara lain gudang alat
tulis, gudang alat medis, gudang BBM, gudang tenun, gudang alat rumah
tangga, gudang teknik, maupun gudang barang rongsokan
2.3.6.4 Tata Ruang Gudang
1. Asas Jarak Terpendek
21
Ruangan seyogianya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehingga
pelaksanaan kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak
yang sependek mungkin
2. Asas Mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang
teratur dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, baik dengan
metode FIFO ( First In Firs Out ) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu
masuk gudang, harus dikeluarkan pada urutan pertama pila atau metode
LIFO ( Last In First Out ) yakni pengaturan barang yang terakhir masuk
dalam gudang tetapi pertama kali dikeluarkan dari gudang
3. Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruangan haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan
atas pelaksanaan pengeturan barang
4. Asas Fleksibilitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila
ada gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan
5. Asas Kemudahan Berhubungan Dengan luar
Penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai
seyogyanya diletakkan ditempat yang langsung berhubungan dengan pihak
luar
2.3.6.5 Administrasi Penggudangan
Dalam kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan
Gudang, Buku Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/stock, Bon
Permintaan Barang, dan Surat Penyerahan Barang.
1) Buku Penerimaan Gudang
22
Buku penerimaan gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-
lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik
yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal penerimaan,
jumlah, nilai logistik yang meliputi harga persatuan dan jumlah total,
dan asal barang
2) Buku Pengeluaran Gudang
Buku pengeluaran gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-
lembaran yang memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran
logistik yang meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal
pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima logistik
3) Kartu Persediaan atau stock
Kartu persediaan barang merupakan formulir atau lembaran untuk
mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena
adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Adapun informasi yang
harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan logistik meliputi
jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan atau pengeluaran
logistik, kode nomor surat bukti pemasukan atau pengeluaran, asal atau
tujuan logistik, jumlah pemasukan atau pengeluaran, dan jumlah sisa
(persediaan logistik )
4) Bon Permintaan Barang
Bon permintaan barang merupakan lembaran atau formulir permintaan
kebutuhan logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan
dengan jenis dan spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang
ditujukan kepada bagian gudang
5) Surat Penyerahan barang
23
Surat penyerahan barang merupakan surat bukti pengeluaran atau
penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta jumlah
tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu
tertentu. Surat penyerahan barang baru dinyatakan sah apabila
ditandatangani oleh :
1) Yang menyetujui
2) Yang menyerahkan
3) Yang menerima barang
2.3.7 Pendistribusian Logistik
2.3.7.1 Pengertian Distribusi Logistik
Distribusi logistik merupakan kegiatan dan usaha pengurusan dalam
penyelenggaraan penyaluran dan penyampaian kebutuhan logistik kepada unit-
unit kerja yang membutuhkan. Kegiatan distribusi logistik pada dasarnya
merupakan kelanjutan dari proses penyimpanan atau penggudangan logistik,
ataupun secara empirik merupakan satu bagian dari kegiatan penggudangan
logistik itu sendiri. (Lukas Dwi Antara dan Rumsari Hadi Sumarto, 2005)
2.3.7.2 Asas-Asas Penyaluran Logistik
1) Ketepatan jenis dan sfesifikasi logistik yang disampaikan
2) Ketepatan nilai logistik yang dismpaikan
3) Ketepatan jumlah logistik yang disampaikan
4) Ketepatan waktu penyampaian
5) Ketepatan tempat penyampaian
6) Ketepatan kondisi logistik yang disampaikan
24
2.3.8 Pemeliharaan Logistik
2.3.8.1 Arti Penting dan Tujuan Pemeliharaan Logistik
Pemeliharaan logistik adalah setiap kegiatan untuk mempertahankan
kondisi teknis, daya guna, dan daya hasil logistik, baik usaha yang bersifat
preventif maupun represif sehingga sehingga setiap logistik yang ada senantiasa
merupakan logistik yang siap pakai dan umur pemakaian logistik mencapai
batas waktu
Tujuan pemeliharaan logistik adalah menjamin setiap logistik yang ada
tetap mampu berfungsi sebagaimana mestinya sewaktu logistik tersebut
dibutuhkan sehingga kegiatan-kegiatan dalam organisasi tidak mengalami
hambatan maupun stagnasi.
2.3.8.2 Cara pemeliharaan Logistik
Secara umum, cara pemeliharaan atau perawatan logistik dapat dibedakan
atas cara perawatan preventif ( pencegahan ) dan cara perawatan represif.
Perawatan preventif merupakan cara perawatan logistik sebelum logistik
mengalami kerusakan. Sementara perawatan represif merupakan cara perawatan
logistik setelah logistik mengalami kerusakan.
2.3.9 Penghapusan Logistik
2.3.9.1 Pengertian Penghapusan logistik
Penghapusan logistik merupakan kegiatan pembebasan barang dari
pertanggungjawaban yang berlaku dengan alasan yang dapat
dipertanggungjawabkan. Secara lebih operasional, penghapusan logistik
merupakan pengakhiran fungsi logistik dengan pertimbangan-pertimbangan dan
argumentasi-argumentasi tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan.
25
2.3.9.2 Beberapa Kriteria Untuk Penghapusan logistik
1) Logistik yang akan dihapus sudah sangat tua dan rusak
2) Logistik yang sudah ketinggalan zaman ( out of date )
3) Logistik yang berlebihan
4) Logistik yang hilang
2.3.9.3 Cara-cara Penghapusan Logistik
a. Dijual atau dilelang
b. Ditukarkan dengan logistik lain yang dibutuhkan oleh institusi
c. Dipindahkan
d. Dihibahkan
e. Pemanfaatan kembali ( recyle )
f. Dimusnakan
2.3.10 Pengertian Barang Milik Negara
Yang dimaksud BMN sesuai dengan pasal 1 butir 10 UU No 1 Tahun 2004 adalah
semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban APBN atau berasal dari perolehan
lainnya yang sah. BMN dimaksud dapat berada di semua tempat, tidak terbatas hanya
yang ada pada kementerian/lembaga, namun juga yang berada pada Perusahaan Negara
dan BHMN atau bentuk-bentuk kelembagaan lainnya yang belum ditetapkan statusnya
menjadi kekayaan negara yang dipisahkan. Sedangkan terhadap BMN yang statusnya
sudah ditetapkan menjadi kekayaan Negara yang dipisahkan diatur secara terpisah dari
ketentuan ini.
Barang Milik Negara memiliki fungsi yang sangat strategis dalam
penyelenggaraan pemerintahan tetapi dalam pelaksanaan pengelolaanya sarat dengan
potensi konflik kepentingan. Gambaran umum pengelolaan BMN selama ini adalah:
26
1. Belum lengkapnya data mengenai jumlah, nilai, kondisi dan status kepemilikannya
2. Belum tersedianya database yang akurat dalam rangka penyusunan Neraca Pemerintah.
3. Pengaturan yang ada belum memadai dan terpisah-pisah.
4. Kurang adanya persamaan persepsi dalam hal pengelolaan BMN.( Atikel Direktorat
Barang Milik Negara)
2.3.10.1 Pengelolaan Barang Milik Negara
Undang-undang No. 1 Tahun 2004 mengamanatkan pengelolaan BMN dituangkan dalam
bentuk Peraturan Pemerintah. Adapun pokok-pokok pengaturan pengelolaan BMN sesuai
Undang-undang dimaksud meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Adanya pemisahan peran antara pengelola dan pengguna (pasal 42, 43, dan 44 UU No.
1/2004), yang selanjutnya perlu pengaturan yang jelas mengenai hak dan kewajiban
antara pengelola dan pengguna;
2. Barang Milik Negara yang diperlukan bagi penyelenggaraan tugas pemerintahan
negara/daerah tidak dapat dipindahkan (Pasal 45 ayat (1) UU No. 1 Tahun 2004). Dengan
demikian, pemanfaatan BMN oleh pengguna diarahkan untuk penyelenggaraan Tupoksi
masing-masing.
3. Pemindahtanganan barang milik negara/daerah dilakukan dengan cara dijual,
dipertukarkan, dihibahkan, atau disertakan sebagai modal Pemerintah setelah mendapat